Klagomål 488/2018/KR och 514/2018/KR

Benämning:

• Europeiska kommissionens utnämning av en ny generalsekreterare

Datum:

• 6, 21, 22, 27, 28 och 29 juni 2018
• 2, 3, 4, 5, 10 och 12 juli 2018

Platser:

• Generaldirektoratet för personal, Bryssel
• Mötet den 12 juli ägde rum i Berlaymont-byggnaden i Bryssel.

Inspektion utförd av

• Fergal O’Regan, chef för samordning av frågor av allmänt intresse
• Tanja Ehnert, strategiska utredningar
• Koen Roovers, strategiska utredningar (från och med den 2 juli)

Syftet med inspektionsmötena

Syftet med inspektionen och mötena var att ombudsmannen skulle undersöka utnämningen av Europeiska kommissionens nya generalsekreterare den 21 februari 2018 och därmed sammanhängande frågor.

Inspektionsmöte den 6 juni 2018

Ombudsmannens företrädare presenterade sig, tackade kommissionens företrädare för deras samarbete och redogjorde för inspektionens mål och syfte inom ramen för ombudsmannens undersökning av kommissionens utnämning av en ny generalsekreterare.

Ombudsmannens företrädare redogjorde särskilt för den rättsliga ram som gäller för ombudsmannens kontor när de utför inspektioner och informerade kommissionens personal om att de tillämpliga reglerna, om de identifierade några handlingar som konfidentiella, föreskriver att tillgång inte får beviljas utan kommissionens ´:s förhandsgodkännande, varken till klagandena eller till någon annan person utanför ombudsmannens ´:s kontor. Information och handlingar av detta slag kommer att raderas från ombudsmannens akter kort efter det att undersökningen har avslutats. Ombudsmannens företrädare förklarade vidare att en rapport om inspektionen skulle utarbetas, skickas till kommissionen, till klagandena och offentliggöras på ombudsmannens webbplats.

Ombudsmannens företrädare fick sedan tillgång till två mappar och ytterligare en handling. Kommissionens företrädare förklarade strukturen och arten av de handlingar som visades för ombudsmannens företrädare.

1. Mapp

Den första mappen innehöll huvudsakligen protokollen från kanslichefernas möten den 19 februari 2018 och protokollen från kommissionens möte den 21 februari 2018, samt flera e-postutbyten mellan kommissionens talespersoner och journalister.

I detalj innehöll den här mappen:

• Demande de publication d’un avis de vacance av den 31 januari 2018, PERS(2018) 6
• Décisions administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2241ème réunion du 31 janvier 2018, 31 januari 2018
• Not à l’attention des membres de la Commission, Résultats de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet du 19 février 2018, 20 februari 2018, RCC(2018) 2244 (konfidentiellt)
• Décisions administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2244ème réunion du 21 février 2018, 21 februari 2018
• E-postutbyten mellan en talesperson för kommissionen och en journalist, daterade den 10 oktober 2017 till den 26 februari 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist, daterat den 27 februari 2018 (konfidentiellt)
• Protokoll från kommissionens sammanträde i Bryssel onsdagen den 21 februari 2018, 7 mars 2018, PV(2018) 2244 final
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist, daterat den 5 mars 2018 till den 7 mars 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist, daterat den 14 mars 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist, daterat den 14–15 mars 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist, daterat den 15 mars 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist av den 29 mars 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist, daterat den 20 mars 2018 till den 8 april 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyten mellan två talespersoner för kommissionen och en journalist, daterade den 20 mars 2018 till den 13 april 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist av den 16–17 april 2018 (konfidentiellt)
• E-postutbyte mellan en talesperson för kommissionen och en journalist, daterat den 18 april 2018 (konfidentiellt)
• Europeiska kommissionen, PM, Utnämning av Europeiska kommissionens generalsekreterare – frågor och svar, 27 februari 2018 (konfidentiellt)
• Europeiska kommissionen, PM, Europeiska kommissionen bekräftar: Utnämning av János Selmayr till generalsekreterare beslutades i full överensstämmelse med alla rättsliga bestämmelser – frågor och svar, 25 mars 2018
• Europeiska kommissionen, PM, Europeiska kommissionens svar på uppföljningsfrågor från Europaparlamentets budgetkontrollutskott om utnämningen av dess nya generalsekreterare – frågor och svar, 4 april 2018

Ombudsmannens företrädare fick kopior av de handlingar som fanns i mappen. Kommissionens tjänstemän uppgav att de handlingar som angavs som "konfidentiella" vid inspektionen var konfidentiella. Enligt de tillämpliga bestämmelserna får ombudsmannen inte bevilja tillgång till dessa handlingar. Detta påverkar inte medborgarnas rätt att begära att kommissionen beviljar allmänheten tillgång till dessa handlingar i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001.

2. Mapp

Den andra mappen bestod huvudsakligen av det ärende som generaldirektoratet för personal och säkerhet (GD HR) hade om urvalsförfarandet för den lediga tjänsten som biträdande generalsekreterare (COM/2018/292).

I detalj innehöll den här mappen:

• Ärendet från urvalsförfarandet för tjänsten som biträdande generalsekreterare (COM/2018/292), inklusive ansökningar och tillbakadraganden, rapporter från utvärderingscentrumet med slutsatserna från utvärderingscentrumets utvärderare och yttrandet från den rådgivande tillsättningskommittén.
• Interna förberedande dokument inför kollegiets sammanträde 2244 den 21 februari 2018
• Italianers meddelande av den 21 februari 2018 om hans pensionering (Ares(2018)1038134)
• Rättsakt genom vilken Europeiska kommissionens beslut av den 21 februari 2018 om utnämning av honom till ställföreträdande generalsekreterare delgavs Alain Selmayr
• Rättsakt genom vilken Europeiska kommissionens beslut av den 21 februari 2018 om hans övergång till tjänsten som generalsekreterare delgavs Alain Selmayr
• E-postutbyten mellan GD HR och generalsekretariatets kansli av den 21 februari 2018–27 februari 2018 om utarbetandet av sammanfattningen och protokollen från kommissionens möte den 21 februari 2018.
• Protokoll från utskottssammanträdet den 11 april 2018.

Ombudsmannens företrädare fick inte kopior av de handlingar som fanns i mappen. Dokumenten gjordes dock tillgängliga för ombudsmannens avdelningar i en säker läsesal vid GD Personal och säkerhet under hela inspektionen.

Kommissionen angav att hela urvalsakten var konfidentiell.

3. Kompletterande dokument

Det kompletterande dokument som lades fram för ombudsmannens personal gällde det särskilda protokollet från kommissionens möte den 11 april 2018.

Ombudsmannens företrädare fick ingen kopia av handlingen, märkt ”konfidentiell”, men inspekterade handlingen.

Uppföljning av första inspektionsmötet

Efter inspektionen av de handlingar som kommissionen tillhandahållit klargjorde ombudsmannens personal skriftligen omfattningen av den begäran om inspektion som hade skickats till kommissionen den 8 maj 2018. Där angav ombudsmannen att hon hade beslutat att det var nödvändigt att kontrollera ”alla handlingar, antingen i elektroniskt format eller pappersformat, inklusive korrespondens, anteckningar, PM, e-postmeddelanden och all juridisk rådgivning, från och med den 1 september 2017 till och med den 18 april 2018, som rör utnämningen av den nya generalsekreteraren” (understrykning i original).

Ombudsmannens företrädare förklarade att denna begäran var avsedd att omfatta alla handlingar som rör utnämningen av den nya generalsekreteraren, i motsats till endast de handlingar som är direkt kopplade till rekryteringsförfarandet. Den var särskilt avsedd att omfatta korrespondens, anteckningar, PM, e-postmeddelanden och råd inom kommissionens olika avdelningar och från kommissionens olika avdelningar till kommissionsledamöterna och deras kanslier, samt mellan kommissionsledamöterna och inom deras kanslier, i samband med utnämningen av kommissionens nya generalsekreterare. Ombudsmannens företrädare påminde kommissionen om att den förväntade tidsplanen var fram till den 18 april 2018, dagen för Europaparlamentets resolution.

Mot bakgrund av dessa klargöranden beslutades att inspektionsmötet skulle fortsätta vid ett senare tillfälle.

Inspektionen avbröts sedan till dess att kommissionen kunde samla in relevant dokumentation.

Inspektionsmöte den 21 juni 2018

Inspektionen fortsatte den 21 juni 2018. Efter ett klargörande av omfattningen av ombudsmannens begäran om inspektion fick ombudsmannens företrädare tillgång till 17 ytterligare mappar med handlingar.

Kommissionens företrädare förklarade strukturen och arten av de 17 mappar som lades fram för ombudsmannens företrädare.

• 15 mappar sammanställdes av generaldirektoratet för personal (åtta mappar innehöll e-postmeddelanden och dokument från chefen för enheten ”Högsta ledningen och den centrala behöriga myndigheten” och sju mappar innehöll e-postmeddelanden och dokument från direktören ”Talent Management and Diversity – Executive Staff”). och
• Två mappar sammanställdes av kommissionens rättstjänst.

Kommissionens företrädare klargjorde vidare följande:

• Alla begäranden från ombudsmannens kansli vidarebefordrades till de berörda avdelningarna och kanslierna och alla mottagna handlingar överlämnades. Dessa inbegriper korrespondens mellan och inom kanslierna, talespersonens avdelning och rättstjänsten i den mån denna korrespondens också kopierades till generaldirektoratet för personal och/eller rättstjänsten.
• Dokumenten i de 17 mapparna är alla från och med den 21 februari 2018.
• Det finns inga ytterligare handlingar från kanslierna för kommissionsledamot Günther Oettinger, ordförande Jean-Claude Juncker, förste vice ordförande Frans Timmermans eller talespersontjänsten som omfattas av ombudsmannens begäran, förutom de handlingar som redan finns i de 17 ovannämnda mapparna.
• Det finns inga ytterligare handlingar som rör Michel Italianers pensionering, förutom de handlingar som ombudsmannens personal granskade den 6 juni 2018.
• Det finns inget formellt rättsligt yttrande om utnämningen av den nya generalsekreteraren. Juridiska avdelningen rådfrågades dock (och lämnade sina kommentarer) om utkastet till svar på parlamentets frågor. Dessa samråd finns i de två ovannämnda mapparna.

Kommissionens företrädare tillhandahöll, på begäran av ombudsmannens företrädare, ytterligare specifika handlingar och klargjorde olika punkter:

• Förste vice ordförande Frans Timmermans rådfrågades om förslaget att utnämna Martin Selmayr till ny generalsekreterare den 20 februari 2018 under lunchtid.
• Kommissionens nuvarande praxis är inte att överföra chefsrådgivare till tjänster som generaldirektör/generalsekreterare i enlighet med artikel 7 i tjänsteföreskrifterna.

Man kom överens om att ombudsmannens företrädare inte skulle få kopior av handlingarna i de 17 mapparna, utan skulle inspektera handlingarna i kommissionens lokaler.

Under hela inspektionen ombads ombudsmannens avdelningar att lämna sina elektroniska enheter (telefoner) i en säker behållare. En säkerhetsvakt från kommissionen var ständigt närvarande.

Inspektionsmöten den 22, 27, 28 och 29 juni 2018 samt den 2, 3, 4, 5 och 10 juli 2018

Med tanke på de mycket omfattande ärenden som ska granskas fortsatte inspektionen den 22, 27, 28 och 29 juni 2018 och den 2, 3, 4, 5 och 10 juli 2018.

Under dessa möten inspekterade ombudsmannens företrädare de 17 mapparna i kommissionens lokaler, i närvaro av säkerhetsvakten från GD HR.

Det uppskattas att ombudsmannens personal inspekterade mellan 8500 och 11000 sidor, inklusive olika utkast till kommissionens svar på parlamentets frågeformulär. Med tanke på den enorma mängden handlingar var det inte möjligt för ombudsmannens personal att upprätta en heltäckande förteckning över alla handlingar som inspekterats.

Inspektionsmöte den 12 juli 2018

Ombudsmannens företrädare träffade kommissionens personal för ett sista möte den 12 juli 2018 för att klargöra kvarstående frågor som hade uppstått under inspektionen av handlingar.

Mot bakgrund av att ombudsmannaombudsmannens företrädare inte fick kopior av handlingarna i de 17 mapparna enades man om att ombudsmannens personal kunde inspektera någon av handlingarna på nytt i kommissionens lokaler, om det behövdes för undersökningen.

Ombudsmannens företrädare tackade kommissionen för samarbetet och mötet avslutades.

Bryssel den 19 juli 2018

Fergal O’Regan
Chef för samordning av frågor av allmänt intresse  

Tanja Ehnert
Juridisk handläggare, strategiska utredningar

Koen Roovers
Handläggare, Strategiska frågor