Bakgrunden till undersökningen på eget initiativ

1. År 2010 införde Epso en”ny modell” för uttagningsprov för urval av fast anställd personal vid EU:s institutioner, som består av tillträdesprov i KBT och prov vid utvärderingscentrum (slutprov). Denna nya modell infördes för att påskynda hela uttagningsförfarandet [1].

2. I uttagningsproven enligt den ”gamla modellen” kontrollerades de sökandes styrkande handlingar innan kallelserna till slutprovet (skriftliga/muntliga prov) utfärdades. Detta innebar att alla sökande som kallades till det slutliga provet kunde föras upp på reservlistan om de klarade provet.

3. Epsos förfarande i de ”nya mallarna” för uttagningsprov är att uttagningskommittén endast kontrollerar de styrkande handlingarna för de sökande som godkänns i de slutliga proven i ett uttagningsprov, det vill säga i de prov som genomförs vid utvärderingscentrumet. Om uttagningskommittén inte godtar de godkända sökandenas styrkande handlingar avvisas dessa sökande och förs inte upp på reservlistan.

4. Det skulle förmodligen vara bättre för de sökande om de informerades om uttagningskommitténs beslut om deras styrkande handlingar innan de gjorde proven vid utvärderingscentrumet, som de vanligtvis förbereder sig för, och investerade tid, arbete och till och med pengar. Detta gäller särskilt eftersom relevansen av de sökandes yrkeserfarenhet, som anges i deras styrkande handlingar, för arbetsuppgifterna för den tjänst som de söker (ett behörighetskrav i Epsos uttagningsprov) inte alltid är objektivt uppenbar. Om de sökande inte känner till hur relevant yrkeserfarenheten är för arbetsuppgifterna kommer de i slutändan att bli utan resultat i uttagningsprovet, även om de blir godkända i utvärderingscentrumet.

5. Det förefaller också som om deltagandet i proven vid utvärderingscentrumet för sökande som slutligen avvisas på grund av brist på - eller otillräcklig - styrkande handlingar kanske inte är motiverat ur ekonomisk synvinkel. Inbjudningarna till utvärderingscentrumet omfattar EU-kostnader som skulle kunna undvikas om de sökandes styrkande handlingar kontrollerades innan inbjudningarna till utvärderingscentrumet utfärdades.

6. Den information som Epso tillhandahåller på sin webbplats [2] och i handledningen för allmänna uttagningsprov [3] klargör inte varför det nuvarande förfarandet föreskriver kontroll av styrkande handlingar först i sista stund, det vill säga när de godkända sökandena redan har identifierats efter proven vid utvärderingscentrumet.

7. Ombudsmannen ansåg därför att de ovannämnda frågorna behövde klargöras av Epso. Artikel 228 i EUF-fördraget ger Europeiska ombudsmannen befogenhet att på eget initiativ undersöka eventuella fall av administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamhet. Ombudsmannen beslutade därför att inleda denna undersökning på eget initiativ för att ge Epso möjlighet att förklara uttagningskommitténs tidsplan för bedömningen av de sökandes kvalifikationer på grundval av de åtföljande styrkande handlingarna.

Ämnet för undersökningen på eget initiativ

8. I sin skrivelse om att inleda denna undersökning på eget initiativ hänvisade ombudsmannen till ett klagomål mot Epso avseende det allmänna uttagningsprovet EPSO/AST/112/10 och angav att omständigheterna i klagomålet gjorde honom uppmärksam på de frågor som är föremål för denna undersökning på eget initiativ. Han bad Epso att ange om uttagningskommittén, i uttagningsprov där högst 100 sökande är behöriga till prov vid utvärderingscentrumet, kunde kontrollera de styrkande handlingarna, särskilt de som rör utbildning och yrkeserfarenhet, innan kallelserna till utvärderingscentrumet utfärdades.

