Årsrapport 2020

Inledning

År 2020 var en tragisk period för många människor runtom i världen. Vissa såg sina närmaste gå bort i covid-19-pandemin, medan andra själva blev lidande av svår sjukdom – och kanske fortfarande lider av sviterna. Året tjänade också som en otvetydig påminnelse om hur viktigt det är med en offentlig förvaltning vars kompetens och ansvarighet vi kan lita på. Pandemin vände upp och ner på människors liv och satte hälso- och sjukvårdssystem, samhällen och ekonomier under hård press. På EU-nivå krävdes det snabba beslut om allt från EU-finansiering och upphandling av produkter och tjänster för att hantera pandemin, till vilka politiska åtgärder som skulle prioriteras högst.

I svåra tider är det extra viktigt med en förvaltning av högsta kvalitet för att lugna och försäkra medborgarna om att de åtgärder som vidtas är de rätta och kommer att genomföras korrekt.

Europeiska ombudsmannen har till uppgift att bistå i denna process. I april påminde vi därför Europeiska kommissionen om att alla beslut i samband med pandemin måste fattas med så mycket insyn som möjligt. I juli följde vi upp detta med begäranden om uppgifter från Europeiska läkemedelsmyndigheten, Europeiska investeringsbanken och kommissionen samt två undersökningar som gällde Europeiska unionens råd och Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar. Syftet är att säkerställa att besluten i samband med pandemin – oavsett om de avser godkännande av nya läkemedel eller val av projekt för finansiering – är tydliga, tillgängliga och motiverade. Vi ville säkerställa att vår ärendehantering inte behövde avbrytas och övergick därför snabbt till att bli en digital arbetsplats. På så sätt har vi kunnat hantera lika många klagomål som under 2019, trots pandemin.

Under året gjordes undersökningar vars slutsatser haft stor relevans för hela EU-förvaltningen. I ett fall upptäckte vi ett administrativt missförhållande i fråga om hur Europeiska bankmyndigheten hanterade sin verkställande direktörs övergång till en tjänst inom en lobbygrupp inom finanssektorn. Vår rekommendation accepterades och införlivades av Europeiska bankmyndigheten. I ett fall som gällde hållbar finansiering fann vi att den tillämpliga unionsrätten är alltför vag för att möjliggöra en lämplig bedömning av intressekonflikter i samband med beslut om tilldelning av EU-finansierade kontrakt.

Vi genomförde flera viktiga undersökningar gällande öppenheten i beslutsfattandet på miljöområdet. Detta arbete omfattade en undersökning om varför en bedömning av konsekvenserna för hållbar utveckling inte slutfördes innan handelsavtalet EU-Mercosur ingicks, och en undersökning om huruvida Europeiska investeringsbanken lämnar tillräcklig miljöinformation om de projekt som den finansierar.

I ombudsmannens arbete ingår också att följa upp tidigare undersökningar och säkerställa att de rekommendationer som godtagits också efterlevs. Därför tog jag initiativ till en uppföljande undersökning för att se hur Europeiska gräns- och kustbevakningsbyråns (Frontex) ”klagomålsmekanism”, som inrättades till följd av en tidigare ombudsmans undersökning, fungerar i praktiken.

År 2020 var speciellt för Europeiska ombudsmannen eftersom institutionen firade 25-årsjubileum. Det gav oss tillfälle att uppmärksamma att ombudsmannakontoret blivit en tillförlitlig försvarare av öppenhet, insyn och etiska standarder i EU-förvaltningen. Vi blickade även tillbaka för att se hur ärendenas profil förändrats under åren och lyfta fram de positiva förändringar som EU:s institutioner och organ har genomfört som ett resultat av vårt arbete. Vi såg omedelbara resultat i många fall, men också ett mer allmänt positivt inflytande över tid. Vår översyn stärkte också vår medvetenhet om och tacksamhet över alla andra former av inflytande som utövas jämte vårt arbete, inbegripet ett engagerat och stödjande Europaparlament, ett aktivt civilt samhälle, starka massmedier och EU-institutioner som tror på värdet av ombudsmannens arbete.

Jag ser fram emot att under 2021 genomföra vår nya strategi ”Mot 2024”, som anger hur jag planerar att ytterligare förstärka vår positiva påverkan på EU-förvaltningen, säkerställa att vårt arbete förblir relevant i verkligheten och öka allmänhetens medvetenhet om vår verksamhet så att EU:s medborgare i högre grad utövar de rättigheter som garanteras genom fördragen och stadgan om de grundläggande rättigheterna.

Emily O’Reilly

1. 2020 i korthet

2. Centrala teman

Ombudsmannen hjälper människor, företag och organisationer i deras kontakt med EU:s institutioner, organ och byråer. Det kan handla om problem på områden som bristande öppenhet i beslutsfattandet, avslag på begäranden om tillgång till handlingar, kränkningar av grundläggande rättigheter eller meningsskiljaktigheter i fråga om avtal. Typen av klagomål förändras från år till år beroende på vad som bekymrar och oroar EU-medborgarna mest vid en given period. Årsrapporten för detta år innehåller nya avsnitt om undersökningar rörande covid-19 och öppenhet i beslutsfattandet på miljöområdet. De olika avsnitten ger en överblick över de viktigaste ärendena inom respektive område.

2.1. Undersökningar och initiativ rörande covid-19

Som ett svar på den exceptionella situation som uppstod genom corona-pandemin var många EU-institutioner, byråer och organ tvungna att vidta målriktade åtgärder och anpassa sina arbetsrutiner för att hantera utmaningarna. Dessa åtgärder gällde allt från hjälp med att koordinera folkhälsoinsatserna i EU till godkännandet av specifikt anpassade läkemedel och ekonomiska åtgärder för att hantera krisens sociala och ekonomiska efterverkningar.

I april 2020 började ombudsmannen granska EU-förvaltningens arbete under covid-19-krisen. Hon påminde Europeiska kommissionen och Europeiska rådet om att deras skyldigheter rörande öppenhet är lika viktiga i kristider som under normala förhållanden.

I juli 2020 framförde ombudsmannen tre begäranden om information: ett till Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA), ett till Europeiska investeringsbanken (EIB) och ett till kommissionen. Hon inledde dessutom två undersökningar – den ena om Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC) och den andra rörande Europeiska unionens råd – som en del av kontorets åtagande att övervaka hur EU-aktörerna som hamnade i främsta ledet under pandemin genomförde sitt arbete.

Ombudsmannen undersökte hur ECDC samlade in och förmedlade uppgifter kopplade till covid-19-pandemin. Ombudsmannens undersökningsgrupp inspekterade dokument kopplade till ECDC:s roll i hanteringen av information om pandemin och sammanträdde med företrädare för ECDC i oktober 2020. Ombudsmannen begärde därefter ytterligare upplysningar om specifika delar av ECDC:s arbete, bland annat avseende öppenheten i centrumets snabbriskbedömning. Syftet med undersökningen var att identifiera vissa omständigheter som kan ha stört ECDC i dess försök att hantera pandemin.

I undersökningen av rådets verksamhet utvärderades beslutet att tillfälligt avvika från den normala beslutsgången och de konsekvenser detta fick för öppenheten i processen.

