Utfärdad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga [1]

Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, Stiftelsen för en fri informationsinfrastruktur [2], klagade till ombudsmannen över hur parlamentet hanterade sin begäran om allmänhetens tillgång till protokollen från utskottssamordnarnas sammanträden [3].

2. Den 8 juli 2011 begärde klaganden protokoll från mötena i parlamentets utskott för internationell handel (INTA), utskottet för rättsliga frågor (JURI) och utskottet för konstitutionella frågor (AFCO) om förhandlingarna om handelsavtalet om åtgärder mot varumärkesförfalskning (ACTA)[4]. Det begärde också protokoll från alla utskottssamordnarnas sammanträden i samband med detta.

3. Den 28 juli 2011 svarade parlamentets enhet för öppenhet och allmänhetens tillgång till handlingar att protokollen från alla sammanträden i parlamentets utskott fanns tillgängliga på parlamentets webbplats [5]. Därefter angavs att detta protokoll innehåller en punkt som kallas ”samordnarnas beslut” eller ”ordförandens tillkännagivanden” med relevanta beslut av samordnarna. Den tillade dock att den inte hade något separat protokoll för utskottssamordnarnas sammanträden.

4. Den 29 juli 2011 lämnade klaganden in en bekräftande ansökan om allmänhetens tillgång till protokollen från utskottssamordnarnas sammanträden. Klaganden påpekade att en Google-sökning efter ”sammanträden för Europaparlamentets samordnare” identifierade separata protokoll från sammanträden för utskottets samordnare för miljö, folkhälsa och livsmedelssäkerhet (ENVI-utskottet).

5. Den 5 augusti 2011 insisterade parlamentet på att det normalt inte fanns några separata protokoll från utskottssamordnarnas sammanträden. Den tillade att vissa utskott, t.ex. ENVI-utskottet, hade beslutat att offentliggöra resultaten av sina sammanträden.

6. Den 5 oktober 2011 skrev klaganden till INTA-utskottets sekretariat. Den hänvisade till parlamentets tidigare svar att ”det finns oskiljaktiga protokoll för samordnarnas sammanträden” och hävdade att dessa uttalanden hade visat sig vara felaktiga eftersom det i en skrivelse från Carl Schlyter, ledamot av Europaparlamentet, till INTA-utskottet hänvisades till samordnarnas protokoll. Klaganden uppgav att INTA-utskottets sekretariat hade förnekat eller dolt förekomsten av handlingar och uppmanade sekretariatet att registrera alla befintliga handlingar i ett av parlamentets dokumentregister, så att allmänheten kunde överklaga beslut om att vägra tillgång.

7. Den 25 oktober 2011 beviljade parlamentet, med hänvisning till klagandens begäran av den 5 oktober 2011 till INTA-utskottets sekretariat, tillgång till protokollen från INTA-samordnarnas sammanträden om Acta-avtalet, det vill säga protokollet från INTA-utskottets samordnares sammanträde den 21 juni 2011 [6].

8. Den 20 november 2011 skrev klaganden till parlamentet och tackade det för att ha skickat en kopia av protokollet från INTA-utskottets samordnares sammanträde om Acta-avtalet. Parlamentet påpekade dock att det i sin begäran av den 8 juli 2011 också hade begärt protokoll från JURI-utskottets samordnares sammanträde, men att parlamentet hade förnekat att dessa sammanträden skulle äga rum tre gånger. Parlamentet begärde återigen att allmänheten skulle få tillgång till dessa protokoll.

9. Den 28 november 2011 svarade parlamentet klaganden att ”efter information från JURI-utskottets sekretariat bekräftar vi vårt svar från juli i fjol: JURI-utskottets sekretariat utarbetar inte separata samordnarens protokoll. JURI-utskottets protokoll finns på Europaparlamentets webbplats: [hänvisning] . Samordnarnas beslut tas till utskottsprotokollet (punkt ”Meddelanden från ordföranden”) ...”.

Föremålet för utredningen

10. Ombudsmannen uppmanade parlamentet att avge ett yttrande om följande påstående och krav:

Påstående:

Parlamentet underlåter att registrera alla befintliga parlamentshandlingar i sitt elektroniska register över handlingar, särskilt protokollen från sammanträdena för parlamentets utskottssamordnare.

Påstående:

Parlamentet bör registrera alla befintliga parlamentshandlingar i sitt elektroniska register över handlingar, särskilt protokollen från sammanträdena för parlamentets utskottssamordnare.

Utredningen

11. Klagomålet vidarebefordrades till parlamentet för yttrande. Europaparlamentet avgav sitt yttrande den 31 maj 2012. Yttrandet vidarebefordrades sedan till klaganden, som inkom med sina synpunkter den 25 juli 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådd underlåtenhet att registrera alla befintliga parlamentshandlingar i registret

Argument som framförts till ombudsmannen

12. Klaganden hävdade att parlamentet bryter mot Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (förordning 1049/2001)[7] genom att inte registrera alla parlamentets handlingar (t.ex. protokollen från sammanträdena för samordnarna för INTA-, JURI- och AFCO-utskotten) i ett offentligt register över handlingar. Den hävdade också att denna underlåtenhet också ger upphov till en överträdelse av artikel 103 i parlamentets arbetsordning (”Insyn i parlamentets verksamhet”), där följande anges: ”Europaparlamentet ska se till att dess verksamhet bedrivs med största möjliga öppenhet, i enlighet med artikel 1 andra stycket i fördraget om Europeiska unionen, artikel 15 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och artikel 42 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna.”

13. I sitt yttrande noterade parlamentet att det i skäl 14 i förordning 1049/2001 anges att ”[f]ör att göra det lättare för medborgarna att utöva sina rättigheter bör varje institution ge tillgång till ett register över handlingar”. Kommissionen noterade också att det i skäl 6 anges att ”[v]idare tillgång bör ges till handlingar i fall där institutionerna handlar i egenskap av lagstiftare”. Den citerade även artikel 12 i förordning 1049/2001, som har följande lydelse:

"1. Institutionerna ska i möjligaste mån göra handlingar direkt tillgängliga för allmänheten i elektronisk form eller genom ett register i enlighet med den berörda institutionens bestämmelser.

2. I synnerhet bör lagstiftningshandlingar, det vill säga handlingar som upprättats eller mottagits under förfaranden för antagande av rättsakter som är rättsligt bindande i eller för medlemsstaterna, göras direkt tillgängliga, om inte annat följer av artiklarna 4 och 9.

3. När så är möjligt bör andra dokument, särskilt dokument som rör utarbetandet av politik eller strategi, göras direkt tillgängliga.

4. Om direkt tillgång inte ges via registret ska det i registret i möjligaste mån anges var handlingen finns.”

14. Parlamentet förklarade därefter strukturen i sitt elektroniska register. Kommissionen angav att den, för att följa artikel 11 i förordning nr 1049/2001, hade upprättat en förteckning över kategorier av handlingar som parlamentet hade framställt eller mottagit inom ramen för interinstitutionella förfaranden. När denna förteckning över handlingar hade upprättats utvecklade parlamentet nödvändiga it-verktyg som gör det möjligt att automatiskt mata in (framställda/mottagna) handlingar i ett elektroniskt offentligt register. De olika kategorierna av handlingar förtecknas i det offentliga registret, vilket gör det möjligt att söka på nätet efter kategori. Direkt nedladdning av dokument är möjlig i de flesta fall (95 %). Om direkt nedladdning inte är möjlig ska hänvisningen till den relevanta handlingen finnas i registret. Dokumentet kan sedan begäras från parlamentet.

15. Parlamentet förklarade att det vid upprättandet av det offentliga registret tillämpade kriterierna att förtecknade handlingar måste vara ”formella” handlingar, dvs. handlingar som har en viss grad av färdigställande och som har registrerats i ett internt dokumenthanteringssystem. Parlamentet förklarade att tillfälliga eller övergående handlingar (t.ex. personliga anteckningar, interna förberedande utkast, e-postmeddelanden osv.) inte är registrerade i något system, såvida de inte är nödvändiga för en lämplig uppföljning av ett visst ärende. Därför finns de inte med i det offentliga registret. Formella utkast eller förberedande handlingar som är relevanta för diskussionerna om (främst lagstiftnings)ärenden som ska antas av parlamentsutskotten eller av parlamentets plenarförsamling ingår däremot i det offentliga registret.

16. Parlamentet hävdade att det vid utvecklingen av det automatiska utfodringssystemet hade prioriterat handlingar som tagits fram och mottagits inom ramen för lagstiftningsförfarandet, för att följa artikel 12 och skäl 6 i förordningen och på ett proaktivt sätt bidra till insynen i lagstiftningsförfarandet. Parlamentet konstaterade vidare att registrets tillämpningsområde gradvis utvidgas i takt med att nya typer av handlingar identifieras och tas fram, parallellt med parlamentets utökade befogenheter.

