Utfärdad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga [1]

1) Bakgrund

1. Utredningen gäller det sätt på vilket Europeiska kommissionen den 21 februari 2018 utsåg Martin Selmayr, dåvarande chef för kansliet (nedan kallat kabinettet) för kommissionens ordförande, till sin nya generalsekreterare. Även om kabinettsbefattningar i praktiken ofta är mer inflytelserika än roller inom kommissionens offentliga förvaltning, med tanke på att kabinettsledamöterna talar för kommissionsledamoten, är de till sin natur tillfälliga. Tjänsten som generalsekreterare är den viktigaste”fasta” tjänsten inom EU:s offentliga förvaltning. Beslut om att utse högre chefer inom den offentliga förvaltningen fattas av kommissionskollegiet, som består av en kommissionsledamot från varje EU-medlemsstat.

2. Onsdagen den 21 februari 2018 kl. 8.39 skickade Alexander Italianer, som hade varit kommissionens generalsekreterare sedan den 1 september 2015 och som vid den tidpunkten hade meddelat talmannen sin avsikt att gå i pension 2018, en skrivelse till talmannen i vilken han meddelade att han önskade avgå som generalsekreterare den 1 mars 2018 och gå i pension som EU-tjänsteman senast i slutet av mars 2018.

3. Knappt en timme senare, kl. 9.35, inleddes kommissionskollegiets veckomöte. På dagordningen stod ett antal förslag till utnämningar av ”högre chefer” för godkännande, varav ett gällde Jacek Selmayr. Kollegiet enades om att han skulle utnämnas till biträdande generalsekreterare. Daniel Italianer meddelade därefter kollegiet att han skulle avgå som generalsekreterare den 1 mars och gå i pension den 31 mars 2018. Denna information fanns inte med på dagordningen. Ordföranden föreslog därefter att Alain Selmayr skulle ersätta Alain Italianer som generalsekreterare med verkan från och med den 1 mars 2018. Ingen av kommissionsledamöterna uppges ha invänt mot detta förslag. Den 1 mars 2018 blev János Selmayr generalsekreterare ^[1].

4. Farhågor om denna utnämning togs upp, lockade utbredd negativ kommentar. Europaparlamentet diskuterade utnämningen vid plenarsammanträdet den 12 mars 2018 ^[2] och bad därefter sitt budgetkontrollutskott att behandla frågan.

5. Den 20 mars 2018 skickade kommittén ett omfattande frågeformulär till kommissionen. Kommissionen svarade den 25 mars 2018. Den 27 mars 2018 höll utskottet en utfrågning med Oettinger, kommissionsledamot med ansvar för personalfrågor. Den 28 mars 2018 skickade kommittén ett andra omfattande frågeformulär till kommissionen, som besvarade det den 4 april 2018 ^[3].

6. Europeiska ombudsmannen hade under tiden mottagit klagomål om utnämningen. Den 26 mars 2018 meddelade ombudsmannen att hon hade för avsikt att invänta arbetet i parlamentets budgetkontrollutskott innan hon undersökte frågan.

7. Den 18 april 2018 antog parlamentet en resolution om utnämningen av Selmayr till generalsekreterare ^[4]. Därigenom identifierades ett antal specifika farhågor i samband med utnämningen och betecknades den som en ”kuppliknande åtgärd som sträckte ut och eventuellt till och med överskred lagens gränser”. Parlamentet uppmanade också ombudsmannen att ”informera kommissionen och parlamentet om sina synpunkter och om eventuella fall av administrativa missförhållanden som hon har upptäckt och som skulle behöva följas upp”.

2) Tidslinje

	Biträdande generalsekreterare (DSG)	Generalsekreterare
September 2015		Den nye generalsekreteraren, Italianer, meddelar ordförande Jean-Claude Juncker att han tänker gå i pension strax efter mars 2018.
Andra halvåret 2017/tidigt 2018		Diskussioner [5] om hans efterträdare äger rum mellan honom, presidenten och Hans-Gert Selmayr [6] .
Tidigt 2018		Mr Italianer bekräftar att han kommer att gå i pension [7]. Överföringen av János Selmayr till tjänsten som generalsekreterare blir ”ett möjligt alternativ”[8].
11–12 januari 2018		Det finns belägg [9] för att kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker uppmuntrade Jean-Claude Selmayr att ”arbeta för” alternativet att ta på sig generalsekreterarens ansvar.
Senast 24 jan 2018	Ordföranden håller via sitt kansli med om att en nuvarande DSG (Michou) kommer att lämna sin tjänst, vilket innebär att hennes tjänst från och med den 1 mars 2018 blir vakant.
24 Jan 2018	Utkast till meddelande om ledig tjänst för DSG utarbetas.
Före 31 jan 2018	Ordföranden godkänner via sitt kansli meddelandet om ledig tjänst.
lördag, 31 jan 2018	Kommissionskollegiet överför Michou och inleder ett förfarande för lediga tjänster. DSG-tjänsten godkänns och meddelandet om ledig tjänst offentliggörs, med sista ansökningsdag den 13 februari.
torsdagen den 8 februari 2018	Den första kandidaten ansöker om DSG.
måndag, 12 feb 2018	Selmayr överlämnar ett meddelande till den rådgivande tillsättningskommittén med information om sin avsikt att ansöka och återkallar sig själv och sitt kabinett från den rådgivande tillsättningskommittén. Han lämnar in en separat skrivelse med en ansökan om DSG. Den första kandidaten deltar i bedömning av extern HR-konsult.
tisdagen den 13 februari 2018	Generaldirektören för personalfrågor, som är ständig medlem av den centrala behöriga myndigheten, informerar talmannen om Selmayrs ansökan, hans avvisande från den centrala behöriga myndigheten och de övriga kanslimedlemmarnas avvisande. Jean-Claude Juncker motsätter sig detta meddelande. Den centrala behöriga myndigheten får resultaten av den första kandidatens externa bedömning.
lördag, 14 feb 2018	Tillsättningsmyndigheten avger ett preliminärt yttrande om att båda kandidaterna är lämpliga att intervjuas av tillsättningsmyndigheten.
torsdag, 15 feb 2018	János Selmayr deltar i den externa utvärderingen.
lördag, 16 feb 2018	CCA intervjuar Selmayr och drar slutsatsen att han är en lämplig kandidat på slutlistan.
lördag, 20 feb 2018	14:58 Den första kandidaten skriver till CCA och drar sig tillbaka. Mellan kl. 14.58 och 18.10 undertecknar de fyra berörda ledamöterna i tillsättningskommittén tillsättningskommitténs yttrande och nominerar Michael Selmayr till posten som DSG. 18.30 Kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker och kommissionsledamot Günther Oettinger intervjuar tillsammans Günther Selmayr för tjänsten som DSG. 20.04 Talmannens kansli informerar GD HR om talmannens beslut att nominera Selmayr till DSG.	Kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker informerar förste vice ordförande Frans Timmermans om Italianers pensionering och hans avsikt att föreslå Jean-Claude Selmayr som generalsekreterare för kollegiet nästa dag. Herr Timmermans håller med. 13.23 Generaldirektoratet för personal och säkerhet informeras om detta förslag och börjar utarbeta ett meddelande till kollegiets sammanträde om att Italianer kommer att gå i pension och ordföranden föreslår att Selmayr utnämns till generalsekreterare. I dokumentet nämns redan Jacek Selmayr som ”biträdande generalsekreterare”. Dokumentet ändrades senast kl. 14.45. Före intervjun med Jean-Claude Juncker och kommissionsledamot Günther Oettinger för posten som DSG informeras kommissionsledamot Günther Oettinger om Günther Italianers avgång och ger sitt samtycke till ordförandens förslag att utnämna Günther Selmayr till generalsekreterare.
21 februari 2018	9:35 Det 2244:e kollegiets möte börjar. Selmayr utnämns till ställföreträdande generalsekreterare	8:39 Herr Italianer skickar sin avskedsansökan till ordförande Juncker. - Mr Italianer meddelar att han går i pension till kollegiet. Selmayr utnämns till generalsekreterare

3) Förfarandesteg i utredningen

8. Den 5 maj 2018, efter parlamentets resolution, skrev ombudsmannen till kommissionen och uppgav att hon hade inlett en undersökning av ärendet. För att undvika dubbelarbete sade hon att hon skulle anse att de svar som kommissionen redan lämnat till parlamentet utgjorde kommissionens slutliga ståndpunkt i dessa frågor, såvida inte kommissionen informerade henne om något annat. Hon uppgav också att hon skulle genomföra sin undersökning inom ramen för det oberoende mandat som ombudsmannen fått genom EU-fördragen ^[10].

9. Som ett första steg ställde ombudsmannen sju frågor till kommissionen som svarade den 15 juni 2018 ^[11].

10. Parallellt med detta informerade ombudsmannen kommissionen om att hon krävde tillgång till alla handlingar, från den 1 september 2017 till den 18 april 2018 (dagen för parlamentets resolution), rörande utnämningen av den nya generalsekreteraren. För att undvika tvivel angav ombudsmannen att detta krav omfattade handlingar som skickats från kommissionsledamöter till deras kanslier, handlingar inom och mellan kanslier samt handlingar mellan kommissionsledamöter/kabinetter och kommissionens avdelningar, och bör omfatta alla handlingar som rör den tidigare generalsekreterarens pensionering, utnämningen av en ny biträdande generalsekreterare och utnämningen av den nya generalsekreteraren.

11. Inspektionen av dessa handlingar inleddes den 6 juni 2018. Kommissionen gav ombudsmannen tillgång till två mappar med handlingar. Den ena mappen innehöll akten om utnämningen av Jarosław Selmayr till biträdande generalsekreterare, den andra innehöll protokollen från kanslichefernas möten den 19 februari 2018 och från kommissionens möte den 21 februari 2018. Den innehöll också flera e-postutbyten mellan kommissionens talespersoner och flera journalister.

12. Ombudsmannen klargjorde sedan skriftligen den mycket bredare omfattningen av den dokumentation som krävdes, och kommissionen uppgav att den skulle se över sina ärenden. Inspektionen återupptogs den 21 juni 2018 och omfattade sammanlagt tolv separata inspektionsdagar. Ombudsmannens personal inspekterade ytterligare 15 mappar från kommissionens generaldirektorat för personal och två mappar från kommissionens rättstjänst. Inspektionen omfattade totalt mellan 8 500 ^[12] och 11 000 ^[13] sidor. Denna stora volym förklaras delvis av att ärendena innehöll ett stort antal preliminära utkast till kommissionens svar på parlamentets frågeformulär ^[14].

13. Bortsett från handlingarna i målet om utnämningen av Alain Selmayr till biträdande generalsekreterare, som innehåller handlingar från den 31 januari 2018 till slutet av februari 2018, är samtliga handlingar som kontrollerades från och med den 21 februari 2018, den dag då Alain Italianer lämnade in sin skrivelse om pensionering och den dag då kommissionen utsåg Alain Selmayr till ersättare för honom.

14. Under inspektionen bad ombudsmannen kommissionen att bekräfta att uppgifter om de handlingar hon begärde hade lämnats till kommissionens berörda avdelningar och kabinett och att alla handlingar som mottagits från dessa avdelningar och kabinett hade kommit till ombudsmannens kännedom ^[15]. Kommissionen gav denna bekräftelse.

15. Den dokumentation som ombudsmannen granskade omfattade ett antal e-postutbyten med journalister. Ombudsmannen känner till offentliga uttalanden från andra journalister om att de också utbytte e-postmeddelanden med kommissionens talespersontjänst om utnämningen av Selmayr till generalsekreterare. Ombudsmannen bad kommissionen om kopior av dessa ytterligare utbyten. Kommissionen informerade ombudsmannen om att den hade kontaktat sin talespersontjänst men hade fått veta att kopior av e-postmeddelandena i fråga inte kunde hittas ^[16].

