Bakgrunden till klagomålet

1. Förevarande mål rör Europeiska unionens publikationsbyrås (nedan kallad publikationsbyrån) beslut att inte förnya ett tjänsteavtal som ingåtts med klaganden.

2. Klaganden är ett IT- och kommunikationsföretag. År 2007 vann byrån en anbudsinfordran som utlystes av Publikationsbyrån för utveckling, underhåll och support av informationssystem som bygger på webbteknik (nedan kallat avtalet). Kontraktet undertecknades i september 2007. Den skulle gälla i två år med möjlighet till två automatiska förlängningar, var och en för ett år, om inte Publikationsbyrån beslutade något annat. I september 2009 förnyades avtalet automatiskt med ett år.

3. Den 23 april 2010 begärde en anställd hos klaganden ett möte med den tjänsteman vid Publikationsbyrån som ansvarar för förvaltningen av avtalet. Syftet var att tillsammans med honom se över Publikationsbyråns planer och framtida verksamhet med anknytning till avtalet, inbegripet möjligheten att lägga till ny verksamhet. Mötet ägde rum den 26 april 2010. Den 4 maj 2010 skickade klagandens företagsledare ett uppföljande e-postmeddelande till tjänstemannen, i vilket han tackade tjänstemannen för mötet, tillhandahöll viss teknisk information och sade att han hade berättat för sina kollegor om Publikationsbyråns planer för en normal fortsättning av avtalet samt dess planerade normala förlängning till 2011 (enligt avtalets normala planerade förlängningsprogram).

4. Den 3 juni 2010 informerade Publikationsbyrån klaganden om att den i enlighet med artikel I.2.5 i avtalet inte önskade förlänga avtalet med ytterligare ett år.

5. I den skriftväxling som följde uttryckte klaganden sin förvåning över Publikationsbyråns beslut och bad den att klargöra skälen till detta. Klaganden påpekade att beslutet stred mot den information som mottogs vid mötet den 26 april 2010. Klaganden hänvisade också till vad den ansåg vara Publikationsbyråns standardpraxis att förnya alla sina ramavtal för hela deras möjliga löptid.

6. Den 25 juni 2010 bekräftade Publikationsbyrån sitt beslut och underströk att den inte hade någon standardpraxis för förnyelse av ramavtal. Publikationsbyrån påpekade att beslutet att inte förnya avtalet fattades på grundval av de särskilda omständigheterna i fallet och institutionens behov. Beslutet fattades framför allt på grund av att budgeten var uttömd.

7. Den 26 augusti 2010 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

8. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående:

Påstående

Publikationsbyrån åsidosatte principen om berättigade förväntningar i artikel 10 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed genom att inte följa sina försäkringar till den klagande om att avtalet skulle förlängas och genom att inte följa sin gängse praxis på området.

Utredningen

9. Den 7 oktober 2010 begärde ombudsmannen att Publikationsbyrån skulle avge ett yttrande om klagandens påstående senast den 31 januari 2011. Publikationsbyråns yttrande översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som klaganden översände den 31 maj 2011.

10. Efter en noggrann analys av Publikationsbyråns yttrande och klagandens synpunkter drog ombudsmannen slutsatsen att det var lämpligt att granska Publikationsbyråns ärendeakt i denna fråga. Inspektionen genomfördes av ombudsmannens avdelningar den 9 juli 2013. En kopia av inspektionsrapporten skickades till Publikationsbyrån och en kopia skickades till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden inkom med sina synpunkter på inspektionsrapporten den 7 oktober 2013.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

11. I sina synpunkter på inspektionsrapporten hävdade klaganden att Publikationsbyrån på ett orimligt sätt hade anslagit en mycket låg budget till avtalet. Enligt klaganden var budgeten otillräcklig i förhållande till de tjänster som krävdes enligt kravspecifikationerna.

12. I detta avseende erinrar ombudsmannen om att syftet med hennes undersökning i detta ärende är begränsat till att bedöma om Publikationsbyrån har kränkt klagandens berättigade förväntningar. Den fråga som klaganden tog upp i punkt 11 är ett nytt påstående som Publikationsbyrån inte ombads yttra sig över. Ombudsmannen anser inte att den aktuella undersökningen bör förlängas genom att ett kompletterande yttrande begärs, men påminner om att det står klaganden fritt att skicka ett nytt klagomål till henne på denna specifika punkt.

13. I en skrivelse som bifogades dess synpunkter på Publikationsbyråns yttrande bad klaganden också ombudsmannen att inleda en ny undersökning om Publikationsbyråns allmänna beteende. I sin skrivelse hänvisade klaganden till ett antal exempel på hur Publikationsbyrån hade ingått eller förvaltat avtal med klaganden och med andra entreprenörer. Enligt klaganden vittnar dessa exempel, som i vissa fall antingen har undersökts av ombudsmannen, såsom i förevarande fall, eller har lagts fram för tribunalen, om Publikationsbyråns systematiskt fientliga beteende gentemot klaganden, som avsiktligt syftar till att säga upp de avtal som klaganden fullgör och utesluta denne från nya anbudsförfaranden.

14. De exempel som klaganden rapporterade omfattade följande: i) vägran att förnya giltiga avtal (såsom i förevarande fall), ii) beslutet att varken använda ett ramavtal eller refinansiera dess budget, iii) Överföring av kontrakt som ingåtts med den klagande till andra entreprenörer. iv) Överutnyttjande av kontrakt som ingåtts med andra uppdragstagare. och v) den påstådda förekomsten av intressekonflikter. Klaganden hänvisade också till en anonym skrivelse som skickades den 2 juni 2010 och som informerade om att Publikationsbyrån hade beslutat att utesluta klaganden från alla kontrakt och projekt som genomfördes och att överföra dessa kontrakt till andra uppdragstagare. Klaganden upprepade sin ståndpunkt i sina synpunkter på inspektionsrapporten.

15. I skrivelsen av den 20 juni 2013 om beslutet att genomföra en inspektion av Publikationsbyråns ärendeakt informerade ombudsmannen klaganden om att ett beslut skulle fattas om huruvida det påstående som nämns i punkt 14 skulle tas med. Detta skulle vara fallet om bedömningen av det aktuella ärendet ledde till slutsatsen att Publikationsbyrån hade gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden och att detta administrativa missförhållande kunde utgöra en del av ett allmänt mönster av administrativa missförhållanden vid Publikationsbyrån. Ombudsmannen kommer därför att behandla frågan efter sin bedömning av påståendet i punkt 8.

16. I sina synpunkter på ombudsmannens inspektionsrapport ifrågasatte klaganden Publikationsbyråns beslut att identifiera flera av de handlingar som ombudsmannen inspekterat som konfidentiella.

17. Ombudsmannen erinrar om att enligt artiklarna 13.3 och 14.2 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser får varken den klagande eller allmänheten ha tillgång till handlingar eller information som erhållits under en inspektion och som av institutionen i fråga har identifierats som konfidentiella. Av detta följer att institutionerna kan begära att handlingar som erhållits under en inspektion av ombudsmannens avdelningar behandlas konfidentiellt. Med tanke på att klaganden inte har lagt fram några specifika argument som tyder på att Publikationsbyrån inte skulle ha haft rätt att begära konfidentiell behandling i det aktuella fallet är klagandens åsikt inte hållbar.

A. Påstående om underlåtenhet att följa de försäkringar som lämnats till klaganden och standardpraxis

Argument som framförts till ombudsmannen

18. Klaganden hävdade att Publikationsbyrån hade åsidosatt principen om skydd för berättigade förväntningar. Enligt klaganden lämnade Publikationsbyrån tydliga försäkringar om förlängningen av avtalet vid mötet den 26 april 2010. Vid detta möte bad kommissionen också klaganden att göra ”viktiga och oåterkalleliga investeringar i förväg”. Som en följd av detta var klaganden övertygad om att kontraktet skulle förnyas och gjorde de nödvändiga investeringarna, som var betydande, för att ha de relevanta resurserna på plats för att utföra arbetet. Klaganden påpekade att de försäkringar som lämnades vid mötet den 26 april 2010 bekräftades i det uppföljande e-postmeddelande som klaganden skickade till Publikationsbyrån den 4 maj 2010. Detta e-postmeddelande kunde anses utgöra mötesprotokollet och redogjorde tydligt för Publikationsbyråns avsikter att förnya avtalet. Klaganden betonade att Publikationsbyrån aldrig reagerade på e-postmeddelandet av den 4 maj 2010 eller ifrågasatte dess innehåll.

19. Klaganden hävdade också att en berättigad förväntan om att avtalet skulle förnyas följde av EU-institutionernas standardavtalspraxis, särskilt Publikationsbyråns, som alltid förnyar ramavtal för hela deras möjliga löptid. I detta specifika fall förstärktes klagandens förväntningar av det faktum att avtalet aktivt användes för att tillhandahålla underhållstjänster för ett antal kritiska it-applikationer som används vid Publikationsbyrån.

20. I sitt yttrande förnekade Publikationsbyrån att den hade gett klaganden någon försäkran om att avtalet skulle förnyas under mötet den 26 april 2010 eller vid något annat tillfälle. Publikationsbyrån betonade att förnyelsen av avtalet inte alls diskuterades under detta möte och att den enda kommentar som gjordes i samband med avtalet var att det var ”normalt genomförande”. Publikationsbyrån uppgav också att den hade ett PM av den 22 juli 2010 med en sammanfattning av mötets innehåll.

21. Publikationsbyrån underströk vidare att klagandens e-postmeddelande av den 4 maj 2010 inte kunde anses utgöra mötesprotokollet eftersom det saknade den typiska formen för protokollet och endast återspeglade klagandens egen uppfattning om vad som hade hänt och vad som hade sagts. Publikationsbyrån hade inte heller godkänt innehållet i e-postmeddelandet och dess tystnad kunde inte betraktas som bevis för ett sådant godkännande. Publikationsbyrån erinrade också om att enligt rättspraxis från Europeiska unionens domstol (nedan kallad domstolen) kan ”avsaknaden av svar från kommissionen under en längre tid inte utgöra en försäkran som ger sökanden berättigade förväntningar”[1].

22. När det gäller de investeringar som påstås ha gjorts av klaganden förnekade Publikationsbyrån att den någonsin uppmuntrat klaganden att göra dem och betonade att klaganden var skyldig att ha de nödvändiga resurserna tillgängliga till dess att avtalet löpte ut.

23. Publikationsbyrån drog slutsatsen att klaganden inte hade bevisat att den hade fått tydliga, ovillkorliga och samstämmiga försäkringar. Även om det antogs att tydliga försäkringar hade lämnats, betonade Publikationsbyrån emellertid att dessa försäkringar inte kunde ge upphov till berättigade förväntningar. Detta beror på att de skulle ha stått i tydlig kontrast till ordalydelsen i avtalet, som uttryckligen erkände Publikationsbyråns rätt att inte förnya det och krävde att eventuella ändringar skulle göras skriftligen.

24. Publikationsbyrån förnekade också att den alltid förnyar sina ramavtal som standardpraxis. Det faktum att Publikationsbyrån systematiskt inför en förnyelseklausul i sina avtal innebär inte att förnyelserna sker automatiskt. De beror snarare på ett antal omständigheter, till exempel förekomsten av en budget eller behovet av de tjänster som tillhandahålls. I vilket fall som helst betonade Publikationsbyrån att klaganden inte kunde bevisa förekomsten av en sådan praxis och att de siffror som byrån förfogade över i själva verket visade motsatsen.

25. Det faktum att avtalet användes aktivt återspeglade dessutom endast det normala avtalsbeteendet under avtalets giltighetstid och kunde inte i något fall åberopas för att ge upphov till förväntningar om att det skulle förnyas.

26. När det slutligen gäller konsumtionen av den relevanta budgeten betonade Publikationsbyrån att den inte har rätt att efter eget gottfinnande öka den budget som tilldelats ett offentligt kontrakt, utan endast kan göra detta när de villkor som föreskrivs i de tillämpliga bestämmelserna är uppfyllda.

27. I sina synpunkter insisterade klaganden på att förlängningen av avtalet diskuterades i detalj under mötet den 26 april 2010. Publikationsbyrån gav tydliga, ovillkorliga och samstämmiga försäkringar om att avtalet skulle förlängas med ytterligare ett år. Enligt klaganden var det svårt att förstå varför Publikationsbyrån inte reagerade på e-postmeddelandet av den 4 maj 2010 om frågan inte alls hade diskuterats, vilket Publikationsbyrån föreslog. Klaganden påpekade att det PM av den 22 juli 2010 som Publikationsbyrån nämner skrevs först månader efter mötet och efter klagandens begäran om förtydliganden. Klaganden misstänkte att meddelandet hade utarbetats en tid senare i ett försök att motivera Publikationsbyråns ståndpunkt och därför var otillförlitligt.

28. Klaganden tillade vidare att de försäkringar som gavs under mötet var de senaste av en lång rad liknande försäkringar som mottagits. På grund av betydelsen av frågan om förnyelse hade klaganden fortsatt att ta upp den sedan 2008 och Publikationsbyrån försäkrade ständigt klaganden att det inte skulle bli några problem med att förnya kontraktet.

29. Klaganden betonade också att den rättspraxis som Publikationsbyrån hänvisar till om den rättsliga betydelsen av att en institution inte reagerar hänvisar till olika omständigheter (t.ex. en ansökan om tillstånd) och därför inte är relevant i detta fall. Eftersom klagandens e-postmeddelande av den 4 maj 2010 endast innehöll det som sades under mötet måste Publikationsbyråns tystnad betraktas som ett underförstått godtagande av rapporten.

30. Klaganden insisterade på att förnyelse av ramavtal är institutionernas sedvanliga praxis och betonade att Publikationsbyrån inte kunde bevisa motsatsen. Enligt klaganden är det rimligt att förvänta sig att upphandlande myndigheter förnyar ramavtal i avsaknad av exceptionella omständigheter. Klaganden höll med om att uttömningen av budgeten, eller inget krav på de tjänster som tillhandahålls enligt kontraktet, är omständigheter som kan motivera beslutet att inte förnya ett kontrakt. Den underströk emellertid även att ingen av dessa två omständigheter förelåg i förevarande fall.

31. Klaganden påpekade särskilt att avtalet främst användes för att tillhandahålla underhållstjänster för två webbaserade system (EU Bookshop och e-meddelanden) som var av avgörande betydelse för Publikationsbyråns verksamhet. Publikationsbyrån hade dessutom i samband med andra undersökningar av ombudsmannen medgett att den tillgängliga budgeten för förvaltningen av de två systemen var betydande.

Resultaten av granskningen av Publikationsbyråns akt

32. Under inspektionen tog ombudsmannens företrädare del av handlingarna i Publikationsbyråns ärendeakt, särskilt noten av den 22 juli 2010. PM:et avsåg mötet med klaganden den 26 april 2010 och alla interna handlingar rörande beslutet att inte förlänga avtalet.

33. Publikationsbyråns företrädare klargjorde att anbudsinfordringar förbereds i god tid innan ett kontrakt löper ut, för att säkerställa samordning och kontinuitet mellan de två kontrakten och för att möjliggöra en smidig överlämning. De underströk att ramavtal som det aktuella vanligtvis ingås för en period på ett eller två år, med möjlighet till förlängning två eller tre gånger med ett år vardera, upp till en maximal löptid på fyra år. En viss budget ("anslag") anslås till kontraktet i fråga i enlighet med tilldelningsbeslutet. En förlängning av ett kontrakt inom fyraårsramen övervägs endast om det finns tillräckligt med pengar kvar i kuvertet för att möjliggöra detta. När det gäller klagandens fall var utgifterna högre än vad som tidigare hade förutsetts. En extra tilldelning av medel hade redan beslutats för att förlänga avtalet en gång i slutet av det andra året. Företrädarna för Publikationsbyrån betonade att de pengar som fanns kvar i det ökade anslaget inte räckte till för att förlänga avtalet med ytterligare ett år och att man under rådande omständigheter inte kunde planera för ett andra extra anslag. Publikationsbyråns företrädare klargjorde att en extra tilldelning av medel är en undantagsåtgärd. Under dessa omständigheter fattades beslutet att inte förnya kontraktet och att inleda en ny anbudsinfordran.

34. Företrädarna för Publikationsbyrån lämnade också förtydliganden om promemorian av den 22 juli 2010, skälen till att den utarbetades först tre månader efter mötet med klaganden den 26 april 2010 och de frågor som diskuterades under mötet. Publikationsbyråns företrädare förklarade särskilt att protokoll från möten som det aktuella sällan upprättas. I det aktuella fallet rörde mötet flera frågor, bland annat återkoppling om fullgörandet av befintliga avtal med klaganden. Frågan om en eventuell förlängning av avtalet togs dock inte ens upp. Avtalsfrågor diskuterades inte under mötet. Företrädarna för Publikationsbyrån tillade att promemorian utarbetades som svar på klagandens fax av den 3 juni 2010, i vilket den uttryckte sin oenighet med Publikationsbyråns beslut att inte förnya avtalet. Syftet med PM:et var att klargöra vad som faktiskt hade diskuterats vid mötet.

35. När det gäller skälet till att Publikationsbyrån inte besvarade klagandens e-postmeddelande av den 4 maj 2010 klargjorde dess företrädare att Publikationsbyrån inte ansåg det lämpligt att offentliggöra det föreslagna beslutet att inte förnya avtalet, eftersom det beslutet fortfarande måste godkännas slutgiltigt. Det klargjordes också att beslutet snart skulle ha meddelats officiellt.

36. I sina synpunkter på ombudsmannens inspektionsrapport betonade klaganden att enligt hans egen erfarenhet ingås alla ramavtal för minst fyra år, om inte längre. Den påpekade att det förfarande som leder fram till tilldelningen av ett ramavtal är särskilt betungande för både deltagarna och den upphandlande myndigheten och att en löptid på fyra år därför är absolut nödvändig för att alla berörda parter ska få avkastning på sina investeringar.

Ombudsmannens bedömning

37. Ombudsmannen erinrar om att principerna om god förvaltning också är bindande för institutionerna när de handlar inom ramen för avtal som ingåtts med enskilda. Härav följer att institutionerna, även när de utövar sina rättigheter enligt avtalsvillkoren, är skyldiga att göra detta i enlighet med principerna om god förvaltningssed.

38. Ombudsmannen erinrar dock också om att omfattningen av den prövning som hon kan göra i avtalsärenden med nödvändighet är begränsad. Ombudsmannen anser att hon inte bör försöka avgöra om det har förekommit ett avtalsbrott från någondera partens sida, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om den relevanta lagen och bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

39. Ombudsmannen anser därför att hon, i mål som rör avtalstvister, har rätt att begränsa sin undersökning till en prövning av huruvida den berörda unionsinstitutionen eller det berörda unionsorganet har gett henne en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess uppfattning om avtalssituationen är motiverad. Om så är fallet skulle ombudsmannens slutsats vara att hennes undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats skulle inte påverka parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av en behörig domstol.

40. Ombudsmannen noterar att principerna om god förvaltningssed inbegriper principen om berättigade förväntningar, som har stadfästs i artikel 10 i kodexen för god förvaltningssed (nedan kallad kodexen). Enligt denna princip ska tjänstemännen respektera allmänhetens berättigade och rimliga förväntningar mot bakgrund av hur institutionen har agerat tidigare. De ska också vara konsekventa i sitt administrativa beteende och med institutionens administrativa åtgärder.

41. Ombudsmannen erinrar om att enligt domstolens fasta rättspraxis [2] måste tre villkor vara uppfyllda för att rätten till skydd för berättigade förväntningar ska kunna åberopas. För det första ska unionsmyndigheterna ha gett tydliga, ovillkorliga och samstämmiga försäkringar från auktoriserade och tillförlitliga källor till den berörda personen. För det andra måste dessa försäkringar kunna ge upphov till berättigade förväntningar hos den person som de riktar sig till. För det tredje måste de försäkringar som lämnas vara förenliga med tillämpliga regler.

42. I det aktuella fallet hävdar klaganden att den har berättigade förväntningar på att avtalet ska förnyas till följd av i) De försäkringar som en företrädare för Publikationsbyrån gav klaganden vid mötet den 26 april 2010 och vid ett antal andra tillfällen sedan 2008. och ii) EU-institutionernas, och särskilt Publikationsbyråns, normala avtalspraxis när det gäller förnyelse av ramavtal.

43. När det gäller i) de försäkringar som påstås ha lämnats av Publikationsbyrån noterar ombudsmannen att klaganden har uppgett att den har mottagit flera av dessa vid ett antal tillfällen sedan 2008. Klaganden lämnade dock endast närmare uppgifter om det möte som hölls den 26 april 2010 och lämnade inga särskilda bevis eller uppgifter om vad den hänvisade till som ytterligare exempel på mottagna försäkringar. Ombudsmannen kommer därför att begränsa sin bedömning till Publikationsbyråns agerande i samband med mötet den 26 april 2010.

44. Ombudsmannen noterar att klaganden och Publikationsbyrån har uttryckt motstridiga åsikter om vad som diskuterades vid mötet.

45. I sitt yttrande, och särskilt under inspektionen, uppger Publikationsbyrån att den diskuterade flera frågor rörande fullgörandet av befintliga avtal med klagandens företrädare, men att det inte hänvisades till en eventuell förlängning av avtalet. Ombudsmannen påpekar att Publikationsbyråns ståndpunkt bekräftas av innehållet i det PM av den 22 juli 2010 som ombudsmannens avdelningar har granskat.

46. Klaganden ifrågasatte dock tillförlitligheten i PM:et av den 22 juli 2010, som Publikationsbyrån utarbetade flera månader efter mötet. Klaganden underströk också att Publikationsbyrån inte reagerade på sitt e-postmeddelande av den 4 maj 2010, vilket bör betraktas som en underförstådd bekräftelse på att försäkringar hade lämnats under mötet.

47. Ombudsmannen anser att det faktum att PM:et utarbetades mer än två månader efter mötet verkligen kan ge upphov till vissa tvivel om dess tillförlitlighet. Vid inspektionen av publikationsbyråns handlingar framkom det dock att ett förslag om att inte förnya avtalet redan hade lämnats in i god tid före dagen för mötet med klaganden och att det färdigställdes några dagar senare. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det är osannolikt att Publikationsbyråns företrädare, som deltog i mötet och som måste ha varit väl medveten om det pågående interna förfarandet, skulle ha försäkrat att avtalet skulle förnyas.

48. Ombudsmannen noterar också att Publikationsbyrån under inspektionen gav en förklaring till varför den inte reagerade på klagandens e-postmeddelande av den 4 maj 2010. Publikationsbyråns företrädare klargjorde särskilt att det slutliga beslutet från och med detta datum ännu inte hade fattats, men snart skulle fattas, och ansåg därför att det inte var lämpligt att avslöja byråns avsikt. Ombudsmannen anser att Publikationsbyråns klargörande är rimligt och i linje med de skriftliga bevisen. Hon anser därför att bristen på reaktion på klagandens e-postmeddelande av den 4 maj 2010 under rådande omständigheter inte kunde betraktas som ett tyst godkännande av dess innehåll från Publikationsbyråns sida, såsom klaganden föreslagit.

49. Med detta sagt anser ombudsmannen att ingenting skulle ha hindrat Publikationsbyrån från att svara på klagandens e-postmeddelande av den 4 maj 2010. I detta svar kunde kommissionen ha informerat klaganden om tidsramen för beslutet om huruvida avtalet skulle förlängas eller inte. Detta kunde ha gjorts utan att avslöja den då pågående interna beslutsprocessen. Ombudsmannen kommer därför att göra ytterligare en anmärkning i detta avseende för att ge vägledning om liknande fall uppstår i framtiden.

50. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att klagandens åsikt att Publikationsbyrån tillhandahöll de påstådda försäkringarna under mötet den 26 april 2010 inte är övertygande.

51. När det gäller ii) klagandens hänvisning till vad den anser vara EU-institutionernas standardavtalspraxis för att förnya ramavtal noterar ombudsmannen att Publikationsbyrån har lämnat en rimlig förklaring till att det inte finns någon sådan praxis. I detta avseende bör det noteras att Publikationsbyrån hävdade att införandet av förnyelseklausuler i avtal utesluter möjligheten att tolka förnyelser som automatiska. Publikationsbyrån har också sagt att de siffror som den har tillgång till inte tyder på någon allmän praxis att förnya ramavtal.

52. Ombudsmannen noterar att klaganden inte framförde något specifikt argument som skulle kunna ifrågasätta Publikationsbyråns ståndpunkt. Till att börja med sade klaganden endast att den påstådda praxisen existerar, hänvisade till sin egen erfarenhet och nämnde de ekonomiska skäl som enligt klaganden skulle göra det nödvändigt med automatisk förnyelse av ramavtal. I sina synpunkter medgav klaganden också att det finns fall där ramavtal inte förnyas, och höll särskilt med om att ett beslut att inte förnya ett ramavtal kan motiveras i fall där det inte längre finns något behov av de tjänster som erbjuds eller där den relevanta budgeten är uttömd. Ombudsmannen noterar att Publikationsbyrån i detta fall beslutade att inte förnya avtalet på grund av att den anslagna budgeten hade uttömts. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att de argument som framförts av klaganden verkar bekräfta, snarare än motsäga, Publikationsbyråns slutsats att det inte finns någon standardpraxis när det gäller förnyelse av ramavtal. Det förefaller lämpligt att tillägga att denna slutsats inte påverkas av klagandens uppfattning att i) Kontraktet användes aktivt för att tillhandahålla tjänster som var mycket nödvändiga. och ii) det var nödvändigt att göra vissa investeringar. Eftersom i) och ii) avser avtalets giltighetstid kunde de inte ge upphov till berättigade förväntningar på att avtalet skulle förnyas.

53. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att det inte kan fastställas att principen om berättigade förväntningar har åsidosatts i det aktuella fallet. Av detta följer att klagandens påstående inte kan godtas.

B. Påstående om förekomsten av ett allmänt mönster av administrativa missförhållanden

54. När det gäller klagandens ytterligare påstående, som han framförde i sitt yttrande (se punkt 15), nämligen Publikationsbyråns systematiskt fientliga beteende mot klaganden, anser ombudsmannen att hon inte kan betrakta det som ett exempel på det påstådda systematiska, fientliga beteendet mot klaganden, eftersom hon inte har funnit något administrativt missförhållande i det aktuella fallet. Hon anser därför att det, i avsaknad av konkreta bevis, inte finns tillräckliga skäl för en utredning av detta påstående.

C. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det har inte förekommit några administrativa missförhållanden i Publikationsbyråns verksamhet.

Klaganden och Publikationsbyrån kommer att informeras om detta beslut.

Ytterligare anmärkning

Med förbehåll för avtalsvillkoren kan Publikationsbyrån i framtida fall där uppdragstagarna frågar om deras avtal kommer att förnyas eller inte åtminstone ange den ungefärliga tidsram inom vilken den avser att fatta ett beslut.

 

Emily O'Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 19 december 2013

---

[1] De förenade målen T-407/06 och T-408/06, Zhejiang Aokang Shoes mot rådet, REU 2010, s. 747, punkt 101.

[2] Mål T-203/97, Forvass mot kommissionen, REGP 1999, s. I-A-129 och II-705, punkt 70; mål T-199/01, G mot kommissionen, REGP 2002, s. I-A-217 och II-1085, punkt 38, Mål T-347/03, Branco mot kommissionen, REG 2005, s. II-2555, punkt 102.