# Europeiska ombudsmannens beslut om att avsluta sin undersökning på eget initiativ OI/10/2010/JF om Europeiska kommissionen
- Författare: Europeiska ombudsmannen
- Datum: 2013-02-28T00:01+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/sv/decision/sv/49285)
---
Bakgrund till utredningen
-------------------------

**1.** Utredningen avser ett bidragsavtal mellan kommissionen och ett universitet i Libanon för genomförandet av ett projekt som syftar till att stärka miljölagstiftningen i det landet (referens: Life 02/TCY/RL/032-SELDAS - "Förstärkning*av systemet för utveckling och tillämpning av miljölagstiftning i Libanon"*- "SELDAS-projektet"). Kommissionen ingick avtalet med universitetet i september 2002.

**2.** Universitetets vice ordförande, som fungerade som projektsamordnare, klagade till Europeiska ombudsmannen över att kommissionen, trots att SELDAS-projektet hade slutförts framgångsrikt, vägrade att betala klagandens kostnader, eftersom han inte hade lämnat in tidrapporter eller andra bevis till stöd för den tid han hävdade att han hade ägnat åt projektet. Klaganden hävdade att de kostnader som han hävdade borde ha varit godtagbara antingen på grundval av den dokumentation som han redan hade lämnat in eller på grundval av "retroaktiva*tidrapporter"*(tidrapporter är ett obekant begrepp i Libanons tradition).

**3.** Ombudsmannen förklarade klagomålet otillåtligt eftersom klaganden inte var EU-medborgare eller bosatt i EU. Ombudsmannen beslutade dock att inleda en undersökning på eget initiativ på grundval av klagandens ovan beskrivna argument (OI/1/2008/(VIK)JMA).

**4.** Efter att ha granskat alla bevis, inklusive de relevanta avtalsklausulerna, ansåg ombudsmannen att kommissionen hade laglig rätt att begära att universitetet skulle motivera kostnader som begärts för arbete som utförts av projektets deltidsanställda (t.ex. klaganden) med hjälp av tidrapporter, som kunde betraktas som styrkande bevis för sådana utgifter. Universitetet upprättade nämligen aldrig några sådana tidrapporter när det besvarade kommissionens specifika krav i detta avseende. Ombudsmannen fann dock att klagandens argument att tidrapporter som ett sätt att motivera kostnader verkade vara ett främmande begrepp inom ramen för den lokala rättskulturen (som bygger på förtroende) var rimligt. På samma sätt var argumentet att tidrapporter inte ingick i vare sig universitetets eller dess partners kontrollförfaranden också rimligt.

**5.** Under ombudsmannens ovannämnda undersökning på eget initiativ godtog kommissionen att den fortfarande kunde överväga stödjande bevis som kunde bevisa att de omtvistade kostnaderna motsvarade det arbete som faktiskt ägnades åt SELDAS-projektet. Kommissionen hänvisade särskilt till personalens personliga agendor. Fram till dagen för kommissionens ståndpunkt enligt ovan hade klaganden emellertid ännu inte kunnat lämna in några handlingar som visade den faktiska tid han ägnat åt SELDAS-projektet eller som gjorde det möjligt för kommissionen att godta denna tid med en tillräcklig grad av säkerhet. Ombudsmannen avslutade därför undersökningen på eget initiativ OI/1/2008/(VIK)JMA och uppmärksammade kommissionen på att den, för att främja rättvisa och skäliga avtalsförhållanden, skulle kunna överväga att instruera de andra avtalsparterna, som inte känner till den europeiska rättskulturen, om innebörden av vissa potentiellt omtvistade rättsliga villkor i avtalet (t.ex. kravet på tidrapporter). En sådan praxis skulle bidra till att undvika liknande problem i framtiden.

**6.** Den 23 juli 2009 uttryckte klaganden sin uppskattning för ombudsmannens undersökning. Han begärde också ombudsmannens stöd för att kommissionen skulle avgöra frågan på grundval av nya bevis som han bifogade sin skrivelse. nämligen hans personliga agenda för 2004 och de inspelningar som gjorts däri. I denna dagordning registrerade klaganden de timmar han arbetade med SELDAS-projektet.

**7.** Eftersom ovannämnda dagordning aldrig tidigare hade lämnats ut vidarebefordrade ombudsmannen den till kommissionen, så att kommissionen kunde granska dess innehåll och fastställa huruvida den kunde godta den som bevis för klagandens arbete med SELDAS-projektet och slutligen betala honom. När ombudsmannen gjorde detta förklarade han också för klaganden att om han ansåg att kommissionens framtida svar var otillräckligt kunde han lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen.

**8.** Den 3 november 2009 svarade kommissionen klaganden och förklarade att den, efter att ha granskat den personliga dagordningen, drog slutsatsen att denna inte innehöll några tillförlitliga uppgifter som gjorde det möjligt för den att ompröva sin tidigare bedömning. För det första fanns det ingen indikation på vem som ägde dagordningen. För det andra hade det antal timmar som ägnades åt SELDAS-projektet varje dag lagts till i blyertspenna, vilket enligt kommissionen "*innebar att tilläggen uppenbarligen inte var samtida med resten av informationen på dagordningen*" och det fanns inget sätt att direkt koppla dem till de förteckningar över verksamheter som beskrivs i dagordningen. Slutligen innehöll dagordningen inte alltid information om tidpunkten för var och en av de förtecknade verksamheterna, och i de mycket få fall som den gjorde sammanföll denna information inte med antalet deklarerade timmar. Kommissionen drog därför slutsatsen att uppgifterna i dagordningen inte kunde godtas som ersättning för tidrapporter eller som bevis för den tid som avsatts för SELDAS-projektet.

**9.** Den 3 mars 2010 svarade klaganden kommissionen att den hade godtagit kopior av personliga agendor i ett annat projekt i Libanon, nämligen det projekt som förtecknas under referensen Life00 TCY/INT/021 SEA - Strategic*Environmental Assessment \& Land Use Planning in Lebanon* (nedan kallat SEA-projektet). Klaganden bifogade kopior av de personliga dagordningarna för SMB-projektet[\[1\].](#_ftn1 ""){#_ftnref1} Enligt klaganden gav dessa dagordningar ingen indikation på följande: i) deras ägare, ii) antal timmar som använts, iii) De förtecknade verksamheterna. eller iv) information om tidpunkter. Kommissionen godtog emellertid denna dokumentation avseende SMB-projektet som det var, samtidigt som den avvisade klagandens dagordning avseende SELDAS-projektet. Klaganden begärde att kommissionen skulle förklara vad den menade när den angav att uppgifterna på hans dagordning inte överensstämde med resten av informationen på dagordningen. Han ville att kommissionen skulle ge vägledning om hur frågan skulle lösas på ett rättvist sätt. Han betonade också i sin skrivelse att han enligt kommissionens egen bedömning framgångsrikt hade slutfört SELDAS-projektet. Under de senaste fyra åren har klaganden lagt ner mycket tid och arbete på att se till att SELDAS-projektet slutförs på ett korrekt sätt. Han litade på att kommissionen skulle hjälpa honom med de utgifter och förluster som han drabbades av.

**10.** Den 30 juni 2010 svarade kommissionen och hänvisade till en tidigare skrivelse som den hade skickat till klaganden den 24 april 2007. I detta skede hade SELDAS-projektet redan slutförts. I denna skrivelse angav kommissionen att SELDAS-projektet inte längre kunde bli föremål för en ny utvärdering eftersom det ansågs vara avslutat i dess redovisningssystem (nedan kallat*tillbakadraget).* Till skillnad från SELDAS-projektet hade SMB-projektet dock ännu inte slutförts och kunde bli föremål för en ny utvärdering. Klaganden kunde därför inte jämföra SELDAS-projektet och SMB-projektet. Kommissionen godtog dock den klagandes personliga dagordning för utvärdering. Av de skäl som redan förklarats för klaganden den 3 november 2009 bekräftade kommissionen dock att klagandens personalkostnader inte var stödberättigande.

**11.** Den 1 oktober 2010 vände sig klaganden på nytt till ombudsmannen (klagomål 2219/2010/JF). Mot bakgrund av att klaganden inte är EU-medborgare eller bosatt i EU förklarade ombudsmannen att klagomålet inte kunde tas upp till prövning, i enlighet med artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. Ombudsmannen konstaterade dock också att den information som klaganden lämnat krävde hans noggranna övervägande och inledde den 29 november 2010 den aktuella undersökningen på eget initiativ av kommissionens ovannämnda vägran att godta klagandens personliga agenda som bevis på den tid han hade ägnat åt att arbeta med SELDAS-projektet.

Föremålet för utredningen
-------------------------

**12.** Ombudsmannens undersökning gällde klagandens påstående att kommissionens vägran att godta hans personliga agenda som bevis på den tid som ägnats åt SELDAS-projektet är orättvis och inkonsekvent.

**13.** I undersökningen undersöktes också klagandens begäran om att kommissionen skulle godta hans dagordning och ompröva hans personalkostnader inom ramen för SELDAS-projektet.

Utredningen
-----------

**14.** Den 29 november 2010 bad ombudsmannen kommissionens ordförande om ett yttrande över ovannämnda påstående och krav.

**15.** Den 10 februari 2011 mottog ombudsmannen kommissionens yttrande, som han vidarebefordrade till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Ombudsmannen mottog klagandens synpunkter den 21 mars 2011.

**16.** Den 31 oktober 2011 riktade ombudsmannen ett förslag till vänskaplig förlikning till kommissionen. Kommissionen svarade den 2 februari 2012. Klaganden inkom med sina synpunkter på detta svar den 1 mars 2012.

**17.** Efter noggrant övervägande av kommissionens svar och av klagandens synpunkter på detta svar var ombudsmannen inte övertygad om att kommissionen hade svarat på ett tillfredsställande sätt på hans förslag till vänskaplig förlikning. Han lade därför fram ett förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i sin stadga.

**18.** Den 20 november 2012 mottog ombudsmannen kommissionens svar på förslaget till rekommendation, som han vidarebefordrade till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden inkom med sina synpunkter den 26 december 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser
-----------------------------------

### A. Påstående om orättvisa och inkonsekvens

#### Argument som framförts till ombudsmannen

**19.** Klaganden hävdade att kommissionens vägran att godta hans personliga agenda som bevis på den tid som ägnats åt SELDAS-projektet var orättvis och inkonsekvent.

**20.** Till stöd för detta påstående hävdade klaganden följande: a) Den information som lämnades i hans dagordning var mer detaljerad än den som lämnades i SMB-agendan, vilken kommissionen godtog som bevis för den tid som ägnats åt projektet. och b) kommissionen har hjälpt stödmottagare i liknande projekt i Libanon.