Ombudsmannen frågade kommissionen om öppenheten i de vetenskapliga råd som den får, i dess möten med intressenter och i dess beslut i samband med offentlig upphandling i nödsituationer. Europeiska investeringsbanken (EIB) lämnade information till ombudsmannen om hur den säkerställer öppenhet och god förvaltning samtidigt som den vidtar åtgärder för att hantera de ekonomiska konsekvenserna av krisen. Som svar på ombudsmannens frågor lyfte Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA) fram sitt åtagande om att dels säkerställa en oberoende bedömning av covid-19-läkemedel, dels publicera kliniska data om dessa läkemedel.

Ombudsmannen inledde också flera klagomålsbaserade undersökningar med kopplingar till covid-19-pandemin, bland annat rörande kommissionens beslut att inte bevilja finansiering för förlängning av projekt som drabbats av pandemin. De klagande – forskare i programmet Marie Sklodowska-Curie (MSCA) – hävdade att kommissionen hade vidtagit otillräckliga åtgärder eftersom forskarna inte kan fortsätta med sin forskning om de inte får ytterligare finansiering. I en skrivelse om sina preliminära iakttagelser uppmanade ombudsmannen kommissionen att överväga att tillhandahålla en särskild onlineplattform till forskare där de kan ta upp problem som de ställs inför på grund av de begränsningar som följer av covid-19-pandemin. Ombudsmannen bad också kommissionen att även i fortsättningen bemöda sig om att finna lösningar för alla de forskare inom Marie Skłodowska-Curie-programmet vars arbete drabbats av covid-19-krisen och att uppmuntra de organisationer som fått bidrag att utnyttja dessa lösningar. Undersökningen fortsätter under 2021.

2.2. Etiska frågor

Efter klagomål från ledamöter i Europaparlamentet och en organisation från det civila samhället inledde ombudsmannen en undersökning om kommissionens beslut att tilldela BlackRock Investment Management ett kontrakt för att genomföra en studie om införlivande av miljömässiga, sociala och styrningsrelaterade mål i EU:s regler för bankverksamhet. I undersökningen bedömde ombudsmannen hur kommissionen utvärderat företagets anbud inom ramen för anbudsinfordran för genomförandet av undersökningen.

Ombudsmannen fann att företagets anbud gav upphov till betänkligheter eftersom företaget i egenskap av världens största kapitalförvaltare har ett ekonomiskt intresse i den sektor som undersökningen avsåg. Vidare kunde det låga priset i företagets anbud ses som en del av en strategi för att få insyn i och inflytande över lagstiftningen inom denna sektor. Ombudsmannen ansåg således att kommissionen skulle ha företagit en noggrannare kontroll av att det inte förelåg någon intressekonflikt som negativt kunde påverka företagets förmåga att fullgöra åtagandena enligt kontraktet. Med tanke på begränsningarna i EU:s regler för offentlig upphandling fann ombudsmannen dock att det inte förelåg några administrativa missförhållanden.

Ombudsmannen föreslog att kommissionen skulle uppdatera sina riktlinjer för upphandlingsförfaranden rörande politikrelaterade tjänstekontrakt, så att det blir tydligt för personalen när anbudsgivare ska uteslutas på grund av intressekonflikter som kan ha en negativ inverkan på fullgörandet av kontraktet. Ombudsmannen föreslog också att kommissionen skulle överväga att stärka reglerna rörande intressekonflikter i budgetförordningen, som är den EU-lagstiftning som reglerar hur offentliga upphandlingsförfaranden som finansieras genom EU:s budget ska genomföras. Ombudsmannen skrev till EU:s lagstiftare för att uppmärksamma dem på hennes beslut, i synnerhet i relation till budgetförordningen.

2.3. Grundläggande rättigheter

I november 2020 inledde ombudsmannen en undersökning om det sätt på vilket Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån (Frontex) hanterar påstådda överträdelser av de grundläggande rättigheterna. Syftet med undersökningen är dels att bedöma effektiviteten och öppenheten i Frontex klagomålsmekanism för personer som anser att deras rättigheter har kränkts i samband med Frontex gränsbevakningsuppdrag, dels att bedöma den roll och den grad av oberoende som Frontex ombud för grundläggande rättigheter har.

När ombudsmannen inledde undersökningen skickade hon en rad detaljerade frågor till Frontex. Dessa gällde hur och när byrån kommer att uppdatera mekanismen för att den ska vara i linje med det utvidgade mandatet, hur klagande hanteras som står inför ett ofrivilligt återvändande medan deras klagomål fortfarande behandlas; vilka typer av överklaganden som är möjliga för klagande, hur Frontex övervakar klagomål mot nationella myndigheter, hur de som påverkats av Frontex insatser men befinner sig i länder utanför EU kan klaga över påstådda kränkningar av grundläggande rättigheter och den roll som ombudet för grundläggande rättigheter har i denna process.

Ombudsmannen informerade även medlemmarna i Europeiska ombudsmannanätverket för att ta höjd inför deras eventuella deltagande i undersökningen.

Denna undersökning på eget initiativ är en uppföljning av ombudsmannens rekommendation från 2013 om att Frontex skulle inrätta en enskild klagomålsmekanism och att ombudet för grundläggande rättigheter skulle ansvara för mekanismen. Sedan dess har en sådan mekanism införts och vidareutvecklats i syfte att skydda de grundläggande rättigheterna i samband med utvidgningen av Frontex mandat samt säkerställa större ansvarsskyldighet och tillgång till domstolsprövning för dem som påverkas av byråns åtgärder.

En annan viktig undersökning kopplad till grundläggande rättigheter tittar på kommissionens tillvägagångssätt för att säkerställa att de kroatiska myndigheterna respekterar de grundläggande rättigheterna i samband med gränsförvaltningsinsatser. Klaganden, Amnesty International, uttryckte farhågor om de kroatiska myndigheternas gränsförvaltning och lyfte fram påstådda kränkningar av de mänskliga rättigheterna i samband med avvisningar av migranter och vid andra gränsinsatser. Klaganden uttryckte tvivel om huruvida Kroatien har inrättat en övervakningsmekanism – något som landet är skyldigt att göra med tanke på att de mottagit EU-finansiering – som säkerställer att gränsförvaltningsinsatserna är helt förenliga med de grundläggande rättigheterna och EU-rätten.

Ombudsmannen ställde en rad frågor till kommissionen för att försöka fastställa övervakningsmekanismens egenskaper och hur kommissionen har kontrollerat att den inrättats. Om den har införts är frågorna ett försök att fastställa hur kommissionen har kontrollerat effektiviteten och, mer allmänt, hur kommissionen säkerställer att gränsförvaltningsinsatserna som finansieras av EU görs med respekt för de grundläggande rättigheterna.

2.4. Öppenhet kring beslutsfattandet på miljöområdet

Under 2020 gjordes flera undersökningar om hur beslut gällande miljö- och hållbarhetsfrågor fattas. En grupp organisationer från det civila samhället vände sig till ombudsmannen sedan kommissionen misslyckats med att slutföra en uppdaterad bedömning av konsekvenserna för hållbar utveckling före ingåendet av handelsavtalet EU-Mercosur i juni 2019. Klagandena menade att kommissionen genom att inte vidta denna åtgärd åsidosatte sina egna riktlinjer om bedömningar av konsekvenserna för hållbar utveckling och bröt mot de EU-fördrag som innehåller hållbarhetsmål för EU:s handel. Klagandena uttryckte även missnöje över att delrapporten om bedömningen av konsekvenserna för hållbar utveckling inte offentliggjordes medan de offentliga samråden om handelsförhandlingarna ägde rum och att delrapporten inte innehöll den senaste informationen när den väl offentliggjordes.

Ombudsmannen ställde en rad frågor till kommissionen, bland annat om hur kommissionen avser att använda slutrapporten och huruvida det normala förfarandet för hållbarhetsbedömningar följdes.

Ombudsmannen såg också över hur kommissionen säkerställer att hållbarheten i gasprojekt bedöms innan dessa eventuellt förs upp på EU:s förteckning över ”projekt av gemensamt intresse”, dvs. gränsöverskridande energiinfrastrukturprojekt som syftar till att bidra till att nå EU:s mål för energi- och klimatpolitik. Kommissionen medgav att hållbarhetsbedömningen av gasprojekt hade varit bristfällig på grund av otillräckliga uppgifter och olämpliga metoder. Kommissionen förklarade också att den kommer att uppdatera de kriterier som används för att bedöma hållbarheten hos projekt som kan komma att uppföras på nästa förteckning över projekt av gemensamt intresse, som kommer att tas fram under 2021. Samtidigt som ombudsmannen beklagade att gasprojekt som inte på lämpligt sätt genomgått hållbarhetsbedömning ingick i den föregående förteckningen över projekt av gemensamt intresse, välkomnade hon kommissionens åtagande att genomföra denna uppdatering innan beslut fattas om nästa förteckning över projekt av gemensamt intresse.

I juli inledde ombudsmannen tre undersökningar, föranledda av klagomål från en miljögrupp, gällande offentliggörande av miljöinformation av Europeiska investeringsbanken (EIB). En undersökning avser EIB:s vägran att ge allmänheten tillgång till protokoll från sammanträden under vilka EIB:s direktion diskuterade finansiering av ett biomassaprojekt. De övriga två undersökningarna avser frågan om huruvida EIB lämnar tillräcklig miljöinformation i rätt tid om projekt som banken direkt eller indirekt finansierar.

I november avslutade ombudsmannen en undersökning om hur kommissionen godkänner verksamma ämnen som används i bekämpningsmedel. Framför allt gick ombudsmannen igenom kommissionens praxis att godkänna verksamma ämnen för vilka Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa), som är det EU-organ som ansvarar för den vetenskapliga säkerhetsbedömningen, hade identifierat kritiska områden eller inte fann någon säker användning. Ombudsmannen såg också över kommissionens praxis att godkänna ämnen som kräver kompletterande uppgifter för att bekräfta att de är säkra (förfarandet med bekräftande uppgifter). I samband med undersökningen beskrev ombudsmannen i detalj för kommissionen varför hon anser att dess nuvarande metoder är problematiska. Ombudsmannen avslutade ärendet med tre förslag till kommissionen: att den endast godkänner ämnen vars användning har bekräftats vara säker av Efsa, att godkännandeprocessen görs på ett helt öppet sätt och att kommissionens användning av förfarandet med bekräftade uppgifter begränsas ytterligare.

I april bekräftade ombudsmannen ett administrativt missförhållande i Europeiska unionens råd i samband med att denna institution motsatte sig förslag att öka öppenheten i beslutsprocessen kring antagandet av årliga förordningar för fastställandet av fiskekvoter. Ombudsmannen välkomnade dock kommissionens separata åtgärd att offentliggöra dokument rörande förslag om fiskemöjligheter när de överförs till rådet.

2.5. Ansvarsskyldighet i beslutsfattande

Ombudsmannen har inlett flera undersökningar som syftar till att förbättra öppenheten i beslutsfattandet, i synnerhet av medlemsstaterna i rådet. Hennes viktigaste undersökning på detta område ledde till rekommendationer om att förbättra öppenheten i rådets lagstiftande verksamhet, vilket stöddes av en majoritet i Europaparlamentet och i många nationella parlament. Det ledde till några små men konkreta förbättringar under 2020: rådet samtyckte till att aktivt inleda offentliggörande av framstegsrapporter om förhandlingar avseende lagförslag, rådets mandat för förhandlingar med Europaparlamentet och tidsplanen för trepartsmöten. Dessa förändringar innebär framsteg inom ramen för ett av ombudsmannens huvudmål – att säkerställa att medborgarna känner till de beslut som regeringarna fattar för deras räkning i Bryssel. Ombudsmannen uppmuntrar rådet att fortsätta sin ansträngningar med att förbättra öppenheten i lagstiftningsarbetet, i synnerhet genom att registrera medlemsstaternas identitet när de tar ställning till lagförslag.

I en annan undersökning som fick stor effekt på området ansvarsfullt beslutsfattande samtyckte kommissionen till att vidta åtgärder för att stärka öppenheten och användbarheten av dess databas med medlemsstaternas planerade nationella tekniska föreskrifter. Enligt EU:s direktiv om öppenhet på den inre marknaden får kommissionen och medlemsstaterna undersöka nationella tekniska föreskrifter som en medlemsstat har för avsikt att införa. Kommissionen driver en databas som ger allmänheten åtkomst till information om de här förslagen. Medlemsstaterna kan dock begära att deras åtgärdsförslag behandlas konfidentiellt. Kommissionen upplyste om att den planerar att lämna en detaljerad förklaring på sin webbplats om hur den kommer att behandla kommentarer av berörda parter. Kommissionen har också för avsikt att lyfta fram bästa praxis när det gäller anmälningar av medlemsstaterna och kommer att vidta kraftigare åtgärder när en medlemsstat misstänks missbruka rätten att göra konfidentiella anmälningar.

I mars avslutade ombudsmannen en undersökning om hur kommissionen säkerställer avsaknad av intressekonflikter hos vetenskapliga experter som ger kommissionen råd. Undersökningen inleddes mot bakgrund av ett klagomål från en organisation från det civila samhället som hade uttryckt farhågor i fråga om oberoendet hos de sakkunniga som hade medverkat i en rapport om bekämpningsmedel.

Undersökningen inriktades mer allmänt på de system som kommissionen använder för att kontrollera oberoendet hos de experter som medverkar i dess mekanism för vetenskaplig rådgivning. Ombudsmannen fann att systemen var lämpliga men bad kommissionen att säkerställa att samtliga ekonomiska intressen framöver tas upp i experternas intresseförklaringar och att dessa förklaringar offentliggörs.

2.6. Öppenhet i fråga om lobbyverksamhet

Utmaningen med så kallade ”svängdörrar”, där EU-tjänstemän gå över till den privata sektorn eller där personer från den privata sektorn anställs inom EU:s institutioner, är ett fokusområde för ombudsmannen. Svängdörrsmekanismer i samband med byten av tjänst kan i vissa fall vara till skada för både institutionerna och för allmänhetens syn på EU.

I januari inledde ombudsmannen en undersökning som gällde ett beslut av Europeiska bankmyndigheten (EBA) för att tillåta dess dåvarande verkställande direktör att tacka ja till en tjänst som verkställande direktör för föreningen för finansiella marknader i Europa (AFME), en lobbyorganisation som företräder banker och andra finansinstitut.

Ombudsmannen fann att EBA borde ha förbjudit övergången till en annan tjänst och att de åtgärder som hade vidtagits för att förhindra intressekonflikter inte var tillräckliga för att hantera riskerna. Hon fann också att EBA borde ha spärrat den verkställande direktörens åtkomst till konfidentiell information så fort myndigheten hade fått kännedom om den planerade övergången.

Ombudsmannen utfärdade rekommendationer till EBA om att framgent förbjuda högre tjänstemän att tacka ja till vissa tjänster när deras mandatperiod hos EBA var slut, att utarbeta kriterier för när myndigheten ska förbjuda sådana övergångar och att införa interna förfaranden så snart man får kännedom om att en anställd går över till en annan tjänst, så att deras åtkomst till konfidentiell information omedelbart spärras.

På ombudsmannens rekommendationer svarade EBA att myndigheten avser att förbjuda högre tjänstemän att tacka ja till vissa tjänster efter att ha arbetat på EBA. Myndigheten antog också ett förfarande för att fastställa skyldigheter för personal sedan anställningen upphört och en policy för att spärra åtkomst till konfidentiell information för personal som man vet går över till den privata sektorn. Ombudsmannen välkomnade de åtgärder som EBA hade vidtagit och avslutade ärendet.

Det är också viktigt för institutionerna att övervaka övergångar av svängdörrstyp för andra anställda i EU:s institutioner, såsom handläggare som har åtkomst till information om politik som kan vara användbar inom den privata sektorn. I en undersökning vände sig en journalist till ombudsmannen för att han begära allmänhetens tillgång till handlingar som gällde ett företagsevenemang där personal från kommissionen hade deltagit. Han sade sig behöva handlingarna för att undersöka om en tidigare enhetschef i kommissionen, som hade anställts i ett multinationellt företag, agerade i enlighet med sina rättsliga skyldigheter att inte bedriva lobbyarbete riktat till tidigare kolleger. Kommissionen gav tillgång till delar av de handlingar som klaganden begärde, men vägrade att röja namnet på den tidigare enhetschefen. Ombudsmannen fann att den tidigare enhetschefen på kommissionen måste acceptera en viss grad av offentlig granskning av sin yrkesverksamhet efter att ha gått över till den privata sektorn, och att kommissionens vägran att avslöja namnet på den tidigare anställde utgjorde ett administrativt missförhållande.

I vissa undersökningar granskas i vilken utsträckning företrädare för näringslivet eller andra intressegrupper har kontakt med beslutsfattare inom kommissionen och hur denna kontakt dokumenteras. En av dessa undersökningar gällde en journalist som begärde handlingar rörande en presentation av ett biofarmaceutiskt företag under ett möte med kommissionens ordförande i mars 2020. Ombudsmannen undersöker huruvida kommissionen underlät att ge tillräcklig tillgång till en presentation som gjordes under mötet eller underlät att identifiera alla handlingar rörande denna videokonferens eller underlät att identifiera alla handlingar med koppling till andra videokonferenser som hölls i april 2020.

Ombudsmannens undersökning om olika företags sponsring av ordförandeskap i Europeiska unionens råd fick ett framgångsrikt slut i juni 2020 efter det att rådet samtyckt till att utarbeta riktlinjer för medlemsstaterna. Klaganden, som var en tysk organisation från det civila samhället, hade vänt sig till ombudsmannen med anledning av att ett större läskedrycksföretag hade sponsrat det rumänska EU-ordförandeskapet (under första hälften av 2019). Ombudsmannen undersökte mer allmänt frågan om sponsring av ordförandeskap. I sin rekommendation konstaterade hon att, eftersom ordförandeskapet utgör en del av rådet, är det sannolikt att den bredare europeiska allmänheten uppfattar dess verksamhet som knuten till rådet och EU i sin helhet. Ombudsmannen ansåg därför att sponsring av ordförandeskap medför ryktesrisker, vilket rådet borde ta itu med. Förutom rådets positiva gensvar meddelade ett antal medlemsstater (inbegripet det tyska ordförandeskapet under andra halvåret 2020 och kommande ordförandeskap) att de inte längre skulle godta sponsring i samband med sina ordförandeskap.

2.7. Tillgång till handlingar

EU:s medborgare har omfattande rättigheter när det gäller att få tillgång till de handlingar som hanteras av EU:s institutioner. Ombudsmannen erbjuder en mekanism för prövning utanför domstol för dem som möter motstånd när de begär att få tillgång till sådana handlingar.

Flera undersökningar av ombudsmannen under 2020 resulterade i att tillgång beviljades för handlingar som är av ett bredare allmänt intresse. I november avslutade ombudsmannen en undersökning efter det att kommissionen samtyckt till att lämna ut information om diverse kostnader som uppgick till 8 320 euro och hade uppstått under ett officiellt besök i Buenos Aires av Europeiska kommissionens dåvarande ordförande för att delta i ett G20-toppmöte. Kommissionen samtyckte även till att proaktivt lämna information om arten av sådana diverse kostnader i framtiden.

Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESK) godtog att lämna ut information – såsom flygtider, biljettkostnader och platsklass – gällande en affärsresa av en EESK-delegation till Shanghai, Kina, i juli 2019. Ombudsmannen avslutade undersökningen med att uppmuntra EESK att utarbeta en policy för proaktiv öppenhet i fråga om ledamöternas reseutgifter.

En annan undersökning gällde en begäran av en journalist om tillgång till granskningarna av etiska, rättsliga och sociala aspekter av anbud som Europeiska försvarsbyrån (EDA) hade tagit emot för att genomföra försvarsrelaterade forskningsprojekt. Ombudsmannen fann att EDA inte borde ha valt en så begränsad metod för granskningen av de anbud som hade fått EU-finansiering. EDA höll med om att utvalda förslag inte bör omfattas av samma skyddsnivå som de förslag som inte valts ut och beviljade klaganden näst intill obegränsad tillgång till handlingarna i fråga.

Ombudsmannen undersökte Europols (Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning) vägran att ge tillgång till olika avtal som byrån ingått med medlemsstaterna för att inrätta gemensamma utredningsgrupper i syfte att bekämpa gränsöverskridande brott. Vidare undersöktes Europols vägran att bevilja tillgång till handlingar som styr den gemensamma sambandsarbetsgruppen om människosmuggling. Ombudsmannen fann att Europol hade giltiga skäl att vägra fullständig tillgång till de merparten av handlingarna, men borde ge delvis tillgång till en handling med namnet ”The Joint Liaison Task Force – Migrant Smuggling, draft Process Description” (gemensamma sambandsarbetsgruppen om människosmuggling, utkast till processbeskrivning), som beskriver arbetsgruppens verksamhet. Europol gav därefter tillgång till de delar av handlingen som ombudsmannen ansåg berättigade.

En undersökning av Europeiska rådet väckte viktiga frågor om registerföring av SMS-meddelanden och snabbmeddelanden. Ärendet avsåg en begäran om allmänhetens tillgång till mobiltelefonbaserade meddelanden som Europeiska rådets ordförande skickade till stats- och regeringschefer under 2018. Rådets generalsekretariat förklarade att det inte hade några meddelanden som kunde utgöra en ”handling” i den mening som avses i EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar. Klagandena ifrågasatte detta argument. Ombudsmannen fann inga administrativa missförhållanden men konstaterade att EU-institutionerna borde fundera över hur de kan säkerställa lämplig registerföring när snabbmeddelanden och SMS-meddelanden används för att förmedla viktig information.

I oktober inledde ombudsmannen en undersökning av hur Frontex behandlar ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar, efter att ha mottagit två klagomål om svårigheter med Frontex egen onlineportal för att behandla sådana ansökningar. Ombudsmannens handläggare mötte företrädare för Frontex för att diskutera hur portalen var uppbyggd, hur den fungerade och varför allmänheten inte kan lämna ansökningar om tillgång till handlingar på annat sätt, t.ex. via e-post.

Ombudsmannen gjorde en översyn av det påskyndade förfarandet för klagomål som rör allmänhetens tillgång till EU-institutionernas handlingar. Översynen visade att klagomålen nu behandlas mycket snabbare, närmare bestämt fyra gånger snabbare 2019 än 2014. Detta är viktigt med tanke på att tiden ofta är en kritisk faktor i dessa ärenden. Vid översynen identifierades dock även problem med den vägledande tidsplanen och med institutionernas följsamhet i fråga om ombudsmannens rekommendationer. Detta kommer att hjälpa oss att optimera förfarandet och förbättra hur det utformas för potentiella klagande.

3. Europeiska ombudsmannen fyller 25 år

Europeiska ombudsmannen firade 25-årsjubileum under 2020. Sedan kontoret inrättades 1995 har det hanterat över 57 000 klagomål, genomfört fler än 7 300 undersökningar och värnat om etiska och ansvarsutkrävande standarder inom en rad områden och EU-institutioner.

Under årens lopp har olika innovativa lösningar bidragit till att säkerställa att ombudsmannen fortsätter att ha inflytande och fortsätter att vara relevant för medborgarna. Exempel på sådana lösningar är inrättandet av Europeiska ombudsmannanätverket, där utsedda handläggare genomför strategiska utredningar, och införandet av ett påskyndat förfarande för klagomål som rör tillgång till handlingar.

De viktigaste områdena i ombudsmannens arbete avser tillgång till information och handlingar, ansvarsskyldighet, allmänhetens deltagande i EU:s beslutsfattande, problem med EU:s upphandlingar och bidrag, samt respekt för grundläggande och processuella rättigheter.

Behandlingen av enskilda klagomål utgör kontorets kärnverksamhet. På senare år har dock ombudsmannen i allt högre grad utnyttjat sina befogenheter för att på eget initiativ bidra till att lösa systemproblem i EU-förvaltningen.

Ombudsmannens undersökningar har resulterat i att EU:s handelsförhandlingar blivit öppnare, resultat från kliniska prövningar av läkemedel som utvärderas i EU offentliggörs, klagomålsmekanismer har inrättats för asylsökande som känner att deras grundläggande rättigheter har kränkts och de etikreglerna för ledamöter i EU-kommissionen har stärkts.

Ombudsmannen har också inriktat sig på mer allmänna områden i samband med god förvaltning, bland annat öppenheten i lagstiftningsarbetet och säkerställandet av att reglerna för svängdörrar genomförs på ett korrekt sätt.

Byrån har påverkat EU-förvaltningens tillvägagångssätt genom att ta fram riktlinjer på olika områden, till exempel om god förvaltningssed, användning av EU:s 24 officiella språk av EU-institutionerna och hur EU-tjänstemän bör samverka med företrädare för intressegrupper. Ett pris för god förvaltning, som lanserades 2016, lyfter fram sådana projekt och åtgärder av EU-förvaltningen som ger verkliga fördelar till allmänheten och uppmuntrar till att dela goda idéer i hela EU:s offentliga förvaltning.

Kontoret uppmärksammade sitt 25-årsjubileum på sociala medier, med en särskild webbsida och med en broschyr som beskriver de främsta landvinningarna sedan kontoret inrättades. En mobil utställning med höjdpunkter från ombudsmannens arbete sedan 1995 visades utanför stadshuset i Strasbourg mellan oktober och november, med deltagande av Strasbourgs borgmästare Jeanne Barseghian i öppningsceremonin. Utställningen flyttade därefter runt virtuellt och fysiskt till andra offentliga platser i staden. En särskild konferens på temat ”25 år med Europeiska ombudsmannen” hölls där framstående talare deltog för att diskutera kontorets framtid. Bland mycket annat diskuterades fördelarna med att ge ombudsmannen bindande befogenheter när det gäller att begära tillgång till handlingar och ombudsmannens roll som stödjande instans åt nationella ombudsmän som har en stor press på sig i sina ansträngningar att upprätthålla rättsstatsprincipen.

4. ”Mot 2024”

Under 2020 utarbetade ombudsmannen sin nya strategi, ”Mot 2024”, där mål och prioriteringar fastställs för den aktuella perioden. Den nya strategin bygger på den framgångsrika strategin ”Mot 2019” från föregående period, som syftade till att öka ombudsmannens inflytande, synlighet och relevans.

I strategin beskrivs ombudsmannens uppdrag att stödja det europeiska medborgarskapet genom att samarbeta med EU:s institutioner och skapa en mer öppen, etisk och effektiv förvaltning. I strategin framhålls de föränderliga förhållanden under vilka ombudsmannen verkar och hur detta har format allmänhetens förståelse av vad som utgör god förvaltning.

I strategin uppmärksammas de viktigaste politiska frågor som EU står inför, såsom hanteringen av klimatförändringar, migrationskrisen och rättsstatsproblemen inom EU. Där framhålls även hur viktigt det är att upprätthålla höga etiska standarder inom EU:s institutioner, så att medborgarna kan lita på de beslut och lagar som läggs fram under de kommande åren.

Strategin syftar till att fyra mål uppnås:

• Varaktigt positivt inflytande på EU-förvaltningen. I prioriteringarna ingår att utveckla en mer systematisk och omfattande uppföljning av ombudsmannens arbete och att stärka samarbetet och dialogen med EU:s institutioner.
• Att ombudsmannens arbete förblir relevant i verkligheten. I prioriteringarna ingår att fastställa systemtrender inom offentlig förvaltning, på EU-nivå och nationell nivå samt att bedöma deras konsekvenser för den europeiska demokratin.
• Öka medborgarnas medvetenhet om ombudsmannens arbete. I prioriteringarna ingår att utveckla en deltagandebaserad strategi med intressegrupper och informationsförmedlare, såsom det civila samhällets organisationer, massmedier, företag och andra organisationer.
• Ytterligare öka effektiviteten i ombudsmannens arbete. I prioriteringarna ingår att strukturera kontoret, arbetsprocesserna och den utåtriktade verksamheten på ett flexibelt och anpassningsbart sätt.

Konkreta åtgärder för att uppnå målen kommer att planeras och utvärderas årligen.

5. Klagomål och undersökningar: så hjälper vi allmänheten

Europeiska ombudsmannen hjälper människor, företag och organisationer att lösa problem med EU-förvaltningen genom att behandla de klagomål som lämnas in. Dessutom företar hon proaktiva undersökningar av mer omfattande systemproblem inom EU:s institutioner.

För att förbättra kontorets behandling av klagomål och genomförande av undersökningar effektiviserades ombudsmannens ärendehantering under 2020, i synnerhet genom att inrätta ett direktorat för undersökningar. Detta direktoratet samlar all personal som behandlar klagomål inom ombudsmannens mandat, vilket har bidragit till att ytterligare förbättra följdriktigheten och effektiviteten i ombudsmannens undersökningar.

Trots pandemin trappades inte Europeiska ombudsmannens kärnverksamhet ner. Ombudsmannens onlinesystem för klagomål gjorde det möjligt att fortsätta verksamheten utan avbrott och klagande kunde vända sig till kontoret som vanligt.

I syfte att underlätta för allmänheten att följa ombudsmannens undersökningar och för att tillhandahålla ännu större öppenhet, förbättrades och omstrukturerades informationen om undersökningar på ombudsmannens webbplats under 2020. Förändringarna innebär till exempel att en central ”ärendesida” skapats för varje undersökning, varifrån alla relevanta handlingar kan nås. Många av dessa ärendesidor omfattar nu också en kort beskrivande översikt över undersökningen och den senaste utvecklingen.

Kontorets mångfacetterade grupp av ärendehandläggare återspeglar i likhet med webbplatsen ombudsmannens åtagande att kommunicera med de hjälpsökande på alla EU:s 24 officiella språk. Under 2020 förbättrades dessutom webbplatsens tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning.

Ombudsmannen har inte alltid möjlighet att undersöka alla klagomål som inges, men försöker alltid hjälpa de klagande, till exempel genom att ge råd om andra möjligheter till tvistlösning eller prövning utanför domstol.

5.1. Typer av klagomål och vad som föranleder dem

5.1.1. Översikt över klagomål och strategiska undersökningar

Ombudsmannen får endast inleda undersökningar vid sådana klagomål som ligger inom hennes behörighetsområde och uppfyller de nödvändiga ”tillåtlighetskriterierna”, såsom att problemet försökt lösas direkt med den berörda institutionen. Ombudsmannens kontor strävar dock efter att bistå alla som lämnar in klagomål. Den nya kontorsstrukturen har lett till förbättringar av klagomålshanteringen, vilket ytterligare minskat den tid det tar att genomföra varje undersökning.

Kontorets arbetsområden följer av ombudsmannens mandat och de klagomål som mottas, med tanke på att startskottet för merparten av ärendena är just klagomål. Liksom tidigare år är öppenhetsfrågor den främsta orsaken till klagomål, och detta återspeglas också i kontorets strategiska arbete.

Förutom ombudsmannens centrala arbete med klagomål leder hon också mer allmänna strategiska undersökningar och egna initiativ som gäller systemproblem inom EU:s institutioner. År 2020 omfattade detta en rad undersökningar och initiativ avseende olika EU-institutioners och EU-byråers åtgärder i samband med covid-19-krisen.

5.1.2. Klagomål som ligger utanför ombudsmannens behörighetsområde

Under 2020 mottog Europeiska ombudsmannen över 1 400 klagomål som låg utanför hennes behörighetsområde, främst på grund av att de inte avsåg arbetet inom EU-förvaltningen. Det största antalet klagomål av denna typ kom från Spanien, Polen och Tyskland.

De här klagomålen handlade främst om problem som de klagande hade haft med nationella, regionala eller lokala offentliga organ, nationella eller internationella domstolar (t.ex. Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna) och privata aktörer (inbegripet flygbolag, banker eller webbföretag och webbplattformar). Medborgarnas klagomål gällde främst frågor om domstolsärenden, hälso- och sjukvård, konsumentskydd, sysselsättning och likabehandling.

Ombudsmannen mottog även en rad klagomål på områden som låg utanför hennes ämbetsområde och gällde hur covid-19-krisen hanterats av medlemsstaternas nationella myndigheter – till exempel på områden som vård och omsorg, resor, sysselsättning och utbildning.

Andra klagomål som låg utanför hennes behörighetsområde handlade om EU-institutioner men gällde politiskt eller lagstiftande arbete.

Ombudsmannen svarade alla hjälpsökande personer på det språk som använts i klagomålet. I sina svar klargjorde ombudsmannen sitt mandat och gav i relevanta fall råd om andra organ som kunde vara till hjälp. Dessa var huvudsakligen nationella och regionala ombudsmannakontor, kommissionen, parlamentet och andra organisationer och nationella institutioner. I vissa fall och med klagandens samtycke överförde ombudsmannen också klagomål till medlemmar i Europeiska ombudsmannanätverket.

Klagande som uttrycker missnöje över viss EU-lagstiftning brukar ombudsmannen hänvisa till Europaparlamentets utskott för framställningar. Klagande som tog upp frågor om genomförandet av EU-lagstiftningen hänvisades till nationella eller regionala ombudsmän eller till EU-nätverk, till exempel Solvit. Alternativt informerade ombudsmannen de klagande om möjligheten att lämna in ett överträdelseklagomål till kommissionen.

5.2. Vem gällde klagomålen?

5.3. Vad gällde klagomålen?

5.4. Uppnådda resultat

5.5. Effekter och framsteg

Ett av Europeiska ombudsmannens övergripande mål är att genom sina undersökningar och annat arbete uppnå konkreta resultat för klagandena och allmänheten när det gäller deras problem med EU-förvaltningen. Detta kan delvis mätas statistiskt, genom att titta på hur institutionerna ställde sig till ombudsmannens förslag. En rent statistisk metod är dock inte tillräckligt för att kartlägga den bredare effekten av ombudsmannens undersökningar. I ombudsmannens årliga rapport Putting it right? som ger en återblick över effekten av arbetet under det föregående året, försökte den bredare effekten för första gången kartläggas i förra årets upplaga (2019).

5.5.1. Bredare inverkan

Denna inverkan omfattar undersökningar vars positiva resultat framgått först efter att undersökningen avslutats. En del av ombudsmannens förslag är långtgående, omfattar påtagliga ansträngningar och kan innebära reformer av förfaranden och metoder som har använts i årtionden. I andra instanser kan pågående externt arbete, efter det att en undersökning har avslutats, leda till förändringar på ett senare stadium, även om institutionen kan ha ställt sig negativ till ett förslag medan undersökningen pågick.

Ett exempel på detta var ombudsmannens undersökning av förfarandet för att utse Europeiska kommissionens generalsekreterare, EU:s högsta tjänsteman. Ombudsmannen hade uppmanat kommissionen att införa ett särskilt förfarande för att utse sin generalsekreterare. I sitt svar till ombudsmannen avslog kommissionen hennes rekommendation och vägrade till en början att göra några förändringar. Mot slutet av 2019 gjorde kommissionen dock som ombudsmannen rekommenderade, genom att inleda ett särskilt utnämningsförfarande för tjänsten som generalsekreterare, inbegripet ett meddelande om ledig tjänst och en väldefinierad tidsplan. Den nya generalsekreteraren utsågs i januari 2020 efter ett öppet och rättvist förfarande.

Ett annat exempel gäller problematiken kring ”svängdörrar” i kommissionen. Under 2018 avslutade ombudsmannen en undersökning om hur kommissionen hanterade en kommissionsordförandes övergång till en annan tjänst efter avslutat mandat och om den roll som den etiska kommitté som kommissionen tillsatte hade. Kommissionen avslog två rekommendationer och fyra av fem förslag från ombudsmannen. I samband med en senare undersökning 2019 om hur kommissionen hanterar ”svängdörrar”, lämnade ombudsmannen dock 25 förslag för att säkerställa en mer systematisk och effektiv metod att behandla tidigare personal som går över till den privata sektorn eller som går över från den privata sektorn till kommissionen. Som svar åtog sig kommissionen att införa nästan samtliga av ombudsmannens förslag med avseende på hur kommissionen tillämpar sina regler om svängdörrar. I dessa förslag ingick att begära mer information om den organisation som den person som går över till den privata sektorn ska arbeta inom, samt mer information om det nya arbetets karaktär.

5.5.2. Godkännandekvot

Ombudsmannens årliga rapport Putting it right? tog också upp den statistiska godkännandekvoten för 2019, enligt vilken EU:s institutioner svarade positivt på ombudsmannens förslag (lösningar, rekommendationer och förslag) i 79 procent av fallen. Det är en förbättring från det föregående året och ger en positiv bild av dessa EU-institutioner, som försökt rätta till tillkortakommanden och rent allmänt förbättra sina administrativa förfaranden.

Överlag ställde sig EU-institutionerna positiva till 93 av de 118 förslag som ombudsmannen lämnade för att korrigera eller förbättra administrativa förfaranden. Av de 17 institutioner till vilka ombudsmannen lämnade förslag anammade 10 institutioner fullt ut samtliga lösningar, förslag och rekommendationer.

6. Kommunikation och samarbete

6.1. Kommunikation

Ombudsmannens digitala meddelanden fortsatte att utvecklas och förbättras under 2020, samtidigt som webbplatsen omvandlades till ett mer dynamiskt nav för ombudsmannens arbete. Webbplatsen har nu en nyhetssektion med lättlästa artiklar som ger senaste nytt om hur de viktigaste undersökningarna framskrider eller rapporterar om andra aspekter av ombudsmannens arbete. I syfte att göra det lättare att följa ombudsmannens undersökningar har nu varje undersökning en central ”ärendesida” på webbplatsen. Många av ärendesidorna innehåller också en kort ingress som beskriver undersökningen och den senaste utvecklingen. En ny sektion om allmänhetens tillgång till handlingar lanserades också.

Förutom det sedvanliga innehållet på webbplatsen började ombudsmannakontoret även att använda andra interaktiva publikationsformat för att presentera sitt arbete på ett attraktivare sätt och göra det tillgängligt för fler användare.

En dynamisk bläddringsbar webbhistoria om Europeiska ombudsmannen togs fram i samband med ombudsmannens 25-årsjubileum. Det är ett format som kontoret hoppas kunna bygga vidare på i framtiden.

Ombudsmannen fortsatte att öka användningen av sociala medier för att på ett tydligt och engagerande sätt sprida information om vad kontoret gör och vem det hjälper, samt för att tillhandahålla uppdateringar och synpunkter på den senaste utvecklingen i undersökningarna. Ombudsmannen började utnyttja mer innovativa metoder för att gestalta kontorets arbete, till exempel genom användning av ”trådar” på Twitter. Ombudsmannens närvaro på dess främsta plattformar, dvs. Twitter, LinkedIn och Instagram, ökade. Höjdpunkterna under året inbegrep aktiviteterna som anordnades i samband med 25-årsjubileet, som kunde följas under hashtaggen #EO25years.

När det gäller ombudsmannens arbete med EU:s svar på covid-19-krisen tillhandahöll kontoret också informationsgrafik med en kortfattad överblick och en tillhörande nyhetsartikel som gav en översikt över EU:s olika institutioner och byråer och deras roller och ansvarsområden. Kontoret genomförde också en kampanjför att lyfta fram ombudsmannens riktlinjer till EU-förvaltningen om användning av EU:s officiella språk i kommunikationen med allmänheten.

Under 2020 var Instagram den kanal som växte snabbast. Antalet följare ökade med 71 procent under året (1 068 nya följare). På LinkedIn ökade antalet följare med 34 procent (+ 1 237), medan antalet följare på Twitter, där ombudsmannen har sin största publik, nådde 29 200 i december 2020, vilket utgör en ökning med 11 procent (+ 2 870).

Årets främsta kommunikationshändelse var den årliga konferensen, som även var ett tillfälle att uppmärksamma Europeiska ombudsmannens 25-årsjubileum. Med över 240 deltagare var ombudsmannen tvungen att arbeta innovativt för att erbjuda ett webbevenemang av hög kvalitet. Vid konferensen användes plattformen Interactio och en tolkningsanläggning som tillhandahölls av Europaparlamentet för att säkra realtidstolkning. Ombudsmannen använde också Slido, en digital plattform för virtuella evenemang som ger deltagarna möjlighet att ställa frågor och delta i undersökningar i realtid. Detta bidrog till att göra konferensen verkligt interaktiv trots de utmaningar som dess virtuella karaktär innebar.

6.2. Förbindelser med EU:s institutioner

6.2.1. Europaparlamentet

Efter att ha blivit omvald i slutet av 2019 fortsatte Europeiska ombudsmannen Emily O’Reilly att förstärka banden mellan hennes kontor och Europaparlamentet, som är en avgörande partner för ombudsmannen. Under 2020 talade hon inför Europaparlamentets plenarförsamling och trots svårigheterna på grund av covid-19 fortsatte hon att hålla regelbundna videomöten med Europaparlamentets ledamöter, oavsett deras politiska tillhörighet. Ombudsmannen inbjöds också att tala vid ett flertal sammanträden i de olika parlamentsutskotten samt i arbetsseminarier som var av relevans för kontorets arbete. På grund av pandemin överlämnades ombudsmannens årsrapport till Europaparlamentets talman via e-post den 5 maj 2020.

6.2.2. Utskottet för framställningar

Ombudsmannen samarbetar med Europaparlamentets utskott för framställningar för att behandla europeiska medborgares frågor avseende EU-institutionernas ansvarsskyldighet. Relationerna mellan utskottet för framställningar och ombudsmannen stärktes ytterligare under 2020. Ombudsmannen deltog i olika utskottssammanträden och ombudsmannens kontor hade en löpande kommunikation med utskottet. Olika utskottsresolutioner hänvisade till ombudsmannens arbete, i synnerhet gällande rättigheter för personer med funktionsnedsättning under covid-19-krisen. I samband med Europeiska ombudsmannens 25-årsjubileum mottog Emily O’Reilly gratulationsmeddelanden och lyckönskningar för hennes arbete från ett flertal ledamöter av Europaparlamentet, i synnerhet från ordföranden i utskottet för framställningar, som även deltog i den konferens som anordnades tillfället till ära.

6.2.3. Europeiska kommissionen

Europeiska kommissionen är EU:s verkställande organ och har den största förvaltningen av alla EU:s institutioner. Det är därför naturligt att de flesta klagomål som inges till ombudsmannen gäller kommissionens arbete. Arbetsrelationerna mellan kommissionen och ombudsmannen var mycket konstruktiva även under 2020, och kommissionens vice ordförande Maroš Šefčovič var huvudtalare vid 25-årsjubileumskonferensen. Ett tätt samarbete upprätthölls också på tjänstemannanivå för att se till att klagandenas ärenden kunde behandlas effektivt.

6.2.4. Övriga institutioner, byråer och organisationer

Det är viktigt för ombudsmannen att även upprätthålla fruktbara relationer till övriga institutioner, byråer, organ och kontor. Ombudsmannen var 2020 i kontakt med ledningen för Europeiska investeringsbanken, Europeiska revisionsrätten och Europeiska läkemedelsmyndigheten. Relationerna med olika delar av EU-förvaltningen är en integrerad del av ombudsmannens strategi ”Mot 2024”. En långvarig och positiv påverkan på EU-förvaltningen kan endast uppnås genom ett nära samarbete.

6.2.5. FN:s konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning

Som medlem i EU:s ramverk skyddar, främjar och övervakar ombudsmannen EU-förvaltningens genomförande av FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. Under 2020 var ombudsmannen ordförande för EU-ramen.

Tillsammans med Europeiskt handikappforum, Europaparlamentet och Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter sände ombudsmannen en gemensam skrivelse till Europeiska kommissionen och lade fram EU-ramens åsikter om vad en mer ambitiös och omfattande strategi för rättigheter för personer med funktionsnedsättning efter 2020 bör innehålla. I juli 2020 mötte därför EU-ramen kommissionären med ansvar för jämlikhet, Helena Dalli, för att fortsätta dialogen om den kommande strategin i fråga om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. Europeiska ombudsmannen Emily O’Reilly talade också vid ett arbetsseminarium som anordnades av Europarlamentets utskott för framställningar om strategin för rättigheter för personer med funktionsnedsättning.

