(Tillverkad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga (1))

Klagomålet

Inledning

Detta klagomål rör ett annat klagomål (klagomål 402/2004/GG) som lämnades in av samma klagande, ett tyskt företag.

Klagomål 402/2004/GG

Den 3 augusti 1999 ingick kommissionen ett tjänsteavtal med RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, ett tyskt företag) i egenskap av ledare för ett konsortium som omfattade klaganden. Kontraktet avsåg tillhandahållande av två EU-experter, en meddirektör och en ekonomisk/administrativ förvaltare för tekniskt stöd till Liaoning Integrated Environment Project (LIEP) mellan EU och Kina, i följande delar: Förvaltning av programkontoret och projektet för miljömedvetenhet. W., en expert som är anställd av klaganden, blev ekonomisk/administrativ chef i september 2000. Till följd av ett tillägg till det avtal som undertecknades i september 2001 blev W. biträdande direktör.

Den 15 september 2003 underrättade kommissionens delegation i Peking RRI genom rekommenderat brev om att den hade beslutat att säga upp avtalet på grundval av artikel 15 i det sistnämnda avtalet och på grund av att den biträdande meddirektören hade underlåtit att fullgöra sina uppgifter enligt ändring i addendum nr 2. Kommissionen förklarade att den i två skrivelser av den 6 juni 2002 och den 30 januari 2003 hade påpekat att de tjänster som tillhandahölls av klaganden inte utfördes på ett för kommissionen tillfredsställande sätt och att den hade varnat för att om inte den biträdande meddirektören fullgjorde sina uppgifter skulle den anse att det konsortium som leddes av RRI stred mot avtalet.

I en skrivelse av den 22 september 2003 bestred RRI detta beslut och begärde att kommissionen skulle lämna närmare upplysningar om skälen till beslutet. I sitt svar av den 26 september 2003 påpekade delegationen att den biträdande meddirektören bland annat hade ansvaret för ”upphandling och upphandling”. Enligt delegationen hade klagandens expert underlåtit att fullgöra denna skyldighet.

RRI skickade ytterligare en skrivelse till delegationen den 10 november 2003. I sitt svar av den 18 november 2003 lämnade delegationen inga närmare uppgifter om skälen till sitt beslut att säga upp avtalet.

Till följd av uppsägningen av avtalet om tekniskt bistånd ansåg klaganden att det var nödvändigt att säga upp sitt anställningsavtal med W. Den sistnämnde överklagade detta beslut till Arbeitsgericht (Arbetsdomstolen) i Bonn (Tyskland). Det framgick att klaganden under detta förfarande var tvungen att lämna detaljerade uppgifter om W:s påstådda vägran att utföra sina uppgifter.

I klagomål 402/2004/GG hävdade klaganden i huvudsak att kommissionen inte hade lämnat tillräckligt exakta uppgifter om skälen till uppsägningen av avtalet om tekniskt stöd.

Ombudsmannen beslutade att en undersökning skulle genomföras. Han översände därför klagomålet till kommissionen för yttrande. Detta yttrande översändes sedan till klaganden för synpunkter. På grundval av resultaten av dessa undersökningar ansåg ombudsmannen att kommissionen hade lämnat tillräckligt exakta uppgifter om skälen till uppsägningen av avtalet och att det således inte förelåg något administrativt missförhållande när det gäller klagandens påstående. Ärendet avslutades därför genom beslut av den 12 augusti 2004 (2).

Klagandens skrivelse av den 19 mars 2004

I sitt klagomål hade klaganden nämnt att den, på grundval av förordning 1049/2001, hade lämnat in en begäran till kommissionen om tillgång till handlingar rörande uppsägningen av avtalet samma dag som den hade skrivit till ombudsmannen (den 5 februari 2004).

I en ytterligare skrivelse av den 19 mars 2004 informerade klaganden ombudsmannen om att denna begäran hade avslagits den 26 februari 2004, att en bekräftande ansökan hade lämnats in den 4 mars 2004 och att ombudsmannens undersökning borde utvidgas till att omfatta kommissionens vägran att bevilja tillgång.

Eftersom den tidsfrist inom vilken kommissionen var tvungen att behandla den bekräftande ansökan i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 (15 arbetsdagar efter registreringen) ännu inte hade löpt ut vid den tidpunkt då klaganden hade skrivit denna skrivelse, informerade ombudsmannen klaganden om att han ännu inte kunde behandla detta ytterligare påstående, men att klaganden kunde lämna in frågan på nytt så snart den relevanta tidsfristen hade löpt ut.

Förevarande anmärkning

I en skrivelse av den 3 maj 2004 förnyade klaganden sitt klagomål om tillgång till handlingar och påpekade att den bekräftande ansökan hade avslagits den 26 april 2004. Denna skrivelse registrerades därför som ett nytt klagomål (klagomål 1368/2004/GG).

I sitt beslut gjorde kommissionen åtskillnad mellan tre kategorier av handlingar. De handlingar som hör till de två första kategorierna (1: Avtalshandlingar. 2: Korrespondens om genomförandet av avtalet) upptogs i förteckningen, medan kategori 3 endast nämndes i allmänna ordalag (”diverse korrespondenser, huvudsakligen via e-post, mellan olika personer i samband med genomförandet av avtalet”). Kommissionen gjorde gällande att frågan om tillgång inte kunde prövas med avseende på vissa sökande, eftersom de handlingar som lämnades ut tillhörde det offentliga området och således var tillgängliga för alla.

Efter att ha framfört åsikten att klaganden redan borde ha tillgång till de handlingar som hör till de två första kategorierna framförde kommissionen följande synpunkter på samtliga handlingar:

Handlingarna innehöll uppgifter av kommersiell natur om de berörda företagen, experterna och personerna. Beviljandet av tillgång till dessa handlingar hindrades därför av artikel 4.2 i förordningen, enligt vilken tillgång skall vägras om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för affärsintressen.

Ett utlämnande skulle också undergräva skyddet för enskilda personers privatliv och integritet. Detta gällde särskilt för handlingar som innehåller namn på vissa personer (i vissa fall till och med deras meritförteckningar). Undantaget i artikel 4.1 b i förordningen var därför också tillämpligt.

Delvis tillgång kunde inte beviljas, eftersom alla uppgifter som dessa handlingar innehöll om genomförandet av avtalet omfattades av behovet av att skydda de berörda personernas affärsintressen. Det fanns inget som tydde på att det förelåg ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.

I sitt klagomål till ombudsmannen medgav klaganden att den förfogade över handlingar som tillhörde de två första kategorierna, men inte handlingar som tillhörde den tredje kategorin. Den betonade att den inte var intresserad av några handlingar som rörde tredje part, utan endast av handlingar som rörde uppsägningen av dess "egna" avtal. Klaganden hävdade också att kommissionens resonemang när det gäller skyddet av W:s privatliv och integritet var ”groteskt”. Den underströk att kommissionen hade motiverat uppsägningen av avtalet med att W hade gjort sig skyldig till ett påstått fel och att W:s integritet därmed hade äventyrats på ett mycket värre sätt än vad som skulle ha varit möjligt med en eventuell tillgång till handlingar.

Klaganden hävdade vidare att kommissionens tillvägagångssätt skulle göra förordning 1049/2001 verkningslös, med tanke på att de flesta handlingar rör tredje parters personliga eller kommersiella intressen.

Klaganden gjorde således i huvudsak gällande att kommissionen hade åsidosatt förordning 1049/2001 genom att vägra att ge tillgång till de handlingar som den hade begärt genom skrivelser av den 5 februari 2004 och den 4 mars 2004. Sökanden yrkade att kommissionen skulle bevilja tillgång till de relevanta handlingarna.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

W:s ändrade ansvarsområden hade fastställts i ett tillägg till avtalet. W. hade emellertid aldrig tagit på sig det nya ansvaret, kanske på grund av att hans anställningsavtal med konsortiet inte hade ändrats för att återspegla det nya mandatet. Delegationen hade försökt klargöra denna fråga, men den hade aldrig fått något tydligt svar. Denna situation hade lett till klagomål från den nyrekryterade meddirektören och från den kinesiska direktören. Kommissionen hade slutligen beslutat att säga upp avtalet.

Begäran om tillgång avsåg utbyten, huvudsakligen via e-post, mellan andra personer som var inblandade i genomförandet av programmet, varvid det påpekades att W. inte åtog sig det nya ansvar som följde av uppgraderingen av hans tjänst i det ändrade mandatet. Att avslöja dessa meddelanden skulle vara skadligt för W. som individ. Det skulle både påverka hans personliga integritet och hans kommersiella intressen när det gäller hans ställning på arbetsmarknaden. Det var W:s kommersiella intresse som kommissionen ansåg sig ha en skyldighet att skydda, inte någon annan parts. Det fanns ingen anledning att anta att W. var personligen ansvarig för att det nya mandatet inte hade iakttagits. Hans vägran att åta sig det nya ansvaret kan ha berott på hans avtalsförhållande med RRI eller klaganden.

När en handling väl hade lämnats ut till en sökande blev den offentlig och tillgång bör ges till alla andra sökande. Det var uppenbart att de handlingar som klaganden begärde tillgång till inte kunde offentliggöras. Syftet med begäran var att använda handlingarna i ett domstolsförfarande mot W. Detta hade inget att göra med öppenhet och det allmänna intresset av att handlingar som innehas av institutionerna lämnades ut.

På grundval av ovanstående överväganden vidhöll kommissionen sitt beslut att inte lämna ut handlingarna till klaganden. Den tillade att handlingarna endast kunde göras tillgängliga för en rättslig myndighet efter ett domstolsbeslut om att lägga fram dem.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och lämnade följande ytterligare synpunkter:

Kommissionens gissningar att W:s beteende skulle förklaras av hans påstått otillfredsställande anställningsavtal med klaganden var rena spekulationer. Redan den 11 april 2002 hade sökanden (klaganden) informerat kommissionen, efter att ha kontaktat W., om att denne var väl medveten om sitt ansvar. Sökandens begäran om att få tillgång till uppdragsrapporterna avseende projektet eller åtminstone utdrag ur dessa avseende W:s påstått dåliga resultat hade emellertid avslagits. Den 5 februari 2003 hade konsortiet, på begäran av delegationen, deklarerat följande: "Observera att avtalet mellan [W.] och [klaganden] inte kan leda till några projekthinder."

Klaganden påpekade att den ståndpunkt som kommissionen hade intagit i fråga om tillgång till handlingar fick den att tro att uppsägningen av det relevanta avtalet på grund av W:s påstådda passivitet inte var förenlig med lagen. Rådet uppmanade därför ombudsmannen att ta med denna fråga i sin undersökning. I detta sammanhang hävdade klaganden att det var märkligt att uppsägningen av avtalet hade beslutats efter det att den nya meddirektören och den kinesiska direktören hade klagat. Klaganden betonade att den nya meddirektören var anställd av ett företag som konkurrerade med konsortiet.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Begäran om kompletterande upplysningar och kompletteringsyttrande

Ombudsmannen bad därför kommissionen 1) att förklara varför det faktum att klaganden hade för avsikt att använda de handlingar som denne hade begärt tillgång till i domstolsförfaranden bör vara relevant för kommissionens hantering av ansökningar enligt förordning (EG) nr 1049/2001 och 2) att förse honom med en förteckning över de handlingar som omfattas av kategori 3 tillsammans med en angivelse, för varje handling eller kategori av handlingar, av det eller de undantag som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001 på grundval av vilka kommissionen ansåg att klaganden inte kunde beviljas tillgång.

Ombudsmannen uppmanade också kommissionen att avge ett yttrande om klagandens ytterligare påstående om att uppsägningen av det relevanta avtalet på grund av W:s beteende inte hade varit förenlig med lagen.

Kommissionens svar

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter:

När det gäller frågan om tillgång till handlingar

Enligt artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 behövde en sökande inte ange några skäl när han eller hon begärde tillgång till handlingar. Sökandens intresse var därför inte relevant i detta sammanhang. Vad kommissionen hade menat med att hänvisa till den användning som klaganden avsåg att göra av de relevanta handlingarna var att detta syfte inte kunde anses vara ett övervägande allmänintresse som skulle ha företräde framför behovet av att skydda den andra partens affärsintressen i förfarandet.

Kategori 3 av de handlingar som klaganden hade begärt tillgång till bestod av 16 handlingar (3). Ett utlämnande av dessa handlingar skulle undergräva skyddet för ”den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter” (artikel 4.1 b i förordning 1049/2001). Sådana uppgifter kan endast lämnas ut om villkoren för behandling av personuppgifter i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (4) är uppfyllda. Enligt artikel 8 b i denna förordning ska en sökande visa att det är nödvändigt att personuppgifterna överförs till den och institutionen ska försäkra sig om att den registrerades berättigade intressen inte skadas av överföringen.

Vad gäller klagandens ytterligare påstående

Tjänstekontraktet, som gällde tillhandahållande av två EU-experter (en meddirektör och en ekonomisk/administrativ chef), undertecknades den 3 augusti 1999. Den 8 september 2000 meddelade RRI att den ekonomiska/administrativa experten av familjeskäl skulle avgå i slutet av oktober 2000 och föreslog W. som sin ersättare. Kommissionen instämde i detta.

På grund av att meddirektören ersattes hade kommissionen i en skrivelse av den 10 augusti 2001 föreslagit RRI att W:s ställning och ansvar skulle uppgraderas. RRI hade accepterat detta. Detta ledde till att ett tillägg (tillägg nr 2) till tjänstekontraktet undertecknades den 3 september 2001. I detta tillägg hade den ekonomiska/administrativa förvaltarens ansvar utökats på ett mycket detaljerat sätt, bland annat genom att det (i artikel 1.2.2 i uppdragsbeskrivningen) föreskrevs att ”han kommer att dela ansvaret för undertecknandet (t.ex. när det gäller upphandlingsaspekter, begäranden om överföringar, förvaltning av räkenskaper och kontrakt) med den kinesiska direktören”. Bland de ansvarsområden och uppgifter som anförtrotts honom fanns "upphandlings- och upphandlingsansvar". En annan viktig funktion var att "tillfälligt ersätta EG:s meddirektör, gruppledaren" (artikel 4.1 i mandatet). Den ekonomiska/administrativa chefen (W.) hade således i praktiken blivit biträdande meddirektör och hans arvode hade höjts.

Den 2 april 2002 hade kommissionen skrivit till RRI för att klaga på att W. inte fullgjorde sina nya skyldigheter och funktioner. RRI var enligt artikel 6 i avtalet den enda kontaktpunkten för kommunikation om avtalet. Den 6 juni 2002 togs dessa farhågor upp på nytt. Situationen hade dock inte förändrats.

Den 30 januari 2003 varnade kommissionen på nytt RRI för att företaget skulle anses bryta mot avtalet om denna situation inte förändrades. I sitt svar av den 5 februari 2003 hade RRI lovat att klargöra frågan så snart W. hade återvänt från sin semester. Situationen hade dock inte förändrats och W. hade fortsatt att skjuta upp alla nya ansvarsområden. Klagomålen om detta hade fortsatt att komma till delegationen från alla berörda parter (kinesisk meddirektör och EU:s meddirektör), som tvingades ta över denna extra arbetsbörda.

Den 15 september 2003 sade delegationen upp avtalet i enlighet med artikel 15 i samma avtal.

Kommissionen avslutade med att säga att den ansåg sig ha handlat i enlighet med bestämmelserna i det avtal som den hade ingått med det konsortium som leddes av RRI.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter betonade klaganden att sex av de åtta handlingar som omfattas av kategori 3 och som härrör från 2003 härrörde från EU:s meddirektör, en anställd vid ett konkurrerande företag. Klaganden påpekade vidare att om de relevanta handlingarna verkligen skulle innehålla privata uppgifter stod det kommissionen fritt att utelämna dessa delar av handlingarna. Kommissionen gjorde emellertid gällande att W. inte hade agerat som privatperson inom ramen för det aktuella avtalet, utan som anställd hos klaganden.

Inspektion av kommissionens akt

Den 22 februari 2005 granskade ombudsmannen kommissionens handlingar i ärendet. Vid detta tillfälle påpekade ombudsmannens personal att kommissionen hade identifierat handlingarna i ärendet som konfidentiella och att det därför inte skulle göras några kopior. Som svar på en fråga från ombudsmannens personal förklarade de företrädare för kommissionen som var närvarande vid inspektionen att kommissionen vidhöll sin ståndpunkt att tillgång till de relevanta handlingarna måste nekas på grundval av både artikel 4.1 b och artikel 4.2 i förordning 1049/2001, trots att endast det första av dessa undantag hade nämnts i kommissionens skrivelse av den 2 december 2004.

Klagandens synpunkter

En kopia av inspektionsrapporten skickades till klaganden för synpunkter.

I sina synpunkter påpekade klaganden att dess ståndpunkt förblev oförändrad. Med tanke på att ombudsmannen nu hade sett de relevanta handlingarna frågade klaganden honom 1) om dessa handlingar innehöll tillräckliga uppgifter som motiverade uppsägningen av avtalet, 2) om de påståenden som eventuellt fanns i dessa handlingar kunde ha besvarats och motbevisats om kommissionen hade beviljat tillgång till dessa handlingar i god tid, 3) om handlingarna innehöll personuppgifter om tredje man och om kommissionen i tillräcklig utsträckning hade ansett att W. hade agerat som dess (klagandens) anställde, 4) om det fanns skäl eller motiveringar för att betrakta handlingarna som konfidentiella, 5) om kommissionen hade beaktat att betraktande av handlingar som konfidentiella endast hindrade beviljandet av tillgång, i enlighet med artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1049/2001, när dessa handlingar rörde allmän säkerhet, försvar eller militära frågor och 6) om det fanns indikationer som tydde på att kommissionen försökte dölja administrativa missförhållanden eller otillbörlig påverkan från konkurrenter.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Förevarande klagomål har ingetts av ett tyskt företag. År 1999 ingick kommissionen ett tjänsteavtal med RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, ett tyskt företag) som ledare för ett konsortium med klaganden. Kontraktet gällde tillhandahållande av två EU-experter, en meddirektör och en ekonomisk/administrativ chef för ett projekt i Kina. W., en expert som är anställd av klaganden, utnämndes till finansiell/administrativ chef i september 2000. Till följd av ett tillägg (tillägg nr 2) till det avtal som undertecknades i september 2001 blev W i praktiken biträdande direktör. Den 15 september 2003 informerade kommissionens delegation i Peking RRI om att den hade beslutat att säga upp avtalet på grund av att den ställföreträdande meddirektören hade underlåtit att fullgöra sina uppgifter enligt ändring i addendum nr 2. Klaganden begärde därefter att kommissionen skulle få tillgång till de handlingar som låg till grund för uppsägningen. Denna begäran avslogs av kommissionen.

1.2 I sitt klagomål till ombudsmannen i maj 2004 hävdade klaganden i huvudsak att kommissionen hade underlåtit att följa Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (5) genom att vägra att ge tillgång till relevanta handlingar.

1.3 I sina synpunkter på kommissionens yttrande över detta klagomål framförde klaganden ytterligare ett påstående om att uppsägningen av det berörda avtalet på grund av W:s beteende inte var förenlig med lagen. Ombudsmannen beslutade att ta med detta påstående i sin undersökning och bad kommissionen om ett kompletterande yttrande.

1.4 Ombudsmannen granskade därefter kommissionens handlingar i ärendet. I sina synpunkter på rapporten om denna inspektion frågade klaganden ombudsmannen 1) om dessa handlingar innehöll tillräckliga uppgifter som motiverade uppsägningen av avtalet, 2) om de påståenden som eventuellt fanns i dessa handlingar kunde ha besvarats och motbevisats om kommissionen hade beviljat tillgång till dessa handlingar i god tid, 3) om handlingarna innehöll personuppgifter om tredje man och om kommissionen i tillräcklig utsträckning hade ansett att W. hade agerat som dess (klagandens) anställde, 4) om det fanns skäl eller motiveringar för att betrakta handlingarna som konfidentiella, 5) om kommissionen hade beaktat att betraktande av handlingar som konfidentiella endast hindrade beviljandet av tillgång, i enlighet med artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1049/2001, när dessa handlingar rörde allmän säkerhet, försvar eller militära frågor och 6) om det fanns indikationer som tydde på att kommissionen försökte dölja administrativa missförhållanden eller otillbörlig påverkan från konkurrenter.

1.5 Det bör noteras att ombudsmannens roll är att undersöka påståenden om administrativa missförhållanden, men inte att besvara specifika frågor från klagandena. Ombudsmannen skulle under alla omständigheter inte kunna svara på hypotetiska frågor som den andra av de frågor som klaganden har ställt. Det förefaller emellertid som om de flesta av de övriga frågorna är kopplade till de påståenden som är föremål för denna utredning. Ombudsmannens granskning av dessa påståenden kommer därför också att besvara dessa frågor.

1.6 Ombudsmannen anser dock att det är lämpligt att lägga till ett klargörande av de fakta som den fjärde och femte av klagandens frågor förefaller vara baserade på. Hänvisningen till de berörda handlingarnas "konfidentiella" karaktär i rapporten om inspektionen av ärendet var avsedd att visa att ombudsmannen hade noterat kommissionens ståndpunkt att de relevanta handlingarna inte skulle lämnas ut till klaganden. Ombudsmannens användning av detta uttryck innebär inte att kommissionen hade lagt fram ytterligare argument till stöd för sin åsikt att handlingarna inte skulle lämnas ut. När det gäller klagandens hänvisning till artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 bör det noteras att denna bestämmelse omfattar ”känsliga” handlingar (och inte ”konfidentiella” handlingar).

2 Påstått rättsstridig uppsägning av avtalet

2.1 I sina synpunkter på kommissionens yttrande hävdade klaganden att kommissionens beslut att säga upp avtalet på grund av W:s beteende inte var förenligt med lagen.

2.2 Kommissionen förklarade att tjänstekontraktet innehöll bestämmelser om tillhandahållande av två EU-experter, en meddirektör och en ekonomisk/administrativ chef, och att W. år 2000 hade utnämnts till ekonomisk/administrativ chef. Ett tillägg till avtalet undertecknades i september 2001. Enligt kommissionen hade detta tillägg avsevärt ökat den ekonomiska/administrativa förvaltarens ansvar, bland annat genom att det (i artikel 1.2.2 i uppdragsbeskrivningen) föreskrevs att ”han kommer att dela ansvaret för undertecknandet (t.ex. när det gäller upphandlingsaspekter, begäranden om överföringar, förvaltning av räkenskaper och kontrakt) med den kinesiska direktören”. Kommissionen anförde att bland de ansvarsområden och uppgifter som anförtrotts W fanns "upphandlings- och upphandlingsansvaret" och skyldigheten att "tillfälligt ersätta EG:s meddirektör, gruppledaren" (artikel 4.1 i uppdragsbeskrivningen).

Den 2 april 2002 hade kommissionen skrivit till RRI för att klaga på att W. inte fullgjorde sina nya skyldigheter och funktioner. Den 6 juni 2002 togs dessa farhågor upp på nytt. Enligt kommissionen hade situationen emellertid inte förändrats.

Den 30 januari 2003 varnade kommissionen på nytt RRI för att företaget skulle anses bryta mot avtalet om denna situation inte förändrades. I sitt svar av den 5 februari 2003 hade RRI lovat att klargöra frågan så snart W. hade återvänt från sin semester. Enligt kommissionen hade situationen emellertid inte förändrats och W. hade fortsatt att skjuta upp sitt nya ansvar. Kommissionen hävdade att klagomål om detta hade fortsatt att komma till delegationen från alla berörda parter (kinesisk meddirektör och EU:s meddirektör), som tvingades ta över denna extra arbetsbörda.

Kommissionen gjorde gällande att dess beslut att säga upp avtalet i enlighet med artikel 15 i avtalet således var korrekt.

2.3 Före behandlingen av detta påstående anser ombudsmannen att det är lämpligt att betona att han inte har något mandat att undersöka W:s agerande.

