Strasbourg den 3 september 2014

Till: Antagande av en öppenhetspolicy

Bästa dr Url,

Med tanke på den direkta inverkan som Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa) har på medborgarnas dagliga liv är ni väl medvetna om att det är särskilt viktigt att er politik på områden som etik, öppenhet och allmänhetens deltagande återspeglar unionens värderingar och principer.

I detta avseende uppmuntrades jag att notera att Efsa nyligen inledde ett offentligt samråd i form av ett diskussionsunderlag med titeln ”Transformation to an ’Open EFSA’”. Enligt er webbplats innehåller diskussionsunderlaget en begreppsram, en stegvis metod och en plan för hur Efsa ska omvandlas till en organisation för öppen vetenskap under de kommande fem åren. Även om jag inte har haft möjlighet att granska dokumentet i detalj, noterar jag att det innehåller en "Open EFSA Options Table" som anger de olika stadierna i arbetsflödet för vetenskapligt beslutsfattande, de kritiska framgångsfaktorerna för var och en av dessa stadier och alternativen för "Open EFSA's" policy på dessa områden. Min första åsikt är att detta tillvägagångssätt bör vara särskilt användbart för berörda parter och den allmänhet som vill delta i samrådet.

Jag noterar att diskussionsunderlaget för närvarande endast finns på engelska. Trots att ”berörda parter och allmänheten i stort uppmanas att lämna skriftliga synpunkter [...]” finns det inte heller någon uppgift på er webbplats om att synpunkter kan lämnas på något av de 24 officiella EU-språken [1]. Jag förstår dock av kontakterna mellan våra avdelningar att Efsa skulle vara villig att på begäran göra dokumentet tillgängligt på andra språk och att ni är redo att ta emot kommentarer på något av de 24 officiella EU-språken [2].

Jag har fått veta att Efsa kommer att samla in och analysera återkopplingen från det offentliga samrådet under hösten 2014, så att diskussionsunderlaget kan läggas fram för Efsas styrelse för godkännande före utgången av 2014. Slutligen har jag förstått att Efsa under 2015 kommer att genomföra separata genomförbarhetsstudier, inklusive kostnads-nyttoanalyser, om huruvida och hur de olika frågorna ska integreras i dess öppenhetspolitik.

Eftersom Efsa håller på att utveckla sin politik på detta område ville jag ta tillfället i akt att uppmärksamma er på två viktiga initiativ som mitt kontor har varit involverat i.

Tidigare i år talade jag vid det europeiska mötet i Open Government Partnership (OGP)^[3]. Syftet med OGP, där 19 EU-medlemsstater nu deltar, är att göra regeringarna mer öppna, ansvarsskyldiga och lyhörda för medborgarna. Som europeisk ombudsman har jag för avsikt att göra allt jag kan för att hjälpa EU:s förvaltning att leva upp till dessa förväntningar, i enlighet med bestämmelserna i unionsfördragen. Jag uppmuntrar er därför att hämta inspiration från det arbete som utförts inom OGP:s fyra sammankopplade teman: ansvarsskyldighet, medborgardeltagande, öppenhet och den nya teknikens underlättande roll.

Mitt kontor anordnade också i år en konferens för forskningsnätverket för EU:s förvaltningsrätt (ReNEUAL), som har utarbetat mallar för administrativa förfaranden, inbegripet förfaranden för antagande av allmänna regler (”regelverk”). De sistnämnda skulle kunna hjälpa EU:s institutioner och byråer, inbegripet Efsa, att genomföra lagstiftningsarbetet på ett sätt som främjar deltagandedemokrati och öppenhet, i enlighet med andan i artikel 11 i fördraget om Europeiska unionen. Jag bifogar modellreglerna som en potentiell inspirationskälla för Er byrå, särskilt när det gäller förfaranden som Ni kan använda för att främja medborgarnas deltagande i utarbetandet av nya regler och ny politik.

Jag uppmanar Efsa att undersöka ovannämnda material i syfte att fastställa hur det skulle kunna vara relevant för dess ansträngningar att bli en organisation för "öppen vetenskap". Materialet kan också vara relevant när Efsa inleder sin översyn av sin policy för oberoende och vetenskapliga beslutsprocesser, som kommer att inledas 2015.

Av tydlighetsskäl bör denna korrespondens ses som en särskild uppföljning av ombudsmannens serie av besök vid EU:s byråer, vars syfte var att identifiera och sprida bästa praxis som används av EU:s byråer i deras förbindelser med medborgarna.[4] I detta avseende skriver jag också i dag till Europeiska byrån för luftfartssäkerhet och Europeiska kemikaliemyndigheten för att fråga dem om deras planer på att anta en öppenhetspolicy. Alla tre breven kommer att offentliggöras på min webbplats, tillsammans med ert svar som jag ser fram emot att få senast den 31 oktober 2014, om möjligt.

Om era avdelningar behöver ytterligare information eller förtydliganden i denna fråga, tveka inte att kontakta Antonios Antoniadis (tfn: +33 3 88 1 7 37 68), rättssekreterare.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly

Bilaga: Modellregler för EU:s administrativa förfaranden:

Bok II – Administrativa bestämmelser

[1] Se i detta avseende ombudsmannens beslut i ärende 640/2011/AN, som finns på http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/12009/html.bookmark

[2] Ombudsmannen inledde nyligen en undersökning om obligatorisk användning av en elektronisk mall, som påstods vara särskilt komplex och inte användarvänlig, inom ramen för ett offentligt samråd som genomfördes av Efsa. Se ärende 952/2014/OV, som finns på: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54561/html.bookmark

[3] Se följande: http://www.opengovpartnership.org

[4] Ytterligare information om dessa besök finns på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visits.faces