Strasbourg den 12 februari 2008

Bäste X,

Den 14 januari 2007 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen. Klagomålet gällde innehållet i en skrivelse av den 24 september 2006 från en delegation från kommissionen till ett konsultföretag som hade anställt dig.

Den 22 februari 2007 informerade jag kommissionens ordförande om ert klagomål och bad honom att avge ett yttrande om det senast den 31 maj 2007. Eftersom inget svar inkommit före detta datum skickade jag den 21 juni 2007 en påminnelse till kommissionen och begärde att den skulle yttra sig senast den 15 juli 2007. Den 6 juli 2007 översände kommissionen sitt yttrande, som översändes till Er den 26 juli 2007, med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om Ni så önskade.

Den 21 september 2007 översände ni era synpunkter till mig. Den 1 januari 2008 begärde du information om behandlingen av ditt klagomål.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de faktiska omständigheterna i målet sammanfattningsvis följande:

Under 2005 och 2006 arbetade klaganden som konsult i två EU-finansierade projekt som genomfördes av företaget Y för en kommissionsdelegation (nedan kallad delegationen).

Under genomförandet av det första projektet utsågs klaganden till projektets gruppledare. Efter det att projektet avslutats uttryckte kommissionen offentligt sin tillfredsställelse över arbetets kvalitet. Klaganden ombads därefter att delta i ett andra projekt, som också genomfördes av företaget Y, vars anbud hade valts ut av delegationen. Klaganden noterade att spänningar uppstod under besöket till följd av missförstånd mellan parterna. När denna fråga var löst, men projektet genomfördes framgångsrikt. Klaganden påpekade att hans rapporter om projektet hade godkänts fullt ut av delegationen, som också ansåg att projektet hade uppnått sina mål.

I september 2006 försökte klaganden delta i andra EU-finansierade projekt i ett tredjeland som delegationen hade tilldelat företaget Z. Den 24 september 2006 avslog kommissionen dock klagandens ansökan. I en skrivelse till Z, av vilken en kopia bifogades klagomålet, hänvisade kommissionen till utnämningen av korttidsexperter för ett projekt och uppgav att den inte kunde godta klagandens deltagande i det på grund av hans otillfredsställande resultat i tidigare EU-finansierade projekt.

Den 30 september 2006 skrev klaganden till delegationen och uttryckte sin förvåning över innehållet i skrivelsen till Z. Han hävdade att kommissionens bedömning av hans arbete var grundlös, eftersom delegationen inte hade framfört några klagomål till honom som gruppledare för Y.

I sitt svar av den 12 oktober 2006 förklarade kommissionen att delegationspersonalen, särskilt den ansvarige projektledaren och chefen för sektionen för social och mänsklig utveckling, muntligen hade delat med sig av sina farhågor till klaganden under flera möten. Kommissionen uppgav att det faktum att den hade betalat för projektet inte innebar att klagandens resultat hade varit tillfredsställande. Kommissionen förklarade att den även hade informerat Y om sin ståndpunkt.

Klaganden lämnade därefter in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen. Till sitt klagomål bifogade han en kopia av sin korrespondens med delegationen samt ytterligare material. I sitt klagomål invände han mot kommissionens bedömning av situationen och hävdade att varken han eller Y någonsin hade informerats om några farhågor från kommissionens sida när det gäller hans prestationer.

Klaganden anser att även om det var kommissionens befogenhet att godta eller avslå en konsults ansökan, låg det inte inom dess ansvarsområde att utfärda en ärekränkande skrivelse till ett privat konsultföretag.

Mot bakgrund av dessa argument bad ombudsmannen kommissionen att avge ett yttrande om följande påstående och påstående från klaganden:

Den klagande hävdar sammanfattningsvis att det inte ligger inom kommissionens ansvarsområde att utfärda en ärekränkande skrivelse till ett privat konsultföretag som avger en subjektiv åsikt och bedömning och som kan få skadliga ekonomiska konsekvenser.

