Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden är ett företag som leder ett konsortium som tilldelades två specifika kontrakt inom EuropeAids ramkontraktskommission 2007: i) kontrakt nr X om anordnandet av tre konferenser i Budapest, Bukarest och Rom, och ii) kontrakt nr Y om anordnandet av det libanesiska jordbruksforumet. Klagomålet gäller stödberättigande kostnader som klaganden ådragit sig vid fullgörandet av de två kontrakten.

2. I kontrakt nr X fastställdes en total budget på 199,991,00 euro för de tre konferenserna. Kostnaderna för de två första evenemangen uppgick till 80 621,66 euro (Bukarest) respektive 62 474,00 euro (Budapest). Eftersom sammanlagt 143 095,66 euro av det maximala kontraktsbeloppet på 199,991,00 euro redan hade använts, var klaganden tvungen att beräkna kostnaderna för den senaste konferensen på grundval av detta. På grund av ett beräkningsfel ansåg klaganden dock att den budgeterade kostnaden för Romkonferensen (83 319 000 euro) fortfarande låg inom de gränser som tillåts enligt avtalet. I själva verket överskred denna budget det belopp som fortfarande fanns tillgängligt med 26 423,66 euro. Budgeten för Romkonferensen godkändes av kommissionen. Det var först efter den tredje konferensen som klaganden upptäckte felet. Företaget bad därefter om ursäkt för detta fel och uppmanade kommissionen att återbetala det överskjutande beloppet på 31 488,97 euro [1]. Kommissionen vägrade emellertid att göra detta.

3. Kontrakt nr Y krävde att konsortiet skulle utarbeta en utskrift av det libanesiska jordbruksforumet och göra den tillgänglig på tre språk (arabiska, franska och engelska). Kommissionen vägrade dock att godta de utskrifter som lämnats in av klaganden och att ersätta de därmed sammanhängande kostnaderna på grund av att utskrifterna var otillförlitliga.

4. Den 22 maj 2012 vände sig klaganden till ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

5. Klaganden framförde följande påståenden och påståenden.

Anklagelser

1. Genom att besluta att inte ersätta de kostnader som klaganden ådragit sig i samband med genomförandet av kontrakt nr X, vilka till följd av ett skrivfel inte hade redovisats korrekt i budgeten, underlät kommissionen att agera i enlighet med principerna om god förvaltning.

2. Genom att besluta att inte ersätta klagandens kostnader för utarbetandet av protokollet från det libanesiska jordbruksforumet och översättningen av detta dokument (kontrakt nr Y) underlät kommissionen att agera i enlighet med principerna om god förvaltning, särskilt principerna om proportionalitet och berättigade förväntningar.

Fordringar

1. Kommissionen bör ersätta klaganden med 31 488,97 euro som kostnader i samband med fullgörandet av kontrakt nr X.

2. Kommissionen bör ersätta klaganden med 21 5189,20 euro som kostnader för utarbetandet av utskriften av förfarandet avseende kontrakt nr Y och översättningen av denna utskrift.

Utredningen

6. Den 21 juni 2012 inledde ombudsmannen en undersökning och uppmanade kommissionen att avge ett yttrande. Eftersom ombudsmannens aktuella undersökning gäller genomförandet av två EuropeAid-kontrakt som omfattas av två olika kommissionsledamöters ansvarsområde, skickade kommissionen två separata yttranden. De två yttrandena vidarebefordrades till klaganden, som lämnade synpunkter den 27 mars respektive den 30 april 2013.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkning

7. Ombudsmannen vill påpeka att även om principerna om god förvaltning är bindande för institutionerna när de agerar inom ramen för avtal som ingåtts med enskilda, är omfattningen av den prövning som hon kan utföra i avtalsärenden dock begränsad. Ombudsmannen anser att hon inte bör försöka avgöra om det har förekommit ett avtalsbrott från någondera partens sida, om frågan är omtvistad. Denna fråga kan endast behandlas effektivt av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om den relevanta lagen och bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

8. Ombudsmannen anser därför att hon, i mål som rör avtalstvister, har rätt att begränsa sin undersökning till en prövning av huruvida den berörda unionsinstitutionen eller det berörda unionsorganet har gett henne en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess uppfattning om avtalssituationen är motiverad. Om så är fallet skulle ombudsmannens slutsats vara att hennes undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av domstol.

A. Påståendet att kommissionen gjorde fel när den inte ersatte de merkostnader som klaganden ådragit sig i samband med avtal nr X

Argument som framförts till ombudsmannen

9. Till stöd för sitt påstående hävdade klaganden att i) de faktiska kostnaderna för anordnandet av Romkonferensen hade godkänts av kommissionen, och ii) det räknefel som hade inträffat var uppenbart och kunde identifieras av kommissionen.

10. I sitt yttrande betonade kommissionen att den hade klargjort för klaganden att den behövde se till att budgeten för Romkonferensen inte överskred de medel som återstod efter händelserna i Bukarest och Budapest. Den klagande hade dock lämnat in en budget som överskred de återstående medlen. Det var först fem månader efter Romkonferensen som klaganden upptäckte felet.

11. Med detta sagt medgav kommissionen att dess avdelningar själva inte hade upptäckt beräkningsfelet när budgeten för Romkonferensen lämnades in av klaganden. Under dessa omständigheter förklarade sig kommissionen beredd att göra en betalning ex gratia på 50 procent av det relevanta beloppet på 26 423,66 euro, det vill säga 13 211,83 euro.

12. I sina synpunkter klargjorde klaganden att den inte var nöjd med det belopp som kommissionen erbjöd. Företaget begärde att kommissionen skulle återbetala ett belopp på 31 488,97 euro, även om det uppgav sig vara villigt att skriva av vissa andra kostnader [2]. Klaganden yrkade också att kommissionen skulle betala ränta på grund av dröjsmålet med att betala detta belopp.

Ombudsmannens bedömning

13. Ombudsmannen anser att det inte råder något tvivel om att huvudansvaret för att se till att kostnaderna för Romkonferensen låg inom den budget som fanns tillgänglig enligt det relevanta avtalet låg hos klaganden. Samtidigt verkar det uppenbart att denna budget måste godkännas av kommissionen och att kommissionen, när den gjorde detta, inte upptäckte att den budget som föreslagits av klaganden tydligt överskred de medel som fortfarande fanns tillgängliga. Kommissionen har således gjort sig skyldig till medvållande. Ombudsmannen förstår dock inte varför kommissionens andel av ansvaret för detta fel bör anses vara större än den klagandes.

14. Ombudsmannen noterar med tillfredsställelse att kommissionen i sitt yttrande klargjorde att den tog på sig det partiella ansvaret för det fel som hade inträffat och erbjöd sig att göra en betalning ex gratia till klaganden på 50 % av skillnaden mellan budgeten för den Romkonferens som den hade godkänt och det belopp som fortfarande var tillgängligt för den konferensen. Ombudsmannen anser att kommissionens förslag är ytterst rimligt och rättvist med hänsyn till omständigheterna i fallet. Hon är särskilt glad över att den berörda avdelningen [3] hade lagt fram detta förslag på eget initiativ, utan att vänta på att bli uppmanad av ombudsmannen. Ombudsmannen välkomnar därför kommissionens proaktiva tillvägagångssätt och litar också på att den kommer att göra den föreslagna ex gratia-betalningen på 13 211,83 euro till klaganden.

15. Det är riktigt att den klagande har klargjort att den inte är nöjd med det ovannämnda erbjudandet och förväntar sig att kommissionen betalar ett mycket högre belopp, tillsammans med ränta på vad den klagande anser vara en försening av betalningen. Ombudsmannen ser dock ingen anledning som skulle tvinga kommissionen att förbättra sitt erbjudande. Det bör noteras att det var klaganden själv som lämnade in en budget för Romkonferensen till kommissionen som klart översteg de medel som fortfarande fanns tillgängliga.

16. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen har vidtagit lämpliga åtgärder för att lösa frågan när det gäller klagandens första påstående och första påstående.

B. Påståendet att det var fel av kommissionen att inte ersätta vissa kostnader för avtal nr Y

Argument som framförts till ombudsmannen

17. Till stöd för det andra påståendet hävdade klaganden att i) kommissionens beslut var oproportionerligt, ii) kommissionen underlät att beakta de svåra omständigheter under vilka forumet ägde rum, och iii) kommissionens projektledare hade föreslagit stenograferna och begärt att utskriften skulle översättas till franska och engelska innan man bedömde dess kvalitet.

18. Kommissionen påpekade att eftersom deltagarna i den aktuella konferensen var företrädare för parlamentsgrupper och yrkesorganisationer i Libanon var det en mycket känslig uppgift att transkribera förfarandet. Den utskrift som slutligen mottogs innehöll uppenbara fel vad gäller namnen på de intervenerande talarna. Efter kontroller visade det sig att talarnas namn inte hade registrerats korrekt under konferensen. Därför var det omöjligt att veta vem som hade sagt vad. Som ett resultat hade utskriften inget värde. Följaktligen kunde kommissionen inte sprida protokollet från denna högnivåkonferens till sina externa partner, vilket motverkade syftet med utskriften och dess översättningar.

19. Kommissionen hävdade att den hade agerat proportionerligt och ansåg att den kunde ha beslutat att inte göra några betalningar till klaganden under den relevanta rubriken i avtalet. I stället, och som ett tecken på god vilja, föreslog kommissionen att denna rubrik skulle delas upp i flera underposter och att man skulle betala för översättningen av de handlingar som kommissionen tillhandahöll klaganden, dvs. den del av arbetet som utfördes på ett godtagbart sätt. Kommissionen uppgav också att klaganden hade översänt utskriften mer än 180 dagar efter den relevanta tidsfristen. Enbart detta skulle ha gjort det möjligt för kommissionen att begära skadestånd från klaganden på cirka 5 000 euro enligt avtalsvillkoren. Trots de kostsamma ansträngningar i tid och energi som kommissionen gjort för att erhålla den utskrift som enligt avtalet skulle göras, trots utskriftens oacceptabla kvalitet och trots de långa förseningarna, beslutade kommissionen dock att inte begära denna ersättning.

20. När det gäller klagandens andra stödargument uppgav kommissionen att den inte kunde godta klagandens argument att omständigheterna var svåra, eftersom diskussionerna inte var mer livliga än under tidigare forum, som hade organiserats av en annan ramavtalspart och för vilka kommissionen hade fått korrekta utskrifter. Om det hade förekommit oförutsedda svårigheter skulle det dessutom ha varit klagandens avtalsenliga skyldighet att omedelbart underrätta kommissionen om den ansåg sig oförmögen att fullgöra uppgifterna i fråga. Klaganden tog dock aldrig upp några sådana farhågor under konferensen.

21. När det gäller klagandens tredje stödjande argument konstaterade kommissionen att kontraktet inte krävde, och inte heller hade dess projektledare begärt, att klaganden skulle lägga ut den relevanta uppgiften på underentreprenad. Att göra detta var således helt och hållet klagandens ansvar, och enligt avtalsvillkoren var klaganden därför ansvarig för sina underleverantörers handlingar, försummelser och försummelser. Underleverantörens dåliga resultat befriade därför inte klaganden från något avtalsrättsligt ansvar. Kommissionen noterade dessutom att avsnitt 2.2 i tillämpningsföreskrifterna var tydligt eftersom det var klagandens skyldighet att officiellt översända översättningen till franska och engelska av utskriften innan dess kvalitet bedömdes.

22. Kommissionen konstaterade avslutningsvis att ett godtagande av klagandens påstående skulle strida mot principen om sund ekonomisk förvaltning och därmed mot EU-skattebetalarnas intresse.

23. I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål. Den tillade att den även förväntade sig att få ränta på grund av vad den ansåg vara ett fall av sen betalning från kommissionens sida.

Ombudsmannens bedömning

24. Med beaktande av ombudsmannens preliminära anmärkning ovan noterar ombudsmannen att kommissionens ståndpunkt är lämplig och proportionell, och hon anser inte att klaganden framförde något giltigt argument som ifrågasätter dess ståndpunkt i detta avseende.

25. Även om kommissionen inte specifikt tog upp frågan om klagandens berättigade förväntningar när det gäller detta avtal anser ombudsmannen att klaganden, mot bakgrund av de ovannämnda frågorna om fullgörandet av avtalet som den kände till och i avsaknad av särskilda försäkringar, inte kunde ha skapat berättigade förväntningar när det gäller ersättning av uppkomna kostnader.

26. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att klagandens andra påstående inte kan godtas. Följaktligen kan klagandens påstående inte heller godtas.

C. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsatser:

Mot bakgrund av kommissionens förslag att göra en betalning ex gratia på 13 211,83 euro, vilket utgör en rättvis och skälig lösning efter inledandet av ombudsmannens undersökning, anser hon att kommissionen har löst frågan och att det därför inte längre föreligger något administrativt missförhållande när det gäller klagandens första påstående. Ombudsmannen uppskattar kommissionens ändrade ståndpunkt och litar på att den kommer att göra den föreslagna betalningen ex gratia till klaganden.

När det gäller det andra påståendet och det därmed sammanhängande påståendet har inga administrativa missförhållanden fastställts.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 14 mars 2014

[1] Klaganden hävdade att detta belopp borde återbetalas till klaganden och inte 26 423,66 euro, eftersom de godkända kostnaderna för Romkonferensen enligt klagandens uppfattning uppgick till 88 384, 31 euro och inte 83 319,00 euro.

[2] Dessa poster uppgick till totalt 7,078 euro.

[3] I detta avseende noterar ombudsmannen att även om den avdelning inom kommissionen som handlägger klagandens ärende var GD Relex i början, skickades institutionens yttrande av Catherine Ashton, chef för Europeiska utrikestjänsten och vice ordförande för Europeiska kommissionen.