Strategisk utredning: OI/5/2025/KR

Ärendetitel: Hur EU-byråer hanterar svängdörrsproblematik

Datum: Fredagen den 30 januari 2026

Sammanträde på distans

Närvarande

Företrädare för Eiopa

• Chef för rättsenheten
• Etikhandläggare
• Juridisk chefsexpert
• Juridisk expert

Ombudsmannens företrädare

• Koen ROOVERS, handläggare
• Ludovica AQUINO, handläggare för förfrågningar
• Jennifer King, juridisk expert
• Tobias FLUCK, praktikant för frågor
  
  

Mötets syfte

Syftet med mötet var att ombudsmannens undersökningsgrupp skulle klargöra kvarstående frågor som hade uppstått under inspektionen av de policydokument och enskilda ärendeakter som Eiopa lämnat in för åren 2023–2025 (fram till slutet av juli).

Denna undersökning på eget initiativ bygger på ombudsmannens tidigare ärenden om hur EU:s administration, inklusive EU:s byråer, tillämpar reglerna för (tidigare) anställdas verksamhet efter avslutad tjänstgöring ^[1].

Inledning och förfarandeinformation

Ombudsmannens undersökningsgrupp presenterade sig och tackade Eiopas företrädare för mötet med dem. De beskrev den rättsliga ram som gäller för möten som hålls av ombudsmannen, särskilt att ombudsmannen inte skulle lämna ut någon information som Eiopa identifierat som konfidentiell utan Eiopas förhandsgodkännande ^[2].

Ombudsmannens undersökningsgrupp informerade Eiopas företrädare om att de skulle få ett utkast till rapport från inspektionsmötet för att kontrollera att rapporten var korrekt. Rapporten kommer sedan att offentliggöras. Ingen konfidentiell information skulle ingå i rapporten eller på annat sätt lämnas till någon tredje part.

Med tanke på Eiopas samverkan med den privata sektorn välkomnade Eiopas företrädare ombudsmannens arbete i frågan i syfte att dra lärdom av och bidra till denna undersökning.

Inspekterade handlingar

• Beslut av Eiopas styrelse om antagande av etiska regler för Eiopas personal
• Mallar för ansökan om tillstånd – extern verksamhet & potentiell anställning
• Styrelsens beslut om analogt antagande av kommissionens beslut av den 29 juni 2018 om extern verksamhet och externa uppdrag och om yrkesverksamhet efter avslutad tjänstgöring
• Obligatorisk etikintroduktion för alla nykomlingar
• Plan för möjliga riskreducerande åtgärder och handlingsplan
• Beslut av Europeiska försäkrings- och tjänstepensionsmyndigheten om antagande av en policy för oberoende och beslutsprocesser för att undvika intressekonflikter (intressekonflikter) för icke-personal
• Sex ansökningsakter för f.d. styrelseledamöters verksamhet efter mandatperiodens slut (varav tre efter inspektionsmötet)
• Sex ansökningsakter för verksamhet efter avslutad tjänstgöring för f.d. högre tjänstemän och personer i ledande ställning
• Tre ansökningsakter för anställdas externa verksamhet under tjänstledighet utan lön
  
  

Information som utbytts

Ombudsmannens undersökningsgrupp hade i förväg delat flera frågor med Eiopa.

1) (tidigare) styrelseledamöter – verksamhet efter mandatperiodens slut

a) Politik

Ombudsmannens undersökningsgrupp hade informerats om att hänvisningen till artikel 16 i tjänsteföreskrifterna som är tillämplig på ledamöter i tillsynsstyrelsen togs bort i en ändring av förordningen om inrättande av Eiopa 2020.

Eiopas företrädare förklarade att hänvisningen till artikel 16 i tjänsteföreskrifterna togs bort från de tre europeiska tillsynsmyndigheternas inrättandeförordningar. Eiopa och Europeiska revisionsrätten hade begärt en sådan ändring eftersom styrelseledamöterna inte är anställda vid myndigheten. Eiopa fortsatte dock att tillämpa principerna i artikel 16.1 i tjänsteföreskrifterna om anmälan av planerad verksamhet efter avslutad tjänstgöring på dessa ledamöter genom sin policy för att undvika intressekonflikter för andra än anställda [3], som Eiopa har haft sedan 2013.

