Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

Il‑Kodiċi approvat mill‑Parlament Ewropew jinkludi d‑dispożizzjonijiet sostantivi li ġejjin^[1]:

Artikolu 1 - Dispożizzjoni ġenerali

Fir‑relazzjonijiet tagħhom mal‑pubbliku, l‑istituzzjonijiet u l‑uffiċjali tagħhom għandhom jirrispettaw il‑prinċipji stipulati f’dan il‑Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba, iktar ‘il quddiem imsejjaħ “il‑Kodiċi”.

Artikolu 2 - Kamp ta’ applikazzjoni ratione personae

1. Il‑Kodiċi għandu japplika għall‑uffiċjali u l‑aġenti l‑oħra kollha li għalihom japplikaw ir‑Regolamenti tal‑Persunal u l‑Kundizzjonijiet tal‑impjieg applikabbli għall‑aġenti l‑oħra, fir‑rigward tar‑relazzjonijiet tagħhom mal‑pubbliku. Iktar ‘il quddiem, it‑terminu “uffiċjal” jirreferi kemm għall‑uffiċjali kif ukoll għall‑aġenti l‑oħra.

2. L‑istituzzjonijiet u l‑amministrazzjonijiet tagħhom għandhom jieħdu l‑miżuri meħtieġa sabiex jiżguraw li d‑dispożizzjonijiet stipulati f’dan il‑Kodiċi japplikaw ukoll għal persuni oħra li jaħdmu għalihom, bħal persuni impjegati b’kuntratti rregolati mid‑dritt privat, esperti ssekondati mis‑servizzi ċivili nazzjonali u apprendisti.

3. It‑terminu “pubbliku” jirreferi għal persuni fiżiċi u ġuridiċi, kemm jekk jirrisjedu jew għandhom l‑uffiċċju rreġistrat fi Stat Membru kif ukoll jekk le.

4. Għall‑għanijiet ta’ dan il‑Kodiċi:
a. it‑terminu “istituzzjoni” għandu jfisser istituzzjoni, korp jew organu tal‑Unjoni Ewropea;
b. “Uffiċjal” għandu jfisser uffiċjal jew aġent ieħor tal‑Unjoni Ewropea.

Artikolu 3 - Kamp ta’ applikazzjoni ratione materiae

1. Dan il‑Kodiċi jinkludi l‑prinċipji ġenerali ta’ mġiba amministrattiva tajba li japplikaw għar‑relazzjonijiet kollha tal‑istituzzjonijiet u l‑amministrazzjonijiet tagħhom mal‑pubbliku, sakemm ma jkunux irregolati minn dispożizzjonijiet speċifiċi.

2. Il‑prinċipji stipulati f’dan il‑Kodiċi ma japplikawx għar‑relazzjonijiet bejn l‑istituzzjoni u l‑uffiċjali tagħha. Dawn ir‑relazzjonijiet huma rregolati mir‑Regolamenti tal‑Persunal.

Artikolu 4 - Legalità

L‑uffiċjal għandu jaġixxi skont il‑liġi u għandu japplika r‑regoli u l‑proċeduri stipulati fil‑leġiżlazzjoni tal‑UE. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jara li d‑deċiżjonijiet li jaffettwaw id‑drittijiet u l‑interessi tal‑individwi jkollhom bażi legali u li l‑kontenut tagħhom ikun konformi mal‑liġi.

Artikolu 5 - Nuqqas ta’ diskriminazzjoni

1. Meta jkun qed jittratta talbiet mill‑pubbliku u meta jkun qed jieħu deċiżjonijiet, l‑uffiċjal għandu jiżgura li l‑prinċipju ta’ trattament ugwali jiġi rispettat. Il‑membri tal‑pubbliku li jkunu fl‑istess sitwazzjoni għandhom jiġu ttrattati bl‑istess mod.

2. Jekk jingħata trattament differenti, l‑uffiċjal għandu jiżgura li dan huwa ġġustifikat minħabba l‑karatteristiċi oġġettivi rilevanti tal‑każ partikolari.

3. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jevita kull diskriminazzjoni mhux iġġustifikata bejn membri tal‑pubbliku minħabba n‑nazzjonalità, is‑sess, ir‑razza, il‑kulur, l‑oriġini etnika jew soċjali, il‑karatteristiċi ġenetiċi, il‑lingwa, ir‑reliġjon jew it‑twemmin, l‑opinjoni politika jew opinjoni oħra, l‑appartenenza għal minoranza nazzjonali, il‑proprjetà, it‑twelid, id‑diżabilità, l‑età jew l‑orjentazzjoni sesswali.