**21.** Klaganden hävdade att kommissionen borde godta hans dagordning och ompröva hans personalkostnader inom ramen för SELDAS-projektet.

**22.** Klaganden hävdade dessutom att kommissionen enligt de tillämpliga administrativa standardbestämmelserna för Life (nedan kallade Life-bestämmelserna) kan utföra kontroller och besök upp till fem år efter det att ett projekt eller en slutbetalning har slutförts[\[2\].](#_ftn2 ""){#_ftnref2} SELDAS-projektet kunde därför ännu inte anses vara helt slutfört.

**23.** I sitt yttrande bestred kommissionen klagandens argument. Kommissionen hänvisade för det första till de förklaringar som den lämnat i sina skrivelser till klaganden av den 24 april 2007 och den 3 november 2009. För det andra betonade kommissionen att det inte fanns något namn på klagandens dagordning. Den påpekade också än en gång att informationen om de timmar som ägnats åt SELDAS-projektet hade lagts till med blyerts. Dessa poster, som lades till med blyerts, överensstämde inte med resten av informationen på dagordningen (kommissionen gav några exempel). Kommissionen ansåg därför att det var omöjligt att koppla dessa poster till den verksamhet som beskrivs i dagordningen.

**24.** Kommissionen medgav att mottagaren av SMB-projektet hade försett den med en personlig dagordning, i vilken han noterade den tid han hade arbetat med de olika projekten. Kommissionen analyserade därefter denna agenda. Stödmottagarens registreringar överensstämde med den tid som angetts i slutrapporten och resultaten av SMB-projektet. Kommissionen godtog därför en del av stödmottagarens personalkostnader.

**25.** Slutligen betonade kommissionen att den hade använt samma kriterier för att utvärdera två andra projekt i Libanon. "\[P\]*ersonala agendor måste ge tillräckliga bevis för att de timmar som deltidsanställda arbetade var verkliga, uppkomna och kontrollerbara och inte baserade på uppskattningar."* Kommissionen stödde alla libanesiska Life-projekt, behandlade de olika projekten lika och identifierade och utvärderade noggrant interims- och slutrapporter. Enligt Life-bestämmelserna ska den tid som ägnas åt att arbeta med projekten registreras i tidrapporter[\[3\].](#_ftn3 ""){#_ftnref3}

**26.** I sitt yttrande betonade klaganden återigen att dagordningen för SMB-projektet, i likhet med hans dagordning, inte innehöll någon uppgift om vem som var dess ägare.

**27.** Klaganden fortsatte sedan med att förklara att de timmar han hade skrivit med penna på sin dagordning var en sammanfattning av vad som var skrivet med penna. Medan den klagande listade de detaljerade aktiviteterna för varje dag i penna, sammanfattade han de totala timmarna för dessa aktiviteter i samband med varje projekt i penna. Klaganden hänvisade till de exempel som kommissionen hade påpekat i sitt yttrande och förklarade hur många timmar som motsvarade varje verksamhet.

**28.** Klaganden bestred kommissionens åsikt att hans uppgifter med blyerts var "tillägg". I detta avseende ansåg han att det skulle ha varit lättare för honom att skriva ut Outlook-kalendrar som liknar dem som används i SMB-projektet, föra in relevant information och skicka bladen till kommissionen. Genom att lämna in den ursprungliga dagordningen som den var agerade klaganden på ett helt öppet sätt.

**29.** Slutligen betonade klaganden att kommissionen hade betraktat SELDAS-projektet som en "teknisk*framgång* \[och\] ett*flaggskepp för miljölagstiftningen".* Han begärde att SMB-projektet skulle behandlas på samma sätt som kommissionen, betonade sin betydande ekonomiska förlust och begärde att personalkostnaderna skulle ses över.

#### Ombudsmannens preliminära bedömning som ledde till ett förslag till vänskaplig förlikning

**30.** Inledningsvis var ombudsmannen övertygad om att kommissionen hade tagit vederbörlig hänsyn till de rättsliga och sociala förhållandena i det geografiska området i fråga och hade samtyckt till att beakta lokala stödmottagares personliga agendor, och därmed de personliga inspelningar som gjorts i dessa, som ett möjligt sätt att tillhandahålla bevis på den tid som dessa stödmottagare ägnade åt projekt som stöddes av kommissionen. I detta avseende noterade ombudsmannen att kommissionen hade granskat både klagandens och andra stödmottagares dagordningar. Detta överensstämde med kommissionens yttrande av den 22 april 2008 som uttrycktes inom ramen för ombudsmannens undersökning på eget initiativ OI/1/2008/(VIK)JMA och noterade i sitt beslut om denna undersökning följande:

"\[t\]***kommissionen har förklarat sig villig att överväga*** andra stödjande bevis, i stället för tidrapporter, som skulle kunna visa att kostnaderna i fråga faktiskt motsvarade det arbete som faktiskt ägnats åt projektet. I detta sammanhang har den särskilt hänvisat**till bevismedel såsom personalens personliga agendor** , projektdagböcker/personliga dagböcker och/eller resultatrapporter ..."[\[4\]](#_ftn4 ""){#_ftnref4}

**31.** Ombudsmannen förstod således att analysen och det eventuella godtagandet av stödmottagarnas inspelningar i deras personliga dagordningar i slutändan inte var beroende av huruvida projekten i fråga redan hade avslutats eller inte. Ombudsmannen ansåg att ovanstående var uppmuntrande.

**32.** Ombudsmannen noterade också argumenten i kommissionens yttrande som motiverade varför den inte kunde godta klagandens dagordning som bevis på den tid han ägnade åt SELDAS-projektet. I samband med detta redogjorde kommissionen även för skälen till att den godtog personalkostnaderna för SMB-projektet, efter att ha analyserat stödmottagarens personliga agenda. Ombudsmannen bedömde dessa skäl i detalj, såsom beskrivs nedan.

Ägarna till agendor och inspelningar

**33.** För det första betonade kommissionen återigen att klagandens dagordning inte innehöll någon hänvisning till vem klaganden var. Den påpekade också att de timmar som ägnades åt SELDAS-projektet varje dag var skrivna med blyerts. Kommissionen ansåg att dessa skrivelser var "tillägg"*som inte överensstämde* med resten av informationen på dagordningen. Kommissionen hänvisade således på nytt till sin skrivelse av den 3 november 2009, i vilken den ansåg att dessa tillägg "tydligen*inte*\[var\]*samtida med resten av informationen på dagordningen",* en bedömning som följde*av att "angivandet av antalet timmar som ägnats*åt \[SELDAS-\]projektet* varje dag lades till med blyerts ..."*

**34.** Ombudsmannen betonade att klaganden hade klargjort att dagordningen var hans. Även kommissionens eget yttrande till ombudsmannen verkade tyda på att kommissionen godtog att dagordningen verkligen tillhörde klaganden[\[5\].](#_ftn5 ""){#_ftnref5} Ombudsmannen noterade vidare att kommissionen redan hade samarbetat med klaganden vid ett antal tillfällen tidigare i egenskap av professor och vice ordförande vid ett välkänt libanesiskt universitet. I detta sammanhang förstod ombudsmannen inte vilket ytterligare bevisvärde dagordningen skulle ha om klaganden skrev sitt namn på den.

**35.** Ombudsmannen förstod inte heller varför det faktum att klaganden skrev in de timmar han hade ägnat åt SELDAS-projektet med blyerts visade att sådana poster utgjorde ett "icke-tillfälligt*tillägg"* till den information som stod på dagordningen med blyertspenna. Ombudsmannen anser att den enda slutsats som med säkerhet kan dras av det faktum att klaganden skrev vissa poster med penna är att han tydligt ville skilja sådana poster från dem som han skrev med penna.

Den tid som ägnas åt projekt och bedömning av slutrapporter och resultat

**36.** Kommissionen angav i sitt yttrande att stödmottagaren för SMB-projektet "noterade*den tid som han hade arbetat för olika projekt".* Av de skäl som anges nedan kunde ombudsmannen inte se varför kommissionen ansåg att klaganden inte heller gjorde det.

**37.** Ombudsmannen analyserade kopiorna av de delar av klagandens dagordning som kommissionen bifogade sitt yttrande. Där nämnde klaganden ett antal aktiviteter som utfördes den 19, 23 och 29 januari 2004 och angav antalet timmar som ägnats åt ett antal projekt, nämligen "*Oltero* ", "*Libnor* " och SELDAS. Under de tre ovannämnda dagarna ägnade klaganden totalt 20 timmar åt SELDAS-projektet. I sina synpunkter lämnade klaganden en rimlig och mer detaljerad förklaring när det gäller överensstämmelsen mellan de timmar han tillbringade och förteckningen över den verksamhet han utförde för de ovannämnda olika projekten, inklusive SELDAS-projektet, under var och en av dessa dagar. Av detta följer att klaganden, i likhet med stödmottagaren för SMB-projektet, också hade fört ett register på sin dagordning över den tid han arbetade med olika projekt[\[6\].](#_ftn6 ""){#_ftnref6}

**38.** I detta avseende noterade ombudsmannen att den information som stödmottagaren lämnade i SMB-projektet, enligt kommissionens åsikt i denna undersökning, överensstämde med i) den tid som anges i SMB-slutrapporten och ii) resultaten av SMB-projektet. Kommissionen godtog följaktligen stödmottagarens dagordning som "tillräckligt*bevis för att de timmar som deltidsanställda arbetade var verkliga, uppkomna och kontrollerbara och inte baserades på uppskattningar".*

**39.** Ombudsmannen noterade att kommissionen bedömde SMB-projektledarens dagordning i förhållande till projektets resultat och slutrapport. Detta fick till följd att kommissionen godtog denna dagordning som ett tillräckligt bevis för den tid som SMB-stödmottagaren ägnade åt projektet.

**40.** Enligt kommissionen var två andra projekt i Libanon föremål för en liknande bedömning[\[7\].](#_ftn7 ""){#_ftnref7} Kommissionen angav dock inte i sitt yttrande att den tillämpade samma förfarande även på SELDAS-projektet eller att den, i likhet med andra projekt, även hade bedömt klagandens SELDAS-agenda mot bakgrund av projektets (framgångsrika) resultat och slutrapport[\[8\].](#_ftn8 ""){#_ftnref8}

**41.** Av det ovan anförda följer att kommissionen inte hade visat att det var omöjligt för den att godta klagandens dagordning som bevisning till stöd för hans personalkostnader, och inte heller att den i detta avseende hade behandlat klaganden på samma sätt som andra mottagare av dess projekt i Libanon. Ombudsmannen lade därför fram ett förslag till vänskaplig förlikning i enlighet med artikel 3.5 i Europeiska ombudsmannens stadga. Förslaget var följande:

**"Med*beaktande av ombudsmannens slutsatser skulle kommissionen kunna ompröva bevisvärdet av klagandens dagordning när det gäller den tid han ägnade åt SELDAS-projektet och följaktligen ompröva hans personalkostnader."***

När ombudsmannen lade fram detta förslag tog han hänsyn till tidigare samarbete mellan klaganden och kommissionen i projekt som framgångsrikt slutförts i Libanon, vilket säkerligen borde förbättra möjligheten att nå en ömsesidigt tillfredsställande lösning i det aktuella fallet.

#### Argument som lagts fram för ombudsmannen efter hans förslag till vänskaplig förlikning

**42.** I sitt svar på förslaget om vänskaplig förlikning beklagade kommissionen att den inte kunde godta ombudsmannens förslag. Kommissionen betonade att klaganden, trots att han hade fått tillräckliga möjligheter att göra detta, inte hade lagt fram alternativa bevis för sina personalkostnader i tid. Det var först efter det att undersökningen på eget initiativ OI/1/2008/(VIK)JMA hade avslutats som klaganden vidarebefordrade sin personliga dagordning till ombudsmannen. Denna agenda ger inte tillräckligt tillförlitlig och detaljerad information för att kommissionen ska kunna göra en korrekt bedömning av den mot bakgrund av resultaten och slutrapporten från SELDAS-projektet. Det är följaktligen inte möjligt att dra slutsatsen att de timmar som ägnades åt detta projekt var verkliga, uppkomna och kontrollerbara. Det faktum att dagordningen lämnades in fyra år efter projektets slutförande underlättade inte heller saken.

**43.** I sina synpunkter betonade klaganden bland annat att ingen stödmottagare inom Life-projektet i Libanon lämnade in några tidrapporter vid den relevanta tidpunkten. Det var först i början av mitten av 2007 som kommissionen identifierade och accepterade ett lämpligt alternativ till tidrapporter för dessa projekts deltidsanställda. Kommissionen medgav detta i sitt yttrande till ombudsmannen[\[9\]](#_ftn9 ""){#_ftnref9}.

**44.** Klaganden vidhöll på nytt att han, genom att lägga fram sin ursprungliga dagordning som den var, agerade på ett fullständigt öppet sätt och att den bevisning som han lade fram var mer omfattande än den som lades fram för SMB-projektet, vilket kommissionen dock godtog som lämplig alternativ bevisning. Klaganden uppgav att han åsamkats betydande ekonomiska förluster och att kommissionen borde kompensera honom, åtminstone delvis.

#### Ombudsmannens bedömning som ledde till ett förslag till rekommendation

**45.** Inledningsvis noterade ombudsmannen att kommissionen i sitt svar på hans förslag till vänskaplig förlikning angav att "\[d\]et*faktum att \[agendan\]*lades fram fyra år efter det att* projektet **hade** slutförts* *underlättar inte heller saken"*(min kursivering). Ombudsmannen blev förvånad över detta uttalande, eftersom det föreföll motsäga kommissionens tidigare uttryckta vilja att undersöka bevisvärdet av klagandens dagordning, trots att dagordningen lades fram först efter det att ombudsmannen hade avslutat sin undersökning på eget initiativ OI/1/2008/(VIK)JMA.

**46.** Kommissionen har inte heller förklarat varför den omständigheten att klaganden lämnade in sin dagordning år 2009 skulle ha någon negativ inverkan på dess bedömning av **informationen** i denna dagordning. Kommissionen förklarade inte heller hur framläggandet av dagordningen 2007[\[10\]](#_ftn10 ""){#_ftnref10} skulle ha kunnat*"underlätta* *\[d\] frågor"* när det gäller dess bedömning av sådan **information**.

**47.** Dessutom föreföll kommissionen inte ha tagit hänsyn till sitt långvariga förtroendeförhållande med klaganden, trots ombudsmannens förslag att den skulle göra det. Ombudsmannen betonade i detta avseende att när kommissionen väl har godtagit (vilket inte har bestritts) principen att personliga agendor kan utgöra ett alternativ till tidrapporter som beviskälla, kan den inte rimligen bortse från det faktum att sådana agendor på grund av sin personliga karaktär sannolikt kommer att utarbetas på ett informellt sätt.

**48.** Mot bakgrund av ovanstående var ombudsmannen inte övertygad om att kommissionens åsikt, som uttrycktes som svar på hans förslag till vänskaplig förlikning,

"\[d\]en*klagandes personliga agenda ger inte tillräckligt tillförlitlig och detaljerad information för att korrekt kunna bedöma den mot \[SELDAS\]-projektets* *resultat och slutrapport för att dra slutsatsen att arbetade timmar var verkliga, uppkomna och kontrollerbara"*

baserades på en genuin bedömning av agendans bevisvärde som ett alternativ till tidrapporter.

**49.** Ombudsmannen beklagade att kommissionens svar på förslaget om vänskaplig förlikning i huvudsak endast återgav den ståndpunkt som den redan hade uttryckt i sitt yttrande, utan att lägga fram några nya argument. Ombudsmannen hade tydligt påpekat för kommissionen varför denna ståndpunkt inte kunde anses vara tillfredsställande[\[11\].](#_ftn11 ""){#_ftnref11} Kommissionen har dock inte ens kommenterat, och än mindre bestridit, ombudsmannens analys.

**50.** Ombudsmannen konstaterade därför att kommissionen ännu en gång inte hade visat att den inte kunde godta klagandens dagordning som bevis till stöd för hans ersättningsanspråk för personalkostnader. Kommissionen hade i detta avseende inte heller visat att den hade behandlat klaganden på samma sätt som andra stödmottagare för sina projekt i Libanon. Detta utgjorde ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen lade därför fram ett förslag till rekommendation, i enlighet med artikel 3.6 i sin stadga, om att

"\[k\]ommissionen***bör ompröva bevisvärdet av klagandens dagordning när det gäller den tid han ägnade åt SELDAS-projektet och följaktligen ompröva sina personalkostnader."***

**51.** Vid utarbetandet av detta förslag till rekommendation tog ombudsmannen återigen hänsyn till den tidigare samarbetshistoriken mellan klaganden och kommissionen i projekt som framgångsrikt slutförts i Libanon, och uppmanade kommissionen att allvarligt beakta denna historia i syfte att förbättra möjligheten att nå en tillfredsställande lösning i det aktuella fallet.

**52.** Ombudsmannen uppmanade kommissionen att, när den utarbetade sitt detaljerade yttrande över förslaget till rekommendation, anta ett balanserat tillvägagångssätt som inte bara tog hänsyn till finansiella risker, utan även till de anseenderisker för Europeiska unionen som upplevs som att kommissionen agerar orättvist. Ombudsmannen betonade i detta avseende att ett godtagande av förslaget till rekommendation i detta fall skulle visa att kommissionen är villig att lyssna, agera på ett rimligt sätt och samarbeta med ombudsmannen.

#### Argument som lagts fram för ombudsmannen efter hans förslag till rekommendation

**53.** Kommissionen upprepade sammanfattningsvis de argument som den hade framfört i sina tidigare yttranden. Den ansåg återigen att dagordningen inte innehöll någon tydlig koppling mellan de olika enskilda verksamheter som anges däri och SELDAS-projektet. Den underströk vidare att frågan huruvida anteckningarna med bläck och penna var samtida var relevant, eftersom det, om de inte var det, det vill säga om informationen om den tid som ägnades åt SELDAS-projektet lades till senare, var osannolikt att klaganden kom ihåg exakt "*vilken skrivelse eller vilken briefing de ursprungliga anteckningarna hänvisade till ".*

**54.** Kommissionen tillade att de timmar som klaganden hade antecknat på sin dagordning genom att

"\[t\]*han penna anteckningar ... lägga upp ... till 1723 timmar för år 2004. Detta motsvarar 216 dagar (fortfarande enligt klagandens egen beräkning, vilket ungefär motsvarar 9,8 månader).*

Kommissionen påpekade dock i sin slutrapport att klaganden hade redovisat totalt 5,4 månaders arbete med SELDAS-projektet 2004. Den klagandes dagordning innehöll därför inte någon tillförlitlig redovisning av de kostnader som uppkommit genom SELDAS-projektet och kunde därför inte ha legat till grund för hans ekonomiska anspråk.

**55.** Kommissionen tillade vidare att den, i motsats till klaganden,

"\[t\]*stödmottagaren \[i* SMB-projektet\]*lämnar in* \[ted\]*tidrapporter ... som motsvarar den tid som anges i den ekonomiska rapporten.* \[T\]*Kommissionen svarade att eftersom dessa tidrapporter uppenbarligen hade utarbetats efter projektets slut, kunde de inte betraktas som en tillförlitlig och korrekt bild av den faktiska tid som ägnats åt projektet.*

*Stödmottagaren ... har erkänt*att tidrapporterna hade upprättats efter det att* projektet hade avslutats, men har insisterat på* *att uppgifterna i dem var korrekta, eftersom de grundade sig på anteckningarna på personliga dagordningar och på register över personalens prestationer. Dessa ytterligare faktorer lämnades in och utvärderades av kommissionen.*

*Dokumentationen över personalens prestationer innehåller för varje år en förteckning över den verksamhet som den anställde utför och kan därför anses vara likvärdig med den information som lämnats av klaganden för SELDAS-projektet.*

*Kopiorna av personliga agendor hade enligt klaganden allvarliga formella problem, såsom bristen på namn på deras ägare eller bristen på detaljerad information om de enskilda aktiviteter som utfördes varje dag. Dagordningsanteckningarna, som saknade precision, nämnde dock alltid projektnamnet (SEA).*

*Kommissionen kontrollerade dock att de dagar då SMB-projektet nämndes på dagordningen motsvarade de dagar då tid hade angetts i de tidigare inlämnade tidrapporterna.* \[T\]*den tid som angavs i tidrapporterna motsvarade den tid som angavs i den ekonomiska rapporten.*

*Eftersom alla de olika uppgifterna ... var samstämmiga godtog kommissionen ... de bevis som lagts fram och ansåg därför att de personalkostnader som redovisats inom ramen för \[SEA-projektet\] var stödberättigande."*

**56.** Mot bakgrund av ovanstående drog kommissionen slutsatsen att den hade tillräcklig bevisning för att visa att klaganden inte grundade sina personalkostnader på en tidsregistreringsmetod som kunde betraktas som ett godtagbart alternativ till de obligatoriska tidrapporterna och som gav samma säkerhetsnivå. Kommissionen upprepade därför sin åsikt att den hade behandlat alla mottagare av Life-projekt i Libanon lika och att det var klaganden som inte hade redovisat sina personalkostnader korrekt.

**57.** I sitt yttrande upprepade klaganden sammanfattningsvis de argument som han hade framfört i sina tidigare inlagor. Han betonade bland annat att han inte hade gjort några "tillägg"på sin dagordning. Han bestred vidare kommissionens beräkningar och hävdade att de endast kunde vara korrekta om han endast arbetade åtta timmar om dagen. Som vice ordförande för ett universitet arbetade klaganden dock mycket längre timmar varje dag. Under alla omständigheter fanns det inget som hindrade honom från att i slutrapporten ange färre timmar än de timmar han faktiskt hade arbetat[\[12\].](#_ftn12 ""){#_ftnref12}

**58.** Slutligen ansåg klaganden att det på det hela taget inte fanns någon större skillnad mellan den bevisning som han lade fram och den som stödmottagaren för SMB-projektet lade fram. I situationer där det fanns skillnader lämnade klaganden faktiskt mer information än stödmottagaren för SMB-projektet.

#### Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till rekommendation

**59.** Ombudsmannen kan inte annat än beklaga kommissionens beslut att inte följa hans förslag till rekommendation. Detta beslut är desto mer nedslående, eftersom det grundar sig på antaganden som inte finner något stöd i obestridliga fakta, visar en orimlig förståelse av rättvis behandling och skadar kommissionens egen image i ögonen på pålitliga mottagare i känsliga regioner i världen.

**60.** Även om det är sant att om de poster som skrivits*med blyerts hade varit "tillägg"* kunde det råda tvivel om huruvida klaganden påminde om den tid som ägnats åt SELDAS-projektet på ett korrekt sätt, kvarstår det faktum att kommissionen inte lade fram några bevis för sådana felaktiga minnen och att klaganden kontinuerligt har förnekat att han hade gjort några sådana "tillägg". Det är således uppenbart att kommissionens ståndpunkt inte stöds av obestridliga omständigheter.

**61.** Kommissionen har sammanfattningsvis i sitt svar på ombudsmannens förslag till rekommendation medgett att klagandens och SMB-projektets stödmottagares dagordningar i huvudsak innehöll samma information. Den enda skillnaden mellan de två dagordningarna var att den tid som stödmottagaren angav för SMB-projektet motsvarade den tid som redovisades i hans tidrapporter (vilket kommissionen inte godtog) och i SMB-projektets slutrapport. Klaganden registrerade dock mer tid på sin dagordning än vad som angavs i SELDAS-projektets slutrapport.

**62.** Av detta följer att om klaganden hade angett samma tid i sin dagordning och i SELDAS-projektets slutrapport, skulle kommissionen, med hänsyn till principen om likabehandling, inte ha haft någon anledning att inte godta hans personalkostnader på samma sätt som den godtog SMB-projektets stödmottagares kostnader. Detta strider rimligen mot en situation där stödmottagaren i slutrapporten faktiskt uppgav färre timmar än de timmar som han angav att han hade arbetat enligt sin personliga agenda. Av detta följer att kommissionens uppfattning om rättvis behandling är allt annat än rättvis.

**63.** Slutligen har kommissionen, genom att inte ta någon hänsyn till sin historia av samarbete med klaganden i andra projekt som framgångsrikt hade slutförts i Libanon och genom att ignorera ombudsmannens förslag att ta hänsyn till de anseenderisker för Europeiska unionen som upplevs som att kommissionen agerar orättvist, skadat sin egen image i ögonen på pålitliga stödmottagare i känsliga regioner i världen.

**64.** Allt detta tyder på att kommissionen har gjort sig skyldig till ett administrativt missförhållande. Om en institution inte följer ombudsmannens förslag till rekommendation är det enda ytterligare steg som ombudsmannen kan ta att åberopa artikel 3.7 i sin stadga och lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet. I det aktuella fallet anser ombudsmannen dock inte att kommissionens misslyckande som beskrivs ovan är av allmän karaktär eller har konsekvenser som motiverar att en särskild rapport läggs fram för Europaparlamentet[\[13\].](#_ftn13 ""){#_ftnref13} Han avslutar därför ärendet med den kritiska anmärkningen nedan.

### C. Slutsats

På grundval av sin undersökning på eget initiativ avslutar ombudsmannen den med följande kritiska anmärkning:

{#CR05/2013}

**Kommissionen har grundat sin ståndpunkt på antaganden som inte finner något stöd i obestridliga fakta, den har visat en orimlig förståelse för rättvis behandling och därigenom skadat sin egen image i ögonen på pålitliga mottagare i känsliga regioner i världen.**

**Detta utgör ett administrativt missförhållande.**

Klaganden och kommissionens ordförande kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 13 februari 2013

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} Kopian av skrivelsen till ombudsmannen innehöll inga bilagor.

[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} Kommissionen lämnade en kopia av Life-bestämmelserna tillsammans med sitt yttrande. I artikel 29.2 i Life-bestämmelserna föreskrivs att "\[k\]ontrolser*får inledas upp till fem år efter det att projektet eller slutbetalningen har slutförts ...".*

[\[3\]](#_ftnref3 ""){#_ftn3} Artikel 21.2 i Life-bestämmelserna: "\[p\]*Ersonnelkostnader skall debiteras för den faktiska tid som ägnats åt projektet... Projektarbetstiden för varje anställd ... ska registreras med hjälp av tidrapporter som upprättas och bestyrks av stödmottagaren och dennes eventuella partner."*

[\[4\]](#_ftnref4 ""){#_ftn4} Punkt 31 i ombudsmannens beslut om OI/1/2008/(VIK)JMA, som finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

[\[5\]](#_ftnref5 ""){#_ftn5} I kommissionens yttrande föreskrivs följande: "Det*var i detta senare skede som* **\[klaganden\]*skickade sin personliga dagordning för 2004*** till ombudsmannen... Den **personliga dagordningen för \[klaganden\]** , som skickades till Europeiska ombudsmannen 2009... Av de skäl som anges ovan var kommissionen tvungen att vägra **\[klagandens\] personliga dagordning** ... Kommissionen visade sin vilja att samarbeta när **den godkände \[klagandens\] personliga dagordning** 2009 för utvärdering... Av de skäl som anges ... kan kommissionen inte godta **klagandens personliga dagordning**..." (vår understrykning)

[\[6\]](#_ftnref6 ""){#_ftn6} "19.1.2004:*7.30--17.00 MoE* \[ekonomiministeriet\]*(dvs. det totala antalet timmar är cirka 9 timmar)*

*- "Libnor, Libnor, Libnor, bokstäver, vattenbokstäver, årsredovisning och telefon" är de detaljerade aktiviteterna*

*- OLTERO (är OGERO) 3 timmar, LIBNOR 3 timmar och SELDAS 3 timmar är totalsumman för varje projekt. dvs. Libnor, Libnor, Libnor sammanfattas som Libnor (3 timmar); bokstäver, vattenbokstäver, årsredovisning sammanfattas som SELDAS (3 timmar) och telefon som OGERO (telefontjänsten i Libanon) (3 timmar) - totalt till 9 timmar enligt perioden som visas bredvid MoE (7h30 - 17h00)*

*23.01.2004: MoE 7h30 - 16h00 (totalt cirka 9 timmar), de olika aktiviteterna (arbetsplan, briefing, DEA, etc.) är alla för SELDAS-projektet, varför 9 timmar redovisas för SELDAS*

*29.01.2004: MoE 7h30 - 15h20 (totalt cirka 8 timmar), de olika aktiviteterna (första utkastet till pres., lön, e-post, TVA-nummer, etc.) är alla för SELDAS-projektet, varför 9 timmar redovisas för SELDAS*".

[\[7\]](#_ftnref7 ""){#_ftn7} "Två*andra libanesiska projekt som lade fram sina slutrapporter efter SMB-projektet (Target och Sispam) lade också fram personliga agendor som utvärderades enligt samma kriterier som tillämpades på SMB-projektet..."*

[\[8\]](#_ftnref8 ""){#_ftn8} Enligt kommissionens yttrande resulterade utvärderingen "vid utvärderingen*av slutrapporten från **SMB-projektet** 2006 bland annat i icke stödberättigande personalkostnader på grund av att inga tidrapporter fylldes i och retroaktivt fylldes i tidrapporter inte godtogs av kommissionen. Det var i princip samma problem och samma bedömning som för SELDAS-projektet. Efter en skriftväxling informerade stödmottagaren emellertid kommissionen om att han förfogade över en personlig dagordning där han hade noterat den tid han hade arbetat för olika projekt. Denna **personliga agenda** kontrollerades av kommissionen och resulterade i att personalkostnaderna för deltidsanställda delvis erkändes som **en registrering som överensstämde med den tid som angetts i slutrapporten och med projektets resultat. Två andra libanesiska projekt som lade fram sina slutrapporter efter SMB-projektet (Target och Sispam) lade också fram personliga agendor som utvärderades enligt samma kriterier som tillämpades på SMB-projektet... I alla dessa utvärderingar tillämpade kommissionen den grundläggande principen att personliga agendor måste ge tillräckliga bevis för att de timmar som deltidsanställda arbetade var verkliga, uppkomna och kontrollerbara och inte baserades på uppskattningar*** (min kursivering).

[\[9\]](#_ftnref9 ""){#_ftn9} "\[T\]*Förekomsten av personliga agendor uppmärksammades av kommissionen först i början av 2007, efter utvärdering av slutrapporten från SMB-projektet, och följaktligen har samma tillvägagångssätt tillämpats på Target- och SISPAM-projektet. Kommissionen visade sin vilja att samarbeta när den godkände* \[klagandens\] personliga dagordning *2009 för utvärdering ..."*

[\[10\]](#_ftnref10 ""){#_ftn10} Se fotnot 10 ovan.

[\[11\]](#_ftnref11 ""){#_ftn11} Se punkterna 33-41 i detta beslut.

[\[12\]](#_ftnref12 ""){#_ftn12} I detta avseende hänvisade klaganden till "\[d\]en*kommunikation mellan honom och universitetschefen (som det hänvisas till i ... kommissionens skrivelse) att han skulle lägga 45 % av sin tid på SELDAS-projektet - vilket motsvarar 5,4 månader* \[och\]*finansieringsvillkoren för projektet - där EG:s bidrag* \[var\]*68 % av den totala stödberättigande kostnaden med ett tak på 450 500 euro. d.v.s. det* \[var\]*ingen mening med överfakturering*".

[\[13\]](#_ftnref13 ""){#_ftn13} I sin årsrapport för 1998 påpekade ombudsmannen att möjligheten för honom att lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet är av ovärderligt värde för hans arbete. Ombudsmannen tillade att särskilda rapporter därför inte bör läggas fram alltför ofta, utan endast i samband med viktiga frågor av allmänt intresse och där parlamentet kan vidta åtgärder för att bistå ombudsmannen. Årsrapporten för 1998 överlämnades till och godkändes av Europaparlamentet.