Bakgrunden till klagomålet

1. Den 12 oktober 2010 skickade klaganden en skrivelse till Europeiska kommissionen, i vilken han uttryckte sina kritiska åsikter och begärde information om flera ämnen, nämligen främst Turkiets, Ukrainas och Georgiens anslutning till EU, stöd till konkursdrabbade EU-stater, viseringsfria resor mellan EU och Ryska federationen och en EU-omfattande tv-kanal på alla EU-språk.

2. Eftersom klaganden inte fick något svar skickade han en påminnelse den 8 april 2011.

3. Den 31 maj 2011 skickade klaganden en påminnelse till kommissionens representation i Tyskland och begärde att få information om vilka organ han kunde vända sig till för att klaga på kommissionens agerande.

4. Den 1 juli 2011 skickade klaganden en ny påminnelse till kommissionens representation i Tyskland. Han frågade om kommissionens korrekta adress och om e-postadressen till kommissionens representation i Berlin. Han ville särskilt veta om korrespondens som sändes till kommissionens allmänna adress men som var ställd till dess ordförande skulle överföras till kommissionens adress.

5. Den 7 juli 2011 besvarade kommissionens representation i Tyskland klagandens skrivelse av den 1 juli 2011. Den försäkrade honom om att korrespondensen i princip skulle överföras till den berörda adressaten. Dessutom uppmanades han att än en gång skicka sina frågor via e-post till kommissionens representation i Tyskland, som snabbt skulle svara honom.

6. Den 15 september 2011 svarade kommissionen klaganden. Kommissionen bekräftade mottagandet av klagandens skrivelser av den 12 oktober 2010 och den 8 april 2011 och bad om ursäkt för det försenade svaret. Utan att ta itu med de frågor som klaganden tog upp hänvisade kommissionen honom till aktuell information om kommissionen på webbplatsen Europa direkt, där han kunde hitta kontaktuppgifter för att få information om EU:s politik. Kommissionen gav honom också telefonnumret "Europe Direct".

Föremålet för utredningen

7. Föreliggande undersökning avser följande påståenden och påståenden:

Anklagelser:

Kommissionen i) behandlade inte klagandens skrivelse av den 12 oktober 2010 korrekt och ii) behandlade honom därmed på ett diskriminerande och olämpligt sätt.

Fordringar:

Kommissionen bör motivera varför den i) inte hanterade klagandens skrivelse korrekt och ii) behandlade honom på ett diskriminerande och olämpligt sätt.

8. I sina synpunkter lade klaganden till ett krav på att kommissionen skulle besvara frågorna i sin skrivelse av den 12 oktober 2010. Ombudsmannen beslutade att lägga till detta påstående till sin undersökning.

Utredningen

9. Den 13 oktober 2011 lämnade klaganden in ett klagomål till ombudsmannen.

10. Den 20 oktober 2011 bad ombudsmannen klaganden att klargöra sitt klagomål. Klaganden svarade den 24 oktober 2011.

11. Den 15 december 2011 inledde ombudsmannen en undersökning och uppmanade kommissionen att avge ett yttrande om ovanstående påståenden och påståenden senast den 31 mars 2012. I sin skrivelse informerade ombudsmannen kommissionen om att ”klaganden har klargjort att hans klagomål till ombudsmannen inte syftar till att få svar på de frågor som ställdes i hans skrivelse av den 12 oktober 2010, utan i stället till att ta reda på varför kommissionen hanterade skrivelsen på det sätt som den gjorde”.

12. Den 7 maj 2012 skickade klaganden ytterligare korrespondens och klagade över att kommissionen fortfarande inte hade lämnat något yttrande.

13. Den 10 maj 2012 lämnade kommissionen in den engelska versionen av sitt yttrande och bad om ursäkt för förseningen. Den 11 maj 2012 vidarebefordrade ombudsmannen yttrandet till klaganden. Den 23 maj 2012 översände kommissionen en översättning av sitt yttrande till tyska. Den 29 maj 2012 vidarebefordrade ombudsmannen översättningen till klaganden.

14. Den 31 maj 2012 inkom klaganden med ytterligare korrespondens. Den 20 juni 2012 yttrade han sig över kommissionens yttrande. Den 7 maj 2013 frågade ombudsmannen i en skrivelse den klagande om han skulle samtycka till ett förslag till vänskaplig förlikning av hans klagomål [1]. Den klagande informerades om att om ombudsmannen inte skulle få något svar inom två veckor efter det att den klagande mottagit skrivelsen, skulle det anses att den klagande inte samtyckte till förslaget. Den 3 juni 2013 återsändes skrivelsen till ombudsmannens kansli med en uppgift om att den inte kunde överlämnas till klaganden.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om att kommissionen har hanterat klagandens skrivelse på ett olämpligt sätt

Argument som framförts till ombudsmannen

15. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att det var först den 15 september 2011, och efter att ha skickat en påminnelse till kommissionen och ytterligare två påminnelser till kommissionens representation i Berlin, som kommissionen besvarade hans skrivelse av den 12 oktober 2010.

16. I sin ytterligare korrespondens tillade klaganden att kommissionens representation i Tyskland aldrig svarade honom.

17. I sitt yttrande höll kommissionen med om att den inte hade behandlat klagandens skrivelse av den 12 oktober 2010 på ett korrekt sätt, eftersom den svarade först den 15 september 2011.

18. Kommissionen förklarade att enhet SG-R2 "posthantering" vid dess generalsekretariat hanterar över 10 000 försändelser per år, varav de allra flesta tilldelas den behöriga avdelningen för svar eller andra lämpliga åtgärder. Hur framgångsrikt tilldelningsförfarandet blir beror dock på förmågan att identifiera rätt tjänst. Medan vissa tilldelningar är rutinmässiga och enkla, är andra, såsom den i förevarande mål, mer komplexa eller svåra. Klagandens skrivelse rörde i själva verket flera frågor som i sin tur berörde olika avdelningar inom kommissionen. Det var omöjligt att identifiera en huvudtjänst till vilken klagandens e-post kunde tilldelas. Denna situation ledde till förseningar i insamlingen av den information som behövdes för svaret.

19. Kommissionen påpekade dessutom att den hade bett klaganden om ursäkt för dröjsmålet med att svara i sin korrespondens av den 15 september 2011. Kommittén upprepade denna ursäkt i sitt yttrande.

20. När det gäller klagandens påstående att ingen av hans två skrivelser till kommissionens representation i Berlin besvarades uppgav kommissionen att dess representation inte hade några uppgifter om att den hade mottagit nämnda skrivelse av den 31 maj 2011. När det gäller klagandens skrivelse av den 1 juli 2011, som mottogs den 4 juli 2011, ansåg kommissionen att dess representation svarade på lämpligt sätt och i god tid via e-post av den 7 juli 2011. Klaganden informerades om kommissionens postadress, uppmanades att skicka sina frågor till representationen och meddelade att han skulle få ett snabbt svar.

21. I sina synpunkter på kommissionens yttrande godtog klaganden kommissionens ursäkt för dröjsmålet med att svara. Han hävdade dock att kommissionens interna organisation och strukturer är irrelevanta för EU-medborgarna och att han, i motsats till vad kommissionen hävdar, inte kontaktade kommissionen via e-post. Klaganden hävdade vidare att han hade skickat en skrivelse till kommissionens representation i Berlin den 31 maj 2011. Om representationen inte fick det brevet var det inte hans fel. Klaganden vidhöll dessutom att han inte hade fått något svar från representationen.

Ombudsmannens bedömning

22. För det första påpekar ombudsmannen att det i kommissionens kodex för god förvaltningssed föreskrivs att ett svar på en skrivelse ställd till kommissionen ska sändas inom femton arbetsdagar från den dag då skrivelsen mottogs av den ansvariga kommissionsavdelningen. [...] Om ett svar inte kan skickas inom ovannämnda tidsfrist, och i samtliga fall där svaret kräver annat arbete med det, såsom samråd mellan avdelningarna eller översättning, bör den ansvarige tjänstemannen skicka ett preliminärt svar med angivande av ett datum då adressaten kan förvänta sig att få ett svar mot bakgrund av detta ytterligare arbete, med beaktande av ärendets relativa brådska och komplexitet." I artikel 14 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (nedan kallad ECGAB) anges följande: "Varje skrivelse eller klagomål till institutionen ska få ett mottagningsbevis inom två veckor, utom om ett svar i sak kan skickas inom den perioden." I artikel 17 i ECGAB föreskrivs dessutom i huvudsak att skrivelser från allmänheten ska få ett svar inom en rimlig tidsfrist, utan dröjsmål och under alla omständigheter senast två månader från dagen för mottagandet. I det aktuella fallet har kommissionen emellertid, trots de ovannämnda bestämmelserna, helt ignorerat klagandens skrivelse av den 12 oktober 2010 och hans på varandra följande påminnelser och försenat sitt svar till honom med flera månader.

23. När det gäller kommissionens förklaring av orsakerna till förseningen kunde ombudsmannen hålla med om att klagandens skrivelse behandlade flera frågor som inte var kopplade till varandra och därför krävde återkoppling från olika avdelningar inom kommissionen.

24. Ombudsmannen anser dock att detta inte kan motivera den totala tid, det vill säga cirka 11 månader, som kommissionen behövde för att ge ett svar. Institutionerna bör organisera sitt arbete på ett sådant sätt att medborgarnas rätt till ett snabbt svar skyddas.

25. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att den totala tid det tog för kommissionen att svara var uppenbart överdriven och att kommissionens förklaring till den tid det tog att svara inte kan anses vara tillfredsställande. Detta är det första administrativa missförhållandet. Eftersom kommissionen bad om ursäkt för förseningen både i sitt svar av den 15 september 2011 till klaganden och i sitt yttrande över detta klagomål och eftersom klaganden godtog denna ursäkt i sina synpunkter, kommer ombudsmannen dock att avstå från att göra en kritisk anmärkning i detta avseende.

26. När det slutligen gäller agerandet vid kommissionens representation i Berlin har ombudsmannen ingen anledning att betvivla kommissionens uttalande att dess representation inte har några uppgifter om att den mottagit skrivelsen av den 31 maj 2011. Klaganden lade inte fram några bevis för att skrivelsen hade överlämnats till representationen. Ombudsmannen anser därför att ytterligare undersökningar i denna fråga inte skulle vara till nytta. Å andra sidan noterar ombudsmannen att representationen svarade klaganden så tidigt som den 7 juli 2011. Svaret tar upp de frågor som klaganden har tagit upp, och det gör det i en ton som är helt tillfredsställande. Inga administrativa missförhållanden kan därför konstateras i denna fråga.

B. Påstående om diskriminerande och olämplig behandling av klaganden från kommissionens sida

Argument som framförts till ombudsmannen

27. I sitt klagomål och ytterligare korrespondens hävdade klaganden att innehållet i kommissionens svar av den 15 september 2011 är skrattretande, oförskämd och helt oacceptabelt. Han uppgav att han inte kände till någon enskild ekonomisk aktör i Europa som kunde komma undan med sådan oförskämd korrespondens. Dessutom hävdade han att han hade blivit nedvärderad, diskriminerad och förödmjukad av kommissionen.

28. I sitt yttrande höll kommissionen inte med om att klaganden hade behandlats på ett diskriminerande och olämpligt sätt. Kommissionen ansåg att klaganden inte hade lämnat några närmare uppgifter om den påstådda diskrimineringen. Kommissionen anser att dess skrivelse av den 15 september 2011, trots att den var försenad, var en lämplig och rimlig reaktion på klagandens skrivelse av den 12 oktober 2010.

29. Kommissionens svar utarbetades på grundval av att klaganden sökte information om kommissionens ståndpunkt i fråga om de fem berörda ämnena. De frågor som ställdes var dock mycket filosofiska och mycket omfattande. Således skulle ett svar på dem inte ha varit möjligt inom ramen för en normal skrivelse.

30. Enligt kommissionen innehåller de fem frågor som klaganden tog upp och de frågor han ställde sammanlagt 18 delfrågor. Kommissionen anser att dessa frågor inte rimligen kan förväntas ge upphov till den information som efterfrågas genom individuella, detaljerade svar på varje fråga. Hänvisningarna i kommissionens svar på dess webbplats, till kontaktpunkterna för de relevanta politikområdena och till ett telefonnummer för kostnadsfri information utgjorde därför en verklig och rimlig reaktion på frågorna.

31. Dessutom hävdade kommissionen att klagandens frågor delvis var retoriska och inte kunde besvaras. Kommissionen påpekade att frågorna systematiskt föregicks av, följdes av eller varvas med långa kompletterande påståenden om klagandens syn på de olika berörda punkterna. Hans senare korrespondens bekräftar uppfattningen att hans skrivelse till kommissionen motiverades av frustration och huvudsakligen innehöll hans egna anklagelser eller kritik mot, snarare än frågor till, kommissionen.

32. Med hänvisning till klagandens inlaga, dvs. att klagomålet till ombudsmannen inte syftade till att få svar på de frågor som ställdes i skrivelsen av den 12 oktober 2010, ansåg kommissionen vidare att klagandens skrivelse till kommissionen inte på allvar syftade till att få svar på de retoriska frågor som den ställde.

33. I sina synpunkter ifrågasatte klaganden kommissionens åsikt att hans frågor på något sätt var filosofiska eller retoriska. När det gäller kommissionens svar påpekade han att kommissionen väntade i nästan ett år för att se om han skulle kontakta det igen och sedan skickade honom ett svar som endast innehöll tre meningar. Dessutom uppgav han att det var omöjligt att hitta de exakta svaren på hans frågor på internet. I stället för att vända sig till klaganden på annat håll kunde kommissionen ha bett honom att hålla sina frågor korta eller ge honom instruktioner. Klaganden bekräftade att han skulle vilja delta aktivt i EU:s utveckling om kommissionen inte fråntog honom denna möjlighet.

34. Klaganden vidhöll vidare att innehållet i kommissionens svar till honom var olämpligt och diskriminerande. Han anförde att han önskar få svar på sina fem frågor [2] som han ännu inte har fått.

Ombudsmannens bedömning

35. När det gäller påståendet om diskriminering håller ombudsmannen med kommissionen om att det är helt ogrundat och därför ogrundat.

36. Ombudsmannen håller dessutom med kommissionen om att formuleringen av skrivelsen av den 12 oktober 2010 tyder på att klaganden ville framföra sina kritiska synpunkter på de fem frågor som rör EU. Ombudsmannen delar också kommissionens åsikt att klagandens frågor i viss mån var "retoriska" eller förmedlade hans egna kritiska åsikter eller anklagelser. Å andra sidan delar ombudsmannen den klagandes åsikt att de inte var "filosofiska", även om de kanske inte har gett sig själva ett enkelt och rakt svar. Ombudsmannen förstår också att klaganden genom att uttrycka kritik avsåg att aktivt delta i utvecklingen av det europeiska projektet och ville få relevant information om de berörda frågorna.

37. Med beaktande av de ställda frågornas art, det vill säga den omständigheten att i) de omfattade flera olika områden, ii) tog upp komplexa och eventuellt känsliga frågor av politisk, ekonomisk, diplomatisk eller historisk karaktär, och iii) formulerades på ett sätt som uttryckte klagandens ståndpunkt i de berörda frågorna, förstår ombudsmannen kommissionens oro över formuleringen av ett svar. I enlighet med rätten till god förvaltning bör dock även denna typ av skrivelser behandlas på lämpligt sätt.

38. Ombudsmannen anser att innehållet i kommissionens svar av den 15 september 2011 inte på något sätt kan beskrivas som kränkande, oförskämd eller olämpligt. Med tanke på karaktären på den klagandes anmärkningar och frågor anser ombudsmannen att kommissionen i princip var fri att hänvisa den klagande till Europa direkt, vars funktion just är att förse EU-medborgarna med information om EU och dess politik. Kommissionen var dock inte fri att skicka ett standardsvar efter elva månaders fullständig administrativ tystnad.

39. Ombudsmannen anser att när kommissionen väl avsevärt hade fördröjt sitt svar till klaganden, borde den åtminstone i det svaret ha tagit upp de frågor som klaganden tagit upp, i stället för att hänvisa honom till Europa direkt.

40. Ombudsmannen anser att det är lämpligt att förklara att detta inte innebär att kommissionen borde ha lämnat ett uttömmande materiellt svar på alla frågor som klaganden tagit upp. Ombudsmannen håller med om att detta inte skulle ha varit praktiskt möjligt eller lämpligt med tanke på arten av de frågor och kommentarer som klaganden lämnade i sin ursprungliga skrivelse. Kommissionen kunde och borde dock ha vidareutvecklat sitt svar så långt det rimligen var möjligt, i syfte att på ett artigt sätt förse klaganden med objektiv information om det aktuella läget i de fem berörda frågorna och dess ståndpunkt i dessa frågor. Om dessa frågor fortfarande var i förändring eller om kommissionen inte hade någon fast ståndpunkt i någon av de berörda frågorna, kunde den ha informerat klaganden om detta.

41. I detta avseende noterar ombudsmannen att även om klaganden uttryckte kritik mot de fem berörda frågorna, uttryckte han också intresse för EU-frågor. Därför var det viktigt att ge honom ett adekvat svar. Det är faktiskt i situationer som liknar den i förevarande klagomål som medborgarnas förtroende kan vinnas eller förloras.

42. Mot bakgrund av ovanstående försökte ombudsmannen kontakta den klagande för att diskutera möjligheten till en vänskaplig förlikning av hans klagomål [3]. Ombudsmannens brev återsändes dock som olevererbart och det fanns inget annat sätt att kontakta honom. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att inga ytterligare undersökningar av klagomålet är motiverade.

C. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Inga ytterligare undersökningar är motiverade.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 23 juli 2013

[1] Brevet skickades med vanlig post eftersom ombudsmannens avdelningar inte hade något annat sätt att kontakta klaganden.

[2] Klaganden lämnade en kortare version av sina frågor, som kan översättas på följande sätt:

1. Vilka är de verkliga orsakerna till att Turkiet ännu inte har fått tillträde till EU som medlemsstat?

2. Vilka är de verkliga orsakerna till att de inledande förhandlingarna om Ukrainas och Georgiens integration i EU och Nato har avbrutits än i dag?

3. Varför måste jag, som pensionär med otillräckliga ekonomiska medel, drabbas av avdrag från min pension för att betala för de europeiska politikernas, bankirernas och spekulanternas misstag för att säkra sina skulder?

4. Vilka är orsakerna till avsaknaden av ett område för fri rörlighet mellan EU och Ryssland, en frånvaro som omöjliggör viseringsfria resor?

5. Vilka är orsakerna till avsaknaden av ett EU-tv-program som skulle sändas på alla europeiska språk, i alla EU-länder, 24 timmar om dygnet, för både unga och gamla?

[3] Artikel 3.5 i stadgan har följande lydelse: ”Ombudsmannen ska i möjligaste mån försöka finna en lösning tillsammans med den berörda institutionen eller det berörda organet för att undanröja det administrativa missförhållandet och tillmötesgå klagomålet.”