Artikolu 6 - Proporzjonalità

1. Meta jieħu deċiżjoni, l‑uffiċjal għandu jiżgura li l‑miżuri li jittieħdu jkunu proporzjonati mal‑għan mixtieq. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jevita li jnaqqas id‑drittijiet taċ‑ċittadini jew li jimponi spejjeż fuqhom, meta ma jkunx hemm rabta raġonevoli bejn dan it‑tnaqqis jew dawn l‑ispejjeż u l‑għan tal‑azzjoni.

2. Meta jieħu deċiżjoni, l‑uffiċjal għandu jirrispetta l‑bilanċ ġust bejn l‑interessi tal‑individwu u l‑interess pubbliku b’mod ġenerali.

Artikolu 7 - Nuqqas ta’ abbuż ta’ poter

Il‑poteri għandhom jiġu eżerċitati biss għall‑għanijiet li għalihom ikunu ngħataw mid‑dispożizzjonijiet rilevanti. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jevita li juża dawn il‑poteri għal għanijiet li m’għandhomx bażi legali jew li m’humiex iġġustifikati mill‑interess pubbliku.

Artikolu 8 - Imparzjalità u indipendenza

1. L‑uffiċjal għandu jkun imparzjali u indipendenti. L‑uffiċjal m’għandux jieħu azzjoni arbitrarja li taffettwa ħażin lill‑membri tal‑pubbliku, u lanqas ma għandu jagħti trattament preferenzjali, tkun xi tkun ir‑raġuni.

2. L‑imġiba tal‑uffiċjal m’għandha qatt tiġi ggwidata mill‑interess personali, familjari jew nazzjonali, jew mill‑pressjoni politika. L‑uffiċjal m’għandux jieħu sehem f’deċiżjoni li fiha hu, jew xi membru qarib tal‑familja tiegħu, ikollhom xi interess finanzjarju.

Artikolu 9 - Oġġettività

Meta jieħu deċiżjoni, l‑uffiċjal għandu jagħti attenzjoni lill‑fatturi rilevanti u jqis kull wieħed minnhom kif jixraq fid‑deċiżjoni, u ma għandu jikkunsidra ebda element irrilevanti.

Artikolu 10 - Aspettattivi leġittimi, koerenza u pariri

1. L‑uffiċjal għandu jkun koerenti fl‑imġiba amministrattiva tiegħu kif ukoll mal‑azzjoni amministrattiva tal‑istituzzjoni. L‑uffiċjal għandu jsegwi l‑prattiċi amministrattivi normali tal‑istituzzjoni, sakemm ma jkunx hemm raġunijiet leġittimi biex ma jsegwix dawn il‑prattiċi f’każ individwali. Jekk jeżistu tali raġunijiet, għandhom jiġu rreġistrati bil‑miktub.

2. L‑uffiċjal għandu jirrispetta l‑aspettattivi leġittimi u raġonevoli li l‑membri tal‑pubbliku jkollhom fid‑dawl ta’ kif tkun aġixxiet l‑istituzzjoni preċedentement.

3. Fejn ikun meħtieġ, l‑uffiċjal għandu jagħti parir lill‑pubbliku dwar kif għandu jiġi ppreżentat każ li jaqa’ taħt il‑kompetenza tiegħu u x’għandu jsir waqt l‑analiżi tal‑każ.

Artikolu 11 - Ekwità

L‑uffiċjal għandu jġib ruħu b’mod imparzjali, ekwu u raġonevoli.

Artikolu 12 - Korteżija

1. L‑uffiċjal għandu jkun lest li jaqdi, ikun korrett, juri korteżija u jkun disponibbli fir‑relazzjonijiet tiegħu mal‑pubbliku. Meta jwieġeb il‑korrispondenza, it‑telefon u l‑e‑mails, l‑uffiċjal għandu jipprova jkun kemm jista’ jkun ta’ għajnuna u għandu jwieġeb il‑mistoqsijiet li jsirulu bl‑aktar mod komplut u preċiż possibbli.

2. Jekk l‑uffiċjal ma jkunx responsabbli għall‑kwistjoni kkonċernata, huwa għandu jirreferi liċ‑ċittadin għand l‑uffiċjal kompetenti.