2.4 Ombudsmannen noterar att klaganden inte bestrider att W:s ansvar utökades genom ovannämnda tillägg till avtalet och att dessa uppgifter omfattade ett ansvar på området för "upphandling och upphandling".

2.5 Ombudsmannen har tagit del av kommissionens akt i detta ärende. Av de handlingar som granskades vid detta tillfälle framgick att W. faktiskt föreföll anta att han inte hade något ansvar på området "upphandling och upphandling" och att flera av de frågor som omfattades av detta område därför måste hanteras av andra personer som var inblandade i genomförandet av projektet. Det stämmer att klaganden har betonat att vissa av de relevanta handlingarna härrörde från EU:s meddirektör, en anställd vid ett konkurrerande företag. Det bör dock noteras att de relevanta dokumenten även innehåller meddelanden från W. själv och att innehållet i dessa meddelanden också stöder kommissionens ståndpunkt.

2.6 Under dessa omständigheter, och med beaktande av kommissionens ansträngningar att lösa problemet, förefaller kommissionens ståndpunkt rimlig. Inga administrativa missförhållanden kan därför konstateras när det gäller kommissionens beslut att säga upp avtalet.

3 Påstådd underlåtenhet att ge tillgång till handlingar

3.1 I februari 2004 begärde klaganden att kommissionen skulle få tillgång till de handlingar som rörde uppsägningen av avtalet. Kommissionen hade avslagit denna begäran. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen därigenom hade underlåtit att följa förordning (EG) nr 1049/2001. Klaganden klargjorde att klagomålet endast avsåg den tredje av de tre kategorier av handlingar som kommissionen identifierat i detta sammanhang. Denna kategori beskrevs av kommissionen som ”olika korrespondenser, främst via e-post, mellan olika personer i samband med genomförandet av kontraktet”.

3.2 I sitt yttrande ansåg kommissionen att ett utlämnande av dessa meddelanden skulle vara till skada för W som individ, eftersom det både skulle påverka hans personliga integritet och hans kommersiella intressen när det gäller hans ställning på arbetsmarknaden. Kommissionen påpekade att det inte fanns någon anledning att anta att W. var personligen ansvarig för att det nya mandatet inte hade iakttagits. Hans vägran att åta sig det nya ansvaret kan ha berott på hans avtalsförhållande med RRI eller klaganden.

3.3 I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information påpekade kommissionen att den relevanta kategorin av handlingar bestod av 16 handlingar. Kommissionen hävdade att ett utlämnande av dessa handlingar skulle undergräva skyddet för "den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter" (artikel 4.1 b i förordning 1049/2001). Den gjorde vidare gällande att utlämnandet av sådana uppgifter endast kunde ske om villkoren för behandling av personuppgifter i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (6) var uppfyllda. Kommissionen noterade att det enligt artikel 8 b i denna förordning krävs att en sökande ska visa att det är nödvändigt att personuppgifterna överförs till den och att institutionen ska försäkra sig om att den registrerades berättigade intressen inte skadas av överföringen. I samband med inspektionen av handlingarna i ärendet klargjorde kommissionen att den fortfarande ansåg att dess beslut också var motiverat på grundval av artikel 4.2 i förordning 1049/2001.

3.4 Ombudsmannen kan inte instämma i kommissionens ståndpunkt när det gäller artikel 4.1 b i förordning 1049/2001. Det bör för det första noteras att de relevanta dokumenten rör genomförandet av ett projekt som finansieras av EU. W. var en av de personer som hade rekryterats för detta ändamål. Det är därför svårt att se hur ett utlämnande av handlingar som rör genomförandet av detta projekt skulle kunna undergräva skyddet av W:s "integritet" eller "integritet". Ombudsmannen noterar vidare att de relevanta handlingarna - såsom konstaterats ovan (se punkt 2.4) - endast bekräftar kommissionens argument att W inte hade fullgjort alla de skyldigheter som han hade anförtrotts genom avtalet. Med tanke på att kommissionen har framfört sina argument i sitt yttrande, en handling som är tillgänglig för allmänheten, är det svårt att se vilken ytterligare skada ett utlämnande av de relevanta handlingarna skulle kunna medföra för W:s rätt till privatliv och integritet. Även om det antas att W:s privatliv eller integritet skulle kunna påverkas av utlämnandet av handlingarna, anser ombudsmannen att kommissionen inte på ett adekvat sätt har övervägt möjligheten att bevilja partiell tillgång, till exempel genom att bevilja tillgång till versioner av de handlingar i vilka W:s namn har strukits.

3.5 Mer allmänt kan kommissionens ståndpunkt i det aktuella fallet förstås så, att när en persons namn (som utgör personuppgifter) nämns i en handling som innehas av kommissionen, kan denna handling endast lämnas ut om den person som ansöker om tillgång visar att det är nödvändigt att personuppgifterna överförs till honom eller henne, i enlighet med artikel 8 b i förordning 45/2001. Med tanke på att de flesta handlingar innehåller namn skulle denna tolkning beröva allmänhetens rätt till tillgång till handlingar - en grundläggande rättighet som erkänns i artikel 42 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna - större delen av dess innebörd. Det bör i detta sammanhang särskilt noteras att det i artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs att en sökande som begär tillgång till handlingar som innehas av en gemenskapsinstitution inte behöver ange några skäl. Kommissionens uppfattning att en person som begär tillgång till en handling måste visa att det är nödvändigt att få ett namn, när den relevanta handlingen innehåller ett sådant namn, är svår att förena med denna bestämmelse.

3.6 För att undvika alla tvivel vill ombudsmannen betona att han håller med om att behovet av att skydda en persons privatliv kan göra det nödvändigt för en gemenskapsinstitution att inte lämna ut namnet på denna person när den begär tillgång till en handling som innehåller namnet på denna person. Ombudsmannen anser dock att ett sådant beslut måste grundas på omständigheterna i det enskilda fallet och att det måste fattas med vederbörlig hänsyn till att undantag från rätten till tillgång måste tolkas restriktivt. Han anser vidare att möjligheten att bevilja partiellt tillträde måste övervägas särskilt noggrant i sådana fall.

3.7 Kommissionen har också åberopat artikel 4.2 första strecksatsen i förordning 1049/2001, enligt vilken tillgång kan vägras om ett utlämnande skulle undergräva en fysisk eller juridisk persons affärsintressen. I detta sammanhang bör det noteras att kommissionen har betonat att det var W:s kommersiella intresse och att det inte var någon annan person som den hade i åtanke. Det är emellertid svårt att se vilka kommersiella intressen som W., som kommissionen påstår sig försvara, skulle kunna ha. Som nämnts ovan stöder de relevanta handlingarna endast kommissionens argument att W. hade underlåtit att uppfylla alla de skyldigheter som han hade anförtrotts genom avtalet. Med hänsyn till att kommissionen har framfört sina argument i sitt yttrande, som är en handling som är tillgänglig för allmänheten, är det svårt att se vilken ytterligare skada ett utlämnande av de relevanta handlingarna skulle kunna medföra för W.:s förmodade affärsintressen. Det bör vidare noteras att kommissionen har betonat att det inte fanns någon anledning att anta att W. var personligen ansvarig för att det nya mandatet inte hade iakttagits. Mot bakgrund av detta är det ännu svårare att förstå hur ett utlämnande av handlingarna skulle kunna skada W:s affärsintressen.

3.8 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen har underlåtit att ge en rimlig förklaring till sin vägran att bevilja tillgång till relevanta handlingar. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

4 Slutsats

Mot bakgrund av ovanstående lämnar ombudsmannen följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Utkastet till rekommendation

Kommissionen bör ompröva klagandens begäran om tillgång till handlingar.

Kommissionen och klaganden kommer att underrättas om detta förslag till rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga skall kommissionen sända ett detaljerat yttrande senast den 31 juli 2005. Det detaljerade yttrandet kan bestå av ett godtagande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att genomföra förslaget till rekommendation.

Strasbourg den 29 april 2005

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).

(2) Tillgänglig på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Kommissionen tillhandahöll en förteckning över dessa dokument.

(4) EGT L 8, 2001, s. 1.

(5) EGT L 145, 2001, s. 43.

(6) EGT L 8, 2001, s. 1.