Bakgrunden till klagomålet

1. Klagomålet till Europeiska ombudsmannen gäller Epsos vägran att ge den klagande en kopia av uttagningskommitténs utvärderingsformulär.

2. Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/181-182/. Hon inbjöds inte att delta i utvärderingscentrumet eftersom hon bara fick 40 poäng för sina kvalifikationer (poängen för godkänt var 41 poäng).

3. Klaganden begärde en översyn av resultatet och en kopia av utvärderingsformuläret om sina kvalifikationer. Epso svarade att hennes begäran hade gjorts efter det att tidsfristen för att begära information eller omprövning hade löpt ut (Epso angav att begäran borde ha gjorts inom tio kalenderdagar från dagen för offentliggörandet av resultaten).

Föremålet för utredningen

4. Klaganden hävdade [1] att Epso felaktigt nekat henne tillgång till uttagningskommitténs utvärderingsformulär om hennes kvalifikationer.

5. Klaganden hävdade att Epso borde förse henne med en kopia av det utvärderingsformulär som urvalskommittén använde för att bedöma hennes ansökan.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning den 23 maj 2012 och bad Epso att inkomma med ett yttrande om klagomålet senast den 30 september 2012. Yttrandet översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 30 november 2012. Klaganden inkom inte med några synpunkter.

7. I sin skrivelse om att inleda undersökningen bad ombudsmannen Epso att vid utarbetandet av sitt yttrande överväga om tidsfristen på tio dagar för att begära information är motiverad mot bakgrund av följande överväganden.

8. För det första verkar en tidsfrist på tio dagar för att begära en översyn vara motiverad av praktiska skäl ,, men det finns ingen sådan motivering för att införa en kort tidsfrist för att begära information.

9. För det andra begränsar tidsbegränsningen av en persons rätt att få tillgång till sin akt direkt två grundläggande rättigheter, nämligen rätten till tillgång till sin egen akt, som fastställs i artikel 41 i stadgan om de grundläggande rättigheterna, och rätten till tillgång till insamlade uppgifter om sig själv och (vid behov) till rättelse, som fastställs i artikel 8.2 i stadgan om de grundläggande rättigheterna.

10. För det tredje begränsar den korta tidsfristen för att begära information också indirekt de grundläggande rättigheterna att begära rättslig prövning och att inge klagomål till ombudsmannen. Ombudsmannen noterade i detta avseende att en kandidat inte är skyldig att begära intern omprövning innan han eller hon går till domstol eller vänder sig till ombudsmannen. Tidsfristen på två månader respektive två år gäller för utövandet av dessa grundläggande rättigheter.

11. Ombudsmannen noterade att om en kandidat begär information inom tidsfristen på tio dagar är det osannolikt att svaret kommer fram tillräckligt snabbt för att kandidaten ska kunna fatta ett välgrundat beslut om huruvida han eller hon ska begära en omprövning eller inte. Med tanke på att den korta tidsfristen för att begära omprövning är rimlig skulle det enda sättet att göra omprövningsprocessen effektiv vara att automatiskt förse alla sökande med utvärderingsformuläret för deras kvalifikationer (när det gäller tillträdesskedet) och svaren på deras skriftliga/praktiska prov (när det gäller utvärderingscentrumet).

12. Med tanke på den korta tidsfristen för att begära omprövning bad ombudsmannen dessutom Epso att informera honom om huruvida den har övervägt att inrätta ett system som genererar automatiska e-postmeddelanden till sökande som informerar dem om att det finns ny information i deras Epsoprofiler.

13. Den 8 juli 2013 lämnade ombudsmannen ett förslag till rekommendation till Epso om klagomålet och begärde ett detaljerat yttrande från Epso. Epso översände sitt detaljerade yttrande den 30 september 2013 med ytterligare information den 29 oktober 2013. Epsos detaljerade yttrande över förslaget till rekommendation översändes till klaganden med en begäran om att inkomma med eventuella synpunkter senast den 30 november 2013. Ombudsmannen mottog inga synpunkter från klaganden.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Vägran att ge tillgång till utvärderingsformuläret

Argument som framförts till ombudsmannen

14. Klaganden hävdade att hon borde få tillgång till det utvärderingsformulär som användes för att bedöma hennes ansökan så att hon skulle kunna se vilka kriterier hon inte ansågs ha uppfyllt.

15. Epso angav i sitt yttrande att klaganden den 20 augusti 2010 hade informerats om att hon inte hade bjudits in till uttagningsprovets utvärderingscentrum, eftersom uttagningskommittén vid bedömningen av hennes kvalifikationer hade gett henne färre poäng än vad som krävdes. Efter att ha begärt omprövning och en kopia av utvärderingsformuläret och informerats om att hennes ansökningar var preskriberade begärde klaganden på nytt, genom e-postmeddelande av den 15 september 2010, att få tillgång till det utvärderingsformulär som uttagningskommittén använde för att bedöma hennes ansökan. Genom ett e-postmeddelande av den 12 november 2010 informerade Epso klaganden om att hennes begäran hade vidarebefordrats till uttagningsprovets sekretariat.

16. Enligt Epso innebär klagandens argument att hon anser att hon inte fick tillräckliga skäl för att vägra att ge henne tillgång till utvärderingsformuläret. Motiveringsskyldigheten i artikel 296 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt måste emellertid förenas med iakttagandet av den sekretess som enligt artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna gäller för uttagningskommitténs arbete. För att skydda denna sekretess är det förbjudet att lämna ut den ståndpunkt som enskilda ledamöter i uttagningskommittén intagit eller uppgifter om personliga eller jämförande bedömningar av de sökande.

17. Epso angav vidare att uttagningskommitténs arbete, vid bedömningen av de sökandes lämplighet, framför allt är av jämförande karaktär och följaktligen omfattas av sekretessen kring detta arbete. Det följer således av fast rättspraxis att överlämnandet av de erhållna poängen utgör en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut och gör det möjligt för unionsdomstolarna att göra en lämplig domstolsprövning. Enligt fast rättspraxis kan det inte heller krävas av en uttagningskommitté att den, när den anger skälen till att en sökande underkänts i ett prov, anger vilket av sökandens svar som anses vara otillräckligt eller förklarar varför. Sådana detaljerade skäl är inte nödvändiga för att tribunalen (och därmed tillsättningsmyndigheten) ska kunna utöva sin prövningsrätt och följaktligen för att den sökande ska kunna avgöra huruvida det är lämpligt att inge ett klagomål eller, i förekommande fall, väcka talan vid domstol.

18. Epso ansåg därför att klaganden fick all information som enligt tillämplig lagstiftning är nödvändig för att uppfylla motiveringsskyldigheten. Epso bad dock om ursäkt för att inte ha svarat på klagandens e-postmeddelande av den 12 november 2010.

19. Som svar på ombudsmannens oro över tidsfristen på tio dagar uppgav Epso att de sökandes rätt att få information innebär att sökande som inte valts ut kan få information och handlingar som gör det möjligt för dem att fatta ett välgrundat beslut om nyttan av att överklaga uttagningskommitténs beslut, utan att sekretessen för uttagningskommitténs arbete äventyras. Enligt aktuell rättspraxis är tidsfristen på tio dagar motiverad eftersom den gör det möjligt för sökande som inte valts ut att få information och handlingar minst en månad före utgången av tidsfristen för att lämna in ett överklagande till domstolen eller tidsfristen för att lämna in ett klagomål till Epso [2]. Epso såg därför ingen indirekt begränsning av den grundläggande rätten att begära rättslig prövning eller att inge klagomål till ombudsmannen.

20. Enligt Epso kan rätten enligt artikel 8.2 i stadgan om de grundläggande rättigheterna att få tillgång till insamlade uppgifter om sig själv och att få dem rättade inte påverkas, eftersom den registrerade enligt artikel 14 i förordning (EG) nr 45/2001 om skydd för personuppgifter [3] utan dröjsmål har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade. I enlighet med punkt 3.9 i Europeiska datatillsynsmannens [4] yttrande av den 24 februari 2006 om en anmälan om förhandskontroll från Europeiska kommissionens uppgiftsskyddsombud om systemet för rekrytering, genom uttagningsprov, av fast personal till Europeiska unionens institutioner eller till gemenskapens organ och byråer kan rätten till rättelse uppenbarligen endast gälla faktiska uppgifter. De tilldelade varumärkena kan under inga omständigheter vara föremål för den registrerades rätt till rättelse.”

21. När det gäller förslaget att automatiskt förse alla sökande med utvärderingsformulären avseende deras kvalifikationer i tillträdesskedet, samt svaren på deras skriftliga eller praktiska prov i utvärderingscentrumet, har Epso återigen gjort gällande att uttagningskommitténs arbete vid fastställandet av de sökandes lämplighet är av jämförande karaktär och därför omfattas av sekretessen kring sådana förfaranden.

