Ombudsmannens rekommendation [1] (2016)

1. I sin rekommendation bad ombudsmannen kommissionen att inte längre kräva att alla sökande ska uppge sin postadress om en lämplig alternativ adress för korrespondens tillhandahålls.

2. Hon rekommenderade också kommissionen att registrera klagandens ansökan och behandla den utan dröjsmål.

3. Slutligen föreslog hon att kommissionen skulle överväga alternativa onlinesystem eller elektroniska medel för att meddela sina beslut om ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar.

Ombudsmannens bedömning efter rekommendationen

4. Kommissionen avvisade ombudsmannens rekommendation att inte längre kräva att alla sökande ska uppge sin postadress om en lämplig alternativ adress för korrespondens tillhandahålls. Den upprepade i huvudsak argumenten från sina tidigare inlagor och betonade att ”[k]ommissionen påpekar respektfullt att den är fri att besluta om användningen av det lämpligaste systemet för delgivning av beslut enligt förordning (EG) nr 1049/2001, så länge som detta system uppfyller de rättsliga kraven ...”.

5. Kommissionen informerade ombudsmannen om att den inte hade följt ombudsmannens rekommendation att registrera klagandens ansökan och behandla den utan dröjsmål. Kommissionen uppgav dock att om klaganden fortfarande är intresserad av att få sin begäran registrerad, skulle den nu göra det.

6. Kommissionen svarade på ombudsmannens förslag om alternativa onlinesystem genom att ange att ”[o]m kommissionen inte utesluter eventuella framtida ändringar av det sätt på vilket den meddelar sina administrativa beslut, finns det för närvarande inga tillfredsställande alternativa sätt att säkerställa rättssäkerhet och undvika missbruk av allmänhetens rätt till tillgång ...”.

7. Sammanfattningsvis har kommissionen inte godtagit ombudsmannens rekommendationer eller hennes förslag till förbättringar.

8. Ombudsmannen beklagar kommissionens ståndpunkt i detta fall, som hon anser vara felaktig i fråga om fakta och lagstiftning. Hon är särskilt oroad över att kommissionens svar strider mot dess egna råd om att EU-förvaltningen själv fullt ut tar till sig den digitala tidsåldern och maximerar användningen av elektronisk kommunikation.

9. Ombudsmannen har till fullo stött praxisen att från fall till fall kontrollera identiteten på personer som ansöker om allmänhetens tillgång till handlingar om det finns skäl att misstänka att utövandet av denna rättighet missbrukas. Att gå vidare på denna grund i varje enskilt fall är dock respektlöst mot medborgarna och deras grundläggande rättigheter enligt EU-stadgan. Ombudsmannen har i denna undersökning gett råd om alternativa arbetsmetoder och har gjort det under utövandet av sitt fördragsbaserade mandat för att upptäcka administrativa missförhållanden och utfärda rekommendationer i syfte att få ett slut på dem. Ombudsmannen beklagar djupt att Europeiska kommissionen har motbevisat detta råd, vilket tydligt innebär att den, så länge dess system och förfaranden är ”rättsliga”, anser att det inte finns något behov av att överväga förbättringar till förmån för medborgarna och i enlighet med de allmänna principerna för god förvaltning.

10. När ombudsmannen avslutar denna undersökning lägger hon, förutom att bekräfta sina slutsatser om administrativa missförhållanden, fram ytterligare ett förslag till förbättringar.

11. När det gäller den specifika begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som gjorts i detta ärende kan ombudsmannen bekräfta att klaganden fortfarande är intresserad av de begärda handlingarna. Än en gång beklagar ombudsmannen djupt att kommissionen har valt att bortse från alla mycket tydliga indikationer på allmänhetens fortsatta önskan om tillgång till de begärda handlingarna. Att insistera på förnyade ansökningar och förfarandeformaliteter, när de är onödiga och inte tjänar något uppenbart användbart syfte, visar på bristande respekt för medborgarnas grundläggande rättigheter. Kommissionen uppmanas därför att formellt registrera begäran vid mottagandet av detta beslut och att behandla den snabbt och under alla omständigheter inom den tidsfrist som anges i förordning (EG) nr 1049/2001.

Slutsatser

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsatser:

Kommissionens krav på att alla personer som begär att allmänheten ska få tillgång till handlingar måste uppge sin postadress för sina arrangemang för postutskick i pappersform utgör ett administrativt missförhållande.

Kommissionens underlåtenhet att registrera och besvara klagandens begäran om tillgång till handlingar utgjorde ett administrativt missförhållande.

Utöver ovanstående slutsatser föreslår ombudsmannen följande förbättringar:

Ombudsmannen uppmanar kommissionen att begära inbördes granskning av frågorna i detta fall i den interinstitutionella kommitté som föreskrivs i artikel 15 i förordning 1049/2001.

I artikel 15 föreskrivs följande:

” 1. Institutionerna ska utveckla god administrativ praxis för att underlätta utövandet av den rätt till tillgång som garanteras genom denna förordning.

2. Institutionerna ska inrätta en interinstitutionell kommitté som ska granska bästa praxis, ta itu med eventuella konflikter och diskutera den framtida utvecklingen när det gäller allmänhetens tillgång till handlingar.”

Ombudsmannen föreslår att det, när det gäller förfrågningar som tas emot via e-post, ska överenskommas att ansvaret för tillförlitligheten hos detta kommunikationsmedel ligger hos den person som gör förfrågan, vilket till exempel innebär att det är upp till den avsändaren att välja ett tillförlitligt e-postsystem, att informera institutionen om eventuella problem med volymbegränsningar och att kontrollera om korrespondens som mottas av institutionen filtreras som skräppost. Detta bör minska de farhågor som institutionerna kan ha när det gäller delgivningen av besluten i fråga.

Om uppfattningen kvarstår att det inte är förenligt med rättsliga krav att skicka beslut via e-post föreslår ombudsmannen att en inbördes granskning av denna synpunkt genomförs i artikel 15.2-kommittén, som också specifikt skulle kunna ta upp påståendet att det för närvarande inte finns något alternativ till att skicka beslut via papperspost. I samband med detta uppmanas kommissionen att ta hänsyn till till exempel EU:s ambitiösa ”digitala agenda” som lanserades av kommissionen för sju år sedan. Det uppmuntras dessutom att ta hänsyn till den utbredda användningen av elektroniska kommunikationssystem online, inklusive elektroniska signaturer, som används i hela Europa av offentliga förvaltningar.

Ombudsmannen skulle vilja bli informerad om resultatet av en sådan inbördes granskning senast i slutet av första kvartalet 2018.

Övriga deltagare i artikel 15.2-kommittén (parlamentet och rådet) kommer att informeras separat om detta beslut och förslagen.

Klaganden och Europeiska kommissionens ordförande kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 19 december 2017

[1] För ytterligare information om bakgrunden till klagomålet, parternas argument och ombudsmannens undersökning, se den fullständiga texten till ombudsmannens förslag till lösning och rekommendation samt tillhörande yttranden och kommentarer, som finns på:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

Rekommendationen följde på ett försök att lösa fallet genom ett förslag till lösning, som dock till största delen avvisades av kommissionen. Kommissionen har nöjt sig med att avskaffa kravet på att personer ska ange sitt yrkesområde när de lämnar in en begäran om handlingar.