(Tillverkad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga (1))

Klagomålet

Bakgrund

År 1998 ingav två företrädare för kommissionens lokalanställda i Österrike ett klagomål till ombudsmannen angående kommissionens underlåtenhet att ge sina lokalanställda vid representationen i Wien ett kompletterande försäkringsskydd (367/98/(VK)/GG). Ärendet avslutades efter det att kommissionen hade godtagit ett förslag till rekommendation från ombudsmannen. Klaganden i det aktuella fallet var en av klagandena i det ärendet.

Den 10 maj 2001 beslutade kommissionen att avstänga klaganden på grund av allvarliga anklagelser mot henne. Samtidigt gav kommissionen henne möjlighet att höras om dessa påståenden. Denna utfrågning ägde rum den 12 oktober 2001.

Genom beslut av den 31 januari 2002 avvisade kommissionen klaganden utan förvarning. Klaganden överklagade detta beslut till en österrikisk domstol där ärendet för närvarande är anhängigt. Eftersom klaganden hade hävdat att hon som personalrepresentant inte kunde sägas upp av kommissionen, skrev kommissionen till henne den 14 juni 2002 för att säga upp avtalet (om den tidigare uppsägningen skulle ha varit olaglig).

Klaganden begärde därefter tillgång till vissa handlingar som kommissionen hade grundat sitt beslut på. Denna begäran gav upphov till klagomål 242/2003/GG, som avslutades efter det att kommissionen hade beviljat klaganden tillgång till delar av de relevanta handlingarna. Under denna undersökning granskade ombudsmannens avdelningar kommissionens akt som fanns i Bryssel.

Förevarande anmärkning

Under ombudsmannens undersökning av klagomål 242/2003/GG hade kommissionen erbjudit klaganden möjligheten att ta del av hennes personalakt i Wien. Klaganden utnyttjade denna möjlighet.

Den 11 mars 2004 lämnade klaganden in ett internt klagomål till kommissionens generaldirektorat för press och kommunikation, i vilket hon hävdade en överträdelse av ”artiklarna 26 och 24 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna”.

I artikel 24 i tjänsteföreskrifterna föreskrivs att gemenskaperna skall bistå varje tjänsteman, särskilt i förfaranden mot personer som gör sig skyldiga till hot, förolämpningar eller ärekränkande handlingar eller yttranden, eller angrepp på personer eller egendom som han eller en medlem av hans familj utsätts för på grund av sin ställning eller sina uppgifter.

I artikel 26 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen föreskrivs följande:

”En tjänstemans personalakt ska innehålla följande:

a) Alla handlingar som rör hans administrativa ställning och alla rapporter om hans förmåga, effektivitet och uppförande.

b) Eventuella kommentarer från tjänstemannen om sådana handlingar.

Handlingarna ska registreras, numreras och arkiveras i ordningsföljd. De handlingar som avses i a får inte användas eller åberopas av institutionen mot en tjänsteman om de inte har meddelats honom innan de gavs in. … (olika betydelser)

Det får endast finnas en personalakt för varje tjänsteman.

En tjänsteman har rätt att, även efter det att han har lämnat tjänsten, ta del av alla handlingar i sin akt och ta kopior av dem.”

I sitt klagomål till GD Press och kommunikation hävdade klaganden att flera handlingar hade lagts till i hennes personalakt utan hennes vetskap. Å andra sidan hade de flesta av hennes kommentarer till handlingar som hade lagts till akten (inklusive de som hon hade markerat med orden ”kopia till personalakt”) enligt henne inte tagits med i akten. Klaganden hänvisade till två handlingar i sin personalakt (markerade som "IV/18" och "IV/19") som exempel. Enligt klaganden gav handlingarna i hennes personalakt följaktligen en missuppfattning vad gäller de objektiva omständigheterna. Klaganden hävdade vidare att det fanns en ”parallell” personalakt i Bryssel, vars innehåll till största delen inte fanns med i personalakten i Wien. Slutligen påpekade klaganden att hennes personalakt inte innehöll några uppgifter som motiverade att hon sades upp, det vill säga inga handlingar efter det datum i maj 2001 då hon hade avskedats från sin tjänst.

