Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti

Reglurnar, sem samþykktar voru af Evrópuþinginu, innihalda eftirfarandi efnisákvæði^[1]:

1. grein - Almenn ákvæði

Í samskiptum sínum við almenning skulu stofnanirnar og embættismenn þeirra fara eftir meginreglunum, sem mælt er fyrir um þessum reglum um góða stjórnsýsluhætti, hér eftir nefndar „reglurnar“.

2. grein - Einstaklingsbundið gildissvið

1. Reglurnar gilda um alla embættismenn svo og aðra starfsmenn sem heyra undir starfsmannareglur og ráðningarskilmála annarra starfsmanna í samskiptum þeirra við almenning. Hér á eftir vísar hugtakið „embættismaður“ bæði til embættismanna og annarra starfsmanna.

2. Stofnanirnar og stjórnsýsla þeirra munu grípa til nauðsynlegra ráðstafana til þess að tryggja að ákvæðin í þessum reglum gildi einnig um aðra einstaklinga, sem starfa fyrir þær, svo sem einstaklinga sem ráðnir eru samkvæmt samningum á einkaréttarlegum grundvelli, útsenda sérfræðinga frá innlendum stjórnsýslustofnunum og starfsnema.

3. Hugtakið „opinber“ vísar bæði til einstaklinga og lögaðila, hvort sem þeir búa í eða eru með skráða skrifstofu í aðildarríkjunum eða ekki.

4. Í þágu markmiðs þessara reglna:
a. þýðir hugtakið „stofnun“ stofnun, aðili, skrifstofa eða sérstofnun Evrópusambandsins;
b. þýðir „embættismaður“ embættismaður eða annar starfsmaður Evrópusambandsins.

3. grein - Efnisbundið gildissvið

1. Þessar reglur innihalda almennar meginreglur góðra stjórnsýsluhátta sem gilda um öll samskipti stofnananna og stjórnsýlunnar á þeirra vegum við almenning nema um þau gildi sérstök ákvæði.

2. Meginreglurnar, sem mælt er fyrir um í þessum reglum, gilda ekki um samskipti á milli stofnana og embættismanna þeirra. Um þau samskipti er mælt fyrir um í starfsmannareglunum.

4. grein - Lögmæti

Embættismenn skulu haga störfum sínum í samræmi við lög og beita þeim reglum og þeirri málsmeðferð sem kveðið er á um í löggjöf Evrópusambandsins. Embættismenn skulu gæta sérstaklega að því að tryggja að ákvarðanir, sem hafa áhrif á réttindi eða hagsmuni einstaklinganna, eigi stoð í lögum og að þær séu í samræmi við lög.

5. grein - Engin mismunun

1. Þegar fjallað er um beiðnir frá almenningi og við ákvarðanatöku skal embættismaður tryggja að meginreglan um jafna meðferð sé virt. Almennir borgarar í sömu aðstöðu skulu meðhöndlaðir á svipaðan hátt.

2. Ef einhver munur á meðferð á sér stað skal embættismaðurinn tryggja að hann sé réttlætanlegur vegna hlutlægra og málefnalegra ástæðna sem liggja fyrir í tilteknu máli.

3. Embættismaðurinn skal einkum forðast tilhæfulausa mismunun á milli almennra borgara sem byggist á þjóðerni, kynferði, kynþætti, litarhætti, þjóðarbroti, félagslegum uppruna, erfðaeiginleikum, tungumáli, trúarbrögðum og lífsskoðunum, stjórnmálaskoðunum eða öðrum skoðunum, aðild að minnihlutahóp, eignum, ætterni, fötlun, aldri eða kynhneigð.

6. grein - Meðalhóf

1. Við töku ákvarðana skal embættismaðurinn tryggja að þær ráðstafanir, sem gripið er til, séu í réttu hlutfalli við það markmið sem stefnt er að. Embættismaðurinn skal einkum forðast að takmarka réttindi borgaranna eða leggja á þá gjöld þegar slíkar takmarkanir eða gjöld eru ekki í eðlilegum tengslum við markmið þeirra aðgerða sem stefnt er að.

2. Við töku ákvarðana skal embættismaðurinn hafa í huga sanngjarnt jafnvægi á milli einstaklingsbundinna hagsmuna og almannahagsmuna.

7. grein - Engin misnotkun valds

Valdi skal einungis beitt í þeim tilgangi sem viðeigandi ákvæði heimila. Embættismaðurinn skal einkum forðast að beita valdi í tilvikum sem eiga sér ekki stoð í lögum eða eru ekki sprottin af hagsmunum almennings.

8. grein - Óhlutdrægni og sjálfstæði

1. Embættismaðurinn skal vera óhlutdrægur og sjálfstæður. Embættismaðurinn skal forðast geðþóttaákvarðanir sem hafa íþyngjandi áhrif á almenna borgara, auk ívilnandi meðferðar á hvaða forsendum sem er.

2. Hegðun starfsmannsins skal aldrei taka mið af persónulegum eða pólitískum þrýstingi, eða þrýstingi frá fjölskyldu eða vegna innlendra hagsmuna. Embættismaðurinn skal ekki taka þátt í ákvörðunum þar sem hann eða náinn fjölskyldumeðlimur hans hefur fjárhagslegra hagsmuna að gæta.

9. grein - Hlutlægni

Við töku ákvarðana skal embættismaðurinn taka tillit til þeirra þátta sem við eiga og gefa hverjum þeirra rétt vægi í ákvörðun sinni en á sama tíma skal ekki tekið tillit til þeirra þátta sem eru málinu óviðkomandi.

10. grein - Réttmætar væntingar, samkvæmni og ráðgjöf

1. Embættismaðurinn skal vera samkvæmur sjálfum sér í embættisfærslum sínum og stofnunarinnar. Embættismaðurinn skal fylgja stjórnsýsluvenjum stofnunarinnar nema lögmætar ástæður séu fyrir því að víkja frá þeim í einstökum málum. Þegar slíkar ástæður eru fyrir hendi skulu þær skráðar.

2. Embættismaðurinn skal virða réttmætar og eðlilegar væntingar, sem almennir borgarar hafa, í ljósi þess hvernig stofnunin hefur áður unnið úr málum.

3. mbættismaðurinn skal, ef þörf krefur, veita almenningi ráðgjöf um hvernig haga skal rekstri máls, sem vísað hefur verið til hans, og hvernig eigi að reka málið áfram.

11. grein - Sanngirni

Embættismaðurinn skal starfa af óhlutdrægni, sanngirni og skynsemi.

12. grein - Kurteisi

1. Embættismaðurinn skal vera þjónustulundaður, réttlátur, kurteis og aðgengilegur í samskiptum sínum við almenning. Þegar bréfum, símtölum og tölvupósti er svarað skal embættismaðurinn leitast við að vera svo hjálpsamur sem honum er unnt, og svara þeim spurningum sem spurt er eins vel og nákvæmlega og hann getur.

2. Ef embættismaðurinn ber ekki ábyrgð á umræddu máli skal hann beina borgaranum til viðeigandi embættismanns.

3. Ef mistök eru gerð, sem hafa neikvæð áhrif á réttindi eða hagsmuni hins almenna borgara, skal embættismaðurinn biðjast afsökunar á því, leitast við að ráða bót á þeim svo fljótt sem verða má og upplýsa hinn almenna borgara um rétt hans til kæru eða áfrýjunar í samræmi við 19. grein reglnanna.

13. grein - Svar við bréfum á tungumáli borgarans

Embættismaðurinn skal tryggja að sérhver borgari Sambandsins eða sérhver almennur borgari, sem skrifar stofnuninni á einu af tungumáli stofnsáttmálans, fái svar á sama tungumáli. Sama gildir um lögaðila, svo sem samtök (frjáls félagasamtök) og fyrirtæki, að því marki sem unnt er.

14. grein - Staðfesting á móttöku og upplýsingar um embættismanninn sem fer með málið

1. Staðfesta skal móttöku allra bréfa eða kvartana, sem berast stofnuninni, innan tveggja vikna tímabils nema ef hægt er að senda efnislegt svar innan þess tíma.

2. Í svari eða staðfestingu á móttöku skal veita upplýsingar um nafn og símanúmer embættismannsins sem fer með málið auk þeirrar þjónustudeildar sem hann tilheyrir.

3. Ekki er þörf á að senda staðfestingu á móttöku eða svar í málum þar sem bréf eða kvartanir fela í sér misbeitingu vegna mikils fjölda þeirra eða vegna staglkennds eða tilgangslauss eðlis þeirra.

15. grein - Skyldan á framsendingu til viðeigandi þjónustudeildar stofnunarinnar

1. Ef bréf eða kvörtun til stofnunar hefur verið sent eða beint til stjórnarsviðs, skrifstofu eða einingar sem hefur ekki valdsvið til að leysa úr málinu skal sú þjónustudeild tryggja að málið sé framsent án tafar til til þess bærrar þjónustudeildar stofnunarinnar.

2. Þjónustudeildin, sem upphaflega barst bréfið eða kvörtunin, skal upplýsa sendandann um þessa framsendingu og upplýsa um nafn og símanúmer embættismannsins sem tók við málinu.

3. Embættismaðurinn skal upplýsa hinn almenna borgara eða fyrirtæki um allar rangfærslur eða úrfellingar í skjölum og veita honum tækifæri til leiðréttingar.

16. grein - Rétturinn til áheyrnar og yfirlýsinga

1. Í málum sem varða réttindi eða hagsmuni einstaklingsins að skal embættismaðurinn tryggja að á öllum stigum málsmeðferðar ákvarðanatökunnar sé andmælaréttur virtur.

2. Sérhver almennur borgari skal eiga rétt á því, í málum þar sem ákvörðun hefur áhrif á réttindi hans eða hagsmuni, að leggja fram skriflegar athugasemdir og ef þörf krefur koma með munnlegar athugasemdir áður en ákvörðun er tekin.

17. grein - Sanngjarn frestur til að taka ákvarðanir

1. Embættismaðurinn skal tryggja að ákvörðun um allar beiðnir eða kvartanir til stofnunarinnar sé tekin innan sanngjarnra tímamarka, án tafar og eigi síðar en tveimur mánuðum frá móttöku. Sama regla skal gilda um svör við bréfum hins almenna borgara og svörum við stjórnsýsluerindi sem embættismaðurinn hefur sent til yfirmanna sinna með ósk um leiðbeiningar í umræddu máli.

2. Ef ekki er hægt að taka ákvörðun innan fyrrgreindra tímamarka í tilefni af beiðni eða kvörtun til stofnunar vegna þess flækjustigs sem hún leiðir af sér skal embættismaðurinn upplýsa sendandann um það svo fljótt sem verða má. Í slíkum málum skal endanleg ákvörðun send honum svo fljótt sem auðið er.

18. grein - Skyldan til þess að greina frá ástæðum ákvörðunar

1. Í sérhverri ákvörðun stofnunar, sem kann að hafa neikvæð áhrif á réttindi eða hagsmuni einstaklinga, skal tilgreina þær ástæður, sem hún byggist á með því að tiltaka með skýrum hætti viðeigandi staðreyndir og lagagrundvöll ákvörðunarinnar.

2. Embættismaðurinn skal forðast að taka ákvarðanir sem byggjast á fáorðum eða óljósum forsendum eða sem eru án atviksbundins rökstuðnings.

3. Ef ekki er kostur á að skýra nákvæmlega frá forsendum ákvörðunar vegna þess að svipuð mál hafa áhrif á mikinn fjölda einstaklinga og stöðluð svör eru því notuð skal embættismaðurinn í kjölfarið veita þeim borgara, sem gagngert fer fram á slíkt, atviksbundinn rökstuðning.

19. grein - Upplýsingar um kæru- eða áfrýjunarleiðir

1. Í ákvörðun stofnunar, sem kann að hafa neikvæð áhrif á réttindi eða hagsmuni einstaklinga, skal upplýsa um tiltækar kæru- eða áfrýjunarleiðir verði ákvörðunin vefengd. Einkum skal tilgreina eðli úrræðanna, þær stofnanir sem úrræðin eiga við um og tímamörk fyrir beitingu þeirra.

2. Ákvarðanir skulu einkum vísa til möguleika á því að bera mál undir dómstóla og kvörtunum til umboðsmannsins samkvæmt þeim skilyrðum sem tilgreind eru í 263. grein og 228. grein í sáttmálanum um starfshætti Evrópusambandsins.

20. grein - Tilkynning um ákvörðunina

1. Embættismaðurinn skal tryggja að þeim einstaklingum, sem eiga hagsmuna eða réttinda að gæta af ákvörðun, sé tilkynnt skriflega um ákvörðunina strax og hún er tekin.

2. Embættismaðurinn skal ekki tilkynna öðrum um ákvörðunina þar til einstaklingurinn eða einstaklingarnir, sem um ræðir, hafa verið upplýstir.

21. grein - Persónuvernd

1. Embættismaður, sem vinnur með persónuupplýsingar um borgarana, skal virða einkalíf og heilindi einstaklingsins í samræmi við ákvæði reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (EB) 45/2001 frá 18. desember 2000 um vernd einstaklingsins þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga hjá stofnunum og aðiljum bandalagsins og um frjálsa miðlun slíkra gagna^[2].

2. Embættismaðurinn skal einkum forðast vinnslu persónuupplýsinga í ólögmætum tilgangi eða miðlun slíkra upplýsinga til óviðkomandi einstaklinga.

22. grein - Beiðni um aðgang að upplýsingum

1. Embættismaðurinn skal þegar hann ber ábyrgð á umræddu máli, veita almennum borgurum aðgang að þeim upplýsingum sem óskað er eftir. Þegar það á við skal embættismaðurinn veita leiðbeiningar um hvernig stofna skuli til stjórnsýslumáls á hans sérsviði. Embættismaðurinn skal sjá til þess að upplýsingar, sem miðlað er, séu skýrar og skiljanlegar.

2. Ef munnleg beiðni um upplýsingar er of flókin eða of stór í sniðum til þess að vinna úr henni skal embættismaðurinn leiðbeina umræddum einstaklingi um að senda kröfur sínar inn skriflega.

3. Ef embættismanni er ekki heimilt að veita umbeðnar upplýsingar vegna þess að um þær ríkir trúnaður skal hann í samræmi við 18. grein þessara reglna upplýsa viðkomandi einstakling um ástæður þess að hann getur ekki veitt upplýsingarnar.

4. Þegar um er að ræða beiðnir um upplýsingar um mál sem embættismaðurinn ber ekki ábyrgð á skal hann beina fyrirspurninni til þar til bærs einstaklings og veita upplýsingar um nafn hans eða hennar og símanúmer. Þegar um er að ræða beiðnir um upplýsingar er varða aðrar stofnanir Evrópusambandsins skal embættismaðurinn beina fyrirspurninni til þeirrar stofnunar.

5. Þar sem það á við skal embættismaðurinn, með hliðsjón af efni fyrirspurnar, beina einstaklingnum sem leitar upplýsinganna að þjónustudeild þeirrar stofnunar sem ber ábyrgð á að veita almenningi upplýsingar.

23. grein - Beiðni um aðgang almennings að gögnum

1. Embættismaðurinn skal vinna úr fyrirspurn um aðgang að gögnum í samræmi við reglur stofnunarinnar og í samræmi við þær almennu meginreglur og takmarkanir sem fram koma í reglugerð (EB) 1049/2001^[3].

2. Ef embættismaðurinn getur ekki orðið við munnlegri beiðni um aðgang að gögnum skal borgaranum leiðbeint um að senda beiðnina inn skriflega.

24. grein - Fullnægjandi varðveisla gagna

Deildir stofnunarinnar skulu halda fullnægjandi skrár um þann póst sem þeim berst og þær senda, gögn sem berast og um þær ráðstafanir sem þær grípa til.

25. grein - Birting reglnanna

1. Stofnunin skal grípa til skilvirkra ráðstafana til þess að upplýsa almenning um þau réttindi sem hann á samkvæmt þessum reglum. Ef kostur er á skal hún hafa textann tiltækan á rafrænu formi á vefsíðu sinni.

2. Framkvæmdastjórnin skal fyrir hönd allra stofnana birta og miðla reglunum til borgaranna í bæklingsformi.

26. grein - Rétturinn til þess að kvarta til umboðsmanns Evrópusambandsins

Vanræksla stofnana eða embættismanna við að fylgja meginreglunum, sem settar eru fram í þessum reglum, kann að leiða til kvartana til umboðsmanns Evrópusambandsins í samræmi við 228. grein sáttmálans um starfshætti Evrópusambandsins og laganna um umboðsmann Evrópusambandsins^[4].

27. grein - Endurskoðun framkvæmdarinnar

Hver stofnun skal endurskoða innleiðingu reglnanna eftir tvö ár í framkvæmd og upplýsa umboðsmann Evrópusambandsins um niðurstöður endurskoðunarinnar.

 

[1] Textinn, sem fer á eftir, hefur verið leiðréttur í samræmi við breytingar Lissabonsáttmálans á fagheitum stofnsáttmálanna og númeraröð ákvæðanna auk endurskoðunarinnar árið 2008 á lögum um umboðsmanninn. Einnig hafa ákveðnar prent- og málvillur verið leiðréttar.

[2] Stjórnartíðindi Evrópu L 8/1, 12.1.2001.

[3] Stjórnartíðindi Evrópu L 145/43, 31.5.2001.

[4] Ákvörðun Evrópuþingsins um reglugerðir og þau almennu skilyrði sem gilda um framkvæmd starfa umboðsmannsins. Stjórnartíðindi Evrópu 1994 L 113 bls. 15, eins og henni var síðast breytt með ákvörðun Evrópuþingsins 2008/587/EB, KBE frá 18. júní 2008, Stjórnartíðindi Evrópu 2008 L 189 bls. 25.