Bakgrunden till påståendet

1.         År 2001 undertecknade klaganden, ett italienskt företag, och kommissionen ett tjänsteavtal som finansierades av Europeiska utvecklingsfonden (EUF). Kontraktet hade rubriken "Förvaltning av vattenförsörjningsprojektet i Monrovia och på landsbygden". Syftet var att tillhandahålla en tillräcklig vattenförsörjning till återvändande och fördrivna personer i Liberia under en 24-månadersperiod (oktober 2001–oktober 2003).

2.         För att utföra uppgifterna enligt tjänsteavtalet anförtroddes klaganden bland annat förvaltningen av ett förskottskonto som den hade upprättat hos en lokal bank. Projektet inleddes i december 2001 och medel gjordes samtidigt tillgängliga för förskottskontot.

3.         På grund av den försämrade situationen när det gäller den inre säkerheten rådde kommissionen i maj 2003 formellt de genomförandepartner som deltar i programmet att överväga att avbryta verksamheten. Den klagande beslutade dock att fortsätta arbetet med projektet.

4.         Den 6 juni 2003 upphörde ovannämnda lokala bank med sin verksamhet på grund av inbördeskrigets utbrott i Monrovia. Detta gjorde det omöjligt att överföra medel till banker i Liberia. Kommissionen godkände därför upprättandet av ett alternativt förskottskonto i Italien.

5.         Senare under 2003 genomförde kommissionen en revision och en översyn av projektet. Detta ledde till olika tvister med klaganden i både tekniska och ekonomiska frågor.

6.         Den 7 april 2004 lade klaganden fram sina slutliga projektrapporter.

7.         Trots flera efterföljande skriftväxlingar med kommissionen hade klaganden fortfarande ett antal klagomål mot den. Den 4 november 2005 vände sig kommissionen därför till Europeiska ombudsmannen.

Prövningens föremål

8.        Ombudsmannen inledde sin nuvarande undersökning av klagandens påståenden och påståenden.

Anklagelser

(1) Under en period på 15 månader, från den 24 juli 2003 till den 19 oktober 2004, underlät kommissionen att svara på klagandens upprepade begäranden om påfyllning av förskottskontot.

(2) Med tanke på att kommissionen inte vid något tillfälle under genomförandet av avtalet anklagade klaganden för otillräckliga tekniska eller ekonomiska resultat och att förskottsavgiftens belopp, motivering och avtalsenliga giltighet aldrig ifrågasattes, åsidosattes klagandens berättigade förväntningar allvarligt, eftersom den inte kunde ha föreställt sig att kommissionen retroaktivt skulle bestrida förskottsavgiften, ett helt år efter det att projektet hade slutförts.

(3) Det tog kommissionen ett helt år efter projektets slut att underrätta klaganden om eventuella problem, trots att frågan hade uppmärksammats mycket tidigare av kontrakterade revisorer.

(4) Kommissionen ignorerade klagandens begäran om a) kostnads-nyttoanalys och teknisk utvärdering efter projektet, och b) återlämnande till klaganden av de räkenskaper som kommissionen hade beslutat att inte betala.

(5) På grund av kommissionens orimliga dröjsmål med att fylla på förskottskontot förfinansierade klaganden 30 % av projektet.

(6) Klaganden utsattes för en ovanlig och orättvis behandling under projektets avslutande, eftersom projektets avslutande och de slutliga tekniska och finansiella rapporterna måste göras på klagandens bekostnad efter projektets slut, även om detta inte föreskrevs i avtalet.

Fordran på 161 086,99 euro enligt tre beräkningsgrunder

a) Betalning av utestående fakturor som har deklarerats och fullt ut beskattats i klagandens årliga ekonomiska inlaga till skattemyndigheterna:

       Förfinansierade förskottsutgifter (två fakturor): USD 75 931,95

       - Avgifter för tekniskt stöd och kvarhållande (1 faktura): 38 880,53 euro

b) Dröjsmålsränta och kompensationsränta plus devalvering på försenade fakturor och förskottsfinansiering (tillämpliga belopp fram till slutet av december 2005):

       - Tekniskt stöd: 4 847,49 euro

       - Devalveringsförluster från förfinansiering av förskottskonto: 8 495,18 USD

       - Dröjsmålsränta/kompensationsränta på förskottsfinansiering: USD 20 988,75

c) Oförutsebara, utomobligatoriska skyldigheter efter projektet:

       Kostnader och utgifter efter projektets slut: 27 774,21 euro

Frågeställningen

9.         Den 31 januari 2006 bad ombudsmannen kommissionen att avge ett yttrande, vilket den gjorde den 28 juli 2006. Yttrandet översändes till klaganden för synpunkter, som översändes den 26 september 2006. Den 10 juli 2007 lade ombudsmannen fram ett förslag till vänskaplig förlikning. Kommissionen svarade på detta förslag den 8 januari 2008. Svaret vidarebefordrades till klaganden, som inkom med sina synpunkter den 25 januari 2008. Ombudsmannen vidarebefordrade klagandens synpunkter till kommissionen, som skickade ett kompletterande svar den 26 juni 2006. Den 31 juli respektive den 8 september 2008 informerade klaganden och kommissionen ombudsmannen om den slutliga överenskommelse som de hade nått för att lösa ärendet.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

10.      Denna undersökning har avslutats med en framgångsrik uppgörelse mellan parterna på grundval av ett förslag till vänskaplig förlikning från ombudsmannen. Detta förslag avsåg del a i det yrkande som anges i punkt 8 ovan.

11.      Mot bakgrund av det framgångsrika resultatet av denna undersökning och de båda parternas betydande ansträngningar för att nå en uppgörelse i godo är huvuddelen av detta beslut inriktat på de frågor som var föremål för ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning. När det gäller de ytterligare frågorna, vars fullständiga bedömning redan har meddelats parterna i ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning, räcker det att notera följande.

12.      När det gäller det första ovannämnda påståendet fann ombudsmannen i sitt förslag till vänskaplig förlikning att kommissionen föreföll ha underlåtit att svara på två begäranden om påfyllning av det förskottskonto som upprättats för projektet och att denna underlåtenhet föreföll vara oförenlig med de relevanta avtalsreglerna. I sitt svar på förslaget till vänskaplig förlikning betonade kommissionen sammanfattningsvis vad den ansåg vara exceptionella omständigheter och att förseningar hade uppstått, särskilt på grund av behovet av ytterligare kontroller för att skydda gemenskapens ekonomiska intressen. Klaganden inkom inte med några särskilda synpunkter som svar på dessa ytterligare synpunkter från kommissionen. För närvarande är det lämpligt att notera att kommissionen inte specifikt tillbakavisade ombudsmannens ovannämnda slutsats att avtalsreglerna inte följdes strikt. Med tanke på att denna del av ärendet är av sekundär karaktär och att en uppgörelse har nåtts anser ombudsmannen dock inte att det är nödvändigt att undersöka denna fråga ytterligare.

13.      När det gäller de återstående påståendena fann ombudsmannen inga administrativa missförhållanden i fråga om det andra, tredje, femte och sjätte påståendet. När det gäller det fjärde påståendet drog ombudsmannen slutsatsen att det inte fanns tillräckliga skäl för ytterligare undersökningar. När det gäller det femte påståendet lämnade klaganden ytterligare material efter förslaget till vänskaplig förlikning till stöd för sina argument. Att ta hänsyn till detta material vid en andra bedömning av denna del av ärendet skulle dock kräva ytterligare undersökningar, ett steg som inte skulle vara lämpligt i detta skede. Ombudsmannen noterar vidare att förlikningen, på kommissionens eget initiativ och trots att det inte konstaterades några administrativa missförhållanden, innefattade ett beslut om att betala ersättning för att lösa problemet i godo (se punkt 28 nedan).

14.      När det gäller påståendet fann ombudsmannen inga motiverade påståenden som motsvarade delarna b och c i detta. De kunde därför inte godtas.

