Codul european al bunei conduite administrative

Codul aprobat de Parlamentul European conţine următoarele prevederi de fond^[1]:

Articolul 1 - Prevederi generale

În raporturile cu publicul, instituţiile şi funcţionarii acestora vor respecta principiile stabilite în prezentul Cod al bunei conduite administrative, denumit în cele ce urmează „codul”.

Articolul 2 - Domeniul specific de aplicare

1. Codul se aplică tuturor funcţionarilor şi altor angajaţi cărora li se aplică Statutul personalului şi Condiţiile de angajare a altor angajaţi, cu privire la raporturile acestora cu publicul. În cele ce urmează, termenul funcţionar se va referi atât la funcţionari, cât şi la ceilalţi angajaţi.

2. Instituţiile şi administraţiile acestora vor lua măsurile necesare în vederea asigurării faptului că prevederile prezentului cod se aplică, de asemenea, altor angajaţi ai acestora, cum ar fi persoanele angajate în baza contractelor de drept privat, experţilor detaşaţi din cadrul administraţiei publice naţionale şi stagiarilor.

3. Termenul „publicul” desemnează persoanele fizice şi juridice, indiferent dacă acestea domiciliază sau îşi au sediul social într-un stat membru sau nu.

4. În înţelesul prezentului cod:
a. termenul „instituţie” desemnează o instituție, un organism, un oficiu sau o agenție a Uniunii europene;
b. „funcţionar” reprezintă un funcţionar sau alt angajat al Uniunii Europene.

Articolul 3 - Domeniul relevant de aplicare

1. Prezentul cod conţine principiile generale de bună conduită administrativă, care se aplică tuturor raporturilor dintre instituţii şi administraţiile acestora şi public, cu excepţia cazului în care acestea cad sub incidenţa unor prevederi specifice.

2. Principiile stabilite în prezentul cod nu se aplică raporturilor dintre instituţii şi oficialii acestora. Respectivele raporturi cad sub incidenţa Statutului personalului.

Articolul 4 - Legalitate

Funcţionarul va acţiona în conformitate cu legea şi va aplica normele şi procedurile stabilite de legislaţia Uniunii. În special, funcţionarul se va asigura că deciziile care afectează drepturile sau interesele persoanelor au o bază legală şi conţinutul acestora este conform legii.

Articolul 5 - Nediscriminare

1. În procesarea cererilor publicului şi în adoptarea deciziilor, funcţionarul va asigura respectarea principiului de egalitate a tratamentului. Persoanele care se află în aceeaşi situaţie vor fi tratate într-o manieră similară.

2. În cazul unei diferenţieri a tratamentului, funcţionarul se va asigura că acest fapt este justificat de caracteristicile obiective relevante ale cazului particular.

3. Funcţionarul va evita în special orice discriminare nejustificată între membrii publicului, bazată pe naţionalitate, sex, rasă, culoare, origine etnică sau socială, trăsături genetice, limbă, religie sau credinţă, opinii politice sau de altă natură, apartenenţă la o minoritate naţională, proprietate, naştere, handicap, vârstă sau orientare sexuală.

Articolul 6 - Proporţionalitate

1. În adoptarea deciziilor, funcţionarul se va asigura că măsurile luate sunt proporţionale cu scopul urmărit. În special, funcţionarul va evita limitarea drepturilor cetăţenilor sau impunerea unor obligaţii în sarcina acestora, în cazul în care aceste limitări sau sarcini nu se află într-un raport rezonabil cu scopul acţiunii urmărite.

2. În adoptarea deciziilor, funcţionarul va respecta echilibrul corect între interesele persoanelor particulare şi interesul publicului larg.

Articolul 7 - Lipsa abuzului de putere

Puterile vor fi exercitate exclusiv în scopul în care au fost conferite de prevederile relevante. În special, funcţionarul va evita folosirea acestor puteri în scopuri care nu au bază legală sau care nu sunt justificate de niciun interes public.

Articolul 8 - Imparţialitate şi independenţă

1. Funcţionarul va fi imparţial şi independent. Funcţionarul se va abţine de la orice acţiune arbitrară care afectează în mod negativ publicul, precum şi de la orice tratament preferenţial acordat în baza oricăror motive.