Klaganden yrkar därför att kommissionen ska dra tillbaka skrivelsen i fråga.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande redogjorde kommissionen först för bakgrunden till ärendet. Den noterade att enligt de tillämpliga kontraktsreglerna (nedan kallade ramkontraktsförmånstagare) tilldelades företaget Y uppdraget att utforma ett program. Klaganden deltog i uppdraget som gruppledare tillsammans med ytterligare tre experter. Y mottog slutbetalningen den 1 oktober 2006, efter det att de begärda rapporterna hade godkänts och de nödvändiga styrkande handlingarna hade lämnats in till delegationen.

När det gäller klagandens prestation förklarade kommissionen att delegationen, mot bakgrund av de uppgifter han utförde under uppdragets genomförande, drog slutsatsen att hans arbete som gruppledare var otillräckligt och inte motsvarade förväntningarna. Yttrandet grundades på följande: i) Den klagandes brist på ledarskap, initiativförmåga och förmåga att bygga upp team. ii) hans passiva inställning till ett antal tidigare överenskomna slutsatser, iii) sitt ansvar för den bristfälliga organisationen och det bristfälliga genomförandet av etapp 3 av workshoppen, och iv) hans dåliga rapporteringsförmåga. Kommissionen noterade att klaganden redan hade deltagit som gruppledare i identifieringsuppdraget för samma program, som ägde rum från september 2005 till januari 2006. Under det besöket gjorde delegationen några kommentarer om klagandens resultat, bland annat hans rapporteringsförmåga och brist på initiativ. Trots dessa anmärkningar, när Y föreslog sitt namn som gruppledare för formuleringsuppdraget, ansåg delegationen att hans erfarenheter från det tidigare uppdraget skulle utgöra ett mervärde för det nya uppdraget . Kommissionen tillade att klagandens deltagande i identifieringsfasen inte hjälpte honom att förbättra kvaliteten på sitt arbete under formuleringsfasen.

Under formuleringsuppdraget höll delegationen, särskilt den ansvariga uppdragschefen och chefen för sektionen för social och mänsklig utveckling, flera möten med klaganden för att granska framstegen. Under dessa möten, som ägde rum den 29 januari, 12 och 21 februari, 7, 23, 27 och 30 mars. Den 3, 4 och 6 april 2006 informerades klaganden muntligen om delegationens farhågor beträffande hans arbete. Dessa synpunkter hade också lämnats till Y. Delegationen hade formellt uttryckt sin oro över klagandens dåliga resultat i det frågeformulär om projektets tillfredsställelse som översändes till Y den 2 oktober 2006.

När det gäller kommissionens beslut att inte godta klagandens deltagande i Z:s förslag noterade kommissionen att detta beslut ingick i en skrivelse av den 24 september 2006, som endast hade riktats till Z. Det var Z som fattade beslutet att vidarebefordra det till klaganden.

Kommissionen drog slutsatsen att delegationen hade utnyttjat sin befogenhet som kontraktsenlig myndighet för att avslå klagandens meritförteckning och underrättade Z om detta. Delegationen ansvarade inte för Z:s användning av denna information.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter upprepade klaganden de argument som han hade framfört i sitt klagomål. Han underströk dock att kommissionens kritik endast kunde avse ett av de projekt som han hade deltagit i och inte andra EU-finansierade projekt, såsom anges i kommissionens skrivelse till Z av den 24 september 2006. Klaganden hävdade vidare att delegationen inte informerade Y om några områden av missnöje under genomförandet av det första projektet, utan gjorde det först när arbetet hade slutförts och efter det att skrivelsen till Z hade skickats.

Beslutet

1 Hänvisningar till klaganden i kommissionens skrivelse till Z

1.1 Klaganden hävdar att det inte låg inom Europeiska kommissionens ansvarsområde att utfärda ett ärekränkande brev till ett privat konsultföretag som avgav ett subjektivt yttrande och en subjektiv bedömning, vilket skulle kunna få skadliga ekonomiska konsekvenser för honom.

Klaganden förklarar att kommissionen i en skrivelse av den 24 september 2006 avvisade hans deltagande i ett anbud som lämnats av företaget Z om utnämning av korttidsexperter i ett EU-finansierat projekt, med motiveringen att hans resultat i andra EU-finansierade projekt hade varit otillfredsställande.

Klaganden anser att även om det är kommissionens befogenhet att godta eller avslå en konsults ansökan var dess bedömning av hans arbete ogrundad, eftersom delegationen inte hade ingett något formellt skriftligt eller muntligt klagomål under den period då han var gruppledare.

1.2 Kommissionen hävdar att delegationen använde sin befogenhet som avtalsmyndighet för att avvisa klagandens meritförteckning och underrättade Z om detta.

När det gäller skälen till sitt beslut förklarar kommissionen att delegationen, mot bakgrund av det arbete som utförts under genomförandet av ett tidigare uppdrag för revisionsföretaget Y, drog slutsatsen att klagandens prestation som gruppledare var ”otillräcklig” och ”misslyckades med att uppfylla förväntningarna”. Detta yttrande baserades på ett antal överväganden om bland annat klagandens kompetens, såsom hans initiativförmåga, teambuilding och genomförandet av slutsatser, samt hans organisatoriska färdigheter och rapporteringsförmåga.

Kommissionen hävdar att den redan muntligen hade förklarat sin ståndpunkt för klaganden vid flera möten och att den också hade uttalat sig om klagandens dåliga resultat i det frågeformulär om tillfredsställelse som översändes till IBF den 2 oktober 2006.

1.3 I sina synpunkter hävdar klaganden att delegationen inte informerade Y om några missnöjesområden under genomförandet av det första projektet, utan gjorde det först när arbetet hade slutförts och efter det att skrivelsen till Z hade skickats.

1.4 Mot bakgrund av den tillgängliga bevisningen noterar ombudsmannen att kommissionen beslutade att invända mot klagandens deltagande i Z:s anbud om utnämning av korttidsexperter i ett EU-finansierat projekt.

Det förefaller som om kommissionen underrättade Z om sitt beslut genom en skrivelse av den 24 september 2006, i vilken följande angavs: ”Vi beklagar att [klagandens] meritförteckning avvisades på grund av otillfredsställande resultat i andra EU-finansierade projekt.” Det verkar också som om kommissionens missnöje gällde det arbete som klaganden utfört inom ramen för ett tidigare EU-finansierat projekt, som genomfördes av Y under 2005–2006. Kommissionens farhågor hade formellt riktats till Y först när projektet hade slutförts, den 2 oktober 2006, och genom projektets frågeformulär om tillfredsställelse.

1.5 Ombudsmannen noterar att kommissionen inom ramen för samarbetsprogrammen har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när den granskar och, i tillämpliga fall, avvisar underleverantörer som föreslagits av de utvalda uppdragstagarna. Riktlinjerna för varje enskilt projekt innehåller den rättsliga grunden för detta stora utrymme för skönsmässig bedömning.

Ombudsmannen noterar också att kommissionen i detta enskilda fall, vid utövandet av sitt stora utrymme för skönsmässig bedömning, begärde att entreprenören, det vill säga Z, skulle utesluta klaganden från sitt förslag som underleverantör på grund av hans otillfredsställande resultat i tidigare EU-finansierade projekt.

1.6 Ombudsmannen noterar att kommissionens skrivelse av den 24 september 2006 till Z återspeglade det faktum att kommissionen redan hade intagit ståndpunkten att den inte var nöjd med det arbete som tidigare utförts av klaganden.

Ombudsmannen anser att det, för att säkerställa öppenhet och rättvisa, och även för att säkerställa goda förbindelser med medborgarna, skulle ha varit god administrativ praxis för kommissionen att på lämpligt sätt ha informerat klaganden om sin ståndpunkt och skälen till den, innan dess avdelningar förmedlade denna ståndpunkt till en tredje part. Ombudsmannen noterar dock att det i detta fall förefaller obestridligt att kommissionen muntligen informerade klaganden om sina betänkligheter i fråga om kvaliteten på hans arbete under flera möten som ägde rum före den 24 september 2006, då institutionen informerade Z om sin ståndpunkt i fråga om klagandens prestationer.

En institution kan respektera rätten att bli hörd genom att skriftligen framföra sina argument till en berörd part. Under vissa omständigheter kan det dock vara lämpligt att lägga fram sådana argument muntligen. För att kunna bevisa att rätten att bli hörd har iakttagits bör en institution protokollföra mötet med hjälp av en lämplig anteckning i akten, där institutionens argument och den berörda partens synpunkter redovisas.