Företrädarna för Eiopa uppgav att Eiopa hade hanterat sitt första fall av verksamhet efter mandatet 2024.

Styrelseledamöterna är i första hand bundna av regler om intressekonflikter i sina nationella behöriga myndigheters jurisdiktioner i medlemsstaterna. Eiopa kan samråda med nationella behöriga myndigheter och anta beslut om riskreducerande åtgärder, inbegripet begränsningar av verksamhet efter mandatet för att säkerställa att Eiopas intressen skyddas tillräckligt. De regler som gäller på nationell nivå kan skilja sig åt mellan olika jurisdiktioner.

I och med ikraftträdandet av DORA-förordningen [4] måste Eiopas policy för att undvika intressekonflikter för personer som inte är anställda ändras. I detta sammanhang tog Eiopa tillfället i akt att ta med bilaga II för att ytterligare specificera anmälningsskyldigheterna och bedömningsprocessen för icke-personalverksamhet efter mandatet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om förslaget till ändring diskuterades med styrelseledamöterna innan det antogs.

Eiopas företrädare bekräftade att eventuella ändringar av policyn för intressekonflikter diskuteras i tillsynsstyrelsen innan de antas av styrelsen.

b) Snabb inlämning och hantering av anmälningar från styrelseledamöter

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om bestämmelserna i bilaga II har ändrat hur styrelseledamöterna anmäler verksamhet efter ämbetsperioden. De noterade att anmälan enligt bilagan bör göras från och med inledandet av seriösa förhandlingar om en potentiell verksamhet.

Företrädarna för Eiopa sade att tidigare styrelseledamöter redan hade informerat Eiopa om verksamhet efter avslutad anställning enligt de tidigare reglerna. Anledningen till att bilaga II antogs var inte bara att tillhandahålla information om potentiella riskreducerande åtgärder utan också att specificera tidsfristerna för anmälningar, särskilt med tanke på det stora antalet ändringar i tillsynsstyrelsens sammansättning. I likhet med de anställda är styrelseledamöterna skyldiga att anmäla verksamhet efter mandatperiodens slut upp till två år efter mandatperiodens slut.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade varför Eiopa enligt punkt 4 i bilaga II är skyldig att underrätta den ansvariga nationella behöriga myndigheten inom tio arbetsdagar. Eiopas företrädare betonade att de tillämpade en kort tidsplan eftersom dessa samråd var en känslig fråga för Eiopa och styrelseledamoten. Att respektera tiodagarsgränsen är i allmänhet inte ett problem om all information finns tillgänglig i ansökan. Om en anmälan från en styrelseledamot är otydlig eller ofullständig uppgav Eiopas företrädare att de skulle samråda med styrelseledamoten och tillfälligt upphäva tidsfristen på tio arbetsdagar.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om f.d. styrelsemedlemmar eller anställda har underrättat Eiopa efter att ha påbörjat en verksamhet efter mandatet/tjänsten.

Eiopas företrädare bekräftade att de i allmänhet känner till sådan verksamhet på förhand på grund av informella förhandlingar före den formella anmälan. Såvitt de känner till har det inte förekommit några fall av oanmäld verksamhet efter mandatet/tjänsten som kan ha gett upphov till en intressekonflikt.

Ombudsmannens undersökningsgrupp lyfte fram ett inspekterat fall där en verksamhet efter mandatet till synes inte hade anmälts och följaktligen inte hade godkänts av Eiopa.

Företrädarna för Eiopa sade att den berörda verksamheten inte omfattades av Eiopas ansvarsområde och att verksamheten därför inte kunde skapa någon intressekonflikt. Enligt Eiopas företrädare hade den tidigare styrelseledamoten i fråga rätt i att inte underrätta Eiopa om denna verksamhet efter mandatet, och tillade att samma tidigare styrelseledamot i god tid informerade Eiopa om en planerad verksamhet efter avslutad anställning och enades om de riskreducerande åtgärder som Eiopa infört.

c) Process för hantering av anmälningar, inklusive etikombudets roll

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade hur Eiopa samarbetar med nationella behöriga myndigheter när det gäller (tidigare) styrelseledamöters verksamhet efter mandatet.

Eiopas företrädare sade att de, när de får kännedom om någon verksamhet efter mandatet, skulle samråda direkt med den enskilde för att fastställa fakta. Därefter skulle Eiopas etikombud bedöma eventuella intressekonflikter och lämna in ett förslag till rekommendation med potentiella riskreducerande åtgärder till Eiopas ordförande. Utkastet diskuteras med (den tidigare) styrelseledamoten, och den nationella behöriga myndigheten för (den tidigare) styrelseledamoten informeras med tanke på en eventuell anpassning.  Tidigare har de nationella behöriga myndigheterna alltid instämt i Eiopas förslag.

Eiopa förlitar sig på den omfattande utbildning som den ger styrelseledamöterna för att öka deras medvetenhet om sin policy för intressekonflikter.

Eiopas företrädare bekräftade att etikombudet bedömer alla anmälningar från styrelseledamöter.

d) Tillämpa rätten att bli hörd på (tidigare) styrelseledamöter om myndigheten konstaterar en intressekonflikt

Eiopas företrädare bekräftade att anställda eller styrelseledamöter alltid uppmanas att lämna synpunkter på utkastet till beslut för att säkerställa deras rätt att höras. Normalt sett bestrids inte utkastet till beslut, eftersom bedömningen av och förslaget till potentiella riskreducerande åtgärder görs i samförstånd och genom ett kommunikationsförfarande, innan något beslut antas.

e) Informera f.d. styrelseledamöter om möjligheterna till prövning om de inte är nöjda med myndighetens ståndpunkt.

Eiopas företrädare bekräftade att den informerade både personal och styrelseledamöter om deras möjligheter till prövning.

f) Offentliggörande av beslut (eller information) om styrelseledamöternas verksamhet efter avslutad anställning

Eiopas ordförande informerar via e-post tillsynsstyrelsens ledamöter om sina beslut om riskreducerande åtgärder avseende styrelseledamöters verksamhet efter avslutad tjänstgöring, efter att ha informerat den berörda nationella behöriga myndigheten.

g) Övervakning av f.d. styrelseledamöters fullgörande av sina skyldigheter

Eiopas företrädare redogjorde för de åtgärder som myndigheten vidtar för att säkerställa efterlevnaden av sin policy för intressekonflikter. När en styrelseledamots mandat har löpt ut, eller när Eiopa har informerats om styrelseledamotens avgång, skickar Eiopa ett e-postmeddelande till styrelseledamoten med information om deras skyldigheter. Om styrelseledamoten deklarerar någon verksamhet efter mandatperioden följer etikombudet upp anmälan och det förfarande som beskrivs ovan följs. Dessutom övervakar Eiopa olika sociala mediekanaler och samråder regelbundet med de nationella behöriga myndigheterna för att få information om f.d. styrelseledamöters verksamhet. Denna övervakning sker informellt och följer inte en strukturerad strategi. Enligt Eiopas företrädare finns det inget prejudikat för hemlig verksamhet efter mandatet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade hur Eiopa skulle märka när en tidigare styrelseledamot först förblir anställd vid den nationella konkurrensmyndigheten men sedan flyttar till ett privat företag.

Eiopas företrädare sade att deras övervakningssystem fungerar smidigt. De skulle också informeras om en sådan situation, oavsett vilken nationell jurisdiktion som berörs.

2) (Tidigare) högre tjänstemän – verksamhet efter avslutad tjänstgöring

a) Politik

Företrädarna för Eiopa förklarade att myndigheten tillämpar kommissionens beslut C(2018) 4048 analogt på myndighetens personal och försåg ombudsmannens undersökningsgrupp med alla relevanta policydokument.

b) Snabb inlämning och hantering av anmälningar enligt artikel 16

Ombudsmannens undersökningsgrupp hänvisade till en inspekterad akt om en risk för intressekonflikt som hade anmälts av en anställd men som till synes hade lämnats utan svar från Eiopa i flera veckor. Företrädarna för Eiopa tillfrågades om Eiopa har vidtagit åtgärder för att säkerställa att den agerar i tid vid anmälningar om personliga intressen som kan strida mot Eiopas legitima intressen och, om så är fallet, vilka.

