Bästa X,

Bifogat finner ni mitt beslut ovan.

På grundval av min undersökning på eget initiativ har jag beslutat att avsluta ärendet med följande slutsatser:

EU:s byråer bör anta ett robust förfarande för att bedöma anmälningar från (tidigare) högre tjänstemän för att ta på sig roller inom den privata sektorn som är nära kopplade till deras tidigare arbetsuppgifter.

EU-byråer som saknar en intern policy för att förebygga intressekonflikter bland styrelseledamöter (som inte är anställda) bör uppmuntra sina styrande organ att anta en sådan policy.

För att hjälpa EU:s byråer att förbättra sin praxis när det gäller svängdörrsrörelser har ombudsmannen antagit bifogade riktlinjer för god praxis för hantering av svängdörrssituationer.

Jag har för avsikt att tillämpa riktlinjerna för god praxis på ärenden som kommer till min kännedom i framtiden. Riktlinjerna bifogas denna skrivelse.

Observera att jag i beslutet har hänvisat till exempel på vad jag anser vara god förvaltningssed, även från er byrå. Om du vill invända mot att dessa hänvisningar ingår i den offentliggjorda versionen av beslutet, vänligen informera mitt kontor före kl. 10.00 den 22 april 2026 (datum för offentliggörande).

Med vänliga hälsningar,

Teresa Anjinho

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 20 april 2026

Bilaga - Riktlinjer för god praxis för hantering av svängdörrssituationer

1. Förebyggande åtgärder

Ha ett standardförfarande för bedömning av svängdörrssituationer som omfattar en tydlig steg-för-steg-guide för byrån, dess personal och styrelseledamöter när det gäller anmälningar, bedömning, riskreducerande åtgärder, transparens och efterlevnad.

Ge personal och styrelseledamöter omfattande utbildnings- och vägledningsmaterial och genomföra regelbundna medvetandehöjande kampanjer och kommunikationsinitiativ för att främja efterlevnaden av tillämpliga etiska regler.

Fastställa tydliga kriterier för i) förbud mot förflyttningar efter avslutad tjänstgöring eller efter mandatet, eller ii) rekommendationer i fall som rör vissa deltidsanställda styrelseledamöter som utsetts av nationella myndigheter, för att säkerställa att blivande personal eller styrelseledamöter förstår dessa begränsningar innan de ansluter sig till byrån.

När en anställd eller styrelseledamot har fått kännedom om sin avsikt att tillträda en ny anställning ska han eller hon omgående bedöma om umgängesrätten ska återkallas eller, när det gäller anställda, avstå från specifika uppgifter.

Kräva att anställda som avser att tillträda en ny tjänst informerar sina etik- och/eller efterlevnadsteam, vilket kan bidra till att bedöma potentiella risker och ge råd om nästa steg, inklusive att informera den närmaste chefen.

2. Anmälan

För (tidigare) anställda:

Vid sena anmälningar, instruera den (tidigare) anställde att invänta formellt godkännande innan den nya verksamheten inleds (om det fortfarande är möjligt) och uttryckligen påminna dem om deras skyldigheter att säkerställa att tidsfristerna för anmälan respekteras i framtiden.

Vid ofullständiga eller otydliga anmälningar, omedelbart begära information som saknas och skjuta upp tidsfristen på 30 arbetsdagar för att fatta ett beslut tills anmälan är fullständig, eller börja tidsfristen först när all nödvändig information har lämnats.

För (tidigare) styrelseledamöter:

Be (tidigare) styrelseledamöter att anmäla verksamhet efter mandatperiodens slut under två år efter mandatperiodens slut, och innan den planerade verksamheten efter mandatperiodens slut inleds, i analogi med de regler som gäller för anställda.

3. Bedömning

Se till att (tidigare) personal eller styrelseledamöter ges möjlighet att lämna synpunkter på utkast till beslut eller utkast till rekommendationer med förslag till begränsningar eller förbud.

Anta ett motiverat beslut utan dröjsmål, som informerar (tidigare) personal och styrelseledamöter om deras rätt att överklaga beslutet.

Dokumentera bedömningen av anmälningar och tillhörande beslutsprocesser för att säkerställa att all relevant information samlas in och att effektiv tillsyn är möjlig.

För (tidigare) anställda:

Rådgör med (den tidigare) anställdes närmaste chef i ett tidigt skede.

Konsekvent samråda med de gemensamma kommittéerna om (tidigare) anställdas planerade verksamhet efter avslutad tjänstgöring inom den privata sektorn eller om andra befattningar som kan ge upphov till risker.

Begära att (tidigare) anställda lämnar in en formell beskrivning av sin nya roll eller det tillhörande meddelandet om ledig tjänst (om tillgängligt) tillsammans med sin anmälan.

För (tidigare) styrelseledamöter:

I avsaknad av rättsligt bindande verkställighetsmekanismer, bedöma verksamheten efter mandatet med avseende på eventuella konflikter som kan uppstå i förhållande till byråns legitima intressen och, i tillämpliga fall, formulera motsvarande rekommendationer till den relevanta nationella behöriga myndigheten. Detta bör ske så snart som möjligt och helst innan (den tidigare) styrelseledamoten inleder den anmälda verksamheten.

För att se till att rekommendationerna antas i tid bör man införa skriftliga godkännandeförfaranden för det berörda styrande organet och på så sätt undvika eventuella förseningar till följd av sällan förekommande möten på plats.

4. Riskreducerande åtgärder

Undersöka alla tillgängliga åtgärder vid bedömning av verksamhet efter avslutad tjänstgöring eller efter mandatet, såsom karensperioder, kontakt- och/eller lobbyförbud och eventuella förbud mot vissa roller inom den privata sektorn.

Om riskerna inte kan minskas i tillräcklig utsträckning, (tillfälligt) förbjuda den berörda personen att bedriva sådan verksamhet. Om en (tidigare) styrelseledamot företräder en nationell myndighet kan detta fastställas i form av en rekommendation till den nationella myndigheten.

För (tidigare) anställda:

Om begränsningar förbjuder hantering av vissa frågor, underlätta efterlevnaden genom att sammanställa och dela en förteckning över dessa frågor med den berörda (tidigare) anställde.

5. Öppenhet och insyn

Offentliggöra information om f.d. högre tjänstemäns godkända verksamhet efter avslutad tjänstgöring och f.d. styrelseledamöters verksamhet efter ämbetsperioden på byråns webbplats kort efter antagandet av relevanta beslut eller rekommendationer.

För (tidigare) anställda:

Dela villkorade beslut direkt med den (tidigare) anställdes nya arbetsgivare.

Tillämpa en tillräckligt bred definition av högre tjänstemän vid genomförandet av bestämmelsen i artikel 16 i EU:s tjänsteföreskrifter för att inkludera alla viktiga chefsroller inom byrån.

Lämna uppgifter om begränsningar som gäller för tidigare anställda för relevant personal på grundval av behovsenlig behörighet.

För (tidigare) styrelseledamöter:

Utbyta rekommendationer om (tidigare) styrelseledamöters verksamhet efter mandatperiodens slut som innebär begränsningar eller förbud med den berörda nationella myndigheten och med byråns styrande organ.

6. Efterlevnad och övervakning

Övervaka efterlevnaden av eventuella riskreducerande åtgärder som tillämpas samt av konfidentialitetskravet.

Vid en påstådd överträdelse av reglerna, snabbt fastställa fakta, bedöma hur allvarlig den bristande efterlevnaden är och, i de allvarligaste fallen, inleda (disciplinär) uppföljning.

För anställda som är tjänstlediga utan lön:

Införa ett automatiskt varningssystem för att underrätta både den berörda personalen och den ansvariga gruppen om kommande tidsfrister för förnyelse av godkända externa aktiviteter.