Ärendet gällde en begäran om allmänhetens tillgång till ett textmeddelande som Republiken Frankrikes president skickade i januari 2024 till Europeiska kommissionens ordförande om handelsförhandlingarna mellan EU och Mercosur.

I juli 2025 svarade kommissionen att även om ett sådant utbyte faktiskt hade ägt rum kunde den inte hitta det begärda meddelandet. Kommissionen noterade att meddelandet hade mottagits via snabbmeddelandeapplikationen Signal, som hade aktiverat funktionen ”försvunna meddelanden”. Kommissionen drog därför slutsatsen att den inte innehade några handlingar som omfattades av begäran.

Ombudsmannen inledde en undersökning av kommissionens hantering av begäran. Hennes utredningsgrupp granskade kommissionens akt om begäran om allmänhetens tillgång till handlingar och höll ett möte med företrädare för kommissionen.

På grundval av inspektionen och mötet kunde ombudsmannen inte utesluta att meddelandet automatiskt raderades från talmannens telefon efter det att begäran hade mottagits. Utredningen visade också att klagandens begäran förblev obehandlad av kommissionsordförandens kansli i 15 månader, samtidigt som generalsekretariatet inte gjorde någon uppföljning eller påminnelse om att övervaka dess behandling. Ombudsmannen drog slutsatsen att kommissionens hantering av denna begäran utgjorde ett administrativt missförhållande.

För att ta itu med detta rekommenderade ombudsmannen att kommissionen skulle se över och förbättra hanteringen av begäranden om allmänhetens tillgång som berör ordförandens eller en kommissionsledamots kansli och aktivt övervaka hur sådana begäranden fortskrider för att undvika onödiga förseningar.

Dessutom lade ombudsmannen fram två förslag till förbättringar. För det första bör kommissionen anpassa sina interna regler för att säkerställa att alla handlingar som är föremål för en ansökan om allmänhetens tillgång bevaras så snart en sådan ansökan om tillgång till handlingen har mottagits och till dess att alla förfaranden för att bestrida en vägran att bevilja tillgång har slutförts, oavsett om handlingen uppfyller kommissionens kriterier för registrering av handlingar. För det andra bör kommissionen under en rimlig period vederbörligen bevara all text och alla snabbmeddelanden som utbyts mellan stats- och regeringschefer, eller ministrar, och kommissionsledamöter, inbegripet sådana som automatiskt raderas efter ett visst tidsintervall, med tanke på den sannolika betydelsen av sådana meddelanden.

 

Klaganden, som företräder en icke-statlig organisation, ansökte om allmänhetens tillgång till handlingar som skickats och mottagits av Europeiska kommissionen om den föreslagna rättsakten om artificiell intelligens. Kommissionen lämnade ut vissa handlingar, men nekade (fullständig) tillgång till fyra handlingar med hänvisning till undantagen för skyddet av det allmänna samhällsintresset i fråga om internationella förbindelser och skyddet av den enskildes privatliv och integritet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade de omtvistade handlingarna och träffade relevanta företrädare för kommissionen. Under mötet informerade kommissionen ombudsmannens undersökningsgrupp om att den hade beslutat att ge bredare tillgång till de omtvistade handlingarna, med tanke på den tid som förflutit.

Ombudsmannen välkomnade kommissionens beslut att bevilja bredare tillgång och avslutade undersökningen i enlighet med vad som fastställts.

Ärendet gällde Europeiska kommissionens vägran att ge allmänheten tillgång till handlingar som rör handels- och teknikrådet mellan EU och USA. Klaganden, en journalist, begärde allmänhetens tillgång till handlingar till och från generaldirektoratet för konkurrens (GD Konkurrens) och nämnde handels- och teknikrådet mellan EU och Förenta staterna samt möten och protokoll med företrädare för GD Konkurrens, inbegripet kommissionsledamoten med ansvar för konkurrens.

Under undersökningens gång granskade ombudsmannens undersökningsgrupp 50 handlingar som kommissionen hade identifierat som handlingar som omfattades av begäran. På grundval av inspektionen lade ombudsmannen fram ett förslag till lösning och uppmanade kommissionen att ompröva sin ståndpunkt i syfte att ge allmänheten bred tillgång till de omtvistade handlingarna. Kommissionen beviljade därefter fullständig tillgång till nio handlingar och bred tillgång till 41 handlingar, med förbehåll för redigeringar endast för skydd av personuppgifter. När det gäller en handling vidhöll kommissionen sin ståndpunkt att ett utlämnande skulle kunna undergräva det allmänna samhällsintresset i fråga om internationella förbindelser.

Ombudsmannen välkomnade att kommissionen omprövade sin ståndpunkt och beviljade bred tillgång, men noterade att klaganden fick de begärda handlingarna efter att ha väntat i ett år. Hon påminde därför kommissionen om sina tidigare resultat, särskilt i sin undersökning på eget initiativ om kommissionens systematiska förseningar i hanteringen av begäranden om allmänhetens tillgång, där hon lämnade en rekommendation och förslag till kommissionen om hur dessa systematiska förseningar skulle hanteras.