Strasbourg den 12 februari 2008

Bäste P.,

Den 20 augusti 2007 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska rekryteringsbyrån (EPSO) angående din uteslutning från det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/47/06.

Den 18 september 2007 vidarebefordrade jag klagomålet till Epsos direktör. Epso avgav sitt yttrande den 22 oktober 2007, avfattat på franska. Den 12 november 2007 översände Epso en översättning av sitt yttrande till engelska. Den 15 november 2007 översände jag skrivelsen till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter.

Den 7 december 2007 förklarade du för mig att du inte hade informerats om utvecklingen i ditt fall. Den 11 december 2007 skickade jag på nytt kopior av mina skrivelser av den 18 september och den 15 november 2007 och uppmanade er att inkomma med synpunkter på Epsos yttrande, som ni skickade den 3 januari 2008.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de relevanta omständigheterna sammanfattningsvis följande:

Klaganden ansökte om allmänt uttagningsprov EPSO/AD/47/06, som anordnades för att upprätta en reserv av handläggare (AD5) med rumänskt medborgarskap. Efter tillträdesproven gjorde de sökande de skriftliga proven, det vill säga delproven a, b och c. I den engelska versionen av meddelandet om uttagningsprov, som offentliggjordes den 21 juni 2006, anges följande: ”När de skriftliga proven b och c har poängsatts kommer de sökande (...) som har uppnått de högsta resultaten på samtliga skriftliga prov tillsammans (och godkänt resultat på vart och ett av dem) att få tillträde till det muntliga provet d.”

Klaganden klarade tillträdesproven med godkänt resultat och den 16 mars 2007 gjorde han samtliga skriftliga prov.

Den 18 april 2007 utfärdade Epso en rättelse till meddelandet om uttagningsprov, i vilken det bland annat angavs följande: ”När de skriftliga delproven b och c har poängsatts kommer de sökande (...) som uppnått de bästa resultaten på de båda skriftliga delproven tillsammans (och godkänt resultat på vart och ett av dem) att få tillträde till det muntliga delprovet d”.

Den 24 maj 2007 informerade Epso klaganden om att även om hans poäng i de skriftliga proven var högre än eller lika med godkänt resultat, var han inte en av de bästa sökandena enligt meddelandet om uttagningsprov. Uttagningskommittén tillade att ”endast de sökande på varje område som har uppnått de högsta sammanlagda resultaten på de skriftliga proven b och c och godkänt resultat på vart och ett av dessa prov kommer att få tillträde till det muntliga provet d”. Klaganden fick ett högt betyg för skriftligt prov a, som hade ett godkänt betyg på 20, eftersom han fick 33,6/40 poäng. Han fick också 21/40 poäng för skriftligt prov (b), som också hade ett godkänt betyg på 20. I det skriftliga provet c poängsatte klaganden dessutom kravet för godkänt, dvs. 8/10 poäng. Klaganden fick sammanlagt 29/50 poäng i de skriftliga proven b och c. De sökande som antogs till det muntliga provet d fick dock minst 30 poäng. Han hade därför inte rätt att kallas till det muntliga provet (d).

Den 7 och den 8 juni 2007 skickade klaganden en skrivelse till Epso i vilken han i) begärde en omprövning av sina skriftliga prov b och c och ii) ingav ett klagomål om att rättelsen till meddelandet om uttagningsprov hade offentliggjorts efter det att han hade gjort de skriftliga proven a, b och c. Han betonade att även om det i det ursprungliga meddelandet om uttagningsprov angavs att alla tre delproven a, b och c skulle beaktas vid beräkningen av de slutliga resultaten, angavs det i den ytterligare rättelsen att endast två delprov, nämligen delproven b och c, faktiskt skulle beaktas. Därför ansåg han att han vilseleddes när han förberedde sin "strategi" för hur testerna skulle hanteras.

Den 27 juni 2007 avslog uttagningskommittén hans begäran om omprövning och bekräftade hans resultat i delproven b och c. I sitt svar hänvisade nämnden dock inte till klagandens fråga om rättelsen av meddelandet om uttagningsprov. Vid den tidpunkten lämnade klaganden in sitt första klagomål till Europeiska ombudsmannen (referens 1896/2007/RT). Han gjorde gällande att Epso inte hade besvarat hans begäran om uttagningsprov på ett korrekt sätt.

Efter ombudsmannens ingripande kompletterade Epso den 9 augusti 2007 sitt ursprungliga svar till klaganden. I sitt nya svar uppgav Epso att

”Ett fel uppstod i Europeiska unionens officiella tidning avseende uttagningsprovet EPSO/AD/47/06, men det gällde endast den engelska versionen. Detta fel rättades genom att en rättelse till den engelska versionen av Europeiska unionens officiella tidning offentliggjordes mer än en månad före offentliggörandet av resultaten av de skriftliga proven. För att respektera likabehandlingen av alla sökande kunde Epso inte ompröva klagandens betyg med beaktande av hans resultat i det skriftliga provet a).

Ombudsmannen beslutade att avsluta ärendet i enlighet med institutionens beslut, men påpekade att detta beslut inte innebar någon utvärdering av innehållet i det svar som Epso hade skickat till klaganden.

Klaganden var inte nöjd med Epsos svar och ingav den 20 augusti 2007 detta klagomål till ombudsmannen, som registrerades med referensnummer 2256/2007/RT.

Klaganden hävdade att Epso inte hade lämnat korrekta uppgifter i meddelandet om uttagningsprov EPSO/AD/47/06.

Klaganden begärde att Epso skulle ge honom tillträde till det muntliga provet d.

Frågeställningen

Epsos yttrande

Epsos yttrande kan sammanfattas på följande sätt:

När det gäller de faktiska omständigheterna:

Klaganden ansökte om allmänt uttagningsprov EPSO/AD/47/06 som anordnades för att upprätta en reservlista över handläggare med rumänskt medborgarskap. Han valde området europeisk offentlig förvaltning.

Meddelandet om uttagningsprov offentliggjordes den 21 juni 2006 i Europeiska unionens officiella tidning. Den 30 juni 2006 offentliggjordes en rättelse av delar av avsnitt A och avsnitt D.1 i tillkännagivandet om uttagningsprov och den 18 april 2007 offentliggjordes en andra rättelse av avsnitt C.2 i tillkännagivandet.

Klaganden klarade tillträdesproven och fick tillträde till de skriftliga prov som hölls den 16 mars 2007.

Efter det att de skriftliga delproven a, b och c hade poängsatts informerade Epso klaganden om sina resultat på de skriftliga delproven och om att han inte fanns med bland de sökande som hade uppnått de högsta poängen enligt rättelsen till avsnitt C.2 i meddelandet om uttagningsprov. Uttagningskommittén kunde därför inte ge honom tillträde till det muntliga provet.

Den 7 juni 2007 skrev klaganden till Epso och påpekade att rättelsen till avsnitt C.2 i meddelandet om uttagningsprov hade offentliggjorts efter det att han hade gjort de skriftliga proven och att denna ändring hade missgynnat honom. Han bad också om en översyn av sina tester.

Den 27 juni 2007 vidhöll Epso sitt beslut och bekräftade klagandens betyg. Den 28 juni 2007 vände sig klaganden på nytt till Epso och bad om i) förtydliganden om att Epso inte hade följt förfarandereglerna och ii) kopior av hans skriftliga prov. Den 6 augusti 2007 översände Epso kopior av hans skriftliga prov till honom. Den 9 augusti 2007 lämnade Epso en förklaring till den rättelse som offentliggjordes den 18 april 2007.

I sak:

I sitt yttrande påpekade Epso för det första att meddelandet om uttagningsprov, som var avfattat på franska, överlämnades till den gemensamma kommittén (1) för yttrande innan det antogs av tillsättningsmyndigheten (2). Den 21 juni 206 offentliggjordes tillkännagivandet på engelska, franska och tyska.

I den franska och den tyska versionen, avsnitt C.2, som klaganden hänvisar till, föreskrevs följande: ”När de skriftliga proven b och c har poängsatts kommer de sökande (...) som har de bästa resultaten på båda de kombinerade skriftliga proven (och godkänt resultat på vart och ett av dem) att få tillträde till det muntliga provet d”(min kursivering). Den engelska versionen hade emellertid följande lydelse: ”När de skriftliga proven b och c har slutförts får de sökande (...) som uppnått de bästa resultaten på samtliga skriftliga prov tillsammans (och godkänt resultat på vart och ett av dem) tillträde till det muntliga provet d”(understrykning tillagd).

När uttagningskommittén förberedde sig för att rätta proven och fastställa poängen noterade den att meddelandet om uttagningsprov, översatt till engelska, skilde sig från den franska och den tyska versionen. För att säkerställa att alla sökande som deltog i samma uttagningsprov behandlades lika var nämnden tvungen att anta samma regler för alla sökande när proven poängsattes och poängsattes. Kommissionen beslutade därför att offentliggöra en rättelse till den engelska versionen så snart som möjligt. Rättelsen offentliggjordes den 18 april 2007, det vill säga innan sökandena underrättades om sina poäng.

Epso betonade att det fel som konstaterats i en språkversion av meddelandet om uttagningsprov inte påverkade villkoren för de sökandes skriftliga prov.

När det gäller klagandens argument att om han redan från början hade vetat att det skriftliga provet a inte skulle beaktas för slutbetyget, skulle han ha valt ett annat tillvägagångssätt när han förberedde sig för proven, ansåg Epso att detta argument avsåg en sökandes individuella tillvägagångssätt. Epso anser att ”varje sökande ansvarar för den metod som används och den tid som läggs ned på att förbereda sig för ett uttagningsprov”. Epso betonade att ett godkänt skriftligt prov a) är en förutsättning för att få gå vidare till nästa steg i uttagningsprovet och att man inte kan bortse från hur viktigt provet är. Epso påpekade dessutom att de poäng som erhållits i de skriftliga proven inte kunde jämföras, eftersom proven hade olika omfattning.

Klagandens synpunkter

Klagandens synpunkter kan sammanfattas på följande sätt:

Klaganden uppgav att Epso medgav att den engelska versionen av meddelandet om uttagningsprov innehöll felaktiga uppgifter till de sökande. Han tillade att enligt Epsos webbplats”är det meddelande om uttagningsprov som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning den officiella informationskällan för alla Epsos uttagningsprov”. Klaganden betonade dessutom att meddelandet om uttagningsprov utgjorde den officiella informationskällan för både uttagningskommittén och de sökande.

Enligt klaganden avsåg villkoren för proven den övergripande ram som fastställdes i meddelandet om uttagningsprov, det vill säga inte bara deltagandet i proven utan även förberedelserna för dem. Klaganden påpekade att även om man skulle utgå från att ”villkoren för proven” endast avsåg sammanträdet i proven och inte även förberedelseprocessen, skulle tillhandahållandet av annan information till vissa grupper av sökande ha påverkat deras inställning till proven.

Slutligen påpekade klaganden att rättelsen offentliggjordes efter det att de skriftliga proven hade hållits och att den endast tillät att de sökandes prov poängsattes enligt samma kriterier. Klaganden ansåg dock att offentliggörandet av rättelsen ”inte korrigerade det faktum att de sökande fick olika villkor för [] uttagningsprovet”.

Beslutet

1 Påstådd underlåtenhet att lämna korrekta uppgifter i meddelandet om uttagningsprov

1.1 Den 21 juni 2006 offentliggjordes meddelandet om allmänt uttagningsprov EPSO/AD/47/06 för att upprätta en reservlista över handläggare med rumänskt medborgarskap i Europeiska unionens officiella tidning. I den engelska versionen av meddelandet om uttagningsprov föreskrevs följande: ”När de skriftliga proven b och c har poängsatts kommer de sökande (...) som uppnått de bästa resultaten på samtliga skriftliga prov tillsammans (och godkänt resultat på vart och ett av dem) att få tillträde till det muntliga provet d.” Den 16 mars 2007 gjorde klaganden skriftliga prov a, b och c. Den 18 april 2007 offentliggjordes rättelsen till ovannämnda engelska version av meddelandet om uttagningsprov med följande lydelse: ”När de skriftliga delproven b och c har poängsatts kommer de sökande (...) som uppnått de bästa resultaten på de båda skriftliga delproven tillsammans (och godkänt resultat på vart och ett av dem) att få tillträde till det muntliga delprovet d.” Klaganden fick godkänt resultat på samtliga skriftliga delprov a, b och c, men fick inte tillträde till det efterföljande muntliga delprovet d i uttagningsprovet på grund av att han inte var bland de bästa sökandena som, i enlighet med rättelsen, hade uppnått de högsta kombinerade resultaten på de skriftliga delproven b och c.

Klaganden hävdade att Epso inte hade lämnat korrekta uppgifter i meddelandet om uttagningsprov EPSO/AD/47/06.

Klaganden begärde att Epso skulle ge honom tillträde till det muntliga provet d.

Till stöd för sitt klagomål hävdade klaganden att offentliggörandet av rättelsen efter de skriftliga proven hade påverkat hans situation, eftersom han hade förberett sig för proven och antagit en strategi för hur de skulle hanteras på grundval av det ursprungliga meddelandet om uttagningsprov, som innehöll ett fel.

1.2 Epso medgav i sitt yttrande att ett fel hade uppstått i den engelska versionen av meddelandet om uttagningsprov. Epso ansåg emellertid att detta fel hade korrigerats genom offentliggörandet av en rättelse innan resultaten av de skriftliga proven hade offentliggjorts. Epso anser att detta fel inte påverkade villkoren för de sökandes skriftliga prov. När det gäller klagandens argument till stöd för sitt klagomål påpekade Epso att det rörde sig om de sökandes individuella inställning till proven och att det endast är de sökande som är ansvariga för den inställning till proven som de väljer att inta.

1.3 Ombudsmannen noterar för det första att meddelandet om uttagningsprov offentliggjordes på engelska, franska och tyska den 21 juni 2006. Ombudsmannen noterar också att de relevanta bestämmelserna i den engelska versionen av tillkännagivandet hade följande lydelse:

”När de skriftliga proven b och c har slutförts får de sökande (...) som uppnått de bästa resultaten på samtliga skriftliga prov tillsammans (och godkänt resultat på vart och ett av dem) tillträde till det muntliga provet d”(understrykning tillagd).

Ombudsmannen påpekar att den engelska versionen av meddelandet om uttagningsprov skilde sig från den franska och den tyska versionen. I dessa versioner angavs följande:

”När de skriftliga proven b och c har slutförts får de sökande (...) som uppnått de bästa resultaten på de båda skriftliga proven tillsammans (och godkänt resultat på vart och ett av dem) tillträde till det muntliga provet d”(understrykning tillagd).

1.4 När det gäller klagandens påstående noterar ombudsmannen att Epso erkände felet i den ursprungliga engelska versionen av meddelandet om uttagningsprov och offentliggjorde motsvarande rättelse. Med tanke på att felet rättades till finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden när det gäller klagandens påstående.

1.5 Ombudsmannen påminner dock om att Epso ansvarar för att uttagningsproven organiseras på ett korrekt sätt (3), inbegripet antagandet av ordalydelsen i de meddelanden om uttagningsprov som ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning i de relevanta språkversionerna. Ombudsmannen betonar vikten av att ge de sökande i Epsos uttagningsprov korrekt information i alla språkversioner av meddelandet om uttagningsprov. Med tanke på att Epsos nuvarande praxis när det gäller uttagningsprov är att offentliggöra meddelandet om uttagningsprov endast i tre språkversioner litar ombudsmannen på att Epso i framtiden kommer att kunna säkerställa att alla språkversioner av meddelandena om uttagningsprov är korrekta. Ytterligare en anmärkning om detta kommer att göras nedan.

1.6 När det gäller klagandens påstående om att få delta i det muntliga provet d förstår ombudsmannen det som att han hänvisar till klagandens argument att om han redan från början hade vetat att det skriftliga provet a inte skulle beaktas för slutbetyget, skulle han ha antagit en annan "strategi" när han förberedde de skriftliga proven och att hans resultat därför kunde ha varit bättre.

Ombudsmannen håller med Epso om att metoden och den tid som ägnas åt förberedelserna inför proven i ett uttagningsprov hänför sig till de sökandes personliga inställning och utgör deras eget ansvar, men han anser å andra sidan att det inte kan uteslutas att en sådan inställning åtminstone delvis grundar sig på de uppgifter som lämnas i meddelandet om uttagningsprov.

Även om det fel som begåtts i den engelska versionen av meddelandet om uttagningsprov därför kunde ha påverkat klagandens personliga inställning till de skriftliga proven, lade klaganden inte fram någon bevisning för att hans resultat i de skriftliga proven b och c skulle ha varit bättre om han hade intagit en annan inställning till proven och att han därför skulle ha kunnat få tillträde till det muntliga provet d. Ombudsmannen har dessutom påpekat att det framgår att arten av felet i den engelska versionen av meddelandet om uttagningsprov inte påverkade villkoren för de sökandes deltagande i de skriftliga proven. På samma sätt gjorde den senare rättelsen av felet i fråga det möjligt för uttagningskommittén att behandla alla sökande lika vid poängsättningen av proven och poängsättningen.

Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen inte att klagandens påstående kan godtas.

2 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Epso inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden när det gäller klagandens påstående och därmed sammanhängande anspråk.

Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Epsos direktör kommer också att informeras om detta beslut.

YTTERLIGARE ÅTERMÄRKNING

Ombudsmannen påminner om att Epso ansvarar för att uttagningsproven organiseras korrekt, bland annat genom att anta ordalydelsen i de meddelanden om uttagningsprov som ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning i de relevanta språkversionerna. Ombudsmannen betonar vikten av att ge de sökande i Epsos uttagningsprov korrekt information i alla språkversioner av meddelandet om uttagningsprov. Med tanke på att Epsos nuvarande praxis när det gäller uttagningsprov är att offentliggöra meddelandet om uttagningsprov endast i tre språkversioner litar ombudsmannen på att Epso i framtiden kommer att kunna säkerställa att alla språkversioner av meddelandena om uttagningsprov är korrekta.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Se avsnitt 2 i bilaga II till tjänsteföreskrifterna.

(2) I enlighet med artikel 1 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna.

(3) Mål T-159/98, Torre m.fl. mot kommissionen, REGP 2001, s. I-A-83 och II-395, punkt 46.