Bakgrunden till påståendet

1.         Förevarande klagomål avser ett betalningskrav som utfärdats av Europeiska kommissionen avseende ett projekt X. Klagomålet ingavs på uppdrag av ett företag som är verksamt inom det samhällsvetenskapliga området och som var partner i ett konsortium som inrättats för att genomföra ovannämnda projekt. Projektets syfte var att föreslå långsiktiga lösningar som gör det möjligt för familjer med låga inkomster att få tillgång till lämpliga bostäder.

2.         Genomförandet av projektet i fråga skulle finansieras av Europeiska kommissionen och sex demonstrationshus skulle byggas i tre olika EU-medlemsstater. Arbetet med projektet skulle genomföras genom nio så kallade arbetspaket. Den klagande skulle ha deltagit i tre av dem. Dess ansvarsområde var att

a) genomföra en analys av behoven hos låginkomsttagare innan husen utformas (WP1),

b) Utarbeta och genomföra undersökningar av byggnadernas invånare (WP7). och

c) bedöma projektet och nyttan av dess resultat (WP8).

Föreliggande klagomål gäller endast klagandens arbete enligt WP1 och WP7.

3.         Projektet i fråga reglerades av ett kontrakt som undertecknades av kommissionens generaldirektorat för energi och transport och konsortiets partner. Bilaga I (del A) till avtalet bestod av finansiella formulär. Bilaga I (del B) innehöll en beskrivning av det arbete som partnerna skulle utföra (”Beskrivning av arbetet”). I bilaga II fastställdes de allmänna villkoren för genomförandet av projektet (nedan kallade de allmänna villkoren).

4.         På grund av administrativa problem under projektets genomförande blev det uppenbart att demonstrationshusen inte kunde uppföras. Underlåtenheten att bygga husen innebar att kontraktet måste sägas upp och kommissionen var tvungen att bedöma hur mycket gemenskapsstöd som skulle återbetalas av konsortiets partner. Kommissionen drog slutsatsen att den från alla partner skulle återkräva ett visst belopp som tidigare hade överförts till dem av kommissionen. När det gäller klaganden beslutade kommissionen att återkräva ett belopp på 36 250,54 euro.

5.         Klaganden instämde inte alls i kommissionens beslut. För att klargöra situationen vände den sig först till projektsamordnaren med sina klagomål. Samordnaren svarade klaganden och informerade denne om sin förståelse av situationen. Han hävdade att den kommissionstjänsteman som ansvarar för projektet (nedan kallad den tekniska tjänstemannen) hade två valmöjligheter: i) antingen göra en mycket detaljerad analys av det projektarbete som slutförts av var och en av konsortiets partner, eller ii) nå en kompromisslösning. Att göra en detaljerad analys av det utförda arbetet skulle ha varit ett mer komplicerat och tidskrävande alternativ. Det skulle också ha medfört en risk för ytterligare minskning av kommissionens ekonomiska bidrag. Kompromisslösningen var å andra sidan en snabb lösning där arbetspaketen från arbetsplanen skulle tas till nominellt värde. Enligt samordnaren valde kommissionen kompromisslösningen. I detta avseende uppgav han också att konsortiets partner hade tre alternativ: i) "alla parter avvisar EG:s [Europeiska kommissionens] beslut och begär en detaljerad analys av ovannämnda risker". ii) "alla parter godtar EG-kompromissen", eller iii) "varje partner kan nå kommissionen på egen hand [sic] och diskutera med [kommissionens tjänsteman]".

6.         Klaganden vände sig sedan till kommissionens tekniska tjänsteman och protesterade starkt mot kommissionens slutsats. Den hävdade att den hade utfört och slutfört mer arbete inom ramen för WP1 och lämnade en detaljerad redogörelse för hur arbetet hade förskjutits mellan partnerna. Klaganden insisterade på att den alltid hade tillhandahållit relevanta styrkande handlingar för sitt arbete och begärde i huvudsak en detaljerad analys av arbetet och de enskilda partnernas rättigheter. Klaganden upprepade sin oenighet med kommissionens beslut i två skrivelser till kommissionen av den 20 maj 2005 och den 5 september 2005 [1].

7.         Den 13 april 2006 lämnade klaganden in ett formellt klagomål till kommissionen för överträdelse av den europeiska kodexen för god förvaltningssed. Klaganden hävdade att den ännu inte hade fått något svar på ovannämnda skrivelse av den 5 september 2005. Enligt klaganden utgjorde detta en klar överträdelse av artikel 14 i ovannämnda kodex [2]. Den påpekade också uttryckligen bland annat att den hade begärt information om möjliga former av prövning.

8.        Den 26 maj 2006 ingav klaganden detta klagomål till ombudsmannen.

9.        Den 29 maj 2006 besvarade kommissionen klagandens skrivelse av den 5 september 2005. I kommissionens svar, som gav institutionen en slutlig ståndpunkt i frågan, angavs följande:

"Med anledning av Er skrivelse av den 5 september 2005 svarade kommissionen den 28 november 2005 och den 6 februari 2006, i enlighet med kontraktsklausulerna, samordnaren för avtalet. I sina svar bekräftade kommissionens avdelningar de beslut som fattats om utvärderingen av slutrapporten, eftersom det inte fanns några nya inslag för att ompröva villkoren för utvärderingen. På grundval av detta återkrävde kommissionen felaktigt utbetalda förskott.

Artikel 5.2 i avtalet har följande lydelse: Europeiska gemenskapernas förstainstansrätt och, i fråga om överklagande, Europeiska gemenskapernas domstol är ensamma behöriga att avgöra tvister mellan gemenskapen, å ena sidan, och avtalsparterna, å andra sidan, om giltigheten, tillämpningen eller tolkningen av detta avtal.

[...] Skälen för att avvisa delar av de kostnader som [klaganden] begärt ersättning för är att det begärda arbetet och tillhörande utgifter är möjliga och slutliga snarare än att utgifterna är faktiska. Det står klart för kommissionen att [klaganden] fortsatte med utgifter för personalkostnader [sic] även om det var uppenbart att projektet inte skulle genomföras som planerat.

Kontraktet är ett bidrag snarare än ett tillhandahållande av tjänster. Det är väl bevisat att [klaganden] var väl medveten om att det saknades nödvändiga tillstånd för att uppföra byggnaderna, eftersom dessa problem återspeglas väl i protokollen från de olika samordningsmöten som hölls av konsortiet. Medan de andra partnerna avbröt sitt arbete beslutade [klaganden] till synes att fortsätta att arbeta med åtgärder som inte var till någon nytta, med tanke på att byggnaderna inte skulle uppföras. Kommissionen kan inte hållas ansvarig för den tid som [klaganden] påstår sig ha ägnat sig åt uppgifter som inte hade något syfte. Med tillämpning av principen om ärligt uppsåt godtog kommissionen alla kostnader för vilka ersättning begärts innan det fanns några bevis för att projektet hade lagts ned, men kan inte godta något krav på ersättning för kostnader som uppkommit efteråt.”

10.      Enligt den kortfattade sammanfattningen av de stödberättigande kostnaderna för perioden mellan den 1 januari 2000 och den 15 december 2003 uppgick de totala kostnader som klaganden begärde ersättning för för sitt arbete med projektet till 93 984,59 euro. I detta belopp ingick personalkostnader, kostnader för resor och uppehälle, indirekta kostnader och justeringar.

11.      Före betalningsföreläggandet hade kommissionen betalat klaganden 80 950,54 euro. Klaganden ansåg att kommissionen felaktigt hade återkrävt 36 250,74 euro [3] från klaganden. Sökanden gjorde vidare gällande att kommissionen var skyldig sökanden ett tilläggsbelopp på 8 733,44 euro för det arbete som sökanden hade utfört för projektet. Klaganden beräknade sin totala fordran efter betalningsföreläggandet till 44 984,18 euro. I detta belopp ingick kostnader för resor och uppehälle samt indirekta kostnader.

12.      När det gäller arbetet under WP1 gick kommissionen med på att betala klaganden 35 500 euro, vilket var det högsta belopp som planerades för dess arbete under WP1. Klaganden hävdade dock att den, eftersom den hade slutfört mer arbete inom ramen för WP1, hade rätt att få ett högre belopp. Kommissionen ansåg att den var tvungen att betala totalt 45 300 euro för sitt arbete inom ramen för WP1.

13.      När det gäller WP7 godtog kommissionen att betala 20 % (9 200 euro) av det högsta belopp som planerats för klagandens arbete inom WP7 (46 000 euro). Klaganden hävdade dock att den hade slutfört nästan 50 % av arbetet inom ramen för WP7 och hävdade därför att den borde ha fått 21 150 euro från kommissionen för sitt arbete inom ramen för detta arbetsprogram.

Föremålet för undersökningen

14.      I sitt klagomål till ombudsmannen identifierade ombudsmannen följande påståenden och anspråk.

15.      Klaganden hävdade att kommissionen felaktigt hade beslutat att återkräva medel som betalats ut till klaganden. I detta sammanhang hävdade den följande:

a) att kommissionens beslut inte tog hänsyn till att de relevanta kostnaderna hade uppkommit innan det stod klart att demonstrationshusen inte skulle byggas,

b) att kommissionen felaktigt underlät att grunda sitt beslut om återkrav på faktiska snarare än beräknade kostnader, trots att det i den tillämpliga gemenskapsförordningen föreskrivs att godkända kostnader måste vara faktiska kostnader,

c) att kommissionen felaktigt hade dragit slutsatsen att överföringen av arbete mellan projektets "arbetspaket" inte hade godkänts (uttryckligen eller underförstått) av kommissionen.

16.      Klaganden hävdade vidare att kommissionen inledningsvis underlåtit att tillhandahålla information om möjliga rättsmedel (artikel 19 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed).

17.      Klaganden hävdade att kommissionen borde återkalla sitt beslut om återkrav och betala det i sin helhet för de faktiska arbetstimmarna för den person som direkt utförde det vetenskapliga arbetet och producerade de resultat som lämnats in till kommissionen.

18.      Klaganden hävdade också att kommissionen underlåtit att svara på dess skrivelse av den 5 september 2005 och därmed brutit mot artikel 14 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed. Eftersom klaganden den 6 juni 2006 informerade ombudsmannen om att kommissionen under tiden hade besvarat ovannämnda skrivelse, ansåg ombudsmannen, i enlighet med artikel 195 i EG-fördraget, att det inte längre fanns något behov av att ta upp detta påstående till undersökning.

Frågeställningen

19.      Genom en skrivelse av den 8 augusti 2006 inledde ombudsmannen en undersökning av klagandens påståenden och anspråk, som anges i punkterna 15–17 ovan. Han uppmanade därför kommissionen att avge ett yttrande i frågan, vilket den gjorde den 6 mars 2007. Yttrandet översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som lades fram den 19 april 2007.

20.      Efter att ha granskat kommissionens yttrande och klagandens synpunkter ansåg ombudsmannen att det var nödvändigt att genomföra ytterligare undersökningar genom att begära vissa förtydliganden från kommissionen. Kommissionens ytterligare yttrande över ombudsmannens frågor vidarebefordrades till klaganden för synpunkter, som denne skickade den 9 juni 2008.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

Omfattningen av ombudsmannens granskning

21.      Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål ”om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionens eller gemenskapsorganens verksamhet”. Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det. Administrativa missförhållanden kan således även konstateras när det gäller fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

22.      Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall nödvändigtvis är begränsad. Ombudsmannen anser i synnerhet att han inte bör försöka avgöra om någon av parterna har brutit mot avtalet, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

23.      Ombudsmannen anser därför att det i mål som rör avtalstvister är motiverat att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet på ett sammanhängande och rimligt sätt har redogjort för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

Vad gäller de klagomål som påstås ha lämnats in av andra medlemmar i konsortiet

24.      I sitt ytterligare yttrande påpekade kommissionen att ingen av konsortiets övriga medlemmar hade haft några problem med kommissionens betalningskrav eller stödde klagandens påstående. I sina ytterligare synpunkter påpekade klaganden att detta uttalande var ett avsiktligt försök från kommissionens sida att vilseleda ombudsmannen, eftersom kommissionen i själva verket också hade mottagit klagomål från fyra av konsortiets övriga partner. Även om dessa uppdragstagare hade klagat till kommissionen var det endast den klagande som slutligen beslutade att bestrida kommissionens beslut inför ombudsmannen.

25.      Ombudsmannen noterar att ovannämnda fråga inte är omedelbart relevant för behandlingen av detta klagomål. Det är inte heller klart om klaganden ville framföra ytterligare ett påstående i denna fråga. Under alla omständigheter anser ombudsmannen att det inte finns något behov av att undersöka förhållandet mellan kommissionen och andra medlemmar i konsortiet, eftersom detta förhållande uppenbart faller utanför ramen för denna undersökning. Ombudsmannen anser därför att den fråga som klaganden tar upp inte behöver undersökas i denna undersökning. Varje försök av en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan att vilseleda ombudsmannen skulle dock helt klart utgöra ett allvarligt administrativt missförhållande. Ombudsmannen kommer därför att be kommissionen att förse honom med ytterligare information i denna fråga, så att han kan avgöra om ytterligare åtgärder behövs.

När det gäller ombudsmannens tillvägagångssätt

26.      Ombudsmannen noterar att klagandens första påstående består av tre uppsättningar argument. De två första, som presenteras i punkt 15 a och b, verkar avse klagandens arbete inom ramen för WP7. Den sista, som sammanfattas i punkt 15 c, gäller den större arbetsbörda som klaganden hävdar inom ramen för WP1. Ombudsmannen anser därför att han bör undersöka detta påstående genom att först ta itu med de argument som framförts av klaganden och av kommissionen med avseende på WP1 och sedan de argument som rör WP7.

A. Angående WP1 och överföring av arbete mellan arbetspaket (punkt 15 c ovan)

Argument som framförts till ombudsmannen

27.      I sitt klagomål till ombudsmannen noterade klaganden att arbetsrelaterade skift mellan budgetposter och arbetspaket var tillåtna enligt artikel 22.5 i de allmänna villkoren. Företaget hävdade att det hade utfört merparten av arbetet under WP1 och att detta vederbörligen återspeglades i protokollet från konsortiets kick-off-möte den 14 januari 2000, liksom i den finansiella dokumentationen, i de resultat som klaganden tagit fram och i den tekniska genomförandeplanen.

28.      Den 20 maj 2005 skickade kommissionen ett e-postmeddelande till konsortiets partner. I detta e-postmeddelande förklarade kommissionen att inga avvikelser från WP1 kunde godtas om inte en föregående begäran hade lämnats in till och godtagits av kommissionen. Kommissionen betonade att den aldrig mottagit någon sådan begäran. I detta sammanhang pekade den på ändringen av kontraktet, där konsortiet inte föreslog några ändringar av WP1.

29.      I sitt svar på ovannämnda e-postmeddelande hävdade klaganden att överföringen av arbetet mellan arbetspaketen genomfördes i enlighet med relevanta regler. Med tanke på att arbetsavvikelsen under WP1 var liten (cirka 12 %) behövde projektsamordnaren inte lämna någon skrivelse för att motivera överföringen eller ändringen av kontraktet. Detta förfarande var endast tillämpligt på avvikelser som översteg 20 %. Klaganden ansåg att eftersom det inte krävdes något tillstånd från kommissionen för sådana mindre avvikelser borde kommissionen helt enkelt ha analyserat det faktiska arbete som utförts av varje partner. Enligt klaganden underlät kommissionen att göra detta. Till följd av detta fick vissa partner inte betalt för det arbete som de utförde, medan andra partner fick betalt för arbete som de aldrig utförde.

30.      Klaganden hävdade vidare att de inledande synpunkterna på de fyra delresultaten inom ramen för WP1, som överlämnades till kommissionen den 11 juni 2001, tydligt visade att företaget hade producerat alla fyra delresultaten.

31.      Kommissionen ansåg följande:

"det [] i detta skede inte var möjligt att godta fler kostnader än de som förhandlats fram i kontraktet och som är relevanta för WP1 & 2 eftersom ingen sådan begäran om en budgetomställning lämnades in till kommissionen under kontraktets löptid. Det måste klargöras att det vid en avvikelse på mindre än 20 % över stödmottagarens budget inte finns något behov av en ändring, men det finns fortfarande behov av ett förhandsmeddelande, såsom förklaras i artikel 22.5 i bilaga II till avtalet, Allmänna villkor (kommissionens skrivelse av den 20 juli 2005).

32.      Kommissionen erinrade också om att den enligt artikel 3 i avtalet [4] måste finansiera de stödberättigande kostnaderna för projektet upp till ett högsta belopp som anges i avtalet.

33.      I sina synpunkter hävdade klaganden att kommissionen avsiktligt avstod från att hänvisa till protokollen från de tidiga projektmötena, t.ex. protokollet från upptaktsmötet den 14 januari 2000. Detta protokoll utgjorde ett giltigt och rättsligt verktyg för att informera kommissionen om avvikelser från det planerade arbetet. Genom att medge att detta dokument fanns skulle kommissionen ha medgett att den hade fått fullständig information om avvikelsen och det större arbete som klaganden utfört inom ramen för WP1. Protokollen från mötena, de periodiska lägesrapporterna och de resultat som godkänts av kommissionen var tillräckliga för att informera kommissionen om de relevanta arbetsrelaterade skiftena. Kommissionen har dock inte analyserat denna dokumentation på ett korrekt sätt. Den beslutade därför felaktigt att betala vissa partner för arbete som de aldrig gjorde och aldrig hävdade och underlät att betala klaganden för det extra arbete som den slutförde och med rätta hävdade enligt WP1.

34.      Efter att ha analyserat den information som lämnats ansåg ombudsmannen att det behövdes ytterligare information om denna aspekt av klagomålet. Kommissionen ombads därför att besvara följande fråga:

Kan kommissionen kommentera klagandens argument att kommissionen vederbörligen hade informerats (i enlighet med artikel 22.5 i de allmänna villkoren) om de arbetsrelaterade skiftena inom ramen för WP1 och om det större arbete som klaganden utfört i detta avseende genom protokoll från möten, lägesrapporter, finansiella dokument och planen för det tekniska genomförandet?

35.      I sitt kompletterande yttrande upprepade kommissionen att uppdragstagarna, i strid med artikel 22.5 i de allmänna villkoren, inte hade informerat kommissionen om några arbetsrelaterade avvikelser.

36.      I sina ytterligare synpunkter hänvisade klaganden till artikel 4 i de allmänna villkoren, enligt vilken samordnaren är skyldig att lämna regelbundna rapporter med information om hur arbetet fortskrider, vilka resurser som används, avvikelser från tidsplanen och resultat. Protokoll från mötena, periodiska lägesrapporter, ekonomisk dokumentation och planen för det tekniska genomförandet överlämnades i vederbörlig ordning till kommissionen. I artikel 4 anges följande: ”Om kommissionen inte har lämnat några synpunkter ska projektresultaten (...) anses vara godkända inom två månader från mottagandet.” Enligt klaganden skulle kommissionen ha brutit mot sina egna förfaranden om den hade godtagit det avslutande projektdokumentet, det vill säga den tekniska genomförandeplanen, utan att undersöka det arbete som hade utförts av varje enskild projektpartner. Kommissionen godtog all relevant projektdokumentation, från mötesprotokollen till den tekniska genomförandeplanen.

37.      Enligt klaganden var kommissionens tolkning av artikel 3 i avtalet felaktig, eftersom det högsta belopp som där angavs för gemenskapens bidrag inte avsåg de enskilda arbetspaketen, utan avtalet som helhet.

Ombudsmannens bedömning

38.      Ombudsmannen konstaterar inledningsvis att uppdragstagarna, i enlighet med artikel 22.5 i de allmänna villkoren för avtalet, ska ha rätt att sinsemellan överföra den budget som anges i tabellen över den preliminära fördelningen av stödberättigande kostnader, under förutsättning att i) "de underrättar kommissionen om sådana överföringar när de undertecknar ett avtal som bekräftar att projektets omfattning och villkoren för deltagande (...) inte har ändrats i grunden", och att ii) ”de totala överförda beloppen inte överstiger 20 % av det belopp som tilldelats stödmottagaren i tabellen över den preliminära fördelningen av beräknade stödberättigande kostnader.”

39.      I enlighet med artikel 2.1 g i de allmänna villkoren ansvarade samordnaren för den administrativa samordningen av projektet. Samordnarens roll var närmare bestämt att informera kommissionen om ”överföringar i budgeten som anges i tabellen över den preliminära fördelningen av de beräknade stödberättigande kostnaderna mellan avtalsparter och mellan kategorier som genomförts i enlighet med artikel 22.5 i denna bilaga efter anmälan av de berörda”.

40.      Enligt artikel 2.2 f i de allmänna villkoren skulle avtalsparterna ”informera samordnaren om överföringar i den budget som anges i tabellen över den preliminära fördelningen av de beräknade stödberättigande kostnaderna mellan dem och mellan kategorier så snart de har genomfört sådana överföringar i enlighet med villkoren i artikel 22.5” i de allmänna villkoren.

41.      Ombudsmannen har noggrant gått igenom protokollet från mötet den 14 januari 2000, som innehåller en kort beskrivning av det arbete som klaganden skulle utföra enligt WP1. Enligt protokollet skulle klaganden ”genomföra en extern analys (...) på makronivå i vart och ett av de tre länderna” och ”genomföra den interna analysen i varje land” med hjälp av andra partner.

42.      Enligt den förteckning över delresultat som konsortiet skulle ta fram inom ramen för WP1 var klaganden endast ansvarig för ”sammanfattningen av behovsanalysen i de tre länder som berörs av försöket”, vilket var ett av de fyra delresultaten inom ramen för WP1. De övriga tre resultaten under första arbetsgruppen var de behovsanalyser som skulle genomföras i de tre berörda länderna. Det förutsågs att genomförandet av dessa analyser skulle vara en uppgift för andra projektpartner. Det förefaller således som om klaganden faktiskt utförde mer arbete under WP1 än vad som ursprungligen planerades. Nämnda protokoll innehåller dock inget uttryckligt omnämnande av det faktum att arbete som planerats av andra projektpartner omfördelades till klaganden och att budgeten skulle justeras i enlighet med detta.

43.      Ombudsmannen noterar vidare att uttrycklig information om arbetsrelaterade avvikelser bland partnerna inom ramen för WP1 inte heller ingår i de inledande kommentarerna till de fyra delresultaten under WP1, som alla fyra klaganden påstår sig ha lagt fram. Den ingår inte heller i beskrivningen av de resultat som uppnåtts i den tekniska genomförandeplanen. Klaganden hävdade att kommissionen vederbörligen hade informerats om de arbetsrelaterade avvikelserna genom de finansiella dokument som godkänts och godtagits av kommissionen. Klaganden har dock inte lämnat någon konkret hänvisning till ett särskilt finansiellt dokument till stöd för sitt uttalande.

44.      Det förefaller således som om kommissionen inte hade fått tillräcklig information från projektsamordnaren om arbets- och budgetrelaterade ändringar inom ramen för WP1, vilket krävs enligt artiklarna 2.1 g och 22.5 i de allmänna villkoren. Dessutom finns det inget som tyder på att klaganden skrev till projektsamordnaren och informerade honom om arbetsavvikelserna inom ramen för WP1 och begärde att denna information skulle vidarebefordras till kommissionen, i enlighet med ovannämnda artikel 2.2 f i de allmänna villkoren.

45.      Mot bakgrund av ovanstående överväganden anser ombudsmannen att klagandens åsikt att kommissionen var korrekt informerad om de arbetsrelaterade avvikelserna enligt WP1 och att WP1 (uttryckligen eller underförstått) godkände överföringen av arbetet mellan arbetspaketen i projektet inte kan anses ha fastställts.

46.      Ombudsmannen anser därför att kommissionens slutsats om huruvida den vederbörligen informerades om de arbetsrelaterade överföringarna mellan partnerna inom ramen för WP1 är rimlig. Mot bakgrund av dessa omständigheter förefaller kommissionens beslut att betala klaganden 100 % av de planerade utgifterna (35 500 euro), men inte det högre belopp som klaganden begärt (45 300 euro), också rimligt.

B. Angående WP7

Argument som framförts till ombudsmannen

När det gäller tidpunkten för det arbete som utförts (punkt 15 a ovan)

47.      I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionens beslut att återkräva medel från den var felaktigt, eftersom den inte tog hänsyn till att de relevanta kostnaderna hade uppstått innan det stod klart att demonstrationshusen inte skulle byggas.

48.      Kommissionens ståndpunkt kan sammanfattas på följande sätt.

49.      I slutet av 2001 och början av 2002 stod det klart att bygglov för byggnaderna på den brittiska tomten inte hade erhållits. I juni 2002 stod det klart att det fanns ett antal problem med de franska och finska områdena. Viktigast av allt var att arbetet inte hade påbörjats på någon av dem. Det var uppenbart att utan en förlängning av kontraktet kunde arbetet inte slutföras inom den tidsfrist som anges i kontraktet [5]. Alla avtalsparter visste att det inte var säkert att kommissionen skulle fatta ett positivt beslut om förlängning av kontraktet. Vid samordningsmötet den 12 december 2002 stod det klart att inga byggnadsarbeten hade ägt rum.

50.      Den 28 januari 2003 gick kommissionen med på att stödja en begäran om förlängning, under förutsättning att de administrativa problemen i samband med uppförandet av alla anläggningar (i Förenade kungariket, Frankrike och Finland) löstes snabbt. Det stod klart att det arbete som föreskrevs i avtalet inte kunde slutföras utan förlängningen i fråga. Vid den tidpunkten var det inte meningsfullt att utföra något arbete med projektet förrän kontraktsändringen i samband med förlängningen formellt hade antagits. Den klagande fortsatte dock att utföra en del arbete. Kommissionen anser att de kostnader som klaganden begärde ersättning för i samband med detta arbete uppstod efter det att det stod klart att demonstrationshusen inte skulle byggas. Med tanke på detta var det omöjligt att genomföra undersökningarna av byggnadernas invånare [6]. Det var därför meningslöst att fortsätta arbetet med att förbereda dem. Som en följd av detta skickade kommissionen en skrivelse om förhandsbesked den 5 juni 2003. Kommissionen påpekade i detta sammanhang att det inte var meningsfullt att slutföra ett resultat som inte skulle få önskad effekt, bara för att säkerställa att det maximala gemenskapsbidraget skulle erhållas. Kommissionen kunde således inte hållas ansvarig för klagandens beslut att vidta åtgärder som inte skulle leda någonstans. I oktober 2003 underrättade kommissionen uppdragstagarna om att avtalet hade sagts upp. Kommissionen noterade vidare att klaganden inte hade informerat kommissionen om något pågående arbete innan slutrapporten lämnades in.

51.      Mot bakgrund av ovanstående ansåg kommissionen att denna del av klagandens första påstående var ogrundat.

52.      I sina synpunkter framförde klaganden följande argument.

53.      Klaganden kunde inte informera kommissionen om något pågående arbete förrän slutrapporten hade lämnats in, eftersom det enligt artiklarna 2 och 4 i de allmänna villkoren var projektsamordnarens uppgift att översända alla handlingar och all korrespondens som rörde projektet till kommissionen. Klaganden skulle därför ha brutit mot avtalet och de relevanta förfarandena om den hade informerat kommissionen om allt pågående arbete.

54.      Som svar på kommissionens kommentar att klaganden, till följd av problemen med projektets genomförande, borde ha känt till att det var högst osannolikt att arbetet skulle fortsätta eller slutföras, uppgav klaganden att kommissionen ”inte rådde eller ens gav en antydan till konsortiet om att upphöra med något arbete i mitten av 2002.” Tvärtom rådde kommissionen konsortiet i januari 2003 att begära en förlängning med nio månader och ”inte ens vid denna tidpunkt föreslog kommissionen att allt arbete med projektet skulle avbrytas”. Den formella underrättelsen om uppsägning av avtalet utfärdades den 15 oktober 2003. Klaganden beslutade enligt egen bedömning att avsluta sitt arbete med projektet den 24 februari 2003, det vill säga sex månader innan det officiella projektet ställdes in.

55.      Efter att ha analyserat den information som lämnats ansåg ombudsmannen att det verkade nödvändigt med ytterligare undersökningar om denna aspekt av klagomålet. Han begärde därför att kommissionen skulle yttra sig över följande fråga.

Med tanke på att kommissionen verkar ha godtagit att stödja begäran om förlängning av projektet den 28 januari 2003 och att den klagande hävdar att han på eget initiativ slutade arbeta med projektet den 24 februari 2003, kan kommissionen ange exakt när den klagande borde ha vetat att projektet inte skulle genomföras och därför borde ha slutat arbeta med det?

56.      I sin replik upprepade kommissionen att den i sin skrivelse av den 28 januari 2003 faktiskt hade ställt sig bakom en begäran om förlängning av avtalet. Detta förutsatte dock att de befintliga administrativa problemen löstes snabbt. Eftersom detta villkor inte var uppfyllt beviljades inte förlängningen och avtalet sades upp. Kommissionen upprepade sin åsikt att klaganden visste att villkoren för att inleda arbetet på de relevanta platserna inte var uppfyllda. Den 7 och 8 mars 2002 deltog klaganden i ett samordningsmöte där dessa problem redan var kända, vilket framgår av det relevanta protokollet. Den 10 juni 2002 visste den klagande, tillsammans med alla andra entreprenörer, att sannolikheten för att avtalet skulle förlängas var mycket liten. Alla andra avtalsparter agerade försiktigt och avbröt arbetet med projektet vid den tidpunkten, med undantag för vissa samordnings- och kontraktsförvaltningsuppgifter som inte var relaterade till klaganden. Kommissionen påpekade vidare att det i december 2002 var uppenbart att klaganden inte hade slutfört något annat arbete än de förberedande uppgifterna, vilka godtogs och betalades av kommissionen. I januari 2003 stod det fortfarande klart att det inte var meningsfullt att utföra något arbete förrän problemen med administrativa tillstånd för alla byggarbetsplatser hade lösts. Klaganden hävdade därför att han hade utfört arbetet vid en tidpunkt då det inte var förnuftigt att göra det.

57.      I sina ytterligare synpunkter hävdade klaganden att kommissionen inte förklarade varför den inte avslutade projektet 2001 och varför den fortsatte att finansiera det under de kommande två åren. Klaganden underströk att det inte bestreds att kommissionen sade upp avtalet först i oktober 2003 och inte tidigare, dvs. 2001 eller 2002.

58.      Klaganden hänvisade till artikel 7.6 i de allmänna villkoren, där det anges att ”huvudparterna skall vidta lämpliga åtgärder för att upphäva eller minska sina åtaganden, efter mottagandet av kommissionens skrivelse om uppsägning av avtalet [...]”. Meddelandet om uppsägning av avtalet var daterat den 15 oktober 2003. Klaganden slutade arbeta med projektet i februari 2003.

59.      Klaganden instämde inte heller i kommissionens påstående att ”alla andra uppdragstagare upphörde med arbetet redan den 10 juni 2002”. Enligt kommissionen begärdes inte någon förlängning av avtalet den 10 juni 2002, och kommissionen antydde inte ens år 2002 att avtalet eventuellt skulle sägas upp av tekniska skäl. Kommissionen fattade inte heller något beslut av den 10 juni 2002. Vid detta datum höll konsortiet sitt ordinarie årsmöte, där partnerna diskuterade problem med den brittiska kulturarvsplatsen. Begäran om förlängning av projektet gjordes i februari 2003 efter ett möte i kommissionens lokaler i Bryssel i januari 2003. Enligt klaganden var detta den tidpunkt då projektpartnerna frös verksamheter med anknytning till byggplatserna. Vid den tidpunkten hade klaganden redan avslutat sitt eget arbete och inväntat kommissionens beslut.

Vad gäller de faktiska och beräknade kostnaderna (punkt 15 b ovan)

60.      Klaganden hävdade att alla dess kostnader i samband med projektet var faktiska kostnader och att kommissionen, i enlighet med sina egna regler, borde ha ersatt klaganden för dessa utgifter.

61.      Kommissionen förklarade att den endast kunde finansiera de stödberättigande kostnaderna för projektet. Dessa definieras i artiklarna 22 och 23 i de allmänna villkoren. För att vara stödberättigande måste kostnaderna vara ”nödvändiga” för projektet. Kommissionen påpekade att ersättning för kostnader under inga omständigheter är en automatisk åtgärd för att betala eventuella kostnader som begärs. Den ansvariga tekniska tjänstemannen ska alltid bedöma om kostnaderna för genomförandet av projektet är nödvändiga. Enligt kommissionen skulle ett annat tillvägagångssätt strida mot principen om sund ekonomisk förvaltning, eftersom kommissionen skulle vara tvungen att erkänna och ersätta alla faktiska kostnader, dvs. alla kostnader som uppdragstagaren påstod sig ha ådragit sig.

62.      Kommissionen ansåg att de kostnader som klaganden hade begärt ersättning för endast var ett uttalande om den tid som klaganden hade avsatt för att utföra uppgifterna och att klaganden ”inte hade visat de faktiska kostnader som klaganden hade begärt ersättning för”. Det fanns inget sätt att positivt kontrollera påståendets riktighet, men det fanns två faktorer som gjorde det möjligt för kommissionen att anta att påståendet var överdrivet. Dessa var följande: i) I arbetspaketet förutsågs slutförandet av ett mycket större antal uppgifter för samma budget, och de flesta uppgifterna utfördes aldrig. och ii) när kvaliteten på de inlämnade frågeformulären jämfördes med dem som tillverkades i andra liknande fall visade det sig att klaganden behövde mycket lite tid för att tillverka dem.

63.      Såsom anges i punkt 13 ovan beslutade kommissionen att godta 20 % (9 200 euro) av de planerade utgifterna inom ramen för AP7 (46 000 euro) i god tro, under förutsättning att klaganden hade kunnat ägna den relevanta tiden åt att planera en åtgärd som den därefter inte genomförde.

64.      I sina synpunkter framförde klaganden följande argument.

65.      Alla dess kostnader var "nödvändiga" för projektet under hela 2000, 2001, 2002 och fram till den 24 februari 2003. Den tekniska handläggare som ansvarade för projektet lämnade inte en enda kommentar om resultaten eller de ekonomiska kraven under 2000, 2001 eller 2002, och det faktum att klaganden inte kunde slutföra sitt arbete under 2003 hade inget att göra med dennes roll i projektet, utan hade endast att göra med det faktum att andra partner hade underlåtit att uppföra demonstrationshusen.

66.      Klaganden påpekade att kommissionen gjorde ett formellt fel genom att ange att klaganden begärde 46 000 euro för WP7. Sökanden gjorde gällande att detta tydligt tydde på att kommissionen inte hade analyserat de finansiella handlingarna på ett korrekt sätt. Det belopp som klaganden begärde för WP7 uppgick i själva verket till 21 150 euro. Detta sakfel undergrävde allvarligt trovärdigheten i kommissionens beräkningar av de godkända kostnaderna och ansökningarna om ersättning. Klaganden ansåg att omkring 49 % av det arbete som skulle ha utförts inom ramen för WP7 hade genomförts, eftersom det enligt klaganden i allmänhet tar minst lika lång tid att utarbeta sociologiska undersökningar som att följa upp den jämförande analysen av uppgifterna. Enligt det arbete som planerats inom ramen för AP7 skulle genomförandet av undersökningarna och den nationella analysen utföras av andra partner. Vad klaganden var tvungen att göra, men inte kunde göra av skäl som låg utanför dess kontroll, var den jämförande analysen av uppgifterna när de ovannämnda nationella rapporterna hade slutförts av andra partner. Kommissionens slutsats att endast godkänna 20 % av de planerade utgifterna var därför enligt klaganden helt godtycklig.

67.      Klaganden påpekade vidare att kommissionen inte hade lagt fram några bevis för att dess beräkningar av godkända kostnader och belopp som skulle ersättas baserades på ”faktiska” snarare än ”uppskattade” kostnader. Kommissionen medgav till exempel att klaganden var tvungen att närvara vid möten med andra uppdragstagare och att han var tvungen att tillbringa vissa resdagar, men underlät att hänvisa till någon siffra för dessa utgifter och till hur de beräknades i förhållande till det godkända beloppet på 9 200 euro. Det måste erkännas att dessa resekostnader var verkliga och vederbörligen hade bokförts i kommissionens räkenskaper. Klaganden upprepade därför att kommissionen borde ha godtagit de relevanta kostnader som den hade ådragit sig för resultaten, för resekostnader och för indirekta kostnader (allmänna omkostnader).

68.      Klaganden instämde inte alls i kommissionens slutsats att det inte fanns något sätt att positivt kontrollera påståendets riktighet och uppgav att artikel 25 i de allmänna villkoren tydligt förklarade hur kostnadsmotiveringen borde ha fastställts.

69.      Efter att ha analyserat den information som lämnats ansåg ombudsmannen att det föreföll nödvändigt med ytterligare undersökningar av denna del av klagomålet. Han bad därför kommissionen att besvara följande frågor:

I sina synpunkter instämde klaganden inte i kommissionens åsikt att det inte fanns något sätt att på ett positivt sätt kontrollera riktigheten i det påstående som den lämnat in. Kan kommissionen kommentera detta?

Kan kommissionen också kommentera klagandens iakttagelse att kommissionen hade gjort ett formellt fel när det gäller det belopp som klaganden begärde? Kan kommissionen i detta sammanhang kommentera skillnaderna mellan de siffror som lämnats av klaganden och de som lämnats av kommissionen?

70.      I sitt ytterligare yttrande hävdade kommissionen att klagandens ekonomiska anspråk bestod av ett uttalande om hur många arbetstimmar den senare ägnade åt projektet. Kommissionen kunde endast kontrollera påståendet i efterhand. Merparten av det arbete som begärdes baserades på klagandens personaltid och det fanns inga attesterade tidrapporter, fakturor eller andra uppgifter på grundval av vilka kommissionen kunde kontrollera de faktiska utgifterna. Kommissionen kunde därför endast utvärdera den påstådda arbetsbördan på grundval av det arbete som lagts fram och på grundval av uppskattningarna i kontraktets arbetsprogram.

71.      När det gäller det arbete som klaganden hävdade noterade kommissionen att det framgick av det frågeformulär som klaganden lade fram att alla frågor som den tog fram var allmänna utom en (fråga 003). Mervärdet av arbetet borde ha legat i tolkningen av frågeformulären när alla svar hade mottagits. Frågeformulären fylldes uppenbarligen aldrig i av någon eftersom det inte fanns någon som kunde ta emot dem. Det var således meningslöst att kräva ersättning för arbetsrelaterade kostnader för detta. Påståendet om 423 arbetstimmar var enligt kommissionen fullständigt oacceptabelt.

72.      När det gäller beräkningarna hävdade kommissionen att den inte hade begått något formellt fel, eftersom den hade gått med på att betala klaganden ett schablonbelopp för förberedande uppgifter som utförts inom ramen för WP7. När det gäller resten av arbetet fanns det inga bevis för att det hade uppnåtts.

73.      I sina ytterligare synpunkter upprepade klaganden att kommissionen inte använde de faktiska kostnaderna i sin utvärdering av det arbete som utförts inom ramen för projektet utan i stället förlitade sig på uppskattningar. Det var oklart hur kommissionen skulle kunna uppskatta att klagandens arbete motsvarade 20 % av WP7:s värde utan att ta hänsyn till de certifierade tidrapporterna.

74.      Klaganden hänvisade vidare till artiklarna 23 och 25 i de allmänna villkoren, som fastställer uppdragstagarnas skyldigheter och hur kommissionen bör utöva sin kontroll.

           Artikel 23.1 a har följande lydelse:

”Den arbetstid som tas ut enligt avtalet skall bokföras under hela projektets löptid eller, när det gäller samordnaren, senast två månader efter det att projektet har avslutats, och intygas minst en gång i månaden av den person som är ansvarig för arbetet och som utsetts av avtalsparten (...) eller av avtalspartens vederbörligen bemyndigade ansvariga ekonomiansvarige.”

           Artikel 25 har följande lydelse:

”Stödberättigande kostnader ska ersättas om uppdragstagaren motiverar detta. I detta syfte skall uppdragstagaren regelbundet och i enlighet med de normala redovisningsreglerna i den stat där han är etablerad föra räkenskaper för projektet och tillhandahålla lämplig dokumentation som styrker och motiverar i synnerhet de kostnader och den tid som anges i uppdragstagarens redovisning. Denna dokumentation ska vara exakt, fullständig och effektiv.”

75.      Klaganden instämde inte alls i kommissionens slutsats att den inte hade certifierade tidrapporter. Företaget hävdade att dess tidrapporter, i enlighet med kommissionens regler, hade bestyrkts av den person som ansvarade för arbetet och av den vederbörligen bemyndigade ekonomiansvarige. Klaganden insisterade på att den fullt ut uppfyllde sina skyldigheter enligt avtalet och förde certifierade tidrapporter, som kunde ha kontrollerats av kommissionen när som helst, under och efter projektet. Klaganden påpekade vidare att kommissionen hade valt att inte kontrollera de certifierade tidrapporterna från projektpartnerna. Kommissionen vägrade att göra detta, även när klaganden specifikt bad om det 2005. Kommissionen hade därför valt att grunda sitt beslut på uppskattningar, utan tydliga regler och utan en ordentlig och läglig inbördes granskning. Den tog inte ens hänsyn till de specifika resekostnaderna för projektmöten, som dokumenterades med flyg- och tågbiljetter. Kommissionens övergripande uppskattning var en snabb lösning, som i själva verket bestraffade den minsta partnern i konsortiet, det vill säga klaganden, både i absoluta och relativa termer.

76.      Enligt klaganden bekräftade kommissionen att den endast kunde utvärdera arbetsbördan på grundval av resultaten och uppskattningarna i uppdragstagarens arbetsprogram. Kommissionen bekräftade således att den använde uppskattade kostnader snarare än faktiska kostnader som uppkommit under projektets genomförande. De faktiska kostnaderna var dock den enda rättsliga grunden för kommissionens godkännande av kostnader [7]. Det huvudsakliga skälet till denna anmärkning är att kommissionen inte har tillämpat reglerna om faktiska kostnader.

77.      Klaganden anser att kommissionen begick ett sakfel i sitt ursprungliga yttrande om klagomålet genom att bekräfta att klaganden hade begärt 46 000 euro för WP7 och att detta belopp var ”överstiget det totala belopp som förutsetts om hela arbetet hade utförts”. I sitt ytterligare yttrande förklarade kommissionen inte sina tidigare beräkningsfel.

78.      Det arbete som klaganden utförde inom ramen för WP7 granskades inte av sakkunniga inom den tid som föreskrevs i kommissionens förfaranden. Fem år efter det att projektet hade avslutats försökte kommissionen inleda en debatt om kvaliteten på klagandens arbete, dvs. om de specifika frågorna i det frågeformulär som klaganden utarbetat inom ramen för WP7. Om kommissionen hade farhågor om innehållet i frågeformuläret hade den 60 dagar på sig att uttrycka dem och inte fem år. Inom dessa 60 dagar kunde kommissionen ha avvisat metodarbetet inom ramen för WP7, men det gjorde den inte.

Ombudsmannens bedömning

79.      Ombudsmannen konstaterar inledningsvis att kommissionen i enlighet med artikel 7.1 a i de allmänna villkoren får säga upp avtalet " av viktiga tekniska eller ekonomiska skäl som väsentligt påverkar projektet (...)" I detta fall skall gemenskapens ekonomiska bidrag enligt artikel 7.6 i de allmänna villkoren täcka "stödberättigande kostnader i samband med projektresultat som godkänts av kommissionen" och "stödberättigande kostnader som därefter uppkommit i god tro" före dagen för uppsägningen av avtalet.

80.      Ombudsmannen förstår att på grund av uppsägningen av avtalet slutfördes inga resultat inom ramen för WP7. Detta berodde på att demonstrationshusen inte uppfördes. Det fanns följaktligen inga invånare i dem och inga sociologiska undersökningar kunde därför genomföras [8]. I enlighet med ovannämnda artikel 7.6 bör ombudsmannen försöka avgöra om de kostnader som klaganden ådragit sig, genom att fortsätta arbetet med projektet mellan juni 2002 och februari 2003, har uppkommit i god tro och om de var stödberättigande för projektet.

Angående frågan om god tro

81.      Kommissionen hävdade att parterna i god tro hade avslutat sitt arbete med projektet redan i juni 2002, efter konsortiets möte den 10 juni 2002. Klaganden höll inte med och påpekade att partnerna faktiskt fortsatte att arbeta åtminstone fram till februari 2003, då begäran om förlängning av projektet lämnades in. Klaganden betonade att företaget avslutade sitt arbete med projektet den 24 februari 2003 och att alla dess kostnader därför hade uppkommit innan kommissionen formellt ställde in projektet.

82.      Ombudsmannen anser att det i enlighet med artikel 7.6 i de allmänna villkoren (se punkt 58 ovan) inte fanns någon formell skyldighet för projektpartnerna, inklusive klaganden, att upphöra med arbetet med projektet innan det formellt ställdes in (den 15 oktober 2003), vilket föregicks av kommissionens skrivelse om preliminärt avslutande (den 5 juni 2003).

83.      Ombudsmannen har dock noggrant analyserat protokollen från projektpartnernas möten och noterar att det vid det möte som hölls den 10 juni 2002 stod klart att projektet återigen hade misslyckats med att få bygglov för den brittiska byggarbetsplatsen och att ett överklagande av beslutet att avslå bygglovet skulle lämnas in. Överklagandet förväntades ta flera månader, och den brittiska partnern förbehöll sig rätten att dra sig ur projektet om överklagandet skulle visa sig vara misslyckat. Möjligheten att begära en förlängning av avtalet på grund av svårigheterna med anläggningen i Förenade kungariket övervägdes. Det noterades dock att en begäran om förlängning av kontraktet var "ett mycket långt förfarande och inte säker på att lyckas". När det gäller byggandet av de franska och finska platserna var slutsatsen att en förlängning "inte var obligatorisk, men kunde vara ett andetag" för dem. Parterna kom i princip överens om att begära en förlängning av kontraktet, men beslutade att vänta sex månader innan de fattade ett officiellt beslut. Klaganden noterade att en förlängning på 6–9 månader skulle vara bättre än en förlängning på 12 månader.

84.      I protokollet från mötet den 12 december 2002 noterades att en förlängning med nio månader nu förväntades för både de franska och finska anläggningarna och att en förlängning med tolv månader behövdes för den brittiska anläggningen. Projektpartnerna beslutade att träffa kommissionen för att diskutera en eventuell utvidgning av kontakten. Vid nästa möte, som hölls den 28 januari 2003, enades man formellt om att begära en förlängning från kommissionen.

85.      Kommissionens förlängning av avtalet, som diskuterades redan i juni 2002, var dock långt ifrån säker. Ombudsmannen anser därför att projektpartnerna borde ha varit försiktiga innan de ådrog sig ytterligare utgifter för projektet, eftersom det inte längre var säkert att det hade slutförts. Hänsyn bör tas till det faktum att en stor del av klagandens fortsatta arbete tycks ha varit beroende av uppförandet av demonstrationshusen och att ingen byggnad hade påbörjats på någon av platserna. Klaganden hävdade med rätta att det vid den tidpunkten, dvs. i mitten av 2002, inte förekom någon diskussion om att projektet skulle ställas in, vilket skedde först i oktober 2003. Det var dock uppenbart att det var tveksamt om projektet skulle kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt redan i juni 2002. Klaganden borde därför noggrant ha övervägt om det verkligen var meningsfullt att utföra ytterligare arbete, med beaktande av möjligheten att problemen inte skulle lösas och att projektet inte skulle genomföras.

86.      Ombudsmannen anser dock att det inte finns något behov av att avgöra om kommissionens förslag att klaganden inte agerade i god tro när den fortsatte sitt arbete efter andra halvåret 2002 är motiverat eller inte. Kommissionen verkar inte ha avvisat alla de kostnader som klaganden ådragit sig efter mitten av 2002. I stället godtog kommissionen en del av de kostnader som klaganden hade redovisat. Frågan huruvida den metod som användes för att beräkna det belopp som skulle godtas var korrekt diskuteras nedan (se punkterna 87 och följande).

Huruvida kostnaderna är stödberättigande

87.      Av de argument som framförts ovan förstår ombudsmannen att en av de viktigaste tvistefrågorna i detta ärende är huruvida kommissionen kunde grunda sitt beslut på en jämförelse mellan det arbete som planerats och det arbete som faktiskt utförts av klaganden inom ramen för WP7 och endast godta en del av de kostnader som begärts, eller om den var tvungen att genomföra en detaljerad granskning av klagandens arbete.

88.      Såsom nämnts i punkt 22 ovan anser ombudsmannen att omfattningen av den prövning som han kan göra i avtalsärenden nödvändigtvis är begränsad. Han kommer således endast att försöka kontrollera om kommissionen har lämnat en sammanhängande och rimlig redogörelse för sin ståndpunkt.

89.      Ombudsmannen noterar att kommissionens beslut att godta en del av de utgifter som klaganden begärt, på grundval av en jämförelse mellan det arbete som utförts och det arbete som planerats, fattades när det stod klart att genomförandet av projektet hade misslyckats. Det står också klart att inga resultat producerades inom ramen för WP7 och att endast en del förberedande arbete utfördes. Kommissionen gick med på att betala för ovannämnda förberedande arbete, även om arbetet inom ramen för arbetsprogrammet uppenbarligen inte var slutfört. Ombudsmannen anser att kommissionens beslut att ersätta klaganden för dess förberedande arbete inom ramen för WP7 (dvs. för utarbetandet av frågeformulären) genom att göra en övergripande bedömning av det arbete som utförts i förhållande till det planerade arbetet var legitimt.

90.      När det gäller klagandens argument att arbetet inte kunde slutföras eftersom de andra entreprenörerna inte hade uppfört husen noterar ombudsmannen att gemenskapen enligt artikel 6.3 i de allmänna villkoren inte kan hållas ansvarig för handlingar eller försummelser som begåtts av de entreprenörer som var inblandade i genomförandet av kontraktet i fråga [9].

91.      När det gäller det faktiska belopp som godtagits noterar ombudsmannen att kommissionen drog slutsatsen att påståendet om 423 arbetstimmar för utarbetandet av frågeformulären inte var motiverat. Den ansåg att den endast kunde godta 20 % av det totala belopp som planerats inom ramen för WP7 (inklusive allmänna omkostnader och resekostnader). Klaganden instämde inte i ovanstående slutsats och ansåg att det arbete som den hade utfört inom ramen för WP7 uppgick till omkring 49 %[10]. Företaget begärde separat ersättning för sina kostnader för resor och uppehälle.

92.      Ombudsmannen noterar att parterna är oense om hur stor procentandel av utgifterna som den klagande begär ersättning för borde ha godtagits av kommissionen. Med tanke på de argument som kommissionen lagt fram för att motivera sitt beslut att endast godta 20 % (9200 euro) av det totala belopp som planerats inom ramen för WP7 anser ombudsmannen dock att kommissionen har lagt fram en rimlig och sammanhängande redogörelse för sitt tillvägagångssätt.

93.      Mot bakgrund av ovanstående överväganden anser ombudsmannen att klagandens första påstående, nämligen att kommissionen felaktigt beslutat att återkräva medel som betalats ut till klaganden, inte har styrkts.

C. Vad gäller klagandens andra påstående

94.      Klaganden hävdade att kommissionen inledningsvis underlåtit att tillhandahålla fullständig information om möjliga rättsmedel. Kommissionen informerade klaganden om att den kunde föra ärendet vidare till förstainstansrätten. Kommissionen medgav att den inte nämnde möjligheten att lämna in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen och godtog att den kunde ha varit mer fullständig i sin information om möjligheterna till prövning.

95.      I sina synpunkter uppgav klaganden att den var nöjd med kommissionens erkännande av att den inte hade nämnt möjligheten att lämna in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.

Ombudsmannens bedömning

96.      Med tanke på att kommissionen har erkänt sin underlåtenhet att inkludera möjligheten att lämna in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen som ett av de rättsmedel som står till den klagandes förfogande, och med tanke på att den senare hade uttryckt sin tillfredsställelse med kommissionens erkännande av denna underlåtenhet, anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar om denna aspekt av klagomålet är nödvändiga.

D. När det gäller klagandens påstående

97.      Kommissionen vidhöll sin ståndpunkt i fråga om beslutet om återkrav.

98.      Klaganden vidhöll sitt påstående och bad ombudsmannen att begära att kommissionen skulle betala nettosaldot på 44 984,18 euro till klagandens fördel.

Ombudsmannens bedömning

99.      Mot bakgrund av de slutsatser som dragits i punkterna 46 och 93 ovan kan klagandens yrkande inte godtas.

E. Slutsatser

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål har det inte förekommit något administrativt missförhållande från kommissionens sida när det gäller klagandens första påstående och det därmed sammanhängande påståendet. När det gäller klagandens andra påstående är inga ytterligare undersökningar motiverade.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 15 december 2008

---

[1] Denna skrivelse är daterad den 2 september 2005 men skickades först den 5 september 2005.

[2] Europeiska kodexen för god förvaltningssed finns på Europeiska ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu.

[3] Det belopp som klaganden hänvisar till, dvs. 36 250,74 euro, skiljer sig något från det belopp som förefaller ha återkrävts av kommissionen, nämligen 36 250,54 euro.

[4] Artikel 3.2 i avtalet har följande lydelse:

”Gemenskapen skall finansiera de stödberättigande kostnaderna för projektet i enlighet med den tabell över den preliminära fördelningen av de stödberättigande kostnaderna som följer på undertecknandet av detta avtal, upp till högst 600 000,00 euro (sexhundratusen euro).”

[5] Avtalet skulle ha en löptid på 48 månader från och med den 1 januari 2000.

[6] Syftet med undersökningarna var att utvärdera bostädernas lämplighet i efterhand och hur nöjda hyresgästerna eller ägarna var. I detta syfte måste en intervjuram (som bestod av tre efterföljande intervjuer) som var gemensam för alla tre länderna utvecklas och sedan anpassas till varje land.

[7] Hänvisningen till ”faktiska kostnader” görs i artikel 23 (direkta kostnader) och artikel 24 (indirekta kostnader) i de allmänna villkoren. Stödberättigande kostnader var de kostnader som definieras i de två ovannämnda artiklarna, som också är förenliga med de allmänna principer för stödberättigande kostnader som anges i artikel 22 i de allmänna villkoren.

[8] Enligt den detaljerade beskrivningen av projektet skulle tre delresultat tas fram inom ramen för WP7 (L19, L20 och L21). Dessa resultat var de undersökningar som skulle genomföras i de tre olika länderna.

[9] Artikel 6.3 i avtalet har följande lydelse: "Gemenskapen kan inte hållas ansvarig för handlingar och underlåtenheter som begås av de avtalsparter som fullgör detta avtal (...)"

[10] Såsom anges i den klagandes skrivelse av den 20 maj 2005.