Strasbourg den 8 maj 2018

Klagomål 488/2018/KR och 514/2018/KR

Angående: Utnämning av ny generalsekreterare

Herr ordförande,

Jag har mottagit två klagomål från Europaparlamentets delegationer [1] om att utnämningen av kommissionens nya generalsekreterare inte var förenlig med EU:s tjänsteföreskrifter och principerna för god förvaltning. Jag har inlett en gemensam undersökning av dessa klagomål.

Parlamentet har redan genomfört en omfattande granskning av frågan [2], med två detaljerade frågeformulär och debatter både i utskotten och i kammaren, som kulminerade i en omfattande resolution av den 18 april 2018.

För att inte upprepa det arbete som parlamentet redan har utfört kommer jag inom ramen för min undersökning att anse att de svar som kommissionen har lämnat till parlamentet är kommissionens slutliga ståndpunkt i dessa frågor, såvida ni inte meddelar mig något annat.  Jag understryker också att jag kommer att undersöka de frågor som uppstår i min undersökning inom ramen för det oberoende mandat som ombudsmannen fått genom EU-fördragen. Min undersökning kommer att omfatta en inspektion av alla nödvändiga handlingar som innehas av kommissionen.

I detta sammanhang vore jag tacksam om Ni kunde lämna skriftliga svar på följande frågor före den 15 juni 2018:

1. I parlamentets resolution anges att utnämningen "kan ses som en kuppliknande åtgärd som sträckte sig och eventuellt till och med överskred lagens gränser". Hur har kommissionen reflekterat över denna karakterisering av det sätt på vilket utnämningen gjordes och vilka, om några, lärdomar har den dragit av affären som helhet?

2. Kommissionen besvarade inte flera av parlamentets frågor om hur denna utnämning kan ha skadat förtroendet för EU som helhet. Skulle kommissionen nu, i efterhand, vilja reflektera över och redogöra för sin syn på huruvida den har skadat förtroendet för EU? Anser den att den utbredda kritiken mot det sätt på vilket utnämningen gjordes var befogad?

3. Även om det är viktigt att kommissionens högre chefsbefattningar inte är föremål för förhandlingar mellan medlemsstater eller politiska partier, utan snarare beslut för kommissionskollegiet, hur kommer kommissionen i framtiden att se till att dessa beslut bygger på principerna om öppenhet, jämlikhet, kvalifikationer och meriter?

4. Håller kommissionen med om uttalandet i parlamentets resolution om att utnämningar till tjänster på hög nivå, t.ex. till generalsekreterare, bör göras oberoende av andra utnämningar, för att på så sätt undvika alla misstankar om icke-transparenta paketavtal eller kompromisser baserade på privilegierad information? Kan kommissionen kommentera detta uttalande?

5. Junckerkommissionen är en politisk verkställande myndighet som får sin legitimitet från valet till Europaparlamentet och stöds av en oberoende offentlig förvaltning. Även om detta kan jämföras med hur många regeringar i EU:s medlemsstater som är strukturerade, kan kommissionen kommentera hur den hanterar arbetsförhållandet mellan de politiska (dvs. kommissionsledamöterna och deras kanslier) och den offentliga förvaltningen på högre nivå?

6. Medborgarna förväntar sig att EU:s offentliga förvaltning ger oberoende rådgivning, samtidigt som den nödvändigtvis är medveten om den politiska miljö där den arbetar. Hur ser kommissionen till att medborgarna kan känna sig säkra på den permanenta offentliga förvaltningens opartiskhet när någon övergår från en högre politisk roll till en högre ledning inom den oberoende offentliga förvaltningen?

7. Kommissionen har erkänt brister i kommunikationen i samband med denna utnämning. Vilka åtgärder avser kommissionen att vidta i framtiden för att förbättra sin hantering av giltiga och legitima frågor från medierna, med tanke på att sådana utbyten ofta är det enda sättet för medborgarna att få svar på sina farhågor?

Observera att jag sannolikt kommer att skicka ert svar till de klagande för kommentarer. Jag vore därför tacksam om kommissionen kunde inkomma med en översättning av sitt svar till både nederländska och franska, som är språken för klagomålen, före den 29 juni 2018.

Inspektion av handlingar

Dessutom har jag beslutat att det enligt artikel 3.2 i ombudsmannens stadga är nödvändigt att granska följande handlingar som innehas av kommissionen:

Alla handlingar, i elektroniskt format eller pappersformat, inklusive korrespondens, anteckningar, PM, e-postmeddelanden och all juridisk rådgivning, från och med den 1 september 2017 till och med den 18 april 2018, som rör utnämningen av den nya generalsekreteraren. Detta bör omfatta dokument som skickas från kommissionsledamöterna till deras kanslier, dokument inom och mellan kanslierna samt dokument mellan kommissionsledamöterna/kabinetten och kommissionens avdelningar. Detta bör omfatta alla handlingar som rör den tidigare generalsekreterarens avgång, utnämningen av den nya biträdande generalsekreteraren och därefter den nya generalsekreteraren samt protokollet från kanslichefernas möte den 19 februari 2018.

Jag vore tacksam om Era avdelningar kunde kontakta enhetschef Fergal O’ Regan för att komma överens om arrangemangen för inspektionen före den 8 juni 2018. Observera att efterföljande inspektioner kan begäras vid behov.

Uppgifter eller handlingar som din institution anser vara konfidentiella kommer inte att lämnas ut till den klagande eller någon annan person utan kommissionens förhandsgodkännande. Information och handlingar av detta slag kommer att raderas från Europeiska ombudsmannens akter kort efter det att undersökningen har avslutats [3].

Tack för ert samarbete i denna viktiga fråga.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly

Bilagor: Klagomålen

[1] Den nederländska D’66-delegationen (ALDE-gruppen) och den franska socialdemokratiska delegationen (S&D-gruppen)

[2] Se ärendeakten med all dokumentation på budgetkontrollutskottets webbplats //www.europarl.europa.eu/committees/en/cont/subject-files.html?id=20180326CDT02181

[3] I enlighet med artiklarna 4.8 och 9.4 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser gäller följande: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces