Bakgrunden till påståendet

1. Den 17 januari 2007 inledde parlamentet en anbudsinfordran (1) om anordnandet av ett open air-evenemang inom ramen för a) Europafestivalen som anordnas av Europaparlamentet i Bryssel och b) relaterad kommunikationsverksamhet (Europaparlamentet/GD Info/Unité Evénements/01/2007).

2. Den 12 februari 2007 översände klaganden sitt anbud till parlamentet. Den 28 februari 2007 informerade parlamentet klaganden om att denne inte hade tilldelats något anbud. Som svar på klagandens begäran av den 14 mars 2007 lämnade parlamentet ytterligare information till klaganden om skälen till att hans anbud hade förkastats.

Föremålet för undersökningen

3. Klaganden hävdade att parlamentet gjorde en uppenbart oriktig bedömning när det utvärderade sitt anbud inom ramen för ovannämnda anbudsinfordran.

Frågeställningen

4. Den 28 november 2007 ingav en advokat på den klagandes vägnar ett klagomål (3042/2007/ELB) till ombudsmannen mot Europaparlamentet i samband med ovannämnda anbudsinfordran. Ombudsmannen ansåg inledningsvis att det inte fanns tillräckliga skäl för att inleda en undersökning av klagomålet och underrättade den 21 januari 2008 klaganden om detta.

5. Klagomål 3042/2007/ELB följdes av ytterligare korrespondens, daterad den 27 februari 2008 och den 14 april 2008 (som registrerades med den nya referensen: 1235/2008/ELB) samt ett möte mellan den klagande och ombudsmannens avdelningar, vilket beviljades undantagsvis, i syfte att klargöra innehållet i klagomålet. Mot bakgrund av de ytterligare handlingar och förtydliganden som lämnats under detta möte beslutade ombudsmannen att inleda en undersökning av klagomålet.

6. Den 19 maj 2008 informerade ombudsmannen parlamentet om klagomålet och uppmanade parlamentet att låta ombudsmannens avdelningar ta del av handlingarna i anbudsförfarandet.

7. Inspektionen ägde rum den 25 juni 2008. Den 8 juli 2008 underrättades klaganden om inspektionen och fick en kopia av inspektionsrapporten. Den 14 juli 2008 bekräftade klaganden mottagandet av nämnda rapport.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkning

8. I förevarande fall och i syfte att göra snabba framsteg i sin undersökning ansåg ombudsmannen att det var lämpligt att låta sina avdelningar granska parlamentets ärende innan han begärde ett yttrande från parlamentet om klagomålet. Mot bakgrund av resultatet av sin tjänsteinspektion ansåg ombudsmannen att det inte var nödvändigt att begära ett yttrande från parlamentet.

A. Påstående om uppenbart oriktig bedömning när parlamentet utvärderade klagandens anbud

Argument som lagts fram för ombudsmannen

9. Klaganden ansåg att parlamentet gjorde en uppenbart oriktig bedömning när det tilldelade mindre än 60 poäng i den jämförande utvärderingen av anbuden.

10. För det första erinrade parlamentet om att det var upphovsmannen till "Open Air Event"-konceptet, som parlamentet har organiserat i flera år. Det förstod därför inte varför parlamentet ansåg att dess anbud saknade ett starkt "koncept" och ett "ledande tema". Den erinrade om att det "koncept" som den utvecklade faktiskt beskrevs i anbudsinfordran.

11. För det andra, när det gäller parlamentets åsikt att dess "metod" var svag, påminde klaganden om att det hade haft kontakter med 26 ambassader och många andra berörda parter, särskilt tack vare att det anordnade ett liknande evenemang. Dessutom hade klaganden tidigare visat att den kunde samla de nödvändiga partnerna. Klaganden förstod inte vilka andra garantier den kunde ha lämnat.

12. När det gäller parlamentets åsikt om att det i klagandens anbud saknades meritförteckningar för extern personal noterade klaganden att det enligt de särskilda villkoren i mandatet inte fanns någon skyldighet att tillhandahålla sådana handlingar för personal som inte tillhör företaget. Dessutom var det möjligt att anlita underleverantörer utan att tillhandahålla styrkande handlingar. Klaganden hävdade därför att om en sådan regel tillämpades skulle alla anbudsgivare vara skyldiga att lämna in meritförteckningarna för alla sina underleverantörer, vilket skulle vara uppenbart oproportionerligt och strida mot bestämmelserna i kontraktshandlingarna och mot rättssäkerhetsprincipen.

13. När det gäller parlamentets kritik att klagandens anbud endast var giltigt fram till den 1 mars 2007 uppmärksammade klaganden den begränsade tidsperioden mellan inledandet av anbudsinfordran och datumet för evenemanget. I detta sammanhang ansåg rådet att ett svar från parlamentet var nödvändigt senast den 1 mars 2007 för att parlamentet skulle kunna genomföra förberedelserna inför evenemanget.

14. Klaganden hävdade också att parlamentet i sin skrivelse av den 14 mars 2007 inte hade rätt att åberopa skäl för att förkasta anbudet som inte redan hade nämnts i parlamentets skrivelse av den 28 februari 2007. Kommissionen erinrade vidare om att det i skrivelsen av den 28 februari 2007 angavs att dess anbud hade förkastats på grund av att det inte var det bästa och att den inte hade åberopat underlåtenhet att uppfylla ett formellt krav som skäl för att förkasta anbudet. Dessa ytterligare argument togs med i parlamentets skrivelse av den 14 mars 2007. Klaganden hävdade att de ytterligare skäl som parlamentet angav i nämnda skrivelse av den 14 mars 2007 inte styrktes av handlingar som klaganden hade tillgång till eller av en bedömning som inte innehöll något ”uppenbart fel”.

15. Klaganden hävdade att priset i det valda anbudet var mycket högre än det egna priset och ansåg att detta högre pris inte var motiverat med tanke på det faktiska anordnandet av evenemanget den 5 maj 2007.

Ombudsmannens bedömning

16. Det ankommer på den myndighet som anordnar ett anbudsförfarande att bedöma huruvida sökandena uppfyller villkoren i ett anbudsförfarande och att göra en jämförande bedömning av anbuden. Ombudsmannen får inte ersätta administrationens bedömning med sin egen bedömning (2). Ombudsmannens granskning är i sådana fall begränsad till en bedömning av huruvida administrationen gjort sig skyldig till förfarandefel eller uppenbart oriktiga bedömningar.

17. Ombudsmannens avdelningar granskade utvärderingskommitténs rapport för att bedöma om klagandens argument var välgrundade. I detta sammanhang granskade ombudsmannens avdelningar noggrant de kommentarer som gjorts om de andra inlämnade anbuden samt de kommentarer som gjorts om det valda anbudet.

Utvärderingen av klagandens "koncept" och metod

18. Enligt de uppgifter som parlamentet lämnade till klaganden i sina skrivelser av den 28 februari 2007 och den 14 mars 2007 identifierade utvärderingskommittén inte något starkt ”koncept” eller något huvudtema som kopplar samman de olika verksamheterna i klagandens anbud. Parlamentet konstaterade att a) anbudet i första hand byggde på tidigare erfarenheter, b) Det fanns ingen förklaring till det övergripande begreppet. c) De flesta av de förslag som klagandens företag lade fram för evenemanget baserades på marginella teman. d) Den föreslagna metoden var svag, eftersom den endast byggde på personliga kontakter. och e) de fyra enhetsmedlemmarnas roll och särskilda uppgifter förklarades inte.

19. Ombudsmannens avdelningar granskade noggrant utvärderingskommitténs rapport för att bedöma om parlamentets förklaring var tillräcklig och konsekvent. I detta sammanhang granskade ombudsmannens avdelningar noggrant kommentarerna i rapporten om de andra inlämnade anbuden samt kommentarerna om det valda anbudet.

20. Ombudsmannen noterar att de särskilda villkoren innehåller en förteckning över tilldelningskriterier, bland annat följande:

- "förståelse av avtalets mål och de uppgifter som ska utföras,

- Den föreslagna metodens kvalitet och relevans.

- De föreslagna produkternas och lösningarnas effektivitet, kvalitet och användbarhet (...)"

I detta sammanhang anser ombudsmannen att parlamentet hade rätt att utvärdera anbuden på grundval av hur de på ett tydligt sätt anger målen för kontraktet och de uppgifter som ska utföras. Det var också lämpligt att parlamentet utvärderade kvaliteten och relevansen hos den metod som varje anbudsgivare skulle använda. Dessutom var det lämpligt att parlamentet utvärderade de föreslagna produkternas och lösningarnas effektivitet, kvalitet och användbarhet.

21. Utvärderingskommitténs bedömning av de kriterier som beskrivs i punkt 20 ovan kan beskrivas som hänförlig till ”konceptet” för evenemanget. Ombudsmannen förstår således att anbudsgivarna var skyldiga att i sina anbud utveckla ett sammanhängande "koncept" i samband med firandet av "Open Air Event". Utvärderingskommitténs rapport, som ombudsmannens avdelningar granskade, bekräftar att en jämförande bedömning av alla anbud gjordes med avseende på kontraktets mål och de uppgifter som skulle utföras. Såsom parlamentet noterade i sin skrivelse till klaganden baserades klagandens anbud främst på tidigare erfarenheter och innehöll ingen förklaring till det övergripande ”konceptet” för den framtida händelsen. Ombudsmannen noterar att parlamentet har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att fastställa vad som utgör ett lämpligt "begrepp". Parlamentet ansåg att "konceptet" i klagandens anbud var mindre utvecklat än "konceptet" i det vinnande anbudet. Efter att ha granskat utvärderingskommitténs bedömning konstaterar ombudsmannen att det inte finns några bevis för att parlamentet gjort en uppenbart oriktig bedömning. Parlamentets förklaring till klaganden var dessutom tillräcklig och sammanhängande.

22. Utvärderingskommitténs rapport bekräftar att en jämförande bedömning mellan alla anbud också gjordes med avseende på den föreslagna metodens kvalitet och relevans. Efter att ha granskat utvärderingskommitténs bedömning noterar ombudsmannen att i) den föreslagna metoden i klagandens anbud baserades på personliga kontakter och ii) de fyra gruppmedlemmarnas roll och specifika uppgifter inte förklarades. Han noterar också att parlamentet har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller hur metoden ska utvärderas. Parlamentet ansåg att metoden för klagandens anbud var mindre effektiv än metoden för det vinnande anbudet. Efter att ha granskat utvärderingskommitténs utvärdering konstaterar ombudsmannen också att det inte finns några bevis för att parlamentet gjort en uppenbart oriktig bedömning. Ombudsmannen anser dessutom att parlamentets förklaring till klaganden var tillräcklig och konsekvent.

23. Utvärderingskommitténs rapport bekräftar att en jämförande bedömning mellan alla anbud också gjordes med avseende på de föreslagna produkternas och lösningarnas effektivitet, kvalitet och användbarhet. Efter att ha granskat utvärderingskommitténs bedömning noterar ombudsmannen att klagandens anbud innehöll ett antal teman och att parlamentet har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller vad som utgör relevanta teman. I klagandens fall ansåg parlamentet att klagandens anbud baserades på ”överträdelseteman”. Mot bakgrund av ovanstående och efter sin analys av utvärderingskommitténs utvärdering konstaterar ombudsmannen att det inte fanns några bevis för att parlamentet gjort en uppenbart oriktig bedömning. Han anser också att parlamentets förklaring till klaganden var tillräcklig och konsekvent.

Underleverantörernas tekniska och yrkesmässiga kapacitet

24. Ett av urvalskriterierna i de särskilda villkoren (punkt 15.2 A) var anbudsgivarnas tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Detta kriterium bedömdes på grundval av den erfarenhet som styrktes av tjänsteleverantörens eller uppdragstagarens kvalifikationer, både utbildningsmässiga och yrkesmässiga, och av företagets ledning, särskilt av de personer som ansvarar för att tillhandahålla tjänsterna. Curriculum vitae måste bifogas anbudet.”(understrykning tillagd)

25. Utvärderingskommitténs rapport, som ombudsmannens avdelningar granskade, bekräftar att en jämförande bedömning av alla anbud gjordes i förhållande till det ovan beskrivna kriteriet. Efter att ha granskat utvärderingskommitténs bedömning noterar ombudsmannen att klagandens anbud inte innehöll meritförteckningarna för alla personer som var ansvariga för att tillhandahålla tjänsterna. Efter att ha granskat utvärderingskommitténs utvärdering konstaterar ombudsmannen att det inte fanns några bevis för att parlamentet gjort en uppenbart oriktig bedömning. Ombudsmannen anser också att parlamentets förklaring till klaganden var tillräcklig och konsekvent.

Anbudets giltighet

26. Klaganden preciserade att dess anbud endast var giltigt till och med den 1 mars 2007. Ombudsmannen noterar att det i de särskilda villkoren angavs att anbudsgivarna skulle garantera sitt anbud till och med den 12 augusti 2007.

27. Ombudsmannen anser därför att kommittén gjorde rätt i att inte välja ett anbud som inte var garanterat förrän kontraktet hade undertecknats. Sökanden har således inte gjort sig skyldig till någon uppenbart oriktig bedömning i denna del av klagomålet.

Användning av ytterligare skäl för att förkasta anbudet

28. I sin skrivelse av den 14 mars 2007 tillade parlamentet att klaganden inte hade lämnat in intyg om sina tidigare projekt (punkt 15.2.A.2 i de särskilda villkoren) och att klaganden inte hade lämnat ett fullständigt budgetanbud, det vill säga bilaga B till anbudet (punkt 8 i de särskilda villkoren).

29. Ombudsmannen noterar att skyldigheten att tillhandahålla en förteckning över sina tidigare projekt och motsvarande intyg utgör en del av urvalskriterierna. Skyldigheten att lämna ett fullständigt budgetanbud angavs dessutom i anbudsinfordran. som svar på en fråga från en anbudsgivare, Det angavs att underlåtenhet att uppfylla något av dessa kriterier skulle leda till att en anbudsgivare utesluts från anbudsförfarandet.

30. Av ombudsmannens inspektion framgick det att dessa två skäl faktiskt nämndes i utvärderingsrapporten. Trots dessa brister beslutade emellertid utvärderingskommittén att granska klagandens anbud och tilldela det poäng.

31. I detta avseende anser ombudsmannen att om utvärderingskommittén i själva verket inte tog hänsyn till dessa ytterligare skäl för att utesluta klaganden från anbudsförfarandet, borde parlamentet inte ha informerat klaganden om att dessa skäl också var relevanta med avseende på dess bristande framgång i anbudsförfarandet. I detta sammanhang kommer ombudsmannen att göra ytterligare en anmärkning nedan.

Det pris som erbjudits av den utvalda anbudsgivaren

32. Ombudsmannen erinrar om att enligt de särskilda villkoren tilldelades marknaden det anbud som uppvisade det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris och vars poäng låg över det minimum som krävdes (70 poäng).

33. Klaganden hävdade att dess anbud var billigare än det valda anbudet.

34. Ombudsmannen erinrar om att enligt artikel 138 i genomförandebestämmelserna till budgetförordningen ska ”det anbud som ger mest valuta för pengarna vara det som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, med beaktande av kriterier som motiveras av kontraktsföremålet, såsom det angivna priset, tekniska meriter, estetiska och funktionella egenskaper, miljöegenskaper, driftskostnader, lönsamhetens slutförande eller leveranstider, kundservice och tekniskt bistånd.”(3) Enligt gemenskapsdomstolarnas rättspraxis ”måste de kriterier som den upphandlande myndigheten antar för att fastställa vilket anbud som ger det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inte nödvändigtvis vara kvantitativa eller endast avse priser. Även om tilldelningskriterier som inte uttrycks i kvantitativa termer ingår i förfrågningsunderlaget, kan de tillämpas objektivt och enhetligt för att jämföra anbuden och är klart relevanta för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet"(4). Även om klagandens anbud var billigare var priset således inte det enda kriterium som måste beaktas vid valet av det vinnande anbudet.

35. För vart och ett av de andra kriterierna av kvalitativ karaktär tilldelade utvärderingskommittén också poäng, med ett minsta antal på 70 poäng. Ombudsmannen erinrar om att klagandens anbud inte fick det minsta antal poäng som krävdes.

36. Ombudsmannens avdelningar har noggrant granskat utvärderingskommitténs jämförelse av anbudsgivarnas priser. Till följd av dessa slutsatser drar ombudsmannen slutsatsen att det inte gjordes någon uppenbart oriktig bedömning när det gäller denna aspekt av klagomålet.

37. Slutligen, när det gäller klagandens kommentar om de påstådda bristerna i det evenemang som anordnades av den vinnande anbudsgivaren, vill ombudsmannen klargöra att parlamentet endast kunde utvärdera de anbud som lades fram för det i anbudsförfarandet. Den kunde inte, vid den tidpunkt då anbuden lades fram, utvärdera det slutliga genomförandet av händelsen. Om parlamentet skulle anse att den vinnande anbudsgivaren inte tillhandahöll de tjänster som angavs i det vinnande anbudet har parlamentet möjlighet att utöva sina avtalsenliga rättigheter gentemot den vinnande anbudsgivaren.

38. För att säkerställa att hans undersökning var fullständig ansåg ombudsmannen att det var nödvändigt att kontrollera utvärderingskommitténs sammansättning. Han påminner om att enligt artikel 146 i genomförandebestämmelserna till budgetförordningen (5) ska "[a]ll anbudsansökningar och anbud som förklarats uppfylla kraven utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté som inrättats för var och en av de två etapperna på grundval av de på förhand tillkännagivna uteslutnings- och urvalskriterierna respektive tilldelningskriterierna. Denna kommitté ska utses av den behöriga utanordnaren för att avge ett rådgivande yttrande om kontrakt (...) Utvärderingskommittén ska bestå av minst tre personer som företräder minst två organisatoriska enheter inom den berörda institutionen som inte har någon hierarkisk koppling sinsemellan, varav minst en inte omfattas av den behöriga utanordnaren." Efter att ha granskat parlamentets handlingar anser ombudsmannen att parlamentet har följt de tillämpliga bestämmelserna.

B. Slutsatser

På grundval av sina undersökningar av detta klagomål drar ombudsmannen slutsatsen att det inte har förekommit några administrativa missförhållanden i parlamentet. Han gör dock följande ytterligare anmärkning:

De ytterligare skäl som parlamentet lade fram i sin skrivelse till klaganden av den 14 mars 2007 beaktades inte av utvärderingskommittén. Parlamentet borde därför inte ha lagt fram dessa skäl som ytterligare skäl för att avvisa klagandens anbud.

Klaganden och parlamentet kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 19 november 2008

(1) EUT 2007/S 11-011658.

(2) Se beslut i klagomål 1043/2000/GG.

(3) Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 357, 2002, s. 1).

(4) Mål T-59/05, Evropaïki Dynamiki mot kommissionen, dom av den 10 september 2008, ännu ej offentliggjord, punkt 59.

(5) Se fotnot 3.