Klaganden, en företrädare för intressegrupper från Frankrike, uttryckte oro över det ackrediteringssystem som Europaparlamentet använder för att underlätta tillträdet till sina lokaler. Han ansåg särskilt att processen var förvirrande och ifrågasatte det faktum att vissa av vägledningsdokumenten endast finns tillgängliga på engelska.

Inom ramen för undersökningen åtog sig parlamentet att göra den aktuella dokumentationen tillgänglig på franska och tyska och förklarade även hur det bistår dem som ansöker om ackreditering.

Ombudsmannen välkomnade detta och avslutade undersökningen och drog slutsatsen att inga ytterligare undersökningar var motiverade.

Ärendet gällde en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar i samband med ett möte mellan företrädare för Tony Blair Institute for Global Governance (TBI) och två medlemmar av den ungerska kommissionsledamotens kansli den 19 juni 2024. Klaganden var särskilt intresserad av att veta om en viss företrädare för TBI, som klaganden ansåg vara en offentlig person som tidigare innehade ett offentligt ämbete, var närvarande vid mötet.

Kommissionen gav klaganden delvis tillgång till mötesrapporten och ett e-postmeddelande som den hade mottagit från TBI före mötet. Kommissionen har maskerat namnen på TBI:s företrädare. Kommissionen ansåg att de argument som framförts av klaganden inte var sådana att de visade att det fanns ett särskilt behov i allmänhetens intresse av att lämna ut dessa personuppgifter (”nödvändighet”). Oberoende av att det inte var nödvändigt ansåg kommissionen att ett utlämnande skulle undergräva de berörda personernas legitima intressen. När det gäller begäran om tillgång avseende en identifierad person svarade kommissionen att den varken kunde bekräfta eller förneka huruvida personen i fråga hade deltagit i mötet, eftersom även detta betraktades som personuppgifter.

Ombudsmannen fann att det var rimligt för kommissionen att anse att klaganden inte hade lagt fram tillräckliga argument för att det var nödvändigt att få personuppgifterna överförda till honom för ett specifikt ändamål av allmänt intresse. Ombudsmannen avslutade därför undersökningen och fann att inga ytterligare undersökningar var motiverade. Ombudsmannen noterade dock att kommissionen kunde ha samrått med TBI i frågan om att avslöja namnen på deras företrädare vid mötet, i syfte att undanröja all grund för offentlig spekulation, och lade fram ett motsvarande förslag.

Efter avslöjanden om att en (tidigare) generaldirektör vid Europeiska kommissionen reste till Qatar och mottog relaterad gästfrihet på bekostnad av tredje parter, vilket gav upphov till farhågor om intressekonflikter, skrev ombudsmannen först till kommissionen i mars 2023. Hon bad att få information om omfattningen av denna praxis och hur kommissionen kontrollerar att det inte finns några intressekonflikter när tredje parter täcker de utgifter som kommissionens personal ådragit sig.

Kort därefter uppdaterade kommissionen sina regler om bidrag från tredje part till arbetsresor. Ombudsmannen drog då slutsatsen att dessa regler, om de tillämpas omsorgsfullt, skulle förhindra att bidrag från tredje part för arbetsresor ger upphov till intressekonflikter.

Kommissionens svar visade dock att även om det endast fanns begränsade exempel på tjänsteresor för kommissionens personal som betalades av tredje parter, skedde vissa av dessa på högsta nivå i kommissionens förvaltning.

Mot denna bakgrund inledde ombudsmannen denna undersökning på eget initiativ för att granska ett urval av sådana fall innan de uppdaterade reglerna trädde i kraft. Syftet med denna undersökning var att fastställa hur kommissionen bedömde potentiella intressekonflikter i samband med arbetsresor som betalats av tredje part och vilka åtgärder den vidtog för att minska riskerna för eventuella intressekonflikter som identifierats.

Utredningen identifierade inga andra fall som gav upphov till farhågor om intressekonflikter än de som gällde den (före detta) generaldirektör vid kommissionen som berördes av de ovannämnda avslöjandena. Utredningen visade dock att frågorna var mer omfattande. Med tanke på att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning har utrett ärendet och Europeiska åklagarmyndigheten har inlett en utredning ansåg ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar i ärendet var motiverade.  

Utredningen visade dock på brister i hur kommissionen genomförde sina tidigare regler om arbetsresor. Ombudsmannen konstaterade särskilt att kommissionen inte hade dokumenterat hur den i sak hade bedömt riskerna för intressekonflikter i samband med bidrag som betalats av tredje parter. Kommissionen har inte heller redovisat värdet av bidragen från tredje part. Eftersom dessa brister fortfarande är relevanta för hur kommissionen tillämpar de uppdaterade reglerna lade ombudsmannen fram två förslag till förbättringar i detta syfte.

Utredningen gällde Europeiska kommissionens efterlevnad av bestämmelserna om tobakslobbying i Världshälsoorganisationens ramkonvention om tobakskontroll. Ombudsmannen bedömde särskilt hur kommissionen säkerställer insyn i sina kontakter med tobaksindustrin.

Ombudsmannens tidigare arbete hade visat hur kommissionens generaldirektorat för hälsa och livsmedelssäkerhet (GD Hälsa och livsmedelssäkerhet) och GD Skatter och tullar (GD Skatter och tullar) fullgör sina skyldigheter på detta område. Syftet med denna undersökning var att bedöma hur kommissionen uppfyller sina skyldigheter inom alla avdelningar och när det gäller all kommissionspersonal.

Under undersökningens gång delade ombudsmannen med sig av sina preliminära slutsatser till kommissionen. Hon meddelade att kommissionens underlåtenhet att inta en konsekvent hållning inom alla sina avdelningar när det gäller att uppfylla sina skyldigheter i fråga om öppenhet i kontakterna med företrädare för tobaksindustrin utgör ett administrativt missförhållande. Detta inbegrep underlåtenheten att föra och tillgängliggöra protokoll från möten med företrädare för tobaksintressen samt underlåtenheten att säkerställa en systematisk bedömning, inom alla generaldirektorat, av huruvida potentiella möten med företrädare för tobaksindustrin behövs.

I sitt svar upprepade kommissionen sin standardstrategi för insyn i lobbyverksamhet och hänvisade till de ytterligare åtgärder som vidtagits av GD Hälsa och livsmedelssäkerhet och GD Skatter och tullar och som fanns före ombudsmannens undersökning. Ombudsmannen vidhöll därför sin slutsats att kommissionens underlåtenhet att säkerställa en övergripande strategi inom alla sina avdelningar för insyn i möten med företrädare för tobaksindustrin utgör ett administrativt missförhållande.

Kommissionen tillade dock att den kommer att ge sin ledning i uppdrag att göra en bedömning av risken för exponering för tobaksindustrin. Ombudsmannen välkomnade detta åtagande som ett tecken på att saker och ting kan förbättras i framtiden. Ombudsmannen kommer att skriva till kommissionen i början av 2024 med de punkter hon uppmanar den att meddela sina generaldirektörer, avdelningschefer och kanslichefer när de gör denna bedömning. Ombudsmannen kommer också att uppmana kommissionen att senast den 30 juni 2024 rapportera om resultatet av bedömningen och de framsteg som gjorts på grundval av denna.

EU:s öppenhetsregister inrättades för att göra det möjligt för allmänheten att följa den verksamhet som bedrivs av företrädare för intressegrupper och vara medveten om deras potentiella inflytande på EU:s politik och beslutsfattande. EU-institutionerna förlitar sig också på registret när de samarbetar med berörda parter.

Klaganden i detta ärende, en konsumentorganisation, var oroad över att två enheter i öppenhetsregistret hade underlåtit att lämna ut information om sina kopplingar till livsmedelsindustrin och hade lämnat vilseledande information om förhållandet mellan dem, de intressen de företräder och källorna till deras finansiering. Klaganden tog upp dessa farhågor med sekretariatet, som förvaltar öppenhetsregistret för Europaparlamentet, Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen. Den vände sig sedan till ombudsmannen om hur sekretariatet hade behandlat dess klagomål.

Ombudsmannen betonade den viktiga roll som allmänheten spelar när det gäller att identifiera felaktiga eller ofullständiga uppgifter i öppenhetsregistret. Ombudsmannen konstaterade i detta fall att sekretariatet, trots att det hade uppmärksammats på problem, inte genomförde meningsfulla utredningar av klagomålen. Kommissionen gjorde en begränsad bedömning av de svar som inkommit från de två berörda enheterna och tillämpade en snäv definition av ”anknytning” till enheter i registret, vilket inte är i linje med dess anda och mål. Dessutom underlät kommissionen att bedöma ett påstående från klaganden inom ramen för den verksamhet som omfattas av öppenhetsregistret.

Ombudsmannen konstaterade att de problem som identifierats sammantaget utgör administrativa missförhållanden. Eftersom en av enheterna i fråga inte längre finns med i öppenhetsregistret ansåg hon dock att en rekommendation om att genomföra en ny utredning av de två klagomålen inte skulle vara till någon nytta. Ombudsmannen lämnade därför fyra förslag till sekretariatet och uppmanade det att rapportera tillbaka inom tre månader.

Ärendet gällde nämnden för lagstiftningskontroll, som är ett oberoende organ inom Europeiska kommissionen som granskar och avger yttranden om kommissionens utkast till konsekvensbedömningar som åtföljer lagstiftningsförslag. Klaganden, en icke-statlig organisation, uttryckte oro över nämndens sammansättning och dess samverkan med företrädare för intressegrupper.

Med tanke på nämndens viktiga roll i kommissionens beslutsfattande om lagstiftningsförslag bör kommissionen säkerställa att det inte finns någon anledning för allmänheten att tvivla på nämndens oberoende och opartiskhet. Ombudsmannen föreslog därför att medlemmarna i nämnden för lagstiftningskontroll, när de beslutar om utåtriktad verksamhet, inte bara bör beakta den faktiska risken för otillbörlig påverkan på nämndens arbete utan även allmänhetens uppfattning om hur sådan verksamhet påverkar dess arbete. I detta sammanhang bör nämndens medlemmar i synnerhet avstå från att träffa enskilda företrädare för intressegrupper.

När det gäller sammansättningen var klaganden oroad över att den ekonomiska politiken prioriteras framför andra frågor i hur nämnden för lagstiftningskontroll utför sina uppgifter på grund av bristen på social och miljömässig sakkunskap. Ombudsmannen föreslog att kommissionen skulle se till att nämndens sammansättning i framtiden tydligt motsvarar den mångfald av sakkunskap som krävs i dess meddelande om nämnden, dvs. de tre pelarna för hållbar utveckling, nämligen makro- och mikroekonomi, socialpolitik och miljöpolitik. Kommissionen bör också tydligt beskriva de kriterier som den tillämpar för att välja ut medlemmar i nämnden för lagstiftningskontroll i detta syfte.