Strasbourg den 20 juni 2008

Herr ordförande,

Den 14 december 2007 informerade jag er om att jag hade beslutat att inleda en undersökning på eget initiativ om frågan om Europeiska kommissionens betalningsfrister.

Den 25 mars 2008 avgav kommissionen sitt yttrande.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Skälen till den egeninitiativa undersökningen

Enligt artikel 195 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen har Europeiska ombudsmannen befogenhet att på eget initiativ genomföra undersökningar av eventuella administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamhet. I sin undersökning på eget initiativ OI/5/99/(IJH)GG undersökte ombudsmannen frågan om sena betalningar från kommissionens sida. Denna undersökning avslutades den 16 februari 2001.

I sitt beslut om att avsluta denna undersökning drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionen hade vidtagit åtgärder för att ta itu med problemet, vilket föreföll vara tillfredsställande. Han tillade dock att han skulle överväga att inleda en ny undersökning om det i framtiden skulle visa sig att kommissionens sena betalningar trots dessa åtgärder fortsatte att skapa allvarliga problem.

Sju år senare, och mot bakgrund av ett antal fall som ombudsmannen varit tvungen att hantera under de senaste åren (se till exempel hans beslut om klagomål 818/2005/PB, 3067/2005/(MHZ)MF och 2692/2006/BB), föreföll det ombudsmannen som om det fanns utrymme för att inleda en ny undersökning på eget initiativ i syfte att fastställa vilka ytterligare åtgärder som kommissionen hade vidtagit i detta avseende och om det fortfarande fanns problem som behövde åtgärdas på lämpligt sätt när det gäller betalningsfrister.

Ombudsmannen erinrade särskilt om att han hade mottagit två på varandra följande klagomål från en tysk medborgare som regelbundet arbetar för kommissionen som expert (klagomål 1266/2005/MF och 2569/2006/WP), som båda gällde förseningar i kommissionens betalningar. I sitt beslut om klagomål 2569/2006/WP, som antogs den 19 juli 2007, förklarade ombudsmannen att han ansåg det lämpligt att på nytt undersöka frågan om sena betalningar på bredare basis genom att genomföra en ny undersökning på eget initiativ. Ombudsmannen tillade att denna undersökning skulle omfatta en undersökning av effektiviteten i de åtgärder som kommissionen vidtagit för att påskynda betalningarna.

Mot bakgrund av ovanstående beslutade ombudsmannen att inleda en ny undersökning på eget initiativ om kommissionens betalningsfrister.

Frågeställningen

Den information som efterfrågas i undersökningen på eget initiativ

I sitt brev om att inleda sin undersökning bad ombudsmannen kommissionen att informera honom om de åtgärder som den hade vidtagit för att identifiera och ta itu med orsakerna till förseningarna i utbetalningarna till entreprenörer och mottagare av bidrag och subventioner.

Ombudsmannen tillade att det i detta sammanhang skulle vara mycket användbart om kommissionen också kunde lägga fram statistiska uppgifter som skulle kunna illustrera problemet eller de korrigerande åtgärder som vidtagits av kommissionen. Han tillade att han skulle vara särskilt intresserad av att få information om antalet och procentandelen fall där betalningsförseningar inträffade, om omfattningen av de förseningar som faktiskt inträffade, om de aktuella beloppen och om de fall där ränta betalades på grund av sen betalning.

Ombudsmannen noterade att kommissionen i sitt yttrande över klagomål 2569/2006/WP hade hänvisat till artikel 106 i sin förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (1) (nedan kallad förordning 2342/2002) som inrättande av en standardmekanism för betalning av ränta.

I sin ursprungliga lydelse föreskrevs följande i denna artikel:

”Betalningsfrister och dröjsmålsränta

1. Förfallna belopp ska betalas inom 45 kalenderdagar från den dag då en godtagbar begäran om betalning registrerades av den behöriga avdelningen vid den behöriga utanordnaren (...).

(...)

5. När de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 har löpt ut får borgenären inom två månader från mottagandet av den försenade betalningen begära ränta (...).”

I sitt yttrande över klagomål 2569/2006/WP påpekade kommissionen att den därför inte automatiskt betalade ränta, utan endast på begäran av borgenären.

Ombudsmannen begärde därför att kommissionen skulle informera honom om de praktiska aspekterna av att betala dröjsmålsränta. Han tillade att han skulle vara särskilt intresserad av att få veta om borgenärerna särskilt påmindes om sin rätt att kräva ränta när den försenade betalningen görs.

Ombudsmannen påpekade att det också skulle vara värdefullt att veta hur många borgenärer som skulle ha rätt att kräva ränta som faktiskt har en sådan fordran.

Slutligen bad ombudsmannen kommissionen att ge honom sina synpunkter på huruvida behovet av att lägga fram en begäran om ränta och att göra detta inom två månader efter mottagandet av den försenade betalningen kanske inte avskräcker vissa av dess partner från att insistera på sina rättigheter.

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande, som lades fram för ombudsmannen av kommissionsledamot Grybauskaité, gjorde kommissionen följande kommentarer:

Inledningsvis bör det erinras om att betalningsfrister fastställs i förordning (EG) nr 2342/2002 och undantagsvis i sektorsspecifika förordningar.

Enligt artikel 106 i förordning (EG) nr 2342/2002 ska betalningarna göras inom 45 kalenderdagar från den dag då en godtagbar begäran om betalning registrerades eller inom 30 kalenderdagar för betalningar som avser tjänste- eller varukontrakt, om inte annat föreskrivs i kontraktet. Normalt sett ligger kommissionens standardavtal i linje med de tidsfrister som föreskrivs i förordning (EG) nr 2342/2002.

För betalningar som enligt kontraktet, bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet är beroende av godkännande av en rapport eller ett intyg (mellanliggande betalningar och/eller slutbetalningar) börjar dock tidsfristen inte löpa förrän rapporten eller intyget i fråga har godkänts (2). När det gäller Europeiska utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden och Sammanhållningsfonden gäller en särskild regel: Betalningar måste göras inom två månader (3).

Kommissionen har förbättrat sina resultat när det gäller betalningar under 2005–2007, både i fråga om antal och värde, även om den genomsnittliga förseningen inte har minskat nämnvärt. I följande tabell sammanfattas den nuvarande situationen när det gäller betalningar som gjorts efter det att tidsfristerna löpt ut (nedan kallade försenade betalningar):

Tabell 1: Antal och värde av sena betalningar. genomsnittlig försening

	2005	2007
Försenade betalningar i antal (4)	42.74%	22.57%
Försenade betalningar i värde (5)	17.48%	11.52%
Förseningar i genomsnitt (6)	49,13 dagar	47,98 dagar

Kommissionen är fullt medveten om behovet av att respektera tidsfristerna för betalningar. Kommissionen har identifierat orsakerna till förseningarna, t.ex. komplexiteten i utvärderingsprocessen för styrkande handlingar, särskilt när det gäller tekniska rapporter som i vissa fall kräver extern expertis, svårigheterna med att försöka säkerställa en effektiv samordning av finansiella och operativa kontroller av betalningsansökningar och hanteringen av innehållanden. Dessutom kan kommissionen inte förutse när ansökningar om utbetalningar kommer att lämnas in och kan därför ha flera och ibland konkurrerande prioriteringar att förvalta samtidigt.

Kommissionen har vidtagit många åtgärder för att undvika sena betalningar, både på administrativ och rättslig nivå.

På administrativ nivå har överensstämmelse med tidsfristerna för betalningar definierats som en resultatindikator, särskilt vid generaldirektorat som genomför stora delar av EG:s budget. Interna övervakningssystem har införts för regelbunden rapportering av sena betalningar och/eller begärda betalningar. Förenklingsinitiativ har tagits för att påskynda behandlingen av ansökningar om utbetalning, t.ex. ökad användning av revisionsintyg, bättre definition av resultat eller typer av kostnader för att underlätta de kontroller som ska utföras. Åtgärder för att öka medvetenheten och utbyte av bästa praxis sker också regelbundet. Som statistiken ovan visar har dessa åtgärder redan haft en positiv inverkan.

På lagstiftningsnivå har kommissionen infört bestämmelser för att ta itu med sådana problem i den översyn av förordning (EG) nr 2342/2002 som antogs i augusti 2006 och maj 2007 (7). I synnerhet bör följande åtgärder framhållas:

• Möjlighet att använda en enda tidsfrist för godkännande av en rapport och för den betalning som är kopplad till den. Denna praxis kommer att uppmuntra en parallell granskning av finansiella och operativa aspekter (8).
• Enklare användning av enhetsbelopp och schablonsatser, vilket undviker tidskrävande och tungrodda kontroller av standardiserade åtgärder/kostnader (9).
• Införande av en längsta tidsfrist för prövning av huruvida ansökan om utbetalning kan tas upp till prövning (10).
• Från och med den 1 januari 2008 betalas dröjsmålsränta automatiskt och i princip (11) inte längre på villkor att en begäran om betalning lämnas in (12).
• Rapportera till budgetmyndigheten om iakttagandet av betalningsfrister och hanteringen av inställda betalningar (13).

Resultaten av dessa åtgärder kommer att utvärderas i de kommande rapporter som kommissionen måste utarbeta för budgetmyndigheten.

När det gäller betalning av dröjsmålsränta har Europeiska kommissionen varit tvungen att hantera begränsade ansökningar under perioden 2005–2007.

Tabell 2: Antal ansökningar om dröjsmålsränta och räntebelopp

	2005	2007
Antal ansökningar	149, dvs. 0,11 %	136, dvs. 0,16 %
Räntebelopp som betalats	230 736,58 euro	378 211,57 euro

Reglerna för betalning av dröjsmålsränta fastställs tydligt i de standardavtal och bidragsöverenskommelser som kommissionen använder. Stödmottagarna bör därför vara medvetna om sin rätt att kräva dröjsmålsränta.

Det mycket begränsade antalet ansökningar om betalning av ränta skulle kunna innebära att stödmottagarna inte har ägnat tillräcklig uppmärksamhet åt de klausuler som ger dem rätt att kräva ränta eller att de avsiktligt inte begär det, särskilt om beloppet inte är betydande eller om de har lämnat in de styrkande handlingarna för sent (14). Under alla omständigheter kommer, såsom anges ovan, ränta från och med den 1 januari 2008 i princip att betalas utan föregående begäran.

Sammanfattningsvis anser kommissionen att den övergripande situationen ständigt förbättras, vilket framgår av de statistiska uppgifterna.

Denna positiva trend förväntas fortsätta och förbättras till följd av tillämpningen av de riktade åtgärder som antagits av kommissionen. Kommissionen anser att de nya skyldigheterna att automatiskt betala dröjsmålsränta och årligen rapportera till parlamentet om iakttagandet av tidsfrister oundvikligen kommer att stärka öppenheten, effektiviteten och ansvarsskyldigheten vid hanteringen av tidsfrister. Samtidigt kommer de att stärka skyddet av aktörernas individuella rättigheter och stärka det befintliga partnerskapet mellan kommissionen och mottagare av gemenskapsmedel.

Dessa två nya åtgärder utgör ett starkt incitament och kommer att stimulera en mer robust ekonomisk förvaltning. De kommer att kräva kontinuerliga insatser från kommissionens sida för att ständigt uppfylla höga prestandastandarder, bedöma effektiviteten i dess verktyg och vidta lämpliga korrigerande åtgärder för att säkerställa betalningar i tid. Kommissionens avdelningar har gjorts fullt medvetna om denna nya förvaltningsmiljö och om behovet av att uppnå bättre resultat när det gäller betalningar i tid.

Mot bakgrund av denna utveckling står det klart att kommissionen är fast besluten att ta itu med dessa utmaningar, vilket kommer att göra den till en allt mer tilltalande partner för operatörerna.

Beslutet

1 Ombudsmannens undersökning på eget initiativ

1.1 Denna undersökning av frågan om Europeiska kommissionens betalning i tid följer på en tidigare undersökning (OI/5/99/(IJH)GG), som inleddes den 3 december 1999 och avslutades den 16 februari 2001. I sitt beslut om att avsluta denna undersökning drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionen hade vidtagit åtgärder för att ta itu med det problem som föreföll vara tillfredsställande. Han tillade dock att han skulle överväga att inleda en ny undersökning om det i framtiden skulle visa sig att kommissionens sena betalningar trots dessa åtgärder fortsatte att skapa allvarliga problem. Sju år senare, och mot bakgrund av ett antal fall som ombudsmannen varit tvungen att ta itu med under de senaste åren, föreföll det ombudsmannen som om det fanns utrymme för att inleda en ny undersökning på eget initiativ i syfte att fastställa vilka ytterligare åtgärder som kommissionen hade vidtagit i detta avseende och om det fortfarande fanns problem med betalningsfrister som behövde åtgärdas på lämpligt sätt. Den 14 december 2007 inledde ombudsmannen därför denna undersökning.

1.2 I sitt yttrande, som lades fram den 25 mars 2008, redogjorde kommissionen ingående för situationen och de åtgärder som vidtagits på detta område.

1.3 Ombudsmannen noterar att det framgår av den information som kommissionen lämnat att sena betalningar fortfarande utgör ett allvarligt problem. Enligt dessa uppgifter förekom förseningar under 2007 som omfattade 22,57 % av alla betalningar som gjorts av kommissionen. Detta innebär att förseningar inträffade i mer än ett av fem fall. Det bör också beaktas att den genomsnittliga förseningen uppgick till 47,98 dagar. Ombudsmannen noterar vidare att siffrorna för 2007 visar att medan förseningarna gällde 22,57 % av alla betalningar utgjorde dessa betalningar endast 11,52 % av det totala värdet av betalningarna. Det förefaller därför som om förseningar är ett särskilt problem när det gäller betalningar med små eller relativt begränsade belopp. Med tanke på att det förefaller rimligt att anta att betalningsanspråk från enskilda medborgare eller små och medelstora företag normalt faller inom denna kategori, förefaller betalningsförseningar därför vara av särskild betydelse för just de personer som är i störst behov av skydd mot de negativa resultat som uppstår till följd av betalningsförseningar.

1.4 Ombudsmannen anser därför att den nuvarande situationen är klart oacceptabel och behöver förbättras avsevärt och snabbt.

1.5 Ombudsmannen konstaterar dock med tillfredsställelse att kommissionen verkar ha förstått hur allvarlig situationen är och att åtgärder har vidtagits för att bekämpa problemet. Han anser att de åtgärder som kommissionen har hänvisat till i detta sammanhang, både när det gäller den administrativa och den rättsliga nivån, helt klart är användbara och sannolikt kommer att leda till förbättringar.

1.6 När det gäller administrativa åtgärder anser ombudsmannen att kommissionens beslut att betrakta iakttagandet av betalningsfristerna som en indikator vid bedömningen av personalens prestationer är särskilt relevant i detta sammanhang.

1.7 När det gäller lagstiftningsåtgärder bör man särskilt framhålla ändringen av artikel 106.5 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (15) ("förordning 2342/2002"). Enligt den ändrade versionen av denna bestämmelse, och från och med den 1 januari 2008, ska ränta betalas automatiskt om betalningarna försenas, och beräkningen ska baseras på perioden ”från och med kalenderdagen efter utgången av betalningsfristen till och med betalningsdagen”. Ombudsmannen välkomnar denna förändring. Han anser att detta steg, som helt klart går i rätt riktning, sannolikt kommer att ge ytterligare ett starkt incitament för de berörda tjänsterna att undvika försenade betalningar.

1.8 Ombudsmannen noterar, vilket kommissionen har betonat i sitt yttrande, att de tillgängliga siffrorna tyder på att en förbättring redan har skett. Medan 42,74 % av alla betalningar från kommissionen försenades 2005 hade denna siffra nästan halverats 2007 (22,57 %, se ovan). En markant, om än mycket mer begränsad, förbättring kan också noteras när det gäller det totala värdet av de betalningar, uttryckt i procent, som försenades, vilket minskade med mer än en tredjedel (från 17,48 % av det totala betalningsbeloppet 2005 till 11,52 % 2007). Det bör dock understrykas att den förbättring som hittills har skett helt klart är relativ. Ombudsmannen är mycket förvånad, och inte alls nöjd, över att höra att under 2005, det vill säga flera år efter hans första undersökning av problemet med sena betalningar, fortsatte nästan hälften av kommissionens betalningar att vara försenade. Det bör också noteras att även om uppenbara framsteg gjordes mellan 2005 och 2007 när det gäller de berörda betalningarnas antal och värde, är det knappast någon märkbar förbättring när det gäller den genomsnittliga längden på förseningarna. Framför allt, och som nämnts ovan (se punkt 1.3), gör de siffror som kommissionen tillhandahållit det inte möjligt att dra slutsatsen att de förbättringar som hittills uppnåtts i tillräcklig utsträckning har gynnat de personer som är i störst behov av skydd mot de negativa effekter som uppstår till följd av försenade betalningar.

1.9 Med tanke på att många av de åtgärder som kommissionen har vidtagit i detta sammanhang, särskilt de som ledde till ändringar av förordning (EG) nr 2342/2002, verkar vara relativt nya, anser ombudsmannen att det är för tidigt att bedöma hur de kommer att påverka situationen. Ombudsmannen anser därför att det bästa sättet att gå vidare är att avsluta den aktuella undersökningen och inleda en ny undersökning på eget initiativ i början av 2009, då siffror för kommissionens resultat 2008 kommer att finnas tillgängliga. På grundval av dessa siffror kommer ombudsmannen sedan att kunna besluta om kommissionen har vidtagit alla lämpliga åtgärder för att bekämpa betalningsförseningar eller om ytterligare åtgärder är nödvändiga.

1.10 Det kan vara lämpligt att påpeka att man vid denna översyn även kommer att beakta effekterna av översynen av artikel 106.5 i förordning (EG) nr 2342/2002. I detta sammanhang bör det noteras att det i andra stycket i denna bestämmelse föreskrivs att ränta inte ska betalas automatiskt ”när den ränta som beräknas i enlighet med bestämmelserna i första stycket är lägre än eller lika med 200 euro”. I sådana fall kommer ränta att betalas till borgenären "endast efter en begäran som lämnats in inom två månader efter mottagandet av sen betalning". I dessa fall har översynen således inte medfört någon förändring. Det förefaller rimligt att anta att fordringar på betalning från medborgare eller små och medelstora företag normalt faller inom denna kategori (16). I sin skrivelse om att inleda denna undersökning bad ombudsmannen kommissionen att ge honom sina synpunkter på huruvida behovet av att lägga fram en begäran om ränta och att göra detta inom två månader efter mottagandet av den försenade betalningen kanske inte avskräcker vissa av dess partner från att insistera på sina rättigheter. Kommissionen har inte lämnat något exakt svar på denna fråga. Denna fråga kommer därför att ingå i den nya undersökning på eget initiativ som ska inledas i början av 2009. Ombudsmannen anser att det inte kan uteslutas att en grundlig behandling av de negativa effekterna av sena betalningar, särskilt när det gäller medborgare och små och medelstora företag, kan göra det nödvändigt att ompröva det tröskelvärde som föreskrivs i artikel 106.5 i förordning (EG) nr 2342/2002.

2 Slutsats

2.1 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att den aktuella undersökningen bör avslutas.

2.2 En ny undersökning på eget initiativ kommer att inledas i början av 2009, då siffror för kommissionens resultat 2008 kommer att finnas tillgängliga.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) EGT L 357, 2002, s. 1.

(2) Enligt artikel 106.3 i förordning (EG) nr 2342/2002 får tidsfristen för godkännande inte överstiga a) 20 kalenderdagar för enkla kontrakt som avser leverans av varor och tillhandahållande av tjänster, b) 45 kalenderdagar för andra kontrakt och bidragsöverenskommelser och c) 60 kalenderdagar för kontrakt och bidragsöverenskommelser som omfattar tekniska tjänster eller åtgärder som är särskilt komplicerade att utvärdera.

(3) Se artikel 87 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1083/2006 om allmänna bestämmelser för Europeiska regionala fonden, Europeiska socialfonden och Sammanhållningsfonden samt om upphävande av förordning (EG) nr 1260/1999 (EGT L 210, s. 25).

(4) Uttryckt i procent av alla betalningar.

(5) Uttryckt i procent av alla betalningar.

(6) Nettoförseningar.

(7) Förordning nr 2342/2002 ändrades senast genom förordning (EG, Euratom) nr 478/2007 av den 23 april 2007 (EUT L 111, s. 13).

(8) Artikel 106.3 i förordning (EG) nr 2342/2002 (i dess ändrade lydelse).

(9) Artikel 181 i förordning 2342/2002 (i dess ändrade lydelse).

(10) Artikel 106.1 i förordning (EG) nr 2342/2002 (i dess ändrade lydelse).

(11) Med undantag för små belopp (totalt 200 euro eller mindre).

(12) Artikel 106.5 i förordning (EG) nr 2342/2002 (i dess ändrade lydelse).

(13) Artikel 106.6 i förordning (EG) nr 2342/2002 (i dess ändrade lydelse).

(14) Under 2007 betalades mer än en tredjedel av det totala räntebeloppet till två energileverantörer.

(15) EGT L 357, 2002, s. 1 (senast ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 478/2007 av den 23 april 2007, EUT L 111, 2007, s. 13).

(16) På grundval av de räntesatser som gäller från och med den 1 juni 2008 skulle den maximala räntesatsen för uppskrivning av ränta enligt artikel 106.5 vara 11,19 %. Om man antar att förseningen i ett visst ärende motsvarar den genomsnittliga förseningen 2007 (dvs. 47,98 dagar) skulle en fordringsägare behöva ha en fordran på kommissionen som ligger betydligt över 10 000 euro för att ha rätt till mer än 200 euro i ränta.