4) Strukturen på kommissionens avdelningar

16. Kommissionen är indelad i avdelningar som kallas generaldirektorat och som var och en ansvarar för ett visst politikområde, t.ex. konkurrens, jordbruk, handel eller energi. Varje generaldirektorat står under politisk tillsyn av en eller flera kommissionsledamöter, som tillsammans med kommissionskollegiet beslutar om kommissionens politik. Det övergripande ansvaret för genomförandet av kommissionens politik ligger inom varje generaldirektorat hos dess generaldirektör.

17. Kommissionens generalsekretariat är ett specialiserat generaldirektorat som verkar under politisk ledning av kommissionens ordförande. Även om den har ett särskilt ansvar gentemot ordföranden har den också ett ansvar gentemot hela kommissionen, eftersom den ansvarar för den övergripande samstämmigheten och samordningen av kommissionens arbete ^[17]. Generalsekretariatet leds av ”generalsekreteraren”, som har en generaldirektörs grad. Eftersom generalsekreteraren är den ”förste bland jämlikar” anses han eller hon vara den högsta fast anställda tjänstemannen inom kommissionen. Som kommissionen påpekade i sina svar till parlamentet är ”kommissionens generalsekreterare inte ett vanligt arbete”. Det krävs ”särskild erfarenhet” av hur kommissionen fungerar, dess arbetsmetoder, beslutsprocesser och interinstitutionella roll ^[18]. Det är uppenbart att kommissionens generalsekreterare har en central roll inom hela EU:s offentliga förvaltning.

18. Varje kommissionsledamot bistås av ett kansli (”kabinettet”). Skåp består av kanslichefen, en biträdande kanslichef, rådgivare och administrativ personal [^19]. Till skillnad från de tjänster som innehas av tjänstemän som arbetar inom den offentliga förvaltningen är kanslitjänsterna begränsade till den tid som kommissionens femåriga mandatperiod varar. Presidentens kanslichef spelar en nyckelroll eftersom han eller hon ger råd till presidenten och talar direkt för honom eller henne, och är i detta sammanhang involverad i många viktiga beslutsprocesser (inklusive de som rör utnämning av högre chefer).

19. Den grundläggande skillnaden mellan kommissionens tjänstemän och kanslipersonalen är att kanslipersonalen är personligt utnämnda , vars anställnings- och administrativa ställning är kopplad till kommissionsledamotens mandatperiod. Personal vid kommissionen utnämns däremot på grundval av uttagningsprov. De är till största delen fast anställda, men många har även tidsbegränsade anställningar. De måste ha det oberoende som krävs för att tjänstgöra i en eventuell kommission under hela sin karriär, men kan vara och är ”utstationerade” till ett kansli. Så var fallet med Jarosław Selmayr, som i egenskap av tjänsteman var utstationerad vid presidentens kansli. Tidigare generalsekreterare hade också tjänstgjort i kabinett, bland annat i kommissionsordförandenas kabinett.

5) Utnämning av kommissionens högre tjänstemän

20. Urvalet och utnämningen av EU-tjänstemän regleras i tjänsteföreskrifterna ^[20]. De innehåller två typer av tjänster som innehas av högre tjänstemän:

• direktörer (lönegrad AD14/15),
• generaldirektörer (lönegrad AD15/16),

Tjänsten som generalsekreterare är en generaldirektörstjänst.

21. I kommissionens policy för högre tjänstemän ^[21] fastställs vissa allmänna principer för utnämning av högre tjänstemän. Behörighet och kompetens som är relevant för tjänsten är de viktigaste kriterierna för utnämning: Kandidater får endast utnämnas till högre chefer efter en meritbaserad jämförelse av behörig personal ^[22].

22. I policyn för högre tjänstemän anges vidare att ”[e]n allmän regel är att vakanta högre tjänstemannatjänster måste offentliggöras”, eftersom detta ger ”den bästa garantin” för att hitta de lämpligaste kandidaterna för en tjänst på ett öppet sätt. Det ger också alla behöriga tjänstemän möjlighet att ansöka ^[23].

23. Utnämningar av högre chefer görs av kommissionskollegiet. Vissa enskilda kommissionsledamöter har dock viktiga roller i utnämningsprocessen innan kollegiet beslutar om utnämningar. Utnämningarna grundar sig på ett förslag från kommissionsledamoten med ansvar för personalfrågor. För att förslaget ska kunna gå vidare måste ordföranden ge sitt samtycke. Innan ordföranden ger sitt samtycke måste han eller hon samråda med den eller de kommissionsledamöter och vice ordförande som ansvarar för det politikområde där den utvalda kandidaten kommer att arbeta ^[24].

24. En rådgivande kommitté, kallad rådgivande kommittén för utnämningar (CCA), har en viktig förberedande roll i utnämningsprocessen. Dess roll är att utvärdera och intervjua kandidater och på grundval av detta rekommendera en slutlista över lämpliga kandidater till de kommissionsledamöter som ansvarar för att föreslå utnämningar (se bilaga I). När det gäller utnämningsförfaranden för tjänster som biträdande generaldirektör består tillsättningskommittén av följande ledamöter ^[25]:

1. Generalsekreterare (ordförande).
2. Generaldirektör för det rekryterande generaldirektoratet.
3. Generaldirektör för HR.
4. Chef för presidentens kansli.
5. kanslichef för kommissionsledamoten med ansvar för mänskliga rättigheter,
6. Ständig föredragande (för närvarande direktör vid generaldirektoratet för personal och säkerhet). och
7. Föredragande för ärendet (utsedd av generalsekreteraren från en förteckning över föredragande ^[26] bestående av befintliga högre chefer).

25. Om tjänsten i fråga är en tjänst som biträdande generalsekreterare minskas antalet personer vid den centrala behöriga myndigheten från sju till sex, eftersom generalsekreteraren också är generaldirektör för det rekryterande generaldirektoratet ^[27].

26. I policyn för högre tjänstemän anges att de slutlistor som antas av tillsättningskommittén under alla omständigheter bör erbjuda kommissionsledamöterna ett tillfredsställande urval av kandidater. De ansvariga kommissionsledamöterna måste å ena sidan ha det bredaste urvalet av kandidater med lämpliga kvalifikationer och å andra sidan ha en förteckning över kandidater för intervju som inte innebär en stor börda för dem att göra en jämförande bedömning av ett stort antal kandidater [28].

Omplaceringar

27. Kommissionen vidhåller i sina svar till parlamentet att den också kan ”omplacera” en tjänsteman med hans eller hennes tjänst - utan att behöva offentliggöra en ledig tjänst, utan att behöva identifiera kandidater och utan att behöva jämföra kandidater ^[29].

28. EU-domstolarna har fastställt regler för användning av ”omplaceringar med post”. Omplaceringar med tjänster bygger på begreppet ”likvärdighet”. Ombudsmannen anser att det skulle vara juridiskt mycket problematiskt att använda en omplacering för att flytta en person från en ”typ av tjänst” till en högre ”typ av tjänst”, eftersom detta sannolikt skulle strida mot likvärdighetsprincipen (se bilaga II för en teknisk beskrivning av detta begrepp).

29. I sina svar till parlamentet noterar kommissionen att de tre tidigare generalsekreterarna – David O’Sullivan, Catherine Day och Alexander Italianer – alla omplacerades till generalsekreterare ^[30]. Såsom parlamentet har påpekat har emellertid alla tre redan innehaft och utövat funktionen som generaldirektör i sina grundläggande karriärer innan de omplacerades till tjänsten som generalsekreterare.

30. I januari 2018 motsvarade Selmayr däremot en direktör och inte en generaldirektör (hans tjänst var en ”huvudsaklig rådgivare”)^[31]. Selmayr kunde inte förlita sig på den högre lönegraden och rang som han innehade vid presidentens kansli för att göra detta hopp, eftersom de lönegrader och den rang som innehades vid ett kansli inte räknas in i en tjänstemans framsteg i hans eller hennes grundläggande karriär. Detta är inte bara juridiskt mycket problematiskt, utan som kommissionen bekräftade för parlamentet, inte dess praxis. Detta innebar att Selmayr, om han skulle bli generalsekreterare genom omplacering, först måste utnämnas till en generaldirektörstjänst som motsvarar tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare.

6) Utnämningarna av Martin Selmayr

31. Kommissionen berättade för parlamentet att ordförande Jean-Claude Juncker och hans dåvarande kanslichef hade gjort flera försök att övertyga Antonio Italianer om att fortsätta som generalsekreterare. Kommissionen uppgav att det hade förts ”diskussioner och reflektioner” ^[32] om Italianers succession mellan presidenten, Selmayr och Italianer från och med andra halvåret 2017 och mer detaljerat från och med början av 2018 ^[33]. I början av 2018 bekräftade Alain Italianer att han skulle rätta sig efter sitt beslut att gå i pension ^[34] och enligt kommissionen blev överföringen av Alain Selmayr till tjänsten som generalsekreterare ”ett möjligt alternativ”^[35].

32. I en intervju med en belgisk tidning samma dag som han utsågs till generalsekreterare uppges Selmayr ha uppgett att ordförande Juncker i början av januari 2018 hade uppmuntrat honom att arbeta för möjligheten att ta på sig ansvaret för att bli generalsekreterare ^[36]. Journalisten i fråga har enligt uppgift uppgett att Janusz Selmayrs kommentarer fanns ”på protokollet”^[37].

33. Det är dock möjligt att utifrån den granskade dokumentationen identifiera de åtgärder som i slutändan ledde till att Jacek Selmayr blev generalsekreterare. Det är uppenbart att förberedande åtgärder vidtogs från mitten av januari till den 21 februari 2018 som underlättade utnämningen av János Selmayr till generalsekreterare. Det faktum att sådana förberedande åtgärder vidtogs, och det exakta sätt på vilket de vidtogs, ger upphov till särskilda farhågor.

i) Förberedande åtgärder

34. Den lediga tjänsten som biträdande generalsekreterare inrättades genom ett beslut om att omplacera en sittande biträdande generalsekreterare, Paraskevi Michou, till tjänsten som generaldirektör vid generaldirektoratet för migration och inrikes frågor. Detta beslut fattades den 31 januari 2018. Eftersom det i beslutet anges att omplaceringen av Michou skulle träda i kraft den 1 mars 2018 skulle den lediga tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare emellertid inte tillträda förrän detta datum.

35. Det var inget fel med denna omplacering i sig. Utnämningen av Michou var emellertid ovanlig, eftersom det rörde sig om en utnämning av en generaldirektör till en portfölj under gemensamt ansvar av en kommissionsledamot med samma nationalitet (både Michou och Avramopoulos är grekiska). Kommissionen utser i regel ^[38] inte generaldirektörer till en portfölj under ansvar av en kommissionsledamot med samma nationalitet. Ombudsmannen har kontrollerat kommissionens register och funnit att det under de senaste 14 åren har utnämnts mer än 100 generaldirektörer, men inga där den nyutnämnda generaldirektören var av samma nationalitet som den berörda kommissionsledamoten ^[39].

36. Ännu viktigare är att tidpunkten för Michous utnämning också är anmärkningsvärd. Det godkändes av kommissionskollegiet den 31 januari 2018, tre veckor före antagandet av den periodiska mobilitetsövningen den 21 februari 2018 och fyra veckor innan utnämningen skulle träda i kraft. Det finns ingen övertygande förklaring till varför beslutet skulle fattas den 31 januari och inte den 21 februari ^[40]. Ett antal andra utnämningar som beslutades den 21 februari trädde i kraft den 1 mars. Det är oklart varför det därför var nödvändigt att tillkännage Michous förflyttning den 31 januari, då utnämningen inte skulle träda i kraft förrän i mars. Men att flytta utnämningen framåt hade en stor implikation; Det gjorde det möjligt att inleda utnämningsförfarandet för den vakanta tjänsten som biträdande generalsekreterare den 31 januari 2018. Detta gav Jacek Selmayr tid att ansöka, för att utvärderingsprocessen och intervjuerna skulle slutföras och för att Jacek Selmayr sedan skulle utses till biträdande generalsekreterare vid kollegiets möte den 21 februari 2018, strax innan Jacek Italianer officiellt meddelade att han skulle gå i pension.

37. Förslaget att överföra Michou – innan det fördes till kollegiets sammanträde – krävde ordförandens godkännande. Kommissionen har meddelat ombudsmannen att detta godkännande normalt skulle ges vid ett möte med ordförandens kansli före kollegiets möte. Kommissionen har dock sagt att det inte finns något protokoll eller närvarorekord från det relevanta mötet med ordförandens kansli.

38. Eftersom varken Janusz Selmayr eller någon av ordförandens kanslier formellt avstod från denna beslutsprocess, måste det antas att kansliet ingick i den beslutsprocess som ledde till överföringen av Michou och därmed skapade en ledig tjänst som biträdande generalsekreterare.

39. Den 31 januari 2018 godkände kollegiet offentliggörandet av meddelandet om ledig tjänst som biträdande generalsekreterare. Ombudsmannen förstår att före detta följdes det normala godkännandeförfarandet för förslaget. När det gäller en tjänst vid generalsekretariatet är ordförandens kansli det sista steget i godkännandeförfarandet för ett meddelande om ledig tjänst. Detta innebär att ordförandens kansli, som därefter leddes av Jacek Selmayr, deltog i utarbetandet och godkännandet av meddelandet om ledig tjänst som biträdande generalsekreterare veckan före den 31 januari 2018.

40. Trots att det inte fanns några invändningar mot denna beslutsprocess ansökte Janusz Selmayr 12 dagar senare om den lediga tjänsten tillsammans med en annan högt uppsatt medlem av ordförandens kansli. Ingen annan ansökte.

Artikel 11a i tjänsteföreskrifterna

41. I allmänhet bör en sökande inte i någon form eller i något skede delta i förberedelserna eller anordnandet av ett urvalsförfarande där han eller hon kan vara sökande. Detta är inte bara en princip om god förvaltning, det är också en rättsprincip ^[41]. I artikel 11a i tjänsteföreskrifterna föreskrivs följande:

”1. En tjänsteman får inte i sin tjänsteutövning, utom i de fall som anges nedan, behandla en fråga där han, direkt eller indirekt, har ett personligt intresse som kan inverka menligt på hans oberoende, särskilt familjeintressen och ekonomiska intressen.

2. Varje tjänsteman som i sin tjänsteutövning skall handlägga en fråga som avses ovan skall omedelbart underrätta tillsättningsmyndigheten. Tillsättningsmyndigheten skall vidta alla lämpliga åtgärder och kan i synnerhet befria tjänstemannen från ansvar i denna fråga. ”

42. Det är uppenbart att Jacek Selmayr och/eller andra medlemmar av ordförandens kansli deltog i den beslutsprocess som ledde till 1) inrättandet av den lediga tjänsten som biträdande generalsekreterare och 2) godkännandet av meddelandet om ledig tjänst som biträdande generalsekreterare som Jacek Selmayr (och en annan högre medlem av ordförandens kansli) senare ansökte om. Detta skapade åtminstone en risk för en intressekonflikt.

43. Ombudsmannen anser därför att Peter Selmayrs vägran att delta i urvalsförfarandet, som gjordes den 12 februari, kom för sent och under alla omständigheter var oundviklig i detta skede. För att undvika risken för en intressekonflikt borde Jacek Selmayr redan i januari 2018 ha avstått från all inblandning i de relevanta beslutsprocesserna, och kanske även från presidentens kansli, som han hade hierarkisk kontroll över.

44. Eftersom Jean-Claude Juncker i början av januari 2018 uppenbarligen hade uppmuntrat Jean-Claude Selmayr att intressera sig för att bli generalsekreterare, och eftersom Jean-Claude Selmayr var medveten om vikten av att bli ställföreträdande generalsekreterare för att göra det möjligt för honom att omplaceras till tjänsten som generalsekreterare, skulle det oundvikligen vara problematiskt för Jean-Claude Selmayr att delta i något av arrangemangen för att tillsätta tjänsterna som ställföreträdande generalsekreterare eller generalsekreterare. Även om Janusz Selmayr inte hade beslutat att ansöka om tjänsten som biträdande generalsekreterare före sin ansökan den 12 februari, borde kommissionen ha vidtagit lämpliga åtgärder när Janusz Selmayr hade ansökt om tjänsten för att undvika risken för en intressekonflikt. Efter att ha konstaterat att Janusz Selmayr inte hade avsagt sig de relevanta beslutsprocesserna borde den ha återupptagit urvalsförfarandet utan ordförandens kanslis inblandning. Det faktum att kommissionen inte vidtog sådana åtgärder utgör ett administrativt missförhållande.

ii) Utnämning av biträdande generalsekreterare

45. Den centrala behöriga myndigheten för utnämning av en ställföreträdande generalsekreterare består av sex personer (se punkt 25). Den ena är ”föredraganden” som valts från en förteckning över ”högre chefer” i kommissionen. Den 8 februari 2018 utsåg CCA:s ordförande, generalsekreterare Italianer, generaldirektören för kommunikation till föredragande för det rådgivande förfarandet för tjänsten som biträdande generalsekreterare.

46. Samma dag mottogs den första ansökan från en kandidat (den första kandidaten), en högt uppsatt medlem av presidentens kansli.

47. I egenskap av ordförandes kanslichef var Jacek Selmayr medlem av den centrala behöriga myndigheten. Den 12 februari avstod Selmayr från att delta i CCA:s deltagande i detta utnämningsförfarande och angav att han själv avsåg att söka tjänsten. Han uppgav också att det, med tanke på hans nuvarande befattning och hans roll som ständig medlem i den centrala behöriga myndigheten, skulle vara viktigt att undvika ”eventuella intressekonflikter”. Han uppmanade därför generaldirektoratet för personal och säkerhet att vidta lämpliga åtgärder för att se till att förfarandet genomförs utan hans inblandning eller inblandning av någon person över vilken han hade hierarkisk auktoritet (det vill säga andra medlemmar av ordförandens kansli). Skälet till att han avsade sig de övriga ledamöterna i ordförandens kansli, vilket framgår av de kommissionshandlingar som granskats, var att dessa eventuella ersättares oberoende skulle äventyras i ett förfarande som involverade deras egen direkta överordnade. Ombudsmannen anser dock att denna avvisning kom för sent och knappast var ett beslut som han kunde ha undvikit.

48. Samma dag, den 12 februari 2018, ansökte János Selmayr om tjänsten som biträdande generalsekreterare. I sina svar till parlamentet uppgav kommissionen att János Selmayr ansökte om tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare för att säkerställa att hans förflyttning som generalsekreterare ”inte bara skulle vara förenlig med lagen, utan även med kommissionens praxis”^[42]. I själva uttalandet anges att han deltog i urvalsförfarandet för biträdande generalsekreterare med det enda syftet att kunna omplaceras till generalsekreterare.

49. Den 12 februari deltog även den första kandidaten i en dagslång utvärdering som genomfördes av en extern HR-konsult ^[43].

50. Den 13 februari informerade generaldirektören för personal om Jean-Claude Junckers ansökan och att han därför inte kunde delta i den centrala behöriga myndigheten. Generaldirektören för den höga representanten instämde i Selmayrs förslag att generaldirektoratet för den höga representanten skulle vidta ”alla åtgärder som är nödvändiga och lämpliga för att säkerställa att de olika stegen i detta förfarande kan genomföras utan [Selmayrs] inblandning eller medverkan av någon annan anställd vid ordförandens kansli”. Hon föreslog att all korrespondens i samband med detta urvalsförfarande, som normalt sett antingen skulle vara ställd till kanslichefen eller kräva dennes samtycke, skulle skickas direkt till dig personligen och för ditt personliga samtycke. Meddelandet kontrasignerades av ordföranden, som gav sitt samtycke. Följaktligen visste ordföranden senast den 13 februari 2018 att hans kanslichef ansökte om tjänsten som biträdande generalsekreterare.

51. Selmayrs och hans kanslikollegors avsvärjande innebar att det nu bara fanns fem ledamöter i den centrala behöriga myndigheten.

52. Den 14 februari 2018 avgav tillsättningsmyndigheten, på grundval av de båda sökandenas ansökningar, sitt”preliminära yttrande”, i vilket den ansåg att båda sökandena skulle kallas till intervju.

53. Den 15 februari 2018 deltog Jacek Selmayr i den dagslånga bedömningen av den externa konsulten (vilket är en god praxis som andra EU-institutioner skulle kunna undersöka). Samma dag skickades även ett meddelande ut till tillsättningskommitténs medlemmar, i vilket datum och tider för tillsättningskommitténs intervjuer med Selmayr (kl. 8.00 den 16 februari) och den första kandidaten (kl. 18.00 den 20 februari) fastställdes. I meddelandet angavs också tidpunkten för att anta den centrala behöriga myndighetens yttrande (kl. 18.45 den 20 februari).

54. Den 16 februari intervjuade den centrala behöriga myndigheten Jacek Selmayr och konstaterade att han var en lämplig kandidat att föras upp på slutlistan. Chefen för kansliet för kommissionsledamoten med ansvar för mänskliga rättigheter, som är ständig medlem av den centrala behöriga myndigheten, var inte närvarande vid intervjun [44]. Detta innebar att han inte längre kunde delta i förfarandet, eftersom tillsättningskommitténs medlemmar måste närvara vid alla relevanta intervjuer för att kunna jämföra de sökandes meriter. Detta innebar att antalet återstående medlemmar i CCA blev fyra, vilket är det minsta antal som krävs för beslutförhet.

55. Den 20 februari 2018, under lunchen dagen före det relevanta kollegiets sammanträde, informerade kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker förste vice ordförande Frans Timmermans om Frans Italianers beslut att gå i pension och hans (ordförandens) avsikt att föreslå att kollegiet utser Frans Selmayr till ny generalsekreterare. Frans Timmermans instämde i detta förslag. Det finns indikationer på att Frans Timmermans vid detta möte inte fick kännedom om några processuella svårigheter i samband med utnämningen av Frans Selmayr till generalsekreterare [45].

56. Den 20 februari 2018 fick den berörda enhetschefen vid generaldirektoratet för personal och säkerhet en muntlig instruktion om förslaget att utnämna Jacek Selmayr till generalsekreterare. Enhetschefen skapade ett Word-dokument om ”administrativa frågor”, kl. 13.23 samma dag. Detta dokument skulle fungera som ett informationsmeddelande för kollegiets sammanträde som skulle äga rum nästa morgon. Det är viktigt att notera att det i dokumentet uttryckligen nämns att Giuseppe Italianer har gått i pension som generalsekreterare. Det anges också att talmannen i samförstånd med kommissionsledamot Günther Oettinger föreslår att Robert Selmayr ska överföras till tjänsten som generalsekreterare från och med den 1 mars 2018. I dokumentet beskrivs inte Janusz Selmayr som huvudsaklig rådgivare eller som kanslichef. I stället beskrivs han som ”biträdande generalsekreterare”. Dokumentet ändrades senast kl. 14.45 den 20 februari 2018.

57. Kl. 14.58 den 20 februari 2018 skickade den första kandidaten, som skulle intervjuas av tillsättningskommittén kl. 18.00, ett e-postmeddelande till tillsättningskommitténs ständiga rapportör och drog formellt tillbaka sin ansökan om tjänsten som biträdande generalsekreterare [46].

58. Det var efter det formella tillbakadragandet av den första kandidaten som den berörda enhetschefen vid generaldirektoratet för personal och säkerhet bad de fyra ledamöterna i den centrala behöriga myndigheten, som hade intervjuat Selmayr, att underteckna utkastet till yttrande från den centrala behöriga myndigheten, som sedan blev det slutliga yttrandet från den centrala behöriga myndigheten. Den dåvarande generalsekreteraren, Italianer, var den sista medlemmen i den rådgivande kommittén som undertecknade yttrandet, omkring kl. 18.10. I och med det slutliga undertecknandet antogs tillsättningskommitténs yttrande formellt.

59. Klockan 18.30 kvällen före kollegiets möte intervjuade kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker och kommissionsledamot Günther Oettinger János Selmayr gemensamt för befattningen som biträdande generalsekreterare. Före den intervjun informerade kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker kommissionsledamot Günther Oettinger om att han hade gått i pension och om sin avsikt att föreslå att kommissionskollegiet utser Jean-Claude Selmayr till ny generalsekreterare [47].

60. Klockan 20.04 den 20 februari 2018 informerade en högt uppsatt medlem av ordförandens kansli, samma person som tidigare hade dragit tillbaka sin kandidatur till tjänsten, generaldirektoratet för personal och säkerhet via e-post om att talmannen, efter att ha intervjuat Peter Selmayr tillsammans med Peter Oettinger, föreslog att Peter Selmayr skulle utnämnas till biträdande generalsekreterare. På grundval av detta e-postmeddelande färdigställde generaldirektoratet för personal och säkerhet ett dokument med sina förslag om att utse en rad högre chefer.

61. På förmiddagen för kollegiets möte, onsdagen den 21 februari kl. 8.39, skickade Italianer ett e-postmeddelande till kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker med en formell skrivelse om att han ville avgå som generalsekreterare den 1 mars och gå i pension slutgiltigt den 31 mars 2018 [48].

62. Kollegiets sammanträde inleddes kl. 9.35. Italianers pensionering fanns inte med på den skriftliga sammanträdesdagordning som hade delats ut i förväg, och inte heller den planerade utnämningen av en ny generalsekreterare. Det verkar som om inga andra kommissionsledamöter än Jean-Claude Juncker, Frans Timmermans och Günther Oettinger visste att denna fråga skulle uppstå under mötet.

63. Under sammanträdet tillkännagav Günter Oettinger förslaget om att utse en rad högre chefer, däribland Jacek Selmayr till ställföreträdande generalsekreterare. Alla dessa förslag antogs av kollegiet. Med tanke på mötets korta varaktighet (49 minuter) och de olika andra punkterna på dagordningen, bland annat en diskussion om EU:s budget och en konferens i Afrika, måste alla diskussioner om enskilda utnämningar på denna förteckning ha varit mycket begränsade. Som beskrivs närmare nedan godkände kollegiet därefter utnämningen av Jacek Selmayr till generalsekreterare.

Den rådgivande kommitténs sammansättning

64. När det gäller utnämningsförfaranden för biträdande generalsekreterare består den centrala behöriga myndigheten av sex högre tjänstemän från kommissionen, däribland ordförandens kanslichef och generalsekreteraren. Ombudsmannen noterar att alla dessa högre tjänstemän har ett nära samarbete, känner varandra väl och mycket ofta också känner kandidaterna.

65. I artikel 10 i den centrala behöriga myndighetens arbetsordning anges att en medlem i den centrala behöriga myndigheten, som har ett personligt intresse som kan försämra hans eller hennes oberoende i en viss fråga som behandlas av den centrala behöriga myndigheten, varken får delta i överläggningarna eller rösta i denna fråga. I sådana fall kräver reglerna att den berörda ledamoten ”ska ersättas av en föredragande som utsetts av generalsekreteraren bland ledamöterna på förteckningen över föredragande”(vår kursivering)[49].

66. När Ioannis Selmayr den 12 februari 2018 avstod från att delta i urvalsförfarandet och även avstod från att delta i alla andra medlemmar av ordförandens kansli, borde en suppleant ha utnämnts av Ioannis Italianer från förteckningen över föredragande. Ingen suppleant utsågs dock. Detta innebar att antalet personer som deltog i processen var mindre än vad som krävs enligt reglerna, och en mindre grupp personer bidrog till den centrala behöriga myndighetens yttrande.

67. När ombudsmannen tog upp denna fråga med kommissionen lyfte den fram en uppdatering av artikel 8 i de regler för kostnadsfördelning som kollegiet enades om 2015 [50]. Denna uppdatering, som gör det möjligt att ersätta ordförandens kanslichef med en högt uppsatt medlem av kansliet (t.ex. om han inte kunde närvara), påverkar dock inte kravet i artikel 10.

68. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att den centrala behöriga myndigheten inte var sammansatt i enlighet med den relevanta arbetsordningen för den centrala behöriga myndigheten. Underlåtenheten att följa den centrala behöriga myndighetens regler utgör ett administrativt missförhållande.

Syftet med utnämningsförfarandet

69. Innan alla formella steg i urvalsförfarandet för en ställföreträdande generalsekreterare hade avslutats hade kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker redan diskuterat med förste vice ordförande Frans Timmermans om hans avsikt att föreslå Jacek Selmayr till generalsekreterare. Strax efter denna diskussion utarbetade en anställd vid generaldirektoratet för personal och säkerhet ett informationsmeddelande inför nästa dags kollegiemöte. I detta meddelande nämndes Roberto Italianers pensionering och det angavs att ordföranden i samförstånd med kommissionsledamot Günther Oettinger föreslog att Roberto Selmayr skulle övergå till tjänsten som generalsekreterare. I detta informationsmeddelande hänvisades det till Michael Selmayr, inte som kanslichef, utan snarare som biträdande generalsekreterare.

70. Både samtalet mellan ordföranden och förste vice ordföranden och utarbetandet av informationsmeddelandet ägde rum:

• innan den första kandidaten i urvalsförfarandet för tjänsten som biträdande generalsekreterare formellt hade dragit tillbaka sin ansökan,
• innan tillsättningskommittén undertecknade sitt yttrande, där Selmayr fördes upp på slutlistan över kandidater till posten som biträdande generalsekreterare,
• innan ordförande Jean-Claude Juncker och kommissionsledamot Günther Oettinger intervjuade Jacek Selmayr för tjänsten som biträdande generalsekreterare, och
• innan talmannen meddelade generaldirektoratet för personal och säkerhet sitt förslag om att utnämna Selmayr till ställföreträdande generalsekreterare.

71. Innehållet i detta informationsmeddelande, som hänvisar till beslutet att föreslå Jacek Selmayr till generalsekreterare, föregriper således tillsättningskommitténs yttrande, som inte färdigställdes förrän flera timmar senare.

72. Med tanke på att instruktionen att utarbeta detta meddelande kom antingen från en viss direktör eller från generaldirektören för personalfrågor – som båda var medlemmar i den centrala behöriga myndigheten – förefaller det uppenbart att minst en medlem av den centrala behöriga myndigheten undertecknade yttrandet med full vetskap om att yttrandet inte längre skulle tjäna till att utse en person som faktiskt skulle fungera som ställföreträdande generalsekreterare.

73. Det står också klart att Jean-Claude Junckers och kommissionsledamot Günther Oettingers intervju med János Selmayr för tjänsten som biträdande generalsekreterare ägde rum efter det att talmannen hade vidtagit åtgärder för att föreslå János Selmayr som generalsekreterare. Jean-Claude Juncker och kommissionsledamot Günther Oettinger intervjuade och föreslog Jacek Selmayr till posten som biträdande generalsekreterare med full vetskap om att han inte skulle tjänstgöra i den rollen.

74. Ombudsmannen anser att urvalsförfarandet för en ställföreträdande generalsekreterare, åtminstone från den tidpunkt då ordförande Juncker talade med förste vice ordförande Frans Timmermans, om inte tidigare, inte längre tjänade syftet att tillsätta tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare. Dess enda syfte var snarare att göra Janusz Selmayr berättigad till omplacering som generalsekreterare.

75. I artikel 4 i tjänsteföreskrifterna anges följande: ”Ingen tillsättning eller befordran får ske i något annat syfte än att tillsätta en ledig tjänst i enlighet med dessa tjänsteföreskrifter.” Det faktum att kommissionen genomförde urvalsförfarandet för en ställföreträdande generalsekreterare, med full kännedom (åtminstone vissa kommissionsledamöter) om att den inte längre tjänade syftet att tillsätta tjänsten, innebär att kommissionen inte använde sina befogenheter korrekt och utgör därför ett administrativt missförhållande ^[51].

iii) Utnämning av generalsekreterare

76. Vid tidpunkten för utnämningen 2015 informerade Michel Italianer ordförande Jean-Claude Juncker om sin avsikt att gå i pension som generalsekreterare strax efter mars 2018. Robert Italianer bekräftade denna avsikt i januari 2018 ^[52]. Kommissionen informerade parlamentet om att talmannen inte delade informationen från januari 2018 med någon annan, utom med sin kanslichef, för att inte undergräva Italianers auktoritet medan han var i tjänst ^[53].

77. I ”policyn för högre tjänstemän” föreskrivs att ett tillsättningsförfarande enligt artikel 29.1 eller 29.2 i tjänsteföreskrifterna ”inleds så snart det står klart att en ledig tjänst kommer att uppstå inom överskådlig framtid, t.ex. när en tjänsteman meddelar sin avsikt att gå i pension”(vår kursivering)^[54]. Detta innebär att ett urvalsförfarande skulle ha kunnat inledas i början av 2018, när Roberto Italianer slutgiltigt hade meddelat sin avsikt att gå i pension.

78. Även om Roberto Italianers pensionsplaner inte hade varit kända förrän den 20 februari 2018 (vilket inte var fallet) fanns det fortfarande tillräckligt med tid ^[55] för att slutföra ett urvalsförfarande enligt artikel 29 i EU:s tjänsteföreskrifter för tjänsten som generalsekreterare innan Roberto Italianer gick i pension den 31 mars 2018.

79. Ombudsmannen är inte övertygad av kommissionens motiveringar för att använda metoden ”omplacering med tjänst”, enligt vilken kvalifikationerna hos behörig personal inte skulle bedömas ^[56]. Det fanns ingen uppenbar brådska med att besluta om utnämningen av en ny generalsekreterare den 21 februari 2018. Det finns inte heller skäl att anta att inledandet av ett urvalsförfarande skulle ha lett till störningar i kommissionens arbete. Ombudsmannen anser att skapandet av en tidsbegränsning var helt konstlat och att detta utgör ett administrativt missförhållande.

80. Ombudsmannen kan inte heller identifiera några giltiga skäl till sekretessen kring Italianers förestående pensionering. Denna information hölls ursprungligen mellan tre personer, Jean-Claude Juncker, Italianer och Selmayr. Vid första anblicken verkar denna situation ha gjort det möjligt att i god tid inrätta arrangemang för att se till att János Selmayr skulle kunna omplaceras till generalsekreterare. Det faktum att Italianers förestående pensionering inte fördes upp på föredragningslistan för ett kollegiummöte berövade kommissionsledamöterna möjligheten att gemensamt reflektera över frågan.

81. Omedelbart efter utnämningen av Selmayr till biträdande generalsekreterare vid kollegiets möte den 21 februari meddelade Italianer kollegiet att han skulle gå i pension. Jean-Claude Juncker föreslog därefter att Jacek Selmayr skulle ersätta José Ignacio Italianer, och kollegiet gick med på detta utan några invändningar.

82. Ombudsmannen noterar att en del av kommissionens resonemang för utnämningen är problematiskt. I protokollet från kollegiets möte hänvisas till János Selmayrs anmärkningsvärda bidrag till Jean-Claude Juncker som kandidat och ordförande för kommissionen (understrykning tillagd). Jean-Claude Juncker må ha varit tacksam för detta bidrag, men det kan inte ligga till grund för kommissionskollegiets utnämning av Jean-Claude Selmayr till tjänsten som generalsekreterare, som är en tjänst inom den offentliga förvaltningen. Skälen för att tillsätta en sådan tjänst måste vara kopplade till ”tjänstens intresse”– och inte till en politisk kandidats intressen. Det är naturligtvis viktigt att kommissionens ordförande har förtroende för, och en viss personlig empati med, en generalsekreterare, men i detta fall var gränsen mellan administrativt oberoende och politisk närhet olämpligt suddig.

83. Klockan 10.30 den 21 februari 2018 meddelade kommissionens ordförande och kommissionsledamoten med ansvar för mänskliga rättigheter pressen att Selmayr skulle bli generalsekreterare.

7) Bredare sammanhang för utnämningen s

i) Förhållandet mellan kommissionens kanslier och avdelningar

84. Kommissionen har beskrivit ”den politiska nivån” som de kommissionsledamöter som – i egenskap av politiker – gör politiska bedömningar när de följer kommissionens politiska prioriteringar inom ramen för fördragen. Kommissionen som helhet är ansvarig inför Europaparlamentet. Vid utarbetandet av politiken och utförandet av uppgifterna bistås kommissionsledamöterna både av personal inom den offentliga förvaltningen och i deras kanslier. Tjänsteföreskrifterna är tillämpliga på både den offentliga förvaltningen och kommissionsledamöternas kanslier och innehåller en skyldighet för personalen att ”utföra sina uppgifter och uppträda med enbart unionens bästa för ögonen. [..]”^[57].

85. Kommissionen har offentliggjort en vägledning med följande lydelse: ”Ett nära personligt förhållande grundat på förtroende och ömsesidigt tillhandahållande av information måste upprättas mellan varje kommissionsledamot och den eller de berörda generaldirektörerna. Kommissionären utfärdar allmänna riktlinjer eller ger instruktioner till generaldirektören i enlighet med kollegiets prioriteringar. Generaldirektören ger kommissionsledamoten råd i ärenden som rör hans eller hennes ansvarsområde och informerar honom eller henne om alla frågor som är relevanta för genomförandet av prioriteringarna eller förvaltningen av hans eller hennes avdelningar. Han eller hon är ansvarig inför kommissionsledamoten och kollegiet för ett korrekt genomförande” ^[58].

86. En av generalsekreterarens uppgifter är att ”bistå ordföranden så att kommissionen, inom ramen för de politiska riktlinjer som ordföranden har fastställt, uppnår de prioriteringar som den har fastställt”. Generalsekreteraren ser också till att kommissionsledamöterna är fullt informerade om de framsteg som görs i fråga om interna och interinstitutionella förfaranden ^[59]. För att denna funktion ska kunna fullgöras på ett effektivt sätt måste ordföranden och andra kommissionsledamöter samt den offentliga förvaltningen ha förtroende för generalsekreteraren. För att detta förtroende ska kunna upprätthållas måste generalsekreteraren erkännas som legitim av både den politiska och den offentliga förvaltningen inom kommissionen.

87. Generalsekreteraren bistår också ordföranden med att ”förbereda arbetet och leda kommissionens möten”^[60]. Kommissionsledamöterna sammanträder normalt på onsdagar, och dessa möten förbereds på tisdagar av kommissionsledamöternas kanslichefer under generalsekreterarens ordförandeskap.

88. Presidentens kansli kan sammanträda flera gånger i veckan när ordförandens kanslichef anser det nödvändigt. Generaldirektörerna för presidentens kansli (inklusive generalsekreteraren), deras ställföreträdare och/eller deras assistenter kan bjudas in av presidentens kanslichef till dessa kanslimöten.

89. Som svar på en skriftlig fråga från ombudsmannen under undersökningen varken bekräftade eller förnekade kommissionen att generalsekreteraren från och med början av 2018 nu ofta deltar i möten i ordförandens kansli. Det är naturligtvis en fråga för talmannen att organisera sitt eget kabinett och ange hur de interagerar med generalsekreteraren. Rollerna är dock olika och bör behållas.

ii) Kommissionens kontakter med journalister

90. Förutom presskonferenser, där kommissionsledamöterna svarar direkt på frågor, interagerar kommissionen med journalister genom sin talespersontjänst, som ”säkerställer politisk kommunikation på ordförandens och hela kommissionens vägnar”^[61]. Talespersontjänsten, som är en del av generaldirektoratet för kommunikation, lyder under kommissionens ordförandes politiska ledning. Talespersontjänsten anordnar dagliga presskonferenser i Bryssel, vilket nästan är en unik praxis bland offentliga förvaltningar i världen.

91. När ordföranden och kommissionsledamoten med ansvar för den höga representanten träffade pressen den 21 februari 2018 hade kommissionen ännu inte utfärdat protokollet från det kollegiummöte där Jacek Selmayr utnämndes till generalsekreterare. De ovanliga omständigheterna i samband med denna utnämning, som bestod av två förfaranden, varav det ena innebar att Jacek Selmayr utnämndes till ställföreträdande generalsekreterare och det andra innebar att han omedelbart omplacerades till tjänsten som generalsekreterare, förklarades inte omedelbart ^[62]. Bristen på detaljer vid tidpunkten för tillkännagivandet, tillsammans med den överraskning ^[63] som vissa kommissionsledamöter uttryckte, bidrog till en känsla av allmän oro och oro över förfarandet när dessa fakta blev kända ett antal dagar senare.

92. När journalisterna försökte ta reda på mer om denna tvåstegsprocess blev talespersontjänsten defensiv, undvikande och till och med något stridande. När kommissionens talesperson under en pressbriefing veckan efter kollegiets möte tillfrågades om antalet kandidater i rekryteringsförfarandet för tjänsten som biträdande generalsekreterare var svaret inte tillräckligt tydligt. Talespersonen svarade i samma pressbriefing att det fanns ”flera”, ”mindre än fyra”, ”fler än en” och slutligen ”två” kandidater. Talespersonen medgav därefter att det exakta antalet hade angetts i briefingnoterna hela tiden ^[64].

93. En fråga som först lyftes fram i medierna i samband med utnämningen av generalsekreteraren var påståendet att ersättningarna och det administrativa stödet till f.d. kommissionsledamöter skulle förbättras i samband med utnämningen av den nya generalsekreteraren. Den första frågan om ersättningar omfattas, såsom kommissionen har påpekat, inte av kommissionens behörighet, utan är en fråga för Europeiska unionens råd. Det fanns ingenting i de handlingar som ombudsmannen granskade om ersättningar till f.d. kommissionsledamöter. Det fördes dock diskussioner om administrativt stöd till f.d. kommissionsledamöter, vilket kommissionen senare bekräftade för parlamentet. I de handlingar som granskats har ombudsmannen inte funnit några bevis som tyder på att utnämningen av generalsekreteraren är kopplad till eventuella ändringar av det administrativa stödet till f.d. kommissionsledamöter, t.ex. användning av bilpooler och kontorsutrymmen. Kommissionens talespersonstjänst medgav inte att denna fråga hade diskuterats på hög nivå (chefer på kanslinivå) och att ett utkast till beslut faktiskt hade utarbetats. Juridiska avdelningen var bekymrad över utkastet till beslut och det togs inte längre. När kommissionsledamoten med ansvar för mänskliga rättigheter fick ordet i Europaparlamentets plenarsammanträde liknade han rapporter om att förbättra det administrativa stödet till f.d. kommissionsledamöter vid ”falska nyheter”, en olycklig fras med tanke på dess ursprung ^[65].

94. På grundval av sin övergripande analys av kommissionens kommunikation med journalister anser ombudsmannen att den information som kommissionen lämnade till journalister dagarna efter utnämningen av den nya generalsekreteraren inte var tillräckligt tydlig och fullständig. Det är emellertid också riktigt att talespersonerna, med hänsyn till det sätt på vilket utnämningen genomfördes, försattes i en mycket svår situation när de försökte förklara en problematisk utnämning.

95. På det hela taget skadade kommissionens hantering av kommunikationsaspekten av utnämningarna i slutändan allmänhetens förtroende ytterligare.

iii) Allmänhetens förtroende

96. När ombudsmannen inledde denna undersökning bad han kommissionen att reflektera över hur utnämningen av dess nya generalsekreterare kan ha skadat förtroendet för EU som helhet, med tanke på den utbredda kritiken mot det sätt på vilket utnämningen gjordes.

97. Kommissionen svarade att den inte anser att dess åtgärder har skadat medborgarnas förtroende. Ombudsmannen anser att detta reflexivt defensiva svar antingen visar en faktisk brist på självkännedom och förståelse för de giltiga farhågor som tagits upp eller en avsiktlig vägran att erkänna dem. I sin resolution förklarade Europaparlamentet att det ”anser att förfarandet för utnämning av Europeiska kommissionens nya generalsekreterare den 21 februari 2018 genomfördes på ett sätt som väckte utbredd irritation och missnöje bland den allmänna opinionen, bland Europaparlamentets ledamöter och inom EU:s offentliga förvaltning”. Det noterade vidare att resultatet av detta förfarande utgör en anseenderisk inte bara för Europeiska kommissionen utan för alla EU-institutioner.

98. Det är därför beklagligt att kommissionen svarade på det sätt som den gjorde och inte tog hänsyn till den omfattande kritiken från Europaparlamentet, från många EU-tjänstemän själva och som ingår i ett brett spektrum av nationella och internationella medierapporter.

99. EU-medborgarna har rätt att förvänta sig att alla EU-institutioner följer rättsstatsprincipen, både andligt och bokstavligt. Medborgarna förväntar sig med rätta att Europeiska kommissionen ska vara en förebild i detta avseende. På många sätt upprätthåller kommissionen mycket höga standarder när det gäller öppenhet, etik och rättsstatsprincipen jämfört med många andra offentliga förvaltningar. Varje underlåtenhet att följa reglerna, och andan i dessa regler, kan emellertid ge upphov till anklagelser om att kommissionen använder sin makt på ett godtyckligt och egennyttigt sätt. Under sådana omständigheter riskerar kommissionen att skada sin egen legitimitet. Med tanke på kommissionens nyckelroll i EU:s institutionella struktur, och även i den europeiska integrationen, äventyras också EU:s bredare legitimitet i onödan.

100. Om det uppstår berättigade farhågor förväntar sig folk att kommissionen svarar utan dröjsmål och ger korrekta och fullständiga svar.

8) Slutsatser

101. Ombudsmannen har konstaterat fyra fall av administrativa missförhållanden vid kommissionen i sin undersökning:

1) Underlåtenhet att vidta lämpliga åtgärder för att undvika risken för en intressekonflikt till följd av att Jacek Selmayr och/eller andra medlemmar av ordförandens kansli deltar i det beslutsfattande som leder till att den lediga tjänsten tillsätts och till att meddelandet om ledig tjänst till ställföreträdande generalsekreterare godkänns (en ledig tjänst som Jacek Selmayr med stor sannolikhet visste att han skulle söka och som han senare gjorde).

2) Underlåtenhet att säkerställa att sammansättningen av den rådgivande kommittén för utnämningar (CCA), för valet av en ställföreträdande generalsekreterare, var i enlighet med artikel 10 i CCA:s arbetsordning.

3) Genomföra ett urvalsförfarande för en ställföreträdande generalsekreterare, vilket inte tjänade sitt angivna syfte att tillsätta den lediga tjänsten, utan endast för att se till att Janusz Selmayr skulle kunna omplaceras till generalsekreterare.

4) Eftersom den förestående pensioneringen av Roberto Italianer hölls hemlig skapades en brådskande situation för att tillsätta tjänsten som generalsekreterare på ett konstlat sätt. Även då borde detta inte ha hindrat kommissionen från att inleda ett förfarande för att identifiera och utvärdera möjliga kandidater till posten som generalsekreterare innan Italianer gick i pension.

102. Ombudsmannen vill betona att en bedömning av Selmayr själv inte ingick i hennes undersökning. Ombudsmannen förstår att han inte bara är en kompetent EU-tjänsteman utan en som är mycket engagerad i Europeiska unionen. Han är också en person som har förtjänat och upprätthållit ordförande Jean-Claude Junckers förtroende. Det är dock något ironiskt att kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker var den första kommissionsordföranden som valdes genom den demokratiska processen med toppkandidater, med stöd av Jean-Claude Selmayr. Denna öppna demokratiska process, där kommissionens ordförande väljs med hänsyn till resultaten av valet till Europaparlamentet, syftar delvis till att motverka falska påståenden om att EU styrs av icke-valda tjänstemän i Bryssel.

103. Som beskrivits ovan kände många medborgare, EU-tjänstemän, journalister och ledamöter av Europaparlamentet oro under veckorna efter utnämningen av kommissionens nya generalsekreterare. Ombudsmannens undersökning har haft tillgång till alla relevanta handlingar som lagts fram av kommissionen. Ombudsmannens slutsatser efter hennes undersökning liknar i stort sett Europaparlamentets slutsatser i dess resolution av den 18 april 2018. Parlamentet ansåg att kommissionens åtgärder i detta fall hade undergrävt allmänhetens förtroende för EU och att de stred mot andan i dessa krav. och att utnämningen av Jacek Selmayr var en ”kuppliknande åtgärd som sträckte ut och eventuellt till och med överskred lagens gränser”. Ombudsmannen håller med parlamentet om att ”traditionen att inte offentliggöra har nått sin gräns i den mån den inte motsvarar moderna standarder för öppenhet, bör kommissionen, Europaparlamentet och andra EU-institutioner följa”.

104. När ombudsmannen drar dessa slutsatser om administrativa missförhållanden är han medveten om behovet av att beakta utnämningsförfarandena för högre tjänstemän i sin helhet och inte på ett snävt sätt. Ombudsmannen är också medveten om att kommissionen måste ges en viss flexibilitet i organisationen av sin egen förvaltning. Kommissionens åtgärder i detta fall går dock utöver de legitima gränserna för flexibilitet. Kommissionens agerande innebar en manipulering av bestämmelserna om utnämningar av högre chefer för att ge intryck av att utnämningsförfarandena, i Selmayrs fall, tillämpades korrekt och att resultatet i sin tur var rättvist och korrekt. I själva verket var detta inte fallet och hela affären, med början i januari 2018, om inte tidigare, arrangerades för att säkerställa utnämningen av Selmayr till generalsekreterare.

105. Ombudsmannen noterar också att ansvaret för administrativa missförhållanden i detta fall ligger hos Europeiska kommissionen kollektivt. Ombudsmannen är, liksom parlamentet, besviken över att ingen enskild kommissionsledamot på allvar verkar ha ifrågasatt det sätt på vilket utnämningen av generalsekreteraren genomfördes. Det förefaller extraordinärt att kollegiet under ett mycket kort möte, där även andra frågor behandlades, successivt skulle ha godkänt utnämningen av János Selmayr, först som biträdande generalsekreterare och sedan som generalsekreterare. Och allt detta i ett sammanhang där den föreslagna utnämningen av en ny generalsekreterare inte stod på dagordningen för mötet och inga bakgrundsdokument hade skickats ut.

106. Ombudsmannen håller med Europaparlamentet om att utnämningar till höga befattningar som generalsekreterare bör göras oberoende av andra utnämningar. Kommissionen erkänner själv i sin nuvarande arbetsordning att tjänsten som generalsekreterare är en separat tjänst med egna specifika funktioner.

107. Ombudsmannen välkomnar kommissionens uttalande som svar på hennes skriftliga frågor om att den är redo att tillsammans med de andra EU-institutionerna ompröva hur tillämpningen av reglerna och förfarandena kan förbättras i framtiden. Ombudsmannen instämmer i behovet av att se till att beslut av högsta ledningen som antas av kommissionen inte blir föremål för förhandlingar mellan medlemsstater och/eller politiska partier. Detta skulle, när det gäller kommissionen, kunna ifrågasätta den överstatliga andan i EU:s offentliga förvaltning och målet att ha högt kvalificerade högre chefer. Ombudsmannen välkomnar också kommissionsledamot Oettingers förslag att anordna ett interinstitutionellt rundabordssamtal i denna fråga, och uppmanar alla EU-institutioner att på allvar engagera sig i detta initiativ till övergripande nytta för EU:s förvaltning.

 

9) Rekommendation

På grundval av undersökningen av dessa klagomål lämnar ombudsmannen följande rekommendation till kommissionen:

Kommissionen bör utarbeta ett särskilt utnämningsförfarande för sin generalsekreterare, åtskilt från andra högre utnämningar.

• Ett sådant förfarande bör inbegripa offentliggörande av ett meddelande om ledig tjänst och upptagande av utnämningen på kollegiets dagordning i god tid.
• Den rådgivande kommittén för utnämningar bör, för framtida utnämningar av generalsekreteraren, också utvidgas till att omfatta ledamöter utanför kommissionen.

Kommissionen och de klagande kommer att informeras om denna rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga ska kommissionen skicka ett detaljerat yttrande senast den 4 december 2018.

 

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 31 augusti 2018

 

bilagor

 

Bilaga I – Förfaranden för lediga tjänster för högre tjänstemän vid kommissionen

Bilaga II – Teknisk analys – lediga tjänster, omplaceringar

Syftet med denna bilaga är att förtydliga begreppet ”ledig tjänst” och begreppet ”omplacering med tjänst”.

1 Lediga tjänster

I artikel 4 i tjänsteföreskrifterna föreskrivs följande:

” Lediga tjänster vid en institution ska meddelas personalen vid den institutionen så snart tillsättningsmyndigheten beslutar att den lediga tjänsten ska tillsättas.”

När en ledig tjänst har meddelats personalen måste en institution jämföra meriterna hos de behöriga sökande som ansöker om den lediga tjänsten för att, på grundval av de urvalskriterier som anges i meddelandet om ledig tjänst, avgöra vilken sökande som är bäst lämpad att tillsätta den lediga tjänsten.

En tjänst blir utan tvekan ” vakant” vid en institution när en tjänstemans tjänstgöring upphör i enlighet med artikel 47 i tjänsteföreskrifterna, vilket inbegriper tjänstemannens pensionering enligt artikel 52 i tjänsteföreskrifterna.

Kommissionen har gjort gällande att Italianers pensionering inte gav upphov till en ”ledig tjänst”, eftersom tjänsten i fråga tillsattes omedelbart: Den italienska regeringen har gjort gällande att eftersom Robert Selmayr tillträdde tjänsten som generalsekreterare omedelbart efter det att Robert Italianer hade förflyttats till en rådgivande roll, hade tjänsten inte blivit ”vakant”. Kommissionen har således gjort gällande att det inte var nödvändigt att offentliggöra ett meddelande om ledig tjänst som generalsekreterare.

Ett antal exempel kommer att illustrera varför de ord som kommissionen använder är något vilseledande.

Den 31 januari meddelades att Michou, som då var biträdande generalsekreterare, den 1 mars skulle överföras till tjänsten som generaldirektör. Kommissionen ansåg därefter att en vakans skulle uppstå den 1 mars på tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare. Den utlyste således ett meddelande om ledig tjänst, två kandidater sökte och slutligen utnämndes Selmayr den 21 februari till den lediga tjänsten som biträdande generalsekreterare. Den omständigheten att det inte hade förflutit någon tid mellan Michous avgång från tjänsten som biträdande generalsekreterare (hon lämnade denna tjänst den 1 mars) och utnämningen av Selmayr som ersättare för henne (den 1 mars) på denna tjänst innebar inte att det inte hade uppstått någon vakans på denna tjänst.

Om det inte hade uppstått någon ledig tjänst på denna tjänst, skulle det inte ha varit möjligt att utfärda ett meddelande om ledig tjänst.

Den 21 februari meddelades att Roberto Italianer skulle överföras, även den den 1 mars, till tjänsten som rådgivare för Hors Classe (och att han definitivt skulle gå i pension den 31 mars). Ur teknisk synvinkel finns det ingen skillnad mellan överföringen av Michou från tjänsten som biträdande generalsekreterare till tjänsten som generaldirektör och överföringen av Italianer från tjänsten som generalsekreterare till tjänsten som rådgivare. Om överföringen av Michou från tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare gav upphov till en ”ledig tjänst” för tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare, måste förvisso överföringen av Italianer från tjänsten som generalsekreterare också ha gett upphov till en ”ledig tjänst” för tjänsten som generalsekreterare.

Det faktum att de vakanser som därigenom skapas kan tillsättas omedelbart (det vill säga att de inte lämnas vakanta under någon tidsperiod) betyder inte att en vakans inte har uppstått.

Kommissionen anger i sina svar till parlamentet att ”efter utnämningen av Émile Noël till kommissionens första generalsekreterare har tjänsten som generalsekreterare aldrig varit vakant”[66]. Ombudsmannen ser inte logiken i detta uttalande. Bara för att en tjänst inte förblir vakant, utan tillsätts omedelbart när den blir vakant, betyder det inte att tjänsten inte blev vakant genom den sittandes avgång. Ombudsmannens personal bekräftade också vid inspektionen att ett meddelande om ledig tjänst hade utfärdats för tjänsten som generalsekreterare 1997. Två kandidater sökte och Carlo Trojan utsågs efter en jämförelse av de två kandidaternas meriter. I det fallet fanns det inte heller någon tidsperiod mellan den tidigare generalsekreterarens avgång och Trojans tillträde.

Ombudsmannen anser att det faktum att en tjänst tillsätts direkt av en efterträdare inte ändrar det faktum att den var ”ledig”.

Det finns dock en enkel förklaring till ovanstående. Som nämnts ovan anges i artikel 4 i tjänsteföreskrifterna att ” vakanta tjänster vid en institution ska meddelas den institutionens personal så snart tillsättningsmyndigheten beslutar att den lediga tjänsten ska tillsättas”. En korrekt tolkning av artikel 4 innebär att en tillsättningsmyndighet inte är skyldig att underrätta personalen om varje ledig tjänst. Den är skyldig att göra detta först när den har beslutat att tillsätta tjänsten.

En institution kan mycket väl besluta att vänta med att tillsätta en ledig tjänst.