Klaganden hävdade dessutom att kommissionen borde ha gett henne tillgång till det fullständiga innehållet i akten i Bryssel. Hon uppgav också att hon överklagat beslutet att säga upp henne och förbehållit sig alla ytterligare rättigheter.

I sitt klagomål till ombudsmannen som ingavs i juni 2004 hänvisade klaganden till sitt klagomål till kommissionen av den 11 mars 2004 och påpekade att kommissionen inte hade besvarat klagomålet. Klaganden gjorde således i huvudsak gällande att kommissionen hade underlåtit att fullgöra sina skyldigheter i fråga om hennes personalakt.

Frågeställningen

Ombudsmannens tillvägagångssätt

Klagomålet skickades till kommissionen för yttrande. För att undvika förvirring informerade ombudsmannen kommissionen och klaganden om att hans undersökning endast gällde frågor som rör klagandens personalakt och därför inte skulle omfatta de övriga punkter som klaganden nämnde i sin skrivelse till kommissionen av den 11 mars 2004 (t.ex. frågan om tillgång till akten i Bryssel och kommissionens beslut att avskeda klaganden).

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande hänvisade kommissionen till beslutet av den 21 juni 2004, genom vilket den hade besvarat klagandens skrivelse av den 11 mars 2004. Kommissionen beklagade att detta svar hade försenats.

I sin skrivelse av den 21 juni 2004 avslog kommissionen klagandens klagomål av den 11 mars 2004. Kommissionen hävdade att artiklarna 24 och 26 i tjänsteföreskrifterna inte var tillämpliga på lokalanställda och att den så kallade "personakten" vid representationen i Wien därför inte var en akt av det slag som nämns i artikel 26 i tjänsteföreskrifterna.

Kommissionen tillade att även om dessa artiklar skulle vara tillämpliga i detta fall skulle det inte vara korrekt att jämföra den akt som hade visats för ombudsmannens avdelningar med den "personliga akt" som rör en tjänsteman. Det ärende som visades för ombudsmannens avdelningar var endast ett arbetsärende som uteslutande rörde den disciplinära utfrågning som hade inletts mot klaganden. I dessa förfaranden skulle klaganden dessutom, enligt kommissionen, ha haft tillgång till alla de handlingar som nämns i meddelandet om klagomål av den 8 maj 2001 och som kommissionen hade grundat sig på. Kommissionen ansåg att detta var exakt vad artikel 26 i tjänsteföreskrifterna var avsedd att säkerställa när det gäller tjänstemän (dvs. att beslut inte fattades på grundval av uppgifter som de inte kände till).

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål. Hon framförde även ytterligare synpunkter på artikel 24 i tjänsteföreskrifterna. Enligt klaganden hade hon fördömts offentligt av kommissionen långt innan förhandlingen hade ägt rum. Klaganden hävdade också att hon vid förhandlingen hade fått frågor som inte hade något att göra med de klagomål som hade riktats mot henne.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Begäran om ytterligare upplysningar

Den 12 oktober 2004 bad ombudsmannen därför kommissionen (1) att förklara sin åsikt att den så kallade "personliga akten" vid representationen i Wien inte var en akt av den typ som nämns i artikel 26 i tjänsteföreskrifterna, eftersom a) kommissionen i sitt svar av den 25 september 2003 på en begäran om ytterligare information från ombudsmannen inom ramen för ombudsmannens undersökning av klagomål 242/2003/GG hade påpekat att klaganden kunde utnyttja sin rätt att ta del av sin personakt vid representationen i Wien och b) det i de kommissionshandlingar som klaganden lämnat in (markerade som "IV/18" och "IV/19") tydligt angavs att de var avsedda att ingå i klagandens "personliga akt", (2) att förklara arten av och syftet med klagandens "personliga akt" vid representationen i Wien och att ange på vilken rättslig grund denna akt behölls, (3) att förklara om den ansåg att klagandens "personliga ärendeakt" vid dess representation i Wien inte behövde innehålla a) alla handlingar om klagandens administrativa ställning och alla rapporter om hennes förmåga, effektivitet och uppförande och b) eventuella synpunkter från klaganden på sådana handlingar och 4) att förklara varför klagandens "personliga ärendeakt" vid dess representation i Wien inte innehöll klagandens synpunkter på de handlingar som markerats med "IV/18" och "IV/19" och inga handlingar som upprättats efter det datum i maj 2001 då klaganden hade avbrutits.

Kommissionens svar

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter:

Artikel 26 i tjänsteföreskrifterna var endast tillämplig på tjänstemän och inte på lokalanställda som klaganden. De relevanta reglerna för lokalanställda hade inte hänvisat till denna bestämmelse. Artikel 11 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna i deras nya lydelse (det vill säga efter de ändringar som trädde i kraft den 1 maj 2004), i vilken det föreskrevs att artikel 26 i tjänsteföreskrifterna var analogt tillämplig på tillfälligt anställda, var nu analogt tillämplig på kontraktsanställda enligt artikel 81 i anställningsvillkoren. De nya reglerna reglerade dock inte situationer som hade ägt rum tidigare.

Personalakten vid kommissionens representation i Österrike var den enda personalakt som kommissionen hade öppnat som klagandens arbetsgivare för personalförvaltningsändamål. Kommissionens rätt att göra detta reglerades i detta fall av österrikisk rätt. Reglerna för hur personalakter om kommissionens lokalanställda skulle föras fastställdes i "Administrativt meddelande nr 119" av den 13 februari 1985 (2). Kommissionens representationer hade också påmints om kravet på att föra personakter, t.ex. genom en skrivelse från GD Press och kommunikation av den 26 oktober 2000 (3).

Enligt österrikisk lag var arbetsgivarna inte skyldiga att föra personregister. Kommissionen var således inte rättsligt skyldig att i personalakten föra in alla handlingar som rörde klagandens ställning och hennes förmåga, prestationer och uppträdande. Enligt österrikisk rätt var kommissionen inte heller skyldig att ta med klagandens redogörelser för enskilda händelser i personalakten.

Det meddelande som klaganden lämnat avseende dokument IV/19 behövde inte bevaras i klagandens ärendeakt. Dokument "IV/19" hade lagts till akten på grund av uppmaningen till den klagande att meddela frånvaro muntligen dagen före. De handlingar som klaganden lämnade in avsåg emellertid endast de medicinska skälen till hennes partiella frånvaro den 3 oktober 2000. Dessa handlingar måste därför lämnas in i klagandens patientjournal och inte i hennes personalakt.

Kommissionen medgav att det meddelande som klaganden hade hänvisat till avseende dokument IV/18 inte hade lämnats in tillsammans med detta dokument i hennes personalakt. Eftersom detta utelämnande hade skett för över fyra år sedan var det inte längre möjligt att fastställa hur det hade uppstått. I motsats till vad klaganden hade hävdat i sin skrivelse av den 11 mars 2004 saknades dock inte en majoritet av klagandens synpunkter och svar i hennes personalakt. När klaganden hade lämnat yttranden och svar om händelser som hade registrerats i hennes personalakt hade de bifogats akten. Klaganden hade endast kunnat styrka sina påståenden i två fall, varav det ena uppenbarligen inte var relevant här.

Klagandens personalakt avslutades i maj 2001 på grund av att hon hade befriats från sina arbetsuppgifter den 10 maj 2001. Det disciplinära förfarandet hade genomförts av GD Press och kommunikation. Eftersom den sistnämnda hade sitt säte i Bryssel hade den på ett korrekt sätt fört en akt i Bryssel om det disciplinära förfarandet.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och lämnade följande ytterligare kommentarer:

Enligt ett internt meddelande om styrekonomens besök vid representationen, daterat den 2 juli 1999 och upprättat av P., hade ledningen uppmanats att följa vissa riktlinjer för hur personalakter skulle föras, till exempel principen att alla handlingar som skulle ingå i en personalakt måste kontrasigneras av den berörda lokale tjänstemannen.

Av de handlingar av den 13 november 1985 och den 26 oktober 2000 som kommissionen hade hänvisat till framgick tydligt att lokalanställdas personalakter skulle behandlas analogt med tjänstemännens personalakter. Det framgick av meddelandet av den 26 oktober 2000 att personalakten uteslutande skulle förvaras vid representationen.

