Klaganden, en företrädare för intressegrupper från Frankrike, uttryckte oro över det ackrediteringssystem som Europaparlamentet använder för att underlätta tillträdet till sina lokaler. Han ansåg särskilt att processen var förvirrande och ifrågasatte det faktum att vissa av vägledningsdokumenten endast finns tillgängliga på engelska.

Inom ramen för undersökningen åtog sig parlamentet att göra den aktuella dokumentationen tillgänglig på franska och tyska och förklarade även hur det bistår dem som ansöker om ackreditering.

Ombudsmannen välkomnade detta och avslutade undersökningen och drog slutsatsen att inga ytterligare undersökningar var motiverade.

Efter avslöjanden om att en (tidigare) generaldirektör vid Europeiska kommissionen reste till Qatar och mottog relaterad gästfrihet på bekostnad av tredje parter, vilket gav upphov till farhågor om intressekonflikter, skrev ombudsmannen först till kommissionen i mars 2023. Hon bad att få information om omfattningen av denna praxis och hur kommissionen kontrollerar att det inte finns några intressekonflikter när tredje parter täcker de utgifter som kommissionens personal ådragit sig.

Kort därefter uppdaterade kommissionen sina regler om bidrag från tredje part till arbetsresor. Ombudsmannen drog då slutsatsen att dessa regler, om de tillämpas omsorgsfullt, skulle förhindra att bidrag från tredje part för arbetsresor ger upphov till intressekonflikter.

Kommissionens svar visade dock att även om det endast fanns begränsade exempel på tjänsteresor för kommissionens personal som betalades av tredje parter, skedde vissa av dessa på högsta nivå i kommissionens förvaltning.

Mot denna bakgrund inledde ombudsmannen denna undersökning på eget initiativ för att granska ett urval av sådana fall innan de uppdaterade reglerna trädde i kraft. Syftet med denna undersökning var att fastställa hur kommissionen bedömde potentiella intressekonflikter i samband med arbetsresor som betalats av tredje part och vilka åtgärder den vidtog för att minska riskerna för eventuella intressekonflikter som identifierats.

Utredningen identifierade inga andra fall som gav upphov till farhågor om intressekonflikter än de som gällde den (före detta) generaldirektör vid kommissionen som berördes av de ovannämnda avslöjandena. Utredningen visade dock att frågorna var mer omfattande. Med tanke på att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning har utrett ärendet och Europeiska åklagarmyndigheten har inlett en utredning ansåg ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar i ärendet var motiverade.  

Utredningen visade dock på brister i hur kommissionen genomförde sina tidigare regler om arbetsresor. Ombudsmannen konstaterade särskilt att kommissionen inte hade dokumenterat hur den i sak hade bedömt riskerna för intressekonflikter i samband med bidrag som betalats av tredje parter. Kommissionen har inte heller redovisat värdet av bidragen från tredje part. Eftersom dessa brister fortfarande är relevanta för hur kommissionen tillämpar de uppdaterade reglerna lade ombudsmannen fram två förslag till förbättringar i detta syfte.

Utredningen gällde Europeiska kommissionens efterlevnad av bestämmelserna om tobakslobbying i Världshälsoorganisationens ramkonvention om tobakskontroll. Ombudsmannen bedömde särskilt hur kommissionen säkerställer insyn i sina kontakter med tobaksindustrin.

Ombudsmannens tidigare arbete hade visat hur kommissionens generaldirektorat för hälsa och livsmedelssäkerhet (GD Hälsa och livsmedelssäkerhet) och GD Skatter och tullar (GD Skatter och tullar) fullgör sina skyldigheter på detta område. Syftet med denna undersökning var att bedöma hur kommissionen uppfyller sina skyldigheter inom alla avdelningar och när det gäller all kommissionspersonal.

Under undersökningens gång delade ombudsmannen med sig av sina preliminära slutsatser till kommissionen. Hon meddelade att kommissionens underlåtenhet att inta en konsekvent hållning inom alla sina avdelningar när det gäller att uppfylla sina skyldigheter i fråga om öppenhet i kontakterna med företrädare för tobaksindustrin utgör ett administrativt missförhållande. Detta inbegrep underlåtenheten att föra och tillgängliggöra protokoll från möten med företrädare för tobaksintressen samt underlåtenheten att säkerställa en systematisk bedömning, inom alla generaldirektorat, av huruvida potentiella möten med företrädare för tobaksindustrin behövs.

I sitt svar upprepade kommissionen sin standardstrategi för insyn i lobbyverksamhet och hänvisade till de ytterligare åtgärder som vidtagits av GD Hälsa och livsmedelssäkerhet och GD Skatter och tullar och som fanns före ombudsmannens undersökning. Ombudsmannen vidhöll därför sin slutsats att kommissionens underlåtenhet att säkerställa en övergripande strategi inom alla sina avdelningar för insyn i möten med företrädare för tobaksindustrin utgör ett administrativt missförhållande.

Kommissionen tillade dock att den kommer att ge sin ledning i uppdrag att göra en bedömning av risken för exponering för tobaksindustrin. Ombudsmannen välkomnade detta åtagande som ett tecken på att saker och ting kan förbättras i framtiden. Ombudsmannen kommer att skriva till kommissionen i början av 2024 med de punkter hon uppmanar den att meddela sina generaldirektörer, avdelningschefer och kanslichefer när de gör denna bedömning. Ombudsmannen kommer också att uppmana kommissionen att senast den 30 juni 2024 rapportera om resultatet av bedömningen och de framsteg som gjorts på grundval av denna.

Ärendet gällde en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar i samband med ett möte mellan företrädare för Tony Blair Institute for Global Governance (TBI) och två medlemmar av den ungerska kommissionsledamotens kansli den 19 juni 2024. Klaganden var särskilt intresserad av att veta om en viss företrädare för TBI, som klaganden ansåg vara en offentlig person som tidigare innehade ett offentligt ämbete, var närvarande vid mötet.

Kommissionen gav klaganden delvis tillgång till mötesrapporten och ett e-postmeddelande som den hade mottagit från TBI före mötet. Kommissionen har maskerat namnen på TBI:s företrädare. Kommissionen ansåg att de argument som framförts av klaganden inte var sådana att de visade att det fanns ett särskilt behov i allmänhetens intresse av att lämna ut dessa personuppgifter (”nödvändighet”). Oberoende av att det inte var nödvändigt ansåg kommissionen att ett utlämnande skulle undergräva de berörda personernas legitima intressen. När det gäller begäran om tillgång avseende en identifierad person svarade kommissionen att den varken kunde bekräfta eller förneka huruvida personen i fråga hade deltagit i mötet, eftersom även detta betraktades som personuppgifter.

Ombudsmannen fann att det var rimligt för kommissionen att anse att klaganden inte hade lagt fram tillräckliga argument för att det var nödvändigt att få personuppgifterna överförda till honom för ett specifikt ändamål av allmänt intresse. Ombudsmannen avslutade därför undersökningen och fann att inga ytterligare undersökningar var motiverade. Ombudsmannen noterade dock att kommissionen kunde ha samrått med TBI i frågan om att avslöja namnen på deras företrädare vid mötet, i syfte att undanröja all grund för offentlig spekulation, och lade fram ett motsvarande förslag.

Ärendet gällde Europeiska kommissionens registerföring i samband med möten på hög nivå med företrädare för intressegrupper. På grundval av kommissionens svar på ett antal begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar var klaganden, en journalist, oroad över att kommissionen inte alltid dokumenterar vad kommissionsledamöter (och/eller medlemmar av deras kanslier) och generaldirektörer diskuterar med företrädare för näringslivet eller det civila samhället när de träffas. Klaganden ansåg närmare bestämt att kommissionen hade underlåtit att föra register över 15 möten.

Ombudsmannen bad kommissionen att lämna sina synpunkter på klagomålet. Som svar uppgav kommissionen att den hade försett klaganden med dokumentation från mer än 100 möten under den relevanta perioden. Kommissionen förklarade också att den för protokoll eller liknande protokoll från alla berörda möten, med undantag för två möten som faktiskt inte hade ägt rum. Klaganden besvarade inte denna information.

Ombudsmannen ansåg därför att inga ytterligare undersökningar var motiverade och avslutade ärendet.