Bakgrunden till påståendet

1. Ett privat konsultföretag har ingått ett avtal med myndigheterna i ett land utanför EU (nedan kallade de nationella myndigheterna) för att driva ett program (nedan kallat programmet) som finansieras av Europeiska kommissionen.

2. En enhet för programstöd inrättades för att genomföra programmet. Nämnda enhet har fyra långsiktiga tjänster, nämligen gruppledare, gruppledarens assistent, en bidragsexpert och bidragsexpertens assistent. Gruppledaren tillträdde sin tjänst i januari 2008. Klaganden ingick ett avtal med konsultföretaget om att arbeta som bidragsexpert på programmet. Han tillträdde sin tjänst den 11 februari 2008.

3. Den 10 april 2008 hölls ett antal möten mellan kommissionen, de nationella myndigheterna, enheten för programstöd och konsultföretaget för att diskutera farhågor om olika aspekter av programmet.

4. Den 23 oktober 2008 mottog klaganden en skrivelse där han sade upp sitt kontrakt som expert på bidrag. Lagledarens kontrakt avslutades också. Den 24 oktober 2008 vände sig klaganden till ombudsmannen och ifrågasatte kommissionens samtycke till att han avskedades.

Prövningens föremål

5. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagandens påstående att kommissionen hade tillåtit att han orättvist avskedades från sin ställning som expert på bidrag. Utredningen omfattade även yrkandena om att kommissionen skulle

1. Be den klagande om ursäkt. och
2. kompensera klaganden för direkta kostnader och inkomstbortfall.

6. I sin skrivelse om att inleda en undersökning av klagomålet bad ombudsmannen också kommissionen att förklara den exakta beslutsprocessen i samband med klagandens avskedande och att beskriva de ansträngningar som gjorts för att se till att klagandens rättigheter respekterades, såsom anges i skrivelsen av den 10 november 2008.

Frågeställningen

7. Efter att ha mottagit klagomålet av den 24 oktober 2008 och ytterligare information från klaganden i november och december 2008 inledde ombudsmannen en undersökning den 17 december 2008. Kommissionen begärde en förlängning av tidsfristen för att lämna sitt yttrande om klagomålet, vilket ombudsmannen beviljade. Den 20 april 2009 lämnade kommissionen sitt yttrande, som sedan vidarebefordrades till klaganden. Klaganden inkom med synpunkter den 15 juni 2009.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påståendet att kommissionen tillät klaganden att avvisas på ett orättvist sätt

Argument som framförts till ombudsmannen

Anmärkningen

8. Enligt klaganden var de farhågor som de nationella myndigheterna och kommissionens delegation hade om programmet alla inom det område som gruppledaren ansvarade för. Beslutet att ersätta gruppledaren kom därför inte som någon överraskning för klaganden. Den klagande fick dock aldrig någon kritik, vare sig muntlig eller skriftlig, avseende sitt ansvarsområde (som gällde bidragssystemet). Konsultföretaget sade emellertid också upp hans kontrakt. Konsultföretaget informerade honom om att de nationella myndigheterna hade begärt att hans kontrakt skulle sägas upp, men att begäran härrörde från kommissionens delegation (med vilken de nationella myndigheterna ville upprätthålla goda förbindelser).

9. Klaganden hävdade att han inte vet vem som bestämde sig för att ersätta honom och varför han ersattes. Han fick inte rätt att försvara sig, eller ens blev medveten om anklagelserna mot honom.

Kommissionens yttrande – bakgrund

10. I sitt yttrande över klagomålet förklarade kommissionen att programmet genomfördes genom en ”privat indirekt decentraliserad förvaltningsmetod”. Detta innebär att den upphandlande myndigheten, det vill säga de nationella myndigheterna, har ingått ett tjänstekontrakt med en tredje part. Den tredje parten var det privata konsultföretaget, som tillhandahöll tjänster i samband med det finansiella genomförandet av programmet. Kommissionen undertecknade ett finansieringsavtal med de nationella myndigheterna, men hade ingen avtalsförbindelse med konsultföretaget.

11. Kommissionen förklarade att det i ett tidigt skede stod klart för kommissionens delegation och de nationella myndigheterna att enheten för programstöd inte fungerade korrekt. Klaganden delade helt klart denna uppfattning: Han sade att "ganska tidigt blev det uppenbart att (enheten för programstöd) kämpade". Enligt kommissionen är det förståeligt att ett nytillkommet team behöver inledande stöd och vägledning, men resultaten under projektets första månader var otillfredsställande. Detta trots stöd och vägledning från de nationella myndigheterna och kommissionen.

12. Enligt kommissionen tog de nationella myndigheterna och kommissionens delegation först upp sina farhågor vid ett möte med gruppledaren och bidragsexperten den 9 april 2008. Dessa farhågor meddelades även X, som arbetade för konsultföretaget. Efter mötet den 9 april 2008 bad de nationella myndigheterna X att komma till det berörda landet utanför EU för att ta itu med prestationsproblem i samband med enheten för programstöd. Efter X:s besök beslutade man att ge laget fram till mitten av augusti 2008 för att förbättra sitt resultat. Det skulle sedan beslutas om man skulle fortsätta med det befintliga teamet eller byta personal.

13. Kommissionen drog slutsatsen att alla argument som klaganden framförde i sitt klagomål till ombudsmannen tyder på att gruppen inte fungerade korrekt från projektets början. Detta var en av huvudorsakerna till programmets långsamma utveckling. Denna situation bekräftades av ett dokument som utarbetats av X efter hans första besök i det berörda landet utanför EU. Det huvudsakliga konstaterandet i denna handling var följande:

”gruppsamarbetet inte är optimalt, dvs. kommunikationsblockering/snedvridning mellan gruppmedlemmarna, delegering och arbetsfördelning inte optimalt, gruppmedlemmarnas arbetsbörda ännu inte optimalt balanserad, ännu inte tillräckligt fokus på gemensamma mål, svårigheter att uppnå konsensus om vissa strategier och koncept.”

Kommissionens yttrande - beslutsprocessen

14. Enligt kommissionen var det konsultföretaget som föreslog att bidragsexperten skulle ersättas. Detta förslag framfördes i en skrivelse från konsultföretaget, där det angavs att teamet inte fungerade korrekt [1]. I sin skrivelse lade konsultföretaget fram tre alternativa lösningar, varav två avsåg att ersätta bidragsexperten.

15. Eftersom kommissionen inte var part i avtalet mellan de nationella myndigheterna och konsultföretaget kunde den inte begära att experterna skulle ersättas.

16. Det framgick tydligt av de nationella myndigheternas svar till konsultföretaget av den 16 oktober 2008 att de nationella myndigheterna föredrog en lösning där både gruppledaren och bidragsexperten skulle ersättas [2]. De nationella myndigheterna skrev denna skrivelse, som sammanfattar de slutsatser som dragits efter diskussioner med alla berörda parter, efter det att X hade besökt det berörda landet utanför EU en andra gång.

17. Kommissionen ansåg att om han, såsom klaganden påstått, inte kände till skälen till uppsägningen, måste konsultföretaget ha underlåtit att informera honom om detta. Kommissionen har ingen avtalsmässig koppling till, och därmed ingen avtalsmässig skyldighet gentemot, konsultföretaget eller dess experter. Institutionen har inte heller rätt att ingripa i avtalsförhållandet mellan konsultbolaget och klaganden och den känner inte till de avtalsbestämmelser som reglerar detta förhållande. I den mån konsultföretaget fann att dess team inte fungerade korrekt och lade fram förslag för att rätta till detta problem, ankom det på konsultföretaget att hantera konsekvenserna av dessa förslag med sin personal.

18. Kommissionens främsta intresse var att se till att programmet genomfördes korrekt och att resultaten levererades som planerat. Kommissionen var emellertid också intresserad av att skydda rättigheterna för de anställda som arbetar med projekt. Kommissionen skrev därför en skrivelse till konsultföretaget och begärde att klaganden skulle informeras om sin situation.

19. Kommissionen hävdade också att den snabbt besvarade klagandens e-postmeddelanden och skrivelser. Den klagandes e-postmeddelande av den 12 oktober 2008, i vilket han uttryckte oro över sin eventuella uppsägning, besvarades samma dag. I sitt svar försäkrade delegationschefen klaganden om att alla frågor som togs upp skulle vidarebefordras till de nationella myndigheterna och beaktas vid det möte som skulle äga rum nästa dag. Kommissionen underströk att den aldrig begärde att bidragsexperten skulle ersättas. Med beaktande av konsultföretagets förslag ansåg kommissionens delegation att en lösning endast skulle vara rättvis om gruppledarens ansvar beaktades. Dessa aspekter diskuterades med de nationella myndigheterna, som kom fram till att båda experterna borde ersättas.

20. Den 30 oktober 2008 skrev klaganden till delegationschefen och klagade över att beslutsprocessen för hans avskedande inte var öppen och att hans rättigheter inte hade respekterats. Delegationschefen svarade den 10 november 2008 och förklarade att det var konsultföretaget som hade föreslagit personalförändringarna. Delegationschefen förklarade också att de farhågor om gruppen som uttryckts av de nationella myndigheterna och som stöddes av kommissionens delegation var inriktade på problem med att leverera resultat och syftade till att få en grupp som skulle kunna arbeta tillsammans för maximalt resultat. Klagandens yrkesmässiga kapacitet ifrågasattes inte. Delegationschefen beklagade den inverkan som problemen med projektet hade haft på den klagande personligen. Delegationschefen skrev också till konsultföretaget och rådde det att respektera klagandens rättigheter som anställd och att besvara de frågor som klaganden tog upp.

21. Kommissionen anser inte att den har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande. Det finns därför ingen anledning att be om ursäkt eller bevilja ersättning. Varje begäran om ersättning bör avgöras med konsultföretaget, den klagandes arbetsgivare.

Klagandens synpunkter

22. I sina synpunkter medgav klaganden att gruppen inte fungerade. Han ansåg dock inte att han var ansvarig för denna situation.

23. Enligt klaganden var kommissionen delaktig i beslutet att avskeda honom. I e-postmeddelanden som skickades i oktober 2008 och vid mötet mellan de nationella myndigheterna och delegationschefen den 13 oktober 2008 anges kommissionens deltagande. Kommissionen kan till och med betraktas som beslutsfattare. I sitt e-postmeddelande av den 12 oktober 2008 motsäger kommissionen inte klagandens påstående att han hade informerats om att det var kommissionens delegation som hade inlett uppsägningen. Det kan snarare hävdas att de instämde i klagandens påstående.

24. Den 9 oktober 2008 informerade X klaganden om att han skulle ersättas. Detta var innan X träffade kommissionens delegation eller de nationella myndigheterna. Beslutet att avskeda honom kan därför ha fattats i samråd med kommissionens delegation redan i september 2008. Den 10 oktober 2008 informerade X klaganden om att han hade träffat programförvaltaren från kommissionens delegation på förmiddagen, som hade insisterat på att både gruppledaren och bidragsexperten skulle ersättas. På eftermiddagen träffade X de nationella myndigheterna. Enligt X uppgav de nationella myndigheterna att om de skulle besluta att ersätta både gruppledaren och bidragsexperten skulle detta inte vara ett professionellt utan ett politiskt beslut för att upprätthålla goda förbindelser med kommissionens delegation. Den 13 oktober 2008 hölls ett möte mellan chefen för kommissionens delegation och de nationella myndigheterna. Enligt klaganden var detta det möte under vilket de nationella myndigheterna slutligen övertygades om att klaganden skulle ersättas. Såvitt klaganden kände till var konsultföretaget inte ens representerat vid mötet. Det finns inga bevis för att kommissionen gjorde några ansträngningar för att skydda klagandens rättigheter under detta möte. Efter mötet informerade de nationella myndigheterna X om att båda experterna skulle ersättas. Verkligheten är att de nationella myndigheterna praktiskt taget inte fattade något beslut på egen hand. Nästan allt beslutades av kommissionens delegation.

25. Klaganden hävdade att X och gruppledaren var gamla vänner och att de trodde att de kunde rädda gruppledaren genom att offra klaganden. De nationella myndigheterna var emot denna lösning. Kommissionens delegation insisterade dock. Den klagande anser att lösningen att avskeda båda de högre experterna samtidigt inte bidrog till goda programresultat.

26. Klaganden hade hoppats få klargöranden från kommissionen om vad han borde ha gjort annorlunda eller vilka åtgärder kommissionen förväntade sig av honom för att säkerställa programmets framgång. Tyvärr gjordes inga sådana förtydliganden. Klaganden kan inte se att kommissionen gjorde något för att skydda hans rättigheter innan han sades upp. Kommissionen förefaller inte heller känna till några andra rättigheter än en anställds. Klaganden vill att hans rättigheter som människa och EU-medborgare ska respekteras.

Ombudsmannens bedömning

27. Ombudsmannen noterar att alla parter som deltar i programmet verkar vara överens om att enheten för programstöd, dvs. den grupp vars uppgift det var att genomföra programmet, inte fungerade korrekt. Kommissionen hävdar att klagandens yrkesmässiga kapacitet inte ifrågasattes. De åtgärder som vidtogs syftade dock till att "få ett team som kunde arbeta tillsammans".

28. Att se till att teamen fungerar väl är enligt ombudsmannen ett viktigt mål för en effektiv förvaltning. Huruvida ett team fungerar väl är inte bara beroende av den professionella förmågan hos enskilda teammedlemmar - andra faktorer spelar också en viktig roll. Dessa faktorer inkluderar huruvida specifika teammedlemmar kan fungera bra med andra specifika teammedlemmar.

29. Det kan därför vara nödvändigt att omstrukturera ett team för att det ska fungera korrekt.

30. Eftersom en grupps funktion är ett legitimt skäl för omorganisation av personalen inom gemenskapens institutioner bör detsamma gälla för program som finansieras av gemenskapen.

31. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att det faktum att enheten för programstöd inte fungerade korrekt utgjorde ett giltigt skäl för att ersätta gruppmedlemmar.

32. I samband med en sådan omorganisation skulle det emellertid uppenbart inte vara förenligt med principerna om god förvaltningssed att kommissionen försöker tvinga en part (oavsett om denna part har en avtalsmässig koppling till kommissionen eller inte) att göra något som skulle vara olagligt eller strida mot avtalsförpliktelser.

33. I detta avseende noterar ombudsmannen för det första att han inte har fått någon konkret bevisning för att visa att klaganden avskedades på kommissionens initiativ. Sammanfattningsvis har ingen bevisning lagts fram för att visa att kommissionen försökte tvinga konsultföretaget (direkt eller genom de nationella myndigheterna) att avskeda klaganden. Under alla omständigheter har inga argument eller bevis lagts fram för ombudsmannen som tyder på att den klagandes uppsägning var olaglig eller stred mot hans avtal med konsultföretaget.

34. Kommissionen svarade snabbt på klagandens e-postmeddelanden och brev. I samband med detta förklarade kommissionen att den skulle uppmärksamma de nationella myndigheterna på klagandens farhågor i fråga om avskedandet. Den föreslog vidare att han för det första skulle vända sig till sin arbetsgivare för att få gottgörelse. Detta verkar ha varit lämpliga åtgärder och råd att ge.

35. På grundval av ovanstående finner ombudsmannen inte att kommissionen har gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden i samband med klagandens avskedande.

B. Klagandens påståenden

Ombudsmannens bedömning

36. Med tanke på ombudsmannens slutsatser i fråga om klagandens påstående måste påståendet att kommissionen bör be klaganden om ursäkt och kompensera honom för hans direkta kostnader och inkomstbortfall misslyckas.

C. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det har inte förekommit något administrativt missförhållande i samband med förevarande klagomål.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Utfärdat i Strasbourg den 18 november 2009

[1] Kommissionen har i sitt yttrande påpekat att med hänsyn till att handlingen i fråga inte tillhör kommissionen, utan tredje man, och med beaktande av den känsliga karaktären hos de uppgifter som den innehåller, skulle ett utlämnande av handlingen kunna skada de berörda personernas kommersiella och personliga intressen. Av dessa skäl anser kommissionen att handlingen är konfidentiell och ställer den till ombudsmannens förfogande om han anser att det krävs en granskning av ärendet.

[2] Se fotnot 2.