Årsrapport 2016

Inledning

Jag är mycket glad över att presentera vår årsrapport för 2016.

Det var ett turbulent år för EU och utmaningarna kommer att fortsätta. Arbetslöshetskrisen, den pågående migrationskrisen, Storbritanniens beslut att lämna EU och oro över hur USA:s nya president kommer att påverka Europa sporrar oss att arbeta ännu hårdare för att se till att EU:s institutioner möter våra medborgare så öppet och medkännande som möjligt.

Detta år visade på många sätt att ombudsmannens arbete kan påverka EU-förvaltningens kvalitet positivt över tid. Detta ligger i linje med min strategi för att öka ämbetets inflytande, relevans och synlighet.

Genom proaktiva strategiska undersökningar kunde mitt kansli bidra till att höja den redan höga standarden i fråga om insyn och god förvaltning inom offentliga EU-organ ännu mer. Vi samarbetade med Europeiska kommissionen och Europaparlamentet för att granska de expertgrupper som bistår kommissionen med politisk rådgivning. Vi förde diskussioner med Europeiska kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker om etiken hos före detta kommissionsledamöter. Vi samtalade med Eurogruppens ordförande Jeroen Dijsselbloem om insynen i Eurogruppens arbete. Vi utfärdade också rekommendationer till kommissionen om godkännande av bekämpningsmedel och till kommissionen, rådet och Europaparlamentet om hur de skulle kunna förbättra insynen i trepartsdialogerna.

I slutet av året lanserade vi ett pris för god förvaltning för att uppmärksamma bästa praxis i EU:s offentliga förvaltning och de hängivna arbetet hos så många EU-tjänstemän som strävar efter att förbättra EU-medborgarnas vardag.

Att hjälpa människor som har stött på problem i EU:s förvaltning är fortfarande kärnan i mitt arbete. Deras frågor utgör den allra största delen av de hundratals klagomål som vi hanterar varje år.

Under 2016 höll vi också den årliga konferensen för det europeiska ombudsmannanätverket i Bryssel. Konferensen byggde vidare på vårt lyckade samarbete i frågor som bl.a. rör migration, insyn i lobbyverksamhet och rättssäkerhet. Europeiska kommissionen åtog sig också att effektivisera sitt samarbete med nätverket.

Jag ser fram emot det utmanande året vi har framför oss och mot att samarbeta med EU:s förvaltning för att hitta lösningar på EU-medborgarnas problem. Framför allt ser jag fram emot att fortsätta det ypperliga samarbetet med Europaparlamentet i samma goda anda. Parlamentets stöd har varit och är fortfarande oerhört viktigt för att jag ska kunna fullgöra mitt uppdrag för de medborgare som vi tillsammans arbetar för.

Emily O’Reilly

Kapitel 1 - 2016 i korthet

År 2016 var ett händelserikt år. Här är några av de viktigaste händelserna under året:

Januari Skrivelse till medlemmar av Europeiska ombudsmannanätverket om Asyl-, migrationsoch integrationsfonden	Februari Ombudsmannen ber kommissionen att rapportera tillbaka om godkännandet av bekämpningsmedel	Mars Inledd undersökning om handlingar avseende en expertgrupp som inrättats i enlighet med Euratomfördraget
April ”Förbättra insynen i tobakslobbyn” – evenemang anordnat av ombudsmannen	Maj Inledd undersökning av kommissionens bedömning av intressekonflikter hos särskilda rådgivare	Juni Europeiska ombudsmannanätverkets årliga konferens i Bryssel
Juli Ombudsmannen uppmanar till bättre insyn i trepartsdialoger	Augusti Kommissionens hantering av klagomål rörande EU:s pilotprogram	September Ombudsmannen uppmanar Europeiska kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker att klargöra sin ståndpunkt rörande föregångarens nya roll
Oktober ”Att så split i Europa – sanning, fakta och sociala medier” – evenemang anordnat av ombudsmannen	November Ombudsmannen välkomnar kommissionens ordförande Jean-Claude Junckers agerande i fråga om uppförandekoden för kommissionsledamöter	December Det globala toppmötet för Open Government Partnership – ombudsmannens talar vid plenarsessionen

Kapitel 2 - Centrala teman

Europeiska ombudsmannen hjälper medborgarna i deras kontakter med EU:s institutioner, organ och byråer. Det kan uppstå problem i allt från avtalsfrågor till kränkningar av grundläggande rättigheter, bristande insyn i beslutsfattande samt avslag på begäran om tillgång till handlingar. Även under 2016 utgjordes den största andelen ärenden av undersökningar som berörde insyn.

2.1 Insyn i EU:s beslutsfattande

I juli offentliggjorde ombudsmannen förslag för att öka insynen i trepartsdialoger – informella förhandlingar om EU:s lagförslag mellan Europaparlamentet och rådet i närvaro av kommissionen. Förslagen gick bl.a. ut på att datum och kortfattade dagordningar för trepartsdialogerna bör offentliggöras, liksom även medlagstiftarnas ståndpunkter om kommissionens förslag samt namnen på de beslutsfattare som deltagit i mötena. Ombudsmannen rekommenderade att dokumentation över de viktigaste stegen i processen skulle offentliggöras så snart som möjligt efter de avslutade förhandlingarna. Ombudsmannen granskade handlingarna i trepartsdialoger om två EU-rättsakter (direktivet om hypotekslån och förordningen om kliniska prövningar) och anordnade ett offentligt samråd som fick in 51 svar, däribland fem från nationella parlament. Europaparlamentet, rådet och kommissionen svarade på ombudsmannens förslag i december och höll i stort sett med hennes argument för ökad insyn. I sina svar beskriver institutionerna hur de har påbörjat uppföljningen, bl.a. genom gemensamma diskussioner om hur förslagen ska genomföras. #1

How transparency can be improved in the way EU laws are negotiated and agreed https://t.co/uRjBUZmmV1 pic.twitter.com/LZRTA6tORF

— LSE EUROPP blog (@LSEEuroppblog) 18 aout 2016

I maj inledde ombudsmannen en strategisk undersökning av kommissionens sätt att bedöma intressekonflikter hos sina särskilda rådgivare. Rådgivarna ger kommissionsledamöterna direkt expertrådgivning på begäran. Syftet med undersökningen, som inleddes efter enskilda klagomål, är att se till att reglerna är tillräckligt väl utformade för att undvika att beslutsfattandet påverkas på ett olämpligt sätt. I en skrivelse till kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker föreslog ombudsmannen att rådgivarens uppdrag och externa verksamhet skulle klargöras före utnämningen och att bedömningen av eventuella intressekonflikter skulle uppdateras om rådgivarens externa verksamhet förändrades. #2

@EUombudsman now started wider inquiry into appointment process for special advisers. (Often work for private sector clients as well as EU).

— Nick Beake (@Beaking_News) 30 mai 2016

Ombudsmannens handläggare granskade handlingarna om de särskilda rådgivare som hade utnämnts under 2015 och 2016.

Ombudsmannens handläggare granskade handlingarna om de särskilda rådgivare som hade utnämnts under 2015 och 2016. Granskningsrapporten visar att det har skett stora förbättringar inom vissa områden under 2016, vilket ombudsmannen också framhöll i en skrivelse till Jean-Claude Juncker. Under 2017 kommer ombudsmannen att fortsätta att titta på möjligheterna att göra ytterligare förbättringar inom följande områden: organisationen av förfarandet för att utse särskilda rådgivare, kommissionens bedömning av intressekonflikter före utnämningen, skyldigheten att rapportera ny verksamhet efter utnämningen och allmänhetens tillgång till handlingar och information.

I maj inleddes en strategisk undersökning av ett pilotprogram som kommissionen driver för att se till att medlemsstaterna tillämpar EU-lagstiftningen korrekt utan att kommissionen behöver inleda överträdelseförfaranden. Ombudsmannen beslutade sig för att syna processen närmare efter att ha undersökt ett flertal klagomål. Ombudsmannen frågade kommissionen hur förfarandet fungerar och varför det hade uppstått förseningar, hur kommissionen underrättar klagande om att ett pilotförfarande har inletts och avslutats och vad kommissionen gör när en medlemsstat vid upprepade tillfällen svarar för sent eller lämnar bristfällig information. I slutet av 2016 gjorde ombudsmannen ytterligare en granskning av handlingar för att få en bredare bild av hur förfarandet fungerar i praktiken. Undersökningen fortsätter under 2017.

Ett ärende som illustrerar vikten av insyn i beslutsfattandet är förfarandet för att godkänna bekämpningsmedel för den europeiska marknaden. Ärendet gällde i synnerhet kommissionens praxis att godkänna säker användning av ett verksamt ämne innan den har fått alla uppgifter som krävs för att underbygga ett sådant beslut (ett förfarande för styrkande uppgifter). Ombudsmannen uppmanade kommissionen att rapportera om frågan 2018 och visa att förfarandet används restriktivt, att övervakningen av medlemsstaternas användning av bekämpningsmedel har förbättrats och att de återstående bedömningarna av de tio ämnen som klaganden nämnde har slutförts. #1

Ett annat ärende gällde förseningar i kommissionens godkännande av 20 ansökningar om genmodifierade livsmedel och foder. Kommissionen behandlade de 20 berörda ansökningarna medan undersökningen pågick. Ombudsmannen konstaterade dock att förseningarna inte var motiverade. Om kommissionen anser att tidsramarna för att fatta beslut om genmodifierade livsmedel och foder inte räcker till, föreslår ombudsmannen att kommissionen tar upp detta i sin översyn av hur dessa beslut fattas.

2.2 Öppenhet i fråga om lobbyverksamhet

Ombudsmannen undersökte också öppenheten i lobbyverksamheten i EU och tillhörande frågor. Avvägningen mellan de intressen som företräds i de hundratals expertgrupper som ger kommissionen råd om politik och lagstiftning blev föremål för en stor strategisk undersökning. I början av 2016 bad ombudsmannen kommissionen att vidta ett antal åtgärder för att öka insynen i expertgrupperna, bl.a. genom att offentliggöra omfattande protokoll från gruppernas möten. Parlamentet arbetade också mycket aktivt med den här frågan. I maj svarade kommissionen att den hade för avsikt att ändra systemet i flera avseenden, bl.a. genom att offentliggöra dagordningar och meningsfulla protokoll. Den skulle också förbättra sin hantering av intressekonflikter när det gäller utnämning av enskilda personer och göra det obligatoriskt med registrering i EU:s öppenhetsregister för medlemmar i expertgrupperna. Ombudsmannen kommer att granska mötesprotokollen och andra relevanta handlingar under 2017 innan hon slutgiltigt fastställer sina slutsatser om kommissionens svar på hennes rekommendationer. #3

Another step forward in changing the way 'Brussels' works. New expert group rules adopted: https://t.co/mNzlrUTEVf pic.twitter.com/jZALKySOzP

— Frans Timmermans (@TimmermansEU) 30 mai 2016

Kommissionen såg över EU:s öppenhetsregister 2016 efter en uppmaning från Europaparlamentet. Ombudsmannen föreslog i en skrivelse till kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker att registret skulle förbättras genom att göras till ett centraliserat nav för öppenhet hos alla EU-institutioner och EU-organ. Hon begärde också full insyn i finansieringen av alla grupper som bedriver lobbyverksamhet, tillförlitligare uppgifter och skärpt övervakning. Dessutom begärde ombudsmannen att det slutliga interinstitutionella avtalet om registret skulle innehålla en skrivning om rätten att klaga hos ombudsmannen. Kommissionen, Europaparlamentet och rådet förhandlar just nu om det ändrade registret. #4

How to improve the EU #TransparencyRegister? @EUombudsman makes some pertinent suggestions. https://t.co/j5T0a6vaaY pic.twitter.com/piXFt9v76G

— Erik Wesselius (@erikwesselius) 30 mai 2016

Eftersom tjänstemän i offentliga institutioner på såväl EU-nivå som nationell nivå kan vilja ha råd om hur de ska undvika olämplig påverkan från intressegrupper har ombudsmannen utarbetat en praktisk vägledning. Ombudsmannen offentliggjorde ett utkast till förteckningen över vad man bör och inte bör göra och bad om återkoppling från allmänheten. Tjänstemän uppmanas bl.a. att rapportera om oacceptabla lobbymetoder, att inte anordna möten efter vanlig kontorstid, utom i de offentliga lokalerna, och att inte heller anordna möten utan att en annan kollega är närvarande.

I ett beslut i slutet av 2016 uttryckte ombudsmannen stark kritik mot kommissionens ståndpunkt i fråga om insynen i dess möten med lobbyister från tobaksindustrin.

I ett beslut i slutet av 2016 uttryckte ombudsmannen stark kritik mot kommissionens ståndpunkt i fråga om insynen i dess möten med lobbyister från tobaksindustrin. Hösten 2015 hade ombudsmannen uppmanat kommissionen att aktivt offentliggöra information på webben om alla möten med lobbyister från tobaksindustrin eller deras juridiska företrädare. Kommissionen uppmanades också att offentliggöra protokollen från mötena och uppfylla sina skyldigheter enligt ramkonventionen om tobakskontroll. Kommissionens generaldirektorat (GD) för hälso- och konsumentfrågor följde redan den praxis som ombudsmannen rekommenderade. Kommissionen svarade i början av 2016 att den ansåg att den redan följde ramkonventionen om tobakskontroll och inte behövde tillämpa GD Hälso- och konsumentfrågors praxis. Ombudsmannen avslutade ärendet genom att konstatera att det hade förekommit administrativa missförhållanden och att kommissionen inte hade lämnat några goda skäl för sin vägran att vidta de åtgärder som ombudsmannen hade föreslagit. #5

Congratulations European Ombdusman. Compliance with the WHO FCTC is essential. @FCTCofficial https://t.co/QRygz3qHlZ

— Vera daCosta e Silva (@vera_dacosta) 26 avril 2016

Hur man kan förbättra insynen i tobakslobbyn diskuterades vid ombudsmannens strategiska seminarium under våren. Bland talarna återfanns EU:s kommissionär med ansvar för hälso- och konsumentfrågor, Världshälsoorganisationens företrädare vid EU och företrädare för det civila samhället. Vid seminariet diskuterade deltagarna hur GD Hälso- och konsumentfrågor tillämpar ramkonventionen för tobakskontroll och hur viktigt det var att hela kommissionen använde samma metoder. Ombudsmannen uppmanade alla EU-institutioner att tillämpa konventionen fullt ut i enlighet med riktlinjerna. #1

2.3 Öppenhet i ekonomiska och finansiella beslut

Beslutsfattandet i ekonomiska och finansiella frågor är av stort allmänintresse. Ombudsmannens kansli har handlagt enskilda klagomål inom detta område. Ibland kommer ombudsmannen också fram till att det är verkningsfullare att lyfta fram farhågor eller begära mer information genom ett ”strategiskt initiativ”. Hon berömde Jeroen Dijsselbloem, Eurogruppens ordförande, för hans proaktiva åtgärder för att öka insynen i gruppens arbete, t.ex. genom att offentliggöra en detaljerad dagordning och en sammanfattning av mötena, och bad om vissa förtydliganden av hans förslag. Jeroen Dijsselbloem svarade att Eurogruppen hade gjort en rad handlingar tillgängliga sedan öppenhetssystemet hade införts, däribland det material som används för att förbereda Eurogruppens diskussioner. Han sade också att gruppen hade åtagit sig att öka insynen i dess politiska överväganden och att de frågor som ombudsmannen tagit upp skulle tas med i de fortsatta diskussionerna.