2. Conduita funcţionarului nu va fi niciodată ghidată de interese personale, familiale sau naţionale sau de presiuni politice. Funcţionarul nu va participa la adoptarea niciunei decizii în care acesta sau aceasta, sau orice membru apropiat al familiei sale deţine un interes financiar.

Articolul 9 - Obiectivitate

În adoptarea deciziilor, funcţionarul va lua în considerare factorii relevanţi şi va acorda fiecărui asemenea factor ponderea adecvată în luarea deciziei, ignorând orice elemente irelevante.

Articolul 10 - Aşteptări legitime, consecvenţă şi avizare

1. Funcţionarul va fi consecvent în propria sa conduită administrativă, precum şi în activitatea administrativă a instituţiei. Funcţionarul va aplica practicile administrative uzuale (normale) ale instituţiei, cu excepţia cazului în care vor exista motive legitime de derogare de la aceste practici într-un anumit caz. În cazul în care asemenea motive există, ele vor fi înregistrate în scris.

2. Funcţionarul va respecta aşteptările legitime şi rezonabile ale publicului, conform modului în care a acţionat instituţia în trecut.

3. Ori de câte ori va fi necesar, funcţionarul va aviza publicului modalitatea în care va fi urmărită o problemă care intră în atribuţiile acestuia/acesteia şi maniera de rezolvare a problemei.

Articolul 11 - Corectitudine

Funcţionarul va acţiona într-o manieră imparţială, corectă şi rezonabilă.

Articolul 12 - Amabilitate

1. Funcţionarul va fi dedicat îndatoririlor sale de serviciu, corect, amabil şi accesibil în raporturile cu publicul. În cadrul răspunsurilor la corespondenţă, la apelurile telefonice şi la mesajele electronice, funcţionarul va încerca să acorde tot sprijinul posibil şi va răspunde la întrebările adresate cât mai complet şi exact posibil.

2. În cazul în care funcţionarul nu are atribuţii legate de problema în cauză, va îndruma cetăţeanul către funcţionarul competent.

3. În cazul producerii unei erori care afectează în mod negativ drepturile sau interesele unei persoane, funcţionarul îşi va cere scuze pentru aceasta şi va depune toate eforturile în vederea corectării într-o manieră cât mai oportună a efectelor negative datorate erorii sale şi va informa persoana respectivă cu privire la orice drepturi de atac, în conformitate cu articolul 19 din cod.

Articolul 13 - Transmiterea răspunsului la scrisori în limba cetăţeanului

Funcţionarul se va asigura că fiecare cetăţean al Uniunii sau oricare membru al publicului care se adresează în scris instituţiei într-una din limbile tratatului va primi un răspuns redactat în aceeaşi limbă. Această prevedere se aplică în măsura posibilă persoanelor juridice, cum ar fi asociaţiile (ONG-uri) şi societăţile.

Articolul 14 - Confirmarea de primire şi indicarea funcţionarului competent

1. Pentru fiecare scrisoare sau reclamaţie adresată instituţiei se va primi, în termen de două săptămâni, o confirmare de primire, cu excepţia cazului în care, în acest termen, va putea fi trimis un răspuns pe fondul problemei.

2. Răspunsul sau confirmarea de primire va indica numele şi numărul de telefon al funcţionarului însărcinat cu soluţionarea problemei, precum şi serviciul în cadrul căruia acesta sau aceasta îşi desfăşoară activitatea.

3. Nu va fi necesară transmiterea unei confirmări de primire sau a unui răspuns în cazul în care scrisorile sau reclamaţiile sunt abuzive prin numărul excesiv al acestora sau prin natura repetitivă sau inutilă a acestora.

Articolul 15 - Obligaţia transferării către serviciul competent din cadrul instituţiei

1. În cazul adresării sau transmiterii unei scrisori sau a unei reclamaţii destinate instituţiei către o direcţie generală, direcţie sau unitate care nu are competenţa de a soluţiona aspectele ridicate, serviciile acesteia se vor asigura că dosarul va fi transferat fără întârziere serviciului competent din cadrul instituţiei.

2. Serviciul care a primit iniţial scrisoarea sau reclamaţia va informa autorul cu privire la acest transfer şi va indica numele şi numărul de telefon al funcţionarului căruia i-a fost transferat dosarul.

3. Funcţionarul va atrage atenţia persoanei sau organizaţiei cu privire la orice erori sau omisiuni din cadrul documentelor şi îi va acorda acesteia posibilitatea rectificării acestora.

Articolul 16 - Dreptul de a fi audiat şi de a da declaraţii

1. În cazurile referitoare la drepturile sau interesele persoanelor, funcţionarul se va asigura de respectarea dreptului la apărare pe parcursul fiecărei etape a procedurii de adoptare a deciziilor.

2. Fiecare membru al publicului va avea dreptul, în cazurile în care urmează să fie adoptată o decizie care îi afectează drepturile sau interesele, să depună note scrise şi, ori de câte ori va fi necesar, să prezinte comentarii verbale anterior adoptării deciziei.

Articolul 17 - Termen rezonabil aferent adoptării deciziilor

1. Funcţionarul va asigura adoptarea unei decizii cu privire la fiecare cerere sau reclamaţie adresată instituţiei într-un termen rezonabil, fără întârziere, şi în orice caz nu mai târziu de două luni de la data primirii acesteia. Aceeaşi regulă se aplică şi în cazul răspunsurilor la scrisorile primite din partea publicului şi al răspunsurilor la notele administrative transmise de funcţionar superiorilor săi, prin care solicită instrucţiuni legate de decizia care urmează să fie adoptată.

2. În cazul în care, datorită complexităţii problemelor ridicate, nu se poate adopta o decizie asupra unei cereri sau reclamaţii în termenul mai sus menţionat, funcţionarul va informa cât mai curând posibil autorul acesteia în acest sens. În această situaţie, o decizie definitivă va trebui comunicată autorului în cel mai scurt timp.

Articolul 18 - Obligaţia de a menţiona temeiul deciziilor

1. Fiecare decizie adoptată de instituţie, care poate afecta în mod negativ drepturile sau interesele unei persoane particulare, va menţiona temeiurile pe care se bazează, indicând în mod clar faptele relevante şi baza legală a deciziei.

2. Funcţionarul va evita adoptarea de decizii bazate pe temeiuri sumare sau vagi sau care nu conţin un raţionament individual.

3. Dacă datorită numărului ridicat de persoane vizate de decizii similare nu este posibilă comunicarea în detaliu a temeiurilor care stau la baza adoptării deciziilor, iar în cazurile în care se trimit răspunsuri standard în acest sens, funcţionarul va furniza ulterior cetăţeanului care a solicitat aceasta în mod expres raţionamentul individual.

Articolul 19 - Indicarea posibilităţilor de atac

1. O decizie a instituţiei care ar putea afecta în mod negativ drepturile sau interesele unei persoane particulare va conţine o indicaţie referitoare la posibilităţile de atac existente pentru contestarea deciziei. În special, va indica natura mijloacelor de recurs, organele înaintea cărora pot fi exercitate acestea, şi termenele de exercitare a acestora.

2. Deciziile se vor referi în special la posibilitatea iniţierii unor proceduri judiciare şi depunerii de reclamaţii la Ombudsman, în condiţiile prevăzute la articolele 263 şi respectiv 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

Articolul 20 - Notificarea deciziei

1. Funcţionarul va asigura ca persoanele ale căror drepturi sau interese sunt afectate de o decizie să fie notificate în scris imediat după adoptarea acesteia.

2. Funcţionarul se va abţine de la comunicarea deciziei către alte surse anterior informării persoanei sau persoanelor vizate.

Articolul 21 - Protecţia datelor

1. Funcţionarul care procesează date cu caracter personal referitoare la un cetăţean va respecta intimitatea şi integritatea persoanei, în conformitate cu prevederile Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecţia persoanelor fizice în legătură cu procesarea datelor cu caracter personal de către instituţiile şi organismele Comunităţii şi libera circulaţie a acestor date^[2].

2. Funcţionarul va evita în special procesarea datelor cu caracter personal în scopuri nelegitime sau transmiterea acestor date către persoane neautorizate.

Articolul 22 - Solicitarea de informaţii

1. Ori de câte ori problema în discuţie cade în sfera sa de competenţă, funcţionarul va aduce la cunoştinţa publicului informaţiile solicitate. Ori de câte ori va fi cazul, funcţionarul va aviza cu privire la modalitatea de iniţiere a unei proceduri administrative aflate în sfera sa de competenţă. Funcţionarul se va asigura că informaţiile comunicate sunt clare şi inteligibile.

2. În cazul în care o solicitare de informaţii exprimată verbal este mult prea complicată sau mult prea vastă, funcţionarul va recomanda persoanei vizate să îşi formuleze cererea în scris.

3. În cazul în care un funcţionar nu poate divulga informaţiile solicitate datorită caracterului lor confidenţial, atunci acesta, în conformitate cu prevederile articolului 18 din prezentul cod, va indica persoanei vizate motivele pentru care nu poate comunica informaţiile.

4. În urma solicitărilor de informaţii cu privire la probleme care nu se află în sfera sa de competenţă, funcţionarul va îndruma solicitantul către persoana competentă, indicând numele şi numărul de telefon al acesteia. În urma solicitărilor de informaţii referitoare la altă instituţie sau alt organism al Comunităţii, funcţionarul va îndruma solicitantul către respectiva instituţie sau respectivul organism.

5. Dacă este cazul, în funcţie de obiectul solicitării, funcţionarul va îndruma persoana care solicită informaţii către serviciul responsabil cu informarea publicului din cadrul instituţiei.

Articolul 23 - Solicitarea accesului publicului la documente

1. Funcţionarul va instrumenta cererile legate de accesul la documente în conformitate cu normele adoptate de instituţie şi în conformitate cu principiile şi limitările generale stabilite în Regulamentul (CE) Nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului^[3].

2. În cazul în care funcţionarul nu poate răspunde unei solicitări verbale legată de accesul la documente, cetăţeanului i se va recomanda să o formuleze în scris.

Articolul 24 - Păstrarea evidenţelor adecvate

Departamentele instituţiei vor păstra evidenţe adecvate ale corespondenţei primite şi transmise, ale documentelor primite şi ale măsurilor luate de acestea.

Articolul 25 - Publicitatea codului

1. Instituţia va lua măsuri eficiente de informare a publicului cu privire la drepturile de care beneficiază în virtutea prezentului cod. Dacă este posibil, instituţia va asigura posibilitatea accesării textului în format electronic, pe pagina sa de internet.

2. În numele tuturor instituţiilor, Comisia va publica şi distribui codul către cetăţeni, sub forma unei broşuri.

Articolul 26 - Dreptul de a adresa reclamaţii către Ombudsmanul European

Orice nerespectare de către o instituţie sau un funcţionar a principiilor stabilite de prezentul cod va putea face obiectul unei reclamaţii adresate Ombudsmanului European în conformitate cu prevederile articolului 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene şi ale Statutului Ombudsmanului European^[4].

Articolul 27 - Analiza funcţionării

Fiecare instituţie va analiza implementarea codului după doi ani de funcţionare şi va informa Ombudsmanul European cu privire la rezultatele analizei sale.

 

[1] Textul a fost actualizat pentru a ține cont de modificările făcute de Tratatul de la Lisabona cu privire la nomenclatura tratatelor și numerotarea articolelor, precum si de revizuirea in 2008 a Statutului Ombudsmanului. Anumite greșeli de tipar și lingvistice au fost de asemenea corectate.

[2] JO L 8/1 din 12.1.2001.

[3] JO L 145/43 din 31.5.2001.

[4] Decizia 94/262/CECO, CE, Euratom a Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (JO L 113, 4.5.1994, p. 15), amendată prin Decizia 2008/587/CE, Euratom a Parlamentului European (JO L 189, 17.7.2008, p. 25).