Bakgrunden till klagomålet

1. I juli 2011 ingick ett konsortium ett tjänsteavtal med en EU-delegation i Bangladesh (nedan kallad delegationen) om ett säkerhetsprojekt. En medlem av konsortiet utsågs till uppdragstagare. Uppdragstagaren utsåg sedan klaganden till gruppledare för projektet.

2. I januari 2012 bad delegationen uppdragstagaren att ersätta klaganden som gruppledare eftersom den ansåg att han inte utförde sina uppgifter korrekt. Genom en skrivelse av den 16 januari 2012 meddelade uppdragstagaren klaganden 30 dagar i förväg och bad honom att lämna projektet senast den 16 februari 2012. Klaganden lämnade projektet den 6 februari 2012.

3. I oktober 2012 skrev klaganden till delegationen för att bestrida sin ersättare som gruppledare.

4. I mars 2013 klagade klaganden till Europeiska ombudsmannen över att delegationen inte hade svarat på hans skrivelse. Ombudsmannen inledde ett förenklat förfarande för att få ett svar från delegationen. Till följd av delegationens särskilda begäran av den 6 juni 2013 omdirigerade ombudsmannen undersökningen till Europeiska kommissionen. När kommissionen inte svarade klaganden inom ramen för det förenklade förfarandet inledde ombudsmannen en fullständig undersökning av ärendet.

Utredningen

5. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet och identifierade följande påstående och krav:

1) Kommissionen har felaktigt beslutat att ersätta klaganden som gruppledare.

2) Den klagande bör få ekonomisk ersättning för den skada han lidit.

6. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen kommissionens yttrande och därefter klagandens synpunkter på det. Vid sin undersökning har ombudsmannen beaktat parternas argument och åsikter.

Påstående om att kommissionen felaktigt beslutade att ersätta klaganden som gruppledare för projektet

Argument som framförts till ombudsmannen

7. Klaganden hävdade att kommissionen felaktigt hade beslutat att ersätta honom som gruppledare, eftersom den inte hade någon anledning att dra slutsatsen att han inte utförde sina uppgifter. Dessutom åberopade kommissionen artikel 17.2 i de allmänna villkoren [1], där det föreskrivs att kommissionen kan besluta att en anställd ska bytas ut om den anser att han eller hon är ineffektiv eller inte fullgör sina uppgifter på ett korrekt sätt. Klaganden uppgav dock att han inte ingick i kategorin ”uppdragstagarens personal”. Han gjorde dessutom gällande att eftersom det inte fanns något avtalsförhållande mellan honom och kommissionen kunde kommissionen inte begära att han skulle ersättas. Även om han hade ett avtalsförhållande med kommissionen, kunde kommissionen under alla omständigheter endast ha beordrat att han skulle ersättas om uppdragstagaren hade brutit mot avtalet och uppdragstagaren hade föreslagit att ersätta honom för att avhjälpa överträdelsen. Delegationens skrivelse av den 16 januari 2012 var dessutom bristfällig, eftersom den inte i tillräcklig utsträckning motiverade begäran om att ersätta honom. Kommissionen underlät också att begära in klagandens synpunkter. Kommissionens begäran föreföll dessutom grunda sig på utvärderingen av det första utkastet till rapport, som han endast hade lämnat in informellt. Klaganden hävdade slutligen att en anställd vid kommissionen hade lämnat negativa kommentarer om sin kompetens till entreprenören innan projektet inleddes och att det var denna kritik som måste ha fått kommissionen att besluta att han skulle ersättas.

8. I sitt yttrande sade kommissionen att den inte hade något avtalsförhållande med den klagande [2] och att han därför hellre borde vända sig direkt till uppdragstagaren med sina klagomål.

9. Trots att det inte fanns något avtalsförhållande insisterade kommissionen emellertid på att den tillämpade de relevanta artiklarna i de allmänna villkoren på ett korrekt sätt. På grundval av artikel 16.1 omfattades klaganden av personalkategorin och kommissionen använde sig således med rätta av artikel 17.2 i de allmänna villkoren, enligt vilken den får begära att en anställd byts ut om och när den anser att denna person inte utför sina uppgifter på ett korrekt sätt.

10. I motsats till vad klaganden har påstått var det inte en förutsättning för att kommissionen skulle kunna begära att gruppledaren skulle bytas ut att uppdragstagaren i förväg hade fastställt och anmält ett avtalsbrott.

11. Vad gäller kravet i artikel 17.2 i de allmänna villkoren på att en begäran om ersättning ska vara tillräckligt motiverad och förklarad, angav kommissionen att dess skrivelse av den 16 januari 2012 utgjorde en skriftlig begäran som innehöll en motivering och en tillräcklig motivering till dess begäran om ersättning. I denna skrivelse uppmanade kommissionen även uppdragstagaren att uppmana klaganden att inkomma med synpunkter på dennes begäran. Uppdragstagaren informerade därefter sina avdelningar om att klaganden inte ville inkomma med synpunkter och lämnade projektet tidigare än vad som begärts.

12. Kommissionen påpekade också att den hade grundat sin utvärdering av klagandens resultat på den slutliga inledande rapporten och inte på utkastet till rapport, vilket klaganden hävdade i sitt klagomål till ombudsmannen. Den inledande rapporten var dock så dåligt utformad att innehållet var oacceptabelt även efter det att uppdragstagaren hade gjort betydande förbättringar. Kommissionen hävdade att det inte var den inledande rapportens format, utan dess faktiska innehåll som den ansåg vara oacceptabelt.

13. Enligt kommissionen innehöll den inledande rapporten ett antal grundläggande missförstånd på åtminstone tre områden, avseende syftet med tjänstekontraktet. Dessa områden, som är viktiga för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av kontraktet, var följande: utbildning av stödmottagare, rollen för arbetsgruppen för tekniskt bistånd, livsmedel, tryggad försörjning och genomförandepartner samt övervakningskraven. Dessutom konstaterade kommissionen att klaganden inte i tillräcklig utsträckning interagerade med mottagaren av kontraktet och delegationen. Detta inverkade negativt på projektets kvalitet och tidsfristen för dess genomförande. Dessa skäl motiverade således kommissionens begäran om ersättning. Uppdragstagaren instämde dessutom helt i kommissionens bedömning av klagandens resultat och i dess begäran om ersättning.

14. När det gäller de påstått negativa kommentarerna om klaganden från en anställd vid kommissionen innan projektet inleddes noterade kommissionen att klaganden inte lade fram någon bevisning i detta avseende. Såvitt kommissionen kände till lämnades inga sådana negativa kommentarer om klaganden eller hans behörighet.

15. När det gäller klagandens krav på ekonomisk ersättning för den skada han lidit noterade kommissionen återigen att den inte har något avtalsförhållande med klaganden. Eftersom kommissionen inte har gjort sig skyldig till något rättsstridigt handlande kan dess utomobligatoriska ansvar inte bestå. Dessutom betalade kommissionen i vederbörlig ordning uppdragstagaren för det arbete som klaganden utfört fram till dess att han lämnade projektet. Kommissionen avvisade därför klagandens påstående.

16. I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål.

Ombudsmannens bedömning

17. Som både klaganden och kommissionen medgav noterar ombudsmannen att det inte finns något avtalsförhållande mellan kommissionen och klaganden, eftersom tjänsteavtalet undertecknades mellan kommissionen och entreprenören. Klaganden undertecknade ett separat avtal med entreprenören för att utföra uppgifterna som gruppledare.

18. Ombudsmannens analys kommer att begränsas till att kontrollera om kommissionen agerade rimligt när den bad uppdragstagaren att ersätta klaganden.

19. Ombudsmannen noterar att grunden för kommissionens begäran om att ersätta klaganden var artikel 17.2 - "Ersättning av personal" i de allmänna villkoren i tjänsteavtalet [3] ,, där följande föreskrivs:

”Under fullgörandet av avtalet och på grundval av en skriftlig och motiverad begäran kan den upphandlande myndigheten begära en ersättare om den anser att en anställd är ineffektiv eller inte utför sina uppgifter enligt avtalet.”

20. Begreppet "personal" omfattar all personal som arbetar med projektet. Följaktligen tolkade kommissionen de relevanta rättsliga bestämmelserna korrekt när den angav att klaganden omfattades av kategorin "personal".

21. Klaganden hävdade också att kommissionen kunde ha beordrat att han skulle ersättas först när den hade fastställt att entreprenören hade brutit mot avtalet och meddelat denna slutsats. I detta avseende noterar ombudsmannen att de allmänna villkoren inte ålägger kommissionen eller uppdragstagaren någon sådan skyldighet. Såsom anges ovan föreskriver de allmänna villkoren endast att den upphandlande myndigheten (i detta fall kommissionen) kan begära en ersättare om den anser att en anställd är ”ineffektiv eller inte utför sina uppgifter enligt avtalet”.

22. I detta fall bad kommissionen genom en skrivelse av den 16 januari 2012 uppdragstagaren att ersätta klaganden som gruppledare, eftersom den ansåg att klaganden inte utförde sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt. Ombudsmannen anser att kommissionen agerade i enlighet med de allmänna villkor som faktiskt ger denna möjlighet.

23. Ombudsmannen noterar vidare att de allmänna villkoren också kräver att en begäran om ersättning av en anställd görs skriftligen och motiveras.

24. När det gäller tillräckliga motiveringar noterar ombudsmannen för det första att klaganden vid det första mötet, som hölls den 29 november 2011, gick med på att utföra följande uppgifter under den inledande perioden: i) utföra de uppgifter som anges i uppdragsbeskrivningen, ii) Bistå bidragsmottagaren vid det brådskande slutförandet av bidragskontrakt och vid utarbetandet av den brådskande uppskattningen av startprogrammet. och iii) utarbeta en inledande rapport om ovannämnda verksamhet. Ombudsmannen noterar också att denna verksamhet uttryckligen nämns i uppdragsbeskrivningen (punkt 4.2)[4].

25. För det andra noterar ombudsmannen att kommissionen i sin skrivelse av den 16 januari 2012 förklarade att i) den inledande rapport som utarbetats av klaganden var oacceptabel eftersom den inte byggde på den organisations- och metodstruktur (bilaga III till tjänsteavtalet) på grundval av vilken entreprenören tilldelades det högsta betyget i den tekniska utvärderingen, ii) Den inledande rapporten innehöll grundläggande missförstånd när det gäller utbildningen av stödmottagare, den roll som spelas av arbetsgruppen för tekniskt bistånd, livsmedel, tryggad försörjning – projektgruppen och genomförandepartnerna samt övervakningskraven. iii) Den klagande underlät att på ett korrekt sätt bistå avdelningen för kvinnofrågor och delegationen vid slutförandet av bidragsavtalen och vid utarbetandet av beräkningen av startprogrammet. och iv) klaganden var inte tillräckligt proaktiv i sitt arbete.

26. Ombudsmannen anser att kommissionen har lämnat tillräckliga motiveringar eftersom ovanstående uttalanden är tydliga och koncisa. De återspeglar dessutom på ett korrekt sätt klagandens skyldigheter och skälen till att kommissionen ansåg att dessa skyldigheter inte hade fullgjorts på ett korrekt sätt. Ombudsmannen påpekar dessutom att klaganden avböjde att lämna synpunkter på dessa uttalanden i syfte att ifrågasätta deras lämplighet eller faktiska riktighet, trots att han uttryckligen uppmanats att göra detta.

27. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen hade rätt att begära att klaganden skulle ersättas som gruppledare och att den därigenom tillämpade de relevanta rättsliga bestämmelserna korrekt. Kommissionen insisterade också på rättssäkerhetsgarantin att be uppdragstagaren att ge klaganden möjlighet att inkomma med synpunkter [5].

28. Slutligen, när det gäller frågan om huruvida kommissionen gjorde en korrekt utvärdering av klagandens prestationer, noterar ombudsmannen att entreprenören, med vilken klaganden faktiskt hade ett avtalsförhållande, till fullo instämde i kommissionens uttalanden om klagandens prestationer.

29. Mot bakgrund av ovanstående finner ombudsmannen att kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Ombudsmannen anser inte att kommissionen har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly
Strasbourg, 24 februari 2015

[1] De allmänna villkoren för tjänstekontrakt för externa åtgärder som finansieras av EU eller EU:s utvecklingsfond.

[2] Kommissionen undertecknade tjänsteavtalet med entreprenören och entreprenören undertecknade ett annat tjänsteavtal med klaganden.

[3] De allmänna avtalsvillkoren återfinns i bilaga I till avtalet.

[4] "Teamledaren kommer att bistå förskottsförvaltaren (programdirektören) vid utarbetandet av programberäkningar och rapporter. Gruppledaren kommer att kontrollera programkostnadsförslag, rapporter, anbud, ärenden, kontrakt samt betalningsförslag från programkontot innan de antas av programdirektören. "

[5] Den relevanta delen av kommissionens skrivelse av den 16 januari 2012 lyder som följer: ”Jag ber er att senast den 20 januari 2012 förse oss med [ert] och gruppledarens synpunkter och era förslag till nästa steg.”