Företrädare för ombudsmannens kansli träffade Danièle Nouy, ordförande för Europeiska centralbankens (ECB) tillsynsnämnd, för att diskutera öppenheten i den översyns- och utvärderingsprocess (ÖUP) – som används för att bedöma den finansiella hälsan hos bankerna i euroområdet. Ombudsmannen följde upp detta med en skrivelse till Danièle Nouy och konstaterade att ECB sannolikt kunde förvänta sig – eller redan erfor – fler förfrågningar om offentliggörande av handlingar inom området för banktillsyn. Ombudsmannen föreslog att ECB skulle se över sina möjligheter att offentliggöra delar av tillsynsmanualen för den gemensamma tillsynsmekanismen. Dessutom föreslog ombudsmannen att enskilda översyns- och
utvärderingsskrivelser som utfärdas till de enheter som står under tillsyn ska kunna offentliggöras efter en lämplig tidsperiod. Danièle Nouy svarade att tillsynsnämnden skulle få ta del av ombudsmannens skrivelse. När det gäller ÖUP påpekade hon att banken hade gett ut en broschyr med en beskrivning av den gemensamma tillsynsmekanismens ÖUP-metoder och även anordnat särskilda workshoppar med bankindustrin. #6 #7

Letter from the European Ombudsman to the ECB on the Supervisory Review and Evaluation Process https://t.co/G6RbWRAipl via @EUombudsman

— Gide Brussels (@GideBrussels) 10 octobre 2016

Very good recommendation! https://t.co/KpZSjQGv19

— Bruno Nicostrate (@BNicostrate) 25 fevrier 2016

EIB offentliggjorde också avtalet mellan EIB och kommissionen om Europeiska fonden för strategiska investeringar (Efsi) på sin webbplats, precis som ombudsmannen hade begärt.

I februari gav ombudsmannen ett förslag till Europeiska investeringsbankens (EIB) president Werner Hoyer om att protokollen från styrelsemötena för både EIB och Europeiska investeringsfonden borde offentliggöras. Werner Hoyer svarade att banken hade beslutat att göra detta, vilket välkomnades av ombudsmannen. EIB offentliggjorde också avtalet mellan EIB och kommissionen om Europeiska fonden för strategiska investeringar (Efsi) på sin webbplats, precis som ombudsmannen hade begärt. Dessutom håller EIB gradvis på att uppdatera sitt offentliga register – en elektronisk databas kopplad till de projekt som banken finansierar – genom att offentliggöra information om miljö- och samhällsfrågor.

Senare under året föreslog ombudsmannen att EIB skulle ändra sina interna etiska regler så att dess styrelseledamöter ska vara skyldiga att begära tillstånd från etik- och tillämpningskommittén innan de inleder någon ny verksamhet. Hon frågade också om EIB:s uppförandekod för styrelseledamöter och konstaterade att den inte innebar någon skyldighet att lämna in en intresseförklaring eller deklaration av ekonomiska intressen, vilket är praxis för andra internationella finansinstitut.

I en skrivelse till kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker frågade ombudsmannen vad som gällde för offentliggörandet av handlingar om arbetet i den nyinrättade europeiska finanspolitiska nämnden, som ska ge kommissionen råd i finanspolitiska frågor. Kommissionen svarade att nämndens handlingar skulle omfattas av EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar (förordning (EG) nr 1049/2001).

2.4 Tillgång till EU-handlingar

Ombudsmannen får varje år in en mängd klagomål från enskilda personer eller organisationer om att EU-förvaltningen inte har gett allmänheten tillgång till handlingar. I dessa ärenden undersöker ombudsmannen om institutionen har haft goda skäl att inte offentliggöra handlingen. Om ombudsmannen kommer fram till att så inte är fallet, begär hon att handlingen ska lämnas ut.

Ett sådant ärende gällde en förfrågan om att få tillgång till yttranden om kandidaters lämplighet att tjänstgöra som domare och generaladvokater vid EU-domstolen och tribunalen. Rådet vägrade att ge tillgång till yttrandena, som hade utarbetats av en expertpanel, och hävdade att EU:s regler för tillgång till handlingar (förordning (EG) nr 1049/2001) inte var tillämpliga i det här fallet.

Ombudsmannen uppmanade rådet att ha detta i åtanke vid hanteringen av eventuella framtida förfrågningar om allmänhetens tillgång till handlingar.

Efter ombudsmannens ingripande tillkännagav rådet att det hade beslutat att tillämpa förordning (EG) nr 1049/2001. Ombudsmannen välkomnade rådets förändrade policy och konstaterade att detta ärende gällde den viktiga frågan om att göra en korrekt avvägning mellan å ena sidan behovet av att skydda personuppgifter för dem som är aktuella för höga offentliga tjänster och å andra sidan behovet av att skapa så stor öppenhet som möjligt i utnämningsförfarandet. Hon konstaterade att man i de här fallen oftast bör ge företräde åt ökad öppenhet. Ombudsmannen uppmanade rådet att ha detta i åtanke vid hanteringen av eventuella framtida förfrågningar om allmänhetens tillgång till handlingar.

Ett annat ärende gällde kommissionens vägran att offentliggöra handlingar som rörde dess utredning av en påstådd olaglig transport av levande blåfenad tonfisk till Malta. Kommissionen godtog ombudsmannens rekommendation om att bevilja tillgång till de handlingar som den hade upprättat. Vid undersökningen vägrade kommissionen att lämna ut de handlingar som Malta hade översänt till kommissionen, men den beslutade sig senare för att följa ombudsmannens rekommendation om att offentliggöra dessa handlingar från Malta. Malta har nu anmält kommissionen till EU-domstolen i ett försök att hindra kommissionen från att offentliggöra handlingarna.

I ett ärende som rörde Europeiska utrikestjänsten begärde klaganden, en svensk icke-statlig organisation, tillgång till avtalet om politisk dialog och samarbete mellan EU och Kuba. Utrikestjänsten vägrade och hävdade att avtalet fortfarande var preliminärt i det skedet. Klaganden vände sig till ombudsmannen och påpekade att avtalet redan hade paraferats. Utrikestjänsten offentliggjorde handlingen medan undersökningen pågick, efter det att kommissionen hade antagit avtalet.

Ibland ändrar institutionerna inställning till en viss begäran om tillgång till handlingar. Så var fallet i ett klagomål om kommissionens vägran att offentliggöra handlingar om den brittiska underrättelsetjänstens internetövervakning. Efter ombudsmannens ingripande offentliggjorde kommissionen en handling – en skrivelse från den brittiske utrikesministern – men inte två skrivelser från kommissionens vice ordförande. Därför konstaterade ombudsmannen att det hade förekommit administrativa missförhållanden. Kommissionen offentliggjorde emellertid de berörda handlingarna i oktober 2016, ett år efter ombudsmannens beslut.

2.5 Etiska frågor

EU-förvaltningen ställer förhållandevis höga etiska krav. Men för att medborgarna ska få större förtroende för EU måste de kunna vara säkra på att såväl EU-politiker som EU-tjänstemän enbart arbetar för allmänintresset. Reglerna måste garantera att kommissionsledamöterna inte skadar detta förtroende, vare sig under sin mandatperiod eller efteråt. Under 2016 arbetade ombudsmannen med frågor som berörde tidigare kommissionsledamöters nuvarande verksamhet.

I ett beslut i juni konstaterade ombudsmannen administrativa missförhållanden då kommissionen 2009–2014 inte hade hanterat en före detta kommissionsledamots brott mot uppförandekoden för kommissionsledamöter på ett tillfredsställande sätt. Bland annat hade kommissionen inte gjort någon ordentlig utredning av huruvida kommissionsledamotens anställningskontrakt i den privata sektorn var förenligt med skyldigheterna enligt EU-fördragen, trots att den etiknämnd som hanterar den här typen av frågor hade tagit upp sina farhågor. Ombudsmannen begärde att uppförandekoden skulle ändras för att göra reglerna tydligare och lättare att tillämpa, och att det skulle införas påföljder för överträdelser av koden.

Fördelarna med att ändra uppförandekoden diskuterades på nytt när en före detta ordförande för kommissionen fick en tjänst som icke verkställande ordförande vid banken Goldman Sachs. Kommissionen hävdade att han inte hade agerat i strid med uppförandekoden där det föreskrivs en karenstid på 18 månader, men ombudsmannen konstaterade att enligt EU-fördraget kan vissa tjänster vara problematiska även efter det att perioden på 18 månader har löpt ut. I en skrivelse till kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker bad ombudsmannen kommissionen att hänskjuta frågan till kommissionens etiknämnd och att se över uppförandekoden. Jean-Claude Juncker svarade att han hade lagt fram frågan för den etiska ad hoc-nämnden. Nämnden konstaterade att den före detta ordföranden visserligen inte hade visat ”det goda omdöme man skulle kunna förvänta sig av någon som har haft den höga tjänst som han innehade under så många år”, men att det ”inte fanns tillräcklig grund för att konstatera att det hade skett något brott mot skyldigheten att iaktta redbarhet och visa omdöme i enlighet med artikel 245.2 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt”. #8

.@EUombudsman:la Comisión debería revisar el código de conducta de los ex comisarios ?https://t.co/haLzUJrShY pic.twitter.com/gsmljSeODn

— Parlamento Europeo (@Europarl_ES) 12 juillet 2016

Jean-Claude Juncker föreslog dock att uppförandekoden skulle skärpas genom att karenstiden förlängdes till två år för före detta kommissionsledamöter och tre år för före detta ordförande för kommissionen.

Jean-Claude Juncker föreslog dock att uppförandekoden skulle skärpas genom att karenstiden förlängdes till två år för före detta kommissionsledamöter och tre år för före detta ordförande för kommissionen. Ombudsmannen välkomnade förslaget men upprepade sitt tidigare förbehåll om att den förlängda tidsperioden inte alltid kommer att räcka som garanti för att artikel 245 har följts.

Kraftfulla etiska regler måste gälla på alla nivåer i en institution och inte bara för dess politiska företrädare. I september avslutade ombudsmannen sin undersökning av kommissionens tillämpning av EU:s tjänsteföreskrifter på fenomenet med s.k. svängdörrar. Kommissionen hade redan vidtagit positiva åtgärder som svar på ombudsmannens förslag. Ombudsmannen föreslog några ytterligare åtgärder när undersökningen avslutades. Hon uppmanade kommissionen att offentliggöra fler detaljer, framför allt om sina bedömningar och slutsatser när den godkänner högre tjänstemäns ansökningar om att få arbeta utanför kommissionen. Hon föreslog också att de som bedömer ansökningar från tjänstemän som lämnar sin anställning inte bör ha någon yrkesmässig koppling till den berörda personen. Ombudsmannen kommer att följa upp den här frågan med en strategisk undersökning för att bedöma hur reglerna fungerar i praktiken.

2.6 EU:s byråer och andra organ

EU-byråer – som hanterar en rad olika frågor, från grundläggande rättigheter till läkemedels säkerhet och effektivitet, miljöskydd, hälso- och miljörisker med kemikalier och luftfartssäkerhet – var den grupp efter kommissionen som genererade flest undersökningar hos ombudsmannen 2016.

Ombudsmannen avslutade undersökningen och välkomnade den ökade öppenheten i fråga om kliniska prövningar.

Ett viktigt ärende som inleddes 2014 gällde Europeiska läkemedelsmyndighetens (EMA) beslut att endast delvis offentliggöra rapporter om kliniska prövningar i samband med godkännandet av Humira, ett läkemedel som används för att behandla Crohns sjukdom. Ombudsmannen avslutade undersökningen i juni och välkomnade den ökade öppenheten inom det här området. Hon uttryckte dock oro över fyra specifika uppgifter som myndigheten inte hade offentliggjort. Ombudsmannen konstaterade att all klinisk information av värde för läkare, patienter och forskare bör offentliggöras för att värna allmänintresset. #2

År 2015 godtog Europeiska kemikaliemyndigheten (Echa) ombudsmannens förslag om att myndigheten ska kräva att de som ansöker om produktregistrering ska visa att de har försökt att undvika djurförsök. Under 2016 följde kemikaliemyndigheten upp med detaljerad information om exakt hur den arbetar för att genomföra ombudsmannens förslag. En ny undersökning inleddes 2016 för att få klargöranden om ett gemensamt uttalande från kommissionen och Echa om möjligheten att använda djurförsök under vissa förutsättningar för ämnen som används i kosmetika.

Varje år deltar hundratals personer i uttagningsprov för rekrytering av personal till EU-organ. Processen förvaltas av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso). I ett ärende som hänsköts till ombudsmannen hade klaganden ansökt hos Epso om att få delta i ett uttagningsprov för konferenstolkar. En kortare sjukhusvistelse gjorde att hon missade tidsfristen för att lämna in ansökan och hon bad Epso om en förlängd tidsfrist. Epso vägrade och hävdade att den måste behandla alla sökande lika. Ombudsmannen rekommenderade att Epso skulle medge att det kan finnas exceptionella omständigheter där force majeure innebär att det är rättvist att ge kandidater en ny tidsfrist. Epso gick med på att genomföra samtliga rekommendationer från ombudsmannen i fråga om tillämpningen av principen om force majeure i samband med de uttagningsprov som Epso anordnar.

2.7 EU-kontrakt och EU-bidrag

Sammanlagt handlade 14,5 procent av alla klagomål om detta område. Kommissionen övervakar en mängd projekt som finansieras av EU. Den gör noggranna granskningar för att se till att de offentliga medlen används på rätt sätt. Ibland uppstår det dock tvister om granskningen av projekt eller om de belopp som eventuellt bör återkrävas. I sådana situationer vänder sig uppdragstagarna ofta till ombudsmannen för att få en lösning.

Kommissionen hävdade att klaganden inte hade följt de gällande reglerna för avtalet, men beslutade ändå att endast återkräva upp till 86 000 euro, med hänsyn till de särskilda omständigheterna i fallet.

I ett sådant fall hade klaganden, ett polskt forskningsinstitut, åtagit sig att genomföra ett antal projekt som medfinansierades av EU mellan 2004 och 2009. Efter det att projekten hade slutförts framgångsrikt granskade kommissionen tre av dem och beslutade sig för att återkräva vissa belopp. Ombudsmannen inledde en undersökning och fann att den projektansvarige vid kommissionen skriftligen (e-post) hade godkänt att vissa tjänster lades ut på underleverantörer och att det var dessa kostnader kommissionens återkrav gällde. Kommissionen hade alltså varit medveten om, och godkänt, att klaganden använde sig av underleverantörer. Kommissionen hävdade att klaganden inte hade följt de gällande reglerna för avtalet, men beslutade ändå att endast återkräva upp till 86 000 euro, med hänsyn till de särskilda omständigheterna i fallet.

Ett forskningsinstitut i Kroatien deltog i ett EU-finansierat projekt inom ramen för det sjunde ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling. En granskning visade att det hade förekommit vissa felaktigheter, varför kommissionen ville kräva tillbaka ett stort belopp. Institutet klagade hos ombudsmannen, som konstaterade att revisorernas slutsatser byggde på flera osäkra faktorer. Eftersom den mest avgörande frågan var vid vilket datum projektet egentligen hade inletts, föreslog ombudsmannen att kommissionen skulle ge en expert i uppdrag att verifiera revisorernas slutsatser eller beställa en teknisk granskning. Kommissionen godtog ombudsmannens förslag.

Ett annat ärende gällde kommissionens granskning av ett projekt för att skydda vatten i Marocko. Klaganden, den franska ideella organisationen Association pour la Participation et l’Action Régionale (Apare), som arbetar med utbildning i miljöfrågor och ekologiskt medborgarskap, invände mot slutsatserna i kommissionens granskning – som skulle ha inneburit att kommissionen gjorde ett återkrav på 20 000 euro – och vände sig till ombudsmannens kansli. Efter ombudsmannens ingripande gick kommissionen med på att sänka återbetalningskravet med nästan 75 %.

2.8 Kommande utmaningar

Ombudsmannens arbete formas av det politiska sammanhanget i stort. De utbredda farhågorna bland allmänheten när det gäller bristen på öppenhet i förhandlingarna mellan EU och USA om det transatlantiska partnerskapet för handel och investeringar (TTIP) ledde t.ex. till att ombudsmannen inledde en strategisk undersökning på eget initiativ av frågan.

Vid utgången av 2016 hade ombudsmannen tagit emot fem klagomål om administrativa frågor i samband med Brexit, varav tre gällde tillgång till information.

Ombudsmannen anordnar också evenemang för att diskutera aktuella frågor, t.ex. evenemanget i oktober, ”Disrupting EU – Truth, Facts and Social Media”. Tillsammans med företrädare för kommissionen, Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD) och det civila samhället diskuterade ombudsmannen hur kommunikationen om EU skulle kunna förbättras i denna tid av utmaningar utan motstycke. Storbritanniens beslut att lämna EU kommer att påverka unionen under 2017 och framåt. Ombudsmannens kansli började få in anmälningar om problem till följd av Brexitomröstningen kort efter valet. Vid utgången av 2016 hade ombudsmannen tagit emot fem klagomål om administrativa frågor i samband med Brexit, varav tre gällde tillgång till information. #9 #10

We value @EUOmbudsman's positive feedback on our ongoing #TTIP transparency effort!https://t.co/4Gxf3fYli5

— EU TTIP Team (@EU_TTIP_team) 15 juillet 2016

important #Brexit contribution from @EUombudsman Emily O'Reilly https://t.co/LTHN1l84rx via @TodaySOR @broadsheet_ie pic.twitter.com/HtVnvYxrKj

— Ruairi McKiernan (@ruairimckiernan) 30 juin 2016

Året avslutades med en höjdpunkt, då ombudsmannen spelade en avgörande roll vid det globala toppmötet för Open Government Partnership (OGP) i Paris i december. Ombudsmannen uppmanade EU att spela en större roll i OGP. OGP är ett multilateralt initiativ för att få till stånd konkreta åtaganden från regeringarna om att bl.a. främja öppenhet, ge invånarna egenmakt och bekämpa korruption. I det här sammanhanget genomför ombudsmannen och OECD en gemensam undersökning om öppen styrning för att kartlägga hur ombudsmän kan få en större roll inom OGP. Ombudsmannen bidrar genom att marknadsföra och sprida undersökningen till Europeiska ombudsmannanätverket och andra internationella ombudsmannanätverk. Nätverket kommer att diskutera de preliminära undersökningsresultaten vid sin konferens i juni 2017 och resultatet offentliggörs i slutet av året. #11 #12

.@EUombudsman speaking at #OGP16 to close plenary session... pic.twitter.com/qBoV9lzH8a

— Aidan O'Sullivan (@aidanosullivan) 7 decembre 2016

.@EUombudsman: "EU could become a leading voice within OGP & encourage other institutions to take inspiration from its work" #OGP16 pic.twitter.com/LDAbmBKBxo

— Open Gov Partnership (@opengovpart) 7 decembre 2016

Kapitel 3 - Pris för god förvaltning

Syftet med priset är att uppmärksamma tjänstemän vid EU:s institutioner, byråer och organ som verkar för god förvaltning i sitt arbete.

Som ett led i arbetet med att fullgöra sitt övergripande uppdrag att förbättra EU:s offentliga förvaltning och bidra till att EU:s insatser blir så medborgarvänliga som möjligt begärde ombudsmannen i oktober 2016 in nomineringar till ett pris för god förvaltning. Syftet med priset är att uppmärksamma tjänstemän vid EU:s institutioner, byråer och organ som verkar för god förvaltning i sitt arbete. Detta är ett pilotinitiativ för att identifiera goda förebilder i EU:s förvaltning och se till att de i större utsträckning uppmärksammas av allmänheten.

Ombudsmannen vill visa upp de här förebilderna i hela EU-förvaltningen. Bland priskategorierna finns stor duglighet inom öppenhet och etik, stor duglighet inom kommunikation och stor duglighet i tjänsteutövning med medborgaren i fokus. Ombudsmannen kommer att utse vinnarna med stöd av en rådgivande kommitté och en prisutdelning kommer att hållas i Bryssel 2017. #3 #13

#EOaward ?? Nice initiative by @EUombudsman > https://t.co/cv1xLdbwtZ

& I have a long list of potential nominees in mind! pic.twitter.com/Kf8gouvdik

— Dana Manescu (@DanaBrussels) 24 octobre 2016

Kapitel 4 - Kommunikation

Ombudsmannens strategi (”Mot 2019”) är att öka myndighetens inflytande, relevans och effektivitet. Ökad synlighet gör att medborgarna vet vart de ska vända sig om de stöter på problem med EU:s institutioner.

Utöver de särskilda kontakterna med intressenter som företag, sammanslutningar och icke-statliga organisationer, arbetar kansliet för att höja ombudsmannens medieprofil och använder sociala medier för kommunikation om särskilda ärenden, för att berätta om nya projekt och regelbundet informera om ombudsmannens verksamhet.

Antal omnämnanden i media

Ombudsmannens arbete har nämnts allt oftare i medierna varje år sedan 2012 och framför allt under 2015 och 2016.

Ombudsmannens arbete har nämnts allt oftare i medierna varje år sedan 2012 och framför allt under 2015 och 2016. Fler personer följer ombudsmannens arbete på Twitter och antalet följare ökade med 21 procent mellan 2015 och 2016. Det twitterinlägg som fick störst uppmärksamhet innehöll infografik med en vägledning gällande vad offentliga tjänstemän bör och inte bör göra i sina kontakter med företrädare för intressegrupper. Andra populära twitterinlägg var bl.a. ett med infografik om expertgrupper, ett med en video om ombudsmannens nya pris för god förvaltning och ett om lanseringen av ett offentligt samråd om öppenheten i informella förhandlingar om EU-lagstiftning (trepartsdialoger). #14

We've prepared a list of 'do's & dont's' for officials interacting with lobbyists. Have your say here: https://t.co/8kp5m54u5Q #eulobbying pic.twitter.com/vcmlS6SMPH

— European Ombudsman (@EUombudsman) 15 decembre 2016

Ombudsmannens kansli har också påbörjat arbetet med en översyn av ombudsmannens webbplats för att göra den användarvänligare. Projektet väntas bli klart 2017. Intressenterna uppmanas regelbundet att lämna återkoppling om hur kansliets arbete uppfattas och hur det kan förbättras. #15

Strategic inquiry/ #Commission's expert groups: @EUOmbudsman calls for more #transparency https://t.co/rv4kc4XQoI pic.twitter.com/Rvqy4lUGzP

— European Ombudsman (@EUombudsman) 2 fevrier 2016

Kapitel 5 - Förbindelser med EU:s institutioner

5.1 Europaparlamentet

Ombudsmannen träffade Martin Schulz på nytt under 2016 och även flera andra ledamöter av Europaparlamentet från alla politiska partier och från hela EU.

Europeiska ombudsmannen sätter stort värde på sina förbindelser med Europaparlamentet. Ombudsmannen träffade Martin Schulz på nytt under 2016 och även flera andra ledamöter av Europaparlamentet från alla politiska partier och från hela EU. Ombudsmannen informerade om sitt arbete och sina erfarenheter när hon talade inför Europaparlamentets plenarsammanträde, utskottet för framställningar och utskottet för rättsliga frågor. Ombudsmannens personal företräder ofta ämbetet i utskottssammanträden, utfrågningar och parlamentariska grupper.

5.2 Utskottet för framställningar

Ombudsmannen sätter stort värde på det nära samarbetet med utskottet för framställningar. Den fortlöpande dialogen är nödvändig för att hjälpa de enskilda medborgare som tar upp sina problem med ombudsmannens kansli eller utskottet för framställningar. Ombudsmannen hanterar klagomål mot EU:s institutioner, organ och byråer och utskottet för framställningar hanterar framställningar som rör EU:s verksamhetsområden runt omkring i Europa. Det stöd som ombudsmannen får av utskottets ordförande Cecilia Wikström och ledamöter från alla politiska grupper är mycket uppskattat. Stödet är avgörande för ombudsmannens förmåga att fortsätta att hjälpa EU:s institutioner att hålla högsta möjliga standard för god förvaltningssed. #16

Presenterar parlamentets årsrapport för @EUombudsman aktiviteter för det gångna året för @ALDEgroup I morgon röstar vi i plenum! #eupol pic.twitter.com/Xof71lWVys

— Cecilia Wikstrom(L) (@CeciliaWikstrom) 23 novembre 2016

5.3 Europeiska kommissionen

Ombudsmannen berömde kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker för de goda arbetsrelationerna med hennes ämbete och de viktiga positiva stegen mot öppnare förvaltning, även om det naturligtvis fortfarande finns utmaningar.

Som EU:s verkställande institution har Europeiska kommissionen direkt inverkan på miljontals EU-invånares liv. Kommissionen är politiskt tillsatt, men den är också EU:s största administrativa organ. Därför är det bara naturligt att en stor andel av klagomålen till ombudsmannen gäller kommissionens arbete. Ombudsmannen berömde kommissionens ordförande Jean-Claude Juncker för de goda arbetsrelationerna med hennes ämbete och de viktiga positiva stegen mot öppnare förvaltning, även om det naturligtvis fortfarande finns utmaningar. Ombudsmannen träffade Jean-Claude Juncker på nytt under 2016, liksom även flera vice ordförande och ett antal kommissionsledamöter. Hon träffade också generaldirektörerna vid ett möte som anordnades av generalsekreteraren. Det nära samarbetet på tjänsteavdelningsnivå betyder att medborgarnas farhågor kan bemötas effektivare. #17

NEWs VIDEO: @MalmstromEU received Emily O'Reilly, @EUombudsman
More: https://t.co/UFIyKybwhj@Trade_EU pic.twitter.com/uRHPdV1yti

— EC AV Services (@EC_AVService) 29 fevrier 2016

5.4 Andra institutioner, byråer och organisationer

Ombudsmannen har också förbindelser med Europarådet i Strasbourg.

Ombudsmannen fortsätter att upprätthålla nära förbindelser med flera andra institutioner, byråer och organisationer. Under 2016 hade ombudsmannen nära kontakter med Europeiska centralbanken, Europeiska investeringsbanken, Europeiska datatillsynsmannen, Europeiska stödkontoret för asylfrågor och Europeiska unionens byrå för de grundläggande rättigheterna. Ombudsmannen har också förbindelser med Europarådet i Strasbourg. Alla dessa förbindelser ingår i ombudsmannens strategi ”Mot 2019” som syftar till att öka ombudsmannens relevans, synlighet och inflytande för att skapa en öppnare och mer serviceinriktad EU-förvaltning, till nytta för medborgarna.

5.5 FN:s konvention om rättigheter vid funktionsnedsättning

Som medlem i EU:s ramverk skyddar, främjar och övervakar ombudsmannen EU-institutionernas tillämpning av FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning (UNCRPD). Under 2015 granskade expertkommittén för FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning EU:s genomförande av konventionen och utfärdade slutsatser. Dessa har varit extra viktiga för ombudsmannens strategiska arbete med UNCRPD under 2016, eftersom de pekar på möjliga brister i EU:s förvaltning. #18 #19

we have to make sure that #UN #CRPD does not remain a wish list but generates a genuine impact on lives of all pwd in Europe - @EUombudsman

— EU Disability Forum (@MyEDF) 17 fevrier 2016

We are all on the same page on avoiding problems w/ use of #ESIFunds & institutionalization, says @EUombudsman's Rosita Hickey at #EDPD2016 pic.twitter.com/avCU0RYTtl

— EU Social (@EU_Social) 30 novembre 2016

Ombudsmannen anordnade ett samråd med intressenterna där det framkom att ett antal medlemsstater ger extra tid åt studenter med hörselnedsättning när de gör skriftliga prov.

Under 2016 undersökte ombudsmannen ett klagomål från en kandidat med hörselnedsättning som inte fick extra tid vid ett av Europeiska rekryteringsbyråns uttagningsprov. Ombudsmannen anordnade ett samråd med intressenterna där det framkom att ett antal medlemsstater ger extra tid åt studenter med hörselnedsättning när de gör skriftliga prov. Hon föreslog att Epso noga skulle överväga om de i framtiden borde ge extra tid åt kandidater med hörselnedsättning som begär detta för datorbaserade och skriftliga prov.

I maj 2016 inledde ombudsmannen en undersökning av om EU:s gemensamma sjukförsäkringssystem (RCAM) är förenligt med UNCRPD. För att vårdkostnader ska ersättas i sin helhet inom ramen för RCAM krävs erkännande av en allvarlig sjukdom. För att detta ska ske måste kriteriet för en ogynnsam levnadsprognos vara uppfyllt. Ombudsmannen ansåg att denna inställning till funktionsnedsättning skulle kunna strida mot konventionen och frågade kommissionen om den har för avsikt att införa separata kriterier för ersättning från RCAM för vårdkostnader för personer med funktionsnedsättning. Undersökningen pågick fortfarande under 2017.

Efter två av expertkommitténs avslutande anmärkningar inledde ombudsmannen dessutom två strategiska initiativ. Hon skrev till kommissionens ordförande om tillgängligheten hos de webbplatser och webbaserade verktyg som kommissionen administrerar och skrev även till vice ordförande Kristalina Georgieva och frågade hur Europaskolorna hanterar de problem som UNCRPD:s expertkommitté tar upp när det gäller tillämpningen av konventionen. Kommissionen besvarade båda skrivelserna och angav att den arbetade med att skapa en enhetlig närvaro på webben för samtliga tjänsteavdelningar. En av de underliggande principerna för detta är att tjänsterna ska bli så tillgängliga som möjligt för så många användare som möjligt. Vad gäller Europaskolorna sade kommissionen att den kommer att stödja alla systematiska insatser för att uppfylla UNCRPD:s rekommendationer och konstaterade att Europaskolornas policy för särskilda utbildningsbehov bedöms regelbundet.

Under 2016 arbetade ombudsmannens kansli för att göra den egna webbplatsen tillgängligare och användarvänligare. En lättläst förklaring av ombudsmannens arbete och hur man lämna in ett klagomål finns nu tillgänglig på webben på EU:s 24 officiella språk. Dessutom granskar en extern tjänsteleverantör ombudsmannens webbplats för att se hur den kan bli tillgängligare för personer med funktionsnedsättningar.

Kapitel 6 - Europeiska ombudsmannanätverket

Under 2016 inledde Europeiska ombudsmannen tillsammans med medlemmar i Europeiska ombudsmannanätverket arbetet med att reformera nätverket. Det består nu av 96 kontor i 36 europeiska länder. Europaparlamentets utskott för framställningar är också medlem i nätverket.

En av nätverkets strategiska förändringar är att inrikta sig mer på parallella undersökningar och initiativ hos berörda ombudsmän inom områden av gemensamt intresse, t.ex. migration. Under 2016 genomförde ombudsmannen och nätverket en parallell undersökning och inledde ett strategiskt initiativ där nätverket deltog. I april 2016 inledde ombudsmannen en undersökning av ett klagomål om kommissionens roll i utvärderingen av medlemsstaternas tillämpning av förordning (EU) nr 1233/2011 om mänskliga rättigheter och miljöskydd vid finansiering av exportkreditinstitut. Exportkreditinstitut är offentliga eller privata finansinstitut som erbjuder finansiering för inhemska företag som vill göra affärer i framför allt osäkra och politiskt och kommersiellt riskabla utvecklingsländer och tillväxtmarknader. Av de sex nationella ombudsmän vars uppdrag omfattar exportkreditinstitut svarade två (Polen och Spanien) på Europeiska ombudsmannens inbjudan om att inleda parallella undersökningar.

Undersökningen ledde till att kommissionen gjorde en uppföljning med medlemsstaterna för att se till att alla uppgifter om de nationella Amifprogrammen offentliggörs på webben.

Det strategiska initiativet gällde EU:s Asyl-, migrations- och integrationsfond (Amif). Fonden omfattar perioden 2014–2020 och har en budget på 3 miljarder euro. Ombudsmannen frågade kommissionen och nätverket om all information som rörde Amif fanns på webben. Hon frågade också nätverket om medlemsstaternas användning av medlen var förenlig med de grundläggande rättigheterna. Tretton medlemmar svarade. Undersökningen ledde till att kommissionen gjorde en uppföljning med medlemsstaterna för att se till att alla uppgifter om de nationella Amifprogrammen offentliggörs på webben.

Dessutom ledde ombudsmannens tidigare undersökning på eget initiativ av Frontex till konkreta resultat 2016, då byrån inrättade den klagomålsmekanism som ombudsmannen hade rekommenderat. I december träffades Frontex ombud för grundläggande rättigheter, företrädare för Europeiska ombudsmannen, nationella ombudsmän och förvaltningar och byrån för grundläggande rättigheter i Bryssel för att diskutera Frontex klagomålsmekanism.

Ett annat exempel på tematiskt samarbete var ombudsmannens samråd med nätverket för att få mer information om medlemsstaternas regler för öppenhet om lobbyverksamhet och undersöka behovet av praktisk vägledning för offentliga tjänstemän inom detta område. Svaren visade att det saknas särskilda bestämmelser som reglerar lobbyverksamhet och att det dessutom saknas praktisk vägledning för offentliga tjänstemän i de flesta medlemsstater. Därefter utarbetade ombudsmannen ett förslag till en praktisk vägledning och bad om återkoppling från medlemmarna i nätverket och från allmänheten. Ombudsmannen har för avsikt att lägga fram en slutlig version av vägledningen 2017, på alla 24 officiella EU-språk.

Konferensen tog upp aktuella frågor, som hur man skulle hantera EU:s migrationskris, främja öppenhet i fråga om lobbyverksamhet som ett krav på god förvaltningssed samt utmaningar för rättssäkerheten.

Nätverkets största evenemang under 2016 var dess första årliga konferens som hölls i Bryssel i juni och som organiserades av Europeiska ombudsmannen. Konferensen sammanförde hela nätverket och var också öppen för andra deltagare, t.ex. paraplyorganisationer med bas i Bryssel och journalister. Sammanlagt deltog 250 personer i evenemanget som var mycket interaktivt. Det tog upp aktuella frågor, som hur man skulle hantera EU:s migrationskris, främja öppenhet i fråga om lobbyverksamhet som ett krav på god förvaltningssed samt utmaningar för rättssäkerheten. Strax efter konferensen producerades Network in Focus, en årlig publikation från nätverket om de viktigaste ämnen som hade diskuterats under evenemanget. #4

I slutet av november 2016 reste ombudsmannen till Madrid för att träffa den spanska ombudsmannen Soledad Becerril Bustamante och hennes team samt det spanska öppenhetsrådet, det civila samhällets organisationer, företrädare för näringslivet, diplomater, journalister och andra. Antalet spanska klagomål brukar vara stort, men syftet med besöket var att öka medvetenheten i Spanien ytterligare om vad Europeiska ombudsmannen rent konkret kan göra för spanska invånare och företag. #20

Erosion of EU's founding values in several Member States are great cause of concern @EUombudsman @NewEconomyForum pic.twitter.com/aTVnZX9CNK

— Gundi Gadesmann (@GundiGadesmann) 30 novembre 2016

Sedan nätverket omorganiserades har ombudsmannen fått in fler förfrågningar från medlemmar i nätverket om hjälp med att tolka komplicerade frågor om EU-lagstiftningen.

Sedan nätverket omorganiserades har ombudsmannen fått in fler förfrågningar från medlemmar i nätverket om hjälp med att tolka komplicerade frågor om EU-lagstiftningen. Förfrågningsförfarandet har blivit snabbare och ombudsmannen behandlade åtta förfrågningar under 2016. Frågorna gällde bl.a. ersättning för vissa gränsöverskridande vårdkostnader och utbetalningar inom ramen för EU:s utvecklingsfonder för jordbruket.

År 2016 fick nätverket status som ordinarie medlem i det rådgivande forumet för Europeiska stödkontoret för asylfrågor (Easo). Den grekiska ombudsmannen företrädde nätverket i forumets diskussioner i november i Aten. Under de närmaste åren kommer nätverket sannolikt framför allt att arbeta med följande initiativ: delta i Easos rådgivande forum, bistå Europaparlamentet med sakkunskap i asylförfaranden i parlamentets arbete med att anta ett nytt gemensamt asylsystem för EU samt upprätta en gemensam plattform för att hantera ”Brexitklagomål” från EU-medborgare som bor i Storbritannien och vice versa. Nätverket kommer också att delta i inrättandet av Easos kommande klagomålsmekanism. #21

Emily O'Reilly @EUombudsman de visita en Madrid https://t.co/MUdNVP5CXq https://t.co/gVUjyQmIo7

— Parlamento Europeo (@PE_Espana) 30 novembre 2016

Kapitel 7 - Den dagliga ärendehanteringen

Europeiska ombudsmannens uppdrag är att bistå medborgare, företag, sammanslutningar, icke-statliga organisationer och andra organisationer och det bör vara så enkelt som möjligt för dem att vända sig till ombudsmannen och be om hjälp. Ombudsmannen uppdaterade förfarandena för att hantera ärenden under 2016, efter omfattande samråd såväl internt som externt. Detta är ett led i strategin för att effektivisera undersökningarna och få större genomslagskraft för fler invånare.

Ombudsmannen lägger också vikt vid att genomföra undersökningar som är av allmänintresse. Hon gör bredare strategiska undersökningar när hon anser att detta är befogat, även om huvuddelen av hennes arbete fortfarande består av klagomålsbaserade ärenden.

Ombudsmannens nya genomförandebestämmelser har effektiviserat förfarandet för dem som söker hjälp.

Ombudsmannens nya genomförandebestämmelser har effektiviserat förfarandet för dem som söker hjälp. Det nya förfarandet ger större flexibilitet i hanteringen av klagomål och ger på så sätt utrymme för mer sunt förnuft och en mer resultatinriktad hantering av undersökningarna.

Kapitel 8 - Typ av och källa till klagomål

8.1 Översikt över klagomål och strategiska undersökningar

Råd, klagomål och undersökningar 2016

Europeiska ombudsmannen har anpassat sina arbetsmetoder för att göra dem effektivare och öka deras genomslagskraft för fler medborgare. Därför införde hon under 2016 ett nytt och effektivare förfarande för att hantera ärendena, med större flexibilitet och en mer pragmatisk inställning till undersökningar. Dessutom kan klagomålsbaserade ärenden med liknande innehåll precis som förut hanteras kollektivt som strategiska undersökningar. Ett exempel på detta är undersökningen av rollen för de särskilda rådgivare som kommissionen anlitar. Detta proaktiva strategiska tillvägagångssätt ledde säkert till att andra enskilda klagomål kunde undvikas.

Strategiskt arbete under 2016

8.2 Klagomål som ligger utanför ombudsmannens ämbetsområde

Europeiska ombudsmannen tar emot många klagomål som ligger utanför hennes ämbetsområde, framför allt för att de inte gäller arbetet inom en EU-institution eller ett EU-organ. Klagomål som berör EU-institutioner men som avser rent politiska frågor, t.ex. lagstiftning, eller domstolens juridiska verksamhet, ingår inte heller i ombudsmannens ämbetsområde.

Eftersom dessa klagomål inte tillhör ombudsmannens kärnverksamhet registrerar kansliet endast begränsade uppgifter om dem. De rör främst nationella offentliga organ, nationella eller internationella domstolar och en rad privata enheter. Ibland bygger klagomålen på missuppfattningen att det går att överklaga nationella ombudsmäns beslut hos Europeiska ombudsmannen. Klagomålen omfattar ett flertal olika ämnesområden. Teman som återkommer teman är konsumentskydd, beskattning, socialförsäkring och hälso- och sjukvård samt på senare år även frågor som berör banker.

Ombudsmannens kansli hanterar klagomål som inte ingår i ombudsmannens ämbetsområde med stor omsorg och ger råd i största möjliga mån eller överför dem till andra organ som kanske kan hjälpa.

Kansliet hanterar dessa klagomål med stor omsorg och ger råd i största möjliga mån eller överför dem till andra organ som kanske kan hjälpa. När det gäller klagomål som handlar om missnöje med EU-lagstiftningen brukar ombudsmannen oftast uppmana klaganden att vända sig till Europaparlamentet. Gäller det komplicerade genomförandefrågor uppmanas klagande att vända sig till Europeiska kommissionen eller EU-nätverk som Solvit eller Ditt Europa − Rådgivning. Klaganden kan också hänvisas till en nationell ombudsman. Under 2016 hänsköts klagomål bl.a. till den portugisiska ombudsmannen i fråga om tillämpningen av EU-lagstiftningen om bullerföroreningar, till den belgiska federala ombudsmannen i fråga om pensionsfrågor och till de polska och rumänska ombudsmännen i fråga om förhållanden i fängelser.

Kansliet försöker att minska antalet ärenden som ligger utanför ombudsmannens uppdrag för att undvika att medborgarna bli besvikna för att de inte kan få hjälp direkt av ombudsmannen. Under 2016 minskade antalet till en rekordlåg nivå på 1 169 (1 239 föregående år), till stor del tack vare effektiv kommunikation om ombudsmannens arbete och den interaktiva vägledningen på ombudsmannens webbplats.

Kapitel 9 - Vem gällde klagomålen?

Kapitel 10 - Vad gällde klagomålen?

Kapitel 11 - Uppnådda resultat

Kapitel 12 - Efterlevnad av ombudsmannens förslag

Under de senaste fem åren har ombudsmannen årligen offentliggjort en heltäckande redogörelse för hur EU-institutionerna har ställt sig till ombudsmannens förslag för att förbättra EU-förvaltningen under det gångna året. Förslagen kan ha formen av vänskapliga förlikningar, rekommendationer, kritiska anmärkningar och ytterligare anmärkningar. Efterlevnaden är avgörande för att mäta inflytande och relevans för ombudsmannens arbete.

Rapporten Putting it Right? – How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2015 visar att institutionerna följde ombudsmannens förslag till 83 %, det nästa högsta resultatet hittills. Av de 18 institutioner som granskades hade tolv ett resultat på 100 %, medan kommissionen – som står för den största andelen av ombudsmannens undersökningar – fick 82 %. Rapporten visar att efterlevnaden varierar betydligt mellan institutionerna – från 100 % i vissa fall till 33 % i det sämsta fallet. Europaparlamentet, Frontex och Europeiska kemikaliemyndigheten (Echa) hade t.ex. en efterlevnad på 100 %.

Rapporten för 2016 kommer att göras tillgänglig under hösten 2017.

Kapitel 13 - Resurser

13.1 Budget

Ombudsmannens budget är en självständig del av EU:s budget. Den är uppdelad i tre avdelningar. Avdelning 1 omfattar löner, ersättningar och andra personalkostnader. Avdelning 2 omfattar lokaler, möbler, utrustning och diverse driftskostnader. Avdelning 3 avser utgifter i samband med allmänna funktioner som utförs av institutionen. De budgeterade anslagen för 2016 uppgick till 10 658 951 euro.

För att säkerställa effektiv förvaltning av resurser genomför ombudsmannens internrevisor regelbundna kontroller av institutionens interna kontrollsystem och de ekonomiska transaktioner som sekretariatet genomför. Ombudsmannainstitutionen granskas, precis som andra EU-institutioner, av Europeiska revisionsrätten.

13.2 Användning av resurser

Varje år antar ombudsmannen en årlig förvaltningsplan som innehåller konkreta åtgärder som sekretariatet behöver vidta för att genomföra institutionens mål och prioriteringar. Den årliga förvaltningsplanen för 2016 är den andra som baseras på Europeiska ombudsmannens strategi – ”Mot 2019”.

Institutionen har en högt kvalificerad och flerspråkig personal, som kan hantera klagomål om administrativa missförhållanden på de 24 officiella EU-språken och sprida information om ombudsmannens arbete. Under 2016 hade ombudsmannen sammanlagt 75 anställda.

En komplett och regelbundet uppdaterad personalförteckning, med utförlig information om hur ombudsmannens kansli är uppbyggt och varje sektions uppgifter, finns på ombudsmannens webbplats.

Så kontaktar man Europeiska ombudsmannen

Per post

Europeiska ombudsmannen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F - 67001 Strasbourg Cedex

Per telefon

+33 (0)3 88 17 23 13

Per e-post

eo@ombudsman.europa.eu

På internet

• Website: www.ombudsman.europa.eu
• Twitter: twitter.com/EUombudsman
• Google+: plus.google.com/101520878267293271723
• LinkedIn: www.linkedin.com/company/272026
• YouTube: www.youtube.com/eotubes