Utfärdad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga [1]

Ärendet gällde avslag på en ansökan om stipendium inom ramen för sjunde ramprogrammet för forskning och utveckling. Efter att först ha erbjudits tjänsten av projektet i fråga informerades klaganden om att hans tidigare praktik i ett privat företag gjorde hans ansökan "etiskt oacceptabel". Klaganden klagade till genomförandeorganet för forskning på att rekryteringsprocessen varken var öppen eller rättvis. Genomförandeorganet hävdade att rekryteringen av forskare helt och hållet är bidragsmottagarnas ansvar och förnekade att det varit inblandat i beslutet.

Ombudsmannen undersökte frågan och konstaterade att byrån hade misslyckats med att säkerställa insyn och rättvisa i förfarandet. Hon har därför lämnat en rekommendation till byrån.

Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden sökte en stipendietjänst i ett projekt som finansierades inom ramen för sjunde ramprogrammet för forskning och utveckling (FP7) inom ramen för en ansökningsomgång för Marie Curie-nätverk för grundutbildning [2](nedan kallat projektet).

2. Klaganden valdes ursprungligen ut av projekturvalskommittén och erbjöds stipendietjänsten i juni 2014. Några dagar senare informerade stipendiehandledaren klaganden om att projektets vetenskapliga styrelse hade avslagit hans ansökan. Den vetenskapliga styrelsen drog slutsatsen att även om han uppfyllde de akademiska kraven för tjänsten, "efter samråd med Marie Curie-rådgivare i Bryssel" ansågs hans tidigare arbete för ett privat företag ("företaget") vara "etiskt oacceptabelt" av tre skäl: i) det fanns en pågående juridisk konflikt mellan medlemmarna i projektgruppen och företaget, ii) Marie Curie-programmet tillät inte några kopplingar till privata företag som kan vara i tvist med andra företag eller vetenskaplig personal i Marie Curie-projekten. och iii) företaget var internationellt känt för att vara ett "tvivelaktigt" företag.

3. Klaganden överklagade beslutet till projektsamordnaren och förklarade att han felaktigt hade behandlats som anställd vid nämnda företag när han endast hade varit praktikant. Han betonade att han inte längre hade några kopplingar till företaget, att praktikplatsen vid den tidpunkten hade finansierats av Europeiska unionen [3] och att hans uppgifter hade begränsats till arkiv- och dokumentärforskning. Efter att ha kontaktat en projektansvarig i Bryssel bekräftade projektsamordnaren dock att den klagandes ansökan hade avslagits.

4. I augusti 2014 klagade klaganden till genomförandeorganet för forskning (nedan kallat genomförandeorganet) och hävdade att han hade behandlats orättvist som anställd vid nämnda privata företag. I sitt svar förklarade byrån att den inte var involverad i rekryteringen av ITN-stipendiater, vilket var stödmottagarnas eget ansvar. Byrån kunde inte heller ingripa på grund av att det saknades ett avtalsförhållande mellan klaganden och projektet.

5. Den 26 augusti 2014 vände sig klaganden till ombudsmannen.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet och identifierade följande påståenden och relaterade påståenden:

Anklagelser

1) Genomförandeorganet har inte tydligt förklarat sin medverkan i rekryteringsförfarandet för stipendiater i projektet.

2) Genomförandeorganet kunde inte förvissa sig om att de ansvariga enheterna för projektet hade genomfört ett rättvist och öppet urvalsförfarande.

Fordringar

1) Organet bör på lämpligt sätt klargöra vem som deltog i urvalsförfarandet för projektet.

2) Byrån bör uppmuntra de ansvariga enheterna att ompröva den klagandes ansökan.

7. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen byråns yttrande över klagomålet och därefter klagandens kommentarer som svar på byråns yttrande. Vid genomförandet av undersökningen har ombudsmannen beaktat parternas argument och åsikter.

Påståendet att byrån inte tydligt förklarade sin inblandning i rekryteringsförfarandet och det därmed sammanhängande yrkandet

Argument som framförts till ombudsmannen

8. Klaganden hävdade att det var oklart vilken enhet som hade ansvarat för bedömningen av hans ansökan. Han påpekade att projektsamordnaren hade bekräftat det negativa beslutet efter samråd med ”projektansvarig i Bryssel”.

9. I sitt yttrande uppgav byrån att den aldrig var involverad i eller gav råd om rekryteringen av klaganden. Kommissionen förklarade vidare att projektsamordnaren, efter det att klagandens ansökan hade avslagits, begärde råd i frågan och att ett möte ägde rum mellan en av de forskare som ansvarade för projektet och en av byråns projektansvariga. Byrån berättade för ombudsmannen att den inte hade gett några råd om beslutet att inte rekrytera klaganden, utan helt enkelt hade uppgett att ansvaret låg hos projektkonsortiet och dess medlemmar. Till stöd för detta lämnade byrån kopior av den korrespondens som den hade utväxlat med projektsamordnaren om urvalsförfarandet.

10. I sina synpunkter betonade klaganden att han fortfarande inte kände till den vetenskapliga styrelsens sammansättning eller vem som hade deltagit i rekryteringsprocessen.

Ombudsmannens bedömning

11. Ombudsmannen noterar att projektsamordnarens svar till klaganden avsåg samråd med tjänstemän i Bryssel flera gånger. Samordnaren uppgav till exempel att den vetenskapliga styrelsen ansåg att ansökan var etiskt oacceptabel ”efter samråd med Marie Curie-rådgivare i Bryssel”. I sitt yttrande uppgav dock byrån att den inte gav råd eller deltog i rekryteringsförfarandet.

12. I skriftväxlingen mellan byrån och projektsamordnaren fann ombudsmannen inga bevis för att byrån verkligen var involverad i rekryteringsförfarandet. Hon noterar också att byrån, efter att ha informerat klaganden om detta, uppmanade klaganden att vända sig till projektsamordnaren med sin fråga om den enhet som ansvarar för förfarandet.

13. Ombudsmannen noterar att skyldigheten att förse allmänheten med den information de begär är en allmän princip om god förvaltningssed.[4] I detta fall och mot bakgrund av den information som byrån lämnat anser ombudsmannen att byrån fullgjort denna skyldighet och vederbörligen informerat klaganden om att den inte hade deltagit i rekryteringen av forskare och inte heller hade påverkat beslutet att avslå klagandens ansökan. Hon anser också att byrån, när det gäller identiteten på ledamöterna i den vetenskapliga styrelsen, korrekt hänvisade klaganden till projektsamordnaren som rätt person att förse honom med sådan information. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden från byråns sida när det gäller denna aspekt av klagomålet.

Påstående om att byrån inte hade förvissat sig om att de ansvariga enheterna hade genomfört ett rättvist och öppet urvalsförfarande och tillhörande ansökan

Argument som framförts till ombudsmannen

14. Klaganden hävdade att avslaget på hans ansökan var resultatet av ett orättvist och icke-transparent förfarande och att beslutet inte grundades på hans meriter, utan snarare på hans påstådda kopplingar till företaget.

15. I sitt yttrande hänvisade genomförandeorganet till den rättsliga ramen för Marie Curie, enligt vilken bidragsmottagarna ska välja ut forskarna efter öppna, transparenta, opartiska och rättvisa urvalsförfaranden [5]. Genomförandeorganet förklarade att det för att säkerställa att rekryteringsprocesserna genomförs i linje med dessa värden ger bidragsmottagarna vägledning och utbildning och kontrollerar rekryteringsprocesserna genom övervakning och årlig rapportering. Den påpekade att den hade gjort en sådan översyn av denna rekryteringsprocess i november 2014 och att den hade dragit slutsatsen att urvalsförfarandet hade uppfyllt kraven i de relevanta reglerna och förordningarna. Byrån klargjorde dock att de relevanta reglerna, i motsats till vad samordnaren hävdar, ”varken förbjuder rekrytering av forskare som har eller har haft förbindelser med företag som är i tvist med stödmottagarna i Marie Curie-projekt eller förklarar sådana förbindelser som oetiska”.

Ombudsmannens bedömning

16. I förordningen om sjunde ramprogrammet [6] föreskrivs att rekrytering till projekt som finansieras inom ramen för detta program måste respektera principerna om öppenhet, rättvisa och opartiskhet [7]. Dessa grundläggande principer finns också inskrivna i bidragsavtalet, där det anges att stödmottagarna måste välja ut forskare i enlighet med kriterierna för stödberättigande, efter öppna, transparenta, opartiska och rättvisa rekryteringsförfaranden.

17. I sitt yttrande har byrån erkänt dessa skyldigheter och förklarat att den, för att säkerställa respekten för dessa värden, anordnar utbildningstillfällen och genomför årlig övervakning. Byrån har också hänvisat till sina tillsynsrättigheter enligt bidragsavtalet, särskilt sin övervakningsverksamhet och sitt utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att utföra ad hoc-kontroller av genomförandet och genomförandet av projekt.

18. Byrån bestrider därför inte att den har en allmän skyldighet att kontrollera användningen av de medel som den beviljar. Ombudsmannen är införstådd med att denna skyldighet inbegriper att vidta lämpliga åtgärder när denne, på grundval av tillräckligt underbyggda uppgifter eller farhågor som lämnats till ombudsmannen av tredje part, får kännedom om att en bidragsmottagare eventuellt underlåter att uppfylla sina skyldigheter enligt bidragsavtalet.