Det är också fullt möjligt att institutionen, när den beslutar att tillsätta en viss tjänst som har blivit vakant, kan använda denna tjänst för ett annat ändamål. Om en person går i pension från en tjänst som generaldirektör kan institutionen använda den tjänsten för ett annat ändamål, t.ex. för en ny biträdande generaldirektör. Den kan således utfärda ett meddelande om ledig tjänst i detta syfte.

Det är också fullt möjligt att den uppgift som utfördes av den generaldirektör som avses i föregående punkt kunde tilldelas en annan generaldirektör. I sådana fall ska den person som ska utföra uppgifterna i fråga anses vara ”omplacerad med sin tjänst” för att utföra dessa uppgifter.

Omplacering av en tjänsteman med hans eller hennes tjänst

Kommissionen har i sina svar till parlamentet hänvisat till möjligheten att ”omplacera” en tjänsteman med hans eller hennes tjänst. Kommissionen har gjort gällande att när den omplacerar en tjänsteman till hans eller hennes tjänst är det inte nödvändigt att iaktta skyldigheten enligt artikel 4 i tjänsteföreskrifterna att utfärda ett ”meddelande om ledig tjänst”.

Ombudsmannen noterar att rättspraxis omfattar tre huvudkategorier av ”omplacering med tjänst”, nämligen 1) geografiska omplaceringar, 2) omplaceringar när det finns ett allvarligt och brådskande behov av att flytta en tjänsteman från ett arbete, och 3) en omorganisation av en tjänst.

En geografisk ”omplacering med tjänst” kan användas när det finns ett behov av att flytta tjänster, och de personer som innehar dem, från en geografisk plats till en annan. ^[67] Sådana geografiska ”tjänsteplaceringar” kan ske utan att någon tjänst blir vakant på den plats där personen omplaceras.

”Omplaceringar med tjänst” kan användas i mycket undantagsfall om det finns ett mycket allvarligt och brådskande behov av att flytta en anställd från ett visst arbete, till exempel när en person i ledande ställning utreds för bedrägeri ^[68] eller om det finns påstådda trakasserier och det är nödvändigt att vidta åtgärder för att skydda det påstådda offret. I dessa mycket allvarliga och brådskande fall är institutionen inte skyldig att inneha en ledig tjänst innan den omedelbart ”omplacerar” den berörda personen till en annan befattning. Den övervägande majoriteten av rättspraxis avseende omplaceringar med tjänster rör denna typ av omplacering, nämligen att en anställd förflyttas från en tjänst mot sin vilja, eftersom den berörda personen i så fall bestrider tillsättningsmyndighetens beslut i domstol.

”Omplaceringar” kan också användas för att genomföra regelbundna personalmobilitetsövningar eller omorganiseringar av en tjänst. I sådana fall flyttas personalen med sina tjänster.

EU-domstolarna har dock fastställt regler för denna användning av ”omplaceringar med post”^[69]. Om en rörlighetsövning för personal innebär att en person flyttas till en viktig funktion där särskilda färdigheter krävs, och den funktionen skiljer sig från den funktion som personen tidigare innehade, och om beslutet har viktiga och allmänna effekter, bör institutionen införa ett ”förfarande” som gör det möjligt för den att identifiera den mest kompetenta personen för att utföra den funktionen ^[70].

Utnämningen av en generalsekreterare kommer att få viktiga och allmänna effekter.

En tjänst på direktörsnivå, såsom den som Janusz Selmayr innehade under sin grundkarriär fram till februari 2018, motsvarar åtminstone inte (i fråga om betydelse, ansvar och kompetensbehov) tjänsten som generalsekreterare ^[71].

Det skulle således inte vara förenligt med den ovan beskrivna rättspraxisen att utnämna en person som befinner sig på direktörsnivå i sin grundläggande karriär till tjänsten som generalsekreterare, genom en ”omplacering med tjänst”, utan något förfarande för att jämföra kvalifikationerna hos behörig personal i syfte att identifiera den mest kompetenta personen.

Även kommissionen har nu i sitt svar till ombudsmannen noggrant kvalificerat sina tidigare uttalanden till parlamentet. I stället för att insistera på att Janusz Selmayr alltid hade rätt att omplaceras till tjänsten som generalsekreterare, angav den att Janusz Selmayr ”var fullt kvalificerad att överföras till tjänsten som generalsekreterare, efter det att han utnämnts till biträdande generalsekreterare, genom ett beslut av kollegiet i enlighet med artikel 7.1 i EU:s tjänsteföreskrifter” (min kursivering).

I bilaga I till tjänsteföreskrifterna fastställs typerna av tjänster ^[72] i varje tjänstegrupp. Avsnitt 1 i bilaga I har följande lydelse:

1. Tjänstegrupp AD

Typ av tjänst	Betygsområde
Generaldirektör [73]	AD 15–AD 16
Direktör	AD 14–AD 15
Rådgivare eller motsvarande	AD 13–AD 14
Enhetschef eller motsvarande	AD 9–AD 14
Handläggare	AD 5–AD 12

De fem ”typer av tjänster” som anges i avsnitt 1 i bilaga I till tjänsteföreskrifterna skiljer sig avsevärt från varandra. Administratörer har inga ledningsuppgifter. Enhetschefer hanterar administratörer. Direktörerna måste ha förmåga att leda chefer, vilket kräver färdigheter som skiljer sig från de färdigheter som krävs för att vara enhetschef. Generaldirektörer måste ha förmåga att leda direktörer.

Det är därför inte möjligt att flytta en person upp från en nivå till nästa genom en enkel ”omplacering med post”. Ett ”förfarande” måste i stället införas som gör det möjligt för institutionen att jämföra de potentiella utnämnda personernas meriter och därmed identifiera den mest kompetenta personen för att utföra denna funktion.

 

[1] Protokoll från kommissionens 2244:e möte, PV (2018) 2244 final, s. 17–29, finns här: http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/10061/2018/EN/PV-2018-2244-F1-EN-MAIN-PART-1.PDF.

[2] Debatten den 12 mars 2018 om kommissionens integritetspolitik, särskilt utnämningen av Europeiska kommissionens generalsekreterare, finns här: http://www.europarl.europa.eu/plenary/en/debate-details.html?date=20180312&detailBy=date.

[3] Närmare uppgifter om parlamentets utredning finns här: http://www.europarl.europa.eu/committees/en/cont/subject-files.html?id=20180326CDT02181.

[4] Europaparlamentets resolution av den 18 april 2018 om kommissionens integritetspolicy, särskilt utnämningen av Europeiska kommissionens generalsekreterare, P8_TA-PROV(2018)0117, finns här: http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&reference=P8-TA-2018-0117&language=EN&ring=B8-2018-0214

[5] Svar till parlamentet, fråga 11, 4 april 2018.

[6] Svar till parlamentet, fråga 20, 4 april 2018.

[7] Svar till parlamentet, fråga 32, 24 mars 2018.

[8] Svar till parlamentet, fråga 11, 4 april 2018.

[9] Den belgiska tidningen Le Soir intervjuade Jacek Selmayr på eftermiddagen den 21 februari 2018 och citerade följande uttalande (som senare enligt uppgift bekräftades i ett e-postmeddelande med kommissionens talespersontjänst): Juncker m’a dit avant Noël qu’il allait falloir y aller, il m’a dit de réfléchir. J’ai su pendant le voyage de la présidence [bulgare] à Sofia (qui a eu lieu les 11 et 12 janvier, NDLR), que cela allait arriver. » Utkast till svar till parlamentet, som ombudsmannens undersökningsgrupp inspekterade, bekräftar denna händelseförlopp.

[10] Skrivelsen om inledande av ärendena 488/2018/KR och 514/2018/KR om Europeiska kommissionens utnämning av en ny generalsekreterare finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/94714/html.bookmark

[11] Kommissionens svar till Europeiska ombudsmannen om kommissionens utnämning av en ny generalsekreterare (gemensam undersökning av klagomålen 488/2018/KR och 514/2018/KR) finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/97356/html.bookmark

[12] Ombudsmannens uppskattning.

[13] Kommissionens uppskattning.

[14] Ombudsmannens inspektionsrapport finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/correspondence.faces/en/99793/html.bookmark

[15] I den mån denna korrespondens också kopierades till generaldirektoratet för personal och/eller rättstjänsten omfattar dessa handlingar korrespondens mellan och inom kanslierna.

[16] Dessa inkluderar: 1) e-postmeddelanden mellan en journalist som arbetade med Le Soir (en stor belgisk tidning) och kommissionens talespersonstjänst avseende en intervju som journalisten hade med Selmayr den 21 februari (där han enligt journalisten uppgav att Italianer i början av januari 2018 hade bekräftat att han med säkerhet skulle gå i pension i mars 2018 (se punkt 43 nedan) och 2) ett e-postmeddelande till flera journalister som hade skickats den 5 mars 2018 av talespersonstjänsten och som bekräftade att den andra kandidaten hade dragit tillbaka sin kandidatur i rekryteringsförfarandet för tjänsten som biträdande generalsekreterare.

[17] Artikel 20 i kommissionens arbetsordning, K(2000) 3614, EGT L 308 (konsoliderad version), finns här: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:02000Q3614-20111116&from=EN

[18] Svar till parlamentet, fråga 1, 4 april 2018.

[19] Meddelande till Europeiska kommissionen, Regler för sammansättningen av kommissionsledamöternas kanslier och talespersontjänsten, 1 november 2014, finns här: http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/3/2014/EN/3-2014-9002-EN-F1-1.Pdf

[20] Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen, EGT 1962, s. 45 (konsoliderad version), nedan kallad EU:s tjänsteföreskrifter, finns här: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[21] Sammanställningsdokument om policyn för högre tjänstemän (nedan kallad policyn för högre tjänstemän), som finns här: https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/compilation-of-the-senior-official-policy-at-the-european-commission_en.pdf

[22] Policy för högre tjänstemän, s. 2.

[23] Policy för högre tjänstemän, s. 3.

[24] Meddelande à la Commission relative aux méthodes de travail de la

Kommissionen, C(2014) 9004, 11 november 2014, s. 7, finns här: https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/the_working_methods_of_the_european_commission_2014-2019_november2014_en.pdf.

[25] Artikel 3 i kommissionens beslut av den 7 februari 2007 om fastställande av arbetsordningen för den rådgivande tillsättningskommittén (nedan kallad tillsättningskommitténs arbetsordning).

[26] Artikel 7 i CCA:s arbetsordning.

[27] För tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare måste generalsekreteraren och kommissionens ordförande ”på grundval av yttrandet från tillsättningskommittén ha nått en överenskommelse om den sökande som ska föreslås för utnämning”, se policyn för högre tjänstemän, s. 10.

[28] Policy för högre tjänstemän, s. 9 (min kursivering).

[29] Svar på fråga 1, 4 april 2018.

[30] Svar till parlamentet, fråga 60, 24 mars 2018.

[31] Ombudsmannen noterar att Selmayr utsågs till ”huvudrådgivare” vid generaldirektoratet för ekonomi och finans i juli 2014 för att företräda kommissionen vid Europeiska styrelsen för återuppbyggnad och utveckling i London. I det relevanta meddelandet om ledig tjänst anges att om den utnämnde hade ansvaret”för omkring fyra anställda”. Eftersom János Selmayr var utstationerad vid ordförandens kansli vid exakt samma tidpunkt arbetade han aldrig som kommissionens huvudsakliga rådgivare.

[32] Svar på fråga 11, 4 april 2018.

[33] Svar på fråga 20 av den 4 april 2018.

[34] Svar på fråga 32, 24 mars 2018.

[35] Svar på fråga 11, 4 april 2018.

[36] Den händelseförlopp som beskrevs av János Selmayr i hans intervju med Le Soir den 21 februari återspeglades i ett första utkast till svar till parlamentet. I det ursprungliga utkastet till svar på fråga 20 (andra frågeformuläret) angavs att kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker före jul 2017 hade kontaktat Jean-Claude Selmayr om sannolikheten för att Robert Italianer skulle gå i pension och bett honom att överväga möjligheten att ersätta honom. I utkastet anges att när Alain Italianer i början av januari bekräftade sin avsikt att gå i pension den 31 mars 2018 uppmuntrade , ”ordförande Jean-Claude Juncker under det bulgariska ordförandeskapet för kollegiets EU-besök (11–12 januari) Alain Selmayr att arbeta för möjligheten att ta på sig detta ansvar”. Detta utkast till svar utarbetades ursprungligen av talespersonens avdelning. Detta utkast till text, som återspeglar Selmayrs egna uttalanden till Le Soir den 21 februari, redigerades dock av talmannens kansli innan svaren skickades till parlamentet.

[37] Se även punkt 15.

[38] Policy för högre tjänstemän, s. 13, punkt 9.1.

[39] Det finns fyra fall där en kommissionsledamot utsågs till en portfölj som redan omfattades av ansvarsområdet för en generaldirektör av samma nationalitet. Kommissionen vidtog vid behov åtgärder för att flytta generaldirektören. I ett annat fall var kommissionen involverad i utnämningen av en generaldirektör utanför kommissionen, vid Publikationsbyrån, när generaldirektören var av samma nationalitet som kommissionsledamoten med ansvar för denna fråga. Det målet kan emellertid inte anses vara jämförbart med Michous fall, eftersom Publikationsbyrån inte är en del av kommissionen (det är ett interinstitutionellt organ) och de andra huvudinstitutionerna, rådet och parlamentet, också var tvungna att godkänna utnämningen. Ombudsmannen har en fullständig förteckning över utnämningarna i fråga i sitt ärende.

[40] Under kollegiets möte meddelade Günther Oettinger att Michou omedelbart förväntas ta på sig ansvaret för arbetet med reformen av det europeiska asylsystemet inför Europeiska rådets kommande möte i juni (PV(2018) 2241 final, s. 12). Ombudsmannen anser inte att denna förklaring är övertygande. För att vara övertygande måste Michou tillträda sin nya tjänst strax efter den 31 januari. Michou tillträdde dock inte den nya tjänsten förrän den 1 mars 2018.

[41] Se, analogt, mål T-292/15, Vakakis kai Synergates - Symvouloi gia Agrotiki Anaptixi AE Meleton mot Europeiska kommissionen, ECLI:EU:T:2018:103, punkt 98.

[42] Svar till parlamentet, fråga 11, 4 april 2018.

[43] Bedömningscentrumet består av ”individuella övningar och/eller gruppövningar samt djupintervjuer inriktade på ledningskompetens”, se policyn för högre tjänstemän, punkt 5.2.6.

[44] Ombudsmannen har inte kunnat fastställa varför kanslichefen för kommissionsledamoten med ansvar för personalfrågor inte kunde närvara vid intervjun.

[45] Dessa uppgifter härrör från uttalanden från Frans Timmermans kanslichef i samband med utarbetandet av svaren på parlamentets frågeformulär.

[46] Det finns indikationer i akten på att den berörda enhetschefen tidigare under dagen hade information om att den första sökanden inte skulle intervjuas den kvällen (enhetschefen svarade den externa konsulten, som skulle bistå vid intervjun med den första sökanden kl. 18.00, och uppgav att det var osäkert om intervjun skulle äga rum och att han skulle kontaktas senare för att bekräfta). Enhetschefen skrev till den externa konsulten efter kl. 15.00 för att informera honom om att intervjun, som skulle ha ägt rum kl. 18.00, nu hade ställts in. Enhetschefen tog också med en hänvisning till tillbakadragandet av den första kandidaten i utkastet till yttrande från tillsättningskommittén, senast ändrat kl. 9.40 den 20 februari 2018.

[47] I Europeiska kommissionens MEMO on the Appointment of the General General General of the European Commission – Questions and Answers, 27 februari 2018, s. 2, hänvisas till det faktum att Oettinger informerades före intervjun med Selmayr. Ombudsmannen noterar att denna exakta tidpunkt utelämnas i kommissionens svar till parlamentet. den informerade helt enkelt parlamentet om att Oettinger hade informerats den 20 februari, se till exempel svaret på fråga 11, 4 april 2018. Användningen av den mer allmänna tidsplanen i svaret till parlamentet uppstod på grund av att en ledamot av kommissionens rättstjänst, när han kommenterade ett utkast, erkände att det skulle vara ”un peu délicat” att i svaren till parlamentet ange att Oettinger kände till förslaget att utnämna Selmayr till generalsekreterare före intervjun. Den formulering som används i svaret till parlamentet är strängt taget inte osann. Det är riktigt att Günter Oettinger den 20 februari fick kännedom om förslaget att utnämna Hans-Gert Selmayr till generalsekreterare. Men påståendet är inte hela sanningen. Detta bekräftas av ombudsmannens inspektion. I det dokument som utarbetats av generaldirektoratet för personal mellan kl. 13.23 och kl. 14.45 den 20 februari 2018 anges uttryckligen att talmannen hade Oettingers samtycke till att Selmayr skulle överföras till tjänsten som generalsekreterare. Det är således uppenbart att Günther Oettinger kände till den föreslagna utnämningen av Günther Selmayr till generalsekreterare före intervjun med Günther Selmayr (han hade faktiskt gett sitt godkännande till denna utnämning).

[48] Ingen anledning till denna tidpunkt för hans pensionering har fastställts i de handlingar från kommissionen som kontrollerats.

[49] Artikel 10 i CCA:s arbetsordning.

[50] Undantag som kommissionskollegiet lade till i samordningskommitténs arbetsordning i oktober 2015, PV(2015) 2141 final, 6 oktober 2015, s. 13.

[51] För ett exempel på maktmissbruk i samband med rekryteringsförfaranden, se t.ex. mål C-105-75, Franco Giuffrida mot Europeiska gemenskapernas råd [1976], ECLI:EU:C:1976:128.

[52] Svar på fråga 32, 24 mars 2018.

[53] Svar på fråga 32, 24 mars 2018.

[54] Policy för högre tjänstemän, s. 7, punkt 5.2.1.

[55] Inspektionen har visat att ett förfarande för ledig tjänst kan slutföras inom 21 kalenderdagar (när det gäller meddelandet om ledig tjänst som biträdande generalsekreterare avslutades förfarandet inom 21 dagar, från den 31 mars till den 21 februari).

[56] Kommissionen hävdade i sina svar till parlamentet att ”viktiga funktioner som generalsekreterarens [att] bli vakant bör undvikas, för att garantera att dessa funktioner kan utövas smidigt”. När det stod klart att Roberto Italianer inte ville fortsätta att utöva denna funktion var kommissionen därför tvungen att agera utan dröjsmål och ta hänsyn till de viktiga interna och externa utmaningar som EU står inför just nu, svar till parlamentet, fråga 1, 4 april 2018.

[57] Se artikel 11 i EU:s tjänsteföreskrifter.

[58] Meddelande à la Commission relative aux méthodes de travail de la

Kommissionen, C(2014) 9004, 11 november 2014, s., bilaga 4, punkt 1.3.

[59] Artikel 20 i kommissionens arbetsordning.

[60] Artikel 20 i kommissionens arbetsordning.

[61] Se meddelandet à la Commission relative aux méthodes de travail de la

Kommissionen, C(2014) 9004, 11 november 2014, s. 10.

[62] Se även: http://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I150894.

[63] Punkten hade inte förts upp på föredragningslistan för förmiddagens kollegiemöte och de flesta kommissionsledamöterna kände inte till förslaget.

[64] Se även: http://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I151643.

[65] Kommissionsledamot Günther Oettinger talade vid Europaparlamentets plenarsammanträde den 12 mars i slutet av debatten om kommissionens integritetspolitik, särskilt utnämningen av kommissionens generalsekreterare.

[66] Svar till parlamentet, fråga 5, 4 april 2018.

[67] I rättspraxis hänvisas till exempel till situationer där tjänsterna för två sekreterare som arbetar vid delegationen i Rom och de personer som innehar dessa tjänster (målen 161/80 och 162/80, Carbognani och Code Zabetta mot kommissionen) flyttades tillbaka till Bryssel.

[68] Detta uppkom i ett fall där Olaf utredde påstått bedrägeri vid Eurostat. I denna mycket allvarliga och brådskande situation beslutade kommissionen att flytta ett antal chefer som var inblandade i undersökningen till icke-ledande funktioner. För att snabbt uppnå detta mål ”omplacerade” kommissionen de berörda personernas tjänster till icke-ledande befattningar). När denna omplacering med tjänster väl hade genomförts offentliggjorde kommissionen dock direktörstjänsterna (se mål T-339/03, Clotuche mot kommissionen, och mål T-118/04 och T-134/04, Cal ó mot kommissionen).

[69] Se särskilt mål T-373/04, Guggenheim mot Cedefop.

[70] Om de nya funktioner som följer av en omorganisation medför samma eller mindre omfattande ansvar än vad som tidigare har utövats av den omplacerade tjänstemannen, kan det antas att den berörda tjänstemannen har kapacitet att utöva dessa nya funktioner. Under dessa omständigheter kan den enkla omplaceringen användas, utan att det är nödvändigt att genomföra ett förfarande för att identifiera den mest kompetenta kandidaten. Detta skedde i ett fall där en enhetschef omplacerades till en icke-ledande roll (se domen i det ovannämnda målet Fronia mot kommissionen, punkterna 56 och 57).

[71] Det kan hävdas att det inte finns någon tjänst inom kommissionen som är ”likvärdig” med tjänsten som generalsekreterare när det gäller den kompetens som krävs. Kommissionen har uppgett för parlamentet att ”kommissionens generalsekreterare inte är ett vanligt arbete”. Det är ett arbete som ”kräver inte bara särskild erfarenhet av hur kommissionen fungerar, dess arbetsmetoder, dess beslutsprocess och dess interinstitutionella roll, utan också en särskild grad av förtroende som ordföranden kan hysa för generalsekreteraren” och att det ”på sin höjd finns en handfull personer som uppfyller dessa särskilda krav”. Kommissionen har också i sitt svar till parlamentet förklarat att generalsekreterarens funktion inte är en normal funktion på generaldirektörsnivå. Det förefaller således förenligt med domstolens dom i målet Guggenheim mot Cedefop att kommissionen alltid genomför ett ”förfarande” för att identifiera den person som är mest behörig att utföra denna uppgift. Detta skulle innebära att även generaldirektörer skulle behöva gå igenom ett förfarande för att identifiera den mest kompetenta personen för att bli generalsekreterare. Inom ramen för denna undersökning är det emellertid inte nödvändigt för ombudsmannen att komma fram till en slutsats på denna punkt, eftersom den enda fråga som står på spel här är huruvida Janusz Selmayr kunde ha omplacerats från en tjänst på direktörsnivå till tjänsten som generalsekreterare, vilket han uppenbarligen inte kunde.

[72] Kommissionen har antagit ett beslut om genomförande av bilaga I, där det föreskrivs att det kan finnas en generaldirektör eller motsvarande, och direktörer eller motsvarande. Detta gör det möjligt för kommissionen att utse biträdande generaldirektörer som en underkategori inom kategorin generaldirektörer och huvudsakliga rådgivare inom kategorin direktörer.

[73] En generalsekreterare är en generaldirektör ”typ av tjänst”.