3. Jekk isir żball li jaffettwa ħażin id‑drittijiet jew l‑interessi ta’ membru tal‑pubbliku, l‑uffiċjal għandu jitlob skuża u jipprova jirranġa l‑effetti negattivi ġejjin mill‑iżball tiegħu bl‑aktar mod xieraq, u jinforma lill‑membru tal‑pubbliku dwar kwalunkwe dritt ta’ appell, skont l‑Artikolu 19 tal‑Kodiċi.

Artikolu 13 - Tweġiba għall‑ittri bil‑lingwa taċ‑ċittadin

L‑uffiċjal għandu jiżgura li kull ċittadin tal‑Unjoni jew kull membru tal‑pubbliku li jikteb lill‑istituzzjoni f’waħda mil‑lingwi previsti fit‑Trattat, jirċievi tweġiba bl‑istess lingwa. Sa fejn ikun possibbli, dan għandu japplika wkoll għal persuni legali bħal assoċjazzjonijiet (organizzazzjonijiet mhux governattivi) u kumpanniji.

Artikolu 14 - Konferma tal‑wasla u indikazzjoni tal‑uffiċjal kompetenti

1. Għal kull ittra jew ilment lill‑istituzzjoni, għandha tintbagħat konferma tal‑wasla tagħhom fi żmien ġimagħtejn, sakemm fl‑istess tul ta’ żmien ma tkunx tista’ tintbagħat tweġiba sostantiva.

2. It‑tweġiba jew il‑konferma tal‑wasla għandhom jindikaw l‑isem u n‑numru tat‑telefon tal‑uffiċjal li qed jittratta l‑każ, kif ukoll is‑servizz li fih jaħdem.

3. M’hemmx għalfejn tintbagħat konferma tal‑wasla jew tweġiba f’każijiet fejn l‑ittri jew l‑ilmenti jkunu ta’ natura abużiva, minħabba l‑fatt li jkunu numerużi, ripetittivi jew ma jagħmlux sens.

Artikolu 15 - Obbligu ta’ trasferiment lis‑servizz kompetenti tal‑istituzzjoni

1. Jekk ittra jew ilment lill‑istituzzjoni jkunu indirizzati jew mibgħuta lil Direttorat Ġenerali, Direttorat jew Dipartiment li mhumiex kompetenti biex jittrattawhom, is‑servizzi tagħhom għandhom jiżguraw li l‑fajl jiġi ttrasferit minnufih lis‑servizz kompetenti tal‑istituzzjoni.

2. Is‑servizz li jkun irċieva l‑ittra jew l‑ilment inizjalment għandu jgħarraf lill‑awtur b’dan it‑trasferiment, u għandu jindika l‑isem u n‑numru tat‑telefon tal‑uffiċjal li lilu jkun ingħadda l‑fajl.

3. L‑uffiċjal għandu jiġbed l‑attenzjoni tal‑membru tal‑pubbliku jew tal‑organizazzjoni lejn żbalji jew ommissjonijiet fid‑dokumenti, u għandu jagħtihom l‑opportunità li jirranġawhom.

Artikolu 16 - Dritt li wieħed jingħata smigħ u li jagħmel dikjarazzjonijiet

1. F’każijiet li jikkonċernaw id‑drittijiet jew l‑interessi tal‑individwi, l‑uffiċjal għandu jiżgura li jiġu rrispettati d‑drittijiet tad‑difiża f’kull stadju tal‑proċedura tat‑teħid ta’ deċiżjoni.

2. Kull membru tal‑pubbliku għandu jkollu d‑dritt li jagħmel kummenti bil‑miktub u, fejn ikun meħtieġ, li jagħmel osservazzjonijiet orali qabel ma tittieħed deċiżjoni li taffettwa d‑drittijiet jew l‑interessi tiegħu.

Artikolu 17 - Żmien raġonevoli għat‑teħid ta’ deċiżjonijiet

1. L‑uffiċjal għandu jiżgura li tittieħed deċiżjoni dwar kull talba jew ilment lill‑istituzzjoni fi żmien raġonevoli, mingħajr dewmien, u f’kull każ sa mhux aktar minn xahrejn wara d‑data ta’ meta jkunu waslu. L‑istess regola għandha tiġi applikata għat‑tweġibiet lil ittri minn membri tal‑pubbliku u għat‑tweġibiet lil noti amministrattivi li l‑uffiċjal jibgħat lis‑superjuri tiegħu biex jitlob li jingħata istruzzjonijiet dwar id‑deċiżjonijiet li għandhom jittieħdu.