19. I detta fall föreskrevs i bidragsavtalet att rekryteringen måste ske på grundval av en rad krav, såsom de sökandes vetenskapliga kompetens och relevansen av deras forskningserfarenhet.[8] Klaganden informerades dock om att hans ansökan hade avslagits av "etiska skäl". Myndigheten har i detta avseende tydligt angett att det, i motsats till vad samordnaren har hävdat, inte finns några rättsliga begränsningar eller regler som förbjuder rekrytering av forskare som har eller har haft kopplingar till vissa privata företag. Trots detta drog genomförandeorganet slutsatsen att rekryteringen hade genomförts i enlighet med tillämpliga regler och insisterade på att ansvaret under alla omständigheter låg hos projektkonsortiet och dess medlemmar.

20. Ombudsmannen måste hålla med den klagande om att byråns svar tycks bekräfta att de skäl som lämnats till den klagande för avslaget på hans ansökan inte överensstämde med tillämpliga regler. Ombudsmannen kan därför inte förstå hur byrån skulle kunna dra slutsatsen att rekryteringsförfarandet ändå överensstämde med bidragsavtalets krav. Ombudsmannen noterar också att byråns granskning av rekryteringsprocessen inte genomfördes förrän i november 2014, flera månader efter klagandens klagomål.

21. Slutligen noterar ombudsmannen att byrån upprepade gånger i sin korrespondens med samordnaren och klaganden samt i sitt svar till ombudsmannen uppgav att den inte har något ansvar när det gäller rekryteringsförfarandet. Med detta uttalande tycks organet förneka att det har något ansvar för att hantera en stödmottagares eventuella underlåtenhet att följa bidragsavtalet.

22. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att byrån i detta fall inte har uppfyllt sin allmänna skyldighet att övervaka ett projekt som den finansierar, för det första genom att inte genomföra en ordentlig utredning av ärendet (trots att den redan har identifierat en eventuell brist i rekryteringsförfarandet) och för det andra genom att avstå från sitt ansvar att övervaka stödmottagaren. Detta utgjorde ett administrativt missförhållande.

23. I normala fall, när ombudsmannen upptäcker administrativa missförhållanden, försöker hon hitta en lösning som försätter klaganden i samma situation som han eller hon skulle ha befunnit sig i om det inte hade förekommit några administrativa missförhållanden. I detta fall har klaganden informerat henne om att hans omständigheter under tiden har förändrats och att han inte längre vill att hans ansökan ska omprövas. Ombudsmannen anser därför att det inte finns någon lösning i detta särskilda fall.

24. Efter att ha konstaterat att byrån gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden understryker ombudsmannen dock att byrån, i enlighet med principerna om god förvaltningssed, bör vidta nödvändiga åtgärder för att se till att dålig praxis, av det slag som påvisas i detta fall, inte inverkar negativt på framtida bidragsöverenskommelser. Hon kommer därför att lägga fram en rekommendation i detta avseende.

Rekommendationen

När byrån får tillförlitlig information från tredje part och upptäcker eventuella oriktigheter eller inkonsekvenser i rekryteringsförfarandet inom ramen för bidragsavtal som den finansierar, bör byrån genomföra en ordentlig och snabb utredning av frågan i syfte att säkerställa att den särskilda bidragsmottagarens rekrytering av forskare sker på ett rättvist och öppet sätt.

Klaganden och genomförandeorganet för forskning kommer att informeras om denna rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga ska byrån skicka ett detaljerat yttrande senast den 31 januari 2016. Det detaljerade utlåtandet kan bestå av ett godtagande av rekommendationen och en beskrivning av hur den har genomförts.

Emily O'Reilly

Strasbourg den 26 oktober 2015

[1] Europaparlamentets beslut av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (94/262/EKSG, EG, Euratom), EGT L 113, 1994, s. 15.

[2] FP7-PEOPLE-2013-ITN (EUT C 202, 10.7.2012).

[3] Programmet för livslångt lärande Leonardo da Vinci, http://ec.europa.eu/education/tools/llp_en.htm

[4] Artikel 22 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed.

[5] Marie Curie-bidragsavtal inom sjunde ramprogrammet – bilaga III, artiklarna III.2.2 a och III.3.4 b

[6] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1906/2006 av den 18 december 2006 om regler för företags, forskningscentrums och universitets deltagande i sjunde ramprogrammet och för spridning av forskningsresultat (2007–2013), EUT L 391, s. 1.

[7] Se artikel 19.6 i förordningen.

[8] Artikel III.3.4 b i bidragsavtalet