9. Ombudsmannen bad Epso att i sitt svar beakta i) möjliga besparingar för EU:s budget till följd av ett sådant tillvägagångssätt, ii) De sökandes intresse av att informeras om deras yrkeserfarenhet inte anses relevant innan de lägger ner tid och kraft på proven vid utvärderingscentrumet. och iii) det faktum att de styrkande handlingarna i de ”gamla uttagningsproven” kontrollerades innan kallelserna till skriftliga/muntliga prov utfärdades.

Utredningen

10. Den 19 januari 2012 bad ombudsmannen Epso om ett yttrande. Den 31 maj 2012 inkom Epso med sitt svar.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Uttagningskommitténs tidsplan för bedömning av de sökandes kvalifikationer på grundval av styrkande handlingar

Epsos argument

11. Epso hänvisade till det allmänna uttagningsprovet EPSO/AST/112/10 (nedan kallat uttagningsprovet). Den angav att uttagningskommittén hade upprättat en förteckning över de sökande som hade uppnått de högsta totalresultaten i tillträdesproven och som, mot bakgrund av uppgifterna i deras webbansökan, uppfyllde de allmänna och särskilda villkor som angavs i meddelandet om uttagningsprov. Dessa sökande kallades sedan till proven vid utvärderingscentrumet. Enligt Epso innebär detta att alla sökande som kallats till proven vid utvärderingscentrumet på grundval av uppgifterna i deras webbansökan uppfyllde de allmänna och särskilda villkor som krävs enligt meddelandet.

12. Efter att ha kontrollerat de styrkande handlingarna kan uttagningskommittén komma att anse att vissa sökandes styrkande handlingar inte, eller inte i tillräcklig utsträckning, bekräftar/validerar de uppgifter som lämnats i deras webbansökan. Med hänvisning till ovannämnda uttagningsprov förklarade Epso följande: ”Det handlar inte om huruvida ... [De sökandes] yrkeserfarenhet var relevant för de arbetsuppgifter som beskrivs i meddelandet, utan snarare en fråga om att lägga fram bevis på de uppgifter som lämnats i webbansökan. Uttagningskommittén hade redan, på grundval av dessa uppgifter, beslutat att deras yrkeserfarenhet var relevant för att de sökande skulle få tillträde till uttagningsprovet, dock på villkor att dessa uppgifter senare styrktes av nödvändiga styrkande handlingar." Epso ansåg att de sökande visste hur de skulle utarbeta uppgifterna i sin webbansökan på ett sådant sätt att uttagningskommittén kunde övertygas om att de var behöriga att få tillträde till uttagningsprovet, men vissa kunde inte styrka dessa uppgifter med de handlingar som krävdes.

13. I vilket skede verifikationerna kontrolleras kan ändras från konkurrens till konkurrens, men det är endast i mycket exceptionella fall som en institution fortfarande insisterar på att få meddelandet avfattat på ett sådant sätt att handlingarna kontrolleras i ett tidigare skede. Särskilt för uttagningsprov med ett stort antal sökande är det mer kostnadseffektivt och tidseffektivt att göra den fullständiga kontrollen ”endast innan godkända sökande förs upp på reservlistan”.

14. Epso gjorde en jämförelse mellan de kostnader som genererades av de två förfarandena: Det tidigare tillvägagångssättet, där de styrkande handlingarna kontrollerades före de slutliga proven. och det nuvarande tillvägagångssättet, där de verifieras först efter dessa tester. I uttagningsprovet kallades sammanlagt 499 sökande till proven vid utvärderingscentrumet, och endast 193 godkändes. Enligt det nuvarande systemet, där endast de styrkande handlingarna för de sökande som godkänts i proven vid utvärderingscentrumet kontrolleras, behövde uttagningskommittén endast kontrollera 193 ärenden, i stället för de 499 ärenden som den skulle ha behövt kontrollera enligt det tidigare tillvägagångssättet. Detta resulterade i att mindre än hälften av mantimmarna behövdes för att utföra kontrollen. Kontrollen av styrkande handlingar är mycket tidskrävande och ”arbetsintensiv”. Erfarenheten visar att endast ett mycket begränsat antal sökande inte kan tillhandahålla de nödvändiga bevisen på den information de lämnar i sin webbansökan. När det gäller uttagningsprovet var det endast elva sökande (av 193) som i slutändan inte kunde lämna in de styrkande handlingar som krävdes för att styrka de uppgifter som de lämnat i sin webbansökan. Epso är övertygat om att den nuvarande metoden leder till verkliga besparingar för EU:s budget jämfört med den tidigare metoden.

15. I meddelandet om uttagningsprov angavs dessutom att antalet sökande som kallades till proven vid utvärderingscentrumet var flera (2,5 gånger) av det antal sökande som kunde föras upp på reservlistan. Att kontrollera de styrkande handlingarna innan kallelserna till proven vid utvärderingscentrumet skickades skulle därför inte ha minskat antalet inbjudna sökande och skulle därför inte ha lett till ytterligare besparingar för EU:s budget. För det aktuella uttagningsprovet skulle det ha lett till en situation där elva andra sökande skulle ha bjudits in i stället för de elva sökande som i slutändan inte kunde uppvisa de nödvändiga styrkande handlingarna.

16. Epso drog slutsatsen att uttagningskommittén, när det gäller de sökande som kallats till utvärderingscentrumet, hade beslutat om deras behörighet och godkänt dem till proven vid utvärderingscentrumet på grundval av de uppgifter som de hade lämnat i sina webbansökningar. Att begränsa kontrollen av behörighetskriterierna till handlingar från de sökande som kan föras upp på reservlistan innebär en avsevärd tidsvinst och minskar därför antagningsfasens längd.

17. Innan du investerar tid och kraft i proven vid utvärderingscentrumet har du ett intresse av att bli informerad om huruvida din yrkeserfarenhet anses vara relevant eller inte. Epso är övertygat om att så är fallet i det nuvarande systemet. Om de sökande, i enlighet med den försäkran på heder och samvete som de undertecknar, lägger fram handlingar som styrker den information som ges online kommer kontrollen av dessa handlingar inte att ändra deras behörighet.

Ombudsmannens bedömning

18. Inledningsvis påpekar ombudsmannen att enligt de nuvarande reglerna för uttagningsprov är de styrkande handlingar som uttagningskommittén kontrollerar efter proven vid utvärderingscentrumet i allmänhet de som bekräftar de uppgifter som de sökande lämnar i sin webbansökan om i) medborgarskap, ii) yrkeserfarenhet, och iii) akademiska kvalifikationer.[4]

19. Ombudsmannen har redan mottagit klagomål om att uttagningskommittén, när den kontrollerade de styrkande handlingarna i det sista skedet av uttagningsprovet, inte betraktade dessa handlingar som tillräckliga bevis för de kvalifikationer som krävs, även om en sökande hänvisade till styrkande handlingar som han eller hon innehade och i samband med detta inkluderade information i webbansökan om hans eller hennes särskilda intyg [5] eller hans eller hennes specifika anställningsavtal och/eller fakturor avseende perioder av verksamhet som egenföretagare [6] (på grundval av vilka han eller hon senare godkändes vid KBT).

20. Ombudsmannen är därför inte helt övertygad av Epsos uppfattning att i) angivandet av relevant yrkeserfarenhet/yrkesexamen i webbansökan och ii) tillgången till samma uppgifter i de styrkande handlingar som de sökande förfogar över utgör effektiva garantier för att uttagningskommittén kommer att betrakta dessa handlingar som tillräckliga när den kontrollerar dem en efter en, efter det att utvärderingsproven har ägt rum. I detta sammanhang vill ombudsmannen påminna om det argument som Epso framfört i många av ombudsmannens undersökningar (och som han inte bestrider), nämligen att uttagningskommittéerna har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller de styrkande handlingarnas relevans, ett utrymme för skönsmässig bedömning som erkänns i EU-domstolarnas rättspraxis.

21. Av detta följer att sökande som beslutar sig för att delta i ett uttagningsprov och som innehar särskilda styrkande handlingar kanske inte alltid är säkra på uttagningskommitténs slutliga bedömning av dessa handlingar. I detta sammanhang bör det noteras att de sökande måste förbereda sig för utvärderingsproven. Att göra det innebär en investering av tid och ofta av pengar. Det skulle därför ha varit bättre för dem om de, innan de gjorde en sådan investering, hade kunnat veta vad uttagningskommitténs slutliga beslut om deras styrkande handlingar är.

22. Samma situation kan också ses ur ett annat perspektiv. Om en sökande först lämnar uppgifter om sina kvalifikationer i sin webbansökan, sedan antas till KBT på grundval av dessa uppgifter, går igenom KBT-förfarandet och utvärderingsproven med framgång och uttagningskommittén slutligen beslutar att hans eller hennes styrkande handlingar inte är tillräckliga, tar denna sökande i själva verket plats vid utvärderingscentrumet hos en annan sökande vars styrkande handlingar kan vara tillräckliga men som har uppnått resultat i KBT-proven som ligger strax under det fastställda tröskelvärdet för att ett visst antal sökande ska kallas till utvärderingscentrumet. I detta avseende noterar ombudsmannen Epsos uttalande i yttrandet att antalet sökande som får tillträde till utvärderingscentrumet är "... mer eller mindre fast. Att kontrollera de styrkande handlingarna innan kallelserna till proven vid utvärderingscentrumet skickades ut skulle därför inte ha minskat antalet inbjudna sökande och skulle därför inte ha lett till ytterligare besparingar för EU:s budget. För det aktuella uttagningsprovet skulle det ha lett till en situation där elva andra sökande skulle ha kallats i stället för de elva sökande som i slutändan inte kunde uppvisa de nödvändiga styrkande handlingarna. Ombudsmannen anser att en sådan situation, även om den är hypotetisk, kan ge upphov till tvivel om huruvida uttagningsprovet verkligen ger de mest välförtjänta sökandena möjlighet att föras upp på reservlistan.

23. Ombudsmannen är tacksam för att Epso i sitt yttrande följde hans ursprungliga förslag och lade fram argument till stöd för sitt förfarande i fråga om i) möjliga ekonomiska fördelar för EU:s budget och ii) möjliga tidsbesparingar. Ombudsmannen är emellertid inte heller helt övertygad av alla dessa argument.

24.  Epsos argument (som citeras i punkt 22 ovan) att antalet sökande som kallas till proven vid utvärderingscentrumet är mer eller mindre fastställt har sin grund i att det visar att den tidpunkt då de styrkande handlingarna kontrolleras inte har någon inverkan på EU:s kostnader, såsom kostnaderna för de sökandes resor och uppehälle. Oavsett om de styrkande handlingarna kontrolleras före eller efter proven vid utvärderingscentrumet kommer kostnaderna för de sökandes resor och uppehälle alltid att vara desamma, eftersom samma antal sökande kommer att kallas till utvärderingscentrumet.

25. Även om utvärderingscentrumets driftskostnader inte påverkas av den omständigheten att de styrkande handlingarna kontrolleras före eller efter kallelsen till proven vid utvärderingscentrumet, eftersom utvärderingscentrumet hela tiden är i drift vid Epsos huvudkontor i Bryssel, skulle man däremot kunna hävda att det är fråga om en dålig användning av tid och pengar om uttagningskommitténs ledamöter genomför utvärderingsprov för sökande som inte borde ha godkänts om deras styrkande handlingar hade kontrollerats tidigare och som under alla omständigheter inte kunde föras upp på reservlistorna, även om de hade godkänts i dessa prov.

26. Epso har vidare i huvudsak gjort gällande att uttagningskommittén behöver mer tid för att kontrollera akterna för alla sökande som kallas till prov vid utvärderingscentrumet än den behöver för att kontrollera akterna för endast dem som klarat dessa prov.

Detta uttalande från Epso måste dock analyseras mot bakgrund av förfarandets längd för hela uttagningsprovet, dvs. omkring 6–8 månader. I detta sammanhang finns det ingen betydande tidsskillnad om uttagningskommittén kontrollerar de styrkande handlingarna före och efter proven vid utvärderingscentrumet. Ombudsmannen anser att det är rimligt att anta att en erfaren ledamot av en professionell uttagningskommitté enkelt bör kunna kontrollera omkring 100 ärenden (stödjande handlingar) under en arbetsdag. Av detta följer att det skulle finnas en ganska liten skillnad mellan det antal dagar som krävs för att kontrollera 499 ansökningar (akterna för alla sökande som kallats till proven vid utvärderingscentrumet i det uttagningsprov som Epso hänvisade till i yttrandet) i stället för endast 193 ansökningar (akterna för alla sökande som godkänts i dessa prov). Den tid som sparas med ett sådant tillvägagångssätt förefaller därför vara minimal [7]. Om fler än en ledamot i uttagningskommittén ansvarade för dessa kontroller (vilket borde vara det normala fallet) skulle den tid som sparas naturligtvis vara minimal, särskilt om man jämför med den tid det tog för de ”otillåtna sökandena” att genomgå de långa och kostsamma proven vid utvärderingscentrumet.

27. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att Epsos klargörande av fördelarna med förfarandet för kontroll av styrkande handlingar efter utvärderingsproven inte är helt övertygande. Med tanke på att detta förfarande, såsom Epso påpekade, genomförs efter uttryckliga önskemål från de institutioner för vilka Epso anordnar uttagningsproven, anser ombudsmannen dock att ytterligare undersökningar rörande Epso inte är motiverade i detta fall.

B. Slutsatser

Ombudsmannen avslutar därför denna undersökning på eget initiativ med följande slutsats:

Inga ytterligare undersökningar i denna fråga är motiverade.

Epso kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 19 december 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] EUT C 315A, 2011, s. 1–14. Samma sak gäller för den senaste versionen av vägledningen (EUT 201270A).

[4] Vägledning för allmänna uttagningsprov, punkt 6.1.4.

[5] Klagomål 962/2011/AN gäller exempelvis styrkande handlingar som styrker akademiska eller likvärdiga kvalifikationer. Klaganden deltog i ett Epso-uttagningsprov som krävde ett examensbevis som intygade ett års utbildning inom det relevanta området. Klaganden innehade ett yrkesbevis som visade att utbildningen på det relevanta området hade varat, utfärdat av Institut du Monde Arabe. Hon nämnde detta i sin ansökan. Efter att ha klarat proven vid utvärderingscentrumet med utmärkta resultat uteslöts hon från reservlistan, eftersom hennes utbildningsbevis inte kunde anses vara ett examensbevis som utfärdats av en skola. Ombudsmannen lade fram ett förslag till vänskaplig förlikning som avslogs. Ärendet är ännu inte avslutat.

[6] Klagomål 2518/2011/MHZ gäller styrkande handlingar som styrker yrkeserfarenhet. Klaganden klarade proven vid utvärderingscentrumet. Uttagningskommittén beslutade emellertid på grundval av de inlämnade handlingarna att hennes yrkeserfarenhet inte var tillräcklig för att hon skulle föras upp på reservlistan. Efter att ha mottagit Epsos yttrande och klagandens synpunkter beslutade ombudsmannen att genomföra ytterligare undersökningar, som pågår.

[7] Säkerligen inte mer än två eller tre dagar om bara en person skulle göra kontrollen.