22. När det gäller förslaget att automatiska e-postmeddelanden skulle kunna genereras för att informera de sökande om att det finns ny information i deras Epsoprofiler uppgav Epso att man har tagit fram ett ”robomail”-meddelande som varnar de sökande när de har ett nytt meddelande i sitt Epsokonto. Epso påpekade dock att detta är en tilläggstjänst från vilken de sökande inte kan härleda några rättigheter.

Ombudsmannens bedömning som ledde till ett förslag till rekommendation

23. Epso gjorde sammanfattningsvis gällande att klaganden inte kunde beviljas tillgång till utvärderingsformuläret med avseende på sina kvalifikationer på grund av den sekretess som omger uttagningskommitténs arbete enligt artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna. I detta avseende upprepade ombudsmannen sin slutsats i samband med undersökningen på eget initiativ OI/5/2005/PB [5]: Bestämmelsen i tjänsteföreskrifterna om att uttagningskommitténs arbete ska vara hemligt hindrar inte att de sökande får ta del av utvärderingskriterierna eller den detaljerade uppdelningen av poängen för ett visst prov. Resultatet av denna undersökning på eget initiativ var att Epso åtog sig att förse de sökande med ett utvärderingsformulär som inte bara angav det övergripande slutbetyget, utan även de utvärderingskriterier som använts och de delbetyg som tilldelats för varje kriterium.

24. Ombudsmannen noterade vidare i detta avseende att enligt fotnot 1 i det relevanta meddelandet om uttagningsprov”kan de sökande som inte kallats till utvärderingscentrumet få en kopia av uttagningskommitténs utvärderingsformulär avseende deras kvalifikationer genom att lämna in en begäran inom tio dagar efter det att de underrättats om resultaten.” Epso har därför själv intagit ståndpunkten att utvärderingsformuläret inte omfattades av sekretessen kring uttagningskommitténs arbete under tiodagarsperioden efter det att de sökande underrättats om sina resultat. Om utvärderingsformuläret inte omfattades av sekretessen kring uttagningskommitténs arbete under denna period, förstod ombudsmannen logiskt och nödvändigtvis inte det resonemang genom vilket det kunde omfattas av sekretessen kring uttagningskommitténs arbete efter denna period.

25. När det gäller Epsos hänvisning till senare rättspraxis noterade ombudsmannen att den dom som Epso hänvisade till understryker Epsos skyldighet att respektera tidsfristerna för att besvara begäranden om information från sökande så att de kan utöva rätten att fatta ett välgrundat beslut om huruvida uttagningskommitténs beslut ska överklagas eller inte [6]. Även om domen också hänvisar till den korta tidsfristen för de sökande att begära information [7], tyder den inte på att en rätt för de sökande att få information efter denna tidsfrist skulle uteslutas.

26. På grundval av ovanstående fann ombudsmannen inte att Epsos argument till stöd för dess vägran att ge klaganden tillgång till uttagningskommitténs utvärderingsformulär om hennes kvalifikationer var övertygande, vilket begränsade hennes grundläggande rätt till tillgång till hennes akt [8] och till uppgifter som samlats in om henne [9]. Ombudsmannen tog upp Epsos omotiverade vägran, som utgör ett administrativt missförhållande, genom att lägga fram följande förslag till rekommendation:

Med beaktande av ombudsmannens slutsatser bör Epso förse den klagande med en kopia av hennes bedömningsformulär avseende hennes kvalifikationer.

27. Ombudsmannen konstaterade att systemet med "robomail" har förbättrat informationen till kandidaterna. Han uteslöt dock inte möjligheten att ytterligare förbättringar skulle kunna göras. Med tanke på att Epso inte har angett giltiga skäl för att hålla utvärderingsformulären hemliga, och för att ge de sökande största möjliga rätt till omprövning, skulle Epso kunna ompröva möjligheten att automatiskt förse alla sökande med sina utvärderingsformulär. Ombudsmannen uppgav att han skulle överväga denna fråga ytterligare när han utvärderade Epsos motiverade yttrande om förslaget till rekommendation och att han skulle välkomna Epsos ståndpunkt även i detta avseende.

De argument som lades fram för ombudsmannen efter förslaget till rekommendation

28. I sitt detaljerade yttrande om förslaget till rekommendation uppgav Epso att man för närvarande genomför ett projekt som syftar till att förbättra kvaliteten på kommunikationen med de sökande. Det handlar bland annat om att fastställa tydliga riktlinjer för den offentliga politiken i fall som den klagandes. Epso betonar att den anser att öppenhet i sina processer är av största vikt. Detta framgår av införandet av den nya konkurrensmetoden, med en ny modell för meddelanden om uttagningsprov och en handledning för allmänna uttagningsprov, som innehåller de gemensamma regler som gäller för alla konkurrensförfaranden.

29. Epso uppgav att sedan det uttagningsprov som klaganden deltog i anordnades har Epso sett över sin policy och att Epso nu automatiskt ger sökande till allmänna uttagningsprov information om bedömningen av deras talangscreening. Epso uppgav att man på så sätt skulle ta hänsyn till ombudsmannens förslag till rekommendation och skicka den begärda informationen till klaganden.

30. Epso försåg därefter ombudsmannen med en kopia av sin skrivelse till klaganden, i vilken Epso försåg klaganden med ett utvärderingsformulär med kriterier, viktning och poäng för hennes kvalifikationer.

Ombudsmannens bedömning efter förslaget till rekommendation

31. Epso har försett den klagande med en kopia av hennes utvärderingsformulär om hennes kvalifikationer. Epso har också ändrat sin allmänna policy i detta avseende och ger nu automatiskt de sökande information om bedömningen av deras kvalifikationer. Epso har således till fullo godtagit förslaget till rekommendation och tagit itu med ombudsmannens farhågor när det gäller informationen till de sökande. Ombudsmannen tackar Epso för dess konstruktiva och öppna inställning i frågan.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Epso har godtagit ombudsmannens förslag till rekommendation.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 23 januari 2014

[1] Klaganden hävdade också att Epso felaktigt uteslöt henne från att delta i det allmänna uttagningsprovet och att Epso borde 1) ompröva sin ansökan, och 2) Om den omprövning som begärs enligt ansökan (1) skulle visa att hon borde ha kallats till det steget i uttagningsprovet, låt henne delta i utvärderingscentrumet. Ombudsmannen fann dock att det inte fanns tillräckliga skäl för att ta med detta påstående och dessa påståenden i sin undersökning av följande skäl: Med tanke på de organisatoriska och tidsmässiga begränsningarna i samband med anordnandet av uttagningsprov ansåg ombudsmannen att det var rimligt att Epso fastställde strikta och korta tidsfrister för begäranden om omprövning i de olika skedena av uttagningsproven. Syftet med påståendet och därmed sammanhängande anspråk kunde endast uppnås genom att bortse från dessa giltiga skäl för att fastställa strikta tidsfrister.

[2] Dom av den 18 september 2012 i mål F-96/09, Martorell mot kommissionen (ännu ej publicerad i rättsfallssamlingen), punkt 47.

[3] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000

om skydd för enskilda personer med avseende på gemenskapens behandling av personuppgifter

institutioner och organ och om den fria rörligheten för sådana uppgifter, EGT L 8, 2001, s. 1.

[4] Europeiska datatillsynsmannen.

[5] Beslutet finns tillgängligt på följande adress: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Domen i målet Martorell mot kommissionen (ovan fotnot 3). Punkt 48 i domen har följande lydelse: ”Det följer av den nyss gjorda analysen att Epsos strikta iakttagande av den särskilda rättighet som tillerkänns de sökande, både vad gäller innehållet i denna rättighet och tidsfristen för att inkomma med svar, återspeglar de skyldigheter som följer av principen om god förvaltning, allmänhetens rätt till tillgång till handlingar och rätten till ett effektivt rättsmedel i enlighet med artiklarna 41, 42 och 47 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna. Förutom att eventuellt leda till att uteslutna sökande väcker talan eller lämnar in ett klagomål utan att ha tillgång till tillräcklig information, kan Epsos underlåtenhet att iaktta den särskilda rättighet som tillerkänns de sökande utgöra en felaktig handling vid fullgörandet av offentliga uppgifter som, under vissa omständigheter, kan ge upphov till en rätt till ersättning från den sökandes sida” (inofficiell översättning och min kursivering).

[7] Domen i målet Martorell mot kommissionen (ovan fotnot 3), punkt 47.

[8] Artikel 41.2 b i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna.

[9] Artikel 8.2 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna