Strasbourg den 27 juli 2020

OI/4/2020/TE

Angående: Insyn i rådets beslutsfattande under covid-19-krisen

Bästa Tranholm-Mikkelsen,

Jag välkomnade nyligen ^[1] de åtgärder som rådet vidtagit för att proaktivt offentliggöra ytterligare lagstiftningsdokument. Dessa förbättringar bör göra det lättare för allmänheten att påverka EU:s lagstiftning, vilket är en viktig demokratisk rättighet.

Rådet beslutar för närvarande, tillsammans med de andra stora EU-institutionerna, om åtgärder av största betydelse som svar på covid-19-krisen. För att allmänheten ska kunna ställa EU-institutionerna och deras nationella regeringar till svars och i största möjliga utsträckning delta i EU:s demokratiska process måste dessa beslut fattas på ett öppet sätt.

Rådet har beslutat att tillfälligt avvika från sin arbetsordning för att kunna fortsätta sitt arbete under dessa exceptionella omständigheter. Jag har förstått att rådets generalsekretariat skickade ut en intern not där det i detalj redogörs för hur rådet fungerar enligt villkoren för detta undantag.

Samtidigt som jag inser behovet av att rådet anpassar sin beslutsprocess i den nuvarande situationen måste de högsta normerna för öppenhet upprätthållas, inte trots krisen, utan just på grund av krisen och de viktiga beslut som fattas under denna period.

En preliminär bedömning av rådets nuvarande arbetsmetoder ger upphov till flera farhågor om öppenhet, vilka beskrivs närmare i frågorna nedan. Observera att det främsta problemet är att de nuvarande arrangemangen verkar leda till mindre transparent beslutsfattande på grund av att mindre dokumentation finns tillgänglig än under normala omständigheter. För att gå vidare med min utredning [2] är det nödvändigt att mitt kontor går igenom vissa handlingar och träffar företrädare för rådet.

Jag vore därför tacksam om min undersökningsgrupp och rådets personal kunde anordna ett möte för att bättre förstå de transparensarrangemang som fanns under covid-19-krisen, särskilt när det gäller den dokumentation som finns tillgänglig om rådets beslutsprocess.

Under det mötet skulle jag uppskatta om ni kunde se till att min personal inspekterar ^[3] följande dokument:

1. Ärenden som rör antagandet av fem akter som antagits genom skriftligt förfarande under covid-19-krisen. Dessa fem ärenden bör omfatta följande två rättsakter:

- Rådets förordning (EU) 2020/672 av den 19 maj 2020 om inrättande av ett europeiskt instrument för tillfälligt stöd för att minska risken för arbetslöshet i en krissituation (SURE) till följd av covid-19-utbrottet (interinstitutionell kodex: 2020/0057)

- Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2020/696 av den 25 maj 2020 om ändring av förordning (EG) nr 1008/2008 om gemensamma regler för tillhandahållande av lufttrafik i gemenskapen med anledning av covid-19-pandemin (interinstitutionell kodex: 2020/0069)

De återstående tre ärendena skulle kunna väljas ut av rådet och kan innehålla covid-19-relaterade eller icke-relaterade rättsakter, av lagstiftningskaraktär och icke-lagstiftningskaraktär.

2. Dokument ST 6934 2020 INIT, Exceptionella åtgärder för fortsatt beslutsfattande i rådet, av den 19 mars 2020.

3. Dokumentation om verksamheten i tre arbetsgrupper, inklusive dagordningar, mötesprotokoll, protokoll från informella möten i tele- eller videokonferenser och resultat av skriftliga samråd via e-post, under perioden 1 januari 2020–30 juni 2020.

De tre arbetsgrupperna skulle kunna väljas av rådet och bör innehålla arbetsgrupper som har (och inte har) haft ”väsentliga möten”.

Information eller handlingar som din institution anser vara konfidentiella kommer inte att lämnas ut till någon annan person utan rådets förhandsgodkännande. Information och handlingar av detta slag kommer att raderas från Europeiska ombudsmannens akter kort efter det att undersökningen har avslutats [4].

För att få en fullständig överblick över hur rådet fungerar under denna period skulle det också vara till hjälp att under inspektionsmötet undersöka de frågor som anges nedan. Rådet kan också vilja följa upp med ett skriftligt svar på vissa eller alla dessa frågor efter mötet:

1. Den interna not som skickats ut av generalsekretariatet och som beskriver hur rådets beslutsprocess har fungerat under covid-19-krisen är inte offentligt tillgänglig. Ange skälen till beslutet att behålla denna not ”internt”.

2. I linje med rådets beslut att tillfälligt avvika från sin arbetsordning hålls för närvarande inga formella rådsmöten. Ministrarna kan dock sammanträda vid informella ministermöten som hålls via video- eller telekonferens.

- Offentliggörs dagordningarna för sådana informella möten? Om så är fallet, när och i vilken form?

- Är det möjligt för allmänheten att få tillgång till protokoll från sådana informella möten och, i så fall, hur?

3. Jag har förstått att rådets arbetsgrupper, vars möten inte anses vara nödvändiga, fortsätter att arbeta utan att anordna fysiska möten.

- Är det möjligt för allmänheten att få tillgång till protokoll från arbetsgruppsmöten eller samråd som inte är av fysisk natur? Förklara närmare genom att ange vilken typ av handling som används för dessa ändamål och om allmänheten skulle kunna hitta sådana register i rådets register över handlingar.

- Ge en översikt över hur ofta arbetsgrupper, utan fysiska möten, nådde en överenskommelse om lagstiftningsakter mellan den 23 mars 2020 och den 30 juni 2020?

Det skulle vara till hjälp om sammanträdet kunde anordnas under andra hälften av september 2020. Om din personal behöver ytterligare information eller förtydliganden om utredningen kan de kontakta min enhet för strategiska förfrågningar (Tanja Ehnert eller Elke Winter-Mes).

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly

[1] https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/130298

[2] Utöver undersökningar av specifika klagomål har Europeiska ombudsmannen också befogenhet att genomföra undersökningar på eget initiativ. Strategiska undersökningar undersöker mer övergripande systemfrågor som påverkar EU-förvaltningen:

[3] Insamling och kontroll av information sker på grundval av artikel 3.2 i Europeiska ombudsmannens stadga (http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/statute.faces#hl2) och artikel 4 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces#hl3.

[4] I enlighet med artiklarna 4.8 och 9.4 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser gäller följande: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces