Förord

Som europeisk ombudsman får jag ofta frågan ”I vilken utsträckning lyssnar EU-institutionerna på dig?”. Syftet med denna rapport är att ge ett statistiskt svar på den frågan genom att titta på institutionernas efterlevnad av ombudsmannens beslut. Efterlevnadsgraden var 83 % 2015, den näst högsta hittills. Så även om jag är nere från det utmärkta resultat på 90 procent som vi uppnådde 2014 är jag ändå glad över att kunna konstatera att i över fyra av fem fall agerar EU-institutionerna på det som ombudsmannen begär av dem.

I de 130 fall där ombudsmannen lade fram förslag i ärenden som avslutades 2015 gav institutionerna 108 positiva svar. Ytterligare 135 ärenden avgjordes av institutionerna. 12 av de 18 granskade institutionerna fick 100 %, medan kommissionen – som står för de flesta ärendena inför ombudsmannen – fick 82 %.

Jag är särskilt nöjd med institutionernas svar i de strategiska undersökningar som vi genomförde. 43 av de 45 förslag som riktades till institutionerna i samband med dessa strategiska undersökningar godtogs på områden som sträcker sig från förhandlingarna om det transatlantiska partnerskapet för handel och investeringar (TTIP) till förfarandet för det europeiska medborgarinitiativet och från Frontex gemensamma insatser för återvändande till EU:s sammanhållningspolitik. Mer allmänt innehåller bilagan till denna rapport många exempel på fall där ombudsmannen har övertalat EU-förvaltningen att förbättra sina resultat och ger en översikt över de olika förbättringar av den offentliga förvaltningen som har lett till. Dessa omfattar beslutet av genomförandeorganet för små och medelstora företag att fastställa förfaranden för prövning av tillåtlighet och utvärdering vid beviljande av bidrag, kommissionens utveckling av nya kommunikationsverktyg för att öka allmänhetens deltagande i dess beslutsfattande och förbättrade förfaranden för visselblåsning inom ramen för Europeiska utrikestjänstens civila uppdrag.

Minskningen av efterlevnaden från 2014 till 2015 är dock klart beklaglig. I en tid av flera kriser inom EU kan varje vägran att följa en slutsats från ombudsmannen ses som ett missat tillfälle att ta itu med ett verkligt klagomål från medborgarna eller en administrativ brist. Jag kommer att fortsätta att samarbeta med EU-institutionerna för att tillhandahålla den högsta möjliga servicenivå som allmänheten har rätt att förvänta sig av oss.

Emily O'Reilly

16 december 2016

Rapportera

1. Inledning

I denna rapport beskrivs i vilken utsträckning EU-institutionerna [1] reagerade konstruktivt på förslag från Europeiska ombudsmannen 2015. Dessa förslag kommer i form av lösningar, rekommendationer, kritiska anmärkningar och ytterligare anmärkningar.

I avsnitten 3, 4 och 5 nedan förklaras vad ombudsmannens lösningar, rekommendationer, kritiska och ytterligare anmärkningar innebär. Ombudsmannens nya ”genomförandebestämmelser”, som trädde i kraft den 1 september 2016, påverkar i viss mån hur vi använder dessa villkor. Även om de undersökningar som omfattas av denna rapport genomfördes under de tidigare granskningsperioderna förklarar vi ändringarna nedan, i förekommande fall.

2. Ombudsmannens befogenheter och förfaranden

Ombudsmannen hjälper enskilda personer, företag och föreningar som har problem med en EU-institution [2]. Samtidigt tjänar hon allmänintresset genom att hjälpa institutionerna att förbättra kvaliteten på de tjänster de tillhandahåller. Förutom att utreda klagomål kan ombudsmannen också inleda undersökningar på eget initiativ.

Ombudsmannen kan kräva att den berörda institutionen lämnar information, granskar dess akter och tar upp vittnesmål från tjänstemän. Dessa befogenheter finns i ombudsmannens stadga [3] (nedan kallad stadgan). När ombudsmannen anser att det är lämpligt att göra detta i ett specifikt fall uppmanar han institutionen att se över sin ståndpunkt, ge gottgörelse eller göra allmänna förändringar för framtiden. Om institutionen vägrar att samarbeta kan hon göra ett ärende politiskt uppmärksammat genom att lämna en särskild rapport till Europaparlamentet.

3. Lösningar

Om ombudsmannen anser att ett klagomål kan lösas söker hon en lösning med den berörda institutionen på grundval av artikel 3.5 i stadgan [4]. Ett av syftena med de ändringar som infördes 2016 av ombudsmannens genomförandebestämmelser var att göra det enklare och snabbare att hitta lösningar som undanröjer administrativa missförhållanden.

4. Rekommendationer

Om ombudsmannen konstaterar administrativa missförhållanden ifrågasätter hon vad som i artikel 3.6 i stadgan kallas ”förslag till rekommendation”. Rekommendationer till institutionerna offentliggörs samtidigt på ombudsmannens webbplats. Ombudsmannens nya utredningsbefogenheter kräver att rekommendationer används för att hantera alla resultat av administrativa missförhållanden innan en undersökning avslutas.

5. Kritiska anmärkningar och ytterligare anmärkningar

Tidigare har en institutions förkastande av ett förslag eller en rekommendation till lösning lett till ett antal möjliga resultat, bland annat genom att ärendet avslutades med en ”kritisk anmärkning”. En kritisk anmärkning informerade institutionen om vad den hade gjort fel i det specifika fallet. I anmärkningen identifierades den regel eller princip som överträtts och (såvida det inte var uppenbart) förklarades hur institutionen borde ha agerat i samband med ärendet. Institutionen rapporterade tillbaka inom sex månader, om ombudsmannen så begärde. I 63 % av de fall där administrativa missförhållanden konstaterades 2015 avslutades ärendet med en kritisk anmärkning.

En ”ytterligare anmärkning” syftade till att tjäna allmänintresset genom att hjälpa den berörda institutionen att höja kvaliteten på sin förvaltning i framtiden. Till skillnad från en rekommendation eller en kritisk anmärkning utgick en ytterligare anmärkning inte från ett konstaterande av administrativa missförhållanden och innebar inte någon misstroendeförklaring mot den institution som den riktades till.

De nya genomförandebestämmelserna ersätter begreppet kritiska anmärkningar med begreppet ”upptäckter av administrativa missförhållanden” och ersätter begreppet ytterligare anmärkningar med begreppet ”förslag till förbättringar”.

6. Lösningsförslag och rekommendationer godtagna 2015

Under 2015 godtog EU-institutionerna totalt 15 lösningsförslag, medan 14 rekommendationer godtogs. Tre rekommendationer avvisades av kommissionen, även om den gav en positiv uppföljning av de efterföljande kritiska anmärkningarna i alla tre fallen.

Tabell 1 – Lösningar och rekommendationer som godtagits av institutionerna 2015

I bilagan till denna rapport sammanfattas de fall där ett förslag till lösning eller en rekommendation har godtagits. Ett av dessa fall förtjänar ett särskilt omnämnande som ett ”stjärnfall”, som bör tjäna som modell för andra institutioner för hur de bäst ska reagera på ombudsmannens förslag.

7. Uppföljning av kritiska anmärkningar och ytterligare anmärkningar under 2015

Under 2015 gjordes 22 kritiska anmärkningar i 19 beslut, medan 76 ytterligare anmärkningar gjordes i 30 beslut.[5] Ett enda beslut kan innehålla mer än en anmärkning, och båda typerna av anmärkningar kan ingå i samma beslut.

Tabell 2 – Kritiska och ytterligare anmärkningar 2015 per institution

Institutionerna uppmanades att svara på kommentarerna inom sex månader. Med ett undantag [6] inkom svar på alla kommentarer som gjordes 2015, om än med viss fördröjning i vissa fall.

Med kritiska och ytterligare anmärkningar sammantaget var andelen tillfredsställande uppföljning 81 %, vilket är en minskning från 2014 års rekordhöga nivå på 94 %. Uppföljningen av ytterligare anmärkningar var tillfredsställande i 92 % av fallen, medan andelen tillfredsställande uppföljning av kritiska anmärkningar var 41 %, vilket är rekordlågt. De högsta siffrorna hittills har varit 100 % under 2008 när det gäller positiv uppföljning av ytterligare anmärkningar och 88 % under 2014 när det gäller positiv uppföljning av kritiska anmärkningar.