Ombudsmannen lanserade i juni 2020 ett strategiskt initiativ om hur kommissionen organiserar de särskilda behoven för personal med funktionsnedsättning i samband med nödsituationer under covid-19-krisen. Ombudsmannen skrev till kommissionen och ställde en rad frågor om olika problem, t.ex. åtgärder som vidtagits för distansarbete och sjukförsäkring, samt lärdomar som kan dras från kommissionens allmänna interaktion med privatpersoner med funktionsnedsättning. Ombudsmannen bedömer för närvarande kommissionens svar efter att ha inhämtat kommentarer från organisationer som företräder personer med funktionsnedsättning.

Ombudsmannen undersökte ett klagomål om användning av Europeiska struktur- och investeringsfonder (ESI-fonder) för uppbyggnad av institutionella vårdinrättningar för personer med funktionsnedsättning i Ungern och Portugal. Klaganden ansåg att kommissionen borde ha vidtagit åtgärder avseende dessa projekt, eftersom de strider mot EU:s skyldigheter att försäkra att människor med funktionsnedsättning får stöd för att bo i samhällsbaserade omgivningar. Efter att noggrant ha undersökt de åtgärder som vidtagits av kommissionen avslutade ombudsmannen undersökningen genom att lämna förslag till förbättring och meddelade att hon kommer att fortsätta bevaka denna viktiga fråga.

På samma område har kommissionen svarat positivt på förslag av ombudsmannen i hennes undersökning om hur kommissionen behandlade påståenden om kränkningar av mänskliga rättigheter på en socialvårdsinrättning för personer med funktionsnedsättning. Till följd av ombudsmannens förslag konstaterade kommissionen att EU-finansiering i största möjliga utsträckning inte borde användas för att bevara institutioner, utan borde i stället användas för avinstitutionalisering.

Ombudsmannen hanterade också ett klagomål som gällde förseningar i det förfarande som är tillämpligt för att återintegrera anställda med funktionsnedsättning. Ombudsmannen avslutade ärendet efter att kommissionen meddelat att den återaktiverat förfarandet för att återintegrera klaganden.

6.3. Europeiska ombudsmannanätverket

Pandemin hade en stor påverkan på arbetsmetoder och förfaranden hos många offentliga organ och transnationella enheter. Europeiska ombudsmannanätverket var inget undantag, vilket inte är så konstigt med tanke på att det rör sig om ett informellt nätverk som består av 96 kontor i 36 europeiska länder och även omfattar Europaparlamentets utskott för framställningar.

Europeiska ombudsmannen, Emily O’Reilly, var i direkt kontakt med medlemmarna i Europeiska ombudsmannanätverket på ett tidigt stadium av krisen för att fastställa hur nätverket bäst kunde tjäna sina medlemmar. Med detta som utgångspunkt organiserade Europeiska ombudsmannen ett webbinarium den 12 maj 2020 om konsekvenserna av covid-19 för ombudsmän. Webbinariet förde samman ombudsmän eller deras motsvarigheter från 33 medlemsorganisationer i syfte att dela erfarenheter och främja bästa praxis i krishanteringen.

Europeiska ombudsmannanätverkets sedvanliga kontaktyta, den årliga konferensen, ägde också rum i digitalt format. Den 26 oktober (den dag då ombudsmannens 25-årsjubileumskonferens ägde rum) anslöt sig 106 deltagare från hela Europa virtuellt till nätverkskonferensen. Förutom att uppmärksamma denna milstolpe och debattera om Europeiska ombudsmannens framtid diskuterade man samarbetet under nästa mandatperiod och eventuella ämnen och villkor för framtida parallella undersökningar. Konferensen började med ett anförande av Nicolas Schmit, kommissionsledamot med ansvar för sysselsättning och sociala rättigheter, och gav också tillfälle att diskutera covid-19-krisen och försöka förutse hur den kommer att påverka ombudsmannens arbete under de kommande åren.

7. Resurser

7.1. Budget

Ombudsmannens budget är en oberoende del av EU:s budget. Den är uppdelad i tre avdelningar. Avdelning 1 omfattar löner, bidrag och andra personalkostnader. Avdelning 2 omfattar lokaler, möbler, utrustning och diverse driftskostnader. Avdelning 3 omfattar utgifter i samband med de allmänna arbetsuppgifter som kontoret utför. De budgeterade anslagen för 2020 uppgick till 12 348 231 euro.

För att säkerställa en effektiv förvaltning av resurser granskar ombudsmannens internrevisor regelbundet kontorets interna kontrollsystem och de ekonomiska transaktioner som kontoret genomför. Ombudsmannen granskas, precis som andra EU-institutioner, av Europeiska revisionsrätten.

7.2. Användning av resurser

Varje år antar ombudsmannen en årlig förvaltningsplan som innehåller konkreta åtgärder som kontoret avser att vidta för att uppnå målen och prioriteringarna i ombudsmannens femårsstrategi ”Mot 2019”. Den årliga förvaltningsplanen för 2020 är den sjätte som bygger på denna strategi. I december 2020 antog ombudsmannen den nya strategin ”Mot 2024”.

Ombudsmannen har en mycket kompetent och flerspråkig personal. Detta säkerställer att kontoret kan hantera klagomål på EU:s 24 officiella språk och sprida kunskap och medvetenhet om ombudsmannens arbete i hela EU. I mars 2020 gjorde ombudsmannens kontor i samband med covid-19-pandemin en effektiv och snabb övergång till att bli en digital arbetsplats, och undvek på så sätt driftavbrott i kärnverksamheten, dvs. klagomålshanteringen. År 2020 innehöll ombudsmannens tjänsteförteckning 69 tjänster. Dessutom var i genomsnitt 8 kontraktsanställda anställda på kontoret under året, och 13 praktikanter fick arbetserfarenhet hos ombudsmannen.

Rosita Hickey, som har arbetat i ombudsmannens kontor sedan 2001, utsågs i september 2020 till direktör för undersökningar efter ett allmänt uttagningsprov.

Utförlig information om hur ombudsmannens kontor är organiserat och vilka uppgifter de olika enheterna har finns på ombudsmannens webbplats.

Hur man kontaktar Europeiska ombudsmannen

Tfn

+33 (0) 3 88 17 23 13

E-post

eo@ombudsman.europa.eu

På webben

• Webbplats ombudsman.europa.eu
• Twitter twitter.com/EUombudsman
• Instagram instagram.com/euombudsman
• LinkedIn linkedin.com/company/272026
• YouTube youtube/user/eotubes

Våra kontor

Strasbourg

Postadress

Médiateur européen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Besöksadress

Bâtiment Václav Havel (HAV)
Allée Spach
F-67070 Strasbourg

Bryssel

Postadress

Médiateur européen
Rue Wiertz
B-1047 Bruxelles

Besöksadress

Montoyer-Science (MTS)
30 rue Montoyer
B-1000 Bruxelles

© Europeiska unionen 2021

Alla fotografier och bilder © Europeiska unionen, förutom omslaget (© erikreis/iStock). Återgivning i utbildningssyfte och icke-kommersiellt syfte är tillåtet med angivande av källan.

HTML

ISBN 978-92-9483-234-4

ISSN 1680-4007

doi:10.2869/837571

QK-AA-21-001-SV-Q