Bästa ordförande!

Europeiska kommissionens system med expertgrupper spelar en mycket viktig roll när det gäller att informera om de beslut som fattas av kommissionen. Det finns över 1100 expertgrupper som har till uppgift att ge kommissionen specialiserad rådgivning ^[1].

I maj 2016 såg kommissionen över sina allmänt tillämpliga regler om inrättande av kommissionens expertgrupper och om deras verksamhet [2], som en uppföljning av en undersökning som genomförts av ombudsmannen [3].

Farhågor om hur dessa regler tillämpas har framförts av det civila samhället [4] och akademiker [5] samt i samband med ombudsmannens offentliga samråd om öppenhet och deltagande i EU:s beslutsfattande på miljöområdet [6].

Därför har jag beslutat att inleda denna strategiska undersökning som en uppföljning av min tidigare undersökning och att bedöma hur kommissionen tillämpar sina regler för expertgrupper.

Jag kommer särskilt att fokusera på hur kommissionen säkerställer att öppenhetsåtgärderna i dess regler efterlevs på ett meningsfullt sätt.[7] I detta sammanhang noterar jag att kommissionen åtog sig att förbättra tillgången till uppgifter och tillförlitligheten i registret över expertgrupper bland andra öppenhetsåtgärder.

Jag vore därför tacksam om Ni kunde besvara frågorna i bilagan senast den 15 oktober 2024. Vi kommer att offentliggöra ditt svar.

Vid frågor kan din personal kontakta de ansvariga utredarna, Koen Roovers och Alice Bernard.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 1 juli 2024

Bilaga - frågor till kommissionen

1) För att allmänheten ska kunna följa utvecklingen inom expertgrupperna, delta i beslutsfattandet eller förstå om en viss expertgrupp fortfarande är aktiv är det viktigt med aktuell information om expertgruppernas verksamhet.

a. Ger kommissionen sina anställda med ansvar för expertgrupper någon vägledning om vilka handlingar expertgrupperna är skyldiga att offentliggöra? Om så är fallet, lämna relevanta dokument för inspektion.

b. Vad gör kommissionen för att se till att protokollen från expertgruppernas möten är meningsfulla? Får till exempel de som ansvarar för att utarbeta protokoll från expertgruppsmöten vägledning i detta avseende? Om så är fallet, lämna relevanta dokument för inspektion.

c. Hur ser kommissionen till att alla relevanta dokument, inklusive dagordningar, offentliggörs i god tid före mötet?

d. När det gäller sedan länge etablerade expertgrupper kan det hända att protokoll från tidigare möten inte längre är tillgängliga. Tar kommissionen bort äldre minuter? Om så är fallet, vilka är kriterierna för att göra detta?

2) Efter överenskommelse med kommissionens behöriga avdelningar får en expertgrupp med enkel majoritet av sina medlemmar besluta att överläggningarna skall vara offentliga.

a. Hur många expertgrupper har strömmat sina möten online?

b. Vilka incitament har kommissionen infört för att uppmuntra ytterligare öppenhet och tillgänglighet när det gäller expertgruppernas verksamhet för allmänheten?

Vissa expertgrupper med observatörer kan däremot ha slutna möten, vilket innebär att dessa möten är stängda för ackrediterade observatörer.

c. På vilka grunder beslutar en expertgrupp att hålla sammanträden som är stängda för ackrediterade observatörer från berörda parter, och när anses sådana sammanträden inom stängda dörrar vara lämpliga?

d. Hur många expertgrupper har hållit möten som är stängda för ackrediterade observatörer från berörda parter?

3) Handlingar som rör expertgruppernas arbete finns på olika webbplatser, däribland expertgruppsregistret, en särskild webbplats för expertgrupper, en GD-plattform eller Circabc-plattformen, eller i registret över delegerade akter och genomförandeakter ^[8]. Ur medborgarnas synvinkel kan det vara svårt att navigera i dessa register och göra det svårare för dem att i god tid och på ett meningsfullt sätt bidra till expertgruppernas arbete.

a. Kan kommissionen förklara varför den använder olika plattformar för att lagra och offentliggöra handlingar som rör expertgruppernas arbete?

b. Överväger kommissionen att rationalisera sin informationsmiljö, till exempel genom att skapa en enda sökbar portal för alla relevanta dokument som rör expertgrupper?  Vilka tekniska utmaningar skulle det innebära att skapa en sådan portal?

För att hitta ett dokument i expertgruppsregistret eller registret över delegerade akter behöver man dessutom veta följande: i) att det finns ett dokument, ii) vilken den exakta titeln är och (eventuellt) iii) det möte och den expertgrupp där dokumentet diskuterades, vilket gör det svårt att hitta dokument.

c. Hur kan kommissionen förbättra sökalternativen för dokument som rör expertgrupper på kort sikt? Ger kommissionen till exempel vägledning till sin personal om att ta fram nyckelord som är kopplade till dokument, samt om att ge titlar till dokument, för att optimera dokumentsökningar?

4) När berörda parters observatörer uppmanas att lämna skriftliga synpunkter är det inte alltid tydligt hur synpunkterna sedan beaktas av expertgruppen och kommissionen.

a. Hur ser kommissionen till att det står klart för berörda parter hur deras (och andra berörda parters) skriftliga synpunkter har beaktats? Hur ofta och under vilka omständigheter utfärdar kommissionen t.ex. en tabell över ”svar på kommentarer”? Om kommissionen har utfärdat riktlinjer om detta kan den tillhandahålla relevanta dokument.

b. Anonymiseras berörda parters synpunkter i sådana dokument och i så fall varför?

[1] Se följande: https://ec.europa.eu/transparency/expert-groups-register/screen/expert-groups-explained?lang=sv.

[2] Kommissionen hänvisar till dessa regler som de övergripande reglerna för inrättandet av kommissionens expertgrupper och deras verksamhet, som finns här: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2016)3301&lang=en.

[3] Se Europeiska ombudsmannens beslut i hennes strategiska undersökning OI/6/2014/NF om sammansättningen av och insynen i Europeiska kommissionens expertgrupper: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/86030.

[4] Se till exempel: https://corporateeurope.org/en/expert-groups/2017/02/corporate-interests-continue-domminate-key-expert-groups och https://eeb.org/wp-content/uploads/2023/06/NGO-Letter-on-the-functioning-of-the-Expert-Group-on-Carbon-Removals-and-its-Meetings-June-2023.pdf.

[5] Se till exempel: Radulova m.fl. (2021), Europeiska kommissionens expertgrupper: Adapting to the Contestation of Expertise”, i The Contestation of Expertise in the EU, s. 91–121.

[6] Offentligt samråd om öppenhet och deltagande i EU:s beslutsfattande på miljöområdet (SI/5/2022/KR). Se följande: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/168767.

[7] Andra områden av ombudsmannens intresse rör det sätt på vilket kommissionen tillämpar bestämmelserna i sina regler för att förhindra intressekonflikter, se till exempel ombudsmannens beslut om hur Europeiska kommissionen hanterade farhågor om sammansättningen av högnivåforumet för kapitalmarknadsunionen och påstådda intressekonflikter för vissa av dess medlemmar (ärende 1777/2020/KR).

[8] Registret över delegerade akter och genomförandeakter består av två register, nämligen registret över delegerade akter och registret över genomförandeakter. Det senare är åtskilt från registret över kommittéförfaranden som också innehåller genomförandeakter och andra relevanta utkast till kommissionsakter som expertgrupper också kan rådfrågas om.