17. Som svar på klagandens påstående att parlamentet borde registrera alla befintliga parlamentshandlingar i sitt elektroniska offentliga register uppgav parlamentet att det anser att artikel 11 i förordningen inte ålägger institutionerna någon skyldighet att i sina register föra in alla handlingar som de innehar. Dessutom är det varken genomförbart eller tillrådligt, med tanke på god förvaltning, att registrera alla befintliga handlingar, oberoende av deras formella status och graden av färdigställande. Det skulle också strida mot effektiv öppenhet.

18. Parlamentet hävdade att det ur teknisk synvinkel och med tanke på den mycket breda definitionen av ”handling” i artikel 3 a i förordningen är omöjligt att skapa ett fullständigt uttömmande register. I praktiken innebär den breda definitionen att alla förberedande dokument med de första idéerna (även handskrivna) om en framtida rapport kan betraktas som ett dokument. Detsamma gäller för alla preliminära versioner av ett förslag till betänkande. Sådana dokument (personliga anteckningar, e-postmeddelanden, post-its, preliminära utkast) finns naturligtvis "existerande". Men på grund av deras flyktiga karaktär registreras de normalt inte.

19. Parlamentet hävdade att klagandens påstående berodde på en sammanblandning mellan principen om omfattande tillgång (skäl 11 i förordningen) och institutionernas skyldighet att upprätta ett register. Den konstaterade att ett offentligt register är ett verktyg för att underlätta allmänhetens tillgång. Parlamentet konstaterade att förordningen inte drar någon parallell mellan tillämpningsområdet för offentlighetsprincipen och registrets tillämpningsområde. Om en sådan parallell skulle fastställas skulle dess genomförande vara orealistiskt. Det skulle innebära en tung administrativ börda för institutionerna på grund av det stora antalet preliminära och informella handlingar av olika slag som innehas av institutionerna. Att kräva att institutionerna registrerar alla sådana handlingar skulle hindra institutionerna från att fungera väl.

20. En sådan åtskillnad (mellan rätten till tillgång och registrets omfattning) innebär dock inte att det finns en begränsning av rätten till tillgång. Tvärtom innebär detta att den berörda institutionen, när en begäran görs, är skyldig att identifiera den relevanta handlingen och undersöka dess innehåll i syfte att ge allmänheten tillgång till den i enlighet med förordningen. Denna uppgift är oberoende av om det offentliga registret hänvisar till de begärda handlingarna eller inte.

21. Parlamentet drog därför slutsatsen att dess offentliga register över handlingar uppfyller kraven i artiklarna 11 och 12 i förordning (EG) nr 1049/2001.

22. I sina synpunkter uppgav klaganden att det framgår av parlamentets yttrande att parlamentet inte registrerar tillfälliga eller övergående handlingar. Det hävdade dock att det finns många dokument som inte är kortlivade eller övergående och som bör föras in i registret, såsom i) protokoll från utskottssamordnarnas sammanträden och ii) förhandlingsdokument.

23. Klaganden hävdade att protokollen från samordnarnas sammanträden inte är kortlivade eller övergående handlingar. Det angav att utskottens sekretariat upprättar separata detaljerade protokoll för samordnarna och skickar dem till alla utskottsledamöter. Dessa dokument spelar en viktig roll, eftersom de informerar kommitténs ledamöter och kan registrera beslut. Klaganden hävdade att det i registret inte anges vilka utskottssekretariat som upprättar samordnarnas protokoll. Klaganden påpekade att den fortfarande inte hade mottagit de begärda samordnarnas protokoll från JURI-utskottet. Enligt klaganden finns detta protokoll. Klaganden hävdade att det verkade som om kommittéerna inte delade sina handlingar med registret. Kommittén tillade att kommittéernas sekretariat fungerar som "små kungariken" inom parlamentet, utanför registrets räckvidd. Parlamentet anser därför att det bör klargöra vilka utskott som utarbetar separata protokoll från samordnarna och uppdatera sitt register i enlighet med detta. På samma sätt bör kommittéernas sekretariat tillhandahålla korrekt information till registret, som bör ha tillgång till alla dokumenthanteringssystem (för närvarande gör den klagande det inte).

24. Klaganden hävdade att parlamentets svar av den 28 juli och den 5 augusti 2011, där det angavs att inga protokoll från utskottssammanträdena inom stängda dörrar (AFFO, JURI och INTA) hade upprättats, kunde vara korrekta när det gäller utskottssammanträdena inom stängda dörrar. Detsamma gällde dock inte utskottssamordnarnas sammanträden inom stängda dörrar, eftersom minst två av de tre sekretariaten (för INTA- och JURI-utskotten) upprättar (separata) detaljerade protokoll från samordnarnas sammanträden inom stängda dörrar. Klaganden uppgav att beviset på detta är att han fick en kopia av samordnarens protokoll från INTA-utskottet.

Ombudsmannens bedömning

25. Ombudsmannen noterar att denna undersökning inte rör en vägran att ge allmänheten tillgång till handlingar. Så snart förekomsten av en begärd handling bekräftades av parlamentets avdelningar beviljades klaganden fullständig tillgång till handlingen för allmänheten. Förevarande klagomål avser endast parlamentets påstått felaktiga underlåtenhet att föra in protokollen från utskottssamordnarnas sammanträden i sitt offentliga register över handlingar. Klaganden hävdar att underlåtenheten att registrera dessa handlingar i det offentliga registret över handlingar hindrar utövandet av allmänhetens rätt till tillgång till handlingar.

26. Skäl 14 i förordning 1049/2001 har följande lydelse:

”Varje institution bör vidta de åtgärder som är nödvändiga för att informera allmänheten om de nya bestämmelser som är i kraft och för att utbilda sin personal för att hjälpa medborgarna att utöva sina rättigheter enligt denna förordning. För att göra det lättare för medborgarna att utöva sina rättigheter bör varje institution ge tillgång till ett register över handlingar (vår understrykning).

27. Artikel 11 i förordning nr 1049/2001 har följande lydelse:

"1. För att medborgarnas rättigheter enligt denna förordning ska bli verkningsfulla ska varje institution ge allmänheten tillgång till ett register över handlingar. Tillgång till registret bör ges i elektronisk form. Hänvisningar till handlingar ska utan dröjsmål föras in i registret.

2. För varje handling ska registret innehålla ett referensnummer (inklusive, i förekommande fall, den interinstitutionella referensen), föremålet för och/eller en kort beskrivning av handlingens innehåll och det datum då den mottogs eller upprättades och registrerades i registret. Hänvisningar ska göras på ett sätt som inte undergräver skyddet av intressena i artikel 4.

3. Institutionerna skall omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att upprätta ett register som skall vara i drift senast den 3 juni 2002.

28. Artikel 12 i förordning nr 1049/2001 har följande lydelse:

"1. Institutionerna ska i möjligaste mån göra handlingar direkt tillgängliga för allmänheten i elektronisk form eller genom ett register i enlighet med den berörda institutionens bestämmelser.

2. I synnerhet bör lagstiftningshandlingar, det vill säga handlingar som upprättats eller mottagits under förfaranden för antagande av rättsakter som är rättsligt bindande i eller för medlemsstaterna, göras direkt tillgängliga, om inte annat följer av artiklarna 4 och 9.

3. När så är möjligt bör andra dokument, särskilt dokument som rör utarbetandet av politik eller strategi, göras direkt tillgängliga.

4. Om direkt tillgång inte ges via registret ska det i registret i möjligaste mån anges var handlingen finns.”

29. Det är ett vedertaget faktum att parlamentets avdelningar inte systematiskt för in de separata protokollen från utskottssamordnarnas sammanträden i parlamentets offentliga register över handlingar, även om dessa protokoll förvisso finns [8]. Till exempel finns det för närvarande ingen hänvisning till dokument INTA(2011)0621_2 i parlamentets offentliga register över handlingar, även om handlingen förvisso finns och klaganden slutligen fick tillgång till den (se punkt 9 ovan).

30. Parlamentets avdelningars underlåtenhet att föra in denna handling i parlamentets offentliga register över handlingar innebär inte bara att klagandens utövande av sin rätt till tillgång till denna handling försenades [9], utan även att andra personer ur allmänheten inte ens i dag får kännedom om att handlingen finns.

31. Ombudsmannen håller med om att ordalydelsen i och syftet med artiklarna 11 och 12 i förordning (EG) nr 1049/2001 inte innebär någon skyldighet för parlamentet att i sitt offentliga register över handlingar hänvisa till varje handling det innehar. För att till exempel informera allmänheten om att det finns en myriad av vardagliga administrativa handlingar som skapats av parlamentet i samband med förvaltningen av dess personal och infrastruktur skulle det vara lämpligt för parlamentet att beskriva dessa kategorier av handlingar i det offentliga registret (även om varje enskild handling i dessa kategorier inte förtecknas separat i registret)[10]. Om allmänheten någonsin behöver tillgång till sådana handlingar kan de lämna in en begäran till parlamentet, som bör hjälpa dem att identifiera specifika handlingar.

32. Parlamentet bör dock tolka artiklarna 11 och 12 i förordning (EG) nr 1049/2001 på ett sätt som gör det möjligt för allmänheten att få en så fullständig bild som möjligt av hur parlamentet utför sina huvuduppgifter. Handlingar som rör dessa kärnuppgifter bör i möjligaste mån föras in i parlamentets offentliga register över handlingar.

33. Parlamentsledamöternas arbete i utskotten är utan tvekan en central uppgift för parlamentet. Detta arbete omfattar arbete vid utskottssamordnarnas sammanträden. Om separata protokoll upprättas från utskottssamordnarnas sammanträden [11] bör förekomsten av sådana protokoll registreras i parlamentets offentliga register över handlingar.

34. Parlamentets egna interna bestämmelser som syftar till att genomföra allmänhetens rätt till tillgång till Europaparlamentets handlingar [12] är förenliga med ovanstående principer. I artikel 4.3 i rättegångsreglerna föreskrivs följande: ”Handlingar som upprättats inom ramen för lagstiftningsförfarandet eller för parlamentets verksamhet ska föras in i [det offentliga registret] så snart de har lagts fram eller offentliggjorts”(vår understrykning).

35. I förevarande fall har parlamentet emellertid underlåtit att följa sina egna interna regler. Även om det finns protokoll från minst ett utskottssamordnarsammanträde som rör förhandlingarna om Acta-avtalet (se punkt 9 ovan) och även om dessa protokoll utan tvekan ingår i kategorin ”handlingar som upprättats... för parlamentets verksamhet” finns det ingen hänvisning till denna handling i parlamentets offentliga register.

36. Det är ombudsmannens uppfattning att parlamentet av allmänpolitiska skäl inte tar med hänvisningar till protokoll från utskottssamordnarnas sammanträden i parlamentets offentliga register över handlingar. I stället för att vara en isolerad underlåtenhet från parlamentets sida att offentliggöra förekomsten av en enda handling som rör parlamentsledamöternas arbete, har parlamentet systematiskt underlåtit att i det offentliga registret över handlingar nämna förekomsten av en hel rad handlingar som rör parlamentsledamöternas arbete.

37. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att parlamentets underlåtenhet att ta med hänvisningar till protokollen från utskottssamordnarnas sammanträden i sitt register över handlingar utgör ett administrativt missförhållande. Hon lägger därför fram ett motsvarande förslag till rekommendation nedan, i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga.

38. Ombudsmannen understryker att detta klagomål utlöstes av bristande öppenhet när det gäller tillgång till handlingar som rör förhandlingarna om ett internationellt handelsavtal, i detta fall Acta-avtalet. I sitt svar av den 10 januari 2014 till ombudsmannen [13] uttalade sig parlamentets talman för ökad insyn i de internationella handelsförhandlingarna. Det är också med detta åtagande i åtanke som ombudsmannen lägger fram detta förslag till rekommendation.

B. Förslaget till rekommendation

När protokoll från utskottssamordnarnas sammanträden upprättas bör parlamentet ta med protokollen i sitt offentliga register över handlingar och i princip göra dem direkt tillgängliga, i enlighet med artikel 12 i förordning (EG) nr 1049/2001.

 

Emily O'Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 31 mars 2014

---

[1] Europaparlamentets beslut av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (94/262/EKSG, EG, Euratom), EGT L 113, 1994, s. 15.

[2] Stiftelsen uppger att den är en ideell förening som ägnar sig åt utveckling av informationsvaror till allmän nytta, baserat på upphovsrätt, fri konkurrens och öppna standarder.

[3] Europaparlamentet har 20 parlamentsutskott med mellan 24 och 76 ledamöter. Parlamentsutskotten sammanträder offentligt en eller två gånger i månaden i Bryssel. De utarbetar betänkanden om lagstiftningsförslag som sedan läggs fram för parlamentets plenarförsamling. Enligt artikel 192 i parlamentets arbetsordning får de politiska grupperna i parlamentet utse en av sina ledamöter till ”samordnare” i varje utskott. Sammanträden med ”utskottssamordnare” sammankallas sedan, normalt samma dag som utskottssammanträdena, för att förbereda de beslut som ska fattas av det utskottet, särskilt beslut om förfarande och utnämning av föredragande. Ett utskott får också delegera befogenheten att fatta vissa beslut till samordnarna, med undantag för beslut om antagande av betänkanden, yttranden eller ändringsförslag.

[4] Acta-avtalet är ett multinationellt avtal som syftar till att fastställa internationella standarder för säkerställande av skyddet för immateriella rättigheter. Acta undertecknades i oktober 2011 av Australien, Kanada, Japan, Marocko, Nya Zeeland, Singapore, Sydkorea och USA. Den 26 januari 2012 undertecknade Mexiko, Europeiska unionen och 22 länder som är medlemmar i Europeiska unionen också Acta-avtalet. Efter ratificering av sex länder kommer Acta-avtalet att träda i kraft i de länder som ratificerat det. Eftersom Europeiska unionen och dess medlemsstater delar behörigheten i fråga om denna konvention krävde ikraftträdandet av Acta-avtalet ratificering av både medlemsstaterna och Europeiska unionen. Ratificering av Europeiska unionen kräver Europaparlamentets godkännande (i enlighet med artikel 218 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt). I sin omröstning den 4 juli 2012 förkastade dock Europaparlamentet ratificeringen av Acta-avtalet.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html

[6] Stiftelsen för en fri informationsinfrastruktur har gjort detta protokoll (referensnummer INTA(2011)0621_2) tillgängligt på sin webbplats: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] EGT L 145, 2001, s. 43.

[8] Huruvida ett visst sammanträde med utskottssamordnarna ska protokollföras eller inte avgörs helt och hållet av sammanträdesdeltagarna (det vill säga utskottssamordnarna beslutar själva om protokoll ska tas vid ett visst sammanträde eller inte). (I artikel 192 i parlamentets arbetsordning, som rör utskottssamordnarnas roll, föreskrivs ingen skyldighet att utarbeta protokoll.)

Eftersom allmänhetens rätt till tillgång till handlingar (och behovet av att inkludera hänvisningar till handlingar i ett offentligt register över handlingar för att underlätta utövandet av denna rätt) endast gäller befintliga handlingar och inte innebär någon skyldighet att upprätta en handling, uppkommer frågan om allmänhetens tillgång till separata protokoll från ett visst sammanträde med utskottssamordnarna helt enkelt inte om deltagarna i detta sammanträde inte har valt att upprätta separata protokoll från sammanträdet.

Om utskottssamordnarna beslutar att ett utskottssamordnarnas sammanträde ska protokollföras står två alternativ till buds för den parlamentsavdelning som ansvarar för att utarbeta ett sådant protokoll (nämligen det berörda utskottssekretariatet). För det första kan protokollet från utskottssamordnarnas sammanträde direkt införlivas i protokollet från det relevanta utskottssammanträdet. JURI-utskottets sekretariat har till exempel uttryckligen förklarat att det aldrig upprättar separata protokoll för utskottssamordnarna och att de beslut som fattas av samordnarna ingår i utskottsprotokollet under avsnittet ”Ordförandens meddelanden”. Alternativt kan utskottssamordnarna välja att ha separata sammanträdesprotokoll. I INTA-utskottets protokoll av den 21 juni 2011 ingår till exempel inte protokoll från utskottssamordnarnas sammanträde samma dag (se dokumenthänvisning INTA_PV(2011)0621_1). I stället (se punkt 9 ovan) upprättades ett separat protokoll från samordnarnas sammanträde med ett formellt registreringsnummer (INTA(2011)0621_2).

Ingenting binder en kommitté att konsekvent följa det ena eller det andra alternativet. Samma utskott, INTA-utskottet, antog en strategi för sitt sammanträde den 21 juni 2011 och en annan strategi för sitt sammanträde den 25–26 april 2012 (protokollet från utskottssamordnarnas sammanträde i samband med INTA-utskottets sammanträde den 25 april 2012 finns på sidorna 4–9 i protokollet från INTA-utskottets sammanträde den 25–26 april 2012 (INTA_PV(2012)0425_1)).

[9] Den klagande begärde den 8 juli 2011 att allmänheten skulle få tillgång till protokollet. Det tog fram till den 25 oktober 2011 för parlamentet att erkänna att protokollet existerade och att förse klaganden med en kopia.

[10] Naturligtvis kan de handlingar som är registrerade i registret själva organiseras inom kategorier, för att underlätta användningen.

[11] Se fotnot 8 ovan.

[12] Presidiets beslut av den 28 november 2001, EUT C 216, 2011, s. 19, se även http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark