Förord

Det gläder mig att kunna presentera årets ”Putting it Right Report” som undersöker institutionernas efterlevnad av mina beslut från 2016. Efterlevnadsgraden var 85 % 2016, vilket var en liten ökning från det resultat på 83 % som vi uppnådde 2015.

Institutionerna reagerade positivt på 77 av de 91 förslag som jag lade fram för att korrigera eller förbättra deras beteende i ärenden som avslutades 2016. Det fanns ytterligare 132 fall där jag ansåg att institutionerna hade vidtagit åtgärder för att förbättra sitt arbetssätt. 12 av de 14 granskade institutionerna fick 100 %, medan kommissionen - som står för de flesta ärendena vid mitt kontor - fick 77 %.

I år sker förändringar i hur vi försöker fånga effekterna av vårt arbete och i hur vi presenterar det.

Detta är den första rapporten som omfattar ärenden som avslutats inom ramen för de nya genomförandebestämmelserna. De nya genomförandeplanerna har reviderats för att göra det möjligt för oss att hantera ärenden på ett effektivare sätt och sträva efter att påskynda saker och ting. Det primära fokuset ligger på att säkerställa att de undersökningsåtgärder som används återspeglar de specifika behoven hos varje undersökning. Dessutom ger de ombudsmannen större flexibilitet när det gäller att erhålla information eller handlingar. De nya integrerade projekten gör det lättare och snabbare att hitta lösningar som undanröjer administrativa missförhållanden och syftar till att säkerställa att rekommendationer normalt används för att hantera alla resultat av administrativa missförhållanden innan en utredning avslutas. När det gäller att mäta efterlevnad har de nya IP-adresserna medfört förändringar i den terminologi vi använder.

Detta är dessutom den första rapporten som inte åtföljs av någon bilaga. Tidigare innehöll bilagan sammanfattningar av alla avslutade ärenden under det aktuella året. Vi har nu beslutat att i denna rapport endast ta med sammanfattningar av utvalda ”stjärnfall”. 

Vi har också infört avsnitt som illustrerar effekterna av vårt arbete på områden som inte återspeglas av efterlevnadsgraden, såsom de strategiska initiativen.

Även om det gläder mig att konstatera att efterlevnadsgraden fortfarande är hög vill jag upprepa att varje vägran från en institutions sida att följa ett förslag från ombudsmannen bör ses som ett missat tillfälle att ta itu med administrativa brister.

Emily O'Reilly

december 2017

 

Rapportera

1. Inledning

I denna rapport beskrivs i vilken utsträckning EU-institutionerna [1] svarade på ombudsmannens förslag under 2016. Dessa förslag kommer i form av lösningar, rekommendationer, förslag/ytterligare anmärkningar och kritiska anmärkningar.

I avsnitt 3 (nedan) om effekterna av ombudsmannens arbete förklaras vad ombudsmannens lösningar, rekommendationer, förslag/ytterligare anmärkningar och kritiska anmärkningar/konstaterade administrativa missförhållanden innebär. De nya IP-adresserna [2], som trädde i kraft den 1 september 2016, påverkar i viss utsträckning vår användning av dessa villkor. Som exempel kan nämnas att begreppen ”ytterligare anmärkningar” och ”kritiska anmärkningar” inte längre kommer att användas. Vi förklarar alla ändringar nedan i de relevanta delarna av avsnittet. Ett antal undersökningar i denna rapport avslutades efter det att de nya integrerade projekten hade trätt i kraft. Den nya terminologin användes därför i dessa fall.

I avsnitt 3 beskrivs också effekterna av ombudsmannens arbete i andra fall. Om ärendet avgörs av institutionen eller om ombudsmannen beslutar att inleda ett strategiskt initiativ.

Tidigare offentliggjordes denna rapport tillsammans med en bilaga med en sammanfattning av de fall där förslag till lösningar, rekommendationer, kritiska anmärkningar och ytterligare anmärkningar godtogs. Från och med i år kommer vi inte längre att offentliggöra någon bilaga. I denna rapport finns dock sammanfattningar av de fall som förtjänar att särskilt nämnas som ”stjärnfall” för varje kategori av uppföljning.

2. Ombudsmannens befogenheter och förfaranden

Ombudsmannen hjälper enskilda, företag och föreningar som har problem med en EU-institution [3]. Samtidigt tjänar hon allmänintresset genom att hjälpa institutionerna att förbättra kvaliteten på de tjänster de tillhandahåller. Förutom att utreda klagomål kan ombudsmannen också inleda undersökningar på eget initiativ.

Ombudsmannen kan kräva att den berörda institutionen lämnar information, granskar dess akter och tar upp vittnesmål från tjänstemän. Dessa befogenheter finns i ombudsmannens stadga [4] (nedan kallad stadgan). När ombudsmannen anser att det är lämpligt att göra detta i ett specifikt fall uppmanar han institutionen att se över sin ståndpunkt, ge gottgörelse eller göra allmänna förändringar för framtiden. Om institutionen vägrar att samarbeta kan hon göra ett ärende politiskt uppmärksammat genom att lämna en särskild rapport till Europaparlamentet.

3. Effekterna av ombudsmannens arbete

a. Lösningar

Om ombudsmannen anser att ett klagomål kan lösas snabbt kan hon lägga fram ett förslag till lösning för den berörda institutionen på grundval av artikel 3.5 i stadgan [5]. Ombudsmannens nya utredningsbefogenheter gör det enklare och snabbare att hitta lösningar som undanröjer administrativa missförhållanden.

b. Rekommendationer

I de nya utredningsprotokollen kan rekommendationer lämnas när ombudsmannen finner administrativa missförhållanden. Rekommendationer till institutionerna offentliggörs samtidigt på ombudsmannens webbplats.

Om institutionen avvisar rekommendationen avslutar ombudsmannen ärendet genom att bekräfta ett konstaterande av administrativa missförhållanden. Om rekommendationen godtas kommer ombudsmannen att avsluta ärendet så som det avgjorts av den berörda institutionen.

c. Förslag och ytterligare kommentarer

De nya integrerade projekten ersätter begreppet ”ytterligare anmärkningar” med det tydligare och mer användbara begreppet ”förslag till förbättringar”, som syftar till att säkerställa systemförbättringar inom EU:s förvaltning. I likhet med ytterligare anmärkningar bygger förbättringsförslagen inte på ett konstaterande av administrativa missförhållanden och innebär inte någon misstroendeförklaring mot den institution som de riktar sig till.

d. Kritiska anmärkningar och upptäckter av administrativa missförhållanden

Tidigare använde ombudsmannen termen ”kritisk anmärkning” när hon avslutade ett ärende med ett konstaterande av administrativa missförhållanden. En kritisk anmärkning informerade institutionen om vad den hade gjort fel i det specifika fallet. I anmärkningen identifierades den regel eller princip som överträtts och (såvida det inte var uppenbart) förklarades hur institutionen borde ha agerat i samband med ärendet. Institutionen rapporterade tillbaka inom sex månader, om ombudsmannen så begärde.

De nya integrerade projekten ersätter begreppet ”kritiska anmärkningar” med det enkla och tydliga begreppet ”upptäckter av administrativa missförhållanden”.  Om en rekommendation avvisas av institutionen avslutas ärendet med ett konstaterande av administrativa missförhållanden.

e. Ärenden som avgjorts av institutionerna

Ombudsmannen kan avsluta en undersökning i ett tidigt skede utan att föreslå en lösning om institutionen spontant avgör klagandens ärende under undersökningens gång.

Ärende 253/2016/MDC: Europeiska kommissionens vägran att godkänna vissa utgiftsposter som stödberättigande kostnader enligt villkoren i ett bidragsavtal

Klaganden var samordnare för ett projekt som medfinansierades av kommissionen inom ramen för en bidragsöverenskommelse. Efter det att projektet hade slutförts på ett framgångsrikt sätt underrättade kommissionen dock klaganden om att många av de kostnader som uppkommit inom ramen för projektet avseende personal-, rese- och konsultkostnader inte var stödberättigande.

Klaganden hävdade att kommissionens beslut var orättvist. Ombudsmannen inledde en undersökning och bad kommissionen att svara på klagandens påståenden. När det gäller personalkostnaderna noterade kommissionen att klaganden borde ha informerat kommissionen om den betydande ökningen av arbetsbördan för vissa av sina anställda och att han hade gott om tid att göra detta. När det gäller kostnader för resor och dagtraktamenten ansåg kommissionen att de förfaranden som klaganden hävdade överensstämde med dess sedvanliga praxis inte var dokumenterade eller tillräckligt bevisade.

När det gäller de avvisade konsultkostnaderna uppgav kommissionen dock att den var beredd att ompröva sin ståndpunkt på grund av klagandens förklaringar, som tydde på att den felaktiga klassificeringen av dessa kostnader berodde på ett verkligt fel. Ombudsmannen gläder sig över att kommissionen har omprövat sin ståndpunkt.

f. Strategiska initiativ

Ombudsmannen kan också välja att driva strategiskt viktiga frågor utan att inleda en undersökning genom att inleda ett så kallat strategiskt initiativ. Syftet med dessa strategiska initiativ är att utbyta förslag med institutionerna om viktiga frågor, att uppmärksamma frågor av allmänt intresse och att ta reda på mer om en viss fråga innan man beslutar om det är nödvändigt att inleda en undersökning. Under 2016 inledde ombudsmannen tio strategiska initiativ.

SI/5/2016/EA: Eurogruppens öppenhet

I mars 2016 skrev ombudsmannen till Eurogruppens ordförande för att välkomna hans initiativ att lägga fram ett antal proaktiva öppenhetsåtgärder, av vilka några medlemmar i Eurogruppen redan hade samtyckt till. Denna skrivelse följdes av en ytterligare skriftväxling mellan ombudsmannen och Eurogruppens ordförande under 2016.

I denna korrespondens tog ombudsmannen upp frågor, såsom hanteringen av ansökningar om tillgång till Eurogruppens handlingar, inbegripet handlingar som inte innehas av EU-institutionerna, och insynen i de grupper som deltar i förberedelserna av Eurogruppens möten, särskilt Eurogruppens arbetsgrupp. Ombudsmannen konstaterade att hennes kansli inte kunde identifiera någon tjänsteman.

dokument som rör arbetsgruppens arbetsordning, och att även om Eurogruppens arbetsmetoder förmodligen hänvisar till arbetsgruppen, verkade detta dokument inte heller vara offentligt.

Eurogruppens ordförande klargjorde att ansökningar om tillgång till Eurogruppens handlingar kommer att behandlas av den EU-institution som innehar de relevanta handlingarna eller omdirigeras till den berörda nationella institutionen och behandlas i enlighet med nationell lagstiftning om öppenhet. Under 2017 offentliggjordes Eurogruppens arbetsmetoder på Eurogruppens webbplats.

4. Hur institutionerna svarade ombudsmannen 2016

a. Lösningsförslag och rekommendationer som godtogs 2016

Under 2016 godtog EU-institutionerna totalt nio förslag till lösningar. Ett förslag till lösning avvisades av kommissionen [6].

Under 2016 godtog EU-institutionerna också helt eller delvis totalt 14 rekommendationer.[7] Två rekommendationer avvisades av kommissionen och två avvisades av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)[8], även om institutionerna gjorde en positiv uppföljning av de efterföljande kritiska anmärkningarna i tre fall. Det andra ärendet rörande kommissionen ledde till att administrativa missförhållanden konstaterades.

Institution	Lösningar Godkänd	Godtagna rekommendationer
Europaparlamentet	1
Europeiska unionens råd	1
Europeiska kommissionen	6	6
Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)		4
Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf)		3
Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter (FRA)	1
Genomförandeorganet för forskning (REA)		1
Totalt	9	14

Ärende 946/2014/PL: Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheters (FRA) språkpolicy när det gäller dess webbplats och publikationer

Klaganden, som är spansk medborgare, bad FRA om information om sin språkpolicy för användningen av officiella språk på sin webbplats, särskilt när det gäller publikationer. Han noterade att de flesta publikationer endast fanns tillgängliga på engelska och franska och ibland på tyska och italienska. FRA förklarade att den olika behandlingen av officiella språk berodde på budget- och personalbegränsningar samt på den tid som krävdes för att slutföra översättningsprocessen.

Ombudsmannen ansåg att begränsade personalresurser och ekonomiska resurser inte var en tillräcklig motivering för FRA:s praxis när det gäller översättning av dess publikationer. Ombudsmannen gladde sig åt att FRA hade åtagit sig att tillhandahålla en statisk portalsida med grundläggande information om FRA på alla språk. Även om det under vissa omständigheter skulle vara oproportionerligt att översätta alla handlingar till alla officiella EU-språk noterade ombudsmannen att det fanns mindre betungande sätt att i möjligaste mån säkerställa att medborgarna har tillgång till publikationer på sitt eget språk. Hon föreslog därför att FRA skulle fastställa och offentliggöra en tydlig policy för de EU-språk på vilka dess publikationer ska göras tillgängliga.

Ombudsmannen gladde sig åt att FRA godtog hennes lösning. FRA har för närvarande en språkpolicy på nätet och en publikationspolicy på sin webbplats. Dessutom har FRA vidtagit åtgärder för att se till att publikationer översätts till så många språk som möjligt.

Ärende 1398/2013/ANA: Europeiska kommissionens vägran att ge tillgång till handlingar som rör Förenta staternas Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)

En ledamot av Europaparlamentet begärde att allmänheten skulle få tillgång till kommissionens handlingar om förhandlingarna mellan vissa EU-medlemsstater och USA om konsekvenserna av FATCA, amerikansk lagstiftning som kräver att finansinstitut utanför USA rapporterar till Internal Revenue Service om sina kunder.

Kommissionen gav fullständig eller partiell tillgång till flera handlingar medan den vägrade att ge tillgång till andra. Kommissionen ansåg att en del av ledamotens begäran var mycket bred och bad henne att begränsa begärans omfattning. Ledamoten var missnöjd med kommissionens ståndpunkt och vände sig till ombudsmannen.

Ombudsmannen rekommenderade kommissionen att göra ett nytt försök att fastställa omfattningen av de begärda handlingarna och slutligen besluta om dessa handlingar bör lämnas utan onödigt dröjsmål. Kommissionen identifierade i sin tur antalet handlingar som omfattades av begäran, gjorde en bedömning och lämnade ut många av dessa handlingar. Ombudsmannen är medveten om att kommissionen följde hennes förslag och gjorde betydande ansträngningar för att genomföra denna rekommendation.

Ombudsmannen rekommenderade också kommissionen att ompröva begäran om tillgång till de icke utlämnade handlingarna i syfte att bevilja

bredare tillgång för allmänheten. Kommissionen gav antingen tillgång till ytterligare handlingar eller mer detaljerade och övertygande förklaringar till sin vägran att göra detta. Ombudsmannen granskade kommissionens beslut och anser att det är korrekt.

Ärende 852/2014/LP: Europeiska kommissionens efterlevnad av konventionen om tobakskontroll

Förevarande mål rörde kommissionens underlåtenhet att uppfylla sin skyldighet enligt artikel 5.3 i Världshälsoorganisationens (WHO) ramkonvention om tobakskontroll (nedan kallad konventionen), i vilken EU är part. Klaganden, den icke-statliga organisationen Corporate Europe Observatory, hävdade särskilt att kommissionen, med undantag för generaldirektoratet för hälsa (GD Hälsa), inte proaktivt offentliggjorde all information om möten med tobaksindustrin.

Ombudsmannen inledde en undersökning och fann att kommissionens nuvarande praxis (med undantag för GD Hälsa) var otillfredsställande och otillräcklig. Ombudsmannen ansåg att det enligt artikel 5.3 i konventionen och de riktlinjer som ger verkan åt den krävs att offentliga organ intar en proaktiv hållning, snarare än en reaktiv eller passiv hållning, för att säkerställa öppenhet när de interagerar med tobaksindustrin. Hon ansåg också att skyldigheten att lämna insyn omfattar alla möten mellan kommissionens rättstjänst och tobaksindustrin. Hon förstod inte heller varför öppenhetskraven endast skulle gälla kommissionens högsta tjänstemän. Ombudsmannen rekommenderade därför kommissionen att proaktivt offentliggöra alla möten med tobakslobbyister, eller deras juridiska ombud, samt protokollen från dessa möten, och att denna policy gäller för alla kommissionstjänstemän, oavsett deras tjänstgöringstid.

I sitt svar vidhöll kommissionen sin ursprungliga ståndpunkt att den inte behöver utvidga GD Hälsas proaktiva praxis till resten av kommissionen. Kommittén anser att de nuvarande allmänna reglerna om etik och öppenhet var tillräckliga för att förhindra otillbörlig påverkan från tobaksindustrin och säkerställa efterlevnaden av konventionen.

Ombudsmannen beklagar djupt att kommissionen inte utnyttjade möjligheten att fastställa standarder som uppfyller kraven i artikel 5.3 och se till att en proaktiv öppenhetspolicy när det gäller möten med tobakslobbyister tillämpas inom alla kommissionens avdelningar och all personal. Hon avslutade därför ärendet med att konstatera ett administrativt missförhållande och betonade att kommissionen inte hade angett några goda skäl för att vägra att vidta de åtgärder som hennes kansli hade föreslagit.

b. Uppföljning av kritiska anmärkningar och förslag/ytterligare anmärkningar under 2016

Under 2016 gjordes 16 kritiska anmärkningar i 11 beslut, medan 47 förslag/ytterligare anmärkningar gjordes i 26 beslut.[9] Ett enda beslut kan innehålla mer än en anmärkning, och både kritiska anmärkningar och förslag/ytterligare anmärkningar kan ingå i samma beslut.

Förslagen till förbättringar har främst använts av ombudsmannen i hennes beslut om att avsluta undersökningar på eget initiativ.

Institutionerna uppmanades att svara på kommentarerna/förslagen inom sex månader. Svar mottogs på alla kommentarer/förslag som gjordes 2016, även om de i vissa fall försenades.

i) Uppföljning av kritiska anmärkningar som gjordes 2016

Uppföljningen av kritiska anmärkningar var 63 %. Detta är mycket högre än förra årets andel på 41 %, vilket var rekordlågt. Den högsta siffran hittills när det gäller positiv uppföljning av kritiska anmärkningar var 88 % 2014. En granskning av institutionernas svar på kritiska anmärkningar tyder på att vissa, även efter det att en undersökning har avslutats, fortsätter att bestrida ombudsmannens slutsatser och upprepa de argument som de har lagt fram under undersökningen. Även om det på något sätt är möjligt att förstå att en institution, efter att ha mött offentlig kritik från ombudsmannen, har svårt att följa upp på ett konstruktivt sätt, är det viktigt att institutionerna är villiga att dra lärdom av ombudsmannens undersökningar och försöka minska risken för att liknande problem uppstår i framtiden.

Institution	Kritiska anmärkningar	Tillfredsställande svar	% av tillfredsställande svar
Europeiska kommissionen	10	5	50%
Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)	3	2	67%
Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Totalt	16	10	63%

Ärende 2063/2014/PMC: Europeiska kommissionens överföring av den klagandes personuppgifter till en tredje part utan dennes samtycke

Ärendet gällde kommissionens påstått olagliga röjande av den klagandes namn till hans arbetsgivare utan hans samtycke. Kommissionen gjorde detta för att kontrollera att klaganden verkligen existerade vid handläggningen av hans ansökan om allmänhetens tillgång till handlingar. Med tanke på den särskilt invasiva karaktären hos den åtgärd som kommissionen vidtog, som kunde ha orsakat klaganden skadat dennes anseende i förhållande till den organisation som han arbetade för, konstaterade ombudsmannen allvarliga administrativa missförhållanden och avslutade ärendet med en kritisk anmärkning.

Efter ombudsmannens kritiska anmärkning medgav kommissionen att det kanske inte var lämpligt att kontakta klagandens arbetsgivare utan att först ha informerat honom. Han bad om ursäkt. Kommissionen tillade att det inte är en praxis som tillämpas regelbundet att bekräfta en persons identitet.

Ombudsmannen noterar kommissionens erkännande av att dess åtgärder i detta fall inte var lämpliga.

Ärende 1409/2014/MHZ: Europeiska kommissionen samtycker till att genomföra en djupgående konsekvensbedömning avseende mänskliga rättigheter i pågående eller kommande handelsförhandlingar med länder i Sydostasiatiska nationers förbund (Asean)

Ärendet gällde huruvida kommissionen borde ha gjort en konsekvensbedömning avseende de mänskliga rättigheterna i samband med sina förhandlingar om att ingå ett frihandelsavtal med Vietnam. Kommissionen ansåg att en sådan bedömning inte var nödvändig och noterade att en bedömning av konsekvenserna för hållbar utveckling redan hade genomförts 2009 för ett föreslaget frihandelsavtal mellan EU och Asean, som omfattade Vietnam. Ombudsmannen konstaterade att kommissionens underlåtenhet att genomföra en särskild konsekvensbedömning avseende de mänskliga rättigheterna utgjorde ett administrativt missförhållande. Hon rekommenderade kommissionen att genomföra en sådan bedömning utan ytterligare dröjsmål. Kommissionen vägrade och ombudsmannen avslutade ärendet med en kritisk anmärkning.

I sitt uppföljningssvar vidhöll kommissionen att det var motiverat att inte göra en förhandsbedömning av konsekvenserna för de mänskliga rättigheterna på grund av den specifika tidpunkten för förhandlingarna. Samtidigt höll kommissionen med om att systematisk förhandsanalys av alla sannolika konsekvenser för de mänskliga rättigheterna är en viktig del av ett bättre handelspolitiskt beslutsfattande. Kommissionen informerade ombudsmannen om att GD Handel i april 2016 hade offentliggjort en reviderad version av handboken för bedömning av konsekvenserna för hållbar utveckling, som nu innehåller ett särskilt fokus på att säkerställa att en djupgående analys av konsekvenserna för de mänskliga rättigheterna genomförs. Kommissionen åtog sig också i meddelandet Handel för alla att ytterligare förbättra analysen av handelspolitikens inverkan på de mänskliga rättigheterna i både konsekvensbedömningar och efterhandsutvärderingar, på grundval av GD Handels nyligen utarbetade riktlinjer.

Kommissionen förklarade vidare att analysen för att bedöma konsekvenserna för de mänskliga rättigheterna hade utvidgats och stärkts. Till stöd för detta hänvisade kommissionen till utkastet till slutrapport om hållbarhetsbedömningen till stöd för förhandlingarna om investeringsskyddsavtalet mellan EU och Myanmar/Burma, som offentliggjordes för kommentarer den 18 mars 2016. En bedömning av konsekvenserna för de mänskliga rättigheterna förbereds också inför förhandlingarna med Filippinerna och

Indonesien. Kommissionen försäkrade ombudsmannen om att detsamma skulle gälla om förhandlingarna återupptogs med Malaysia och Thailand och på liknande sätt med Indien. Slutligen förklarade kommissionen att den var övertygad om att främjandet av mänskliga rättigheter i första hand måste ske genom engagemang och dialog för att säkerställa största möjliga effekt.

Ombudsmannen håller med kommissionen om att förhandsbedömningar av konsekvenserna för de mänskliga rättigheterna är en viktig del av ett bättre handelspolitiskt beslutsfattande. Hon välkomnar den rad åtgärder som kommissionen aviserat i sitt svar och som bör bidra till att minimera risken för att de administrativa missförhållanden som identifierats i detta fall upprepas.

ii) Uppföljning av förslag/ytterligare kommentarer från 2016

Uppföljningen av förslag/ytterligare anmärkningar var tillfredsställande i 94 % av fallen. Detta är högre än förra årets andel på 92 %. Den högsta siffran hittills när det gäller positiv uppföljning av ytterligare anmärkningar har varit andelen på 100 % under 2008.

Institution	Förslag/ytterligare kommentarer	Tillfredsställande svar	% av tillfredsställande svar
Europeiska kommissionen	22	19	86%
Europeiska unionens domstol	3	3	100%
Europeiska utrikestjänsten	2	2	100%
Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESK)	1	1	100%
Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)	9	9	100%
Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf)	2	2	100%
Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC)	1	1	100%
Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA)	5	5	100%
Europeiska nätverket för informationssäkerhet (Enisa)	2	2	100%
Totalt	47	44	94%

Ärende OI/8/2015/JAS: Transparens i trepartsmötena

Denna strategiska undersökning gällde insynen i trepartsmötena, informella förhandlingar mellan företrädare för Europaparlamentet (parlamentet) och Europeiska unionens råd (rådet) med bistånd av kommissionen i syfte att nå en överenskommelse om föreslagen lagstiftning.

Ombudsmannen undersökte vilken information som skulle kunna göras tillgänglig proaktivt, och vid vilken tidpunkt, för att öka ansvarsskyldigheten och allmänhetens deltagande i EU:s lagstiftningsarbete. I sitt avslutande beslut lade ombudsmannen fram åtta förslag om hur insynen i trepartsförhandlingarna skulle kunna ökas.

Parlamentet, rådet och kommissionen svarade att de hade inlett diskussioner om att offentliggöra mer information, bland annat en trepartskalender, dagordningar för trepartsmöten, berörda politiska beslutsfattare och institutionernas förhandlingsmandat. En särskild gemensam lagstiftningsdatabas, som ska inrättas på grundval av 2016 års interinstitutionella avtal om bättre lagstiftning, skulle kunna tillhandahålla sådan information på ett lättillgängligt sätt.

När det gäller ombudsmannens förslag om offentliggörande av viktiga dokument som tagits fram under trepartsmötena uppgav institutionerna att de skulle behöva invänta domstolens dom i det därmed sammanhängande pågående målet De Capitani mot parlamentet (T-540/15).

Ombudsmannen välkomnar parlamentets, rådets och kommissionens åtagande att inleda diskussioner om genomförandet av hennes förslag. Hon uppmuntrar särskilt deras initiativ att skapa en gemensam lagstiftningsdatabas och kommer att följa upp dess utveckling.

Ärende OI/10/2015/NF: Epsos förfarande för handläggning av ansökningar om omprövning från sökande i allmänna uttagningsprov

Denna undersökning på eget initiativ gällde Epsos hantering av begäranden om omprövning från sökande som inte valts ut i urvalsprov. Utredningen inriktades särskilt på Epsos förseningar när det gäller att svara på de sökandes begäranden om omprövning. Syftet med utredningen var att fastställa om det fanns systematiska problem som gav upphov till förseningarna och i så fall hjälpa Epso att förbättra förfarandet. Ombudsmannen avslutade sin undersökning med sex förslag till förbättringar.

När det gäller förslaget om att Epso ska ge bättre stöd till uttagningskommittéer så att de kan ge mer detaljerade skäl till sina beslut om begäranden om omprövning har Epso infört en ny mall för registrering av uttagningskommitténs beslut i tillträdesskedet och har förbättrat sitt utbildningsprogram för uttagningskommitténs ledamöter. Epso funderar vidare på hur man kan förbättra sin vägledning om registrering av uttagningskommitténs beslut.

Epso har infört ett nytt it-system, som har haft en positiv inverkan på effektiviteten i dess behandling av begäranden om omprövning, och använder nu telekonferensteknik för att genomföra urvalskommitténs granskningsmöten.

Som ombudsmannen föreslår uppskattar Epso nu systematiskt antalet begäranden om omprövning som man förväntar sig att få i pågående uttagningsprov, i syfte att kunna avsätta tillräckliga resurser för hanteringen av dem.

Det fjärde och femte förslaget handlade om att se till att de sökande får tydlig och korrekt information om förfarandet för begäran om omprövning. Epso informerar nu de sökande om förväntade förseningar och om att man prioriterar att skicka ut svar på godkända ansökningar. Epso har också uppdaterat

och utökade sin webbsida med vanliga frågor och svar på nätet med mer information om klagomålsförfaranden.

Ombudsmannen välkomnar de olika åtgärder som Epso har vidtagit för att införa hennes förslag till förbättringar.

Ärende OI/11/2015/EIS: Kommissionens utbetalningar i tid

Utredningen gällde huruvida kommissionens betalningar inom ramen för direkt och indirekt förvaltning hade gjorts i tid, med tonvikt på betalningar till privata uppdragstagare och stödmottagare. Den följde på fyra undersökningar om samma ämne.

Syftet var att samla in statistiska uppgifter om kommissionens sena betalningar och att bedöma både orsakerna till dessa förseningar och de korrigerande åtgärder som kommissionen vidtagit. Ombudsmannen avslutade sin undersökning med två förslag och uppmanade kommissionen att fortsätta sina ansträngningar på särskilda områden och att offentliggöra ytterligare information i sina årliga verksamhetsrapporter.

I sitt svar betonade kommissionen att det hade skett en övergripande förbättring av dess förvaltning av betalningsprocessen under 2016. Det konstaterades att detta framför allt berodde på en striktare övervakning av fakturor och betalningsansökningar, genom utveckling av rapporteringsverktyg online, och på parallell analys av rapporter från operativa och finansiella aktörer med gemensamma tidsfrister. Kommissionen påpekade också att den hade lagt fram ett förslag till översyn av budgetförordningen 2016 och infört bestämmelser som uppmuntrar till en mer omfattande användning av förenklade bidragsformulär.

När det gäller förslaget att inkludera information om kommissionens bruttobetalningstid, som är den tid stödmottagarna måste vänta innan de får en betalning, gick kommissionen med på att offentliggöra denna information från och med 2017.

Ombudsmannen välkomnar de åtgärder som kommissionen har vidtagit i samband med sin betalningsprocess. Hon lovordar kommissionen för dess insatser, som ledde till en förbättring av dess statistik över hanteringen av sena betalningar och betalningsinställelser under 2016.

iii) Uppföljning av kommentarer/förslag som gjordes 2016

Med kritiska anmärkningar och förslag/ytterligare anmärkningar tillsammans var andelen tillfredsställande uppföljning 86 %. Detta är högre än förra årets andel på 81 % och lägre än 2014 års rekordhöga andel på 94 %.

Institution	Kritiska anmärkningar och förslag/ytterligare anmärkningar	Tillfredsställande svar	% av tillfredsställande svar
Europeiska kommissionen	32	24	75%
Europeiska unionens domstol	3	3	100%
Europeiska utrikestjänsten	2	2	100%
Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESK)	1	1	100%
Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)	12	11	92%
Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf)	2	2	100%
Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC)	3	3	100%
Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA)	5	5	100%
Europeiska nätverket för informationssäkerhet (Enisa)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Totalt	63	54	86%

c. Grad av övergripande efterlevnad per institut 2016

Den totala siffran när det gäller efterlevnaden av ombudsmannens förslag under 2016 är 85 %. Institutionerna reagerade positivt på 77 av de 91 förslag som ombudsmannen lade fram för att korrigera eller förbättra deras beteende.[11] Graden av efterlevnad bygger på antalet positiva svar på lösningsförslagen, rekommendationerna, de kritiska anmärkningarna, förslagen/ytterligare anmärkningarna i de ärenden som avslutades 2016. Det fanns ytterligare 132 fall där ombudsmannen ansåg att institutionerna hade vidtagit åtgärder för att förbättra sitt arbetssätt.