2. Jekk, minħabba l‑komplessità tal‑kwistjonijiet li jkunu tqajmu, ma tkunx tista’ tittieħed deċiżjoni dwar talba jew ilment li jkunu saru lill‑istutuzzjoni fiż‑żmien fuq imsemmi, l‑uffiċjal għandu jgħarraf lill‑awtur b’dan mill‑aktar fis. F’dak il‑każ, l‑awtur għandu jiġi mgħarraf bid‑deċiżjoni definittiva fl‑iqsar żmien possibbli.

Artikolu 18 - Dmir li jiġu indikati r‑raġunijiet tad‑deċiżjonjiiet

1. Kull deċiżjoni tal‑istituzzjoni li tista’ taffettwa ħażin id‑drittijiet jew l‑interessi ta’ persuna privata għandha tindika r‑raġunijiet li fuqhom hija bbażata, u għandha tispeċifika b’mod ċar il‑fatti rilevanti u l‑bażi legali tad‑deċiżjoni.

2. L‑uffiċjal għandu jevita li jieħu deċiżjonijiet li huma bbażati fuq raġunijiet sommarji jew vagi, jew li ma jinkludux raġunament individwali.

3. Jekk, minħabba n‑numru kbir ta’ persuni milquta minn deċiżjonijiet simili, ma jkunx possibbli li r‑raġunijiet tad‑deċiżjoni jiġu kkomunikati fid‑dettal, u għalhekk jintbagħtu tweġibiet standard, l‑uffiċjal għandu aktar ‘il quddiem jipprovdi raġunament individwali liċ‑ċittadini li espressament jitolbu dan.

Artikolu 19 - Indikazzjoni tal‑possibbiltajiet ta’ appell

1. Deċiżjoni tal‑istituzzjoni li tista’ taffettwa ħażin id‑drittijiet jew l‑interessi ta’ persuna privata għandha tinkludi indikazzjoni tal‑possibbiltajiet ta’ appell li jeżistu biex tiġi kkontestata d‑deċiżjoni. B’mod partikolari, id‑deċiżjoni għandha tindika n‑natura tar‑rimedji, l‑entitajiet li quddiemhom jistgħu jiġu eżerċitati, kif ukoll it‑termini li fihom jistgħu jiġu eżerċitati.

2. B’mod partikolari, id‑deċiżjonijiet għandhom isemmu l‑possibbiltà li jsiru proċeduri legali u lmenti lill‑Ombudsman skont il‑kundizzjonijiet stipulati rispettivament fl‑Artikoli 263 u 228 tat‑Trattat dwar il‑Funzjonament tal‑Unjoni Ewropea.

Artikolu 20 - Notifika tad‑deċiżjoni

1. L‑uffiċjal għandu jiżgura li l‑persuni li d‑drittijiet jew l‑interessi tagħhom huma affettwati minn deċiżjoni jiġu nnotifikati bil‑miktub, malli tittieħed id‑deċiżjoni.

2. L‑uffiċjal m’għandux jikkomunika d‑deċiżjoni lil għejun oħra sakemm il‑persuna jew persuni kkonċernati ma jkunux ġew infurmati biha.

Artikolu 21 - Protezzjoni tad‑data

1. L‑uffiċjal li jittratta data personali dwar ċittadin għandu jirrispetta l‑privatezza u l‑integrità tal‑individwu skont id‑dispożizzjonijiet tar‑Regolament (KE) Nru 45/2001 tal‑Parlament Ewropew u tal‑Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il‑protezzjoni ta’ individwu fir‑rigward ta’ l‑ipproċessar ta’ data personali mill‑istituzzjonijiet u l‑korpi tal‑Komunità u dwar il‑moviment liberu ta’ dak id‑data^[2].

2. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jevita li jipproċessa data personali għal skopijiet illeċti jew li jgħaddi din id‑data lil persuni mhux awtorizzati.

Artikolu 22 - Talbiet għal informazzjoni

1. Meta jkun responsabbli għall‑kwistjoni kkonċernata, l‑uffiċjal għandu jipprovdi l‑informazzjoni mitluba lill‑membri tal‑pubbliku. Meta jkun il‑każ, l‑uffiċjal għandu jagħti parir dwar kif għandha tinbeda proċedura amministrattiva li taqa’ taħt il‑qasam ta’ kompetenza tiegħu. L‑uffiċjal għandu jara li l‑informazzjoni mogħtija tkun ċara u tista’ tinftiehem.

2. Jekk talba bil‑fomm għal informazzjoni tkun ikkumplikata jew wiesa’ wisq biex tiġi ttrattata, l‑uffiċjal għandu jagħti parir lill‑persuna kkonċernata sabiex tressaq it‑talba tagħha bil‑miktub.

