Europeiska ombudsmannanätverket, som inrättades 1996, är ett informellt nätverk där ombudsmän och liknande organ kan utbyta information om EU:s lagstiftning och politik samt dela med sig av bästa praxis. Det är Europeiska ombudsmannen som ansvarar för nätverkets samordning.

Bland nätverkets medlemmar återfinns nationella och regionala ombudsmän från EU:s medlemsstater, EU:s kandidatländer och EES-länderna samt Europeiska ombudsmannen och Europaparlamentets utskott för framställningar.

Nätverket skyddar människors rättigheter i enlighet med EU-lagstiftningen genom att underlätta samarbete mellan ombudsmännen i frågor av gemensamt intresse. Genom parallella utredningar samarbetar Europeiska ombudsmannen och nätverkets medlemmar för att undersöka frågor som rör EU-förvaltningen och nationella eller regionala förvaltningar.

Exempelvis bad Europeiska ombudsmannen nätverkets medlemmar att bidra med synpunkter i samband med ombudsmannens utredning av hur Frontex hanterar påståenden om kränkningar av de grundläggande rättigheterna som inkommer via byråns klagomålsmekanism. Likaså undersökte vissa av medlemmarna i Europeiska ombudsmannanätverket hur EU:s struktur- och investeringsfonder används i deras länder eller regioner i samband med att Europeiska ombudsmannen undersökte hur Europeiska kommissionen övervakar användningen av fonderna för att främja rätten till självständigt boende för personer med funktionsnedsättning.

Nätverkets medlemmar kan också vända sig till Europeiska ombudsmannen när det uppstår frågor om EU-lagstiftning i samband med deras utredningar. För att besvara frågorna samarbetar Europeiska ombudsmannen med experter inom EU:s institutioner, främst Europeiska kommissionen.

Europeiska ombudsmannen anordnar regelbundet större konferenser för Europeiska ombudsmannanätverkets medlemmar, liksom seminarier för utredare och specialiserad personal.

Uttalande antaget vid sjätte seminariet för nationella ombudsmän i EU:s medlemsstater och kandidatländer, den 14-16 oktober 2007 i Strasbourg

Europeiska ombudsmannanätverket har utarbetat detta uttalande i syfte att göra EU-dimensionen i ombudsmännens arbete mer känd och att klargöra hur ombudsmännen kan bistå personer, vilkas klagomål rör tillämpning av gemenskapsrätt.

Nationella och regionala ombudsmän gör viktiga insatser för att se till att medborgare och boende i EU får kännedom om och kan åtnjuta sina rättigheter. Tillsammans med Europeiska ombudsmannen utgör de Europeiska ombudsmannanätverket.

Europeiska ombudsmannanätverket sammanför på frivillig grund de nationella och regionala ombudsmännen och liknande organ i EU:s medlemsstater, de nationella ombudsmännen i kandidatländerna och i Island och Norge samt Europeiska ombudsmannen och Europaparlamentets utskott för framställningar. I Tyskland spelar utskott för framställningar på nationell och regional nivå en roll som liknar ombudsmännens. De deltar också i nätverket.

EU:s lagstiftning och politik får en allt större inverkan på EU-medborgarnas liv. Tillämpningen sker emellertid oftast genom medlemsstaternas offentliga myndigheter. Nationella och regionala ombudsmän behandlar klagomål som riktas mot offentliga myndigheter i medlemsstaterna, däribland klagomål som har att göra med verksamhet som innefattar tillämpning av gemenskapsrätt. Europeiska ombudsmannen övervakar EU-institutionerna, t.ex. Europeiska kommissionen.

De behöriga nationella eller regionala ombudsmännen är ansvariga för att behandla klagomål mot offentliga myndigheter i en medlemsstat, däribland klagomål som rör frågor om tillämpning av gemenskapsrätt. Europeiska ombudsmannen utreder klagomål mot EU-institutioner och EU-organ.

Även om de olika ombudsmännens befogenheter och ansvar skiljer sig mycket åt, har de alla uppdraget att bistå allmänheten på ett sätt som är opartiskt, verkningsfullt och rättvist. Inom ramen för sina mandat stöder ombudsmännen de principer på vilka EU är grundat.

"Unionen bygger på principerna om frihet, demokrati och respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna samt på rättsstatsprincipen, vilka principer är gemensamma för medlemsstaterna." (Artikel 6.1 i fördraget om Europeiska unionen.)

En av ombudsmännens viktigaste verksamheter i nätverket är att dela med sig av information om gemenskapsrätten och om goda exempel på arbetsmetoder, för att därmed kunna bistå allmänheten på bästa möjliga sätt. Nationella och regionala ombudsmän i nätverket kan be Europeiska ombudsmannen om skriftliga svar på frågor om gemenskapsrätten och dess tolkning, däribland frågor som uppstår under handläggningen av specifika ärenden.

Ombudsmännens roll och syftet med deras verksamhet

Ombudsmännen i nätverket är oberoende och opartiska personer vilkas uppdrag har lagts fast i grundlag eller i vanlig lag. De behandlar klagomål mot offentliga myndigheter.

De försöker uppnå ett lämpligt resultat för respektive klagomål. Efter att ha undersökt ett klagomål och funnit det vara motiverat kan en ombudsman kritisera vad som har inträffat och ange hur, enligt hans/hennes uppfattning, ärendet borde ha handlagts på ett korrekt sätt. I många länder kan ombudsmannen också föreslå åtgärder som att myndigheten t.ex. överväger sitt beslut på nytt, framför en ursäkt eller tillhandahåller ekonomisk kompensation. Vissa ombudsmän försöker att medverka till en förlikning med anledning av ett klagomål.

I vissa fall kan klaganden välja mellan att vända sig till en ombudsman eller till en domstol. Oftast kan emellertid en ombudsman inte ta upp ett klagomål om en domstol handlägger eller har handlagt ärendet. Till skillnad från en domstol fattar en ombudsman inte rättsligt bindande beslut, men vanligtvis följer de offentliga myndigheterna ombudsmannens rekommendationer. Om de inte gör det kan ombudsmannen, t.ex. genom att underrätta parlamentet, rikta politisk och offentlig uppmärksamhet mot saken.

Förutom att behandla klagomål arbetar ombudsmän även förebyggande i syfte att höja kvaliteten på den offentliga förvaltningen och de offentliga tjänsterna. De främjar en god förvaltning samt respekt för rättigheter, föreslår åtgärder mot systemfel, ger spridning åt goda exempel och främjar en serviceinriktad kultur.

Ombudsmännen uppmuntrar de offentliga myndigheterna att betrakta klagomål som en möjlighet att kommunicera på ett effektivt sätt med klaganden och komma till rätta med brister. De flesta ombudsmän utreder därför inte ett klagomål om den myndighet som klagomålet riktas mot inte först har fått en skälig möjlighet att behandla saken.

De specifika grunderna för en ombudsman att handla varierar inom nätverket, men de innefattar oftast: kränkningar av rättigheter, däribland mänskliga och grundläggande friheter; andra olagliga beteenden, t.ex. bristande respekt för allmänna rättsprinciper; underlåtenhet att iaktta principer för god förvaltning. Exempel på missförhållanden i förvaltningen som en ombudsman kan bidra till att rätta till är oskäliga dröjsmål, avsteg från etablerade riktlinjer eller förfaranden, bristande objektivitet, orättvisa, utgivande av oriktig information eller oriktiga råd, inkonsekvens och ohövlighet.

Ombudsmännens förhållande till allmänheten

Ombudsmännen i nätverket är angelägna om att behandla allmänheten på ett hövligt och respektfullt sätt. De strävar efter att vara tillgängliga och serviceinriktade, rättvisa, opartiska, konsekventa och effektiva.

Inom de gränser som anges av lagstiftningen och av behovet att ta hänsyn till privatlivets helgd och berättigade skäl för förtrolighet, strävar ombudsmännen i nätverket efter öppenhet i samband med sin handläggning och sina beslut. De offentliggör de kriterier som de använder när de handlägger klagomål, motiverar sina beslut och rapporterar offentligt om sin verksamhet.

Ombudsmännen i nätverket försöker att hålla en lämplig balans mellan noggrannhet och effektivitet i sina utredningar, varvid de tar hänsyn såväl till den klagandes intresse som till behovet av att använda sina resurser på ett effektivt sätt.

Tillgänglighet

Ombudsmännen i nätverket strävar efter att deras tjänster skall vara fritt och i lika mån tillgängliga för alla som har rätt att använda sig av dem.

Normalt kan klagomål inges direkt till en ombudsman.

En ombudsmans tjänster är normalt kostnadsfria för klaganden.

I fall då undantag från de ovannämnda principerna är lagfästa försöker ombudsmannen i största möjliga mån att minimera de negativa konsekvenserna för klagandena.

Behandling av klagomål

Ombudsmännen i nätverket är angelägna att behandla klagomålen snabbt och effektivt. De tar hänsyn till relevanta bestämmelser i gemenskapsrätten, däribland även allmänna rättsprinciper som t.ex. respekten för de grundläggande rättigheterna. EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna kan vara en användbar referenspunkt i detta avseende.

Varje klagomål som mottas analyseras noga i syfte att säkerställa ett lämpligt resultat.

Om ett klagomål inte kan tas upp till prövning informerar ombudsmannen klaganden om detta så snabbt som möjligt och förklarar tydligt skälet eller skälen till att detta. När så kan ske hänvisar ombudsmannen klaganden till ett annat organ som kan hjälpa till.

Vissa ombudsmän använder ett förenklat förfarande om den första analysen visar att klagandens problem kan lösas snabbt, t.ex. genom ett telefonsamtal.

Om klagomålet föranleder en fullständig utredning, informerar ombudsmannen klaganden om utredningen eller ser till att denne lätt kan få tillgång till sådan information. Relevant information kan t.ex. handla om

• vilket förfarande som används,
• utredningens omfattning, inbegripet vilken sakfråga eller vilka sakfrågor som utreds, och
• hur utredningen fortskrider.

När utredningen slutförts utfärdar ombudsmannen en skriftlig rapport eller ett beslut, vari han normalt anger följande:

• ombudsmannens slutsatser.
• om ombudsmannen anser att klagomålet helt eller delvis är berättigat och skälen till denna uppfattning.
• ombudsmannens eventuella rekommendationer till den berörda offentliga myndigheten.

Offentliggörande av information

Ombudsmännen i nätverket offentliggör lättförståelig information i allmänt tillgängliga former. Denna information kan t.ex. omfatta

• vem som har rätt att klaga,
• mot vilka offentliga myndigheter man kan rikta ett klagomål,
• vilka olika former av verksamhet som ett klagomål kan riktas mot, inbegripet verksamhet inom ramen för gemenskapsrätten,
• vad som fordras för att ett klagomål skall tas upp till prövning,
• hur man inger klagomål,
• vilket språk eller vilka språk som kan användas i klagomålet,
• under vilka förhållanden (om tillämpligt) som ombudsmannen använder ett förenklat förfarande,
• hur man erhåller personliga råd om möjligheterna att klaga (t.ex. genom särskilda telefonlinjer), och
• möjliga resultat och åtgärder om klagomålet är motiverat.

Europeiska ombudsmannen har åtagit sig att underlätta en bred tillgänglighet till den information som offentliggörs av de nationella och regionala medlemmarna i nätverket.

Europeiska ombudsmannens webbplats http://www.ombudsman.europa.eu innehåller information om nätverket och länkar till medlemmarnas webbplatser. Webbplatsen har också en interaktiv vägledning som kan användas för att ta reda på vilken ombudsman eller annat organ som är bäst lämpad att behandla ett klagomål eller besvara en begäran om information. Informationen kan också fås på begäran från Europeiska ombudsmannens kontor (tfn (33-3) 88 17 23 13).

Ständigt förbättrade tjänster till allmänheten

Ombudsmännen i nätverket söker ständigt förbättra sina tjänster till allmänheten. För att nå detta mål kommer detta uttalande att ses över, så snart det krävs, i syfte att se till att det återspeglar de bästa metoder som utvecklas efterhand.