Bakgrunden till klagomålet

1. Förevarande mål rör en påstådd orättvis uteslutning från ett allmänt uttagningsprov som anordnas av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso).

2. Klaganden är slovensk medborgare och deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/190/10 för enhetschefer på översättningsområdet [1].

3. Den 28 april 2011 uppmanade Epso klaganden att delta i de skriftliga proven. Vid detta tillfälle gav den honom också en länk som gjorde det möjligt för honom att få tillgång till instruktionerna för de skriftliga proven.

4. Den 13 maj 2011 gjorde klaganden de skriftliga proven i Bryssel.

5. Enligt de anvisningar som de sökande fick den 28 april 2011 och på provdagen bestod provet av två huvuddelar. I del a var de sökande tvungna att göra en språklig bedömning och kvalitetsbedömning av en text på det språk som de angav som ”första källspråk” (klaganden angav engelska) översatt till sitt huvudspråk (slovenska i klagandens fall). I del b var de sökande tvungna att göra en språklig bedömning och kvalitetsbedömning av en text på det språk som de angav som ”andra källspråk” (tyska i klagandens fall) översatt till slovenska. I instruktionerna till de sökande angavs att bedömningen av deras resultat i det skriftliga provet a) grundades på följande kriterier: i) "[den sökandes] förmåga att upptäcka felen och ange vilka kategorier felen tillhör och ii) [den sökandes] språkliga bedömning och kvalitetsbedömning av den översatta texten skriven på [hennes eller hans] första källspråk".

6. Den 19 augusti 2011 informerade Epso klaganden om att Epso hade uteslutit honom från uttagningsprovet eftersom han inte hade utfört en av de uppgifter som krävs för det skriftliga provet a. Epso påpekade särskilt att han inte skrev den språkliga bedömningen och kvalitetsbedömningen av den översatta texten på sitt första källspråk. Uttagningskommittén beslutade därför att inte poängsätta det skriftliga provet a. Klagandens skriftliga prov b) poängsattes inte heller, eftersom meddelandet om uttagningsprov uteslöt korrigering av prov b) för sökande som inte fick godkänt resultat på prov a)[2].

7. Den 24 augusti 2011 bad klaganden Epso att ompröva sitt beslut. Han betonade att han, på grund av den begränsade tid som stod till förfogande och det extremt stora antalet fel i den översatta texten, endast kunde markera korrigeringarna och lägga till kommentarer till texten. Han kunde dock inte skriva den språkliga bedömningen och kvalitetsbedömningen.

8. Den 16 september 2011 och den 11 oktober 2011 bekräftade Epso sitt beslut. Den betonade att klaganden inte hade skrivit en kontinuerlig textbedömning på cirka 400 ord på det första källspråket, i enlighet med anvisningarna till de sökande. På begäran tillhandahöll Epso också en kopia av klagandens skriftliga prov a) och det relevanta utvärderingsbladet.

9. Den 19 oktober 2011 lämnade klaganden in ett klagomål till Epso i enlighet med artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Epso svarade klaganden den 30 april 2012 och avslog hans klagomål.

10. Även den 19 oktober 2011 lämnade klaganden in detta klagomål till ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

11. Den 2 december 2011 inledde ombudsmannen en undersökning av följande påstående och krav [3]:

Påstående

Epso uteslöt felaktigt klaganden från uttagningsprovet efter de skriftliga proven.

Stödjande argument:

i) Epso beslutade utan giltigt skäl att inte tilldela klagandens skriftliga prov a några poäng.

ii) Epso gjorde ingen separat bedömning av det skriftliga provet a) på grundval av de olika utvärderingskriterier som angavs i meddelandet om uttagningsprov (och på utvärderingsformuläret) och informerade inte heller de sökande om respektive viktning av utvärderingskriterierna.

iii) Epso agerade i strid med meddelandet om uttagningsprov genom att ge ytterligare instruktioner till sökande som bedömde kvaliteten på en översättning.

Anspråk

Epso bör ge den klagande de poäng han eller hon förtjänar för sitt skriftliga prov a).

Utredningen

12. Den 2 december 2011 inledde ombudsmannen en undersökning av klagandens påstående och begäran och bad Epso att avge ett yttrande. Den 18 januari och den 21 februari 2012 skickade klaganden ytterligare korrespondens till ombudsmannen, där han klargjorde att hans klagomål måste förstås som att det innehöll ytterligare ett stödjande argument, nämligen argument iii. Epso ombads därför att även ta upp detta tredje argument i sitt yttrande. Den 2 maj 2012 översändes Epsos yttrande till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som han översände den 9 maj och den 29 juni 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

13. I sitt klagomål bad klaganden ombudsmannen att a) utse en oberoende språkexpert för att bedöma hans skriftliga prov a), för att intyga att det var omöjligt att inom den angivna tiden skriva en omfattande bedömning på minst 400 ord, och b) jämföra klagandens resultat i prov a) med de sökande som skrev den erforderliga bedömningen.

14. I sin skrivelse om att inleda denna undersökning informerade ombudsmannen klaganden och Epso om att även om det inte ligger utanför hans behörighet att rekommendera en institution att utse en tredje part för att avge ett yttrande, har han inte i sig befogenhet att utse experter för att ompröva uttagningskommitténs eller Epsos slutsatser.  Ombudsmannen uppgav sedan att han skulle överväga vilka relevanta åtgärder som kan vidtas om han skulle finna fall av administrativa missförhållanden som motsvarar klagandens påståenden. Ombudsmannen noterar att klaganden i sina synpunkter på Epsos yttrande vidhöll sin begäran. Denna begäran kommer därför att behandlas i samband med ombudsmannens materiella bedömning nedan.

A. Påstående om att Epso felaktigt uteslöt klaganden från uttagningsprovet efter de skriftliga proven och tillhörande påståenden

Argument som framförts till ombudsmannen

15. I sitt klagomål till ombudsmannen och i sin ytterligare korrespondens av den 18 januari 2012 hävdade klaganden att Epso orättvist uteslöt honom från det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/190/10. Till stöd för sitt påstående framförde klaganden följande argument: i) Epso beslutade utan giltigt skäl att inte poängsätta sitt skriftliga prov a), ii) Epso gjorde inte någon separat bedömning av det skriftliga provet a) på grundval av de olika utvärderingskriterier som angavs i meddelandet om uttagningsprov (och på utvärderingsformuläret), och informerade inte heller de sökande om respektive viktning av utvärderingskriterierna, och iii) genom att ge ytterligare instruktioner till sökande som bedömde kvaliteten på en översättning agerade Epso i strid med meddelandet om uttagningsprov.

16. I sin skrivelse om att inleda denna undersökning noterade ombudsmannen att anvisningarna till kandidaterna klargjorde att kandidaterna var skyldiga att utföra två uppgifter: (i) att upptäcka och korrigera misstag direkt på den översatta texten och (ii) att skriva en bedömning, bestående av en kontinuerlig text på cirka 400 ord. I utvärderingsbladet angavs därför två olika utvärderingskriterier: 1) förmågan att upptäcka fel och ange vilken kategori de tillhörde och 2) språk- och kvalitetsbedömningen av den översatta texten skriven på den sökandes första källspråk. Ombudsmannen påpekade sedan att det under dessa omständigheter var svårt att förstå hur underlåtenhet att uppfylla ett av kriterierna automatiskt skulle kunna leda till en nollbedömning av det andra. I detta avseende uppmanade ombudsmannen Epso att i sitt yttrande särskilt hänvisa till de åtaganden som Epso hade gjort till följd av ombudsmannens undersökning på eget initiativ OI/5/2005/PB.

17. I sitt yttrande hänvisade Epso till ombudsmannens beslut i undersökningen på eget initiativ OI/5/2005/PB, enligt vilket Epso åtog sig att föreslå att uttagningskommittén använder och förser de sökande med en mall för ett utvärderingsformulär som innehåller a) de utvärderingskriterier som anges i de offentliggjorda meddelandena om uttagningsprov (inklusive de olika aspekter som kan utvärderas av nämnden för varje kriterium) och den uppnådda prestationsnivån (från utmärkt till otillräcklig), och b) utöver totalpoängen, de delbetyg som nämnden tilldelat för varje kriterium som anges i meddelandet om uttagningsprov.

18. Epso nämnde sedan de åtgärder som vidtagits för att öka insynen i urvalsförfarandena, i linje med ombudsmannens rekommendationer. Epso betonade att ”uttagningskommittéerna agerar och fattar beslut helt oberoende och, vilket bekräftas av fast rättspraxis, har stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller valet av korrigeringsmetoder och fastställandet av poängkriterier före proven”. Epso påpekade dessutom att de sökande, efter en reform av uttagningsförfarandet, nu får tillgång till två handlingar, nämligen meddelandet om uttagningsprov och handledningen för allmänna uttagningsprov, som i detalj informerar dem om arten av de olika prov och övningar som ingår i ett uttagningsprov.

19. När det gäller klagandens ärende uppgav Epso att uttagningskommittén hade beslutat att inte göra det skriftliga provet a) eftersom han inte hade skrivit den språkliga bedömningen och kvalitetsbedömningen på det första källspråket, i enlighet med meddelandet om uttagningsprov och instruktionerna till de sökande. Enligt Epso kunde innehållet i klagandens provpapper inte anses utgöra den skriftliga bedömning som krävs eftersom ”synpunkterna i klagandens provpapper var skrivna på hans huvudspråk, slovenska, med undantag för några få ord och/eller ofullständiga fraser på hans första källspråk, engelska”.

20. Epso påpekade därefter att uttagningskommittén använde objektiva poängsättningskriterier som utarbetats före proven, men angav också att bedömningen av de sökandes lämplighet är av jämförande karaktär. Eftersom sådana förfaranden omfattas av sekretess kan de inte lämnas ut. Enligt Epso skulle en underrättelse till klaganden om de poäng han erhållit utgöra en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut. Uttagningskommittén informerade dock klaganden om sitt beslut och om de skäl som låg till grund för det. Dessutom fick klaganden en kopia av sitt test a).

21. Som svar på ombudsmannens uttalande som nämns i punkt 16 ovan hävdade Epso att i den klagandes fall ”beslutade uttagningskommittén att inte poängsätta hans skriftliga prov a), så ingen bedömning gjordes”. Epso betonade att uttagningskommitténs beslut var förenligt med tillämplig rättspraxis, eftersom uttagningskommittén har befogenhet att fastställa att en sökande har överträtt reglerna för uttagningsprovet, särskilt bestämmelserna i meddelandet om uttagningsprov, och att utesluta honom eller henne från uttagningsprovet av denna anledning.

22. När det gäller klagandens tredje argument, enligt vilket Epso överskred de gränser som angavs i meddelandet om uttagningsprov, påpekade Epso att uttagningskommittén hade beslutat att utesluta honom från uttagningsprovet utan att poängsätta hans prov på grund av att han inte hade tillhandahållit en språklig bedömning och kvalitetsbedömning på sitt första källspråk. Epso påpekade i detta avseende att detta krav tydligt hade angetts i meddelandet om uttagningsprov, i instruktionerna till de sökande som bifogats inbjudan till de skriftliga proven och på själva provhandlingen.

23. Mot bakgrund av ovanstående resonemang drog Epso slutsatsen att i) uttagningskommittén agerade inom ramen för sitt utrymme för skönsmässig bedömning och i enlighet med tillämpliga rättsliga bestämmelser när den beslutade att utesluta klaganden från uttagningsprovet utan att poängsätta det skriftliga provet a, och ii) det inte hade skett någon överträdelse av meddelandet om uttagningsprov.

24. I sina synpunkter tog klaganden upp och vidareutvecklade alla argument som han hade lagt fram till stöd för sitt påstående. När det gäller det första argumentet uppgav klaganden att Epso inte på ett korrekt sätt hade tagit itu med ombudsmannens uttalande som avses i punkt 16. I detta avseende påpekade han att Epsos svar, enligt vilket ”i [klagandens] fall beslutade uttagningskommittén att inte poängsätta hans skriftliga prov a), så att ingen bedömning gjordes”, är motsägelsefullt och inte tar upp frågan på ett korrekt sätt.

25. När det gäller hans andra argument uppgav klaganden att Epso inte tog upp frågan om att de sökande enligt instruktionerna till de sökande ”kommer att markeras både på de fel som de gör på plats och på [deras] övergripande bedömning”.

26. I detta avseende hävdade klaganden också att Epso inte hade lämnat någon rimlig motivering till varför den underlät att informera de sökande i) om respektive viktning av de enskilda delarna av delprov a), nämligen att göra en språklig bedömning och kvalitetsbedömning av en översatt text och att skriva en kontinuerlig text på 400 ord i detta avseende, och ii) att underlåtenhet att slutföra en av dessa delar skulle leda till automatisk uteslutning från uttagningsprovet, utan att den andra delen poängsattes.

27. När det gäller hans tredje argument, nämligen att uttagningskommittén åsidosatte meddelandet om uttagningsprov genom att ge de sökande ytterligare instruktioner om att skriva en text på 400 ord på engelska, uppgav klaganden att Epso inte tog upp detta argument i sitt yttrande. I detta avseende påpekade klaganden att det i meddelandet om uttagningsprov angavs att syftet med de skriftliga proven var att ”kontrollera den sökandes förmåga att bedöma kvaliteten på den översatta texten”, inte att bedöma hans eller hennes förmåga att skriva på engelska. Enligt klaganden bör alla andra färdigheter, t.ex. en sökandes kunskaper i engelska, kontrolleras genom särskilda prov. Han uppgav också att han fick instruktionerna först samma dag som testerna gjordes.

28. Klaganden kommenterade slutligen Epsos åsikt att han inte hade slutfört den första delen av delprov a på rätt sätt, eftersom han endast kommenterade den översatta texten på sitt huvudspråk, slovenska, med undantag för några få ord och/eller ofullständiga fraser på sitt första källspråk, det vill säga på engelska. I detta avseende förklarade klaganden att de slovenska ord och uttryck som han använde inte var kommentarer, utan snarare föreslog förbättringar av den ursprungliga slovenska texten, medan orden på engelska utgjorde den faktiska bedömningen. Han anförde vidare att det sätt på vilket han genomförde provet var förenligt med de krav som uppställs i meddelandet om uttagningsprov. Eftersom det i detta dokument inte angavs hur många ord som skulle användas för bedömningen, eller att bedömningen måste vara i form av en kontinuerlig text, ansåg klaganden att Epso gick utöver de gränser som anges i meddelandet om uttagningsprov genom att kräva att de sökande skulle skriva en kontinuerlig text på 400 ord på engelska.

Ombudsmannens bedömning

29. Ombudsmannen erinrar om att EU-domstolen konsekvent har slagit fast att uttagningskommittén har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller det detaljerade innehållet i de prov som ingår i ett uttagningsprov. Det ankommer inte på domstolen att kritisera detta innehåll såvida inte en uttagningskommitté överskrider gränserna i meddelandet om uttagningsprov eller inte är förenlig med syftet med uttagningsprovet [4]. Mot bakgrund av detta anser ombudsmannen att hans uppgift är begränsad till att kontrollera om uttagningskommitténs bedömning var behäftad med en uppenbart oriktig bedömning. Ombudsmannens roll är inte att ersätta uttagningskommitténs bedömning med sin egen [5].

30. I det aktuella fallet kommer ombudsmannens bedömning därför att inriktas på huruvida Epsos uttagningskommitté gjorde en uppenbart oriktig bedömning när den inte poängsatte klagandens skriftliga text a) och därmed uteslöt honom från uttagningsprovet.

31. Ombudsmannen noterar för det första att det i meddelandet om uttagningsprov inte angavs hur det skriftliga provet a) skulle organiseras. I instruktionerna till de sökande som skickades per e-post före provdatumet och som delades ut på nytt samma dag som det skriftliga provet klargjordes emellertid att de sökande inte bara ombads att upptäcka och korrigera misstag direkt på den översatta texten, utan också att skriva en separat bedömning, bestående av en kontinuerlig text på cirka 400 ord. Detta krav förefaller inte stå i strid med de uppgifter som lämnats i meddelandet om uttagningsprov, eftersom anvisningarna till de sökande endast angav hur provet skulle struktureras. Klagandens invändningar om att Epso åsidosatte meddelandet om uttagningsprov genom att ge de sökande ytterligare instruktioner och att Epso informerade de sökande om den detaljerade strukturen på provet först samma dag som provet genomfördes är därför inte övertygande.

32. I det aktuella fallet har klaganden inte bestritt att han inte skrev en kontinuerlig text som bedömde kvaliteten på den översatta texten. Klaganden hävdade dock att Epso borde betrakta de kommentarer han skrev på engelska om texten som sin egentliga bedömning. Med tanke på att det är ostridigt att dessa kommentarer endast bestod av några ord, förefaller Epsos åsikt att klagandens anteckningar inte uppfyllde kravet på en sammanhängande text vara rimlig.

33. Ombudsmannen måste dock också bedöma uttagningskommitténs beslut att inte tilldela klaganden några poäng för sitt skriftliga prov a), eftersom han inte skrev någon kontinuerlig text som bedömde översättningens kvalitet.

34. Till att börja med verkar ett sådant beslut vara svårt att förena med ordalydelsen i instruktionerna till de sökande, där det klargjordes att de sökande ”kommer att markeras både på de fel som du upptäcker och i din övergripande bedömning”. I enlighet med detta uttalande innehöll utvärderingsbladet även två olika utvärderingskriterier: i) förmågan att upptäcka fel och ange vilken kategori de tillhör och ii) den språkliga bedömningen och kvalitetsbedömningen av den översatta texten på den sökandes första källspråk.

35. Ombudsmannen anser därför att beslutet att inte tilldela några poäng alls för det skriftliga provet a) på grund av att den sökande inte har slutfört en av de två obligatoriska övningarna inte är förenligt med meddelandet om uttagningsprov, instruktionerna till de sökande och Epsos åtaganden. Det är faktiskt svårt att förstå hur underlåtenheten att uppfylla ett av de utvärderingskriterier som anges i utvärderingsformuläret automatiskt skulle kunna ge nämnden rätt att tilldela noll poäng i förhållande till det andra. Detta övervägande förstärks av det faktum att de två kriterierna verkar vara utformade för att bedömas separat i förhållande till de två obligatoriska uppgifterna.

36. Visserligen kan Epso, när den utövar sitt utrymme för skönsmässig bedömning vid anordnandet av uttagningsprov, besluta att i meddelandet om uttagningsprov ge uttagningskommittén i uppdrag att rätta ett prov endast om en sökande erhåller ett tillräckligt antal poäng i ett annat prov. Detta skedde i det aktuella fallet med hänvisning till klagandens skriftliga prov b) som endast skulle poängsättas om en sökande fick tillräckligt många poäng i det skriftliga provet a). Om Epso emellertid ville att uttagningskommittén skulle gå till väga på detta sätt, skulle detta, med tanke på hur allvarlig denna konsekvens är, tydligt ha behövt anges i meddelandet om uttagningsprov, vilket faktiskt var fallet med det skriftliga provet b.

37. Ombudsmannen påminner vidare om att Epso, efter sin undersökning på eget initiativ OI/5/2005/PB om öppenhet i EU:s rekryteringsförfaranden, åtog sig att föreslå uttagningskommittén att vid skriftliga prov använda en mall för utvärderingsformulär som de sökande kan få på begäran och som innehåller a) de utvärderingskriterier som anges i de offentliggjorda meddelandena om uttagningsprov (inklusive de olika delar som slutligen utvärderas av kommittén för varje kriterium) och den uppnådda prestationsnivån (från utmärkt till otillräcklig) och b) utöver totalpoängen, delresultaten.

38.  Trots att de olika urvalskriterierna identifierades både i meddelandet om uttagningsprov och i utvärderingsformuläret lämnade uttagningskommittén dock ingen uppdelning av sökandens prestationer och beslutade i stället att inte tilldela några poäng till klagandens prov a).

39. Ombudsmannen drar därför slutsatsen, utan att behöva utse en extern expert såsom klaganden har föreslagit i punkt 13 ovan, att Epsos uttagningskommitté har gjort en uppenbart oriktig bedömning genom att inte göra en separat bedömning av de två delarna av delprov a. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

40. När ombudsmannen finner att det har förekommit administrativa missförhållanden lägger han, om möjligt, fram ett förslag till vänskaplig förlikning eller ett förslag till rekommendation till den berörda institutionen. I det aktuella fallet noterar ombudsmannen dock att det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/190/10 redan har avslutats och att en reservlista har upprättats. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte skulle vara ändamålsenligt att lägga fram ett förslag till rekommendation. Därför kommer han att göra en kritisk anmärkning nedan.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande kritiska anmärkning:

Enligt principerna om god förvaltning ska uttagningskommittén följa bestämmelserna i meddelandet om uttagningsprov och anvisningarna till de sökande vid poängsättningen av proven. I förevarande fall beslutade uttagningskommittén att inte rätta klagandens skriftliga prov a) med motiveringen att han inte fullgjorde en av de två uppgifter som provet bestod av, trots att en sådan möjlighet inte angavs i meddelandet om uttagningsprov eller i anvisningarna till de sökande. Detta utgör ett administrativt missförhållande i Epsos verksamhet.

Epso och den klagande kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 19 december 2012

[1] Meddelande om uttagningsprov EPSO/AD/190/10 (AD9), EUT C 242/A, 2010, s. 1.

[2] Punkt V.2 i meddelandet om uttagningsprov.

[3] Såsom anges i punkt 12 framförde klaganden argument iii först efter det att undersökningen hade inletts.

[4] De förenade målen T-285/02 och T-395/02, Vega Rodríguez mot kommissionen, REGP 2004, s. I-A-333 och II-1527, punkt 35.

[5] Se ombudsmannens beslut att avsluta sina undersökningar av klagomål 1370/2010/(KM)BEH, punkt 40, klagomål 1592/2009/ELB, punkt 29, och klagomål 2965/2008/(VL)BEH, punkt 20.