Strategisk utredning: OI/5/2025/KR

Ärendetitel: Hur EU-byråer hanterar svängdörrsproblematik

Datum: Torsdagen den 29 januari 2026

Sammanträde på distans

Närvarande

Företrädare för EMA

• Chef för rättsavdelningen
• Chef för personalrelationer och stöd, ledamot av den gemensamma kommittén

Ombudsmannens företrädare

• Koen ROOVERS, handläggare
• Ludovica AQUINO, handläggare
• Jennifer King, juridisk expert
• Tobias FLUCK, Förfrågningar Trainee
  
  

Mötets syfte

Syftet med mötet var att ombudsmannens undersökningsgrupp skulle klargöra kvarstående frågor som hade uppstått under granskningen av de policydokument och enskilda ärendeakter som EMA lämnat in.

Denna undersökning bygger på ombudsmannens tidigare ärenden om hur EU:s förvaltning, inbegripet EU:s byråer, tillämpar reglerna för (tidigare) anställdas verksamhet efter avslutad tjänstgöring ^[1].

Inledning och förfarandeinformation

Ombudsmannens undersökningsgrupp presenterade sig, tackade EMA:s företrädare för mötet med dem och redogjorde för syftet med mötet. De beskrev den rättsliga ram som gäller för möten som hålls av ombudsmannen, särskilt att ombudsmannen inte skulle lämna ut någon information som EMA identifierat som konfidentiell utan EMA:s förhandsgodkännande ^[2].

Ombudsmannens undersökningsgrupp informerade EMA:s företrädare om att de skulle få ett utkast till rapport från inspektionsmötet för att kontrollera att rapporten var korrekt. Rapporten kommer sedan att offentliggöras. Ingen konfidentiell information skulle ingå i rapporten eller på annat sätt lämnas till någon tredje part.

Med tanke på EMA:s samverkan med den privata sektorn välkomnade EMA:s företrädare ombudsmannens arbete i frågan i syfte att dra lärdom av och bidra till denna undersökning.

Inspekterade handlingar

• Europeiska läkemedelsmyndighetens policy för hantering av konkurrerande intressen hos styrelseledamöter (policy 0058) av den 12 december 2024 (EMA/MB/89817/2024)
• Styrelsens arbetsordning av den 7 oktober 2021
• (EMA/MB/115339/2004/en/Rev.8)
• Europeiska läkemedelsmyndighetens uppförandekod från 2025
• Beslut av den verkställande direktören om öppenhetsåtgärder för högre tjänstemän som lämnar byrån av den 12 september 2024 (EMA/394879/2024)
• Styrelsens beslut av den 4 oktober 2018 om bisysslor, uppdrag och yrkesverksamhet efter avslutad tjänstgöring (EMA/MB/568497/2018)
• Gemensamma kommitténs allmänna yttrande 22/2022 om standardvillkor för avsedd yrkesverksamhet av den 15 december 2022 (EMA/100803/2022)
• Gemensamma kommitténs yttrande 27/2020 om kriterier och begränsningar för högre tjänstemän som ansöker om yrkesverksamhet inom två år efter att ha lämnat byrån av den 4 november 2020 (EMA/504095/2020)
• Handledning för bästa praxis för personal som lämnar byrån av den 20 maj 2015 (EMA/70197/2013 rev. 1)
• Vägledning offentliggjord på byråns intranät om ”Yrke efter att ha lämnat byrån”
• Beslutstabell för extern verksamhet under obetald ledighet fastställd på grundval av artikel 4 i kommissionens beslut C(2018) 4048 som bifogas styrelsens beslut av den 4 oktober 2018 (EMA/MB/568497/2018)
• Vägledning offentliggjord på byråns intranät om extern verksamhet under aktiv tjänst eller obetald ledighet
• Meddelande om uppföranderegler och etiska normer för EMA-anställdas deltagande i valkampanjen till Europaparlamentet av den 23 april 2024
• Sju ansökningsakter för verksamhet efter avslutad tjänstgöring för f.d. högre tjänstemän och personer i ledande ställning
• En ansökningsakt för anställdas externa verksamhet under tjänstledighet utan lön
  
  

Information som utbytts

Ombudsmannens undersökningsgrupp hade i förväg delat flera frågor med EMA.

1) Styrelseledamöter – verksamhet efter mandatperiodens slut

a) Politik

Ombudsmannens undersökningsgrupp medgav att denna fråga inte ingick i de frågor som skickades före mötet. EMA:s företrädare samarbetade fullt ut och besvarade alla frågor som ombudsmannens undersökningsgrupp tog upp under mötet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp betonade att EMA:s styrelseledamöter inte omfattas av någon policy för verksamhet efter ämbetstiden. De frågade om en sådan verksamhet efter mandatperiodens slut under vissa omständigheter kunde orsaka en intressekonflikt. 

EMA:s företrädare förklarade att sammansättningen av EMA:s styrelse är väl fördelad i artikel 65.1 i förordning (EG) nr 726/2004 (EMA:s inrättandeförordning), enligt vilken

”Styrelsen består av en företrädare för varje medlemsstat, två företrädare för kommissionen, två företrädare för Europaparlamentet, två företrädare för patientorganisationer, en företrädare för läkarorganisationer och en företrädare för veterinärorganisationer som utses för en period på tre år, som kan förnyas.”

Under sin mandatperiod övervakar EMA, i linje med policy 0058 – Europeiska läkemedelsmyndighetens policy för hantering av konkurrerande intressen hos styrelseledamöter, aktivt riskerna för intressekonflikter. När en styrelseledamot informeras om sin avsikt att ta anställning, till exempel i ett läkemedelsföretag eller ett företag för medicintekniska produkter, begränsar det omedelbart hans eller hennes möjligheter att delta i styrelsens och EMA:s verksamhet. Styrelseledamöter som utses av sina respektive medlemsstater är vanligtvis chefer för sina respektive nationella behöriga hälsomyndigheter och omfattas därför inte av EU:s tjänsteföreskrifter. Efter det att deras mandat har upphört anser EMA att det snarare är de nationella behöriga myndigheternas sak att se till att inga intressekonflikter uppstår eftersom de har ett avtalsförhållande med respektive styrelseledamöter.

Ombudsmannens företrädare frågade hur EMA skulle kunna reagera om den ansåg att de tillämpliga reglerna i en nationell behörig myndighet var otillräckliga.

EMA:s företrädare medgav att de, på grundval av den nuvarande rättsliga ramen, har begränsat manöverutrymme i sådana fall, men bekräftade att de skulle göra ad hoc-bedömningar av intressekonflikter och internt säkerställa att det inte förekommer någon otillbörlig lobbyverksamhet gentemot EMA.

2) (Tidigare) högre tjänstemän – verksamhet efter avslutad tjänstgöring

a) Politik

EMA:s företrädare förklarade att myndigheten tillämpar kommissionens beslut C(2018) 4048 analogt på myndighetens personal och försåg ombudsmannens undersökningsgrupp med alla relevanta policydokument.

Rättslig grund för riskreducerande åtgärder med en varaktighet på mer än två år

EMA:s företrädare bekräftade att de restriktiva åtgärder som införts enligt artikel 16 i tjänsteföreskrifterna kan sträcka sig längre än den tvååriga anmälningsperioden. Eftersom särskilt kontraktsanställda och tillfälligt anställda sannolikt kommer att ha ett yrkesliv efter det att deras avtal med myndigheten har löpt ut åtar sig EMA dock att inte på ett oproportionerligt sätt hindra framtida karriärvägar.

