Bakgrunden till klagomålet

1. Detta klagomål riktar sig mot en delegation vid Europeiska utrikestjänsten (utrikestjänsten) och gäller utvärderingen av klagandens anbudsförslag efter en inbjudan att lämna in ett ramavtal om säkerhetsrådgivning och förvaltningstjänster för Europeiska unionens delegation i Pakistan.

2. Den 26 december 2014 informerade delegationen klaganden om att dess anbud inte hade antagits eftersom det inte var det ekonomiskt mest fördelaktiga. I delegationens informationsbrev angavs också skälen till beslutet i en tabell som innehöll i) de poäng som tilldelats, ii) utvärderarnas kommentarer, och iii) huruvida tröskelvärdet uppnåddes enligt varje utvärderingskriterium.

3. Den 5 januari 2015 skrev klaganden en skrivelse till delegationen för att ta upp farhågorna om att dess anbud ”behandlades otillbörligt och fick hårda poäng” och att ”utvärderarna inte läste det tekniska förslaget tillräckligt detaljerat, vilket annars skulle ha kunnat leda till en högre poäng”. Klaganden begärde därför en omprövning av sitt anbud och ytterligare information om den utvalda anbudsgivaren.

4. Den 19 januari 2015 svarade delegationen klaganden och informerade denne om den vinnande anbudsgivaren. Den försåg också klaganden med en tabell där det vinnande anbudet och klagandens anbud jämförs med avseende på varje utvärderingskriterium. Kommissionen lämnade också uttryckliga svar på de specifika frågor som klaganden tog upp i sin skrivelse av den 5 januari 2015.

5. Den 21 januari 2015 lämnade klaganden in ett klagomål till ombudsmannen. Klaganden hävdade att delegationen inte hade gjort en ordentlig analys av sitt anbud och hävdade att delegationen borde utvärdera sitt anbud ordentligt och stoppa tilldelningen av kontraktet fram till dess.

Ombudsmannens bedömning och slutsatser

Utredningen

6. Ombudsmannen fann att alla villkor för tillåtlighet var uppfyllda när det gäller klagandens påstående och påståenden och att klagomålet därför kunde tas upp till prövning. Ombudsmannen inledde således en undersökning av klagandens påstående och anspråk genom att analysera den information som klaganden lämnat till henne, inbegripet de svar som delegationen lämnat som svar på klagandens begäran om omprövning. På grundval av denna analys föreföll det vid första anblicken som om de skäl som delegationen anförde var relevanta och lämpliga.

7. Genom en skrivelse av den 19 februari 2015 bad ombudsmannen därför klaganden att klargöra varför den påstod att delegationen inte hade gjort en korrekt analys av sitt anbud. Genom ett e-postmeddelande av den 9 mars 2015 lämnade klaganden sina förtydliganden.

8. Av de skäl som förklaras i punkterna 21–31 nedan ansåg ombudsmannen att det inte var nödvändigt att be utrikestjänsten om ett yttrande över klagomålet.

A. Påståendet att delegationen inte gjorde en korrekt analys av klagandens anbud

Faktorer som beaktats av ombudsmannen

9. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att delegationen underlät att göra en ordentlig analys av sitt anbud eftersom utvärderarna inte läste sitt anbudsförslag korrekt och därför gjorde en felaktig utvärdering av detta förslag.

10. För det första ansåg utvärderarna felaktigt att förslaget saknade en detaljerad beskrivning av vad som skulle göras praktiskt i händelse av en incident. Klaganden hävdade att standardiserade operativa förfaranden inte kan vara uttryckliga när det gäller exakt vilka åtgärder som bör vidtas i alla situationer. Det är därför sådana förfaranden ger en ram på grundval av vilken ledare och chefer fattar beslut i olika situationer.

11. För det andra ansåg utvärderarna felaktigt att förslaget inte innehöll någon information om tidpunkten för ingripandet, eftersom förslaget tydligt innehöll relevant information.

12. För det tredje ansåg utvärderarna felaktigt att det optimala rotationssystemet skulle vara 8 veckors arbete/4 veckors ledighet, i stället för det rotationssystem på 9 veckors arbete/3 veckors ledighet som föreslagits av klaganden. Klaganden ansåg att om rotationssystemet med 8 veckors arbete/fyra veckors ledighet hade varit det föredragna systemet borde detta ha angetts i ansökningshandlingarna.

13. I sitt svar på klagandens begäran om omprövning uppgav delegationen följande.

14. När det gäller den första punkten förklarade kommissionen att utvärderarna hade ansett att en plan för att hantera en krissituation eller en allvarlig incidentsituation bör innehålla en blandning av allmänna riktlinjer och konkreta praktiska inslag. Delegationen underströk att utvärderarna vederbörligen hade beaktat de relevanta delarna i klagandens anbudsförslag.

15. När det gäller den andra punkten förklarade delegationen att utvärderarna ansåg att den svarstid på 10–20 minuter som anges i klagandens anbud avsåg ”ett första svar på en omedelbar incident eller situation” och vederbörligen beaktades. Kommissionen klargjorde att utvärderarnas synpunkter avsåg bristen på ”ingripandetidpunkt i händelse av en krissituation eller en allvarlig incident som sträcker sig över ett antal dagar eller en längre period, såsom tidpunkten för organisation eller tillhandahållande av extra personal”.

16. När det gäller den tredje punkten förklarade delegationen att det var upp till varje anbudsgivare att lägga fram sina egna förslag, inklusive rotationssystemet, och att inget specifikt rotationssystem hade fastställts på förhand. Utvärderarna hade funnit att en rotation med bättre balans mellan arbete och ledighet skulle leda till ett bättre tillhandahållande av tjänster.

17. Till följd av ombudsmannens begäran om förtydliganden om varför den ansåg att delegationen inte gjorde en korrekt analys av sitt anbud lämnade klaganden följande förtydliganden.

18. När det gäller den påstådda bristen på information om vad som bör göras i händelse av en incident påpekade klaganden att dess anbudsförslag faktiskt innehåller en detaljerad redogörelse för de förfaranden som ska följas i sådana fall. Utvärderarna gjorde därför fel i detta avseende.

19. När det gäller den påstådda bristen på information om tidpunkten för ingripandet underströk klaganden att punkt 4.2.2 i dess tekniska förslag innehöll en mycket exakt svarstid. Den inledande svarstid som anges där gäller för alla incidenter, oavsett om de är extremt allvarliga eller relativt triviala. Dessutom anges tidpunkten för insatser som svar på en allvarligare kris ytterligare på sidorna 63–64 i förslaget.

20. När det gäller rotationssystemet hävdade klaganden att rotationssystemet med nio veckors arbete/tre veckors ledighet är det allmänt accepterade systemet för internationella företag som är verksamma i fientliga miljöer, såsom Afghanistan och Jemen. Den ansåg därför att utvärderarna felaktigt drog av 10 poäng från den poäng som gavs enligt detta kriterium.

Ombudsmannens bedömning

21. Ombudsmannen noterar att uttagningskommittén (i detta fall utvärderingskommittén) enligt EU-domstolarnas fasta rättspraxis [1] har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning och att deras beslut i sak endast kan omprövas om de är behäftade med en uppenbart oriktig bedömning.

22. I det aktuella fallet hävdade klaganden att utvärderingskommittén gjorde uppenbara fel i sin bedömning av tre specifika punkter.

23. När det gäller den första punkten (brist på information om vad som bör göras i händelse av en incident) ansåg utvärderarna att en handlingsplan för en krisincident eller krissituation bör innehålla en blandning av allmänna riktlinjer och konkreta praktiska inslag. Klaganden hävdade att sidorna 63–64 i dess förslag faktiskt innehöll en detaljerad handlingsplan.

24. Ombudsmannen har noggrant läst de relevanta sidorna i klagandens anbudsförslag och funnit att utvärderarnas kommentarer om att förslaget saknade en blandning av allmänna riktlinjer och konkreta praktiska inslag är lämpliga eftersom de beskriver reaktionsplanerna på ett ganska allmänt sätt. Det bör noteras att ombudsmannen inte får ersätta utvärderarnas bedömning med sin egen bedömning, eftersom utvärderarna har den tekniska kompetens och kunskap som krävs för att fullt ut kunna uppskatta de olika faktorer som klaganden har lagt fram i denna punkt i sitt anbud. Klaganden angav dessutom endast i sina förtydliganden att dess förslag faktiskt innehöll ett sådant blandat tillvägagångssätt, utan att faktiskt peka på några specifika delar av förslaget som skulle kunna motivera detta uttalande.

25. Under dessa omständigheter konstaterar ombudsmannen att klaganden inte har visat att det gjorts en uppenbart oriktig bedömning av denna aspekt av klagomålet.

26. När det gäller den andra punkten (brist på information om tidpunkten för ingripandet) ansåg utvärderarna att den svarstid på 10–20 minuter som nämndes i klagandens anbud rörde en omedelbar incident, medan den inte gav någon svarstid för ingripande i händelse av en kris eller en allvarlig incident eller situation. Klaganden hävdade att punkt 4.2.2 i dess tekniska förslag innehöll den exakta svarstiden för en omedelbar incident eller situation, medan sidorna 63–64 i dess förslag faktiskt innehöll en svarstid för en allvarlig situation eller kris.

27. Ombudsmannen noterar att det i klagandens förslag under punkt 4.2.2 i det tekniska förslaget angavs att ett "snabbsvar … [skulle] ges med 10-20 minuter från tidpunkten för den ursprungliga anmälan. Svarstiden beror på trafikförhållandena och krisens eller incidentens omfattning. Ombudsmannen noterar också att sidorna 61–64 i klagandens anbudsförslag beskriver tre olika interventionsförfaranden beroende på hur allvarlig incidenten är: i) Tillbud som inbegriper en massolycka som påverkar ≤ 10 % av säkerhetspersonalen. ii) Tillbud som inbegriper en massolycka som påverkar upp till 50 % av säkerhetspersonalen. och iii) incidenter som inbegriper en massolycka med så många dödsoffer som möjligt för säkerhetspersonalen. Ombudsmannen noterar att det i led i i förslaget anges att berörd personal omedelbart skulle ersättas. Någon särskild tid för ingripande nämns dock inte. Det förutsätts dock att denna fråga omfattas av punkt 4.2.2 i det tekniska förslaget. Ombudsmannen noterar också att det i punkt ii i klagandens förslag anges att en operativ reserv omedelbart skulle sättas in … i syfte att återställa säkerhetsoperationen inom sex timmar och att normal service skulle återupptas inom fyra veckor. Det finns dock inget specifikt omnämnande av den exakta insatstiden (svarstiden). I led iii i förslaget anges ingen tidsram för insatser.

28. Dessutom har klaganden inte förklarat hur och var dess förslag innehöll exakt information i detta avseende, utan endast hänvisat till vissa delar av dess förslag (punkterna 4.2.2 och sidorna 63–64) som ”innehållande” nödvändig information.

29. Under dessa omständigheter konstaterar ombudsmannen att klaganden inte heller har visat att det gjorts en uppenbart oriktig bedömning av denna aspekt av klagomålet.

30. När det gäller den tredje punkten (rotationssystemet) konstaterar ombudsmannen att klaganden inte har framfört några nya argument jämfört med dem som redan nämnts i klagomålet. Klagandens argument att rotationssystemet med nio veckors arbete och tre veckors ledighet är det allmänt accepterade systemet för internationella företag som är verksamma i fientliga miljöer är inte tillräckligt för att visa att utvärderingskommittén gjorde en uppenbart oriktig bedömning i detta avseende.

31. Mot bakgrund av ovanstående finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden i delegationen.

Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Ombudsmannen finner inga administrativa missförhållanden från delegationens sida.

Hon avslutar därför ärendet.

Klaganden och Europeiska utrikestjänsten kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Strasbourg den 7 maj 2015

[1] Mål T-25/03, de Stefano mot kommissionen, REGP 2005, s. I-A-125 och II-573, punkt 34.