Evropski kodeks dobrega ravnanja javnih uslužbencev

Kodeks, ki ga je potrdil Evropski parlament, vsebuje naslednje materialne določbe^[1]:

Člen 1 - Splošna določba

Institucije in njihovi uradniki pri svojih odnosih z javnostjo spoštujejo načela, določena v tem kodeksu dobrega ravnanja javnih uslužbencev, v nadaljevanju „kodeks“.

Člen 2 - Obseg veljavnosti

1. Kodeks velja za vse uradnike in druge uslužbence, za katere veljajo Kadrovski predpisi in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev, pri njihovih odnosih z javnostjo. V nadaljevanju izraz „uradnik“ pomeni tako uradnike kot druge uslužbence.

2. Institucije in njihove uprave sprejmejo potrebne ukrepe za zagotovitev, da določbe iz tega kodeksa veljajo tudi za druge osebe, ki za njih opravljajo delo, kot so zaposleni na podlagi pogodb zasebnega prava, strokovnjaki iz nacionalnih državnih služb na začasni premestitvi ter pripravniki.

3. „Javnost“ pomeni fizične in pravne osebe, ne glede na to, ali imajo stalno prebivališče oziroma registrirani sedež v eni od držav članic.

4. Za namene tega kodeksa:
(a) izraz „institucija“ pomeni institucijo, organ, urad ali agencijo Unije;
(b) izraz „uradnik“ pomeni uradnika ali drugega uslužbenca Unije.

Člen 3 - Področje uporabe

1. Kodeks vsebuje splošna načela dobrega ravnanja javnih uslužbencev, ki veljajo za vse odnose institucij in njihovih uprav z javnostjo, razen če tega ne urejajo posebni predpisi.

2. Načela iz tega kodeksa ne veljajo za odnose med institucijo in njenimi uradniki. Te odnose urejajo Kadrovski predpisi.

Člen 4 - Zakonitost

Uradnik deluje v skladu z zakonom in uporablja pravila in postopke, določene v zakonodaji Unije. Uradnik mora poskrbeti, da so sklepi, ki vplivajo na pravice ali interese fizičnih ali pravnih oseb, pravno utemeljeni in vsebinsko usklajeni z zakoni.

Člen 5 - Prepoved diskriminacije

1. Uradnik mora pri obravnavanju zahtev s strani javnosti in pri odločanju spoštovati načelo enakega obravnavanja. Fizične ali pravne osebe, ki se znajdejo v enaki situaciji, se obravnavajo podobno.

2. Uradnik zagotovi, da je vsaka razlika v obravnavanju utemeljena z objektivnimi in ustreznimi značilnostmi danega primera.

3. Uradnik se mora še posebej izogibati vsakršni neutemeljeni diskriminaciji med posamezniki na podlagi narodnosti, spola, rase, barve, etnične ali družbene pripadnosti, genetskih lastnosti, jezika, vere ali prepričanja, političnega ali kakršnega koli drugega mnenja, pripadnosti nacionalni manjšini, lastnine, rojstva, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti.

Člen 6 - Sorazmernost

1. Pri odločanju uradnik zagotovi, da so sprejeti ukrepi sorazmerni z zastavljenim ciljem. Uradnik se še posebej izogiba omejevanju pravic državljanov ali zaračunavanju dajatev, če taka omejitev ali dajatev nista razumna glede na namen ukrepa.

2. Pri odločanju uradnik spoštuje pravično razmerje med interesi posameznikov in splošnim javnim interesom.

Člen 7 - Zloraba položaja

Pooblastila se izvajajo samo za namene, za katere so bila dodeljena na podlagi ustreznih določb. Uradnik se še posebej izogiba uporabi teh pooblastil za namene, ki niso pravno utemeljeni ali ki niso v javnem interesu.

Člen 8 - Nepristranskost in neodvisnost

1. Uradnik izvršuje naloge nepristransko in neodvisno. Uradnik se vzdrži samovoljnega delovanja, ki bi negativno vplivalo na posameznike, kakor tudi pristranskega obravnavanja, zaradi kakršnih koli razlogov.

2. Na ravnanje uradnika nikoli ne vplivajo osebni, družinski ali nacionalni interesi ter politični pritisk. Uradnik ne sodeluje pri nobenem odločanju, kjer ima ona ali on oziroma član njene ali njegove družine kakršen koli finančni interes.

Člen 9 - Objektivnost

Uradnik mora pri odločanju upoštevati ustrezne dejavnike in jih pretehtati glede na njihovo pomembnost, pri tem pa iz postopka odločanja izključi vse nerelevantne elemente.

Člen 10 - Upravičena pričakovanja, doslednost in svetovanje

1. Uradnik ravna dosledno, v skladu s svojimi preteklimi dejanji pa tudi v skladu z ukrepi institucije. Uradnik upošteva običajno prakso institucije, razen če za posamezen primer obstajajo legitimni razlogi za odstopanje od te prakse. Če taki razlogi obstajajo, se zabeležijo pisno.

2. Uradnik spoštuje upravičena in razumna pričakovanja posameznikov, ki jih imajo le-ti glede na ravnanje institucije v preteklosti.

3. Uradnik po potrebi javnosti svetuje o nadaljnjem poteku postopka in o dejanjih v zvezi z zadevo, ki spada v njeno ali njegovo področje.

Člen 11 - Poštenost

Uradnik izvršuje svoje naloge nepristransko, pošteno in razumno.

Člen 12 - Vljudnost

1. Uradnik pri odnosih z javnostjo vedno deluje v interesu službe, je korekten, vljuden in dostopen. Pri odgovarjanju na pisma, telefonske klice in elektronsko pošto uradnik pomaga po svojih najboljših močeh, odgovori na zastavljena vprašanja pa so kar se da celoviti in natančni.

2. Če uradnik ni odgovoren za zadevno vprašanje, državljana napoti k ustreznemu uradniku.

3. V primeru napake, ki negativno vpliva na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, se uradnik za svojo napako opraviči in poskuša kar najučinkoviteje popraviti njene negativne vplive ter obvestiti posameznika o pravici pritožbe v skladu s členom 19 tega kodeksa.

Člen 13 - Odgovarjanje na pisma v jeziku državljana

Uradnik zagotovi, da vsak državljan EU oziroma vsak posameznik, ki piše institucijam v enem od uradnih jezikov, prejme odgovor v istem jeziku. Enako velja, če je to mogoče, tudi za pravne osebe, kot so nevladne organizacije in podjetja.

Člen 14 - Potrdilo o prejemu in navedba pristojnega uradnika

1. Za vsako pismo ali pritožbo instituciji se v roku dveh tednov izda potrdilo o prejemu, razen če je v tem času mogoče poslati poln odgovor.

2. V odgovoru ali potrdilu o prejemu se navede ime in telefonsko številko uradnika, ki se ukvarja s primerom, kot tudi službo, ki ji ta uradnik pripada.

3. Potrdila o prejemu ali odgovora ni potrebno poslati takrat, kadar se pisma ali pritožbe, zaradi njihovega prekomernega števila, ponavljajoče se ali nesmiselne vsebine, zlorabijo.

Člen 15 - Obveznost dodelitve pristojni službi institucije

1. Če je pismo ali pritožba instituciji naslovljena ali posredovana generalnemu direktoratu, direktoratu ali enoti, ki za zadevo niso pristojni, njihove službe zagotovijo, da se primer nemudoma dodeli pristojni službi institucije.

2. Služba, ki je prva prejela pismo ali pritožbo, avtorja obvesti o tej dodelitvi in navede ime ter telefonsko številko uradnika, kateremu je bil primer posredovan.

3. Uradnik obvesti fizično ali pravne osebo o morebitnih napakah ali izpustih v dokumentih, tako da lahko le-te popravijo.

Člen 16 - Pravica do izjasnitve in dajanja izjav

1. Kjer gre za pravice ali interese fizičnih ali pravnih oseb, uradnik zagotovi, da se pravica do zagovora spoštuje v celotnem postopku sprejemanja sklepa.

2. Če sklep vpliva na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, ima vsak posameznik pred sprejetjem tega sklepa pravico podati pisne pripombe, kjer je to potrebno, pa tudi predstaviti ustne pripombe.

Člen 17 - Časovni okvir za sprejemanje sklepov

1. Uradnik mora zagotoviti, da se vsak sklep o zahtevi ali pritožbi instituciji sprejme v razumnem časovnem okviru in brez zamude, v nobenem primeru pa ne kasneje od dveh mesecev od prejema. Enako velja pri odgovorih na pisma fizičnih ali pravnih oseb in odgovore na upravne dopise, v katerih uradnik od svojih nadrejenih prosi za navodila za nadaljnje ukrepanje.

2. Če se sklep o zahtevi ali pritožbi instituciji zaradi kompleksnosti zadeve ne more sprejeti v zgoraj omenjenem časovnem okviru, uradnik o tem čim prej obvesti avtorja zahteve ali pritožbe. V tem primeru se avtorja o končnem sklepu obvesti čim prej.

Člen 18 - Navedba razlogov za sklep

1. Vsak sklep institucije, ki lahko negativno vpliva na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, vsebuje jasno navedena dejstva, ki so se upoštevala, in pravno podlago za tak sklep.

2. Uradnik se izogiba sprejemanja sklepov na podlagi nezadostne ali nejasne obrazložitve in brez individualne utemeljitve.

3. Če zaradi velikega števila oseb, ki jih zadevajo podobni sklepi, ni mogoče vsakemu sporočiti podrobne utemeljitve sklepa in se zaradi tega pošlje standardne odgovore, uradnik državljanu, ki jo kasneje izrecno zahteva, tako podrobno utemeljitev tudi posreduje.

Člen 19 - Navedba možnosti pritožbe

1. Vsak sklep institucije, ki lahko negativno vpliva na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, vsebuje navedbo možnosti pritožbe, ki ji je na voljo za izpodbijanje sklepa. Še posebej se navede narava pravnih sredstev, organi, pred katerimi se lahko le-ta uporabijo ter rok za njihovo uporabo.

2. V sklepu se še posebej navede možnost sodnega postopka in pritožbe varuhu človekovih pravic pod pogoji, določenimi v členih 263 in 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije.

Člen 20 - Obvestilo o sklepu

1. Uradnik zagotovi, da se sklepi, ki vplivajo na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, posredujejo v pisni obliki zadevni osebi ali osebam, kakor hitro so sprejeti.

2. Uradnik ne posreduje sklepa drugim virom, dokler o sklepu ni obveščena zadevna fizična ali pravna oseba oz. osebe.

Člen 21 - Varstvo podatkov

1. Uradnik, ki obravnava osebne podatke državljana, spoštuje zasebnost in integriteto tega posameznika v skladu z določbami Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov s strani institucij in organov Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov^[2].

2. Uradnik se še posebej izogiba obdelavi osebnih podatkov iz nelegitimnih razlogov ali posredovanju teh podatkov nepooblaščenim osebam.

Člen 22 - Zahteva za informacije

1. Če je uradnik pristojen za zadevno vprašanje, posameznikom omogoči dostop do informacij, ki jih le-ti zahtevajo. Po potrebi uradnik tudi svetuje, kako začeti upravni postopek v okviru njegovih pristojnosti. Uradnik poskrbi, da so posredovane informacije jasne in razumljive.

2. Če je ustna zahteva za informacije preveč kompleksna ali preobsežna, uradnik zadevni osebi svetuje, naj svojo zahtevo posreduje v pisni obliki.

3. Če uradnik, zaradi zaupne narave zahtevanih informacij, le-teh ne more razkriti, zadevni osebi v skladu s členom 18 tega kodeksa sporoči razloge, zaradi katerih ne more posredovati informacij.

4. Če uradnik prejme zahtevo za informacije o zadevi, za katero ni pristojen, zadevno osebo napoti k osebi, ki je pristojna za to zadevo ter sporoči njeno ime in telefonsko številko. Če uradnik prejme zahtevo za informacije o drugi instituciji ali organu Skupnosti, zadevno osebo napoti na tisto institucijo ali organ.

5. Po potrebi uradnik glede na predmet zahteve osebo, ki išče informacije, napoti k službi institucije, ki je odgovorna za informiranje javnosti.

Člen 23 - Zahteva za dostop javnosti do dokumentov

1. Uradnik obravnava zahteve za dostop do dokumentov v skladu s pravili institucije in v skladu s splošnimi načeli in omejitvami, določenimi v Uredbi (ES) št. 1049/2001^[3].

2. Če uradnik ne more ustreči z ustno zahtevo po dostopu do dokumentov, se državljanu svetuje, naj svojo zahtevo posreduje v pisni obliki.

Člen 24 - Shranjevanje podatkov

Oddelki institucij ustrezno arhivirajo podatke o prejeti in poslani pošti, prejetih dokumentih in sprejetih ukrepih.

Člen 25 - Obveščanje javnosti o kodeksu

1. Institucije sprejmejo potrebne ukrepe za obveščanje javnosti o pravicah, ki jih uživa na podlagi tega kodeksa. Če se to mogoče, je besedilo dostopno v elektronski obliki na spletnih straneh institucij.

2. Komisija v imenu vseh institucij objavi ta kodeks in ga distribuira državljanom v broširani obliki.

Člen 26 - Pravica do pritožbe evropskemu varuhu človekovih pravic

Vsak primer, kjer institucija ali uradnik ne upoštevata načel tega kodeksa, je v skladu s členom 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije in Statuta evropskega varuha človekovih pravic lahko predmet pritožbe evropskemu varuhu človekovih pravic^[4].

Člen 27 - Pregled delovanja

Vsaka institucija po dveh letih delovanja pregleda svoje izvajanje tega kodeksa in o rezultatih tega pregleda obvesti evropskega varuha človekovih pravic.

 

[1] V sledečem besedilu smo upoštevali spremembe, ki jih je prinesla Lizbonska pogodba pri poimenovanju Pogodb in številčenju njunih členov, kakor tudi spremembe Statuta evropskega varuha človekovih pravic iz leta 2008. Popravili smo tudi nekatere tiskarske in jezikovne napake.

[2] UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

[3] UL L 145, 31.5.2001, str. 43.

[4] Sklep Evropskega parlamenta o pravilih in splošnih pogojih, ki urejajo opravljanje funkcije varuha človekovih pravic (UL 1994 L 113, str. 15), kakor je bil nazadnje spremenjen s Sklepom Evropskega parlamenta 2008/587/ES, Euratom z dne 18. junija 2008 (UL 2008 L 189, str. 25).