EMA söker därför en ytterligare rättslig grund i fall där begränsningarna överskrider en period på två år, främst av proportionalitetsskäl i förhållande till begränsningen av den anställdes grundläggande rättigheter. I detta avseende motiverar EMA vissa begränsningar som dessutom bygger på de nationella advokatsamfundens uppförandekoder. Vid avvägningen mellan de föreslagna begränsningarna och den grundläggande rätten att arbeta återspeglar EMA också den anställdes roll och deras deltagande i beslutsfattandet eller strategiska frågor i EMA:s rättstvister.

EMA:s distansklausul för tidigare anställda som flyttar till läkemedelsindustrin

EMA överväger en distansklausul för tidigare anställda som flyttar till läkemedelsindustrin. I detta avseende frågade ombudsmannens undersökningsgrupp om EMA tillämpar en liknande distansklausul för anställda som flyttar till tjänsteleverantörer för läkemedelsindustrin, såsom konsult- och eller juridisk rådgivning.

EMA:s företrädare förklarade att dess definition av läkemedelsindustrin [3] är så bred som möjligt och omfattar konsultföretag och andra tjänsteleverantörer. Dess betydelse utvidgades med tiden för att ta hänsyn till det ökande antalet aktörer som är involverade i forskning och utveckling av läkemedelsprodukter. Detta innebär att det även omfattar de nyare enheter som erbjuder tjänster kopplade till läkemedel och medicintekniska produkter.

b) Snabb inlämning och hantering av anmälningar enligt artikel 16

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade hur många anmälningar om verksamhet efter avslutad tjänstgöring som EMA hade mottagit tidigare.

EMA:s företrädare förklarade att antalet avgående anställda är relativt lågt och att de flesta anställda går i pension efter att ha lämnat EMA.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om EMA skjuter upp tidsfristen på 30 arbetsdagar om en ansökan är ofullständig eller om en anställd lämnar in nya uppgifter. Dessutom frågade de om tidsfristens utgång räknas som ett underförstått godtagande av ansökan.

EMA:s företrädare förklarade att de inte formellt stoppar klockan. De får dock skjuta upp tidsfristen och informera den anställde om uppskjutandet. I ett sådant fall uppmärksammar EMA den anställde på att förlängningen inte utgör ett underförstått godkännande. På det hela taget har myndigheten aldrig haft ett fall där en anställd inte inväntat EMA:s beslut innan han eller hon inledde sin verksamhet efter avslutad tjänstgöring.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om sena anmälningar kunde påverka EMA:s bedömning.

EMA:s företrädare bekräftade att de försöker ta emot personal och utfärda beslut så tidigt som möjligt. Bedömningsprocessen förblir dock oförändrad för att inte äventyra dess kvalitet.

c) Förfarande för hantering av anmälningar enligt artikel 16, inbegripet den gemensamma kommitténs roll

EMA:s företrädare förklarade att alla ansökningar bedöms av gemensamma kommittén efter en första kontroll av att de är fullständiga av personalavdelningen. Personalavdelningen informerar dessutom den anställdes närmaste chef av två skäl, nämligen att den närmaste chefen

i. kan bidra till att fastställa fakta i ansökan och därigenom stödja bedömningen av verksamheten efter avslutad tjänstgöring.

ii. måste vara medveten om den anställdes avgång för att verkställa eventuella åtgärder medan han fortfarande är hos EMA, såsom återkallande av tillgång till vissa känsliga filer.

Om det råder tvivel om ansökan kontaktar den gemensamma kommittén alltid den närmaste chefen för att fastställa fakta om ansökan, men den kanske inte avslöjar namnet på den anställdes framtida arbetsgivare av sekretesskäl.

På det hela taget säkerställer den gemensamma kommitténs sammansättning att ett brett spektrum av perspektiv från kemikaliemyndigheten beaktas. Chefen för berörda parter och extern kommunikation eller chefen för tillsynsmyndigheterna är eller har varit ledamöter i den gemensamma kommittén. Gemensamma kommittén avger ett yttrande till den verkställande direktören efter att ha diskuterat ärendet vid ett möte eller genom ett skriftligt förfarande. Den verkställande direktören kan återkomma till den gemensamma kommittén om han eller hon har öppna frågor innan ett slutligt beslut fattas. 

Ombudsmannens undersökningsgrupp noterade att vissa inspekterade fall till synes endast innehåller ett allmänt yttrande från den gemensamma kommittén. De frågade om den gemensamma kommittén i dessa fall endast grundade sig på allmän information, i stället för på en fullständig bedömning.

EMA:s företrädare bekräftade att den gemensamma kommittén alltid informeras om en ansökan och genomför sin oberoende bedömning. Om den gemensamma kommittén drar slutsatsen att den situation som beskrivs i ansökan tydligt omfattas av ett av de scenarier som omfattas av det allmänna yttrandet, får den grunda sin bedömning på detta allmänna yttrande. Därigenom säkerställer den gemensamma kommittén konsekvens i sina beslut.

Ombudsmannens företrädare frågade vem som rådfrågades om att upprätta en förteckning över preskriberade rättsfall för personal som arbetar med rättstvister.

EMA:s företrädare förklarade att sådana samråd anordnades från fall till fall, beroende på vilken information som krävdes. Detta inbegriper rättsavdelningen men kan också beröra andra potentiellt relevanta delar av byrån. I allmänhet har den gemensamma kommittén åtagit sig att genomföra omfattande samråd för att se till att alla tänkbara fall identifieras mot bakgrund av den ökande komplexiteten i avtal mellan advokatbyråer och deras klienter. EMA:s företrädare medgav dock att ett sådant bredare samråd inte ingick i den gemensamma kommitténs yttrande, eftersom detta anses vara en del av standardinterna kontroller. De noterade att denna information kunde läggas till i yttrandet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om det någonsin har förekommit en begäran om en postserviceverksamhet som EMA inte har godkänt, och vilken typ av verksamhet som i allmänhet skulle avslås.

EMA:s företrädare uppgav att de hittills aldrig hade förbjudit en verksamhet. I allmänhet skulle EMA överväga att förbjuda särskilt lobbyverksamhet före utgången av en karensperiod. Rådet antog 2020 det verkställande beslutet om högre tjänstemän för att skapa en enhetlig ram för sådana tillstånd inför pensioneringen av många högre tjänstemän vid byrån. De flesta av deras ansökningar enligt artikel 16 gav dock inte upphov till någon intressekonflikt, eftersom verksamheten främst gällde volontärarbete eller akademiska åtaganden. Dessutom har anseendeskadan till följd av tidigare intressekonflikter i EU:s organ haft ett betydande utbildningsvärde för alla byråer. EMA:s företrädare noterade därför att kulturen för efterlevnad av policyer för intressekonflikter har utvecklats avsevärt.

d) Tillämpning av rätten att bli hörd för underrättande (tidigare) anställda om en underrättelse avslås eller godkänns på vissa villkor

EMA:s företrädare uppgav att rätten att bli hörd inte var ett formellt krav eftersom den anställde är medveten om de möjliga resultaten av sin ansökan från början och att de skulle tillgodose varje begäran om att bli hörd av den verkställande direktören. De uppgav dock att de skulle överväga att tillåta anställda att lämna synpunkter efter det att den gemensamma kommittén har avgett sitt yttrande och innan tillsättningsmyndigheten fattar sitt slutliga beslut.

e) Informera f.d. anställda om möjligheterna till prövning om de inte är nöjda med beslutet enligt artikel 16.

Företrädarna för EMA angav efter mötet att EMA kommer att införa följande mening i de beslut som utfärdas enligt artikel 16 i tjänsteföreskrifterna: ”Detta är ett administrativt beslut som kan överklagas enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.”

f) Offentliggörande av beslut (eller information) om tidigare anställdas verksamhet efter avslutad anställning

EMA:s företrädare förklarade att 2020 års verkställande beslut om högre tjänstemän ålägger EMA att offentliggöra information om tidigare anställdas verksamhet efter avslutad anställning i två år, räknat från den dag då den anställdes anställningsavtal sägs upp. Offentliggörandeperioden på två år antogs med beaktande av den tvååriga anmälningsperioden enligt artikel 16 i tjänsteföreskrifterna och efter en rekommendation från Europeiska datatillsynsmannen, som EMA:s företrädare erbjöd sig att dela med sig av till ombudsmannens undersökningsgrupp efter mötet. EMA:s företrädare tillade att informationen inte förstörs efter två år utan kommer att bevaras internt, i linje med den tillämpliga lagringsperioden och förbli tillgänglig genom olika förfaranden. De meddelade dock att de hade möjlighet att ompröva den tvååriga tidsfristen för offentliggörande, förutsatt att detta inte kan anses strida mot Europeiska datatillsynsmannens rekommendation.

Ombudsmannens företrädare frågade hur en livslång begränsning av verksamhet efter avslutad anställning, såsom förbudet mot att vara involverad i vissa domstolsärenden, skulle kunna fortsätta att gälla efter det att EMA har tagit bort den tillhörande sammanfattande informationen från sin webbplats. De påpekade att EMA:s policy avviker från andra EU-institutioner där begränsningar förblir allmänt tillgängliga utan några tidsbegränsningar.

EMA:s företrädare upprepade vikten av att balansera transparens- och dataskyddsskyldigheter och påpekade att de skyldigheter som införs av nationella advokatsamfund ger advokater ytterligare ett kontrollskikt. EMA skulle omedelbart kontakta de berörda advokatbyråerna om den fick kännedom om att dess tidigare personal hade brutit mot tystnadsplikten.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om de pågående begränsningarna fortfarande var tillgängliga på grundval av behovsenlig behörighet efter det att den tvååriga publiceringsperioden hade löpt ut.

EMA:s företrädare bekräftade att all information om anställda med tillämpliga begränsningar fortfarande finns tillgänglig i ett internt register som är tillgängligt för alla anställda.

g) Övervakning av f.d. anställdas efterlevnad av de skyldigheter som följer av artikel 16

Ombudsmannens företrädare frågade hur EMA definierar ett sådant deltagande i domstolsmål och hur man skulle inse att en framtida arbetsgivare kan få ett fall där den tidigare anställde var involverad under tiden vid EMA.

EMA:s företrädare uppgav att EMA, trots offentlig information om en anställds begränsningar, inte kan hållas ansvarig för interna diskussioner om konfidentiell information mellan den tidigare anställda och deras nya arbetsgivare. Om EMA får kännedom om att en tidigare anställd bryter mot tystnadsplikten ska myndigheten agera omedelbart.

EMA:s företrädare sade att de inte proaktivt övervakar tidigare anställda. EMA säkerställer dock att skyldigheterna enligt artikel 16 i tjänsteföreskrifterna fullgörs genom regelbunden utbildning under de anställdas hela livscykel (från introduktion till offboarding).

Vid den anställdes avresa påminns han eller hon om artikel 16 i en offboardingintervju med HR och ett separat brev. Dessutom stärker det interna registret över tidigare anställda med begränsningar medvetenheten hos nuvarande personal och efterlevnadskulturen vid byrån. När EMA får en särskild signal om potentiell bristande efterlevnad försöker myndigheten fastställa fakta genom att kontakta den tidigare anställde och dennes arbetsgivare och sedan inleda en administrativ utredning av hur allvarlig den bristande efterlevnaden är och den tidigare anställdes tjänstetid. I de allvarligaste fallen kan detta förfarande medföra disciplinära åtgärder.

EMA:s företrädare tillade att de hade samrått med Europeiska kommissionens GD Personal och säkerhet om bästa praxis för övervakning, eftersom EMA antog kommissionens genomförandebestämmelser på motsvarande sätt.

h) Meddelande om villkorade tillstånd (inklusive riskreducerande åtgärder) till en tidigare anställds framtida arbetsgivare

EMA:s företrädare bekräftade att de proaktivt förmedlar sådan information när det gäller högre tjänstemän. De uppgav emellertid att det endast fanns ett fåtal fall där en sådan anmälan var nödvändig.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om EMA:s slutliga beslut innehåller en påminnelse om att den anställde bör meddela eventuella begränsningar till sin framtida arbetsgivare. De nämnde att kommissionen i vissa fall ber den anställde att vidarebefordra begränsningar till sin framtida arbetsgivare och lägga fram bevis för detta.

EMA:s företrädare uppgav att de slutliga besluten för närvarande inte innehåller någon sådan påminnelse, men att de skulle överväga att lägga till detta i framtida beslut.

3) Högre tjänstemän - extern verksamhet under obetald ledighet

a) Politik – kommissionens beslut C(2018) 4048 final – avdelning tre: Anställda som är tjänstlediga av personliga skäl

Se punkt 2 a ovan. EMA följer det förfarande som föreskrivs i kommissionens regler om extern verksamhet.

b) Process för hantering av begäranden om tillstånd n

I praktiken omfattar förfarandet för att begära obetald ledighet för att utöva en bisyssla (personal som fortfarande är i aktiv tjänst) inledande samråd med den anställdes ledning, följt av ett yttrande från den höga representanten innan den verkställande direktören fattar sitt slutliga beslut.

Mötets avslutande

Undersökningsgruppen tackade EMA:s företrädare för deras tid och för de förklaringar som lämnats. EMA:s företrädare enades om att dela Europeiska datatillsynsmannens rekommendation, dess definition av läkemedelsindustrin och det undertecknade beslutet i ett av de inspekterade fallen med ombudsmannen. Mötet avslutades.

Bryssel den 20 april 2026

Koen ROOVERS Jennifer KING

Förfrågningsansvarig Juridisk expert

 

 

[1] För referens, Hur Europeiska kommissionen hanterar ”svängdörrsproblematiken” hos sina anställda (ärende OI/1/2021/KR). Hur Europeiska bankmyndigheten (EBA) hanterade flytten av sin tidigare verkställande direktör till att bli verkställande direktör för en lobbygrupp inom finansbranschen (ärende 2168/2019/KR) och hur Europeiska försvarsbyrån (EDA) hanterade sin tidigare verkställande direktörs ansökan om att tillträda ledande befattningar vid Airbus (ärende OI/3/2021/KR)

[2] Artikel 4.8 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser.

[3] Läkemedelsföretag definieras på följande sätt i EMA:s regler om hantering av anställdas och sökandes deklarerade intressen: ”varje juridisk eller fysisk person som bedriver forskning om, utvecklar, tillverkar, underhåller, saluför och/eller distribuerar läkemedel. Definitionen omfattar också företag till vilka verksamhet som rör forskning, utveckling, tillverkning, underhåll, marknadsföring och/eller distribution av läkemedel (som också kan utföras internt) läggs ut på entreprenad på kontraktsbasis.

Kontraktsforskningsorganisationer eller konsultföretag som tillhandahåller rådgivning eller tjänster i samband med ovanstående verksamhet, eller verksamhet i samband med godkännande för försäljning eller andra regleringsförfaranden (t.ex. ursprungliga ansökningar, ändringar) omfattas av definitionen av ett läkemedelsföretag.

Juridiska eller fysiska personer som inte omfattas av definitionen ovan men som i) kontrollerar (dvs. äger en majoritetsandel i, eller på annat sätt utövar ett betydande inflytande över, det berörda läkemedelsföretagets beslutsprocesser, ii) kontrolleras av eller iii) står under gemensam kontroll av ett läkemedelsföretag, ska betraktas som läkemedelsföretag vid tillämpningen av dessa regler.”
Se bilagan på s. 7: https://www.ema.europa.eu/en/documents/other/decision-european-medicines-agency-rules-relating-articles-11-11a-13-staff-regulations-concerning-handling-declared-interests-staff-members-european-medicines-agency-candidates-recruitment_en.pdf (inte översatt till svenska).