3. Jekk uffiċjal ma jkunx jista’ jagħti l‑informazzjoni meħtieġa minħabba n‑natura kunfidenzjali tagħha, huwa għandu jagħti lill‑persuna kkonċernata r‑raġunijiet għalfejn ma jistax jagħtiha l‑informazzjoni, skont l‑Artikolu 18 ta’ dan il‑Kodiċi.

4. F’dak li jikkonċerna talbiet għal informazzjoni fuq kwistjonijiet li dwarhom m’għandu l‑ebda responsabilità, l‑uffiċjal għandu jindika l‑persuna kompetenti lil min ikun għamel it‑talba u għandu jagħtih isimha u n‑numru tat‑telefon tagħha. F’dak li jikkonċerna talbiet għal informazzjoni fuq istituzzjoni oħra tal‑UE, l‑uffiċjal għandu jindika dik l‑istituzzjoni lil min ikun għamel it‑talba.

5. Fejn ikun il‑każ u skont is‑suġġett tat‑talba, l‑uffiċjal għandu jindika lill‑persuna li qed tfittex l‑informazzjoni s‑servizz tal‑istituzzjoni li huwa responsabbli għall‑għoti ta’ informazzjoni lill‑pubbliku.

Artikolu 23 - Talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti

1. L‑uffiċjal għandu jittratta talbiet għall‑aċċess għal dokumenti skont ir‑regoli adottati mill‑istituzzjoni u skont il‑prinċipji ġenerali u l‑limiti stipulati fir‑Regolament (KE) Nru 1049/2001^[3].

2. Jekk l‑uffiċjal ma jkunx jista’ jissodisfa talba bil‑fomm għall‑aċċess għal dokumenti, iċ‑ċittadin għandu jingħata l‑parir li jressaq it‑talba tiegħu bil‑miktub.

Artikolu 24 - Żamma ta’ reġistri adegwati

Id‑dipartimenti tal‑istituzzjoni għandhom iżommu reġistri adegwati tal‑posta dieħla u ħierġa, tad‑dokumenti li jirċievu u tal‑azzjoni meħuda.

Artikolu 25 - Informazzjoni lill‑pubbliku dwar il‑kodiċi

1. L‑istituzzjoni għandha tieħu miżuri effettivi biex tinforma lill‑pubbliku dwar id‑drittijiet li jgawdu skont dan il‑Kodiċi. Jekk ikun possibbli, hija għandha tpoġġi dan it‑test f’forma elettronika u tippubblikah fuq il‑website tagħha.

2. F’isem l‑istituzzjonijiet kollha, il‑Kummissjoni għandha tippubblika u tqassam il‑Kodiċi liċ‑ċittadini f’forma ta’ fuljett.

Artikolu 26 - Dritt li jitressaq ilment quddiem l‑Ombudsman Ewropew

Kull nuqqas min‑naħa ta’ istituzzjoni jew uffiċjal li jikkonformaw mal‑prinċipji stipulati f’dan il‑Kodiċi jista’ jkun is‑suġġett ta’ lment lill‑Ombudsman Ewropew skont l‑Artikolu 228 tat‑Trattat dwar il‑Funzjonament tal‑Unjoni Ewropea u l‑Istatut tal‑Ombudsman Ewropew^[4].

Artikolu 27 - Verifika tal‑implimentazzjoni

Wara sentejn, kull istituzzjoni għandha tivverifika l‑implimentazzjoni minnha tal‑Kodiċi u għandha tinforma lill‑Ombudsman Ewropew bir‑riżultati tal‑verifika tagħha.

 

[1] It-test li ġej ġie aġġornat sabiex jittieħdu inkonsiderazzjoni kemm il-bidliet li saru mit-Trattat ta’ Lisbona lin-nomenklatura tat-Trattati u n-numri tal-artikli tagħhom, kif ukoll ir-reviżjoni tal-Istatut tal-Ombudsman li saret fl-2008. Ġew ikkoreġuti wkoll ċerti żbalji klerikali u lingwistiċi.

[2] ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 13, Volum 26, p. 102.

[3] ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Volum 3, p. 331.

[4] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew rigward ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq ta’ l-obbligi ta’ l-Ombudsman (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Volum 1, p. 283) kif emendata l-aħħar bid-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew 2008/587/KE, Euratom tat-18 ta’ Ġunju 2008 (ĠU L 189,17.7.2008, p. 25).