# Samråd med Europeiska ombudsmannen: Meddelande om skydd av personuppgifter
- Författare: Europeiska ombudsmannen
- Datum: 2022-02-23T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/sv/document/sv/61555)
---
> *Angående samråd med Europeiska ombudsmannen i samband med strategiska undersökningar och initiativ.*
> 
> 
I detta meddelande om skydd av personuppgifter beskrivs hur Europeiska ombudsmannen skyddar dina personuppgifter när du svarar på ett samråd med ombudsmannen och var ombudsmannen som sådan fungerar som personuppgiftsansvarig. Detta uttalande anger också vilka rättigheter du har som registrerad.

I synnerhet förklaras skälet till insamlingen och behandlingen av uppgifterna, hur ombudsmannen samlar in, hanterar och säkerställer skyddet av de uppgifter som tillhandahålls och vilka rättigheter rapportörerna kan utöva med avseende på sina uppgifter.

**1. Vilka personuppgifter kommer Europeiska ombudsmannen att behandla?**

Bidragslämnarna fyller i kontaktformuläret på Europeiska ombudsmannens webbplats, som leder bidragen till den särskilda samrådsbrevlådan. Bidrag kan också skickas per brev eller e-post. Den berörda personalen vid Europeiska ombudsmannens kontor behandlar bidragen.

Europeiska ombudsmannen kan kontakta bidragslämnare för att begära förtydliganden och/eller för att sprida resultaten av samrådet/undersökningen. Kontaktuppgifterna till den person som ansvarar för undersökningen finns i inbjudan att svara på samrådet.

De personuppgifter som samlas in och behandlas är uppgifter som är nödvändiga för att delta i samrådet, enligt följande: förnamn, **efternamn, e-postadress, arbetsbeskrivning och önskat språk** för vidare korrespondens, **annat språk** som man skulle godta ett svar på och **innehåll** (för det mesta den enskildes eller organisationens synpunkter i ämnet).

**2. Varför behandlar Europeiska ombudsmannen dessa personuppgifter?**

Europeiska ombudsmannen vill ge allmänheten och berörda parter möjlighet att uttrycka sina åsikter i samband med strategiska undersökningar och initiativ som skulle gynnas av externa synpunkter och därför kan inleda offentliga samråd.

**3. Vilken är den rättsliga grunden och behovet av att behandla dessa uppgifter?**

Den rättsliga grunden för denna behandling är artikel 11 i EU-fördraget.

Personuppgifter behandlas i enlighet med förordning 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av EU:s institutioner, organ och byråer. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 5.1 a i förordning 2018/1725).

**4. Vem ansvarar för behandlingen av uppgifterna?**

Europeiska ombudsmannens sektor för informations- och kommunikationsteknik (IKT) hanterar de uppgifter som lämnas till webbplatsen. Europeiska ombudsmannens personal som ansvarar för att genomföra offentliga samråd och bemyndigad personal, på grundval av behovsenlig behörighet, kommer att behandla de uppgifter som lämnas in av bidragsgivarna ytterligare.

**5. Vem kommer att vara mottagare av uppgifterna?**

Europeiska ombudsmannens personal som ansvarar för denna behandling har tillgång till dina personuppgifter, liksom annan behörig personal vid Europeiska ombudsmannen på grundval av behovsenlig behörighet.

Som en del av undersökningsförfarandet vidarebefordrar Europeiska ombudsmannen alla mottagna bidrag till den berörda EU-institutionen, det berörda EU-organet eller den berörda EU-byrån. Av öppenhetsskäl lämnar Europeiska ombudsmannen offentliga bidrag till ett samråd.

När du bidrar till ett samråd måste du identifiera dig själv och den organisation för vars räkning du bidrar. Anonyma bidrag till konsultationer accepteras inte. Detta för att undvika missbruk.

Av öppenhetsskäl lämnar Europeiska ombudsmannen offentliga bidrag som hon har fått som svar på ett offentligt samråd. Dina personuppgifter kommer inte att offentliggöras. Du bör undvika att inkludera onödiga personuppgifter i dina bidrag, särskilt personuppgifter från tredje part. Om sådana uppgifter ingår kommer de att redigeras från den version som offentliggörs.

**6. Hur länge sparas uppgifterna?**

Bidragen lagras i den relevanta ärendeakten i enlighet med policyn för bevarande i ombudsmannens ärendehanteringssystem under en period på tio år efter det att ärendet har avslutats^[\[2\].](#_ftn2){#_ftnref2}^ Detta omfattar **grundläggande personuppgifter (förnamn,** efternamn, e-postadress), **språkinställningar** och **svar.** Bidragen arkiveras i enlighet med ombudsmannens arkiveringspolicy^[\[3\].](#_ftn3){#_ftnref3}^

**7. Hur skyddar vi dina uppgifter?**

De elektroniska uppgifterna lagras på Europeiska ombudsmannens servrar. Dessa uppgifter skyddas av ett stort antal säkerhetsåtgärder som inrättats av Europeiska ombudsmannens sektor för informations- och kommunikationsteknik för att skydda integriteten och konfidentialiteten för institutionens elektroniska egendom.

Tillgången till personuppgifter skyddas genom förvaltning av åtkomsträttigheter, som är strikt begränsade och bygger på principen om behovsenlig behörighet.

E-postadresser offentliggörs aldrig, men de lagras och kan användas av Europeiska ombudsmannen för korrespondens i samband med det svar som lämnas.

**8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?**

När du deltar i en konsultation kan du välja om dina personuppgifter ska publiceras på vår webbplats eller inte.

Du har också särskilda rättigheter som "registrerad" enligt kapitel III (artiklarna 14--25) i förordning (EU) 2018/1725, särskilt rätten att få tillgång till dina personuppgifter och att rätta dem om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga. Under vissa förutsättningar har du rätt att radera dina personuppgifter, begränsa behandlingen av dina personuppgifter och invända mot behandlingen av dina personuppgifter.

Europeiska ombudsmannen kommer att besvara dina förfrågningar så snart som möjligt och senast inom en månad.

Slutligen kan du när som helst vända dig till Europeiska datatillsynsmannen om du anser att Europeiska ombudsmannen har kränkt dina rättigheter enligt förordning 2018/1725 på grund av behandlingen av dina personuppgifter.

**9. Vem ska man kontakta vid frågor eller klagomål om dataskyddsfrågor?**

Du kan när som helst skicka dataskyddsrelaterade frågor om Europeiska ombudsmannens offentliga samråd till följande adress: [EO@ombudsman.europa.eu](mailto:EO@ombudsman.europa.eu)

Du kan också kontakta Europeiska ombudsmannens dataskyddsombud på följande adress: [DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu](mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu)

Du kan när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen på följande adress: [EDPS@edps.europa.eu](mailto:EDPS@edps.europa.eu)

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Se [https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850](/sv/document/sv/70850).

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Se [https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850](/sv/document/sv/70850).