Som framgår av tabell 5 nedan varierar efterlevnadsgraden från ett institut till ett annat – från 100 % i många fall till 77 % i värsta fall. Även om denna statistik ofta bygger på mycket få fall innebär ett resultat som är lägre än 100 % att institutionen inte har följt ett förslag från ombudsmannen.

Institution	Lösningar rekommendationer, anmärkningar och förslag		Tillfredsställande svar		% av Tillfredsställande svar
Europaparlamentet		1		1 100%
Europeiska unionens råd		1		1 100%
Europeiska kommissionen		47		36 77%
Europeiska unionens domstol		3		3 100%
Europeiska utrikestjänsten		2		2 100%
Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESK)		1		1 100%
Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)		18		15 83%
Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf)		5		5 100%
Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC)		3		3 100%
Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA)		5		5 100%
Europeiska nätverket för informationssäkerhet (Enisa)		2		2 100%
Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Genomförandeorganet för forskning (REA)		1		1 100%
Totalt		91		77 85%

5. Slutsats

Denna rapport utgör en årlig insats för att mäta efterlevnaden av ombudsmannens förslag ur statistisk synvinkel. När det gäller en del av ombudsmannens arbete kan effekterna dock inte mätas på konventionella sätt. Detta är till exempel fallet med ombudsmannens strategiska initiativ, genom vilka hon för en konstruktiv dialog med institutionerna om viktiga frågor. Detta skulle också kunna omfatta ett antal fall som avgörs av institutionerna varje år, efter ett ingripande av ombudsmannen, som inte tar formen av en lösning, rekommendation, anmärkning eller förslag. I år lade vi till sådana exempel i rapporten för att bättre illustrera ombudsmannens inverkan. Dessutom finns det fall där efterlevnaden av ombudsmannens förslag kan komma något senare än det år då undersökningen avslutades.  

Vi bör komma ihåg att den väsentliga förändringen är en förändring av den institutionella kulturen. Det är svårt att fastställa när en betydande förändring i kulturen blir inbäddad. Ombudsmannen strävar efter att uppnå denna kulturella förändring. Hennes kontinuerliga inverkan på god förvaltning återspeglas inte nödvändigtvis i graden av efterlevnad.

 

[1] För enkelhetens skull används i denna rapport termen ”institution” för att hänvisa till alla EU:s institutioner, organ, kontor och byråer.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces

[3] Artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt ger ombudsmannen befogenhet att undersöka administrativa missförhållanden i unionsinstitutionernas verksamhet, med undantag för Europeiska unionens domstol när den utövar sina domstolsfunktioner.

[4] Europaparlamentets beslut 2008/587 av den 18 juni 2008 om ändring av beslut 94/262 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EUT L 189, 2008, s. 25).

[5] I artikel 3.5 i stadgan föreskrivs följande: ”Ombudsmannen ska i möjligaste mån försöka finna en lösning tillsammans med den berörda institutionen eller det berörda organet för att undanröja det administrativa missförhållandet och tillmötesgå klagomålet.”

[6] I ett fall avvisade institutionen ett förslag till lösning men godtog den efterföljande rekommendationen. För att undvika dubbelräkning innehåller statistiken endast rekommendationen i detta fall och inte lösningsförslaget.

[7] Vi godtar delvis rekommendationen när institutionen verkligen har reagerat på centrala punkter i rekommendationen på ett konstruktivt sätt.

[8] I ett fall avvisade institutionen en rekommendation och underlät därefter att följa upp den kritiska anmärkningen på ett tillfredsställande sätt. Återigen, för att undvika dubbelräkning, ingår endast den negativa uppföljningen av den kritiska anmärkningen i statistiken.

[9] Statistiken i denna rapport omfattar inte följande:

i) De fyra förslag som lades fram i beslutet om avslutande av den gemensamma undersökningen av ärendena 1853/2013/TN & 2077/2012/TN, eftersom de kommer att behandlas inom ramen för ombudsmannens pågående undersökning på eget initiativ av kommissionens hantering av ”svängdörrssituationer” som rör EU-personal (OI/3/2017/AB).

ii) Två av förslagen om insyn i trepartsmötena (OI/8/2015/JAS), eftersom de berörda institutionerna väntar på ett avgörande från domstolen för att kunna göra en uppföljning.

[10] När det gäller statistiken i denna rapport verkar förslagen om insyn i trepartsmötena (OI/8/2015/JAS) endast riktas till kommissionen. Utredningen gällde dock tre institutioner: Europeiska unionens råd, Europaparlamentet och kommissionen. 

[11] Se fotnoterna 6–8 och 9–10 ovan.