En granskning av institutionernas svar på kritiska anmärkningar tyder på att vissa, även efter det att en undersökning har avslutats, fortsätter att bestrida ombudsmannens slutsatser och upprepa de argument som de har lagt fram under undersökningen. Även om det på något sätt är möjligt att förstå att en institution, efter att ha mött offentlig kritik från ombudsmannen, har svårt att följa upp på ett konstruktivt sätt, är det viktigt att institutionerna är villiga att dra lärdom av ombudsmannens undersökningar och försöka minska risken för att liknande problem uppstår i framtiden.

Tabell 3 – Tillfredsställande svar på kommentarer 2015 per institution

Bilagan till denna rapport innehåller en detaljerad analys av vart och ett av de fall där en eller flera kritiska anmärkningar och/eller ytterligare anmärkningar gjordes. Fyra av uppföljningarna förtjänar ett särskilt omnämnande som "stjärnfall".

8. Grad av övergripande efterlevnad per institut

Den totala siffran när det gäller efterlevnaden av ombudsmannens förslag under 2015 är 83 %. Efterlevnadsgraden baseras på antalet positiva svar på lösningsförslagen, rekommendationerna, kritiska och ytterligare anmärkningar i ärenden som avslutades 2015. Av de 130 fallen lämnade institutionerna 108 positiva svar [7]. Institutionerna avslutade ytterligare 135 undersökningar som inletts av ombudsmannen.

Som framgår av tabell 4 nedan varierar efterlevnadsgraden avsevärt från ett institut till ett annat – från 100 % i många fall till 33 % i värsta fall. Även om denna statistik ofta bygger på mycket få fall innebär ett resultat som är lägre än 100 % att institutionen inte har följt ett förslag från ombudsmannen.

Tabell 4 – Grad av övergripande efterlevnad per institut 2015

9. Slutsats

I slutsatserna i förra årets rapport tillkännagav vi ett antal ändringar av användningen av termen ”lösningar” och ”ytterligare anmärkningar”. Dessa ändringar ersattes till stor del av ombudsmannens mer ingående översyn av genomförandebestämmelserna som trädde i kraft den 1 september 2016. Införandet av de nya genomförandebestämmelserna innebär att nästa års rapport kommer att omfatta ärenden enligt både det gamla och det nya förfarandet.

Vi hoppas att nästa år kunna rapportera ett ännu bättre svar på frågan ”I vilken utsträckning lyssnar EU-institutionerna på ombudsmannen?”. Vi litar på att EU-förvaltningen kommer att fortsätta att engagera sig konstruktivt för att se till att siffran är så hög som möjligt.

[1] För enkelhetens skull används i denna rapport termen ”institution” för att hänvisa till alla EU:s institutioner, organ, kontor och byråer.

[2] Artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt ger ombudsmannen befogenhet att undersöka administrativa missförhållanden i unionsinstitutionernas verksamhet, med undantag för Europeiska unionens domstol när den utövar sina domstolsfunktioner.

[3] Europaparlamentets beslut 2008/587 av den 18 juni 2008 om ändring av beslut 94/262 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EUT L 189, 2008, s. 25).

[4] I artikel 3.5 i stadgan föreskrivs följande: ”Ombudsmannen ska i möjligaste mån försöka finna en lösning tillsammans med den berörda institutionen eller det berörda organet för att undanröja det administrativa missförhållandet och tillmötesgå klagomålet.”

[5] I denna rapport behandlas de riktlinjer för förbättringar, förslag och förslag som riktas till institutionerna i ombudsmannens beslut om avslutande av undersökningar på eget initiativ OI/9/2013/TN, OI/7/2014/NF, OI/8/2014/AN, OI/9/2014/MHZ och OI/10/2014/RA som ytterligare anmärkningar.

[6] När denna rapport utarbetades hade kommissionen ännu inte skickat sitt kompletterande uppföljningssvar på ombudsmannens ytterligare anmärkning i ärende 1832/2014/TN. Fallet tas därför inte upp i denna rapport.

[7] I tre fall avvisade institutionerna ett förslag till lösning men godtog en efterföljande rekommendation eller kritisk anmärkning. För att undvika dubbelräkning omfattar siffran 130 endast rekommendationerna/anmärkningarna i dessa fall och inte lösningsförslagen. I ytterligare sju fall avvisade institutionen antingen ett förslag till lösning eller en rekommendation och underlät därefter att följa upp den kritiska anmärkningen på ett tillfredsställande sätt. Återigen, för att undvika dubbelräkning, ingår endast den negativa uppföljningen av den kritiska anmärkningen i ovanstående statistik.