Den Europæiske Kodeks for God Forvaltningsskik

Kodeksen som blev godkendt af Europa-Parlamentet indeholder de følgende bestemmelser^[1]:

Artikel 1 - Almindelige bestemmelser

I forbindelserne med offentligheden iagttager institutionens personale de principper, der er fastlagt i nærværende afgørelse, og som udgør adfærdskodeksen for god forvaltningsskik, herefter benævnt »kodeksen«.

Artikel 2 - Personelt anvendelsesområde

1. Kodeksen finder anvendelse på alle tjenestemænd og øvrige ansatte, som er omfattet af tjenestemandsvedtægten og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte, i deres forbindelser med offentligheden. Ved »tjenestemænd« forstås herefter både tjenestemænd og øvrige ansatte.

2. Institutionerne og deres administrationer træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at de i kodeksen fastsatte bestemmelser også finder anvendelse på andre personer såsom kontraktansatte, sagkyndige på udstationering fra nationale forvaltninger og praktikanter, der arbejder for institutionerne.

3. Ved »offentligheden« forstås fysiske og juridiske personer, uanset om de har deres bopæl eller registrerede forretningssted i en medlemsstat eller andetsteds.

4. I denne kodeks forstås ved:
a. »Institution«: en EU institution, organ, kontor eller agentur;
b. »Tjenestemand«: tjenestemænd og øvrige ansatte ved den Europæiske Union.

Artikel 3 - Materielt anvendelsesområde

1. Denne kodeks indeholder de generelle principper for god forvaltningsskik, som finder anvendelse på alle forbindelser mellem institutionerne og disses administrationer og offentligheden, medmindre disse forbindelser er underlagt særskilte bestemmelser.

2. Principperne i denne kodeks finder ikke anvendelse på forbindelserne mellem institutionen og dens tjenestemænd. Disse forbindelser er underlagt vedtægten.

Artikel 4 - Lovformelighed

Tjenestemanden udfører sit hverv i overensstemmelse med lovgivningen og iagttager de i EU retten fastlagte bestemmelser og procedurer. Tjenestemanden sørger navnlig for, at der er retshjemmel for afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, og at deres indhold er i overensstemmelse med lovgivningen.

Artikel 5 - Ikke-forskelsbehandling

1. Tjenestemanden sikrer i sin behandling af henvendelser fra offentligheden og i sine afgørelser, at princippet om ligebehandling iagttages. Medlemmer af offentligheden, som er i samme situation, behandles på lignende måde.

2. Såfremt der gøres forskel i behandlingen, sikrer tjenestemanden, at dette er begrundet i objektive og relevante forhold i den pågældende sag.

3. Tjenestemanden undgår navnlig enhver uberettiget forskelsbehandling mellem medlemmer af offentligheden på grund af national oprindelse, køn, race, hudfarve, etnisk eller social oprindelse, genetiske kendetegn, sprog, religion eller tro, politiske eller andre holdninger, tilhørsforhold til et nationalt mindretal, økonomiske forhold, fødsel, handicap, alder eller seksuel orientering.

Artikel 6 - Proportionalitet

1. Tjenestemanden sikrer i sine afgørelser, at de iværksatte foranstaltninger er i overensstemmelse med det tilstræbte mål. Tjenestemanden undgår navnlig at begrænse borgernes rettigheder eller at pålægge borgerne byrder, når disse begrænsninger eller byrder ikke står i et rimeligt forhold til formålet med handlingen.

2. Tjenestemanden sikrer i sine afgørelser en fornuftig balance mellem privatpersoners interesser og almenvellet.

Artikel 7 - Forbud mod misbrug af beføjelser

Beføjelser må udelukkende udøves til de formål, hvortil de er givet efter de relevante bestemmelser. Tjenestemanden undgår navnlig at benytte beføjelserne til formål, der ikke har retshjemmel, eller som ikke er begrundet i almenvellet.

Artikel 8 - Uvildighed og uafhængighed

1. Tjenestemanden skal være uvildig og uafhængig. Tjenestemanden afholder sig fra enhver vilkårlig handling til skade for medlemmer af offentligheden samt enhver fortrinsbehandling uanset årsagen.

2. Tjenestemanden må ikke lade sig lede af personlige, familiemæssige eller nationale interesser eller politisk påvirkning. Tjenestemanden deltager ikke i afgørelser, hvori han eller nære medlemmer af hans familie har økonomisk interesse.

Artikel 9 - Objektivitet

Tjenestemanden tager i sine afgørelser hensyn til de relevante faktorer og giver dem hver især den vægt i afgørelsen, som de bør have, og udelukker ethvert irrelevant element fra sine overvejelser.

Artikel 10 - Berettigede forventninger og konsekvens og vejledning

1. Tjenestemanden optræder med konsekvens i sin egen forvaltningsmæssige adfærd og handler i overensstemmelse med institutionens forvaltningsskik. Tjenestemanden følger institutionens sædvanlige forvaltningsskik, medmindre der i enkeltstående tilfælde er berettiget grund til at fravige denne. Når sådanne grunde findes, skal de angives skriftligt.

2. Tjenestemanden respekterer de berettigede og rimelige forventninger, som offentligheden har i lyset af institutionens hidtidige handlemåde.

3. Tjenestemanden giver i påkommende tilfælde offentligheden vejledning om, hvorledes en sag, der henhører under hans sagsområde behandles, og om, hvorledes man skal forholde sig under behandlingen af sagen.

Artikel 11 - Redelighed

Tjenestemanden skal handle upartisk rimeligt og redeligt.

Artikel 12 - Høflighed

1. Tjenestemanden skal være forekommende, korrekt, høflig og imødekommende i sine forbindelser med offentligheden. Ved besvarelse af korrespondance, telefonopkald og e-post søger tjenestemanden at være så hjælpsom som muligt og besvarer spørgsmål, der forelægges ham, så fuldstændigt og præcist som muligt.

2. Er tjenestemanden ikke ansvarlig for et givet anliggende, henviser han borgeren til den tjenestemand, som har ansvaret for det.

3. Sker der en fejl, som krænker en borgers rettigheder eller interesser, undskylder tjenestemanden fejlen, bestræber sig på at afhjælpe dens negative følger så hurtigt som muligt samt informerer borgeren om klagemulighederne i overensstemmelse med artikel 19 i denne kodeks.

Artikel 13 - Besvarelse af skrivelser på borgerens sprog

Tjenestemanden sikrer, at enhver borger i Unionen eller ethvert medlem af offentligheden, som skriver til institutionen på et af de i traktaten omhandlede sprog, modtager et svar på samme sprog. Dette gælder så vidt muligt også juridiske personer som f.eks. organisationer (ngo’er) og virksomheder.

Artikel 14 - Bekræftelse af modtagelse og angivelse af den kompetente tjenestemand

1. Inden for en periode på to uger bekræftes modtagelsen af enhver skrivelse eller klage til institutionen, bortset fra i de tilfælde, hvor der inden for samme periode kan sendes fyldestgørende svar.

2. I svaret eller bekræftelsen af modtagelsen anføres navn og telefonnummer på den tjenestemand, der varetager behandlingen af sagen, samt tjenestemandens tjenestegren.

3. Der behøver ikke blive sendt bekræftelse af modtagelsen eller svar i de tilfælde, hvor skrivelser eller klager har karakter af misbrug som følge af deres overdrevent stort antal eller på grund af gentagelser eller formålsløshed.

Artikel 15 - Forpligtelse til at videregive sager til institutionens kompetente tjenestegrene

1. Såfremt en skrivelse eller klage til institutionen er stilet eller fremsendt til et generaldirektorat, et direktorat eller en enhed, som ikke har beføjelser til at behandle den, sikrer de pågældende tjenestegrene, at sagen ufortøvet videregives til den kompetente tjenestegren i institutionen.

2. Den tjenestegren, som oprindelig modtog skrivelsen eller klagen, underretter afsenderen om videregivelsen og anfører navn og telefonnummer på den tjenestemand, sagen er henvist til.

3. Tjenestemanden gør den enkelte borger eller organisation opmærksom på eventuelle fejl og udeladelser i dokumenter og giver dem mulighed for at foretage rettelser.

Artikel 16 - Ret til at blive hørt og afgive erklæringer

1. I tilfælde, hvor enkeltpersoners rettigheder eller interesser er involveret, sikrer tjenestemanden, at retten til at udtale sig respekteres i alle faser af proceduren for afgørelsen.

2. I tilfælde, hvor der skal træffes en afgørelse, som berører rettigheder eller interesser hos et medlem af offentligheden, har den pågældende ret til at indgive skriftlige kommentarer og om nødvendigt forelægge mundtlige bemærkninger, inden afgørelsen træffes.

Artikel 17 - Rimelig tidsfrist for afgørelser

1. Tjenestemanden sikrer, at der ved enhver anmodning eller klage til institutionen uden unødig forsinkelse træffes en afgørelse inden for en rimelig tidsfrist og under ingen omstændigheder senere end to måneder fra datoen for modtagelsen. Samme regel gælder for besvarelse af skrivelser fra medlemmer af offentligheden og for svar på administrative notater, som tjenestemanden har sendt til sine foresatte med anmodning om instrukser vedrørende de afgørelser, der skal træffes.

2. Såfremt der ikke inden for ovennævnte tidsfrist kan træffes afgørelse om en anmodning eller klage til institutionen på grund af anliggendets komplicerede beskaffenhed, underretter tjenestemanden snarest muligt afsenderen herom. I dette tilfælde fremsendes en definitiv afgørelse så hurtigt som muligt til afsenderen.

Artikel 18 - Pligt til at anføre de for en afgørelse tilgrundliggende årsager

1. I enhver afgørelse, der træffes af institutionen, og som måtte berøre en privatpersons rettigheder eller interesser negativt, skal der gives oplysning om de for afgørelsen tilgrundliggende årsager gennem tydelig anførelse af de relevante kendsgerninger og retsgrundlaget for afgørelsen.

2. Tjenestemanden skal undgå at træffe afgørelser, der er baseret på et summarisk eller vagt grundlag, eller som ikke indeholder en individuel begrundelse.

3. Såfremt det på grund af det store antal personer, som berøres af den samme afgørelse, ikke er muligt at give en detaljeret redegørelse for årsagerne til afgørelsen, og hvor der derfor afgives et standardsvar, skal tjenestemanden sikre, at der gives en efterfølgende individuel begrundelse til borgere, som udtrykkeligt anmoder herom.

Artikel 19 - Klagevejledning

1. Såfremt institutionen træffer en afgørelse, som er til skade for en privatpersons rettigheder eller interesser, skal den anføre mulighederne for at anfægte afgørelsen. Institutionen skal navnlig anføre arten af mulighederne, de organer, hvor mulighederne kan anvendes, samt tidsfristerne for anvendelsen.

2. I afgørelser skal der navnlig henvises til muligheden for søgsmål og klager til ombudsmanden på de betingelser, der er beskrevet i artikel 263 hhv. 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

Artikel 20 - Meddelelse af afgørelsen

1. Tjenestemanden skal sikre, at afgørelser, som berører enkeltpersoners rettigheder eller interesser, meddeles skriftligt til de(n) berørte person(er), så snart afgørelsen er truffet.

2. Tjenestemanden afholder sig fra at meddele afgørelsen til andre, indtil de(n) berørte person(er) er blevet underrettet.

Artikel 21 - Databeskyttelse

1. En tjenestemand, der behandler personoplysninger om en borger, skal respektere privatlivets fred og enkeltpersoners integritet i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger^[2].

2. Tjenestemanden skal navnlig afholde sig fra at behandle personoplysninger i ikke-legitimt øjemed eller at videregive sådanne oplysninger til uvedkommende.

Artikel 22 - Begæringer om oplysninger

1. Når tjenestemanden har ansvaret for et givet anliggende, giver han medlemmer af offentligheden de oplysninger, de begærer. Tjenestemanden giver i givet fald vejledning om, hvorledes en administrativ sag inden for hans sagsområde indledes. Tjenestemanden sørger for, at de fremsendte oplysninger er tydelige og forståelige.

2. Såfremt en mundtlig begæring om oplysninger er for kompliceret eller for omfattende til at blive behandlet, skal tjenestemanden råde den berørte person til at indgive en skriftlig anmodning.

3. Såfremt en tjenestemand på grund af de ønskede oplysningers fortrolige karakter ikke må give disse oplysninger, oplyser han i overensstemmelse med artikel 18 i denne kodeks den berørte person om årsagerne til, at han ikke kan give oplysningerne.

4. Ved begæringer om oplysninger om anliggender, som tjenestemanden ikke er ansvarlig for, henviser tjenestemanden den pågældende til den kompetente person og oplyser dennes navn og telefonnummer. Ved begæringer, som vedrører en anden EU institution, henviser tjenestemanden den pågældende til denne institution.

5. Afhængig af emnet for begæringen henviser tjenestemanden i påkommende tilfælde den pågældende til den tjenestegren i institutionen, der er ansvarlig for oplysninger til offentligheden.

Artikel 23 - Begæringer om aktindsigt i dokumenter

1. Tjenestemanden behandler begæringer om aktindsigt i overensstemmelse med institutionernes regler og de generelle principper og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001^[3].

2. Såfremt en tjenestemand ikke kan imødekomme en mundtlig begæring om aktindsigt i dokumenter, rådes borgeren til at fremsende en skriftlig begæring.

Artikel 24 - Fyldestgørende fortegnelser

Institutionens afdelinger fører fyldestgørende fortegnelser over ind- og udgående post, modtagne dokumenter og iværksatte foranstaltninger.

Artikel 25 - Oplysning om kodeksen

1. Institutionen træffer effektive foranstaltninger til at informere offentligheden om deres rettigheder i henhold til denne kodeks. Institutionen gør om muligt teksten tilgængelig i elektronisk form på dens hjemmeside eller websted.

2. Kommissionen offentliggør og uddeler på alle institutioners vegne denne kodeks til borgere i form af en brochure.

Artikel 26 - Retten til at indgive klage til Den Europæiske Ombudsmand

I ethvert tilfælde, hvor en institution eller en tjenestemand undlader at overholde principperne i denne kodeks, kan der indgives klage herover til Den Europæiske Ombudsmand efter artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions Funktionsmåde og Den Europæiske Ombudsmands statut^[4].

Artikel 27 - Revision

Hver institution gennemgår sin gennemførelse af denne kodeks, når den har været i kraft i to år. Institutionen orienterer Ombudsmanden om resultatet af denne gennemgang.

[1] Den efterfølgende tekst er blevet aktualiseret for at tage hensyn til ændringer, som Lissabontraktaten indførte i Traktaternes nomenklatur og nummereringen af deres artikler, såvel som ændringerne i Ombudsmandens Statut i 2008. Typografiske og sproglige fejl er ligeledes blevet rettet.

[2] OJ L 8/1, 12.1.2001.

[3] OJ L 145/43, 31.5.2001.

[4] Europa-Parlamentets afgørelse vedrørende Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv, EFT 1994 L 113, s. 15, sidst ændret ved Europa- Parlamentets afgørelse 2008/587/EF, Euratom af 18. juni 2008, EFT 2008 L 189, s. 25.