Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, som är ledamot av Europaparlamentet, ville ha information om de kontakter som Europeiska kommissionen hade med privata it-företag när den utarbetade sitt förslag till EU:s direktiv om passageraruppgifter (PNR-uppgifter)^[1]. I detta syfte begärde hon, i enlighet med EU:s förordning om tillgång till handlingar (förordning (EG) nr 1049/2001)^[2], ”alla kommissionshandlingar som rör kommissionsledamöters och kommissionstjänstemäns möten och lobbykontakter med (...) företag som är specialiserade på att upprätta och underhålla passageraruppgifter (PNR-uppgifter) och/eller avancerade system för passagerarinformation (API-uppgifter) mellan 2010 och nu”.

2. Kommissionen beviljade partiell tillgång, efter redigering av personuppgifter [3], till tre skrivelser mellan kommissionen och ett företag och till två rapporter om möten med berörda parter inom industrin som anordnades av kommissionens direktorat för migration och inrikes frågor (GD HOME).

3. Klaganden begärde en översyn [4] av kommissionens beslut och påpekade att kommissionen inte hade identifierat några e-postmeddelanden som omfattades av begäran.

4. Efter en förnyad, fokuserad sökning efter e-postmeddelanden identifierade kommissionen ytterligare 19 handlingar som omfattas av klagandens begäran, nämligen e-postmeddelanden som utväxlats mellan GD Migration och inrikes frågor och ett antal företag. Efter samråd med författarna till vissa av e-postmeddelandena [5] och efter att ha gjort en egen undersökning beviljade kommissionen omfattande partiell tillgång till de nyligen identifierade handlingarna, med förbehåll för att personuppgifter och kommersiellt känsliga uppgifter maskerades.

5. I ett särskilt e-postmeddelande av den 9 februari 2015 från ett it-företag till en anställd vid GD Migration och inrikes frågor redigerade kommissionen en del av innehållet. Den redigerade meningen i det frisläppta e-postmeddelandet lyder som följer: ”Vi undertecknade nyligen ett avtal om att tillhandahålla [redigerad]”. Kommissionen hävdade att redigeringen var motiverad enligt undantaget för skydd av affärsintressen i förordning (EG) nr 1049/2001 [6].

6. Kommissionen förklarade att ”de maskerade delarna [hänvisar] till företagets kunder” ”och till dess kontakter”. Kommissionen ansåg att ”dessa uppgifter faktiskt har ett kommersiellt värde, särskilt i ett konkurrenssammanhang där flera företag konkurrerar om ett avtal” och att ett utlämnande av dem skulle undergräva företagets ”kommersiella intressen när det gäller dess kunder och dess affärsstrategi, som är avgörande för dess kommersiella verksamhet”.

7. Kommissionen uppgav att den hade undersökt om det fanns ett allmänintresse av utlämnande som kunde väga tyngre än de affärsintressen som skyddas av undantaget och motivera att det fullständiga e-postmeddelandet lämnades ut. Kommissionen uppgav att klaganden inte hade identifierat något sådant allmänintresse i sin begäran om översyn och att kommissionen inte heller kunde identifiera något sådant allmänintresse. Kommissionen drog därför slutsatsen att ”i detta fall tillgodoses allmänintresset bättre genom att de delar av handlingar [...] inte lämnas ut i överensstämmelse med de intressen som skyddas genom undantaget i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning 1049/2001”.

8. Den 24 oktober 2016 vände sig klaganden till ombudsmannen.

Utredningen

9. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande frågor:

i) Kommissionen har felaktigt vägrat att ge allmänheten fullständig tillgång till ett e-postmeddelande som den mottagit från ett it-företag under utarbetandet av kommissionens förslag till PNR-direktiv.

ii) Efter att ha identifierat ytterligare relevanta handlingar om översynen gav kommissionen inte klaganden möjlighet att begära en ytterligare översyn av sitt beslut att vägra fullständig tillgång till e-postmeddelandet i fråga.

10. Ombudsmannens undersökningsgrupp inspekterade kommissionens ärende och höll två uppföljningsmöten med kommissionen. Ombudsmannen frågade därefter kommissionen om den skulle överväga att lämna ut en del av den redigerade informationen. Kommissionen besvarade denna begäran och klaganden lämnade därefter synpunkter på kommissionens svar.

11. Kommissionen vägrade inledningsvis att lämna ut mer av meningen i fråga. Efter att ha samrått på nytt och inhämtat det berörda it-företagets samtycke gick kommissionen dock slutligen med på att lämna ut en del av den maskerade informationen. Detta gällde företagets avtalspartner och syftet med den affär som nämns i de delar som redan offentliggjorts . Kommissionen upprepade att den återstående icke offentliggjorda delen av denna mening, som rörde företagets affärsstrategi, inte kunde lämnas ut av de skäl som angavs i dess beslut.

12. Ombudsmannens beslut tar hänsyn till de argument och synpunkter som parterna framfört i alla skeden av undersökningen.

Kommissionens vägran att ge allmänheten fullständig tillgång till ett e-postmeddelande som den mottog under utarbetandet av direktivet om passageraruppgifter

13. Ombudsmannen medger att kommissionen, efter hennes ingripande, har avslöjat fler delar av den mening som klaganden begärde fullständig tillgång till. Efter att ha granskat handlingen kan ombudsmannen bekräfta att den återstående icke utlämnade informationen rör företagets affärsstrategi. Hon godtar de skäl som kommissionen har anfört för att motivera sin ståndpunkt att ett utlämnande av dessa uppgifter skulle undergräva företagets affärsintressen.

14. Ombudsmannen anser därför att kommissionen har vidtagit lämpliga åtgärder för att lösa den första fråga som klaganden tagit upp och har uppfyllt denna aspekt av klagomålet, nämligen att en del av e-postmeddelandet inte har lämnats ut.

Möjlighet att begära förnyad prövning av beslutet om avslag på ansökan om tillgång till handlingar

15. Klaganden hävdade att när kommissionen identifierar nya handlingar efter en begäran om översyn och vägrar att ge fullständig eller partiell tillgång till dem, bör den ge sökanden möjlighet till en ytterligare översyn av sitt beslut om dessa handlingar.

Ombudsmannens bedömning

16. I förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs ett förfarande i två steg. Om institutionens första svar på en begäran om tillgång till handlingar inte leder till ett fullständigt utlämnande har sökanden rätt att begära att institutionen omprövar sin ståndpunkt [7].  Det slutgiltiga ställningstagandet kan sedan bli föremål för extern granskning av EU-domstolen eller ombudsmannen.

17. Det är, som i förevarande fall, möjligt att institutionen, efter att ha omprövat sitt ursprungliga svar, identifierar fler handlingar som omfattas av den ursprungliga begäran om tillgång. Klaganden anser att de sökande i sådana fall bör ha möjlighet till en annan översyn av de nyligen undanhållna handlingarna eller delar av handlingar.

18. Ombudsmannen noterar att förordning 1049/2001 inte innehåller någon sådan bestämmelse. Även om klagandens ståndpunkt är förståelig och logisk återspeglar den inte de tydliga bestämmelserna i förordningen. Tillgången till extern granskning, som klaganden tar upp i sitt förhållningssätt till ombudsmannen, ger klagandena möjlighet att bestrida och kommentera institutionens vägran. Förfarandet för extern granskning kräver att institutionen motiverar sin ståndpunkt, vilket underförstått föranleder institutionen att ompröva sitt beslut att undanhålla den relevanta handlingen eller någon del av den.

19. Under dessa omständigheter finner ombudsmannen inte att kommissionen gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden genom att inte erbjuda klaganden en ytterligare granskning av de delar av de nyligen upptäckta handlingarna som undanhållits. Under andra omständigheter kan frågan huruvida den ursprungliga sökningen efter handlingar inom ramen för den ursprungliga begäran enligt förordning nr 1049/2001 är adekvat potentiellt bli föremål för ett klagomål, men i detta fall är det inte motiverat att undersöka denna aspekt.

Slutsatser

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Kommissionen har vidtagit lämpliga åtgärder för att lösa den första fråga som klaganden tagit upp, efter ombudsmannens ingripande.

Kommissionen har inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande i den andra fråga som klaganden tagit upp.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily OʹReilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 19 december 2017

^[1] Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/681 av den 27 april 2016 om användning av passageraruppgifter (PNR-uppgifter) för att förebygga, förhindra, upptäcka, utreda och lagföra terroristbrott och grov brottslighet (EUT L 119, 4.5.2016, s. 132).

[2] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, 31.5.2001, s. 43).

[3] I enlighet med artikel 4.1 b i förordning 1049/2001.

^[4] Genom att lämna in en ”bekräftande ansökan” enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

[5] I enlighet med artikel 4.4 i förordning (EG) nr 1049/2001.

[6] Artikel 4.2 första strecksatsen.

[7] Enligt artikel 7.2 i förordning nr 1049/2001 har sökanden rätt att begära omprövning av institutionens beslut genom att lämna in en ”bekräftande ansökan”.