Kommissionens resonemang i fråga om dokument IV/19 var obegripligt. I den relevanta handlingen hade hon (klaganden) anklagats för att ha varit frånvarande från arbetet utan tillstånd. I sitt svar försvarade hon sig mot denna anklagelse. Detta svar avsåg således inte bara de medicinska skälen till hennes frånvaro, utan utgjorde hennes reaktion på en helt grundlös anklagelse. Denna händelse var ett mycket bra exempel på hur ledningen för representationen vid den tidpunkten, genom att endast ta med utvalda handlingar i akten, hade försökt ge intryck av att hon hade underlåtit att fullgöra sina skyldigheter eller gjort sig skyldig till förseelser.

Som hon betonade i sin skrivelse av den 11 mars 2004 utgjorde hänvisningarna till dokumenten IV/18 och IV/19 endast belysande exempel.

Klaganden bifogade en detaljerad förteckning över de handlingar som hade införts i personalakten utan hennes vetskap och över de kommentarer som inte hade införts trots att hon hade markerat dem för införande i sin personalakt. Enligt klaganden hade åtminstone 12 av hennes anteckningar som hon hade markerat för införande i sin personalakt inte tagits med, medan nästan 30 skrivelser från administrationen hade tagits med utan hennes vetskap. Klaganden lämnade också in en kopia av ett e-postmeddelande av den 29 september 2000, i vilket hon hade informerat ledningen för representationen om att hon skulle träffa en läkare på morgonen den 3 oktober 2000.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Det ursprungliga klagomål som ingavs i juni 2004 gällde kommissionens hantering av den klagandes personalakt, men tog också upp några andra frågor. I sina skrivelser om att inleda undersökningen, och för att undvika förvirring, informerade ombudsmannen kommissionen och klaganden om att hans undersökning endast gällde frågor som rörde klagandens personalakt och därför inte skulle omfatta de övriga punkter som klaganden nämnde i sin skrivelse till kommissionen av den 11 mars 2004 (såsom frågan om tillgång till handlingarna i Bryssel och kommissionens beslut att avsätta klaganden).

1.2 I sina synpunkter på kommissionens yttrande lämnade klaganden ytterligare synpunkter på artikel 24 i tjänsteföreskrifterna som hon redan hade hänvisat till i sitt klagomål. Enligt klaganden hade hon fördömts offentligt av kommissionen långt innan förhandlingen hade ägt rum. Klaganden hävdade också att hon vid förhandlingen hade fått frågor som inte hade något att göra med de klagomål som hade riktats mot henne. Ombudsmannen anser att det inte skulle vara lämpligt att utvidga denna undersökning till att omfatta dessa ytterligare frågor. Detta skulle oundvikligen försena ombudsmannens undersökning av klagandens ursprungliga påstående. Ombudsmannen anser att detta inte skulle ligga i den klagandes intresse. Det står dock den klagande fritt att lämna in ett nytt klagomål om dessa frågor.

2 Påstådd underlåtenhet från kommissionens sida att fullgöra sina skyldigheter i fråga om klagandens personalakt

2.1 Klaganden arbetade tidigare som lokal representant för kommissionens representation i Wien. Den 10 maj 2001 beslutade kommissionen att avstänga klaganden på grund av allvarliga anklagelser mot henne. Genom beslut av den 31 januari 2002 avvisade kommissionen klaganden utan förvarning. Klaganden överklagade detta beslut till en österrikisk domstol där ärendet för närvarande är anhängigt. Klaganden begärde därefter tillgång till vissa handlingar som kommissionen hade grundat sitt beslut på. Denna begäran gav upphov till klagomål 242/2003/GG, som avslutades efter det att kommissionen hade beviljat klaganden tillgång till delar av de relevanta handlingarna. Under denna undersökning granskade ombudsmannens avdelningar kommissionens akt som fanns i Bryssel.

Under ombudsmannens undersökning av klagomål 242/2003/GG hade kommissionen erbjudit klaganden möjligheten att ta del av hennes personalakt i Wien. Klaganden utnyttjade denna möjlighet. Hon klagade sedan till kommissionens generaldirektorat för press och kommunikation och hävdade att flera handlingar hade lagts till hennes personalakt utan hennes vetskap och att de flesta av hennes kommentarer om handlingar som hade lagts till i akten (inklusive de som hon hade markerat med orden ”kopia av personalakten”) inte hade tagits med i akten. Klaganden hänvisade till två handlingar i sin personalakt (markerade som "IV/18" och "IV/19") som exempel. Enligt klaganden gav handlingarna i hennes personalakt följaktligen en missuppfattning vad gäller de objektiva omständigheterna. Klaganden hävdade vidare att det fanns en ”parallell” personalakt i Bryssel, vars innehåll till största delen inte fanns med i personalakten i Wien. Slutligen påpekade klaganden att hennes personalakt inte innehöll några uppgifter som motiverade att hon sades upp, det vill säga inga handlingar efter det datum i maj 2001 då hon hade avskedats från sin tjänst.

I sitt klagomål till ombudsmannen som ingavs i juni 2004 hänvisade klaganden till sitt klagomål till kommissionen av den 11 mars 2004 och påpekade att kommissionen inte hade besvarat klagomålet. Klaganden gjorde således i huvudsak gällande att kommissionen hade underlåtit att fullgöra sina skyldigheter i fråga om hennes personalakt.

I sitt klagomål hänvisade klaganden till artikel 26 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen, som har följande lydelse:

”En tjänstemans personalakt ska innehålla följande:

a) Alla handlingar som rör hans administrativa ställning och alla rapporter om hans förmåga, effektivitet och uppförande.

b) Eventuella kommentarer från tjänstemannen om sådana handlingar.

Handlingarna ska registreras, numreras och arkiveras i ordningsföljd. De handlingar som avses i a får inte användas eller åberopas av institutionen mot en tjänsteman om de inte har meddelats honom innan de gavs in. … (olika betydelser)

Det får endast finnas en personalakt för varje tjänsteman.

En tjänsteman har rätt att, även efter det att han har lämnat tjänsten, ta del av alla handlingar i sin akt och ta kopior av dem.”

2.2 I sitt yttrande hävdade kommissionen att artikel 26 i tjänsteföreskrifterna inte var tillämplig på lokalanställda och att den så kallade "personakten" vid representationen i Wien därför inte var en akt av det slag som nämns i artikel 26 i tjänsteföreskrifterna. Kommissionen gjorde vidare gällande att klaganden, under det disciplinära förfarande som hade inletts mot henne, skulle ha haft tillgång till samtliga handlingar som kommissionen hade åberopat mot henne. Enligt kommissionen var detta precis vad artikel 26 i tjänsteföreskrifterna var avsedd att säkerställa när det gäller tjänstemän (dvs. att beslut inte fattades på grundval av uppgifter som de inte kände till).

I sitt svar på en begäran om ytterligare information från ombudsmannen hävdade kommissionen att den personalakt som fördes vid dess representation i Wien var den enda personalakt som den hade öppnat som klagandens arbetsgivare för personalförvaltningsändamål. Kommissionen ansåg att dess rätt att göra detta i detta fall reglerades av österrikisk rätt. Reglerna för hur personalakter om kommissionens lokalanställda skulle föras fastställdes i "Administrativt meddelande nr 119" av den 13 februari 1985. Kommissionens representationer hade också påmints om kravet på att föra personakter, t.ex. genom en skrivelse från GD Press och kommunikation av den 26 oktober 2000. Kommissionen gjorde gällande att österrikisk rätt inte krävde att arbetsgivarna skulle föra personalakter och att den således inte var rättsligt skyldig att i personalakten föra in alla handlingar som rörde klagandens ställning och hennes förmåga, prestationer och uppträdande. Företaget hävdade vidare att det enligt österrikisk rätt inte heller krävdes att kommissionen skulle inkludera klagandens uttalanden om enskilda händelser i personalakten.

Enligt kommissionen behövde klagandens meddelande om dokument IV/19 inte förvaras i klagandens personalakt, utan i hennes medicinska akt. Kommissionen medgav att det meddelande som klaganden hade hänvisat till avseende dokument IV/18 inte hade lämnats in tillsammans med detta dokument i hennes personalakt. Enligt kommissionen saknades dock inte en majoritet av klagandens synpunkter och svar i hennes personalakt. Kommissionen hävdade att klaganden endast hade kunnat styrka sina påståenden i två fall, varav det ena uppenbarligen inte var relevant här.

Kommissionen uppgav vidare att klagandens personalakt avslutades i maj 2001 på grund av att hon hade befriats från sin tjänst den 10 maj 2001. Det disciplinära förfarandet hade genomförts av GD Press och kommunikation. Eftersom kommissionen hade sitt säte i Bryssel, gjorde den gällande att den på ett korrekt sätt hade förvarat en akt i Bryssel om det disciplinära förfarandet.

2.3 Innan man behandlar klagandens påstående förefaller det lämpligt att undersöka en preliminär fråga. Kommissionen har i sitt yttrande gjort gällande att dess rätt att föra personalakter över sina anställda vid representationen i Wien reglerades av österrikisk rätt och att den sistnämnda inte krävde att arbetsgivarna skulle föra sådana akter. Ombudsmannen noterar dock att kommissionen inte har hävdat att österrikisk lagstiftning skulle hindra den från att föra sådana personakter. Vidare framgår det tydligt av den bevisning som ombudsmannen har tillgång till att kommissionen beslutade att föra personalakter med avseende på sina lokalanställda och att den utfärdade interna instruktioner om hur detta skulle göras i sin administrativa not nr 119 av den 13 februari 1985. Under dessa omständigheter finns det inget som hindrar ombudsmannen från att undersöka hur kommissionen hanterade den klagandes personakt.

2.4 Det är god förvaltningssed att se till att en personalakt om en anställd vid en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan innehåller 1) alla handlingar som rör hans administrativa ställning och alla rapporter om hans kompetens, prestationsförmåga och uppförande samt 2) eventuella kommentarer från tjänstemannen om sådana handlingar. Denna skyldighet fastställs i artikel 26 i tjänsteföreskrifterna när det gäller tjänstemän. Det är riktigt att det i anställningsvillkoren för lokalanställda inte före antagandet av de ändringar som trädde i kraft den 1 maj 2004 uttryckligen föreskrevs att artikel 26 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna även skulle tillämpas på lokalanställda. Det bör dock noteras att det i "Administrativ anmärkning nr 119" av den 13 februari 1985 uttryckligen föreskrivs att "i analogi med tjänstemännens betygsrapporter" skall lokalanställdas personalakter endast innehålla de handlingar som nämns i en förteckning som bifogas dessa instruktioner. Generaldirektoratet för press och information upprepade i sitt meddelande av den 26 oktober 2000 till de personer som ansvarar för de lokala tjänstemännens personalakter samma formulering ("[p]ar analogie avec les dossiers staffs des fonctionnaires"). Det bör vidare noteras att den förteckning som bifogas de instruktioner som utfärdades 1985 uttryckligen (i punkt G) hänvisar till behovet av att i personalakten lägga till eventuella kommentarer som agenten kan ha om rapporter om hans förmåga, prestation och uppförande ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Slutligen godtog kommissionen själv att klagandens synpunkter på dokument IV/18 borde ha tagits med i hennes personalakt i detta ärende. Mot bakgrund av dessa omständigheter anser ombudsmannen att artikel 26 i tjänsteföreskrifterna är en kodifiering av de skyldigheter som följer av principen om god förvaltningssed och att dessa skyldigheter därför ålåg kommissionen när det gäller lokalanställda redan innan en bestämmelse som uttryckligen föreskriver att artikel 26 i tjänsteföreskrifterna ska tillämpas analogt på lokalanställda trädde i kraft.

2.5 Ombudsmannen har inte själv sett den klagandes personakt som förvaras i Wien. Det framgår emellertid av de uppgifter som lämnats av både klaganden och kommissionen att detta ärende inte innehåller några handlingar om det disciplinära förfarande som inletts mot klaganden efter det datum då hon i maj 2001 avskedades från sin tjänst. I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information hävdade kommissionen att handlingarna om det disciplinära förfarandet hade förvarats i ett ärende i Bryssel, eftersom detta förfarande hade genomförts av GD Press och kommunikation, som har sitt säte i Bryssel. Ombudsmannen anser att denna förklaring inte kan godtas. Den förteckning som bifogats kommissionens interna instruktioner av den 13 februari 1985 om hur lokalanställdas personalakter skall föras innehåller ett avsnitt H med rubriken "Disciplinära frågor" ("Frågor och discipliner"). Det är således uppenbart att handlingar som rör disciplinära förfaranden måste föras in i en lokal tjänstemans personalakt. Det ska vidare påpekas att det i artikel 26 i tjänsteföreskrifterna (vilka, såsom nämnts ovan, är tillämpliga på lokalanställda) föreskrivs att endast en personakt ska bevaras för varje anställd. Samma princip tycks erinras om i punkt 3 i kommissionens meddelande av den 26 oktober 2000, enligt vilken personalakten "uteslutande" skall bevaras vid representationen. Ombudsmannen godtar att det på de villkor som kommissionen beskriver kan vara meningsfullt att behålla en arbetskopia av de handlingar som rör det disciplinära förfarandet inom den avdelning som handlägger detta förfarande (4). Detta påverkar dock inte behovet av att lägga till själva handlingarna i den klagandes personakt som förvaras i Wien. Kommissionens underlåtenhet att göra detta i förevarande fall utgör således ett administrativt missförhållande.

2.6 När det gäller dokument "IV/19" noterar ombudsmannen att detta dokument är ett e-postmeddelande som K., den klagandes överordnade, skickade till den klagande den 3 oktober 2000 och som kopierades till ett antal andra personer, däribland chefen för representationen. I detta e-postmeddelande hävdade K. att klaganden hade uppgett att hon skulle vara frånvarande fram till kl. 9.30, men att hon i själva verket endast hade anlänt till arbetet den dagen omkring kl. 12.00 utan att i förväg ha informerat sin överordnade, receptionen eller administrationen. Enligt K kände han inte heller till någon senare förklaring. K. drog slutsatsen att klaganden således hade varit frånvarande från arbetet utan tillstånd. I sitt svar samma dag påpekade klaganden att hon per e-post av den 29 september 2000 hade informerat K om att hon skulle behöva besöka en läkare på sjukhuset på tisdagsmorgonen (dvs. morgonen den 3 oktober 2000) och att hon inte exakt hade kunnat ange hur lång tid detta skulle ta. Klaganden förklarade vidare att hon hade lämnat in ett intyg till administrationen. Enligt detta dokument hade klaganden varit på sjukhuset fram till kl. 11.00 den dagen. Ombudsmannen anser att en annan handling som lämnats in av klaganden (ett läkarintyg daterat den 27 september 2000) faktiskt inte behövde förvaras i klagandens personalakt, utan i hennes medicinska akt. Ombudsmannen anser dock att en annan slutsats måste dras när det gäller klagandens e-postmeddelande till K av den 3 oktober 2000 och intyget om den tid hon hade tillbringat på sjukhuset. I sitt e-postmeddelande svarade klaganden på K:s anklagelse om att hon hade varit frånvarande från arbetet utan tillstånd. Ombudsmannen anser att med tanke på att K:s e-postmeddelande av den 3 oktober 2000 fanns med i den klagandes personalakt måste åtminstone den klagandes svar av samma datum också tas med. Till följd av kommissionens underlåtenhet att göra detta förefaller klagandens personalakt ge en snedvriden bild av de objektiva omständigheterna (5). Ombudsmannen anser därför att kommissionens underlåtenhet att inkludera (åtminstone) klagandens e-postmeddelande av den 3 oktober 2000 i hennes personalakt också utgör ett administrativt missförhållande.

2.7 Av ovanstående följer att kommissionen inte tog med klagandens synpunkter på dokumenten "IV/18" och "IV/19" i hennes personalakt. Ombudsmannen noterar att klaganden hade nämnt dessa handlingar som belysande exempel på handlingar som borde ha tagits med i hennes personalakt. I sina synpunkter på kommissionens svar på begäran om ytterligare upplysningar lämnade klaganden en detaljerad förteckning över de handlingar som hade införts i personalakten utan hennes vetskap och över de kommentarer som inte hade införts trots att hon hade markerat dem för införande i sin personalakt. I motsats till vad kommissionen antar finns det därför inget som tyder på att klaganden endast kan styrka sina påståenden i två fall. Även om det vid en närmare granskning skulle visa sig att ingen av de ytterligare synpunkter som klaganden hänvisar till behövde tas med i hennes personalakt, skulle detta inte påverka slutsatsen att hennes synpunkter på dokumenten IV/18 och IV/19 måste tas med i hennes personalakt. I detta sammanhang noterar ombudsmannen att kommissionen medgav att kommentarerna till dokument IV/18 borde ha tagits med, dock utan att ange om detta har gjorts under tiden.

2.8 När det gäller klagandens påstående att handlingar fanns med utan att hon informerades om detta noterar ombudsmannen att kommissionen verkar hävda att den under alla omständigheter inte kunde förlita sig på någon av handlingarna utan att ge klaganden möjlighet att kommentera dem. Ombudsmannen noterar att det i artikel 26 i tjänsteföreskrifterna föreskrivs att ”de handlingar som avses i led a inte får användas eller åberopas av institutionen mot en tjänsteman om de inte har meddelats honom innan de lämnades in”. Denna bestämmelse skyddar således tjänstemännen (eller, om de skyldigheter som följer av den tillämpas på lokalanställda, ombudet) mot användning av handlingar som har förts in i personalakten utan att tjänstemannen (eller ombudet) informeras. Ombudsmannen anser dock att god förvaltningssed kräver att detta negativa skydd kompletteras med en positiv skyldighet att ge den berörda personen möjlighet att kommentera en handling innan den förs in i personalakten (6). Det är uppenbart att en tjänsteman eller anställd inte kan lämna synpunkter (och begära att dessa synpunkter ska ingå i hans personalakt) på handlingar som inte har kommit till hans kännedom. Ombudsmannen noterar dock att klaganden under tiden har tagit del av hennes personalakt och därmed upptäckt alla handlingar som fanns med där. Han noterar vidare att klaganden i sitt klagomål, i sina synpunkter på kommissionens yttrande och särskilt i sina synpunkter på kommissionens svar på begäran om ytterligare upplysningar, i detalj har redogjort för de handlingar och kommentarer som fortfarande bör ingå i hennes personalakt. Eftersom ombudsmannen lägger fram ett förslag till rekommendation där kommissionen uppmanas att ompröva dessa handlingar och kommentarer i syfte att inkludera dem i klagandens personalakt (se nedan), förefaller det inte nödvändigt att göra ytterligare undersökningar om kommissionens underlåtenhet att samråda med klaganden om handlingar som den hade inkluderat i hennes personalakt.

2.9 Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionen har underlåtit att fullgöra sina skyldigheter när det gäller klagandens personalakt genom att inte inkludera alla relevanta handlingar i den.

3 Slutsats

Mot bakgrund av ovanstående lämnar ombudsmannen följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Utkastet till rekommendation

Kommissionen bör se över de handlingar som klaganden hänvisar till i syfte att föra in dem i sin personalakt och ge henne tillgång till den korrekt rekonstituerade akten.

Kommissionen och klaganden kommer att underrättas om detta förslag till rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga skall kommissionen sända ett detaljerat yttrande senast den 31 maj 2005. Det detaljerade yttrandet kan bestå av ett godtagande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att genomföra förslaget till rekommendation.

Strasbourg den 28 februari 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).

(2) Kommissionen lämnade in en kopia av denna not.

(3) Kommissionen har också tillhandahållit en kopia av detta dokument.

(4) Enligt punkt 3 i kommissionens meddelande av den 26 oktober 2000 kan kopior av handlingarna i personalakten på begäran översändas till Bryssel.

(5) Det bör noteras att det intyg som lämnats in av klaganden förefaller bevisa att klaganden lämnade sjukhuset först kl. 11.00 den 3 oktober 2000. Ombudsmannen noterar vidare att klaganden, tillsammans med sina synpunkter på kommissionens svar på begäran om ytterligare information, lämnade in en kopia av sitt e-postmeddelande av den 29 september 2000 där K informerades om sin kommande frånvaro den 3 oktober 2000.

(6) Om P:s meddelande, som klaganden hänvisade till i sina synpunkter på kommissionens svar på begäran om ytterligare upplysningar, verkligen har det innehåll som klaganden hävdar att den har, förefaller kommissionen själv dela denna uppfattning.