Företrädarna för Eiopa sade att den verkställande direktören faktiskt hade haft en telefondiskussion med den anställde en dag efter det att anmälan gjordes. Skärmbilden av Eiopas verkställande direktörs kalender, som bekräftade mötet dagen efter e-postmeddelandet, delades med ombudsmannens undersökningsgrupp. Den verkställande direktören besvarade den anställdes frågor och uppmanade den anställde att invänta resultatet av eventuella förhandlingar som ledde till ett anställningserbjudande innan han eller hon lämnade in en förklaring enligt artikel 11a. Företrädarna för Eiopa beklagade att detta telefonsamtal inte nämndes i ärendeakten, vilket fick det att verka som om Eiopa inte hade reagerat på den anställdes farhågor.

Ombudsmannens undersökningsgrupp betonade att redan inledandet av förhandlingar om en verksamhet efter avslutad tjänstgöring kan äventyra en anställds oberoende.

Företrädarna för Eiopa uppgav att detta är korrekt, men att så inte var fallet i detta ärende. Den anställdes e-postmeddelanden var av hög nivå och informativa till sin natur och bör snarare tolkas som en preliminär fråga om personalreglerna. När förhandlingarna om anställningserbjudandet hade blivit allvarliga vidtog Eiopa tillräckligt effektiva åtgärder, bland annat ett omedelbart återkallande av den anställdes tillgång till konfidentiella uppgifter, överföringen till en annan avdelning och en förlängd karensperiod.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om Eiopa använder en sådan funktionsbrevlåda för att säkerställa att anmälningar alltid hanteras oberoende av etikombudets tillgänglighet.

Eiopas företrädare bekräftade att de av detta skäl använde en funktionsbrevlåda.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om Eiopa skjuter upp tidsfristerna för att fatta beslut om en anmälan enligt artikel 16 är ofullständig eller oklar.

Eiopas företrädare förklarade att de samråder med den berörda personalen i sådana fall, men att de aldrig behövde överskrida 30-dagarsperioden.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om Eiopa bad om en arbetsbeskrivning eller ett meddelande om ledig tjänst från den nya arbetsgivaren i fall där de tvivlade på att en verksamhet kunde vara vilseledande.

Företrädarna för Eiopa betonade att Eiopa hade ett förtroendefullt förhållande till sin personal. Vissa anställda lämnar in meddelandet om ledig tjänst proaktivt i sin anmälan, men Eiopa tvivlade aldrig på beskrivningen av en verksamhet. Om de upptäcker inkonsekvenser i det uppföljande samtalet med den anställde kan de begära ett meddelande om ledig tjänst.

c) Förfarande för hantering av anmälningar enligt artikel 16, inbegripet den gemensamma kommitténs roll

Eiopas företrädare bekräftade att den närmaste chefen alltid rådfrågas först, varefter den gemensamma kommittén blir involverad.

Eiopas företrädare förklarade att samrådet med de ansvariga cheferna var avgörande för att ta hänsyn till den anställdes tekniska profil i bedömningen och att detta är anledningen till att de samråder med dem konsekvent och för det första i enlighet med bilagorna till de etiska reglerna, som utgör en del av den tillämpliga ramen.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om den gemensamma kommittén rådfrågades i alla ansökningar enligt artikel 16.

Företrädarna för Eiopa bekräftade att den gemensamma kommittén alltid var involverad, med undantag för fall där en anställd flyttar till en annan EU-institution, en annan EU-byrå eller ett annat EU-organ, eller till en nationell myndighet, vilket inte skulle motivera samråd med den gemensamma kommittén.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade hur Eiopa skulle hantera efterserviceverksamhet för advokater som var inblandade i rättstvister på myndighetens vägnar. De frågade om Eiopa redan hade hanterat sådana fall och betonade att kommissionen upprättar en förteckning över begränsade fall för att förhindra intressekonflikter.

Eiopas företrädare uppgav att ett sådant fall aldrig har förverkligats. De bekräftade dock att de skulle införa skärpta restriktioner, inbegripet förbud mot lobbyverksamhet och opinionsbildning, för att utesluta möjligheten att en tidigare anställd skulle kunna arbeta för motparten i ett pågående domstolsförfarande.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om Eiopa kunde tillämpa förbud mot lobbyverksamhet och påverkansarbete på all personal.

Eiopas företrädare förklarade att deras etiska regler föreskriver sådana förbud för alla anställda. Den skulle fortfarande besluta om sådana åtgärder från fall till fall.

d) Tillämpning av rätten att bli hörd för underrättande (tidigare) anställda om en underrättelse avslås eller godkänns på vissa villkor

Se punkt 1 d ovan.

e) Informera f.d. anställda om möjligheterna till prövning om de inte är nöjda med beslutet enligt artikel 16.

Se punkt 1 e ovan.

f) Offentliggörande av beslut (eller information) om tidigare anställdas verksamhet efter avslutad tjänstgöring [5]

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om Eiopa gör restriktioner, såsom ett förbud mot lobbyverksamhet, allmänt tillgängliga för att säkerställa att de efterlevs.

Eiopas företrädare förklarade att de gjorde begränsningar för högre chefer offentliga och att de internt meddelade begränsningar för all övrig personal inom myndigheten och i förekommande fall till nämnden.

g) Övervakning av tidigare anställdas efterlevnad av de skyldigheter som följer av artikel 16 ^[6]

Företrädarna för Eiopa uppgav att de har ett verktyg för offboarding som automatiskt informerar dem som lämnar företaget om deras skyldigheter, inbegripet bestämmelserna i artikel 16 i tjänsteföreskrifterna. Offboardingverktyget skickar också en automatisk påminnelse om skyldigheterna enligt artikel 16 ett år efter avresan.

h) Meddelande om villkorade tillstånd (inklusive riskreducerande åtgärder) till en tidigare anställds framtida arbetsgivare

Eiopa informerar den framtida arbetsgivaren om en tidigare anställds riskreducerande åtgärder från fall till fall.

3) (tidigare) högre tjänstemän – extern verksamhet under obetald ledighet

a) Politik

Se punkt 2 a ovan.

b) Förfarande för hantering av ansökningar om tillstånd

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om Eiopa hade infört åtgärder för att säkerställa att årliga ansökningar om godkännande görs och behandlas i tid och, i så fall, vilka.

Eiopas företrädare förklarade att personalavdelningen skickar en påminnelse i slutet av den begärda perioden av obetald ledighet. De tillade att detta inbegriper en separat påminnelse om upphörandet av tillståndet för all extern verksamhet som utförs under obetald ledighet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp noterade att det i formuläret om extern verksamhet under personlig ledighet anges att det är obligatoriskt att konsultera den anställdes närmaste chef och etikombudet. I artikel 18 i Eiopas etiska regler nämns dock inte uttryckligen att detta samråd är obligatoriskt.

Eiopas företrädare klargjorde att etikombudet och den ansvariga närmaste chefen rådfrågades för att bedöma extern verksamhet under personlig ledighet i relevanta fall. De klargjorde vidare att detta obligatoriska samråd föreskrivs i bilagorna till de etiska reglerna och ingår i den tillämpliga rättsliga ramen.

Mötets avslutande

Utredningsgruppen tackade Eiopas företrädare för deras tid och för de förklaringar som lämnats. Mötet avslutades.

Bryssel den 20 april 2026

Koen ROOVERS Jennifer KING

Förfrågningsansvarig Juridisk expert

 

 

[1] För referens, Hur Europeiska kommissionen hanterar ”svängdörrsproblematiken” hos sina anställda (ärende OI/1/2021/KR). Hur Europeiska bankmyndigheten (EBA) hanterade flytten av sin tidigare verkställande direktör till att bli verkställande direktör för en lobbygrupp inom finansbranschen (ärende 2168/2019/KR) och hur Europeiska försvarsbyrån (EDA) hanterade sin tidigare verkställande direktörs ansökan om att tillträda ledande befattningar vid Airbus (ärende OI/3/2021/KR).

[2] Artikel 4.8 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser.

[3] Se följande: https://www.eiopa.europa.eu/system/files/2023-01/eiopa-mb-20-064_mb_decision_coi_policy_non-staff.pdf.

[4] För referens: Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2022/2554 av den 14 december 2022 om digital operativ motståndskraft för finanssektorn och om ändring av förordningarna (EG) nr 1060/2009, (EU) nr 648/2012, (EU) nr 600/2014, (EU) nr 909/2014 och (EU) 2016/1011, PE/41/2022/INIT, EUT L 333, 27.12.2022.

[5] Detta gäller beslut som grundar sig på artikel 16 i tjänsteföreskrifterna, se https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20260101.

[6] Detta gäller beslut som grundar sig på artikel 16 i tjänsteföreskrifterna, se https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20260101