Evropski kodeks dobrog administrativnog ponašanja

Kodeks koji je usvojio Evropski parlament sadrži sledeće značajne odredbe^[1]:

Član 1. - Opšte odredbe

U svojim odnosima s javnošću, institucije i njihovi službenici dužni su da poštuju načela definisana u ovom Kodeksu dobrog administrativnog ponašanja, u daljem tekstu: „Kodeks“.

Član 2. - Lično područje primene

1. Ovaj Kodeks se odnosi na sve službenike i ostale zaposlene na koje se primenjuju Kadrovski propisi i Uslovi o zapošljavanju ostalih službenika, po pitanju njihovih odnosa s javnošću. Dalje u tekstu, termin „službenik“ odnosi se kako na službenike, tako i na ostale zaposlene.

2. Institucije i njihove uprave će preduzeti neophodne mere kako bi obezbedile da se odredbe iz ovog Kodeksa primenjuju i na druga lica koja za njih rade, kao što su lica zaposlena po osnovu ugovora o delu, privremeno preuzeti stručnjaci iz nacionalnih civilnih službi i pripravnici.

3. Termin „javnost“ označava fizička i pravna lica, bez obzira da li su nastanjeni ili imaju registrovano sedište u državi članici ili ne.

4. Za potrebe ovog Kodeksa:
a. termin „Institucija“ označava instituciju Evropske unije, telo, kancelariju ili agenciju;
b. „Službenik“ označava službenika ili drugog zaposlenog u Evropskoj uniji.

Član 3. - Materijalni obim primene

1. Ovaj Kodeks sadrži opšta načela dobrog administrativnog ponašanja koja se primenjuju na sve odnose institucija i njihovih uprava s javnošću, izuzev ukoliko su oni regulisani posebnim odredbama.

2. Načela ovog Kodeksa se ne primenjuju na odnose između institucija i njihovih službenika. Ti odnosi su regulisani Kadrovskim propisima.

Član 4. - Zakonitost

Službenik je dužan da deluje u skladu sa zakonom i primenjuje propise i procedure definisane u zakonodavstvu Evropske unije. Službenik je posebno dužan da vodi računa o tome da odluke koje utiču na prava ili interese pojedinaca budu zakonski zasnovane i da njihov sadržaj bude u skladu sa zakonom.

Član 5. - Zabrana diskriminacije

1. Tokom postupanja sa zahtevima iz javnosti i donošenja odluka, službenik je dužan da obezbedi poštovanje načela jednakosti postupanja. Pripadnici javnosti koji se nalaze u istoj situaciji moraju imati sličan tretman.

2. Ukoliko dođe do bilo kakve razlike u tretmanu, službenik je dužan da obezbedi da za to postoji obrazloženje zasnovano na objektivnim relevantnim okolnostima datog slučaja.

3. Službenik je posebno dužan da izbegava bilo kakvu neopravdanu diskriminaciju između pripadnika javnosti na osnovu njihove nacionalnosti, pola, rase, boje, etničke ili društvene pripadnosti, genetičkih karakteristika, jezika, vere ili uverenja, političkog ili nekog drugog mišljenja, pripadništva nacionalnoj manjini, imovine, rođenja, invaliditeta, starosti ili polne orijentacije.

Član 6. - Proporcionalnost

1. Prilikom donošenja odluka, službenik je dužan da obezbedi da su mere koje se preduzimaju primerene željenom cilju. Službenik je posebno dužan da izbegava ograničavanje prava građana ili nametanje troškova građanima, kada ta ograničenja ili troškovi nisu u razumnoj meri primereni svrsi mere koja se primenjuje.

2. Prilikom donošenja odluka, službenik je dužan da poštuje pravednu ravnotežu između interesa fizičkih lica i opšteg javnog interesa.

Član 7. - Zabrana zloupotrebe ovlašćenja

Ovlašćenja se mogu primenjivati isključivo u svrhe za koje su data odgovarajućim odredbama. Službenik je posebno dužan da izbegava korišćenje takvih ovlašćenja za potrebe koje nisu zakonski utemeljene ili nisu motivisane nikakvim javnim interesom.

Član 8. - Nepristrasnost i nezavisnost

1. Službenik je dužan da bude nepristrasan i nezavisan. Službenik je dužan da se suzdrži od bilo kakve proizvoljne mere koja će negativno uticati na pripadnike javnosti, kao i od bilo kog povlašćenog postupanja po bilo kom osnovu.

2. Ponašanje službenika nikada ne sme biti vođeno ličnim, porodičnim niti nacionalnim interesima, kao ni političkim pritiskom. Službenik ne sme učestvovati u donošenju odluke u kojoj on/ona, ili član njegove/njene uže porodice imaju finansijski interes.

Član 9. - Objektivnost

Prilikom donošenja odluka, službenik je dužan da uzme u obzir relevantne činjenice i svaku od njih pravilno odmeri u odluci, kao i da izuzme sve elemente koji nisu od značaja.

Član 10. - Legitimna očekivanja, doslednost i savetovanje

1. Službenik je dužan da bude dosledan u svom ponašanju u upravi, kao i u pogledu upravnog postupanja u instituciji. Službenik je dužan da postupa prema uobičajenoj upravnoj praksi date institucije, osim ukoliko u pojedinim slučajevima postoji legitiman osnov za odstupanje od takve prakse. Ukoliko takav osnov postoji, on se mora evidentirati pismenim putem.

2. Službenik je dužan da poštuje zakonska i objektivna očekivanja pripadnika javnosti imajući u vidu način postupanja date institucije u prošlosti.

3. Službenik je dužan da po potrebi pruži savete strankama o tome kako treba postupati u vezi sa predmetom čije rešavanje je u njegovoj/njenoj nadležnosti i šta treba preduzeti po pitanju takvog predmeta.

Član 11. - Pravednost

Službenik je dužan da postupa nepristrasno, pravedno i razumno.

Član 12. - Predusretljivost

1. Službenik je dužan da u odnosima sa strankama bude uslužan, korektan, ljubazan i pristupačan. Prilikom odgovaranja na dopise, u telefonskim razgovorima i u prepisci putem elektronske pošte, službenik je dužan da nastoji da bude što više od pomoći i da pruži što iscrpnije i preciznije odgovore na postavljena pitanja.

2. Ukoliko službenik nije nadležan za određeni predmet, dužan/dužna je da uputi građanina na odgovarajućeg službenika.

3. U slučaju greške koja ima negativan uticaj na prava ili interese pripadnika javnosti, službenik je dužan da se građaninu za to izvini i nastoji da ispravi negativne posledice prouzrokovane njegovom ili njenom greškom što je pre moguće, kao i da pripadnika javnosti obavesti o svim pravima na žalbu u skladu sa članom 19. ovog Kodeksa.

Član 13. - Odgovaranje na dopise na jeziku građanina

Službenik je dužan da se postara da svaki građanin Evropske unije ili bilo koji pripadnik javnosti koji se pismenim putem obrati instituciji na jednom od jezika Ugovora, dobije odgovor na istom tom jeziku. Isto važi i u meri u kojoj je to moguće po pitanju pravnih lica, kao što su udruženja (nevladine organizacije) i privredna društva.

Član 14. - Potvrda o prijemu i upućivanje na nadležnog službenika

1. Svaki dopis ili pritužba upućena instituciji mora dobiti potvrdu o prijemu u roku od dve nedelje, osim u slučaju ako se u okviru tog perioda može poslati odgovarajući odgovor.

2. Odgovor ili potvrda o prijemu mora sadržati ime i telefonski broj službenika koji radi na datom predmetu, kao i službu kojoj on/ona pripada.

3. Ukoliko se dopis ili pritužba zloupotrebljavaju ili šalju u prevelikom broju, ili u slučaju njihovog ponavljanja ili besmislenosti, nije potrebno slati potvrdu o prijemu niti odgovor.

Član 15. - Obaveza prosleđivanja nadležnoj službi institucije

1. Ako se dopis ili pritužba instituciji naslove ili pošalju Generalnom direktoratu, direktoratu ili jedinici koja nije nadležna za njihovo rešavanje, njene službe se moraju postarati da se predmet neodložno prenese nadležnoj službi institucije.

2. Služba koja je prvobitno primila dopis ili pritužbu dužna je da o tome obavesti pošiljaoca i navede ime i telefonski broj službenika kome je predmet prosleđen.

3. Službenik je dužan da upozori pripadnika javnosti ili organizaciju o bilo kakvim greškama ili propustima u dokumentu i pruži im priliku da ih isprave.

Član 16. - Pravo na saslušanje i davanje izjava

1. U slučajevima kada su prava ili interesi pojedinaca u pitanju, službenik je dužan da obezbedi da se u svakoj fazi postupka odlučivanja poštuje pravo na odbranu.

2. Svaki pripadnik javnosti ima pravo da u slučaju kada se mora doneti odluka koja utiče na njegova/njena prava dostavi pismeni komentar i po potrebi pre donošenja odluke iznese usmene primedbe.

Član 17. - Razuman rok za donošenje odluka

1. Službenik je dužan da obezbedi da odluka o svakom zahtevu ili pritužbi instituciji bude doneta u razumnom vremenskom roku, bez odlaganja, a usvakom slučaju najkasnije dva meseca od dana prijema. Isto pravilo se primenjuje na odgovore na dopise pripadnika javnosti i na odgovore na administrativne beleške koje je službenik poslao svojim nadređenima zahtevajući uputstva po pitanju odluka koje treba doneti.

2. Ako se po zahtevu ili pritužbi instituciji usled složenosti pokrenutog predmeta ne može doneti odluka u gore navedenom roku, službenik je dužan da o tome što je pre moguće obavesti pošiljaoca. U tom slučaju, konačna odluka treba da se prenese pošiljaocu u najkraćem mogućem roku.

Član 18. - Obaveza davanja obrazloženja za odluke

1. Svaka odluka institucije koja može negativno uticati na prava ili interese fizičkog lica mora da sadrži obrazloženje za njeno donošenje i sadržati relevantne činjenice i zakonski osnov takve odluke.

2. Službenik je dužan da izbegava donošenje odluka koje su zasnovane na kratkim ili nejasnim osnovama ili koje ne sadrže pojedinačno obrazloženje.

3. Ukoliko zbog velikog broja lica na koja se odnose slične odluke nije moguće detaljno izneti obrazloženje odluke i ako se usled toga šalju tipski odgovori, službenik je dužan da naknadno građaninu koji je to izričito zatražio dostavi pojedinačno obrazloženje.

Član 19. - Navođenje mogućnosti prigovora

1. Odluka institucije koja može negativno uticati na prava ili interese fizičkog lica mora sadržati navod o mogućem prigovoru kojim se osporava data odluka. Posebno se mora navesti priroda pravnih lekova, tela kod kojih se oni mogu ostvariti i vremenski rokovi za njihovu primenu.

2. Odluke posebno moraju da ukazuju na mogućnost pokretanja sudskih postupaka i pritužbi ombudsmanu prema uslovima navedenim u odnosnim članovima 263 i 228 Ugovora o funkcionisanju Evropske unije.

Član 20. - Obaveštavanje o odluci

1. Službenik je dužan da obezbedi da lica na čija prava ili interese odluka utiče budu obavešteni o takvoj odluci pismenim putem, čim ona bude doneta.

2. Službenik je dužan da se suzdrži od obaveštavanja ostalih izvora o datoj odluci, dok ne bude obavešteno odgovarajuće lice ili lica.

Član 21. - Zaštita podataka

1. Službenik koji se bavi ličnim podacima građana dužan je da poštuje privatnost i integritet pojedinaca u skladu sa odredbama Uredbe (EZ) 45/2001 Evropskog parlamenta i Saveta od 18. decembra 2000. o zaštiti ličnih podataka od strane institucija i tela Zajednice i o slobodnom protoku takvih podataka^[2].

2. Službenik je posebno dužan da izbegava obradu ličnih podataka za svrhe koje nisu zakonite ili da prenosi takve podatke neovlašćenim licima.

Član 22. - Zahtevi za informacijama

1. Službenik je dužan da kada je odgovoran za predmet o kome se radi, dostavi pripadnicima javnosti informacije koje oni zatraže. Kada je to primereno, službenik je dužan da daje savete o tome kako se pokreće upravni postupak u okviru njegovog/njenog delokruga odgovornosti. Službenik je dužan da vodi računa o tome da prenete informacije budu jasne i razumljive.

2. Kada je usmeni zahtev za informacijama previše složen ili obiman da bi moglo da se na njega odgovori, službenik je dužan da tu osobu posavetuje o tome kako da formuliše svoj zahtev pismenim putem.

3. Kada službenik ne sme da obelodani zatraženu informaciju zbog njene poverljive prirode, on/ona je dužan/ dužna da u skladu sa članom 18. ovog Kodeksa navede datoj osobi razloge zbog kojih nije u mogućnosti da prenese tu informaciju.

4. Prilikom zahteva za informacijama o pitanjima za koje nije nadležan, službenik je dužan da podnosioca zahteva uputi na nadležno lice i navede njegovo/njeno ime i telefonski broj. Prilikom zahteva za informacijama u vezi sa nekom drugom institucijom Evropske unije, službenik je dužan da podnosioca zahteva uputi na tu instituciju.

5. Ukoliko je to primereno, službenik je dužan da u zavisnosti od predmeta zahteva, uputi lice koje traži informaciju na službu institucije koja je odgovorna za pružanje informacija javnosti.

Član 23. - Zahtevi za javnu dostupnost dokumentacije

1. Službenik je dužan da sa zahtevima za javnom dostupnošću dokumentacije postupa u skladu sa pravilima koje je usvojila institucija i u skladu sa opštim načelima i ograničenjima definisanim Uredbom (EZ) 1049/2001^[3].

2. Ukoliko službenik ne može da postupi prema usmenom zahtevu za javnu dostupnost dokumentacije, građaninu će se savetovati da zahtev uputi u pismenom obliku.

Član 24. - Vođenje odgovarajuće evidencije

Odeljenja institucije dužna su da vode odgovarajuću evidenciju o svojoj primljenoj i otpremljenoj pošti, primljenoj dokumentaciji i merama koje preduzmu.

Član 25. - Objavljivanje Kodeksa

1. Institucija je dužna da preduzme efikasne mere za obaveštavanje javnosti o pravima koja imaju prema ovom Kodeksu. Ukoliko je to moguće, dužna je da na svojoj Web stranici tekst učini dostupnim u elektronskom obliku.

2. Komisija je dužna da u ime svih institucija objavi i distribuira Kodeks građanima u vidu brošure.

Član 26. - Pravo na žalbu Evropskom ombudsmanu

Svaki eventualni propust institucije ili službenika da postupi prema načelima definisanim u ovom Kodeksu može biti predmet pritužbe Evropskom ombudsmanu u skladu sa članom 228. Ugovora o funkcionisanju Evropske unije i Statutom Evropskog ombudsmana^[4].

Član 27. - Revizija rada

Svaka institucija je dužna da izvrši reviziju svoje primene Kodeksa nakon dve godine rada i obavesti Evropskog ombudsmana o rezultatima svoje revizije.

 

[1] Tekst koji sledi ažuriran je tako da su njime obuhvaćene izmene koje je Ugovor iz Lisabona uveo u nomenklaturu Ugovora i u pogledu numerisanja članova, kao i reviziju Statuta ombudsmana iz 2008. Takođe su ispravljene izvesne tipografske i jezičke greške.

[2] Sl. list broj L 8/1, 12.1.2001.

[3] Sl. list broj L 145/43, 31.5.2001.

[4] Odluka Evropskog parlamenta i Opšti uslovi koji se primenjuju na izvršavanje dužnosti ombudsmana. Sl. list broj 1994 L 113 str. 15, sa najnovijim izmenama i dopunama putem Odluke Evropskog parlamenta broj 2008/587/EZ, Euratom od 18. juna 2008, Sl. list broj 2008 L 189 str. 25.