Gäller ditt klagomål en EU-institution eller ett EU-organ?
- SV Svenska
Maskinöversättningar kan innehålla fel som riskerar att minska tydligheten och exaktheten. Ombudsmannen frånsäger sig allt ansvar för eventuella avvikelser. För den mest tillförlitliga informationen och rättssäkerheten hänvisas till källversionen i engelska via länken ovan.
För mer information, se vår språk- och översättningspolicy.
Inspelning av text- och snabbmeddelanden som skickas/tas emot av anställda i deras yrkesutövning – praktiska rekommendationer för EU-förvaltningen
Korrespondens - Datum Torsdag | 14 juli 2022
Ärende SI/4/2021/MIG - Undersökning inledd den Onsdag | 30 juni 2021 - Beslut den Onsdag | 13 juli 2022 - Berörda institutioner Europaparlamentet | Europeiska unionens råd | Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån | Europeiska kemikaliemyndigheten | Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet | Europeiska läkemedelsmyndigheten | Europeiska kommissionen | Europeiska centralbanken - Land Frankrike
Dessa praktiska rekommendationer kan vägleda EU-förvaltningen i inspelningen av text- och snabbmeddelanden i framtiden. De är resultatet av en informationsinsamling som genomförts av Europeiska ombudsmannen och återspeglar god praxis som hon identifierat i detta sammanhang.
EU:s institutioner, organ och byråer bör
- I regler och praxis för dokumenthantering ta hänsyn till den ständigt ökande användningen av textmeddelanden och snabbmeddelanden ‑. Rent konkret innebär detta att beslutet att registrera en viss information i administrationens dokumenthanteringssystem inte bör vara beroende av mediet – vare sig det är ett brev, ett e-postmeddelande, en text eller ett snabbmeddelande – utan av dess innehåll.
- Införa tekniska lösningar för att möjliggöra enkel inspelning av text- och snabbmeddelanden i dokumenthanteringssystem. Under tiden tillhandahålla alternativa sätt att spela in sådana meddelanden.
- Utfärda tydlig vägledning till personalen om hur text- och snabbmeddelanden som uppfyller kriterierna för dokumentinspelning bör extraheras, överföras och spelas in. All personal som använder elektronisk utrustning i arbetet bör kunna förstå hur man extraherar och överför text- och snabbmeddelanden från meddelandeappar eller meddelandeplattformar till det relevanta dokumenthanteringssystemet.
- Öka personalens medvetenhet om behovet av att se till att textmeddelanden och snabbmeddelanden som uppfyller registreringskriterierna extraheras, överförs och registreras regelbundet och rutinmässigt. Utöver vanliga interna kommunikationsmeddelanden skulle detta kunna göras genom att erbjuda utbildning till befintlig personal och som en del av introduktionsprogram för ny personal, till exempel.
- Se till att lagringsperioderna för text- och snabbmeddelanden på elektroniska enheter som används för arbete överensstämmer med lagringspolicyn.
- Ha ett förfarande för att säkerställa att alla handlingar som den anställde innehar, inklusive text- och snabbmeddelanden som uppfyller registreringskriterierna, registreras när en anställd lämnar företaget.
- Erkänna att arbetsrelaterade texter och snabbmeddelanden är ”handlingar” i den mening som avses i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till handlingar.
- Vid hantering av begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar som skulle kunna omfatta textmeddelanden och snabbmeddelanden, beakta alla platser där sådana meddelanden kan lagras, inbegripet elektronisk utrustning som används av personalen, och bistå personal som potentiellt håller sådana meddelanden i sina sökningar, till exempel genom att ge instruktioner.
- Se till att deras standardsökverktyg gör det möjligt att identifiera text- och snabbmeddelanden (som sådana) när de har registrerats i deras dokumenthanteringssystem.