Strasbourg den 19 juni 2008

Bäste herr L.,

Den 18 oktober 2007 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen om dess påstående, som formulerades i dess yttrande över ditt klagomål 488/2007/PB, att en viss handling som du hade begärt inte existerade. Ditt klagomål ingick i dina synpunkter på kommissionens ovannämnda yttrande.

Den 17 januari 2008 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 14 mars 2008. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 28 mars 2008.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klagomålet avsåg ett påstående från Europeiska kommissionen, inom ramen för dess handläggning av en ansökan om tillgång till handlingar, att en viss handling inte existerade och att tillgång därför inte kunde beviljas.

I ärende 488/2007/PB hade klaganden i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (1) (nedan kallad förordning 1049/2001) begärt tillgång till ett antal handlingar som innehas av Europeiska gruppen av regleringsmyndigheter, som inrättades av kommissionen. Kommissionen vägrade att ge tillgång till vissa handlingar. I sin skrivelse till kommissionen med en begäran om ett yttrande över klagomålet bad ombudsmannen också kommissionen att klargöra sitt beslut särskilt med avseende på ”Rapport ERG (06) 45 a”, för vilken klaganden skickade sitt meddelande av den 20 november 2006. ”Rapport ERG (06) 45 a” hade inte uttryckligen nämnts i kommissionens svar på klagandens bekräftande ansökan enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

I sitt yttrande angav kommissionen att när det gäller ”Rapport ERG (06) 45 a” är ERG-dokument som registrerats med bokstaven ”a” anteckningar som sammanfattar innehållet i de relaterade dokumenten. En sådan anmärkning borde normalt ha gjorts för ”Rapport ERG (06) 45” och ”Rapport ERG (06) 45b”. Något sådant meddelande lades emellertid inte fram, eftersom det strax före ERG:s plenarsammanträde hade beslutats att dessa rapporter inte skulle diskuteras, och ”det finns därför inget dokument med referensnummer ERG (06) 45a”.

I sina synpunkter av den 18 oktober 2007 på kommissionens yttrande över ovannämnda klagomål informerade klaganden ombudsmannen om att han hade erhållit kopior av den påstått obefintliga ”Rapport ERG (06) 45a”. Klaganden uttryckte sin oro över att kommissionen uppenbarligen hade lämnat osann information i sitt yttrande och uppmanade ombudsmannen att undersöka denna fråga.

Klaganden påpekade att det inte framgick tydligt av innehållet i dokumentet varför det inte borde ha offentliggjorts, eftersom dokumentet endast innehöll en sammanfattning av ”Rapport ERG (06) 45b” och en kommentar om att det inte fanns något trängande behov av offentliggörande.

Klaganden uppmanade ombudsmannen att behandla denna fråga separat, eftersom den rörde "grundsätzliche Zusammenarbeit [grundsätzliche Zusammenarbeit] mellan ombudsmannen och Europeiska gemenskapens organ och institutioner".

Den 17 januari 2008 inledde ombudsmannen denna undersökning av följande påstående: Kommissionen har lämnat osann information till ombudsmannen genom att i sitt yttrande över klagomål 488/2007/PB ange att dokumentet ”Rapport ERG (06) 45 a” inte finns.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande över klagomålet medgav kommissionen i huvudsak att handlingen existerade och framförde olika synpunkter avseende sin ursprungliga slutsats i denna fråga (se nedan i beslutsdelen). Kommissionen bifogade en kopia av detta dokument till sitt yttrande.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter uppgav klaganden att han inte hade några viktiga synpunkter på kommissionens yttrande, men påpekade att hans förtroende för kommissionen inte hade stärkts genom dess yttrande (se beslutsdelen nedan).

Beslutet

1 Påstående om att kommissionen gav osann information till ombudsmannen

1.1 Klaganden hävdade att kommissionen gav Europeiska ombudsmannen osann information när den i sitt yttrande över klagomål 488/2007/PB angav att dokumentet "Report ERG (06) 45 a"(på begäran av klaganden) inte existerade.

1.2 I sitt yttrande lämnade kommissionen uppgifter som i huvudsak bekräftade klagandens påstående. Kommissionen gjorde ett antal påpekanden i detta avseende:

1. Efter klagandens senaste ansökan om handlingar gjordes en ytterligare granskning av de handlingar som ERG hade tillgång till. Denna sökning bekräftade att "Rapportera ERG (06) 45a" existerar. Den återfanns slutligen på Circas webbplats (2).
2. Såsom redan förklarats i kommissionens svar till ombudsmannen avseende klagomål 488/2007/PB är de handlingar som registrerats med bokstaven ”a” inlagor. Dessa meddelanden sammanfattar kortfattat frågor som presenteras i relaterade dokument och är avsedda att vara ett sätt att lägga fram dokument för ERG:s plenarsammanträden för diskussion före antagandet. När kommissionen besvarade ombudsmannens begäran om information avseende klagomål 488/2007/PB ansåg den i god tro att i) ingen skrivelse hade utarbetats, eftersom "Rapport ERG (06) 45" skulle behandlas som en A-punkt utan diskussion (3), och att ii) den handlingen därför inte kunde vara i dess besittning.
3. Till en början försökte kommissionens avdelningar hämta handlingen från den plats där sådana handlingar vanligtvis sparas, under en begränsad tidsperiod, innan de raderades på grund av utrymmesbegränsningar, dvs. på persondatorer och på elektroniska stöd för att spara handlingar som rör ERG:s plenarsammanträde. Den konsulterade inte Circa-webbplatsen, som snarare är avsedd att användas av de nationella regleringsmyndigheternas delegater.
4. När det gäller innehållet i skrivelsen i fråga bekräftar kommissionens avdelningar att det i sak är en identisk återgivning av slutsatserna på sidan 21 i ”Rapport ERG (06) 45”, som kommissionen tidigare har lämnat ut till klaganden.

1.3 I sina synpunkter gjorde klaganden följande påpekanden: Han förklarade att han hade fått intrycket att kommissionen inte tog sin skyldighet att samarbeta med Europeiska ombudsmannen på särskilt stort allvar. Han ansåg inte att det var troligt att kommissionen verkligen hade sökt efter den påstått icke-existerande handlingen. Han påpekade att det knappast var tänkbart att "Rapport ERG (06) 45b " existerade, men att det dokument som logiskt föregick detta, det vill säga "Rapport ERG (06) 45a", inte gjorde det. Han uppgav att han till exempel kunde ha förstått förklaringen att handlingen hade bedömts vara alltför obetydlig och därför hade strukits. Men förklaringen att dokumentet aldrig hade skapats stärkte inte hans förtroende för kommissionen.

1.4 Ombudsmannen noterar att en institutions faktiska konstaterande att en handling inte existerar medför en (motbevisbar) presumtion om sanningsenlighet (4). Denna presumtion gäller för alla aktörer som kan vara involverade i samband med ansökningar om tillgång till handlingar, oavsett om de är medborgare eller andra gemenskapsinstitutioner. Vad särskilt gäller ombudsmannen grundar sig presumtionen om sanningsenlighet först och främst på den höga grad av förtroende som finns mellan alla institutioner och ombudsmannen när det gäller tillämpningen av förordning 1049/2001. Det medför dessutom en fördel för processekonomin - både för administrationen och för ombudsmannen - genom att kraftigt minska behovet av att genomföra inspektioner av de administrativa akterna eller handlingarna i fråga. Samtidigt innebär presumtionen om sanningsenlighet en särskilt strikt omsorgsplikt för att säkerställa riktigheten av påståenden om att en handling inte existerar.

1.5 I förevarande fall har kommissionen till fullo medgett att det omtvistade faktiska uttalandet som den hade gjort var felaktigt, det vill säga att den påstått icke-existerande handlingen faktiskt existerade. Den relevanta frågan i detta skede av utredningen är därför huruvida kommissionen har iakttagit den ovannämnda omsorgsplikten.

1.6 Efter att noggrant ha granskat kommissionens yttrande anser ombudsmannen inte att han har fått information eller förklaringar som visar att ovannämnda skyldighet har fullgjorts, av följande skäl:

För det första framgår det av punkt 1 i kommissionens yttrande att dess avdelningar på något sätt hade dragit slutsatsen att handlingen inte existerade av det faktum att handlingar som registrerats med bokstaven "a" är inlagor. Dessa meddelanden sammanfattar kortfattat frågor som presenteras i relaterade dokument och är utformade för att lägga fram dokument för ERG:s plenarsammanträden för diskussion innan de antas. Ovanstående slutsats förefaller ha gjorts i samband med det faktum att ”dokument ERG (06) 45 skulle behandlas som en A-punkt utan diskussion”. Kommissionen har emellertid inte lämnat tillräckliga förklaringar till varför en sådan slutsats i allmänhet skulle vara motiverad(5) och varför en sådan slutsats, under de särskilda omständigheterna i det aktuella fallet, i slutändan inte återspeglade verkligheten.

För det andra har punkt 2 i kommissionens yttrande inte gett tydlig och adekvat information om den relevanta sökning som utförts av kommissionens avdelningar. Det hänvisar endast i allmänna ordalag till en ospecificerad "plats" där dokument sparas under en ospecificerad "begränsad period" innan de raderas. Det är oklart om syftet med begäran om förhandsavgörande är att förmedla information om att de avdelningar vid kommissionen som sökte efter handlingen gjorde det efter det att en viss period för bevarande av handlingar hade löpt ut, och att de därför (uppenbarligen) inte kunde hitta den. Till följd av detta hänvisas det i yttrandet återigen till en webbplats för Circa, där det anges att denna webbplats "snarare är avsedd" för de nationella tillsynsmyndigheternas delegater. Detta ger bland annat ingen tydlig och specifik information om huruvida dess tjänster inte rimligen förväntades, som en självklarhet, också ha sökt på nämnda "CIRCA" webbplats.

Slutligen ska det påpekas att kommissionen angav att handlingen i fråga aldrig existerade, inte att den inte längre var i dess besittning eller att dess försök att hämta den från sitt/sina datasystem inte hade varit fruktbart.

1.7 Med tanke på arten av de administrativa missförhållanden som konstaterats ovan påpekar ombudsmannen att det, i enlighet med principerna om god förvaltning, skulle ha varit lämpligt för kommissionen att be den klagande om ursäkt. Kommissionen har valt att inte göra det, och ombudsmannen avslutar därför ärendet med en kritisk anmärkning.

2 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Presumtionen att administrationens faktiska uttalande om att en viss begärd handling inte existerar är sanningsenligt innebär en särskilt strikt omsorgsplikt för att säkerställa att sådana uttalanden är korrekta. Mot bakgrund av sina slutsatser i punkt 1.6 ovan anser ombudsmannen inte att han har fått information och förklaringar som visar att denna skyldighet har fullgjorts i det aktuella fallet. Kommissionens relevanta agerande innebär således administrativa missförhållanden.

Ombudsmannen avslutar ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Som framgår av dagordningen (ERG (06) 35 rev 1) för ERG:s 18:e plenarsammanträde den 5–6 oktober 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf) och protokollet från detta plenarsammanträde (ERG (06) 52).

(4) Se mål T-311/00, British American Tobacco mot kommissionen, REG 2002, s. II-2781, punkt 35.

(5) Det är till exempel uppenbarligen möjligt att i) ett meddelande om inlämning som registreras med bokstaven ”a” utarbetas för diskussionen om den relevanta frågan/det relevanta utkastet till dokument vid ERG:s plenarsammanträden, och ii) ett beslut om att inte diskutera denna fråga/detta dokument därefter fattas.