Ombudsmannen noterar att det i detta specifika fall förefaller obestridligt att kommissionen muntligen informerade klaganden om sina betänkligheter när det gäller kvaliteten på hans arbete under flera möten som ägde rum före den 24 september 2006, då institutionen informerade Z om sin ståndpunkt i fråga om klagandens prestationer. Eftersom klaganden därför hade haft möjlighet att bli informerad om kommissionens åsikt om hans prestation och uttryckt sina synpunkter på den, anser ombudsmannen att det inte förefaller föreligga något administrativt missförhållande i denna aspekt av ärendet.

Ombudsmannen har emellertid under sin undersökning inte haft tillfälle att granska några kopior av anteckningar till akten som dokumenterar sådana möten. För att förhindra att konflikter uppstår om ett påstått åsidosättande av rätten att bli hörd kan kommissionen anse det lämpligt att skriftligen dokumentera sina ansträngningar för att respektera rätten att bli hörd och inkludera dessa register i lämplig akt.

Ombudsmannen kommer nedan att rikta ytterligare en anmärkning till kommissionen om detta.

1.7 När det gäller motiveringen till kommissionens beslut är det en princip om god förvaltningssed att besluten motiveras. Syftet med denna skyldighet är att göra det möjligt för gemenskapsdomstolen att pröva beslutens lagenlighet och att ge den berörde tillräckliga upplysningar för att kunna bedöma om besluten är välgrundade eller om de är behäftade med fel, i vilket fall deras lagenlighet kan ifrågasättas.

Ombudsmannen noterar att kommissionen i sin skrivelse av den 24 september 2006 motiverade sin vägran att låta klaganden ingå i Z:s förslag med att hans ”otillfredsställande resultat” i andra EU-finansierade projekt. Ombudsmannen anser att kommissionen inom ramen för ett projekt som finansieras av gemenskapen har rätt att göra värdefulla bedömningar av personalens yrkesmässiga prestationer, förutsatt att detta görs på ett professionellt, konsekvent och artigt sätt. Efter att ha granskat tonen och ordalydelsen i kommissionens förklaring anser ombudsmannen att det inte verkar som om dess uttalande om klaganden utgör ett ”falskt uttalande” som syftar till att misskreditera klagandens anseende. Ombudsmannen anser i stället att dess uttalande utgör ett "värdeomdöme", uttryckt på ett professionellt, konsekvent och artigt sätt, om den klagandes prestationer inom ramen för ett projekt som finansieras av gemenskapen.

Ombudsmannen noterar vidare att kommissionen i sitt yttrande som svar på hans undersökning har lagt fram ett antal skäl som grundar sig på klagandens resultat i tidigare projekt, särskilt när det gäller hans påstådda brist på initiativförmåga, förmåga att bygga upp team, organisatoriska färdigheter och rapporteringsförmåga samt hans underlåtenhet att genomföra slutsatser. Dessa skäl förefaller vara tillräckliga och proportionerliga för att motivera kommissionens ståndpunkt. På grundval av kommissionens förklaring anser ombudsmannen att klaganden nu har en tillräcklig indikation för att avgöra om kommissionens ståndpunkt är välgrundad eller innehåller brister, i vilket fall dess laglighet kan ifrågasättas.

På grundval av ovanstående överväganden anser ombudsmannen att det inte förefaller föreligga några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

2 Begäran om att kommissionens skrivelse skall återkallas

2.1 Klaganden yrkar att kommissionen ska dra tillbaka sin skrivelse till Z av den 24 september 2006.

2.2 Mot bakgrund av ovanstående undersökningsresultat, särskilt slutsatsen i punkt 1.7 ovan, att kommissionen har lagt fram ett antal skäl, som förefaller vara tillräckliga och proportionerliga, för att motivera sin ståndpunkt, anser ombudsmannen inte att klagandens påstående kan godtas.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

YTTERLIGARE ÅTERMÄRKNING

För att förhindra att konflikter uppstår om ett påstått åsidosättande av rätten att bli hörd kan kommissionen anse det lämpligt att skriftligen dokumentera sina ansträngningar för att respektera rätten att bli hörd och inkludera dessa register i lämplig akt.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros