Bakgrunden till påståendet

1. Klagomålet gäller OLAF:s handläggning av ett ärende rörande misstänkta oegentligheter och bedrägerier, som klaganden uppmärksammade OLAF på i november 2004. Anklagelserna i det ovannämnda fallet gällde ett projekt som finansierades av Europeiska kommissionen och som syftade till att öka medvetenheten om EU:s miljöpolitik bland de icke-statliga organisationerna i de tolv kandidatländerna. På grundval av den information som lämnats av klaganden beslutade Olaf att inleda en utredning i ärendet och genomförde två utredningar på plats. I början av 2007 skickade Olaf en skrivelse till klaganden och informerade honom om att eftersom hans påståenden inte kunde styrkas rekommenderade dess styrelse att ärendet skulle avslutas.

Föremålet för undersökningen

2. I sitt klagomål till ombudsmannen av den 13 mars 2007 hävdade klaganden att Olaf inte på ett korrekt sätt hade informerat honom om resultatet av sin utredning av det ärende som han hade uppmärksammat honom på. Han yrkade dessutom att Olaf skulle överlämna slutrapporten om ärendet till honom.

Frågeställningen

3. Olaf avgav ett yttrande om ombudsmannens undersökning (på engelska) den 24 juli 2007 och tillhandahöll en tysk översättning den 8 augusti 2007. OLAF:s yttrande översändes till klaganden för synpunkter. Han avstod från att göra några.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådd underlåtenhet att på ett korrekt sätt informera klaganden om resultatet av Olafs utredning av det ärende som han uppmärksammade kommissionen på och tillhörande anspråk

Argument som lagts fram för ombudsmannen

4. Klaganden hävdade att Olaf inte på ett korrekt sätt hade informerat honom om resultatet av sin utredning av det ärende som han hade uppmärksammat kommissionen på. Till stöd för detta påstående uppgav han att utredarna inledningsvis var övertygade om att det fanns ett verkligt fall. Men i ett senare skede ändrade de plötsligt åsikt och avslutade utredningen. Klaganden uppgav också att Olafs skrivelse som informerade honom om styrelsens rekommendation att avsluta ärendet varken var daterad eller undertecknad. Han tillade att även om utredarna lovade att skicka honom en detaljerad rapport om ärendet, informerade Olaf honom senare per telefon om att han inte hade rätt att få en sådan rapport och förnekade att han hade lovat honom det. Klaganden yrkade därför att Olaf skulle överlämna slutrapporten om ärendet till honom.

5. I sitt yttrande förklarade Olaf att den, på grundval av de uppgifter som samlats in under utredningen, drog slutsatsen att det inte fanns några bevis för allvarliga oegentligheter eller bedrägerier i detta fall. Kommissionen informerade därför klaganden genom en skrivelse om att undersökningen hade slutförts och att dess direktion hade rekommenderat att ärendet skulle avslutas utan ytterligare åtgärder. Olaf betonade att skrivelsen var undertecknad och daterad den 27 februari 2007 och tillhandahöll en kopia av den.

6. Olaf förklarade vidare att det inte finns någon rättslig grund för att ge en uppgiftslämnare privilegierad tillgång till Olafs ärendeakter. Liksom alla andra medborgare får uppgiftslämnaren endast begära tillgång på grundval av förordning (EG) nr 1049/2001 (1). Dessutom kan den registrerade begära tillgång till sina egna personuppgifter i enlighet med artikel 13 c i förordning (EG) nr 45/2001 (2). Även om klaganden aldrig lämnade in en formell skriftlig begäran om tillgång enligt någon av de ovannämnda förordningarna förklarade Olaf att den var villig att behandla hans ansökan på samma sätt som den skulle behandla ansökningar om tillgång enligt de förordningarna. I enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 lämnade Olaf därför delvis ut den slutliga ärenderapporten, av vilken en kopia bifogades Olafs yttrande efter det att vissa uppgifter hade avlägsnats (3).

7. Eftersom den slutliga ärenderapporten också innehöll klagandens personuppgifter bifogade Olaf ytterligare en kopia av rapporten, i enlighet med artikel 13 c i förordning (EG) nr 45/2001. I denna andra kopia, som endast skulle översändas till klaganden, togs hans egna personuppgifter inte bort.

Ombudsmannens bedömning

8. För det första framgår det av kopian av skrivelsen från Olaf, i vilken klaganden informerades om styrelsens rekommendation att avsluta ärendet, att skrivelsen faktiskt var daterad den 27 februari 2007 och undertecknad. Klagandens påstående om motsatsen till stöd för sitt påstående är därför inte styrkt.

9. För det andra välkomnar ombudsmannen Olafs konstruktiva och samarbetsinriktade svar på den aktuella undersökningen.

Som Olaf påpekade finns det ingen rättslig grund för att ge en uppgiftslämnare privilegierad tillgång till Olafs ärendeakter. Det finns inte heller någon bevisning i akten avseende detta klagomål som visar att klaganden har lämnat in någon formell skriftlig begäran till Olaf om den slutliga ärenderapporten. Det finns inte heller några bevis för att Olaf lovade att skicka honom en sådan rapport. Trots detta noterar ombudsmannen med tillfredsställelse det proaktiva sätt på vilket Olaf hanterade klagandens begäran under denna undersökning. Närmare bestämt noterar han att Olaf gjorde en bedömning som om klaganden hade lämnat in formella begäranden, både enligt förordning (EG) nr 1049/2001 och enligt förordning (EG) nr 45/2001.

10. Genom att tillhandahålla den första kopian som bifogades Olafs yttrande beviljade Olaf den klagande partiell tillgång till den slutliga ärenderapporten, i enlighet med förordning 1049/2001. Genom att tillhandahålla den andra kopian som bifogades Olafs yttrande beviljade Olaf dessutom klaganden partiell privat tillgång till slutrapporten i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001.

11. Av alla ovanstående skäl anser ombudsmannen att Olafs skrivelse av den 27 februari 2007 utgjorde ett lämpligt sätt att informera klaganden om att dess direktion hade rekommenderat att ärendet skulle avslutas. Genom att överlämna de två versionerna av den slutliga ärenderapporten till klaganden inom ramen för denna utredning har Olaf behandlat hans begäran på ett korrekt sätt.

12. Ombudsmannen översände den klagande Olafs yttrande tillsammans med alla bilagor och uppmanade honom att lämna synpunkter. Den klagande har dock inte utnyttjat denna möjlighet. Ombudsmannen kan därför inte bedöma om ovanstående resultat har tillfredsställt den klagande. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar är motiverade.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål drar ombudsmannen slutsatsen att inga ytterligare undersökningar är motiverade.

Klaganden och Olaf kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 20 november 2008

(1) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43).

(2) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 2001, s. 1).

Enligt artikel 13 c ska den registrerade ha rätt att när som helst, utan begränsningar, inom tre månader från mottagandet av begäran och kostnadsfritt från den registeransvarige (…) få begriplig information om de uppgifter som behandlas och all tillgänglig information om deras källa (…).

(3) Olaf klargjorde att delar av rapporten omfattas av två av de undantag som föreskrivs i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 och därför inte kan lämnas ut. Dessa är listade nedan:

1. Skyddet av den enskildes privatliv och integritet i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter (artikel 4.1 b): På grundval av detta undantag uteslöt Olaf all information som direkt eller indirekt avsåg en identifierad eller identifierbar person vars intressen kunde ha äventyrats. Eftersom detta utlämnande enligt förordning (EG) nr 1049/2001 gjordes till allmänheten och inte bara till klaganden, omfattade detta undantag även hans egna personuppgifter.
2. Skyddet av en fysisk eller juridisk persons affärsintressen (artikel 4.2 första strecksatsen): På grundval av detta undantag uteslöt Olaf all information som kunde ha undergrävt affärsintressena för de juridiska personer som nämns i rapporten.