A. Betalningskrav

Bakgrund och bedömning

15.       Såsom anges ovan hävdade klaganden bland annat följande:

a) Betalning av utestående fakturor som har deklarerats och fullt ut beskattats i klagandens årliga ekonomiska inlaga till skattemyndigheterna.  Dessa var följande:

Förfinansierade förskottsutgifter (två fakturor): USD 75 931,95

- Avgifter för tekniskt stöd och kvarhållande (1 faktura): 38 880,53 euro

16.       När det gäller detta påstående noterade kommissionen i sitt yttrande att den utan framgång hade försökt att reglera den utestående betalningen med klaganden. En kontroll av de totala utgifterna gav totalt 1 927 868,92 US-dollar. Mottagna varupåfyllningar uppgick till 1 856 703,09 USD. Saldot till förmån för klaganden uppgick till 71 165,83 US-dollar på förskottskontot. Det fanns också en utestående faktura på 38 880,53 euro. Kommissionen förklarade att den var beredd att godta att det i det avtal som ingicks med klaganden föreskrevs en avgift för förvaltningen av förskottskontot, utöver den ersättning som tillhandahölls genom tjänsteavtalet. I detta sammanhang angav den vidare att det i bestämmelserna i bilaga II A till tjänsteavtalet föreskrivs en särskild avgift på 216 000 euro för detta ändamål (som anges i bilaga II C). Kommissionen noterade emellertid också att detta var ett uppenbart fel som begåtts av dess avdelningar, eftersom samma tjänst aldrig skulle ersättas två gånger och det var anledningen till att revisorerna drog slutsatsen att fordringarna skulle avvisas. Kommissionen påpekade dessutom att frågan om huruvida utgifter för utrustning och inventarier som köpts från projektmedel och använts i klagandens bostad är berättigade måste lösas innan detta belopp kan fastställas. Kommissionen hade utan framgång försökt avsluta räkenskaperna genom att uppmana klaganden att lösa frågan om omotiverade utgifter.

17.       Ombudsmannen tog upp frågan om avgiften för förvaltningen av förskottskontot på följande sätt.

18.       Kontraktet i fråga har rubriken "Förvaltning av vattenförsörjningsprojektet i Monrovia och på landsbygden". Enligt kontraktsformuläret är kontraktspriset 270 180 euro. Om bestämmelserna i de olika handlingarna skiljer sig åt ska de tolkas i enlighet med den rangordning som anges i artikel 3 i de särskilda villkoren i avtalet. I denna artikel föreskrivs följande:

”Förfrågningsunderlagen ska ha följande prioritetsordning:

- Kontraktsformuläret,

- De särskilda villkoren i avtalet.

- Bilaga I till T/A-föreskrifterna.

- Bilaga IIA Förfaranden för budgetförvaltning.

- Bilaga IIB Tekniska föreskrifter.

- Bilaga IIC Förskottskontokostnadsberäkning.

- Bilaga III Uppdelning av kontraktspriset.

- Bilaga IV Skatte- och tullarrangemang.

Allmänna villkor för tjänstekontrakt som finansieras av Europeiska utvecklingsfonden (bilaga IV till AVS/EEG-ministerrådets beslut nr 3/90 av den 29 mars 1990)"

19.       Enligt artikel 2 är belgisk lag tillämplig på avtalet. Enligt bilaga I till avtalet skulle dess löptid vara ”[u]p till 360 mandagar i Liberia och upp till 120 dagar i Italien under en 24-månadersperiod”. I punkt 1 i bilaga IIA till avtalet föreskrivs bland annat följande:

”Avtalet avser förvaltning och övervakning genom ett förskottskonto av programmet för att förbättra tillgången till rent vatten i Monrovia och på landsbygden (...) EUF:s medel kommer att göras tillgängliga genom ett garanterat förskottskonto (...) Kostnadsberäkningen i euro bifogas i bilaga IIC (...).”

20.       I punkt 2.4.2 i bilaga IIA föreskrivs att ”[f]ör förvaltningen av förskottskonto(n) och kostnaden för avsatta finansiella resurser ska uppdragstagaren erhålla den avgift som anges i bilaga IIC. Denna avgift får inte innehållas och får tas ut proportionellt från kontot i slutet av varje rapporteringsperiod.”

21.       Bilaga IIC innehåller ett avsnitt "E", med rubriken "PROGRAMHANTERING", där det föreskrivs ett belopp på 216 000 euro (24 månader x 9 000 euro). Bilaga IIC innehåller ingen bestämmelse som uttryckligen hänvisar till en avgift för ”förvaltningen av förskottskontot”. Den avgift för förvaltningen av förskottskontot som nämns i punkt 2.4.2 i bilaga IIA tycks således hänvisa till det belopp som anges i avsnitt E i bilaga IIC för förvaltningen av programmet, med beaktande av att bilaga IIC inte innehåller någon separat bestämmelse om en avgift för förvaltningen av förskottskontot och att kontraktet avsåg förvaltningen, genom ett förskottskonto, av ett vattenförsörjningsprogram.

22.       Bilaga III, som har rubriken "Uppdelning av kontraktspriser", innehåller bland annat följande uppgifter:

                   ”Avgifter (förverkade) för tjänstgöringsdagar

a) Tjänster av Craig Smith:

I Liberia:                                                                                   EURO

Avgifter per man och dag för 300 dagar till 425 EUR/dag 127 500

Dagtraktamenten per man och dag i 300 dagar till ett pris av 138 euro/dag 41 400

I Italien:

Avgifter per man och dag för 120 dagar på 350 EUR/dag 42.000

b) Tjänster i Liberia för godkända experter på kort sikt

Avgifter per man och dag för 300 dagar på 300 EUR/dag 18.000

Dagtraktamenten per man och dag i 300 dagar till ett pris av 138 euro/dag 8 280 euro

Resekostnader ...

Totalt 270.180 ".

23.       Mot bakgrund av ovanstående ansåg ombudsmannen att kommissionens ståndpunkt i detta fall var rimlig, nämligen att de tjänster som tillhandahålls av klagandens berörda personal och som avses i bilaga III inte skiljer sig från den ”förvaltning av programmet” som nämns i avsnitt E i bilaga IIC. Det föreföll därför som om det i avtalet föreskrevs en dubbel avgift för samma tjänster som klaganden skulle tillhandahålla i samband med förvaltningen av vattenförsörjningsprogrammet. Följaktligen föreföll det som om det fanns en inneboende logisk inkonsekvens mellan de relevanta bestämmelserna i avtalet och att den viljeförklaring som kommissionen avgav när avtalet ingicks, avseende uppdragstagarens ersättning för förvaltningen av programmet, inte var felfri. Som kommissionen angav i sitt yttrande berodde detta problem på ett uppenbart fel som begåtts av dess avdelningar.

24.       I sitt svar på klagandens första påstående godtog kommissionen att det fanns ett saldo till förmån för klaganden på 71 165,83 US-dollar på förskottskontot och en utestående faktura på 38 880,53 euro för avgifter för tekniskt stöd. I syfte att nå en uppgörelse i godo i sin tvist med klaganden uppgav kommissionen uppenbarligen att den var beredd att godta att det i det avtal som undertecknats med klaganden föreskrevs en avgift för förvaltningen av förskottskontot, utöver den ersättning som tillhandahölls genom tjänsteavtalet. Kommissionen påpekade dock att frågan om huruvida utgifter för utrustning och inventarier, som köpts från projektmedel och använts i klagandens bostad, är berättigade bör lösas innan det relevanta beloppet kan fastställas. I detta avseende uppgav kommissionen att den hade tagit upp frågan i en skrivelse av den 26 juni 2003. Kommissionen angav dock inte i sitt yttrande att en kopia av denna skrivelse ingick i den omfattande dokumentation som bifogades klagomålet. Denna skrivelse fanns inte heller med i den förteckning över bilagor som bifogats kommissionens yttrande. Ett sådant problem ingick inte heller i de resultat av halvtidsöversynen som meddelades klaganden och bifogades klagomålet. Kommissionen har för övrigt inte på något sätt hänvisat till det aktuella penningbeloppet.

25.       I sina synpunkter på kommissionens yttrande

a) konstaterade att de sista förskottsfakturorna på 4 766,12 US-dollar, som bevisligen hade levererats tillsammans med slutrapporten, hade ignorerats av kommissionen,

b) påpekade att den, med undantag för ovannämnda belopp, hade kommit överens med kommissionen om det resterande beloppet till dess fördel och den utestående fakturan,

c) välkomnade kommissionens uttalande att den var beredd att godta att det i avtalet föreskrevs en avgift för förvaltningen av förskottskontot, och

d) betonade att kommissionen i sitt yttrande för första gången införde ett förbehåll avseende utrustning och hävdade att detta tydligt hänvisade till ett annat avtal som för länge sedan hade avgjorts till klagandens fördel, samt ett avtalsprotokoll som hade undertecknats med kommissionen.

26.       Ombudsmannen påpekade följande:

a) I sitt yttrande kommenterade kommissionen inte klagandens påstående om betalning av de sista förskottsfakturorna på 4 766 US-dollar. 12;

b) Klaganden och kommissionen kom överens om att det fanns ett saldo till förmån för klaganden på 71 165,83 US-dollar på förskottskontot och en utestående faktura på 38 880,53 euro.

c) Kommissionen var beredd att godta att det i avtalet föreskrevs en avgift för förvaltningen av förskottskontot (separat från klagandens ersättning för förvaltningen av programmet), men gjorde regleringen av fordran beroende av att frågan om motiveringen av utgifter för utrustning och inventarier som köpts från projektmedel och använts i klagandens bostad löstes.

d) I sitt yttrande kunde kommissionen inte visa att den hade tagit upp denna fråga med klaganden före den aktuella undersökningen och att den inte hade lämnat ytterligare information i denna fråga.

e) Kommissionen förklarade inte heller varför denna fråga hindrar den från att åtminstone delvis tillmötesgå klagandens påstående. och

f) Klaganden påpekade att kommissionen tog upp denna fråga för första gången i sitt yttrande och noterade att den hänvisar till genomförandet av ett annat kontrakt som redan hade lösts.

27.       Mot bakgrund av ovanstående drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionen inte på ett tillfredsställande sätt hade förklarat sin underlåtenhet att, åtminstone delvis, betala klaganden det penningbelopp som motsvarade dess första påstående. Detta misslyckande kunde ha varit ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen lade därför fram följande förslag till vänskaplig förlikning:

Mot bakgrund av sina anmärkningar i punkt [här 26] ovan föreslår ombudsmannen att kommissionen skulle kunna ompröva sitt beslut (inklusive sitt resonemang) att vägra att ens delvis tillmötesgå klagandens första finansiella krav. I samband med denna omprövning skulle kommissionen också kunna ta hänsyn till ombudsmannens anmärkningar i punkt [här 18–23] ovan och relevant belgisk lag som är tillämplig på avtalet. Kommissionen uppmanas att bjuda in klaganden till ett möte för att underlätta klargörandet av rättsläget och sökandet efter en lösning som är godtagbar för båda parter.

De inlagor som lades fram för ombudsmannen efter hans förslag till vänskaplig förlikning

28.       Kommissionen informerade ombudsmannen om att den, till följd av hans förslag och i syfte att vidta åtgärder för att lösa frågan, hade gjort en ny bedömning av ärendet och godtagit ombudsmannens förslag. Kommissionen gav följande information (i sammanfattning) om hur den avsåg att reagera på förslaget. För det första skulle det betala de betalningar som avses i del a i fordran. För det andra hade kommissionen själv identifierat en relevant ytterligare betalning som skulle göras.  Detta bestod av dröjsmålsränta och kompensationsränta på förskottsfinansiering, som uppgick till 2 066,87 US-dollar. I detta avseende förklarade kommissionen att den, trots sin ursprungliga ståndpunkt att inte bevilja denna ersättning och trots ombudsmannens slutsats att det påstående som är relevant på denna punkt inte var motiverat, ändå hade beslutat att föreslå ovannämnda betalning för att kompensera klagandens kostnader för förfinansiering. Kommissionen påpekade att den föreslog denna betalning uteslutande i syfte att nå en uppgörelse i godo. Kommissionen angav vidare att nämnda betalning inte kunde tolkas som ett erkännande eller erkännande av de påståenden och anklagelser som klaganden framfört i sina kommentarer till ombudsmannen.

29.       Kommissionen noterade vidare att klaganden i sina inlagor till ombudsmannen hade lämnat ett antal mycket kritiska kommentarer om kommissionen och dess avdelningar. Kommissionen ville inte svara på dessa, med undantag för en kommentar där klaganden föreslog att en skrivelse hade förfalskats av kommissionens avdelningar. Kommissionen gjorde sitt godtagande av ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning avhängigt av att klaganden drog tillbaka denna anklagelse.

30.       I sina synpunkter på kommissionens svar på ombudsmannens förslag välkomnade klaganden kommissionens beredvillighet att finna en vänskaplig förlikning. Den formulerade också ytterligare specifika krav, däribland krav på ränta och ersättning för fluktuationer i växelkurserna. Samtidigt avstod sökanden uttryckligen från ett av sina påståenden i förevarande undersökning och återkallade uttryckligen de anklagelser som nämns i punkt 28 ovan.

31.       Mot bakgrund av klagandens nya påståenden skickade ombudsmannen sina synpunkter till kommissionen. Han föreslog att kommissionen skulle kunna kontakta klaganden i syfte att nå en slutlig uppgörelse.

32.       I sitt svar av den 26 juni 2008 förklarade kommissionen sig villig att delvis tillmötesgå klagandens ytterligare krav (totalt 36 600 US-dollar och 747,89 euro) i syfte att finna en uppgörelse i godo som är tillfredsställande för båda parter. Den kunde dock inte godta vissa krav på ytterligare ränta och förklarade att dessa gällde skattemässiga omständigheter i den berörda medlemsstaten respektive en del av ärendet där ombudsmannen hade dragit slutsatsen att inga administrativa missförhållanden hade förekommit.

33.       Kommissionen uppgav att den hade skickat klaganden ett protokoll med sitt förslag till uppgörelse.

34.       Den 3 juli 2008 underrättade klaganden ombudsmannen om sin avsikt att underteckna protokollet. Förlikningen mellan klaganden och kommissionen bekräftades slutligen av båda parter den 31 juli respektive den 8 september 2008. Förlikningen innebar att saldot på projektkontot avslutades med betalningar på 48 486,79 euro och 101 938,40 US-dollar till klaganden.

Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till vänskaplig förlikning

35.       Mot bakgrund av parternas inlagor efter ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning drar ombudsmannen slutsatsen att hans förslag har lett till ett framgångsrikt resultat.

36.       Ombudsmannen vill dessutom betona att kommissionens svar i detta fall har varit föredömligt. Redan när kommissionen avgav sitt yttrande tog den tillfället i akt att grundligt undersöka de relevanta händelserna och se över sina avdelningars åtgärder. Den identifierade brister, erkände dessa öppet och uttryckte sin beredvillighet att vidta korrigerande åtgärder. När kommissionen därefter svarade på ombudsmannens förslag om en vänskaplig förlikning intog den också en mycket grundlig och konstruktiv hållning. Kommissionen bör särskilt lovordas för sin beredvillighet att fullt ut och konstruktivt utnyttja artikel 3.5 i ombudsmannens stadga, vars syfte bland annat är att främja vänskapliga lösningar i en öppen och icke-legalistisk dialog.

C. Slutsatser

Ombudsmannen drar slutsatsen att en uppgörelse i godo har nåtts.

Klaganden och Europeiska kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Utfärdat i Strasbourg den 1 december 2008