Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden är en spansk medborgare som ansökte om att få delta i ett rekryteringsförfarande som anordnades av Epso.[1] Klaganden missade tidsfristen för att boka det datorbaserade provet, påstås det, eftersom Epso inte hade skickat honom en automatisk inbjudan i tid. När Epso kontaktade Epso i ärendet informerade Epso klaganden om det datum då inbjudan i fråga hade gjorts tillgänglig på hans Epsokonto [2] och angav att ansvaret för att kontrollera Epsokontot ligger hos de sökande som deltar i rekryteringsförfarandena.

2. Klaganden frågade sedan Epso hur man kunde vara säker på att meddelandet skickades till honom den dagen. Han hade nämligen loggat in på sin Epsoprofil två gånger under bokningsperioden för att arbeta med en annan ansökan. Han såg dock inbjudan först efter det att tidsfristen för bokning av KBT hade löpt ut. Epso svarade att inbjudningarna att boka KBT gjordes tillgängliga i alla sökandes konton samma dag och att det inte längre var möjligt att göra en bokning.

Utredningen

3. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet och identifierade följande påståenden och påståenden:

Påstående

Epso skickade inte en automatisk inbjudan att boka det datorbaserade provet (CBT) till den klagandes Epsoprofil i tid, vilket ledde till att han på ett orättvist sätt uteslöts från rekryteringsförfarandet.

Fordringar

1. Epsos automatiska meddelanden till de sökande ska tydligt ange datum och klockslag för när de skickas, levereras och läses i en Epsoprofil.

2. Epso bör bjuda in den klagande att delta i KBT.

4. Ombudsmannen ansåg att det som ett första steg var lämpligt att granska Epsos ärendeakt i detta ärende för att bedöma om klagandens påstående var välgrundat.

Inspektion av akten

5. Ombudsmannens undersökningsgrupp genomförde inspektionen den 9 september 2015 i Epsos lokaler. Undersökningsgruppens preliminära slutsats efter inspektionen var att Epso inte underlät att skicka klaganden en automatisk inbjudan att delta i KBT i god tid [3].

6. Inspektionsrapporten överlämnades till klaganden för synpunkter, som inte instämde i den preliminära bedömningen och hävdade att Epso borde behöva bevisa att han hade kunnat se meddelandet.

Ombudsmannens bedömning

7. Ombudsmannen konstaterar att meddelandet med uppmaningar till sökande att boka KBT utan tvekan skapades och därefter aktiverades samtidigt i alla sökandes profiler, även i den klagandes. De handlingar som Epso tillhandahöll under inspektionen visar tydligt uppmaningen i den klagandes Epsoprofil, under avsnittet för det relevanta urvalsförfarandet. Epsos profil verkar vara en sluten it-miljö (till skillnad från e-posttjänster, som fungerar via olika servrar, vilket ibland förklarar förseningen i överföringen av elektroniska meddelanden), där sändningen och mottagandet av meddelanden verkar utgöra ett och samma tekniska steg. Aktiveringen av meddelandet i en sökandes profil innebär därför att samma meddelande omedelbart tas emot i den sökandes Epsoprofil.

8. Även om klaganden hävdar att han inte kunde se inbjudan i sin Epsoprofil under perioden för bokning av KBT, har ombudsmannen således inte funnit något som stöder detta argument. Ombudsmannen anser att den information som Epso lämnade vid inspektionen sammantaget utgör ett tillräckligt bevis för att Epso skickade den berörda uppmaningen till klaganden i god tid. Det faktum att klaganden hade loggat in på sitt Epsokonto två gånger under den tidsperiod under vilken han kunde ha bokat sin KBT bevisar inte att det relevanta meddelandet inte var synligt, utan bekräftar endast det faktum att han inte tog del av inbjudan (klagandens Epsoprofil består av flera rekryteringsförfaranden som måste klickas på och öppnas för att se relaterade meddelanden).

9. Mot bakgrund av ovanstående finner ombudsmannen att Epso inte har gjort sig skyldigt till något administrativt missförhållande i förhållande till klagandens påstående. Klagandens påstående att Epso borde bjuda in honom till KBT kan därför inte godtas.

10. När det gäller klagandens påstående om spårbarheten för meddelanden i de sökandes profiler noterar ombudsmannen att Epso ännu inte har tagit upp denna fråga. Epso har dock i samband med inspektionen åtagit sig att svara på den klagandes fråga i god tid. Eftersom denna fråga inte är direkt kopplad till klagandens huvudsakliga klagomål om att han uteslutits från rekryteringsförfarandet anser ombudsmannen inte att det är motiverat att gå vidare med denna fråga inom ramen för denna undersökning. Hon litar på att Epso kommer att följa upp sin försäkran om att svara den klagande. Om den klagande inte får ett tillfredsställande svar inom rimlig tid kan han dock överväga att lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen i detta avseende.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Ombudsmannen finner inga administrativa missförhållanden från Epsos sida.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Strasbourg den 28 oktober 2015

BILAGA: Utdrag ur inspektionsrapporten

Den inspekterade filen

Epsos företrädare lämnade in följande handlingar för inspektion:

a) Utskrifter av Epsos back office-vy av den klagandes Epsoprofil samt av den klagandes egen Epsoprofilvy.

b) En förteckning över Epsos sökande som deltar i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/301/15 (inklusive den klagande). och

c) Utskrifter från den klagandes undersida till Epsos profil som visar meddelandena i samband med det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/301/15.

Allmänna punkter och kommentarer

Som dokument a – utskrift av Epsos back office-vy

I detta dokument ges en översikt över den klagandes identitets- och kontaktuppgifter samt över de rekryteringsförfaranden som han eller hon har ansökt om. Den innehåller också en förteckning över klagandens besök på sin Epsoprofil.

Efter att ha granskat handlingen står det klart att klaganden – under den tid då de sökande uppmanades att boka sin KBT (nämligen mellan den 6 och den 18 maj 2015) – loggade in på sin Epsoprofil både den 8 och den 12 maj 2015.

När det gäller dokument b – Förteckning över Epsos sökande i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/301/15 (urval)

Av handlingen framgår att klaganden läste kallelsen den 22 maj 2015 kl. 10.32, det vill säga fyra dagar efter det att tidsfristen för att boka provet hade löpt ut.

Listan visar också datum då inbjudan skapades (24 april 2015). Epsos företrädare förklarade att inbjudan skapas i systemet innan den aktiveras och kan ses av de sökande. Förteckningen verkar visa att meddelandet skapades korrekt i de sökandes Epsoprofiler den 24 april 2015 och att de andra Epsokandidaterna började läsa meddelandet den 5 maj 2015. Det var bara den klagande som inte läste meddelandet i tid. Listan anger inte från vilken exakt tidpunkt meddelandet var synligt.

När det gäller dokument c – Meddelanden i samband med allmänt uttagningsprov EPSO/AD/301/15

Meddelanderutan i den klagandes Epsoprofil visar tydligt Epsos inbjudan att boka KBT.

Epsos företrädare uppgav att Epso kommer att svara och be om ursäkt i en skrivelse som ska skickas till den klagande. Epsos skrivelse kommer att vidarebefordras till ombudsmannen för kännedom.

Preliminär slutsats

Av de handlingar som granskats och på grundval av synpunkterna från Epsos företrädare framgår det att klaganden loggade in på sitt Epsokonto under den period då han kunde ha bokat en KBT (nämligen den 8 och 12 maj 2015).

Det finns inget som tyder på att det faktum att klaganden inte såg inbjudan till KBT i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/301/15 berodde på ett tekniskt fel. Det finns i själva verket inget som tyder på att Epso hade några tekniska problem med att skicka ut inbjudningar till sökande att delta i KBT i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/301/15. De uppgifter som lämnats till ombudsmannens företrädare tyder på att Epso skickade ut en inbjudan till alla sökande den 24 april 2015, som sedan kunde läsas i sökandenas Epsoprofil från och med den 5 maj 2015.

Mot bakgrund av ovanstående verkar det som om Epso inte underlät att skicka klaganden en automatisk inbjudan att delta i KBT i god tid.

[1] Allmänt uttagningsprov EPSO/AD/301/15.

[2] Epsokontot är det personliga utrymmet för sökande som söker till ett allmänt uttagningsprov. Den innehåller uppgifter om deras personliga profil, t.ex. namn och kvalifikationer, samt meddelanden från Epso.

[3] För mer information, se bifogat utdrag ur inspektionsrapporten.