Frågor och svar om allmänhetens rätt att få tillgång till handlingar

1. Vad innebär allmänhetens rätt att få tillgång till EU:s handlingar?

Enligt EU-fördragen och EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna har allmänheten rätt att begära kopior av handlingar som innehas av EU:s institutioner, kontor, organ och byråer (EU-institutionerna). EU-institutionerna måste ge tillgång till de handlingar som begärs, utom under vissa omständigheter som anges i europeiska lagar och bestämmelser (se fråga 8).

2. Hur tillämpas rätten att få tillgång till handlingar på EU:s förvaltning?

De allmänna bestämmelser som ger verkan åt denna rätt fastställs i förordning 1049/2001 om allmänhetens tillgång till EU-handlingar.

Förordning 1049/2001 är direkt tillämplig på Europeiska kommissionen, Europeiska unionens råd och Europaparlamentet, som har antagit en arbetsordning där det fastställs hur de ska tillämpa förordning 1049/2001. Europeiska rådet tillämpar också förordning 1049/2001 och den relevanta arbetsordningen för Europeiska unionens råd.

De tre övriga EU-institutionerna – Europeiska unionens domstol, Europeiska revisionsrätten och Europeiska centralbanken – tillämpar separata bestämmelser som i varierande grad skiljer sig från men i allmänhet inspirerats av förordning 1049/2001.

3. Vem kan ansöka om att få tillgång till handlingar?

Alla EU-medborgare, personer som är bosatta i en EU-medlemsstat eller juridiska personer som är registrerade i en EU-medlemsstat (till exempel företag, organisationer eller föreningar) har rätt att ansöka om tillgång till EU-handlingar.

En institution har rätt att begära att få dina kontaktuppgifter för att behandla din ansökan om tillgång till handlingar, bland annat genom att kontrollera om du är bosatt eller medborgare i EU.

4. Vad kan allmänheten ansöka om tillgång till?

Begreppet ”handling” avser allt innehåll (ord, siffror, symboler, datorkod, bilder, ljud) i något format (till exempel handlingar i pappersform eller elektronisk form, e-post, textmeddelanden, ljud- eller bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar). Allmänhetens rätt att få tillgång till handlingar gäller handlingar som rör politik, verksamhet och beslut som ingår i institutionens ansvarsområde. Enligt förordning 1049/2001 måste alla institutioner föra ett register över de handlingar som de innehar.

Du kan ansöka om tillgång till handlingar som du vet existerar, men du kan även ansöka om tillgång till handlingar som innehas av en institution och som rör ett särskilt, definierat ämne utan att du känner till den exakta beskrivningen av handlingarna i fråga. Även om det inte finns någon gräns för hur många handlingar som kan begäras ut kan EU-institutionerna enligt förordning 1049/2001 vägra att behandla ansökningar om mycket omfattande handlingar eller om ett mycket stort antal handlingar. I sådana fall ska de dock först försöka nå fram till en rättvis lösning tillsammans med den som ansöker om tillgång.

5. På vilka språk kan ansökan göras och handlingarna tas emot?

Du kan ansöka om tillgång till handlingar på något av EU:s 24 officiella språk, och institutionen är skyldig att svara på detta språk. När en institution ger tillgång till en handling ska den lämna ut handlingen på det (de) språk som den finns tillgänglig på, men den är inte skyldig att översätta handlingen.

6. Vilket förfarande och vilken tidsfrist gäller för att ansöka om tillgång till handlingar?

Ansökan om tillgång till handlingar måste göras skriftligen. Vissa institutioner tillhandahåller webbformulär eller webbportaler för ansökan, vilket gör att ansökningarna kan behandlas snabbare. När du lämnar in ansökan ska du lämna uppgifter om din identitet och ange vilka handlingar du vill ha utlämnade.

När institutionerna mottagit ansökan ska de normalt bekräfta mottagandet. Institutionerna har 15 arbetsdagar på sig att svara från det att ansökan registrerades, såvida de inte behöver några förtydliganden rörande ansökan. Vid komplicerade eller omfattande ansökningar kan institutionerna förlänga tidsfristen med 15 dagar.

Om en institution vägrar att ge tillgång till en handling genom att hänvisa till något av undantagen i förordning 1049/2001 (se fråga 8) kan du begära att institutionen omprövar beslutet (genom att göra en ”bekräftande ansökan”). Samma tidsfrist gäller som för den ursprungliga ansökan.

Om en institution står fast vid sitt beslut och vägrar att ge tillgång till handlingarna (eller inte svarar inom den tillämpliga tidsfristen) kan du vända dig till Europeiska ombudsmannen eller EU:s domstolar (se fråga 7).

7. Under vilka omständigheter kan en EU-institution, ett EU-organ, ett EU-kontor eller en EU-byrå vägra att ge tillgång till handlingar?

I förordning 1049/2001 fastställs vissa undantagsfall där en EU-institution kan vägra att ge tillgång till handlingar (artikel 4 i förordningen). Dessa undantag omfattar fall där institutionen anser att ett utlämnande skulle undergräva skyddet för allmänintresset på vissa känsliga områden eller skyddet för den enskildes privatliv (i enlighet med EU:s dataskyddslagstiftning). Undantagen omfattar också skyddet av pågående beslutsförfaranden, rättsliga förfaranden eller affärsintressen.

När institutionen åberopar dessa undantag för att vägra tillgång måste den visa att det inte finns något övervägande allmänintresse som skulle motivera att handlingarna lämnas ut.

8. Vad kan jag göra om min ansökan om tillgång till handlingar avslås? Hur går det till att överklaga beslut om avslag på ansökan om tillgång till handlingar?

Du kan lämna in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om institutionen helt eller delvis har avslagit din begäran efter omprövning (bekräftande beslut) eller inte svarar inom den tillämpliga tidsfristen. Ombudsmannen strävar efter att hantera dessa klagomål så fort som möjligt och har därför infört en snabbhandläggning. Ombudsmannen har befogenhet att ta del av handlingarna i fråga och kan rekommendera att handlingarna lämnas ut.

Du kan också ta ärendet till EU:s domstolar om institutionen helt eller delvis har avslagit din begäran efter omprövning.

9. Vilka bestämmelser gäller för miljöinformation?

Tillgång till information och handlingar, allmänhetens deltagande i beslutsfattande och tillgång till rättslig prövning i miljöfrågor regleras på internationell nivå av den så kallade Århuskonventionen (1998), som är bindande för EU:s institutioner och har införlivats i EU-lagstiftningen. Det anses finnas ett särskilt allmänintresse av öppenhet när det gäller information och beslutsfattande som rör miljöfrågor, och sådan information bör vara lättillgänglig. EU:s institutioner kan dock åberopa de undantag som föreskrivs enligt förordning 1049/2001 för att vägra tillgång till handlingar, men dessa undantag måste tolkas restriktivt med hänsyn till allmänintresset av att handlingarna lämnas ut.

10. Offentliggörs handlingar som lämnats ut efter en ansökan om tillgång till handlingar?

Att en institution måste lämna ut en handling till den som ansöker om den innebär inte att institutionen är skyldig att proaktivt offentliggöra handlingen. Institutionerna är dock skyldiga att göra handlingarna direkt tillgängliga i högsta möjliga grad, till exempel genom att lägga ut dem på sina webbplatser och/eller genom sina offentliga register över handlingar.

Den som får tillgång till handlingar kan offentliggöra handlingarna, utom när institutionen anger att begränsningar är nödvändiga, till exempel om handlingen omfattas av upphovsrätt eller andra immateriella rättigheter.

11. Vilka bestämmelser gäller för ”säkerhetsskyddsklassificerade” handlingar?

Känsliga handlingar kan säkerhetsskyddsklassificeras för att skydda EU:s väsentliga intressen, särskilt när det gäller allmän säkerhet, försvar och militära frågor. Enligt förordning 1049/2001 kan enskilda personer ansöka om tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade handlingar. Sådana ansökningar får endast behandlas av personer som är behöriga att ta del av sådana handlingar, och en institution är inte skyldig att bekräfta att en känslig handling överhuvudtaget existerar.